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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS CARRERA: INGENIERÍA EN FINANZAS, AUDITORÍA Y C.P.A.

TEMA:

DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA “CONSTRUCTORA DEL PACIFÍCO IMERVAL CIA LTDA”

CARLOS ESTEBAN ARELLANO GÓMEZ

QUITO, 2010

DEDICATORIA El presente trabajo esta dedicado para la mujer que con su amor y comprensión hizo que día a día me impulse a seguir adelante, alcanzar la primera meta en mi vida, superar las adversidades y los retos de la vida diaria, soñar despierto con el mejor regalo que la vida pudo darme, un hijo. Con mucho amor, para ti María Fernanda.

DECLARACIÓN Yo. Carlos Esteban Arellano Gómez, declaro que el presente trabajo ha sido investigado y desarrollado de una forma autentica y que no ha sido presentado para ningún grado o calificación profesional en ninguna universidad.

Carlos Esteban Arellano Gómez

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por estar a mi lado siempre y apoyarme en aquellos momentos de debilidad. A mis Padres por estar a mi lado en las buenas y en las malas, por hacer que su sacrificio sea recompensado al lograr la meta trazada. A mi prestigiosa Universidad por haberme brindado los conocimientos y enseñanzas para ser un excelente profesional. A la Constructora del Pacífico IMERVAL Cía. Ltda., por abrirme las puertas para el estudio realizado, en especial al Señor Ricardo Álvarez, quién con su colaboración hizo posible la culminación del presente manual. A mi director de tesis, el Dr. Jorge Guerrero, quién con su comprensión y tiempo brindo los conocimientos necesarios para el desarrollo del Diseño del Manual de Procedimientos Contables.

RESUMEN EJECUTIVO

La presente tesis trata acerca del Diseño de un Manual de Procedimientos Contables para la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA, en la cual se describen procesos, normas y políticas para el mejoramiento de la situación actual de dicha empresa.

En este manual se incluye las responsabilidades y funciones de las personas encargadas de llevar la Contabilidad dentro de la Constructora.

El estudio realizado en este manual, permitió conocer la situación actual de la constructora y al mismo tiempo enfocarnos en el mejoramiento de las debilidades y las amenazas, con un importante aporte en el departamento contable y financiero, proponiendo nuevos procesos contables, políticas innovadoras, requiriendo un personal altamente profesional para cumplir las funciones a cabalidad dentro y fuera de la compañía.

Para lograr con los objetivos propuestos del presente Manual, se estructuro cada uno de los capítulos de la siguiente manera:

En el CAPITULO I se enfoca el planteamiento del problema, antecedentes, de la misma forma se señala el objetivo general, los objetivos específicos, la justificación, la hipótesis, la idea a defender, los tipos de investigación que utilizamos para el desarrollo de la presente tesis.

CAPITULO II, en este capítulo se describe el marco teórico y conceptual, los conceptos básicos de la Contabilidad, la definición de la cuenta contable, el ciclo contable y los sistemas de control interno.

CAPITULO III, se describe la situación actual de la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA, su composición accionaria, la visión, misión, estructura orgánica funcional, marco conceptual, políticas que rige a la Constructora, el objeto social de la compañía, el análisis FODA, el control interno, la contabilidad en la constructora y el registro de las transacciones.

CAPITULO IV, este es el capitulo con mayor importancia de la presente tesis, la propuesta del Manual de Procedimientos Contables a implementarse a la presente constructora, donde proponemos los siguientes puntos:




Análisis y asientos tipo de las cuentas contables más relevantes.




Nuevas políticas contables.




Plan de Cuentas propuesto




Funciones a implementarse en el departamento contable de la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA.




Organigrama funcional propuesto.




Perfil profesional para las personas encargadas en el departamento contable.

CAPITULO V, se describe todas las conclusiones extraídas del diagnostico realizado en la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA, y de la misma forma se exponen las recomendaciones del caso, para el buen desempeño de la constructora, y así alcanzar

el objetivo propuesto, llevar una contabilidad ética y con mucha veracidad para el desarrollo de la compañía en el mercado constructor ecuatoriano, y porque no, en el ámbito internacional.

INDICE CAPITULO I

1

1. 1.1.

1 1 1 2 3 3 4 4 4 5 5 5 6 6 6 7 7 7 8

INTRODUCCION ANTECEDENTES 1.1.1 ANTECEDENTES HISTORICOS 1.1.2 ANTECEDENTES TEORICOS

1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 1.14.

PLATEAMIENTO DEL PROBLEMA FORMULACION DEL PROBLEMA LIMITACION DEL ESTUDIO ALCANCE DEL TRABAJO OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS IDEA A DEFENDER JUSTIFICACION HIPOTESIS METODO DE INVESTIGACION HISTORICO-LOGICO METODO DE INVESTIGACION INDUCTIVO-DEDUCTIVO METODO DE INVESTIGACION DESCRIPTIVO TECNICAS DE INVESTIGACION 1.14.1. PRIMARIAS 1.14.2. SECUNDARIAS

CAPITULO II 2. 2. 2.1 2.2 2.3

BASE TEORICA BASE CONCEPTUAL LA EMPRESA CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS LA CONTABILIDAD 2.3.1. CONCEPTO 2.3.2. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD 2.3.3. CUENTA CONTABLE

2.4.

PLAN DE CUENTAS 2.4.1. ESTRUCTURA 2.4.2. CODIGO DE CUENTAS

2.5.

CICLO CONTABLE 2.5.1. RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN MERCANTIL 2.5.2. JORNALIZACION 2.5.3. LIBRO DIARIO 2.5.4. MAYORIZACION 2.5.5. LIBRO MAYOR 2.5.6. COMPROBACION 2.5.7. AJUSTES Y RECLASIFICACION CONTABLES 2.5.8. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS

2.6.

LOS PCGA 2.6.1. CONCEPTOS BASICOS 2.6.2. CONCEPTOS ESENCIALES 2.6.3. CONCEPTOS GENERALES DE OPERACIÓN

9 9 10 10 11 15 15 18 18 22 22 24 26 26 27 28 28 28 29 30 31 33 34 35 35

2.7.

LEY DE EQUIDAD TRIBUTARIA 2.7.1. OBJETIVOS DE LA REFORMA 2.7.2. MEDIDAS

2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13.

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) RETENCIONES DE IVA CREDITO TRIBUTARIO LIQUIDACION DEL IMPUESTO AL VALOR AGREDADO DEVOLUCION DEL IVA IMPUESTO A LOS CONSUMOS ESPECIALES

38 39 39 44 44 46 47 47 50

CAPITULO III

53

3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.

3.12. ANALISIS FODA

53 54 54 55 55 56 56 57 57 57 57 59 60 62 67 69 72 82 83 84

CAPITULO IV

86

DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA ANTECEDENTES HISTORIA COMPOSICION ACCIONARIA MISION VISION ACTIVIDADES DE LA CONSTRUCTORA DEL PACIFICO FUENTES DE FINANCIAMIENTO PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 3.8.1. INTRODUCCION 3.8.2. ASPECTOS PRELIMINARES 3.8.3. PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR OBRAS DE CONSTRUCCION 3.8.4. TIPOS DE CONTRATOS 3.8.5. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO 3.8.6. CODIGO DE ETICA EMPRESARIAL

3.9. ANALISIS ACTUAL DE LA CONSTRUCTORA 3.10. PLAN DE CUENTAS 3.11. CONTROL INTERNO 3.11.1. CONTROL INTERNO DE LA CONSTRUCTORA DEL PACIFICO

4. 4.1. 4.2.

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES INTRODUCCION OBJETIVOS 4.2.1. OBJETIVO GENERAL 4.2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

4.3. 4.4. 4.5.

AMBITO DE APLICACIÓN POLITICAS CONTABLES ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO 4.5.1. RESPONSABLES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE

4.6. 4.7.

CUENTAS PRINCIPALES CAMPO DE LA CONSTRUCCION PROCESO CONTABLE 4.7.1. JORNALIZACION 4.7.2. MAYORIZACION

86 86 86 86 86 87 87 90 91 92 96 96 103

4.7.3. BALANCE DE COMPROBACIÓN 4.7.4. AJUSTES 4.7.5. ESTADOS FINANCIEROS 4.7.6. CICLO CONTABLE PROPUESTO

4.8. 4.9.

FLUJOGRAMA DE COMPRAS FLUJOGRAMA DE INGRESO DE FONDOS (VENTAS)

104 104 104 108 109 114

CAPITULO V

115

5. 5.1. 5.2.

115 115 117

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

GLOSARIO DE TERMINOS

118

ANEXOS

129

COMPROBANTE DE INGRESO COMPROBANTE DE EGRESO COMPROBANTE DE RETENCION LIQUIDACION DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS FACTURA NOTA DE CREDITO VALE DE CAJA CHICA COMPROBANTE DE DIARIO

130 131 132 133 134 135 136 137

CAPITULO I 1. INTRODUCCION

1.1. ANTECEDENTES 1.1.1. ANTECEDENTES HISTORICOS

Cuando hablamos de construcción, nos referimos a diversas formas y combinaciones de cómo hacer o crear varios tipos de estructura. La construcción se dirige hacia el terreno donde la mano de obra se trabaja con aparatos superiores y más integrados; y así dejando atrás la mano de obra tradicional. Además, la construcción actual se complementa o se integra, a un mas en las coordinaciones de las dimensiones, por lo tanto, es por esto que diseñamos las edificaciones y los aparatos se elaboran en una diversidad de patrones estándar, lo que disminuye los errores y las malas edificaciones en la construcción, y así evitamos tener que romper paredes, tapar huecos, etc. Después de hecho. Y por esta gran habilidad que las construcciones ha ido creciendo y mejorando, llegando así a construir grandes complejos y estructuras, como ciudades y sectores enteros, los centros comerciales, ciudades dormitorio, campos universitarios, etc. A medida que la humanidad se ha ido desarrollando, sus formas de vida también han ido cambiando utilizando de mejor manera los recursos disponibles y obteniendo cada vez mejores condiciones de vida y comodidad. El sector de la construcción esta ligado a las condiciones sociales, culturales y sobre todo a las condiciones económicas dentro de una comunidad, es por eso que ha sufrido cambios en el transcurso de los tiempos. En la actualidad, el avance tecnológico, el crecimiento de las poblaciones, los recursos limitados han generado nuevas condiciones dentro del sector de la construcción, situaciones que hacen que se innoven nuevos procesos para la optimización de variables tales como los costos en mano de obra, costos en los materiales de construcción, expectativas en el mercado de los constructores, las mismas que harán la diferencia entre obtener importantes resultados económicos y sociales o tan solo limitaciones . 1

1.1.2. ANTECEDENTES TEORICOS: Cuando hablamos de Contabilidad en el campo de las construcciones nos referimos a los proyectos, obras y servicios necesarios para la infraestructura física como la construcción de viviendas, carreteras, servicios básicos, urbanizaciones industriales, oficinas, etc. Las alternativas contables de registrar las transacciones en el sector de la construcción dependerán de la modalidad de contratación, tipo de proyecto, reconocimiento de las obras iniciadas y terminadas en un mismo período contable, obras en las cuales intervengan terceros o por cuenta propia.

Es importante considerar la Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 15, la misma que ha sido desarrollada con referencia a la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 11), cuyo objetivo es señalar el tratamiento contable de los ingresos y costos asociados con los contratos de construcción. A causa de la naturaleza de la actividad desempeñada en los contratos de construcción, la fecha en que se inicia la actividad del contrato y la fecha cuando la actividad es completada generalmente caen en diferentes períodos contables. Por lo tanto el asunto primordial al contabilizar los contratos de construcción es la asignación de los ingresos y los costos del contrato de los períodos contables en los que se realiza el trabajo de construcción.1

No debemos dejar de lado las obligaciones fiscales y tributarias a las que las empresas están obligadas en la actualidad. Cuando las empresas se convierten en agentes de percepción de impuestos esto lleva a tener mayor responsabilidad y por ende lleva a la necesidad de cumplir de manera oportuna con el Servicio de Rentas Internas, con la finalidad de evitar incumplimientos y llevar a la empresa al pago de multas.

Como sabemos, en los tiempos actuales las compañías constructoras en su gran mayoría no mantienen el control contable dentro de la misma organización, sino que son los asesores contables quienes le brindan este servicio, es por esta razón que es necesario que se establezca un manual de procedimientos contables exclusivo para constructoras.

1

Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 15 Objetivo de la norma.

2

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las empresas deben tener una razón de constituirse para poder cumplir con las metas deseadas y ser competitivas dentro del mercado en el cual se desenvuelven, para esto deben cumplir con ciertos requisitos amparados en la ley de constitución de empresas, además, deben seleccionar un excelente personal humano y técnico, con eficientes sistemas de información en cada departamento, cumpliendo con responsabilidad cada una de las actividades otorgadas, y con la ética profesional que se requiere para obtener resultados positivos dentro de la organización.

Uno de los departamentos más importantes dentro de una organización es sin duda, el departamento contable, el mismo que esta encargado de recopilar, analizar, registrar, y documentar todas las transacciones realizadas por la organización, además podrá describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder clasificarlas e incluirlas en los estados financieros que deben cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Otra de las actividades que cumple este departamento es determinar el período en que ocurrieron las transacciones para registrarlas en el período contable correspondiente.

Debido a esto es necesario implementar un diseño de manual de procedimientos contables para constructoras, ya que en nuestro país no existe un manual determinado para establecer los procedimientos contables de las mismas, en este caso el diseño se enfocará a CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CÍA LTDA, la misma que tiene ya 15 años en nuestro país aportando con varios proyectos de urbanidad en nuestra ciudad, en especial en el área periférica de Quito, proyectos destinados para la clase media alta y alta, con edificaciones muy cómodas y lujosas con el propósito de satisfacer las necesidades habitacionales de las personas.

1.3 FORMULACION DEL PROBLEMA

¿Cuáles son los procedimientos contables y políticas mas adecuados que se debe implementar en la CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CÍA LTDA para el

3

registro de hechos económicos, que al cierre de un período contable proporcione información contable financiera confiable y oportuna a la gerencia?

1.4. LIMITACIONES DEL ESTUDIO

Se puede considerar como las principales limitaciones al estudio las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la Ley de Equidad Tributaria para el siguiente manual. Es primordial la consideración de las diferentes normas, reglamentos y políticas de la empresa constructora así también como la puesta en marcha en forma parcial o total del presente manual considerando esto como otro limitante.

1.5. ALCANCE DEL TRABAJO

El presente trabajo esta dirigido específicamente para la elaboración del manual de procedimientos contables para la empresa “Constructora del Pacífico IMERVAL Cía Ltda.”, en conformidad con los requerimientos y necesidades que la empresa solicita en los tiempos actuales. Para realizar este manual se obtuvo el respaldo incondicional de la gerencia con el fin de que éste sea de gran ayuda dentro de la organización para la implementación permanente.

1.6. OBJETIVO GENERAL:

Diseñar un Manual de Procedimientos Contables para “Constructora del Pacífico IMERVAL Cía Ltda.”, basado en los P.C.G.A., las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento, con la finalidad de desarrollar una herramienta que facilite el control técnico y económico de los proyectos que la empresa participe, así como para el cumplimiento correcto y oportuno de las obligaciones tributarias, fiscales y laborales con las que debe cumplir en cada período contable.

4

1.7. OBJETIVOS ESPECIFICOS: •

Conocer la misión, visión y estrategias de la empresa.

•

Conocer la situación contable actual de la compañía.

•

Establecer las necesidades contables.

•

Buscar alternativas de solución para las falencias encontradas.

•

Realizar un análisis de las obligaciones legales con los organismos de control.

•

Minimizar gastos de contratación de empresas terciarizadas de contabilidad.

•

Identificar los beneficios que la empresa obtendría con la implementación del manual de procedimientos contables: estados financieros oportunos y confiables, cumplimiento de obligaciones tributarias, patronales y fiscales.

1.8. IDEA A DEFENDER

El diseño de un Manual de Procedimientos Contables para la Empresa “Constructora del Pacífico IMERVAL Cía Ltda.” contribuirá a estandarizar los procedimientos y criterios contables, a mejorar el Control Interno que requiere el departamento, optimizara los recursos económicos y el desempeño de las personas vinculadas con el área Financiera-Contable.

1.9. JUSTIFICACIÓN:

Con el diseño y ejecución del manual de procedimientos contables se optimizará recursos humanos y materiales dentro de la compañía, esto permitirá a su vez llevar un mayor control sobre los recursos existentes y maximizarlos de manera que produzcan mayor rentabilidad.

Además se podrá contar con un sistema de información claro y oportuno, que permita conocer la situación real de la compañía; los ingresos que se recaudan por las diversas transacciones que se cumplan y los desembolsos de efectivo que se realicen. Se pretende tener una idea innovadora dentro del manejo contable de este tipo de empresas, puesto que el manejo y control contable que éstas poseen se realiza mediante 5

empresas especializadas de contabilidad dentro de nuestra ciudad, es decir, contratan los servicios contables a través de empresas terciarizadas y no poseen departamentos contables directos.

Esta es la razón fundamental del diseño de este manual, el mismo que sería muy beneficioso para implementarlo dentro de las constructoras ya que existe un gran movimiento de dinero debido a las transacciones que se realizan en cada uno de los proyectos de urbanidad y construcción.

Pero debemos destacar, que a pesar de no tener una contabilidad directa en cada una de las empresas constructoras de nuestro país, la mayoría de ellas tienen una organización y control contable muy satisfactorio, ya que sino fuera de esta manera varias de estas empresas ya hubieran fracasado.

1.10 HIPOTESIS:

Con la implementación de un Manual de Contabilidad para la Constructora del Pacifico IMERVAL CIA LTDA. obtendrá información económica – financiera, en forma confiable y oportuna que asegure el cumplimiento de las disposiciones legales y la correcta toma de decisiones.

1.11. METODO DE INVESTIGACION HISTORICO-LOGICO:

Este método esta vinculado el conocimiento de las distintas etapas de los objetivos es su secesión cronológica, para conocer la evolución y desarrollo del objeto o fenómeno de investigación se hace necesario revelar su historia, las etapas principales de su desenvolvimiento y las conexiones históricas fundamentales.

1.12. METODO DE INVESTIGACION INDUCTIVO-DEDUCTIVO

Para la investigación ha realizarse se ha tomado este método de investigación, ya que consiste del estudio de lo general a lo particular, tomando en cuentas los resultados que se desean obtener. 6

1.13. METODO DE INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVO:

Se describe la problemática presentada en el departamento Financiero-Contable por la carencia de un Manual de Procedimientos Contables para Empresas Constructoras, para llegar a la comprensión y entendimiento del mismo.

1.14. TECNICAS DE INVESTIGACION: 1.14.1. PRIMARIAS 1.14.1.1 Observación Directa.

Es aquella donde se tienen un contacto directo con los elementos o caracteres en los cuales se presenta el fenómeno que se pretende investigar, y los resultados obtenidos se consideran datos estadísticos originales. El investigador observa directamente los casos o individuos en los cuales se produce el fenómeno, entrando en contacto con ellos; sus resultados se consideran datos estadísticos originales, por esto se llama también a esta investigación primaria. La observación directa se realizará en las oficinas de la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA.

1.14.1.2 Entrevista no estructurada.

Se trabaja con preguntas abiertas, sin un orden preestablecido, adquiriendo características de conversación. Esta técnica consiste en realizar preguntas de acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista. Tiene el inconveniente de que puede pasar por alto áreas de aptitud, conocimiento o experiencia del solicitante, al obviar preguntas importantes del tema a tratar. En este sentido, la empresa no resulta beneficiada, porque se pierde información que puede ser de interés. Esta técnica será aplicada en la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA, realizando visitas directamente en las oficinas ubicadas en el norte de la ciudad de Quito, se entrevistará al personal que labora en la misma en especial al Contador General, para obtener la mayor información posible acerca de los procedimientos contables existentes en la compañía.

7

1.14.1.3 Consulta a Expertos.

La consulta a expertos tiene que ser una guía en el desarrollo de la investigación en curso.

1.14.1.4 Trabajo de Campo. Sirve para que facilite el desenvolvimiento del investigador al conocer el proceso productivo con sus necesidades y falencias.

1.14.2. SECUNDARIAS

1.14.2.1 TEXTOS

Todo lo referente al desarrollo de este plan será consultado en bibliografías referentes al tema.

1.14.2.2 DOCUMENTOS

Se analizará todos los documentos del área contable de la empresa procurando la identificación de las posibles falencias que en ellas se encontraran.

1.14.2.3 INTERNET

Una de las principales fuentes de información en la actualidad es el internet por tanto en el diseño de este manual se considera un medio de consulta permanente.

8

CAPITULO II

1. Base Teórica:

Los manuales de procedimientos de los define como herramientas indispensables ya que son medios de comunicación que permiten registrar y dar un destino a la información de un área especifica de una organización. En este tipo de manuales se registra la secuencia que debe tener las distintas operaciones o actividades para tener al final un resultado optimo del procedimiento implantado en la organización.

Para algunos autores definen al manual de procedimientos como: El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,

responsabilidades

e

información

sobre

políticas,

funciones,

sistemas

y

procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial. El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.2

La implementación del manual

es primordial para establecer las propuestas y

recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad, agilitar las actividades dentro de la empresa y homogenizar el conocimiento.

Los aspectos principales que se deben tomar en cuenta en un manual de procedimientos son los siguientes:

2

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm

9

Para dar a conocer el manual se deberán dar charlas, seminarios, reuniones; con esto las personas que están involucradas en la organización se podrán familiarizar con las propuestas de los nuevos procesos a implementarse y las bondades que tengan los cambios respectivos.

La utilidad de los manuales radica en la actualización periódica conforme transcurre el tiempo, con esto, la veracidad de la información que se propone será confiable y sobre todo al día para que no exista inconvenientes en cada uno de los procesos propuestos.

Los manuales de procedimientos como instrumentos administrativos apoyan al que hacer institucional, ya que facilitan la adecuada relación entre las distintas unidades de la organización.

Cuando se entiende la utilidad y la función que posee un manual de procedimientos, es importante hablar acerca del Sector de la Construcción que alcanzado un crecimiento en los últimos años.

Siendo este uno de los principales indicadores económicos a considerar, el sector de Construcción nos permite medir un índice de confianza empresarial basado en valor y volumen de ventas, nivel de producción, nivel de empleo, precios de materiales, precios de ventas, nivel de competencia.

10

2. Base Conceptual

2.1. LA EMPRESA

La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado. La actividad productiva consiste en la transformación de bienes intermedios (materias primas y productos semielaborados) en bienes finales, mediante el

empleo

de

factores

productivos

(básicamente

trabajo

y

capital).

Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se combinan. Asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos, captar recursos financieros, si no dispone de ellos, y ejerce sus derechos sobre los bienes que produce. La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y poner en manos del publico la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la economía. Para tratar de alcanzar sus objetivos, la empresa obtiene del entono los factores que emplea en la producción, tales como materias primas, maquinaria y equipo, mano de obra, capital, etc. Dado un objetivo u objetivos prioritarios hay que definir la forma de alcanzarlos y adecuar los medios disponibles al resultado deseado. Toda empresa engloba una amplia gama de personas e intereses ligados entre sí mediante relaciones contractuales que reflejan una promesa de colaboración. Desde esta perspectiva, la figura del empresario aparece como una pieza básica, pues es el elemento conciliador de los

distintos

intereses.

El empresario es la persona que aporta el capital y realiza al mismo tiempo las funciones propias de la dirección: organizar, planificar y controlar. En muchos casos el origen de la empresa esta en una idea innovadora sobre los procesos y productos, de forma que el empresario actúa como agente difusor del desarrollo económico. En este caso se encuentran unidas en una única figura el empresario-administrador, el empresario que asume el riesgo y el empresario innovador. Esta situación es característica de las empresas familiares y, en general, de las empresas pequeñas. 11

Por otra parte, y a medida que surgen empresas de gran tamaño, se produce una separación, entre las funciones clásicas del empresario. Por un lado, esta la figura del inversionista, que asume los riesgos ligados a la promoción y la innovación mediante la aportación de capital. Por otro lado, se consolida el papel del directivo profesional, especializado en la gestión y administración de empresas. De esta forma, se produce una clara separación entre la propiedad y la gestión efectiva de la empresa. El empresario actual es un órgano individual o colegiado que toma las decisiones oportunas para la consecución de ciertos objetivos presentes en las empresas y de las circunstancias del entorno. El empresario, individual o colegiado, es el que coordina el entramado interno de la empresa con su entorno económico y social.3

2.2. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS

Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, además cuentan con funciones, funcionarios y aspectos disímiles, a continuación se presentan los tipos de empresas según sus ámbitos.

2.2.1 Según la actividad o giro Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en:  Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en: •

Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

•

Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden ser:

•

De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, alimentos, aparatos eléctricos, etc.

3

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

12

•

De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos químicos, etc.

 Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en: •

Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.

•

Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.

•

Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.

 Servicio. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en: •

Transporte

•

Turismo

•

Instituciones financieras

•

Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)

•

Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo)

•

Educación

•

Finanzas

•

Salubridad

•

Estética

2.2.2. Según la forma jurídica Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios. Podemos distinguir:  Empresas individuales: si solo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar. •

Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada

•

Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.

13

2.2.3. Según su dimensión No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a continuación:  Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.  Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores.  Mediana empresa: si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.  Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores. 2.2.4. Según su ámbito de actuación En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden distinguir •

Empresas locales

•

Regionales

•

Nacionales

•

Multinacionales

•

Transnacionales

•

Mundial

2.2.5. Según la titularidad del capital •

Empresa privada: si el capital está en manos de accionistas particulares (empresa familiar si es la familia, empresa autogestionada si son los trabajadores, etc.)

•

Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado

•

Empresa mixta: si la propiedad es compartida

2.2.6. Según la cuota de mercado que poseen las empresas •

Empresa aspirante: aquélla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota frente al líder y demás empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos que se plantee, actuará de una forma u otra en su planificación estratégica.

•

Empresa especialista: aquélla que responde a necesidades muy concretas, dentro de un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este segmento debe 14

tener un tamaño lo suficientemente grande como para que sea rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas líderes. •

Empresa líder: aquélla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones, publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el mercado.

•

Empresa seguidora: aquélla que no dispone de una cuota suficientemente grande como para inquietar a la empresa líder.4

2.3. LA CONTABILIDAD

2.3.1. CONCEPTO:

Es un elemento de sistema de información de un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y la evolución del mismo, destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de sus terceros que interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo.5

Según el instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, la Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados. La palabra contabilidad proviene del verbo latino “coputare” el cual significa contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o sea “sacar cuentas”, como en el sentido de “relatar”, o hacer historia.

Para Horngren & Harrison. 1991, la Contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunicando estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones.

Para Meigs, Robert, la Contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica. 4 5

http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa Contabilidad General 5ta. Edición, Zapata Sánchez Pedro, Pág. 18

15

La Contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo, según Catacora, Fernando, 1998.

Se puede decir que la Contabilidad es una técnica que se ocupo de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio en el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice también que “la Contabilidad es el lenguaje de los negocios” no existe una definición universalmente aceptada.

La Contabilidad es una técnica importante para la elaboración y prestación de la información financiera de las transacciones comerciales, financieras y económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicio, de servicios públicos y privados y se utilizan en la toma de decisiones. Los sistemas contables comunican información económica; es una forma de saber en que estado se encuentra la empresa.6

Contabilidad, proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad. La teneduría de libros se refiere a la elaboración de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la información financiera relevante de una entidad.

Cuando se lleva a cabo una contabilidad personal se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este 6

www.monografias.com

16

sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance, mientras que los resultados obtenidos aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias.

La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o contabilidad externa y la contabilidad de costes o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los sindicatos y los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también tiene mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez (es decir, las posibilidades que tiene para obtener con rapidez dinero en efectivo) y su rentabilidad.

La Contabilidad de costes estudia las relaciones coste-beneficio-volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política de capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica-financiera de la empresa, la contabilidad de costes tiene como objetivo esencial facilitar información de los distintos departamentos, a los directivos y planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.7

La Contabilidad, en su aplicación práctica, constituye un conjunto de trabajos materiales e intelectuales que se reflejan a través de instrumentos idóneos, sistemáticos y armónicamente estructurados y organizados para servir, conocer, iluminar, demostrar, prever y censurar una gestión economicoadministrativa. Según la resolución de un congreso internacional de contables, .8

La contabilidad es un sistema de información basado en el registro, clasificación, medición y resumen de cifras significativas que expresadas básicamente en términos monetarios, muestra el estado de las operaciones y transacciones realizadas por un ente económico contable.9

2.3.2. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.10

Es de vital importancia enmarcar el aspecto contable, tributario y financiero conforme a las necesidades individuales de cada organización sin olvidar las normas y procedimientos contables así como el tipo de empresa y el sector económico que se desarrolla.

2.3.3. CUENTA CONTABLE:

Es un término (nombre o denominación objetiva) usado en Contabilidad para registrar, clasificar y resumir los incrementos y reducciones de naturaleza similar(originados en las transacciones comerciales) que corresponden a los diferentes rubros integrantes del Activo, el Pasivo, el Patrimonio, las Rentas, Costos y Gastos.

8

Enciclopedia Autodidáctica OCEANO. Edición 1990. www.bves.com.sv/glosario/g_c.htm. 10 www.monografias.com 9

18

2.3.3.1. PRESENTACIÓN

La cuenta se presenta en forma de “T”, en la cual se identifican cuatro partes: 1.- El título o nombre de la cuenta. Ejemplo: CAJA 2.- El sector izquierdo en el que se registran los débitos, que se denomina DEBE; aquí se anotan los valores que incrementan el activo, los valores que representa pérdidas o gastos y la disminución del pasivo. 3.- El sector derecho en el que se registran los créditos o abonos, que se denomina HABER; aquí constan los valores de aportes de capital(patrimonio), de deudas contraidas (pasivos), las rentas o ganancias y la disminución de los activos. 4.- Saldo. Se obtiene de la diferencia entre el debe y el haber; si la suma del DEBE es mayor a la suma del HABER, se tiene un saldo deudor; si la sumatoria del HABER es mayor que la del DEBE, se obtiene saldo acreedor; si las sumas son iguales, el saldo será nulo.

TITULO O NOMBRE DE LA CUENTA DEBE

HABER

SALDO = DEBE – HABER

2.3.3.2. CONDICIONES PARA DENOMINAR UNA CUENTA:

El nombre o denominación de una cuenta que asigne el contador a un grupo de bienes, valores, obligaciones, hechos, servicios y demás acontecimientos, requerirá de las siguientes exigencias: •

El nombre de la cuenta debe ser explicito, es decir, su sola denominación debe permitir entender y apreciar la naturaleza y alcance de la cuenta.

•

El nombre debe ser completo, con el fin de evitar dudas y malas interpretaciones.

19

2.3.3.3. TIPOS DE CUENTAS

Cuentas reales: Estas cuentas pertenecen al balance general y por su naturaleza no se cierran al finalizar un ejercicio económico, sino que su saldo al final del período se constituye en saldo inicial para el siguiente. Aquí se encuentran cuentas como CAJA, BANCOS, VEHICULOS, CUENTAS POR PAGAR, etc.

Cuentas temporales: En este grupo se encuentran cuentas que representan rentas y gastos, cuentas que, por su naturaleza, al final de un ejercicio se cierran con el fin de incrementar o disminuir el patrimonio empresarial con el resultado económico; aquí se encuentran cuentas como VENTAS, INGRESOS POR SERVICIOS PRESTADO, GASTOS GENERALES, etc.

Cuentas mixtas: Son cuentas formadas por una parte real y una temporal, como es el caso de os pagos y cobros anticipados, cuyo valor inicial (REAL) será modificado por efectos de los ajustes que muestre el gasto o renta devengado al final de un ejercicio económico.

Clasificación: Existen diversas formas de clasificar las cuentas. Las más utilizadas son:

a) Según su naturaleza: -Personales. Ej.: Cuentas por cobrar -Impersonales. Ej.: Caja b) Según al grupo al cual pertenecen: -Activo. Ej. Bancos -Pasivo. Ej. Cuentas por pagar -Capital. Ej. Aportes de capital - Rentas. Ej. Intereses ganados. - Gastos. Ej. Sueldos c) Por el estado financiero: -Balance General. Ej. Muebles de oficina. -Resultados. Ej. Beneficios sociales. 20

d) Por el saldo: -Deudoras. Ej.: Sueldos -Acreedoras. Ej.: Intereses ganados.

Cuentas del Activo: Están representadas por todos los bienes, valores y derechos que una empresa posee en una fecha determinada; estas cuentas pueden ser tangibles, como: Caja, Documentos por cobrar, vehículos, etc., e intangibles, como: Franquicias, Marcas, Patentes, etc.

Cuentas de valuación del Activo: Tienen el propósito de presentar el valor de realización de ciertas cuentas del activo al final de un ejercicio económico, mediante un ajuste que registre la disminución del costo histórico del activo. En este grupo se encuentran cuentas como Provisión para cuentas incobrables. Depreciaciones, Amortizaciones, etc.; estas cuentas se presentan en el balance general con signo negativo; por lo tanto, su saldo por naturaleza, es acreedor.

Cuentas del Pasivo: Representan obligaciones y responsabilidades contraídas por la empresa con terceras personas, las mismas que en un plazo determinado deben ser honradas, pagadas o devengadas. Ej.: Documentos por pagar, Ingresos cobrados por anticipado, etc.

Cuentas del Patrimonio: Representan los aportes de los socios, los resultados obtenidos por la actividad de la empresa, y las reservas de la empresa. Ej. Capital social, Reserva legal, Utilidades del ejercicio (del presente año o del año pasado).

Cuentas de Gastos: Denominación aplicada a los conceptos que denotan uso, consumo, extinción o devengo de bienes y servicios necesarios para mantener las operaciones de la empresa; estos valores se relacionan con el nivel de ingresos operativos de una empresa; un ejemplo son los pagos de remuneraciones del sector administrativo (gasto operativo), ya que, independientemente de que las ventas aumentan o disminuyan, se deberán cumplir con estos pagos en forma periódica. Los gastos que no se relacionan con la actividad propia de la empresa se denominan no operativos; un ejemplo son los gastos navideños, o por el día del obrero.

21

Cuentas de Costos: Son valores pagados para cubrir actividades indispensables para generar un ingreso operativo; estos valores se recuperan con la venta de un bien o un servicio; un ejemplo son los costos de la mercadería, materia prima, insumos.

Cuentas de Rentas: Representan los beneficios o ganancias de una empresa; cuando éstas se generan por el giro normal del negocio, se denominan rentas operativas; por ejemplo, la venta de mercaderías para una empresa comercial. Cuando los ingresos provienen de actividades ocasionales, se denominan rentas no operativas; por ejemplo, intereses ganados en una inversión temporal.

Cuentas de Orden: Son cuentas que por su naturaleza no afectan la situación económica ni financiera de la empresa, pero es necesario mantenerlas registradas para controlar ciertas operaciones que podrían significar derechos u obligaciones empresariales. Estas cuentas se registran al pie del balance general; en este grupo se encuentran cuentas como mercaderías en consignación, valores entregados en garantía.

2.4. PLAN DE CUENTAS

“Es la lista de cuentas ordenada metódicamente, ideada de manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines.”11

El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia trascendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña y elabora atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad.

2.4.1. ESTRUCTURA

El plan se debe estructurar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus

11

Contabilidad 1, Aguayo Caballero Paulina, Asunción, Paraguay, 1996.

22

metas, particularidades, políticas, etc. Por lo anterior, un plan de cuentas debe ser específico y particularizado. Además, debe reunir las siguientes características: •

Sistemático en el ordenamiento y presentación

•

Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas

•

Homogéneo en los agrupamientos practicados

•

Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas

La estructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser jerarquizados, presentan los siguientes niveles:

Primer nivel: El grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica y potencial, así: •

•

•

Situación financiera -

Activo

-

Pasivo

-

Patrimonio

Situación económica -

Cuentas de resultados deudoras (Gastos)

-

Cuentas de resultados acreedores (Rentas)

Situación potencial -

Cuentas de orden

Segundo nivel: El subgrupo está dado por la división racional de los grupos, efectuada bajo algún criterio de uso generalizado, así: •

•

El activo se desagrega bajo el criterio de liquidez: -

Activo corriente

-

Activo fijo o Propiedad, planta o equipo

-

Diferidos y Otros activos.

El pasivo, se desagrega bajo el criterio de temporalidad: -

Pasivo corriente (corto plazo)

-

Pasivo fijo (largo plazo)

-

Diferidos y Otros pasivos. 23

•

•

•

•

El patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad: -

Capital

-

Reservas

-

Superávit de capital

-

Resultados

Las cuentas de resultados deudoras (Gastos) se desagregan así: -

Operacionales

-

No operacionales

-

Extraordinarios

Las cuentas de resultados acreedores (Rentas) se desagregan así: -

Ingresos operacionales

-

Ingresos no operacionales

-

Extraordinarios

Las cuentas de orden se desagregan en: -

Deudoras

-

Acreedoras

2.4.2. EL CODIGO DE CUENTAS: Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números, letras y símbolos; en consecuencia, el código viene a ser el equivalente a la denominación de una cuenta.

En general el código viene a reemplazar el nombre de la cuenta que se debe registrar, informar y procesar. En el campo administrativo, la codificación sustituye los datos.

Simplifica el manejo y el proceso de la información, es decir, facilita el registro y el procesamiento de éste.

Con la codificación de cuentas se obtienen las siguientes ventajas: •

Facilita el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros que representan las cuentas.

•

Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas operaciones.

24

•

Posibilita, mediante la asignación de código, que se puedan distinguir las clases de cuentas(Ejemplo: se asigna el dígito 1 al Activo; una cuenta que lleve el número 1101 indicará que forma parte del Activo)

•

Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automático de datos.

El código de cuentas se debe acoger a las siguientes características: •

Ser flexible: capacidad de aceptar la intercalación de nuevos ítems.

•

Ser amplio: capacidad de aceptar la intercalación de nuevas categorías o jerarquías.

•

Ser funcional: capacidad para funcionar a través de cualquier medio.

Sistemas de codificación: •

Alfabético: Cuando se asigna a cada cuenta del plan un código formado por una o varias letras.

•

Numérico: Se basa en la asignación de números como códigos para identificar las cuentas.

•

Nemotécnico: Se basa en la asignación de códigos que consisten básicamente en las abreviaturas de los nombres de las cuentas.

•

Mixto: Cuando utiliza simultáneamente el número, la letra o la abreviatura.

Métodos de codificación •

Método serial simple: Se deben ordenar los datos bajo algún criterio; luego se les asigna un número, comenzando por el uno (1), respetando la serie numérica. Este método no permite una clasificación jerarquizada.

•

Método serial simple: Ordenando los datos bajo algún criterio, se salta o interrumpe la serie, con el objeto de intercalar en el futuro nuevos datos. Tampoco permite jerarquizar los datos.

•

Método serial en bloques: Establece un tipo de agrupamiento y de jerarquía al determinar límites, respetando la serie numérica, para el grupo o la categoría. Generalmente, el límite está dado por el (0).

El método más utilizado en la practica contable, por ser fácil, integrador y generalizador, es el Método decimal puntuado que establece la jerarquización de los datos. 25

Ejemplo:

GRUPO

SUBGRUPO

1.

1.1

CUENTA MAYOR GENERAL

1.1.01

CUENTA MAYOR AUXILIAR

1.1.01.002

2.5. CICLO CONTABLE:

El ciclo contable se debe desarrollar en el marco de las leyes, principios y normas contables. Cualquier actividad fuera de este marco dará lugar a que se cometa una ilegalidad o que no se observen mandatos técnicos que al final provocarán reparos de parte de los organismos de control y, obviamente, los datos que figuran en los libros e informes financieros no serán confiables, ni comparables, ni comprensibles, ni tampoco relevantes.

2.5.1. RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN MERCANTIL: Constituye el inicio del proceso. El reconocimiento implica entrar en contacto con la documentación de sustento (facturas, recibos, notas de crédito, etc.) y efectuar el análisis que conlleve a identificar la naturaleza, el alcance de la operación y las cuentas contables afectadas.

Los documentos fuentes: Constituyen la evidencia escrita que da origen a los registros contables y respaldan todas las transacciones que realiza la empresa. La clasificación de los documentos fuente se realiza bajo los siguientes criterios: •

Por su formato -

Regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por regulaciones de organismos de control gubernamental (ejemplo: SRI).

-

No regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por la propia empresa. (ejemplo: vales, comprobantes de ingreso, etc.)

•

Por su importancia -

Documentos principales: aquellos considerados indispensables y, en consecuencia, se generan como contraseña fundamental de la

26

transacción; por ejemplo, las facturas, las notas de venta, las notas de crédito, etc. -

Documentos secundarios: aquellos que completan el expediente de una transacción; por ejemplo, las notas de pedido, las facturas proforma, las actas de entrega y recepción, las notas de ingreso o afines, memorandos, etc.

•

Por su origen -

Documentos internos: aquellos que deben ser expedidos por la empresa y, por lo tanto, entregados como contraseña de la transacción; por ejemplo, nota de venta.

-

Documentos externos: aquellos que deben llegar a la empresa, a fin de evidenciar las operaciones afectadas con otros entes: por ejemplo, las facturas de compras.

Archivo de la documentación contable: Es obligación del contador almacenar debidamente la documentación, guardarla durante el tiempo exigido por la ley y presentarla a auditores y otros organismos de control, legalmente facultados para ello.

2.5.2. JORNALIZACION: Acto de registrar las transacciones por vez primera en libros adecuados, mediante la forma de asiento contable y conforme vayan ocurriendo.

Asiento contable: es la fórmula técnica de anotación de las transacciones, bajo el principio de partida doble.

Todo asiento contiene: •

Fecha

•

Cuenta o cuentas deudoras y el valor afectado

•

Cuenta o cuentas acreedoras y el valor afectado

•

Explicación del asiento y el comprobante que originó la jornalización.

Los asientos se clasifican en: •

Simples: Constan de una cuenta deudora y una cuenta acreedora.

27

•

Compuestos: Consta de dos o más cuentas deudoras y de dos o más cuentas acreedoras.

•

Mixtos: Constan de una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o viceversa.

2.5.3. LIBRO DIARIO: Es el registro contable principal, en el que se anota todas las operaciones en forma de asiento.

2.5.4. MAYORIZACION

Acción de trasladar sistemáticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran jornalizados, respetando la ubicación de las cifras, de tal manera que si un valor está en el debe, pasará al debe de la cuenta correspondiente.

2.5.5. LIBRO MAYOR: Es el segundo registro principal que se mantiene en cada cuenta, según sea el caso, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Para fines didácticos, se utiliza la denominada “T” contable (diseño informal)

Tipos de Libro mayor: Se reconoce la existencia de dos tipos: •

Libro mayor principal: Para las cuentas de control general; ejemplo: Caja general.

•

Libro mayor auxiliar: Para las subcuentas y auxiliares; ejemplo: Caja No. 1, Caja No. 2, etc.

Procedimiento para mayorizar: 1. Tome cuenta por cuenta, las que constan en el Libro diario. 2. A cada cuenta, asígnele una tarjeta (o archivo magnético) y escriba el nombre completo de la cuenta (o auxiliar). Ponga el número del código que le corresponda (según el Plan general o Catálogo de cuentas vigentes) 3. Pase los valores de la cuenta que consta en el diario; si está en el debe, al DEBE; si están en el haber, al HABER de la respectiva cuenta.

28

4. Obtenga los saldos así: asigne a los valores del debe el signo (+), y si están en el haber el signo (-), obtenga la diferencia matemática; si el resultado es positivo, se trata de un saldo deudor; por el contrario, si el valor es negativo, se trata de un saldo acreedor. Tipos de saldos: •

Saldo deudor: se obtiene cuando los valores debitados en una cuenta son mayores que los valores acreditados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de las cuentas de Activo, Costos y Gastos.

•

Saldo acreedor: se obtiene cuando los valores acreditados en una cuenta son mayores que los valores debitados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de las cuentas de Pasivo, Patrimonio y Rentas.

•

Saldo Nulo: se obtiene cuando los valores debitados y acreditados en una cuenta son exactamente iguales. Este tipo de saldo es excepcional; se puede dar en cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, pero momentáneamente; y en las cuentas de Costos, Gastos y Rentas, al final del ejercicio, a través de los asientos de cierre.

2.5.6. COMPROBACION:

Se aconseja que mensualmente se verifiquen el cumplimiento del concepto de partida doble y otros relacionados con la valuación, consistencia, etc.; para esto será necesario elaborar un Balance de comprobación, el mismo que se prepara con los saldos de las diferentes cuentas que constan en el Libro mayor principal.

Relatividad del Balance de comprobación: Conseguir en este balance que los saldos deudores se equiparen a los acreedores constituye un avance significativo; sin embargo, es en este preciso instante cuando el criterio y conocimiento del contador se debe evidenciar, ya que es el momento de analizar y comprobar la precisión y actualidad de los saldos, puesto que muchos de ellos, por diversas causas, están desactualizados o incompletos o simplemente mal determinados.

29

2.5.7. AJUSTES Y RECLASIFICACION CONTABLES

En el proceso contable (manual e incluso electrónico) se filtran errores, omisiones, desactualizaciones y otras situaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos, la técnica contable ha desarrollado la metodología denominada ajustes.

Los ajustes permiten presentar saldos razonables a través de la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan valores que puedan ser comprobados y por ende, no denotan la verdadera situación y estado actual del negocio o empresa.

Causas y efectos de saldos incorrectos: •

Omisión: Por falta de registro de operaciones efectuadas, que el sistema contable no las ha conocido. Esto provoca que las cuentas presenten saldos incompletos.

•

Errores: Por selección equivocada de cuentas y aplicación de valores incorrectos. Estas acciones inapropiadas provocarán que ciertas cuentas presenten valores que no les corresponden, por lo inapropiadas provocarán que ciertas cuentas presenten valores que no les corresponden, por lo que algunas cuentas

subvalorarán

sus

saldos,

pero

también

podrán

presentar

sobrevaloraciones por valores aplicados incorrectamente. •

Desactualizaciones: Por uso sistemático de bienes y/o servicios, por realización de rentas que fueron precobradas o que no pudieron ser liquidadas en el período; por gastos que se pagaron por anticipado o que aún no se han pagado. Además, por previsión objetiva de situaciones futuras, como es el caso de posibles incobrables. En cualquier caso, los saldos estarán desactualizados en el momento de preparar el Balance de comprobación.

•

Uso indebido: por abusos o exceso de confianza de parte de los custodios de dinero, bienes, etc., se suelen presentar desfases (faltantes) entre los saldos contables y la presencia física de recursos.

Los ajustes se deberán registrar tan pronto se evidencie el error, omisión o desactualización; sin embargo, algunos prefieren ajustar las cuentas en bloque, es decir,

30

a fin de mes o a fin de año, como prerrequisito indispensable para elaborar los estados financieros.

El libro apropiado para la anotación es el diario general. De éste se traslada a las cuentas respectivas para luego pasar en resumen a un nuevo Balance de comprobación denominado “balance ajustado”.

2.5.8. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS:

El ciclo contable se realiza actualmente de manera expedita y segura con la ayuda de la computadora que, a través de programas genéricos o específicos, procesa la información automáticamente; es decir, el contador sólo tiene que definir las partidas afectadas y digitalizar los valores que correspondan a las cuentas, y el programa automatizado de contabilidad se encargará de mayorizar, emitir el balance de comprobación e incluso emitir los estados financieros. Esta fabulosa ayuda, que simplifica tareas y reduce significativamente el tiempo de proceso, debe ser aprovechada por el contador quien, en compensación, pondrá toda su atención en los ajustes contables, es decir, en depurar y analizar los saldos de las cuentas, a tal punto que éstas puedan: -

Reflejar razonablemente la situación económica-financiera.

-

Ser verificables y comprobables bajo cualquier óptica y prueba.

Los estados financieros son informes que se elaboran al finalizar un período contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa. Esta información permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la entidad.

Los principales estados financieros tienen como objetivo informar sobre la situación financiera de la empresa en una fecha determinada, sobre los resultados se sus operaciones y el flujo del efectivo.

Los estados financieros deben servir para: •

Tomar decisiones de inversión y crédito.

•

Evaluar la gestión gerencial, la solvencia y la liquidez de la empresa, así como su capacidad para generar fondos.

31

•

Conocer el origen y las características de sus recursos, para estimar la capacidad financiera de crecimiento.

•

Formularse un juicio sobre los resultados financieros de la administración, en cuanto a la rentabilidad, solvencia, generación de fondos y capacidad de desarrollo empresarial.

Limitación de los balances: Los estados financieros no son exactos ni las cifras que se muestran son definitivas. Esto sucede porque las operaciones se registran bajo juicios personales y principios de contabilidad que permiten optar por diferentes alternativas para el tratamiento y cuantificación monetaria de las operaciones. La moneda, por otra parte, no conserva su poder de compra y, con el paso del tiempo, puede perder su significado en las transacciones de carácter permanente en economías con una actividad inflacionaria importante. De aquí se desprende que los estados financieros no representan valores absolutos; por tanto, la información que ofrecen no es una medida exacta de su situación ni de su productividad, pero sí proporcionan ideas claras sobre la situación, si las cifras son razonables. La utilidad o pérdida definitiva no se conoce sino hasta el momento de la venta o liquidación de la empresa.

CARACTERISTICAS CUALITATIVAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A fin de que los estados financieros cumplan a cabalidad con el propósito principal para el que se han creado, deben reunir las siguientes características de calidad: •

Comprensibilidad: Cualidad esencial, que facilitará comprender los aspectos más importantes sin mayor dificultad, aún a usuarios que no tengan cultura contable.

•

Relevancia: La información que proporcionan debe permitir a los usuarios detectar los datos más importantes, a partir de los cuales se tomarán decisiones.

•

Confiabilidad: Las cifras que correspondan a los conceptos expuestos deben ser suficientemente confiables y razonables.

•

Comparabilidad: Las cifras estarán expresadas en moneda de un mismo poder adquisitivo, bajo métodos de consistencia.

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REGLAS DE PRESENTACION: En la presentación de cualquier estado financiero, se deben proporcionar algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales, y son:

1. Nombre de la empresa 2. Título del estado financiero 3. Fecha en la que se presenta la información 4. Márgenes individuales que deben conservar cada grupo y clasificación 5. Cortes de subtotales y totales claramente indicados 6. Moneda en que se expresa el estado

Deberán cuidarse que la terminología empleada sea comprensible, tomando en cuenta quiénes serán los lectores de los estados financieros.

2.6. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

Los principios de contabilidad generalmente aceptados son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información económica y financiera de la empresa a través de los Estados Financieros.

Principio Fundamental: PARTIDA DOBLE

“No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”

Significa que toda transacción que se realice en la empresa será registrada en cuentas deudoras que reciben valores y en cuentas acreedoras que entregan valores. Tanto en el DEBE como en el HABER se registrará el mismo valor.

El Instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional de Contadores del Ecuador, señala que los Principios de Contabilidad VIGENTES en el país están divididos en tres grupos:

33

•

CONCEPTOS BASICOS: Son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la acción de la profesión contable y deben considerarse en la aplicación de los principios contables.

•

CONCEPTOS ESENCIALES: Especifican el tratamiento general que debe aplicarse al reconocimiento y medición de hechos ciertos que afectan la posición financiera y los resultados de las operaciones de las empresas. Estos conceptos establecen las bases para la contabilidad acumulativa.

•

CONCEPTOS GENERALES DE OPERACIÓN: Los principios generales de operación guían la selección y medición de los acontecimientos en la contabilidad, así como también la presentación de la información a través de los estados financieros.

2.6.1. CONCEPTOS BASICOS

-

Ente Contable.

-

Equidad

-

Medición de Recursos

-

Período de tiempo

-

Esencia de la forma

-

Continuidad del ente contable

-

Medición en términos monetarios

-

Estimaciones

-

Acumulación

-

Precio de Intercambio

-

Juicio o criterio

-

Uniformidad

-

Clasificación y Contabilización

-

Significatividad

34

2.6.2. CONCEPTOS ESENCIALES

-

Determinación de resultados

-

Ingresos y realización

-

Registro inicial

-

Registro inicial de activos y pasivos

-

Realización

-

Reconocimiento de costos y gastos

-

Asociación de causa y efecto

-

Distribución sistemática y racional

-

Reconocimiento inmediato

-

Aplicación de los principios de reconocimiento de costos y gastos

-

Efectos de los principios de registro inicial realización y reconocimiento de costos y gastos

-

Unidad de medida

-

Conservatismo

-

Énfasis de los resultados

2.6.3. CONCEPTOS GENERALES DE OPERACIÓN

-

Registro de intercambios

-

Precios de intercambio

-

Adquisición de activos

-

Costo de adquisición

-

Valor equitativo o justo

-

Adquisición de grupo de activos en un intercambio

-

Adquisición de un negocio en intercambio

-

Ventas de activos

-

Medición de activos vendidos

-

Registro de pasivos 35

-

Medición de pasivos

-

Disminución de pasivos

-

Medición de las disminuciones de pasivos

-

Compromisos

-

Ingresos de intercambio

-

Medición de los ingresos

-

Reconocimiento de ingresos y gastos cuando el producto es cobrable a través de un largo período sin una seguridad razonable de cobrabilidad

-

Medición de ingresos y gastos en los métodos de ventas a largo plazo y recuperación de costos

-

Gastos directamente asociados con ingresos de intercambios

-

Medición de costos y gastos

-

Registro de inversiones y retiros de recursos

-

Medición de inversiones y retiro de recursos

-

Adquisición de un negocio por medio de emisión de acciones o participaciones

-

Medición de la adquisición de un negocio por medio de emisión de acciones o participaciones.

-

Fusión de intereses

-

Medición de la fusión de intereses

-

Inversiones de activos no monetarios hecha por los fundadores o accionistas principales de una fusión

-

Registro de transferencias no recíprocas

-

Medición de transferencias no recíprocas

-

Retención de cantidades registradas

-

Registro de algunos acontecimientos favorables

-

Medición de acontecimientos favorables

-

Registro de acontecimientos externos desfavorables diferentes de transferencias

-

Medición de acontecimientos desfavorables

-

Baja en el precio de mercado en ciertas inversiones transitorias

-

Medición de las pérdidas por baja en el precio de las inversiones transitorias

-

Daños causados por terceros 36

-

Medición de daños causados por terceros

-

La baja en el precio de mercado de los activos no corrientes generalmente no se registra

-

Retención de las cantidades registradas

-

Registro de los aumentos en las cantidades requeridas para liquidar pasivos pagaderos en moneda extranjera

-

Medición de los aumentos de pasivos

-

Registro de la producción

-

Medición de la producción

-

Costos de producción y de prestación de servicios

-

Medición de costo de producción y de prestación de servicios

-

Costo de los productos y servicios

-

Medición de los costos de producción y servicios

-

Gastos provenientes de una distribución sistemática y racional

-

Medición o determinación de gastos mediante la distribución sistemática y racional

-

Gastos que se reconocen de inmediato

-

Medición de los gastos que se reconocen de inmediato

-

Registro del ingreso a la terminación de la producción de ciertos artículos

-

Medición del ingreso por el valor neto de realización del producto

-

Casos fortuitos

-

Medición de los casos fortuitos

-

El ingreso se origina principalmente por los intercambios

-

Origen de los gastos

-

Efectos de la contabilización de activos y pasivos que no son recursos ni obligaciones

-

Capital de trabajo

-

Costumbre o rutina de revelación

37

2.7. LEY DE EQUIDAD TRIBUTARIA

2.7.1. OBJETIVOS DE LA REFORMA •

Fortalecer el sistema tributario que permita reducir la evasión y elusión fiscal,

•

Mejorar la equidad de la política y de la recaudación tributaria,

•

Reactivar el aparato productivo y la generación de empleo,

•

Incorporar impuestos y normas regulatorias;

•

Mejorar la normativa tributaria aclarando los procesos tributarios, facilidades hacia el contribuyente y régimen sancionatorio y,

•

Flexibilizar la política tributaria.

2.7.2. MEDIDAS •

Eliminación de escudos fiscales y mecanismos para evitar la elusión.

•

Fortalecimiento del SRI en el control del pago de impuestos

•

Reducción de la informalidad

•

Incrementar la eficacia de la recaudación del Impuesto a la Renta.

•

Incentivar la inversión y generación de empleos

•

Incorporar impuestos regulatorios y transparentar las finanzas públicas

IMPUESTO A LA RENTA – PERSONAS NATURALES

Disposición legal: Las personas naturales podrán deducirse, hasta en el 50% del total de sus ingresos gravados sin que supere un valor equivalente a 1.3 veces la fracción básica desgravada de impuesto a la renta de personas naturales.

Art.31.- Los gastos personales que se pueden deducir, corresponden a los realizados por concepto de:

a) Gastos de vivienda exclusivamente los pagados por: •

Arriendo de un único inmueble usado para vivienda; 38

•

Los intereses de préstamos hipotecarios otorgados por instituciones autorizadas, destinados a la ampliación, remodelación, restauración, adquisición o construcción, de una única vivienda;

•

Impuestos prediales de un único bien inmueble en el cual habita y que sea de su propiedad.

b) Se considerarán gastos de educación exclusivamente los pagados por: •

Matrícula y pensión en todos los niveles del sistema educativo, los cursos

de

actualización,

seminarios

de

formación

profesional

debidamente aprobados por el Ministerio de Educación o del Trabajo cuando corresponda o por el Consejo Nacional de Educación Superior según el caso, realizados en el territorio ecuatoriano; ; •

Útiles y textos escolares, y materiales didácticos utilizados en la educación;

•

Servicios de educación especial para personas discapacitadas;

•

Servicios prestados por centros de cuidado infantil; y,

•

Uniformes.

c) Se considerarán gastos de salud exclusivamente los pagados por: •

Honorarios de médicos y profesionales de la salud con título profesional avalado por el CONESUP

•

Servicio de salud prestados por clínicas, hospitales, laboratorios clínicos y farmacias autorizados por el Ministerio de Salud Pública

•

Medicamentos, insumos médicos, lentes y prótesis

•

Medicina prepagada y primas de seguros médicos.

•

El deducible no reembolsado de la liquidación del seguro privado.

d) Se considerarán gastos de alimentación exclusivamente: •

Compras de alimentos para consumo humano;

•

Pensiones alimenticias, debidamente sustentadas en resolución judicial o actuación de la autoridad correspondiente;

•

Compra de alimentos en Centros de expendio de alimentos preparados

e) Gastos de Vestimenta.

39

Para el caso de personas naturales obligadas a llevar contabilidad, estos gastos personales se registrarán como tales, en la conciliación tributaria.

Para la deducibilidad de los gastos personales, los comprobantes de venta podrán estar a nombre del contribuyente, su cónyuge o conviviente, o de sus hijos menores de edad o con discapacidad que no perciban ingresos gravados y que dependan del contribuyente.

Art. 19.- Obligación de llevar contabilidad.- Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. También lo estarán las personas naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero operen con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato anterior, sean superiores a los límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento....

Personas naturales obligadas a llevar contabilidad:

•

Ingresos brutos anuales gravados de la actividad empresarial hayan sido superiores a USD 100.000

•

Costos y gastos imputables a la actividad empresarial, hayan sido superiores a USD 80.000

•

Capital propio que hayan superado los USD 60.000

En el caso de personas naturales que tengan como actividad económica habitual de exportación, sin considerar sus montos de ingresos, costos y gastos o capital, deberán obligatoriamente llevar contabilidad.

Para el caso de personas naturales cuya actividad habitual sea el arrendamiento de bienes inmuebles, no se considerará el límite del capital propio.

Art. 40A.- Información sobre patrimonio.- Las personas naturales presentarán una declaración de su patrimonio. En el Reglamento se establecerán las condiciones para la presentación de esta declaración. 40

Las personas naturales, incluyendo las que no desarrollen actividad económica, cuyo total de activos supere el monto de USD. 100.000, presentarán en la forma y plazos establecidos por el Servicio de Rentas Internas mediante Resolución de carácter general, la información patrimonial de los saldos iniciales existentes al 1 de enero del ejercicio.

Esta declaración, se realizará considerando tanto la información de la persona así como el porcentaje que le corresponde de la sociedad conyugal, de ser el caso.

IMPUESTO A LA RENTA PARA SOCIEDADES

INTERESES POR CREDITOS DEL EXTERIOR

Disposición legal

Art. 10 LRTI: Para sociedades: intereses créditos exterior, Endeudamiento Externo / Capital Social Pagado no sea mayor 300%. Para personas naturales: Intereses créditos exterior, Endeudamiento Externo / Activos Totales no sea mayor 60%.

Art. 27 del reglamento:

•

Relación se calcula al momento del devengamiento del gasto interés.

•

En caso de que esta relación exceda el límite establecido no será deducible la porción del gasto generado por este excedente.

ANTICIPO AL IMPUESTO A LA RENTA

a) 2 métodos para personas naturales y sucesiones indivisas obligadas a llevar contabilidad, y sociedades; el que sea mayor:

a.

b.

50% del Impuesto a la Renta causado menos retenciones.

0.2% Patrimonio, 41

0.2% Costos y gastos deducibles, 0.4% activo total sin cuentas por cobrar excepto con relacionadas. 0.4% Ingresos gravados.

Anticipo mínimo: Valor del método b menos retenciones

b) El anticipo mínimo pagado y no acreditado: crédito tributario en los cinco años posteriores, si no utiliza todo o parte es pago definitivo.

ANTICIPO AL IMPUESTO A LA RENTA

DATOS Impuesto a la Renta Causado Retenciones en la fuente de IR Activos - cxc no relacionadas Patrimonio Ingresos gravados Costos y gastos deducibles

40,00 35,00 880,00 200,00 320,00 300,00

MÉTODO A 50% Impuesto a la Renta Causado - retenciones

-15,00

MÉTODO B 0,4% Activo 0,4% Ingresos gravados 0,2% Patrimonio 0,2% Costos y gastos deducibles Subtotal (-) Retenciones en la fuente Total

3,52 1,28 0,40 0,60 5,80 35,00 -29,20

A PAGAR

0,00

42

Art. 72 del Reglamento

a) Activos monetarios: Cuentas del activo, en moneda de curso legal, que representan bienes o derechos líquidos o que por su naturaleza habrán de liquidarse por un valor igual al nominal.

b) La solicitud de ampliación de plazo para nuevas empresas debe contener: - Explicación del proceso productivo y comercial. - Explicación del motivo por el cual se requiere la ampliación. - Informe emitido por técnicos especializados en el sector.

b) Los derechos fiduciarios serán considerados como activos.

Art. 74 y 75 del Reglamento

e) Exoneración del pago del exceso sobre el anticipo mínimo cuando: - Demuestre que generará pérdidas en ese año o que las rentas gravables serán significativamente inferiores a las obtenidas en el año anterior o que las retenciones en la fuente del impuesto a la renta cubrirán el monto del impuesto a la renta a pagar en el ejercicio.

f) No pago del anticipo mínimo cuando: Según proyección anual de los resultados del contribuyente elaborada al 30 de junio del año en el que debe realizar el pago de las cuotas del anticipo, el anticipo mínimo sea igual o menor al impuesto a la renta causado obtenido de dicha proyección

Si no se cumple con esta condición, el SRI procederá a determinarlo y a emitir el correspondiente auto de pago para su cobro

43

2.8. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)

Es el impuesto que se paga por la transferencia de bienes y por la prestación de servicios. Se denomina Impuesto al Valor Agregado por ser un gravamen que afecta a todas las etapas de comercialización pero exclusivamente en la parte generada o agregada en cada etapa.

Deben pagar todos los adquirentes de bienes o servicios, gravados con tarifa 12%. El pago lo hará al comerciante o prestador del servicio, quien a su vez, luego de percibir el tributo lo entrega al Estado mediante una declaración. En el caso de importaciones paga el importador el momento de desaduanizar la mercadería.

El IVA se paga sobre la base imponible que está constituida por el precio total en el que se vendan los bienes o se presten los servicios, precio en el que se incluirán impuestos, tasas u otros gastos atribuibles. En importaciones sobre el valor CIF más impuestos, aranceles y otros gastos imputables al precio.

Debe ser declarado y pagado en forma mensual, sin embargo, la declaración puede ser semestral cuando los bienes vendidos o los servicios prestados están gravados con tarifa cero por ciento.

2.9. RETENCIONES DE IVA

2.9.1. DISPOSICION LEGAL

Los agentes de retención del IVA, retendrán el impuesto en los

porcentajes que,

mediante resolución, establezca el Servicio de Rentas Internas.

•

Se elimina del Reglamento toda referencia a porcentajes. 44

•

En Resolución No. NAC-DGER2008-0124 (S.R.O. 263 de 30/01/2008) se establece los porcentajes de retención en la fuente de impuesto al valor agregado.

•

No se realizarán retenciones de IVA a:

 Entidades del Sector Público.  Contribuyentes Especiales.  Compañías de aviación y agencias de viaje en la venta de pasajes aéreos.  Distribuidores, comercializadores y estaciones de servicio cuando se refieran a consumos de combustibles derivados de petróleo.- Se elimina el IVA presuntivo respecto al margen de distribución.

Los exportadores retendrán la totalidad del IVA pagado en adquisiones de bienes y servicios utilizados en los bienes que se exporten.

•

Para el caso de exportadores que actúen como agentes de retención:

 Compras Locales: Realizarán la declaración y pago mensual, al igual que los otros agentes de retención y aplicarán las mismas excepciones para no efectuar retención.

 Importaciones: Liquidarán el impuesto al valor agregado en la correspondiente declaración de importación.

Artesanos: En los casos de artesanos que se dediquen a actividades de exportación retendrán el 100% del IVA causado en sus adquisiciones locales y presentarán declaraciones mensuales de IVA.

45

2.10. CREDITO TRIBUTARIO

2.10.1. DISPOSICION LEGAL

Incorpora las ventas a las Instituciones del Estado y Empresas Públicas que perciban ingresos exentos de impuesto a la renta.

•

Factor de proporcionalidad: Se deberá relacionar:

Transferencias tarifa 12% + Transferencias a instituciones del Estado y a empresas públicas que perciban Ingresos exentos de impuesto a la renta + exportaciones + Transferencias directas a exportadores (tarifa 0% y bajo regímenes especiales)

Total de ventas netas y exportaciones netas

•

Sustento de Crédito Tributario:

 Documentos aduaneros de importación y demás comprobantes de venta recibidos en las operaciones de importación con su respectivo comprobante de pago del impuesto.  Comprobantes de venta y de retención expresamente autorizados para el efecto por el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención.  Únicamente en transferencia de aquellos bienes y servicios que a otros sujetos tendrían tarifa 12%.

46

Bancarización

•

No hay derecho a crédito tributario:

Cuando el pago por adquisiciones al contado o a crédito, que en conjunto sean superiores a cinco mil dólares de los Estados Unidos de América o su equivalente en otras monedas incluido impuestos, y sean realizadas en beneficio del mismo proveedor o sus partes relacionadas dentro de un mes fiscal, no se hubiere efectuado a través del sistema financiero.

2.11. LIQUIDACION DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

2.11.1. DISPOSICION LEGAL

El sujeto pasivo declarará sus operaciones dentro del mes siguiente, salvo por las que haya concedido crédito, en cuyo caso presentará al mes subsiguiente

•

Los sujetos pasivos de IVA están obligados a presentar una declaración mensual de las operaciones gravadas con este tributo, realizadas en el mes inmediato anterior y a liquidar y pagar el impuesto al valor agregado causado, en la forma y dentro de los plazos establecidos.

2.12. DEVOLUCION DEL IVA

Para el caso de proveedores a instituciones del Estado y empresas públicas, el crédito tributario que no pueda ser recuperado hasta seis meses posteriores a la declaración, podrá ser devuelto.

•

Valor devuelto: no podrá exceder del 12% del valor total de las transferencias gravadas con tarifa 0% a instituciones del Estado y empresas públicas con ingresos exentos, registradas en la declaración del mes solicitado.

47

•

Se constata que se hayan efectuado las ventas a sector público a través de cruces informáticos y el crédito tributario no compensado hasta por el periodo que establece la Ley.

•

Controles posteriores a nivel de comprobantes de venta.

TRANSFERENCIAS GRAVADAS CON TARIFA DE IVA 0% •

El transporte de carga nacional, desde y hacia la provincia de Galápagos, e internacional.

Gravará tarifa 0% de IVA:

•

El transporte nacional aéreo de carga desde, hacia y entre las Islas Galápagos.

•

El transporte internacional de carga, cuando éste sale del Ecuador. Incluye los valores comprendidos por flete, cargo por peso (weight charge) y cargo por valorización. Demás servicios complementarios prestados gravan 12%.

•

El transporte de petróleo crudo y de gas natural por oleoductos y gasoductos

•

Servicios de Salud

•

Servicios de Salud: Aquellos que están destinados a la prevención, recuperación y rehabilitación, excluye la cirugía estética o plástica y tratamientos cosmetológicos.

•

Aquellos servicios prestados por:

 Empresas de salud y medicina prepagada regidas por la ley de la materia.  Establecimientos o centros de salud legalmente autorizados  Profesionales de la salud con título universitario de tercer nivel, registrado ante el CONESUP y por la autoridad sanitaria nacional.

48

•

Comprende también los servicios de fabricación de medicamentos y drogas de uso humano y veterinario, prestados por compañías legalmente autorizadas para proporcionar los mismos

•

Servicios de Seguros

•

Se entenderá por servicios de seguros:

•



Pólizas de vida individual.



Renta vitalicia.



Pólizas de vida en grupo.



Salud.



Asistencia médica.



Accidentes personales.



Accidentes de riesgos del trabajo.



Los obligatorios por accidentes de tránsito terrestre.



Comisiones de intermediación de los seguros mencionados.

Servicios de clubes sociales, deportivos, gremios profesionales, cámaras de la producción y sindicatos

•

Por las membresías, cuotas, cánones, aportes o alícuotas para ser beneficiarios o por el mantenimiento de los servicios.

•

Clubes, gremios, cámaras y sindicatos deben estar legalmente constituidos. Tarifa 0% IVA:

Tarifa 12% IVA:

< ó = $1.500 anuales

Cuotas mayores a $1.500 anuales.

(Sin incluir impuestos)

(Aplica sobre la totalidad)

49

•

Si se realizaran reajustes al valor anual de la contratación, el IVA se liquidará al momento en que se superen los USD 1.500 y se aplicará sobre el valor total del servicio.

•

Energía eléctrica

•

Todas las fases de importación, generación, transmisión, distribución y comercialización

•

Importación de combustibles derivados del petróleo

•

Importación de combustibles derivados de petróleo.- La importación de combustibles derivados de petróleo, realizadas por el Estado Ecuatoriano, con la intermediación de empresas públicas.

2.13. IMPUESTO A LOS CONSUMOS ESPECIALES

•

En la base imponible del ICE no se considera ningún descuento.

•

Tratándose de servicios gravados la base imponible de ICE, es el valor que conste en comprobante de venta menos ICE e IVA.

•

En el caso de servicios prestados por clubes sociales por concepto de cuotas, membresías, afiliaciones, acciones y similares cuyo monto en su conjunto supere los US $ 1.500 anuales, el ICE debe calcularse sobre todo el monto una vez superado el límite.

•

Para servicios de casinos, salas de juego (bingo - mecánicos) y otros juegos de azar, el Servicio de Rentas Internas, cuando proceda la determinación presuntiva del ICE a este servicio, la realizará en función de los términos que para el efecto la Administración Tributaria establezca mediante resolución de carácter general. Los valores establecidos a través de ésta resolución constituirán los valores mínimos de pago por este concepto. 50

La declaración y pago del IVA se debe realizar desde el primer día hábil del mes siguiente al que corresponde la información hasta las fechas que se detallan a continuación: Noveno Dígito

Declaración

Declaración Semestral

Mensual Primer semestre

Segundo semestre

1

10 del mes siguiente 10 de enero

10 de julio

2

12 del mes siguiente 12 de enero

12 de julio

3

14 del mes siguiente 14 de enero

14 de julio

4

16 del mes siguiente 16 de enero

16 de julio

5

18 del mes siguiente 18 de enero

18 de julio

6

20 del mes siguiente 20 de enero

20 de julio

7

22 del mes siguiente 22 de enero

22 de julio

8

24 del mes siguiente 24 de enero

24 de julio

51

9

26 del mes siguiente 26 de enero

26 de julio

0

28 del mes siguiente 28 de enero

28 de julio

Las Instituciones del Sector Público pueden presentar su declaración hasta el 28 del mes siguiente al que corresponde la información, independientemente de su noveno dígito.12

12

www.sri.gov.ec

52

CAPITULO III 3. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA

1.- NOMBRE O RAZÓN SOCIAL:

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO – IMERVAL CIA LTDA.

2.- DOMICILIO:

El Telégrafo 325 y Juan de Alcántara 4to Piso

3.- TELE FAX

(593-2) 244 0942

4.- E-MAIL

[email protected]

5.- RUC:

17911338197001

6.- CONSTITUCION

Quito, 01 de Diciembre de 1995

7.- PRESIDENTE:

Sra. María Augusta Ocampo Cevallos

8.- REPRESENTANTE LEGAL

M.Sc Arq. Iván Vinicio Merino Ocampo.

9.- DIRECCION DE PLANIFICACION Y CONSTRUCCIONES:

Arq. Germán Jaramillo Pino

10.- DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA:

Sr. Luigui Cruz Rueda

11.- ASESOR LEGAL:

Dr. Edmundo Erazo Guerrero

12.- REFERENCIAS BANCARIAS:

Produbanco Cta. Cte No. 02050007511 Banco del Pichincha Cta. Cte No. 771713-5

13.- NUMERO PATRONAL IESS:

33.2026.90

14.- EXPEDIENTE SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑIAS: 53934-1997

53

3.1. ANTECEDENTES:

La Constructora del Pacífico IMERVAL Cia. Ltda. es una empresa de nacionalidad ecuatoriana constituida en Quito, Capital de la República del Ecuador, el 1ero. de Diciembre de 1995, con un plazo de duración de cincuenta años contados a partir de la inscripción en el Registro Mercantil, esto es desde el 10 de enero de 1997, pudiendo prorrogarse cuando así lo decidiere la Junta General de Socios.

3.2. HISTORIA

Escritura de constitución

Escritura pública otorgada ante el notario Octavo de Distrito Metropolitano de Quito, Dra. Zoila Medina de Bonilla, el 1ro. de Diciembre de 1995 mediante Resolución de la Superintendencia de Compañías No. 95.1.1.1.4097 del 19 de Diciembre de 1995 e inscrita en el Registro Mercantil, Resolución No. 0067, Tomo 128 el 10 de Enero de 1997. La razón social es: Constructora del Pacífico IMERVAL Cia. Ltda. Capital Nominal S/. 15`000.000,00 (Quince millones de sucres).

Escritura rectificatoria de conversión de capital de sucres a dólares.

Escritura Pública otorgada ante el notario Vigésimo Sexto del Distrito Metropolitano de Quito, Dra. Cecilia Rivadeneira Rueda, el 18 de septiembre del 2002 mediante Resolución de la Superintendencia de Compañías No. 03.Q.IJ.061 del 7 de enero del 2003 e inscrita en el Registro Mercantil bajo Resolución No. 1525, Tomo 134, del 21 de mayo del 2003. Capital Nominal $ 600,00(Seiscientos dólares americanos).

Afiliación Cámara de la Construcción Registro No. 6098 – CQ, 14 de diciembre de 1995. Expediente Superintendencia de Compañías No. 53934 – 1997 54

Registro Único de Contribuyentes No. 1791338197001 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social Número Patronal 33.2026.90

3.3. COMPOSICION ACCIONARIA

NOMBRE

NACIONALIDAD

APORTE

1.- Merino Valdez Hugo Ivan

Ecuatoriano

USD. 300.00

2.- Merino Ocampo Iván Vinicio

Ecuatoriano

USD. 220.00

3.- Erazo Guerrero José Edmundo

Ecuatoriano

USD. 80.00

TOTAL APORTES

USD. 600.00

3.4. MISION

La Constructora del Pacífico IMERVAL Cía. Ltda. trabaja sólida y responsablemente para mejorar la calidad de vida y autoestima tanto de su personal técnico y administrativo de planta como de aquellas personas involucradas en los procesos de planificación y construcción, así como de los beneficiarios directos de los proyectos al: •

Desarrollar y ejecutar proyectos de construcción considerándolos como fuente continua de generación de empleo y satisfacción de múltiples necesidades.

•

Conjugar

adecuadamente

aspectos

técnicos,

culturales,

sociales,

medioambientales y empresariales. •

Brindar calidad, eficiencia, eficacia y servicio al cliente interno y externo.

Nuestra fortaleza está asegurada gracias a nuestro equipo humano interdisciplinario, pues, juntamos una amplia gama de técnicos con experiencia en construcciones civiles a fin de ofrecer a nuestros clientes servicios con prácticas de calidad y productividad.

55

3.5. VISION

La visión de la Constructora del Pacifico IMERVAL Cía Ltda. es un Ecuador en el que la industria de la construcción sea un importante motor del desarrollo local, incorpore constantemente tecnologías de punta en los procesos de planificación y construcción, respete los derechos de contratantes y contratistas y genere en los participantes de los procesos productivos una forma de vida estable y definitiva.

3.6. ACTIVIDADES DE LA CONSTRUCTORA DEL PACIFICO

Las actividades facultadas de acuerdo con los estatutos son las siguientes: •

Diseño, cálculo y construcción de obras civiles: viviendas, edificaciones, hoteles, restaurantes, casinos, urbanizaciones.

•

Construcciones viales: Carreteras, puentes, pavimentos, obras de protección.

•

Construcción de infraestructura básica, sistemas y redes de agua potable y alcantarillado, captaciones, colectores, descargas, tanques de almacenamiento de agua y otras relacionadas al ramo.

•

Dirección técnica, administrativa y arquitectónica para construcción de obras civiles, fiscalización y supervisión de obras.

•

Levantamientos planialtimétricos, topográficos y replanteo de proyectos.

•

Arbitrajes, avalúos, peritajes, asesoría, evaluación y programaciones técnicas.

•

Estudios territoriales, urbanísticos, arquitectónicos y de sistemas constructivos.

•

Diseño y construcción de obras interiores, exteriores, parques y jardines.

•

Asesoría y construcción de obras civiles para proyectos sanitarios, eléctricos, mecánicos y electrónicos.

•

Adquirir, vender o negociar bienes inmuebles que cumplan condiciones de estabilidad, serviciabilidad y confort.

•

Importar y comercializar bienes y servicios necesarios y requeridos para el cumplimiento de su objeto social.

56

3.7. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

La constructora del Pacífico IMERVAL Cia. Ltda. ha desarrollado a través de su equipo gerencial, relaciones comerciales con Instituciones Financieras Nacionales de primer orden que trabajan para entregar recursos económicos para la construcción de proyectos viables en los ámbitos técnicos, económicos, financiero y ambiental, garantizando las inversiones a través de la constitución de fideicomisos mercantiles inmobiliarios y de garantía.

3.7.1. FIDEICOMISOS

Son una de las más aceptadas maneras de inversión en la actualidad para el sector de la construcción si hablamos de proyectos a mediano y largo plazo, y para empresas, promotores, inversionistas e instituciones financieras que buscan asegurar mayores y mejores beneficios económicos.

3.8. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS:

3.8.1. INTRODUCCION:

Las siguientes instrucciones y recomendaciones han sido elaboradas para delinear los planos de actuación de todo el personal administrativo que trabaje en la Constructora del Pacífico IMERVAL Cia Ltda., debiendo considerarse a las normas, reglamentos y procedimientos establecidos como Políticas Empresariales que deberán ser aplicadas en todos los proyectos de construcción.

3.8.2. ASPECTOS PRELIMINARES

Antes de iniciar el proceso de ejecución de obras, autorizar la contratación de personal y realizar adquisición de bienes o servicios, el Gerente – Representante Legal de la Constructora verificará que la siguiente documentación conste en los archivos respectivos:

57

•

Acta de la Junta de Accionistas autorizando al Gerente – Representante Legal suscribir el contrato de construcción.

•

Contrato de construcción a precio fijo o por administración delegada debidamente legalizado.

•

Detalle del presupuesto referencial con listado de rubros, cantidades, precios unitarios y precio total del proyecto debidamente aprobado por el Gerente Técnico.

•

Desglose de costos directos e indirectos debidamente aprobados por el Jefe de adquisiciones y control de costos.

•

Estudio de suelos (si aplica)

•

Planos aprobados (viales, estructurales, arquitectónicos, instalaciones y detalles) con sus respectivas memorias de cálculo.

•

Permiso de construcción vigente, otorgado por la respectiva autoridad Municipal del Cantón donde se realice la obra (si aplica)

•

Especificaciones técnicas de todas y cada una de las actividades a ejecutar.

•

Cronograma valorado de trabajos utilizando costos y rendimientos reales.

•

Instrucciones al personal de campo, de oficina y subcontratistas emitidas por los Gerentes Técnico y Administrativo, dándoles a conocer las políticas que rigen en la empresa.

•

Contratos de trabajo firmados por quienes haya sido seleccionados para cumplir las funciones de Director de Proyecto, Superintendencia de Obra y Residente(s) de Obra.

•

Documento del Contratante en el que nombre al Fiscalizador de obra.

•

Listados totales tanto de mano de obra, materiales, equipos, herramienta y maquinaria como de bienes y servicios requeridos para el desarrollo del proyecto. Los listados totales podrán ser reemplazados con parciales si se cuenta con la autorización del Gerente Técnico o Gerente Administrativo en sus respectivos ámbitos.

•

Plan de cuentas del proyecto y partidas presupuestarias por cuentas previstas para el proyecto.

•

Programa logístico previsto para el proyecto.

•

Programa valorado de obras preliminares y cerramiento provisional (si aplica).

58

•

Formatos validados por el Asesor Legal para contratos de: trabajo, trabajo a plazo fijo, servicios profesionales, obra cierta, arrendamiento de equipos, maquinaria y bienes inmuebles.

•

Formatos validados por el Gerente Administrativo para: memorandos, recibos, reporte caja chica, reembolso caja chica, reporte viáticos, ingresos a bodegas, egreso de bodegas, control de existencias, tarjetas de proveedores, notas de embarque, remisión, requisición de materiales, requisición de personal, orden de compra, autorización de trabajo suplementario, tarjeta de asistencia, hoja de vida, guía y evaluación de entrevistas, nómina para pago de sueldos, nómina para pago de jornales, orden para elaboración de cheques, plan de cuentas, partidas presupuestarias, reportes de retenciones en la fuente, reporte de facturas recibidas y emitidas según el orden de registro.

•

Formatos validados por el Gerente Técnico para: planillas de avance de obra, anexos de cálculo de las actividades ejecutadas, libro de obra, historial fotográfico, cronograma de avance, reporte control de calidad y seguridad industrial, bases para proveedores de bienes y servicios, solicitud para el pago a subcontratistas, orden de inicio de trabajos.

•

Certificados de contar con recursos económicos.

Contando con toda la documentación antes detallada, el Gerente – Representante Legal de la Constructora emitirá y firmará la Orden de Inicio de trabajos por triplicado, debiendo entregarlas a los Gerentes de Proyecto, Técnico y Administrativo para la puesta en marcha de las actividades planificadas.

3.8.3. PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR OBRAS DE CONSTRUCCION

Se considera a la construcción como la ejecución o realización de un proyecto en el ámbito de Obra Nueva u Obra Existente (ampliación, remodelación, restauración, rehabilitación y otras intervenciones similares) La gestión administrativa durante la etapa de construcción se la realizará de acuerdo a los ámbitos indicados a continuación: 1. Para la contratación de personal para Dirección Técnica y Administrativa. 2. Para contratación de personal de campo.

59

3. Para provisión de bienes y contratación de obras o servicios. 4. Para Bodegaje 5. Para control de costos y gastos.

3.8.4. TIPOS DE CONTRATOS

Los tipos de contratos previstos para la contratación de obras y prestación de servicios están de acuerdo a lo constante en los procedimientos administrativos antes descritos y al organigrama funcional de la empresa. Los cargos de Gerente – Representante Legal, Gerente Administrativo y Gerente Técnico se legalizarán mediante nombramientos por el período de 2 años, los mismos que podrán ser renovables a juicio de la Junta de Accionistas. El cargo de Gerente de Proyecto será designado por la Junta de accionistas y se legalizará mediante contrato de prestación de servicios profesionales. Para la contratación de personal requerido para los distintos cargos constantes en el Organigrama Funcional de la Constructora del Pacífico, se utilizarán los formatos existentes en anexo de acuerdo a los siguientes tipos:

1.- CONTRATO DE TRABAJO A PLAZO FIJO O SERVICIOS PROFESIONALES

El formato de contrato de trabajo a plazo fijo o servicios profesionales se utilizarán para los cargos de: Actividades en campo: Director de Proyecto, Superintendente de obra, Secretaria de obra, Supervisor de campo, Técnico de costos y planillaje, Topógrafo, Supervisor medio ambiente y seguridad industrial, Supervisor servicios generales, Laboratorista, Ayudante de laboratorio, Residentes técnicos, Bodeguero, Ayudante de bodega. Actividades en oficina: Asistente de gerencia, Contador, Asistente de contabilidad, Jefe de adquisiciones y control de costos, Servicios generales, Chofer-mensajero, Guardalmacén.

El formato contrato por servicios profesionales se utilizará para los cargos de: 60

Asesor de Seguridad, Asesor Legal, Técnico de sistemas, Digitadores.

Todo contrato por servicios profesionales fijará el plazo de acuerdo a lo constante en la requisición de personal y los honorarios se fijarán de acuerdo al procedimiento previsto para este caso. Todo contrato de trabajo tendrá un período de prueba de 3 meses, luego de lo cual se extenderá el contrato hasta la finalización del proyecto. El valor de las remuneraciones se fijará siguiendo el procedimiento para contratación de personal para la Dirección Técnica o Administrativa. Adicionalmente se utilizará este formato para el personal de obra que se establezca en cada proyecto, lo cual estará acorde a las necesidades técnicas y disponibilidades económicas.

2.- CONTRATO TEMPORAL DE TRABAJO POR OBRA CIERTA

El formato de contrato temporal de trabajo por obra cierta se utilizará para los cargos anotados en el numeral anterior cuando el tiempo de duración del contrato sea máximo de 3 meses y tenga actividades específicas que cumplir.

3.- CONTRATO POR OBRA CIERTA

El formato de contrato por Obra Cierta se utilizará para contrataciones de las siguientes especialidades: Construcción de Vías, Obras de arte y Servicios básicos. Maestros en albañilería, Carpintería, Instalaciones eléctricas, Instalaciones hidrosanitarias, Instalación de perfilería metálica o de aluminio, Instalación de vidrios y Pintores. El personal que se emplee para el efecto está bajo dependencia única y exclusiva de los diferentes Contratistas.

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3.8.5.

REGLAMENTO

INTERNO

DE

TRABAJO

CONSTRUCTORA

DEL

PACIFICO IMERVAL CIA LTDA.

CAPITULO I

DEL OBJETO SOCIAL, ORGANIZACIÓN Y OBJETIVO DEL REGLAMENTO

Art 1.- OBJETO SOCIAL DE LA COMPAÑÍA.- La compañía “Constructora del Pacífico IMERVAL Cía. Ltda.” es nacional, con fines de lucro y dotada de personería jurídica, domiciliada en la ciudad de Quito, con ámbito y actividades en toda la República del Ecuador. En el texto de este Reglamento, la “Constructora del Pacífico IMERVAL Cía. Ltda.” será designada indistintamente como la Compañía o como la Constructora.

Art 2.- OBJETIVO DEL REGLAMENTO.- El presente Reglamento tiene por objeto normar las relaciones entre la Constructora, los Socios y los servidores sujetos al Código del Trabajo, a estos últimos se los denominará indistintamente “Empleados” o “Trabajadores”.

CAPITULO II

DE LA VIGENCIA, CONOCIMIENTO, DIFUSIÓN, ALCANCE Y ÁMBITO DEL APLICACIÓN

Art. 3.- VIGENCIA.- El presente Reglamento Interno comenzará a regir desde la fecha en que sea aprobado por la autoridad del trabajo correspondiente.

Art 4.- CONOCIMIENTO Y DIFUSIÓN.- La Constructora dará a conocer y difundirá este Reglamento Interno entre todos sus trabajadores, para lo cual colocará un ejemplar en un lugar visible dentro de sus dependencias y entregará un ejemplar a cada uno de sus empleados. En ningún caso podrá invocarse el desconocimiento de este Reglamento como excusa.

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Art 5.- ALCANCE.- Incluye todas las disposiciones constantes en el presente Reglamento y se incorporarán todas las disposiciones del Código de conducta, Política de uso de vehículos y del Código de Trabajo Ecuatoriano. Igualmente se incorporará cualquier Ley de protección social, vigente a la fecha o que se expida en el futuro.

Art 6.- ÁMBITO DE APLICACIÓN.- El Reglamento es de aplicación para todos los empleados y trabajadores que laboren en la Compañía a nivel nacional.

CAPITULO III

DEL REPRESENTANTE LEGAL

Art 7.- El Representante Legal de la Constructora, en atención a los Estatutos vigentes es el “Gerente – Representante Legal”.

CAPITULO IV

DE LOS EMPLEADOS O TRABAJADORES

Art. 8.- Son empleados o trabajadores de la Constructora todas las personas que, luego de haber cumplido con los requisitos de ingreso establecidos en los manuales de procedimientos, presten servicios con la relación de dependencia en las actividades de responsabilidad de la Compañía, en virtud de contratos de Trabajo escritos conforme lo establece el Código de Trabajo, que se encuentren debidamente firmados por el “Gerente – Representante Legal” y legalizado en el Ministerio del Trabajo y que por tanto, perciban su remuneración directamente de la Compañía.

Art. 9.- Los trabajadores, de acuerdo con el tipo de contrato que se suscriba se clasifican en:

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CONTRATO DE TRABAJO a) Ocasionales, cuya duración no excederá de treinta días en un año. b) Eventuales, cuya duración no excederá de seis meses en un año. c) A Prueba, conforme lo dispuesto en el Art. 15 del Código de Trabajo d) Permanentes o indefinidos. e) A Tiempo Fijo, en función de la duración del proyecto que lo origine f) Por Obra Cierta, en función del trabajo específico que lo origine. g) Por horas, en función a la actividad que lo origine.

CAPITULO V

DE LAS OBLIGACIONES, DERECHOS Y PROHIBICIONES DEL TRABAJADOR

A.- DE LAS OBLIGACIONES:

Art. 15.- Además de las obligaciones constantes en el Código de Trabajo, las determinadas por la Ley, las disposiciones y procedimientos internos de la Constructora, el Contrato de Trabajo y el presente reglamento, son obligaciones del trabajador:

a) cumplir las leyes, reglamentos, instructivos, normas y disposiciones vigentes en la Constructora. b) Desempeñar con responsabilidad y eficiencia las funciones correspondientes a sus cargos. c) Cumplir y respetar las órdenes legítimas de sus superiores jerárquicos, sin estar obligados a cumplir órdenes que les implique responsabilidad civil o penal. d) Observar en forma permanente, armonía, respeto, cortesía y consideración en sus relaciones con sus superiores, compañeros, subalternos y público en general. e) Velar por los intereses de la Constructora y por la conservación de los valores, documentos, útiles, equipos, muebles, herramientas y bienes en general, confiados a su custodia, administración o utilización. f) Informar inmediatamente a sus superiores, los hechos o circunstancias que causen o puedan causar daño a la Compañía.

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g) Guardar discreción respecto a datos confidenciales relacionados con su trabajo y observar la reserva respectiva h) Cumplir con las jornadas de trabajo, de acuerdo a los horarios establecidos por la Constructora. i) Portar durante la jornada de trabajo, su carné o su placa de identificación con nombre, función y tipo de sangre y presentarlo cuando deba identificarse como empleado de la Constructora. j) Asistir a cursos, seminarios y otros eventos que disponga el “Gerente – Representante Legal” como parte de su entrenamiento de capacitación k) Trabajar horas adicionales en casos de emergencia o necesidad de la Constructora l) Desplazarse dentro o fuera del lugar de trabajo, según disponga el “Gerente – Representante Legal” m) Informar al Supervisor Técnico, Supervisor Gerencial o “Gerente – Representante Legal” sobre inquietudes legítimas o denunciar de buena fe, de manera abierta, honesta y sin miedo, cualquier sospecha de fraude, negligencia, malversación o ilegalidad que se fuere a producir o se haya producido.

B.- DE LOS DERECHOS

Art 16.- Serán derechos de los trabajadores de la Constructora:

a) Percibir la remuneración mensual o semanal determinada para el cargo que desempeñe y los beneficios legales establecidos b) Hacer uso de las vacaciones anuales pagadas, de acuerdo con la Ley y las normas constantes en este Reglamento c) Recibir estímulos de carácter moral o económico, de acuerdo con los instructivos correspondientes d) Aplicar o postular como candidato a ascensos o promociones, con sujeción a los perfiles de cargo respectivos e) Ejercer el derecho a reclamo, siguiendo el orden jerárquico correspondiente según lo establecido en los perfiles de cargo respectivos, cuando el trabajador considere que alguna decisión lo pueda perjudicar en el campo técnico o administrativo 65

f) Ejercer el derecho a la defensa para las sanciones impuestas. g) Recibir capacitación o entrenamiento, de acuerdo con los programas de desarrollo profesional que determine la Constructora, tendientes a elevar los niveles de eficiencia y eficacia en el desempeño de sus funciones h) Trabajar en una Compañía que al tener como política el “cero tolerancia” al fraude, negligencia, malversación o ilegalidades, pueda el Empleado notificar cualquier contravención sin miedo o temor de recriminaciones o represalias i) Todas las denuncias hechas serán investigadas por el nivel gerencial y tratadas con prontitud, discreción, confidencialidad, seria, sensitivamente y sin represalias, cualquiera que fueren las conclusiones. j) Los demás que estén establecidos en el Código del Trabajo, leyes, reglamentos, normas, disposiciones o instructivos de la Compañía

C.- DE LAS PROHIBICIONES

Art 17.- A más de las prohibiciones establecidas en el Art. 46 del Código de Trabajo y las determinadas por la Ley, está prohibido al trabajador:

a) Intervenir o solicitar que la Constructora realice trámites comerciales o financieros con parientes comprendidos entre el segundo grado de afinidad y cuarto grado de consanguinidad b) Exigir o recibir obsequios, primas, porcentajes o recompensas de cualquier clase, de personas particulares, proveedores, comunidades o instituciones con quienes la Compañía tenga algún tipo de relación o como retribución por servicios inherentes al desempeño de su puesto c) Solicitar donaciones a nombre de la Compañía, sin el conocimiento y autorización del “Gerente – Representante Legal” d) Realizar durante la jornada de trabajo, actividades ajenas a las funciones de la Constructora o actividades que alteren el normal desarrollo del trabajo. e) Enterarse del contenido de la correspondencia o cualquier otro documento perteneciente a la Constructora cuando no este debidamente autorizado para ello.

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f) Divulgar información sobre resultados, métodos, procedimientos, relacionados con proyectos, programas y actividades propias de la Constructora g) Utilizar en actividades particulares los servicios de comunicación internacional, útiles, vehículos y bienes de propiedad de la Compañía, sin estar debidamente autorizado por el “Gerente – Representante Legal” h) Propiciar actividades políticas durante el desempeño de su trabajo i) Ingerir durante la jornada de trabajo, bebidas alcohólicas, sustancias psicotrópicas o productos que tengan efectos narcóticos, estimulantes, inhibidores, u otros que alteren el sistema nervioso, así como presentarse al trabajo bajo los efectos de dichos productos j) Ejercitar o promover la discriminación por raza, religión, sexo, pensamientos, políticas, etc. al interior de la Compañía k) Sacar objetos de la Constructora sin la debida autorización escrita concedida por el jefe inmediato l) Encargar a otro trabajador la realización de sus labores sin previa autorización de su jefe inmediato m) Alterar precios de planillas, vales, cuentas, recibos, facturas o solicitar prerrogativas en beneficio personal n) Hostilizar a un empleado que quiera poner una denuncia legítima o trate de impedir que alguien eleve una denuncia documentada.

3.8.6. CODIGO DE ETICA EMPRESARIAL

Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA. dedica sus conocimientos de Ingeniería y Arquitectura al servicio del país. La capacidad de la Compañía para cumplir con sus objetivos estatutarios, depende de complejas relaciones nacionales como el gobierno, entidades financieras nacionales, beneficiarios, proveedores y público en general o internacionales como son fundamentalmente las entidades financieras. El éxito depende de su excelencia en gestión, reputación de honradez, integridad y conducta de sus actividades. El entorno de operación se ha vuelto muy complejo, por lo que la Constructora ha visto la necesidad de formular claramente los principios que guíen sus decisiones y conducir la conducta de sus empleados en igual dirección, con la finalidad de mantener en alto el prestigio de la Constructora. Con este objetivo, el

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Código de conducta perfila las normas que guían las acciones de sus funcionarios y empleados. En términos sencillos, la Compañía espera que todo el personal de Staff o contratados, cumplan con las leyes y reglas que rigen las operaciones y además que mantengan los niveles más altos de honradez e integridad en la conducción de tales operaciones, teniendo constantemente en cuenta el buen nombre de IMERVAL. En este contexto, se espera que cada empleado: •

Sea leal y honrado en sus relaciones con la Compañía.

•

Sea leal y honrado en sus relaciones con los beneficiarios de los programas de construcción y con los proveedores de servicios y materiales.

•

Respete la confianza de la que goza cada empleado en su calidad de personero de IMERVAL, esto incluye asegurar el uso correcto de los recursos e información.

•

Evite cualquier conducta que sea o pudiera verse, como poco honorable.

•

Evite cualquier conducta o situación que pueda empañar la imagen de IMERVAL.

Este Código no pretende cubrir todas las situaciones que puedan enfrentar los empleados de la Constructora, ninguna declaración de principios puede ofrecer una guía completa para cubrir todas las posibles situaciones que podrían darse, por lo tanto, IMERVAL, prevé que surgirán interrogantes en cuanto a la idoneidad de alguna acción o la aplicación e interpretación del presente Código. Se espera que en caso de requerirlo, un empleado analice tales interrogantes, con el Staff, quienes buscarán las asesorías administrativas, técnicas o legales más apropiadas. Las violaciones del Código pueden tener implicaciones serias para la actividades de la Constructora, por esto nada disminuye el derecho de IMERVAL de tomar la acción que considere apropiada.

-

las violaciones al Código pueden dar como resultado acciones disciplinarias incluyendo la terminación de la relación, con o sin aviso previo, dependiendo de la gravedad de la infracción y las circunstancias.

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-

IMERVAL podrá iniciar acción legal contra los empleados, por violación al Código, a discreción exclusiva del Staff.

-

Las violaciones al Código que constituyan incumplimiento a las leyes nacionales serán informadas a Asesoría Legal para tomar la acción apropiada de IMERVAL

3.9. ANALISIS ACTUAL DE LA CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA. •

Al 31 de Diciembre del 2009 La Constructora del Pacífico IMERVAL CIA. LTDA. tiene dos proyectos pequeños Hotel Gangotena (Dirección Técnica) e Inchalillo (Construcción de cerramiento) y un

Proyecto grande que se esta

ejecutando hace dos años en la ciudad de Esmeraldas, para la Universidad Técnica Luís Vargas Torres, para la construcción de 540 casas para los funcionarios y empleados de la Universidad, que será construidas por etapas (cinco etapas). •

La constructora como toda empresa que se dedica a la prestación de servicios (construcción) tiene como objetivo tener un margen de utilidad de acuerdo a los Proyectos que se ejecutan. En estos casos se ejecutan siempre el cuadro de Presupuestos Generales ya sea cuando los proyectos sean por encargo de terceros (Administración Delegada) o por precio fijo. Cuando las obras de construcción duren más de un año, se podrá adoptar uno de los sistemas recomendables por la técnica contable para el registro de ingresos y costos de las obras, tales como el sistema de “Obra Terminada” y el sistema de “Porcentaje de terminación” pero, adoptado un sistema, no podrá cambiarse a otro, sino con autorización del Servicio de Rentas Internas.

•

Por encargo de terceros se ejecuta el Proyecto “Tierra verde” que es de propiedad de la Universidad Técnica Luís Vargas Torres y es administrada por Stanford Trust Company Administradora de Fondos y Fideicomisos S.A.

•

La Constructora tiene a futuro varios proyectos, que algunos están en la fase de estudios y dos grandes proyectos que se presento ya el Presupuesto General de obra con la Compañía Paneles y Construcciones Panecons S.A. que es por invitación directa, para la Construcción de 144 casas en la ciudad de Guayaquil

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de la Municipalidad de Guayaquil y construcción de Plataformas de Producción en Pañacocha de propiedad de Petroamazonas. •

Por falta de un buen programa de contabilidad, en especial actualizado, en donde ahora se ejecutan directamente los reportes de todas y cada una de las declaraciones de impuestos e incluso le imprimen los respectivos formularios, se hace todo manualmente en hojas de Excel: -Se obtiene la información de los comprobantes de egreso en donde se adjuntan como soportes de la transacción las facturas y los comprobantes de retención. -Se digita uno por uno los valores, códigos y porcentajes de retención. -Se imprime los reportes de acuerdo a la declaración de impuestos. -Se llena los formularios del Servicios de Rentas Internas. -Se elabora el respectivo comprobante de egreso con su respectivo cheque. -Se lleva a pagar en la Institución Financiera respectiva a su respectivo archivo.

•

Uno de los principales y de mayor envergadura es que no disponemos de Capital de Trabajo. Los proyectos que se están ejecutando son pequeños y no se obtiene una rentabilidad para poder cubrir los gastos administrativos. El Único proyecto grande que es de Tierra verde para la Universidad Técnica de Esmeraldas en administrado por el Fideicomiso, que los recursos se obtienen mediante reembolso de gastos, de acuerdo como se va ejecutando el proyecto y la rentabilidad que la Constructora obtendrá es a la terminación y liquidación de las etapas.

•

Como el proyecto grande en términos de obra y financieros en manejado por una empresa Administradora de Fondos y Fidecomisos es muy importante y esto nos ayuda a controlar que los recursos financieros sean canalizados adecuadamente y la liquidez para el procedimiento de las compras a los proveedores como lo habíamos manifestado anteriormente es por reembolso de gastos, quiere decir que todas o casi en un 100% las compras a los proveedores son al contado, es por esto que la relación Constructora – proveedores es muy buena, no así con el proveedor interno (empleados y trabajadores).

•

Como en toda empresa que esta bajo el control de la Superintendencia de Compañías y vigilada por el Servicio de Rentas Internas y otras entidades

70

control, el procedimiento contable es único y que debe estar bajo las Normas Ecuatorianas de Contabilidad Generalmente Aceptadas. •

El hecho de no contar con un Software Administrativo, Contable e informático acorde a las necesidades actuales tanto de la Empresa como del mercado, en donde los servicios tienen un impacto directo positivo en la productividad y competitividad y contar con herramientas diseñadas a brindar Soluciones Empresariales, en tiempo real en el momento que se requiera, lo que permitirá tomar decisiones más acertadas y proyectar un futuro exitoso para la Constructora. Todo esto significa que si no contamos con estas herramientas siempre tendremos información atrasada y se hará un doble trabajo y algunas ocasiones hasta tres veces lo mismo para llegar al objetivo final, como consecuencia es una pérdida de tiempo del personal.

71

3.10. PLAN DE CUENTAS 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.01. 1.1.1.01.001 1.1.1.01.002 1.1.1.02. 1.1.1.02.001 1.1.1.02.002 1.1.1.03. 1.1.1.05. 1.1.1.06. 1.1.2. 1.1.2.01. 1.1.2.01.001 1.1.2.01.002 1.1.2.01.003 1.1.2.01.004 1.1.2.02. 1.1.2.03. 1.1.2.03.001 1.1.2.03.002 1.1.2.03.003 1.1.2.03.004 1.1.2.03.005 1.1.2.03.006 1.1.2.03.007 1.1.2.03.100 1.1.2.04. 1.1.2.04.001 1.1.2.05. 1.1.2.05.001 1.1.2.05.002 1.1.2.05.003 1.1.2.05.004 1.1.2.07. 1.1.2.07.001 1.1.2.07.002 1.1.2.07.003 1.1.2.08. 1.1.4. 1.1.4.01. 1.1.4.02. 1.1.6. 1.1.6.01. 1.1.6.01.001 1.1.6.01.002 1.1.6.01.003

ACTIVOS ACTIVO CORRIENTE DISPONIBLE CAJA GENERAL Caja Caja Chica E. Cruz BANCOS MONEDA NACIONAL Banco del Pichincha Produbanco Cta. Corriente BANCOS MONEDA EXTRANJERA INVERSIONES MONEDA NACIONAL INVERSIONES MONEDA EXTRANJERA ACTIVO EXIGIBLE CLIENTE MONEDA NACIONAL Int. Casinos Entertainment Borja Suárez Xavier Seing Proaño Cia. Ltda. Ing. Carlos Coba J. CLIENTES MONEDA EXTRANJERA ANTICIPOS Amores Fabián Ing. Cruz R. Edgar Hidrobo Marco Ing. Mendez Luis Vars BFG Globlal Casino Montecarlo Provisión Incobrables ACCIONISTAS Accionistas FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS Hidrobo Marco Ing. Cruz R. Edgar Merino Vinicio Arq. Jaramillo German Arq. DEUDORES Álvarez P. Ricardo Samaniego V. Ramón Acricol VARIOS ACTIVO REALIZABLE INVENTARIO MERCADERIA EN TRANSITO PAGOS ANTICIPADOS GASTOS ANTICIPADOS Adecuación Oficinas Seguros Prepagados Vars 72

1.1.6.01.004 1.1.6.01.005 1.1.6.02. 1.1.6.02.001 1.1.6.02.002 1.1.6.02.003 1.1.6.02.004 1.1.6.02.005 1.1.6.02.006 1.1.6.02.007 1.1.6.02.008 1.1.6.02.009 1.2. 1.2.1. 1.2.1.01. 1.2.1.01.001 1.2.1.02. 1.2.1.02.001 1.2.1.03. 1.2.2. 1.2.2.01. 1.2.2.01.001 1.2.2.02. 1.2.2.02.001 1.2.2.02.002 1.2.2.02.003 1.2.2.02.004 1.2.2.02.005 1.2.2.03. 1.2.2.03.001 1.2.2.03.002 1.2.2.03.003 1.2.2.03.004 1.2.2.03.005 1.3. 1.3.1. 1.3.1.01. 1.3.1.01.001 1.3.1.02. 1.3.1.02.001 2. 2.1. 2.1.1. 2.1.1.01. 2.1.1.01.001 2.1.1.02. 2.1.2. 2.1.2.01. 2.1.2.01.001 2.1.3.

Barclaysfg BFG Global ANTICIPOS AL FISICO Impuesto a la Renta Cia. 1% Retención 2% Retención 8% Retención 1x1000 seguros 30% IVA 70% IVA 100% IVA I.V.A. Por compras ACTIVO NO CORRIENTE EXIGIBLE LARGO PLAZO LARGO PLAZO Bonos-Proy. Construcción DEPOSITOS EN GARANTIA Iglesia de Jesucristo CLIENTES LARGO PLAZO ACTIVO FIJO NO DEPRECIABLE Terrenos DEPRECIABLE Maquinaria y Equipo Equipos de Computación Equipos de Oficina Vehículos Muebles y Enseres RESERVA NORMAL SOBRE ADQ. Maquinaria y Equipos Equipos de Computación Equipos de Oficina Vehículos Muebles y Enseres ACTIVOS DIFERIDOS DIFERIDOS GASTOS DIFERIDOS De Constitución AMORTIZACION GASTOS DE CONST. Amortización Acumulada PASIVOS PASIVO CORRIENTE SOBREGIROS BANCOS MONEDA NACIONAL Banco del Pichincha BANCOS MONEDA EXTRANJERA PRESTAMOS BANCARIOS MONEDA NAC. BANCO DEL PICHINCHA O.P. No. PRESTAMOS BANCARIOS MONEDA EXTR. 73

2.1.3.01. 2.1.3.01.001 2.1.4. 2.1.4.01. 2.1.4.01.001 2.1.4.01.002 2.1.4.01.003 2.1.4.01.004 2.1.4.01.005 2.1.5. 2.1.5.01. 2.1.5.01.001 2.1.5.01.002 2.1.5.01.003 2.1.5.01.010 2.1.5.02. 2.1.5.02.001 2.1.5.02.002 2.1.5.02.003 2.1.5.02.004 2.1.5.02.005 2.1.5.03. 2.1.5.03.001 2.1.5.03.002 2.1.5.03.003 2.1.5.03.010 2.1.5.04. 2.1.5.04.001 2.1.5.05. 2.1.5.05.001 2.1.5.05.002 2.1.5.05.003 2.1.5.05.004 2.1.5.05.005 2.1.5.06. 2.1.5.06.001 2.1.5.06.002 2.1.5.06.003 2.1.5.06.004 2.1.5.06.005 2.1.5.06.006 2.1.5.06.007 2.1.5.06.008 2.1.5.06.009 2.1.5.06.010 2.1.5.07. 2.1.5.07.001 2.1.5.07.002 2.2. 2.2.1.

BANCO X O.P No. DOCUMENTOS POR PAGAR ACREEDORES VARIOS Córdova Amparo Merino Víctor Hugo Posso Roberto Econ. Pactont Josefina Produbanco/Depósito CUENTAS POR PAGAR OTRAS CUENTAS Varios Mixser Hidromatek S.A. Varios BENEFICIARIOS SOCIALES Sueldos Décimo Tercer Sueldo Décimo Cuarto Sueldo 15% Utilidades Empleados Participación Socios ANTICIPO CLIENTES Coop. Tierra Verde Casino Montecarlo Coba Carlos Ing. Por liquidar ACCIONISTAS Accionistas FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS Hidrobo Marco Ing. Merino Vinicio Arq. Cruz R. Edgar Merino V. Ivan Ing. Álvarez P. Ricardo IMPUESTOS FISCALES Imp. Renta Empresa Imp. Renta Empleados 1% Retención 2% Retención 8% Retención 1x1000 seguros 30% IVA 70% IVA 100% IVA IVA Facturas Cia. SEGURO SOCIAL POR PAGAR Aportes al I.E.S.S. Fondos de Reserva PASIVO LARGO PLAZO BANCOS 74

2.2.1.01. 2.3. 2.3.1. 2.3.1.01. 2.3.1.01.001 2.3.1.01.002 2.3.1.01.003 3. 3.1. 3.1.1. 3.1.1.01. 3.1.1.01.001 3.1.1.01.002 3.1.1.01.003 3.1.1.02. 3.1.1.02.001 3.1.2. 3.1.2.01. 3.1.2.01.001 3.1.2.01.002 3.1.2.01.003 3.2 3.2.1. 3.2.1.01. 3.2.1.01.001 3.2.1.02. 3.2.1.02.001 4. 4.1. 4.1.1. 4.1.1.01. 4.1.1.01.001 4.1.1.02. 4.1.1.02.001 4.1.2. 4.1.2.01. 4.2. 4.2.1. 4.2.1.01. 4.2.1.01.001 4.2.1.01.010 5. 5.1. 5.1.1. 5.1.1.01. 5.1.1.01.001 5.1.1.01.002 5.1.1.01.003 5.1.1.01.004 5.1.1.01.005

MONEDA NACIONAL CTAS. POR PAGAL LARGO PLAZO CUENTAS POR PAGAR ACREEDORES VARIOS Accionistas Coop. Tierra Verde Funcionarios y Empleados PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL Y RESERVAS Capital Suscrito y Pagado CAPITAL Merino V. Iván Ing. Merino O. Vinicio Arq. Erazo G. José Dr. APORTE FUTURAS CAPITALIZACIONES Aportes RESERVAS RESERVAS Reserva Legal Reserva Facultativa Reserva de Capital RESULTADOS GENERALES RESULTADOS UTILIDAD Y/O PERDIDA Utilidad-perdida Ejercicio Anterior UTILIDAD Y/O PERDIDA Utilidad-perdida Ejercicio CUENTAS DE RESULTADOS INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES DE OPERACIÓN Construcción TARIFA 0% I.V.A. Ingresos COSTOS COSTO DE VENTA INGRESOS NO OPERACIONALES INGRESOS NO OPERACIONAL. Intereses Ganados Varios CUENTAS DE RESULTADOS GASTOS DIRECTOS DE OPERACIÓN PROY. TIERRA VERDE ESMERALDAS Sueldos y Salarios Beneficios Sociales Aportes al I.E.S.S. Fondos de Reserva Viáticos y Gastos de Viaje 75

5.1.1.01.006 5.1.1.01.007 5.1.1.01.008 5.1.1.01.009 5.1.1.01.010 5.1.1.01.011 5.1.1.01.012 5.1.1.01.013 5.1.1.01.014 5.1.1.01.015 5.1.1.01.016 5.1.1.01.017 5.1.1.01.018 5.1.1.01.019 5.1.1.01.020 5.1.1.01.021 5.1.1.01.022 5.1.1.01.023 5.1.1.01.024 5.1.1.01.025 5.1.1.01.026 5.1.1.01.027 5.1.1.01.028 5.1.1.01.029 5.1.1.01.030 5.1.1.01.031 5.1.1.02. 5.1.1.02.001 5.1.1.03. 5.1.1.03.001 5.1.2. 5.1.2.01. 5.1.2.02. 5.1.2.08. 5.1.2.08.001 5.1.2.08.002 5.1.2.08.003 5.1.2.08.004 5.1.2.09. 5.1.2.09.001 5.1.2.09.002 5.1.2.10. 5.1.2.10.001 5.1.3. 5.1.3.01. 5.1.3.01.001 5.1.3.01.002 5.1.3.01.003 5.1.3.01.004 5.1.3.01.005

Movilización Financiamiento Traducción Estudios Agua Potable Redes Eléctricas Arriendos Servicios Públicos Útiles, Suministros, Fotocopias Impuestos Mantenimiento Equipos Mantenimiento Oficinas Seg. Buen uso del Anticipo. Combustible Dibujantes Est. Mecánica de suelos Diseño Arquitectónico Análisis Ambiental Maquetas Atención Clientes Comisiones Topografía Materiales, Insumos Proyecto Urbano Notariales Redes Telefónicas Fletes y correos PROYECTO EL EDEN Diseño Arquitectónico PROYECTO CASINO MONTECARLO Liquidación Proyecto OTROS DE OPERACIÓN OPERACIONALES GASTOS INDIRECTOS SEGUROS Maquinaria y Equipo Seriedad de Oferta Buen Uso del Anticipo Cumplimiento Contrato DEPRECIACION Y AMORTIZACION Depreciación Normal Amort. Perd. Ej. Anteriores PROVISIONES Provisión Incobrables GASTOS ADMINISTRATIVOS DEL PERSONAL Sueldos y Salarios Componente Salarial Provisiones Sociales Aportes al I.E.S.S. Fondos de Reserva 76

5.1.3.01.006 5.1.3.01.007 5.1.3.01.008 5.1.3.01.009 5.1.3.01.010 5.1.3.01.011 5.1.3.01.012 5.1.3.01.020 5.1.3.02. 5.1.3.02.001 5.1.3.02.002 5.1.3.02.003 5.1.3.03. 5.1.3.03.001 5.1.3.04. 5.1.3.04.001 5.1.3.05. 5.1.3.05.001 5.1.3.05.002 5.1.3.05.003 5.1.3.05.004 5.1.3.05.005 5.1.3.06. 5.1.3.06.001 5.1.3.06.002 5.1.3.06.003 5.1.3.06.004 5.1.3.06.005 5.1.3.06.006 5.1.3.06.007 5.1.3.06.008 5.1.3.07. 5.1.3.07.001 5.1.3.07.002 5.1.3.07.003 5.1.3.07.004 5.1.3.07.005 5.1.3.07.006 5.1.3.07.007 5.1.3.07.008 5.1.3.07.009 5.1.3.07.010 5.1.3.08. 5.1.3.08.001 5.1.3.09. 5.1.3.09.001 5.1.3.09.002 5.1.3.09.003 5.1.3.09.004 5.1.3.09.005

Gastos de Viaje Refrigerio y Alimentación Representación Antigüedad Trabajo Adicional Movilización Capacitación Varios SERVICIOS DE TERCEROS Servicios de Contabilidad Transportes y Fletes Servicios Prestados ARRIENDOS Locales y Oficinas PUBLICIDAD Y PROPAGANDA Radio y Televisión SERVICIOS PUBLICOS Energía Eléctrica Teléfonos Agua Potable Internet Casilleros MATERIALES Y SUMINISTROS Útiles de Oficina Material Computación Chequeras Certificados Conc. Ofertas y Bases Fotocopias y Fotos Suscripciones Publicaciones IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES Superintendencia de Compañías Impuestos Cia. 1.5 x 1000 Patentes Judiciales y Notariales Gastos Bancarios Cuotas Comisiones Bancos Impuestos Bancos Intereses Bancos CLIENTES Atención a Clientes MANTENIMIENTO Maquinaria y Equipo Equipos de Computación Muebles y Enseres Locales y Oficinas Combustibles 77

5.1.3.09.006 5.2.

Vehículos NO OPERACIONALES

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA BALANCE DE SITUACION AL 31 DE DICIEMBRE 2008 ACTIVOS

ACTIVOS CORRIENTES ACTIVO DISPONIBLE

Caja y Bancos Inversiones Corrientes

1.193.17 5.500.00

TOTAL ACTIVO DIPONIBLE

6.693.17

ACTIVO EXIGIBLE

Cuentas y documentos por cobrar clientes no Relacionados

346.235.95

Otras cuentas y documentos por cobrar clientes relacionados

23.860.94

Otras cuentas y documentos por cobrar clientes no relacionados

236.545.25

(-)Provisión cuentas incobrables

(5.794.63)

Crédito tributario a Favor del Sujeto pasivo (IVA)

5.348.31

TOTAL ACTIVO EXIGIBLE

606.195.82

OTROS ACTIVOS

Otros Activos TOTAL OTROS ACTIVOS

TOTAL ACTIVO CORRIENTE

9.267.63 9267.63

622.156.62

78

ACTIVO FIJO Muebles y enseres Maquinaria y equipo Equipo de Computación Vehículos (-)Depreciación acumulada Activo fijo

6.978.24 9.302.62 1.786.89 7.000.00 (6.714.01)

TOTAL ACTIVO FIJO

18.353.74

ACTIVO DIFERIDO ACTIVO LARGO PLAZO Cuentas y documentos por cobrar clientes no relacionados locales

15.708.70

Otras cuentas y documentos por cobrar clientes no relacionados locales

7.339.28

TOTAL ACTIVOS LARGO PLAZO

TOTAL ACTIVO

23.047.98

663.558.34

79

PASIVO PASIVO CORRIENTE Cuentas y documentos por pagar proveedores relacionados locales

15.360.47

Cuentas y documentos por pagar proveedores no relacionados locales

168.736.07

Obligaciones con instituciones financieras locales

38.572.57

Prestamos de accionistas Otras cuentas y documentos por pagar locales

7.909.88

80.636.71

Participación trabajadores por pagar del ejercicio

1.097.35

Crédito a mutuo

10.826.88

Obligaciones emitidas corto Plazo

18.793.85

TOTAL PASIVO CORRIENTE

341.933.78

PASIVO LARGO PLAZO Cuentas y documentos por pagar proveedores largo plazo no relacionados locales Prestamos de accionistas

2.726.45 23.746.40

TOTAL PASIVO LARGO PLAZO

26.472.85

OTROS PASIVOS OTROS PASIVOS

265.469.06

TOTAL OTROS PASIVOS

265.469.06

TOTAL PASIVO

633.875.69

80

PATRIMONIO Capital suscrito y/o asignado

600.00

Aportes de socios o accionistas para futura capitalización

1.292.00

Reserva Legal

3.123.07

Otras Reservas

11.108.73

Utilidad no distribuida ejercicios anteriores

9.361.49

Utilidad del ejercicio

4.197.36

TOTAL PATRIMONIO

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO

29.682.65

663.558.34

81

3.11. CONTROL INTERNO

Control, según una de sus acepciones gramaticales, quiere decir comprobación, intervención o inspección. El propósito final del control es, en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados. El control interno incluye controles que se pueden considerar como contables o administrativos. Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; y deben diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable de que:

1.- Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la administración. 2.- Las operaciones se registran debidamente para: •

Facilitar la preparación de estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

•

Lograr salvaguardar los activos.

•

Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de decisiones.

3.- El acceso a los activos sólo se permita de acuerdo con autorizaciones de la administración. 4.- La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la existencia física y se tomen medidas oportunas en caso de presentarse diferencias.

Se entiende por control interno el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos. Debe tenerse en cuenta que el sistema de control interno no es una oficina, es una actitud, un compromiso de todas y cada una de las personas de la organización, desde la gerencia hasta el nivel organizacional más bajo. 82

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales

La importancia del sistema de control interno se manifestó inicialmente en el sector privado, donde se reconoció como fundamental e indispensable, en virtud del crecimiento de las organizaciones, el volumen de las operaciones, los niveles de riesgo, la complejidad de los sistemas de información y el aumento en los niveles de riesgo reales y potenciales.13

3.11.1. CONTROL INTERNO DE LA CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA.

La Constructora del Pacífico IMERVAL Cía Ltda. es una compañía la cual ha ido creciendo con el transcurso del tiempo, dentro de sus actividades en la ciudad de Quito a obtenido proyectos pequeños y medianos, los mismos que han sido efectuados en el tiempo exacto y con la responsabilidad del caso, lamentablemente a existido varios inconvenientes en lo que se refiere a la administración de la misma, puesto que no se ha redactado un sistema de control interno para el manejo de la contabilidad de dicha constructora, la responsabilidad de dicho control a recaído directamente al contador general, el mismo que con su experiencia y ética profesional a realizado un excelente trabajo al momento de realizar los procedimientos contables, llevando un control permanente de cada una de las transacciones hechas por la compañía, con el fin de cumplir con las exigencias de las organizaciones de control del Estado.

13

Auditoría y Control Interno, Cepeda Gustavo, McGraw-HILL, Pág. 3,4.

83

3.12. F.O.D.A.

Es una herramienta analítica que permite el análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la compañía y el entorno que le rodea.

Este análisis debe ser enfocado hacia los factores claves para el buen desempeño del negocio. Debe tomar en cuenta las fortalezas y debilidades internas dentro de la organización. Al mismo tiempo, las oportunidades y amenazas reales con la competencia externa en el ámbito que se desarrolla el negocio.

FORTALEZAS: •

La gerencia de la constructora del Pacífico, posee un conocimiento avanzado dentro del mercado constructor a nivel nacional, el mismo que ha permitido que la compañía se afiance en proyectos grandes que comenzarán en el presente año.

•

El personal de la Constructora es altamente capacitado, con mucha experiencia en la construcción, con grandes virtudes y sobre todo con mucha honestidad y honradez.

•

Las relaciones de negocios de las autoridades principales de la constructora con sus proveedores directos e indirectos son satisfactorias, esto ha permitido el cumplimiento de las obras en los plazos establecidos.

•

Maquinaria y herramientas de la más alta calidad para la construcción de los proyectos.

•

Cumplimiento de las obligaciones tributarias.

OPORTUNIDADES: •

Nuevos proyectos importantes de gran magnitud a nivel nacional.

•

Implementación de un manual de procedimientos contables específicamente para la constructora.

84

DEBILIDADES: •

Falta de un sistema de Control Interno dentro de la Constructora.

•

Falta de comunicación y control por parte del departamento contable hacia los funcionarios de las obras.

•

Software contable desactualizado.

AMENAZAS: •

Competencia directa con otras constructoras.

•

Exceso de confianza por parte de la gerencia hacia el personal, con lo que no se permite establecer un sistema de control interno.

85

CAPITULO IV

4. DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

4.1. INTRODUCCION

La necesidad de implementar un Manual de Procedimientos Contables para la Constructora del Pacífico, luego de constatar la situación actual de la empresa es lo primordial en estos momentos, ya que dicha constructora ha mantenido varias falencias en el control contable en el transcurso de su crecimiento constante en el sector de la construcción en nuestro país. El presente Manual de Procedimientos Contables servirá de guía en el movimiento diario de la constructora, para que las autoridades y los funcionarios de la misma se encuentren informados de los procedimientos contables a mejorar.

4.2. OBJETIVOS

4.2.1 OBJETIVO GENERAL

Brindar la asesoría permanente y efectiva de un control detallado de los procedimientos a establecerse para el buen desempeño, obteniendo la información real de la situación económica, para la toma de decisiones por parte de la gerencia de manera oportuna.

4.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS


Identificar los beneficios que obtendrá la compañía por la correcta aplicación del manual.




Obtener estados financieros razonables y oportunos de la situación actual de la constructora.




Modificar y mejorar procedimientos contables dentro de la compañía.




Cumplir con las obligaciones tributarias, patronales y fiscales de una manera eficiente y puntual.

86

4.3 AMBITO DE APLICACIÓN: El ámbito de aplicación del presente Manual de Procedimientos Contables, será específicamente la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA, para la implementación y control de las normas y leyes contables a aplicarse; relacionadas con las actividades de la compañía.

4.4 POLITICAS CONTABLES

A ESTABLECERCE EN LA CONSTRUCTORA

DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA.

a) Bases para la preparación de los estados financieros Los estados financieros de la Constructora deberán ser preparados en base a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Todas las cifras deberán ser expresadas en dólares estadounidenses.

b) Manejo de futuros proyectos Se debe identificar los tipos de proyectos que la compañía adquiere, esto permitirá determinar un correcto procedimiento contable. Los proyectos pueden ser de obra propia, obras por encargo de terceros.

c) Manejo monetario de proyectos Si la compañía percibe valores monetarios para cada uno de los proyectos, el contador esta en la obligación en abrir una cuenta bancaria denominada con el nombre del proyecto, un fondo rotativo el cual permita cubrir los valores para el pago a proveedores, compra de materiales, etc., Los valores deben ser depositados directa y exclusivamente en cuentas a nombre de la Constructora.

d) Manejo de costos Con el fin de mantener un excelente control de costos dentro del ejercicio contable, se debe establecer subcuentas en cada uno de los proyectos para el registro de los desembolsos ocasionados por rubro de construcción que la constructora incurre.

87

e) Documentos de respaldo Cada una de las transacciones que la compañía realice debe ser registrada en el software propio de la compañía, respaldado con comprobantes de ingreso, egreso, diarios contables, los mismos que no deben ser alterados manualmente por ningún funcionario de la constructora.

f) Obligaciones tributarias La constructora debe seguir cumpliendo con las disposiciones tributarias impuestas por el Servicio de Rentas Internas, tal como lo ha venido haciendo por parte del contador actual.

Para el pago de facturas por la provisión de bienes y/o servicios relacionados o no con las obras en ejecución, el contador tiene la obligación de realizar la retención en la fuente y del IVA, de acuerdo a los porcentajes establecidos por el SRI.

La Constructora tiene la obligación de realizar la declaración de IVA, retenciones en la fuente mensualmente y la presentación de impuesto a la renta y anexos de forma anual al SRI.

Al momento de realizar los pagos a los proveedores de obras por encargo se deberá realizar las retenciones respectivas a nombre del propietario, de acuerdo a las normas establecidas en la ley.

g) Identificación de cuentas Es dispensable la identificación de cada una de las cuentas que se aplican en cada uno de los proyectos, con el fin de evitar confusiones.

h) Planillas de avance de obra La constructora debe presentar una planilla de avance de obra con el fin de justificar los fondos destinados para un proyecto determinado, así se evitará el mal uso del dinero.

i) Registro contable Tanto los ingresos como los gastos dentro de un proyecto, deben ser justificados e informados directamente al departamento de contabilidad, para su respectivo registro. 88

j) Archivo de documentos Luego de registrar cada una de las transacciones con sus respectivos respaldos, la persona encargada deberá archivarlos en forma ordenada, con el fin de llevar un orden cronológico, para la facilidad de encontrar algún tipo de información del proceso contable de la compañía.

Es necesario que cada uno de los proyectos de la empresa mantenga copias de registro, las mismas que servirán para la preparación de plantillas de obra.

k) Control de inventarios Si la empresa adquiere en gran cantidad los materiales para las construcciones propias y/o en encargos de terceros, se debe llevar un control de las existencias que se encuentran almacenadas, la implementación de tarjetas Kardex, utilizando el sistema FIFO( primeras en entrar y primeros en salir), la persona encargada estará a cargo de la identificación de documentos por establecidos para cada proyecto.

89

JUNTA DE ACCIONISTAS

4.5. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO

AUDITOR GENERAL

PLANIFICACION-PRODUCCION-CONTROL PRESIDENTE SRA. MARÍA AUGUSTA OCAMPO

GERENTE- REPRESENTANTE LEGAL ARQ. IVAN VINICIO MERINO OCAMPO

GERENTE DE PROYECTOS (FIDECOMISOS) DIRECTOR GENERAL DE OPERACIONES

ING. MAURICIO OROZCO

ASESOR LEGAL

ASISTENTE DE GERENCIA/SECREATRIA SRA. JEANETH CRUZ RUEDA

DR. EDMUNDO ERAZO

GERENTE ADMINISTRATIVO / FINANCIERO

JEFE ADQUISICIONES Y C/COSTOS

ING. RICARDO ALVAREZ

SR. VICTOR HUGO MERINO OCAMPO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO SRA. JANETH SAMANIEGO

GERENTE TÉCNICO

ASESOR DE SEGURIDAD SUPERINTENDENTE

PROADMA

SUPERINTENDENTE

ARQ. GERMAN JARAMILLO

C. /CALIDAD RESIDENTE

RESIDENTES CONTADOR

TEC. SISTEMAS

ING. JUAN ANDRES DIAZ

SR. CRISTIAN CAMPO

CHOFER/MENSAJ.

ARQ. DARIO CHIZA

SUPERVISOR SER. GEN.

AUXILIAR CONTABLE

SECRETARIA DE OBRA

SUPERVISOR DE CAMPO

TÉCNICO COSTOS Y PLAN

TOPOGRAFO

GUARDALMACEN

SUPERVISOR SERV. GEN AMB./SEG.INDUSTRIAL

GERENTE DE PLANIFICACIÓN-ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS APOYO GERENCIA TECNICA- ADMINISTRATIVA- ADQUISICIONES

LABORATORISTA BODEGUERO

CONSULTORES. AYUDANTE DE BODEGA

DIBUJANTES

AY .LABORATORIO

90

4.5.1 RESPONSABLES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE:

Como sabemos, la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA. es una compañía pequeña que ha tenido un desarrollo constante en el transcurso del tiempo, por este motivo se debe considerar una restructuración especialmente en el departamento contable, la contratación de un auxiliar, el mismo que tendrá la responsabilidad de:




La emisión de cheques y pagos en el programa contable




Archivar documentos




Preparación de planillas de avance de obra




Elaboración de conciliaciones bancarias

El Contador General, en cambio debe ser un profesional con el título obtenido en Contabilidad y Auditoría, con la acreditación del Contador Publico Autorizado (C.P.A), para la firma de balances y con una constante actualización académica en especial en lo que se refiere a la tributación. Sus funciones serán




Aprobación de pago previa revisión de documentos de respaldo.




Revisión de las funciones del auxiliar contable.




Elaboración del plan de cuentas a ser utilizado de acuerdo al proyecto a ejecutarse.




Revisión de planillas de avance de obra.




Preparación y entrega de obligaciones tributarias.




Preparación y revisión de estados financieros.




Elaboración de asientos de ajustes.




Liquidación de saldos cuentas contables.




Reuniones periódicas con la gerencia y gerencia técnica para realizar un análisis de la situación actual de la constructora.

91

4.6. CUENTAS PRINCIPALES PARA LAS ACTIVIDADES EN EL CAMPO DE LA CONSTRUCCION.

Cuentas de Activos

Activo es el conjunto de bienes tangibles o intangibles que posee una empresa. Son aquellos bienes que tienen una alta probabilidad de generar un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios económicos que el bien otorga.

Activo corriente

Representa los valores que la empresa tiene, los cuales poseen una alta liquidez. Se clasifican de acuerdo a su disponibilidad en disponibles, exigibles y realizable.

Activo disponible: Es el grupo de cuentas que registran los valores de la empresa, como por ejemplo: Caja, Bancos, inversiones a corto plazo.

Activo exigible: Son aquellas cuentas que registran los valores a cobrar a terceros de acuerdo al giro del negocio. Algunas cuentas son: Cuentas por cobrar clientes, provisión cuentas incobrables, anticipo por impuestos pagados.

Inventario Realizable: En el campo de la construcción este tipo de cuenta sobresale pues demuestra las actividades que la empresa esta desarrollando. Entre las cuentas mas conocidas tenemos: •

Inventario de Obra en Ejecución: En esta cuenta se registran todos los materiales que se adquieren para la obra o proyecto en ejecución. Al final del proyecto, puede existir una sobrante de materiales, los mismos que pueden constituir un activo.

92

•

Construcciones por cuenta propia: Cuentas que se relacionan con el proceso de construcción de una obra propia de la empresa, tales como las obras en proceso u ejecución.

•

Construcciones por encargo de terceros: son aquellas que tiene relación con el avance de la obra confiada por terceros.

Activo Fijo

Cuenta que representa los bienes muebles e inmuebles que son propiedad de la empresa, los mismos que son utilizados para el desarrollo de sus actividades.

Propiedad Planta y Equipo: Las compañías constructoras en forma general poseen activos de larga duración, debido a la actividad que realizan como por ejemplo Maquinarias y Equipos.

Depreciaciones: En esta cuenta se registra el deterioro sufrido por los equipos debido al uso y vida útil de los mismos. Para proceder con dicho cálculo es importante conocer el tipo de activo y además los porcentajes que rigen para la depreciación de dichos activos. A continuación se detalla dichos porcentajes de depreciación:

Muebles y Enseres

10%

Maquinaria y Equipo

10%

Equipo de oficina

10%

Vehículos

20%

Edificios

5%

Equipo de Computación

33%

Cuentas de pasivo

Las cuentas de pasivo representan las obligaciones con terceros que mantiene la compañía, es decir, las deudas u obligaciones a una fecha determinada.

93

Según con el plazo y la duración que la empresa mantenga dichas obligaciones se pueden clasificar en Pasivos de Corto Plazo, de Largo plazo y diferidos.

En las cuentas de pasivo a corto plazo podemos citar: las obligaciones con los proveedores, obligaciones con los empleados, obligaciones tributarias y en algunos casos las obligaciones que se refieren a sobregiros bancarios.

En lo que se refiere a pasivo a largo plazo se puede registrar las obligaciones con instituciones financieras, prestamos de accionistas, provisiones patronales, etc.

En los pasivos diferidos podemos citar los ingresos anticipados, los mismos que se dan más a menudo en el sector de la construcción, estos pueden ser los anticipos por obras de terceros, anticipo por venta de un proyecto o los anticipos de clientes de la constructora.

Cuentas de patrimonio

Representan las propiedades de los accionistas, socios y propietarios de la compañía, cabe recalcar que incluyen también las cuentas de pérdidas y ganancias provenientes de la diferencia entre ingresos y egresos.

Cuentas de ingreso

Registran la gestión del negocio, las mismas que inciden en la ganancia o pérdida de la misma.

En el ámbito de la construcción se pueden identificar las siguientes cuentas:

VENTAS: Cuando la compañía vende proyectos ya terminados por cuenta propia. INGRESOS POR PROYECTO: Cuando los ingresos provienen de actividades relacionadas con terceros. INGRESOS POR SERVICIOS: Cuando la constructora presta servicios de fiscalización y gerencia de proyectos ajenos a su responsabilidad.

94

Cuentas de costos y gastos

Corresponden a las cuentas de egreso de dinero para la gestión de administración, comercialización y mantenimiento que la empresa realiza.

La cuenta COSTO DE VENTA es utilizada cuando la constructora realiza proyectos por cuenta propia y los vende.

COSTOS DE OBRAS TERMINADAS se la utiliza cuando los ingresos de cualquier obra haya sido devengada y que dicha obra sea terminada por completo.

Todas las demás cuentas de costos como gastos generales, de ventas, administración poseen

el

mismo

tratamiento

de

gastos

en

general.

95

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

ACTIVOS CORRIENTE CAJA GENERAL 1.1.1.01.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Es la cuenta de activo donde se recepta el dinero que maneja la Constructora. Los valores recaudados en el día serán depositados en las respectivas cuentas de la Constructora.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA

SE ACREDITA

SALDO Deudor

Por recaudación de cartera o ventas de Por pagos menores especificos como gastos contado, tanto en efectivo o cheque. generales.

CONTABILIZACION CODIGO 1.1.1.01. 1.1.1.01.001 1.1.2.01. 1.1.2.01.003

DESCRIPCION CAJA GENERAL Caja

DEBE

HABER

7000,00 CLIENTES MONEDA NAC. Seing Proaño Cia Ltda.

7000,00

Ref. Por cobro de cuenta vencida

5.1.1.01. 5.1.1.01.013 1.1.1.01. 1.1.1.01.001

PROYECTO TIERRA VERDE(Gasto de oper.) Útiles, suministros, fotocopias CAJA GENERAL Caja Ref. Por pago fotocopias proyecto.

10,00 10,00

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

ACTIVOS CORRIENTE BANCOS MONEDA NACIONAL 1.1.1.02.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Cuenta de activo corriente que refleja las operaciones a través de las cuentas corrientes de la Constructora.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA

SE ACREDITA

SALDO

Por depósitos de caja originados por:

Por pagos a proveedores. Por pagos de préstamos bancarios. Por cobros de clientes. Por nómina de personal. Por prestamos bancarios. Por planilla de servicios Por prestamos accionistas. Por préstamos empleados Por recaudación de préstamos empleadosPor préstamos accionistas. Por préstamos a terceros. Por otras cuentas por pagar.

Deudor

CONTABILIZACION CODIGO 1.1.1.02. 1.1.1.02.001 1.1.2.01. 1.1.2.01.004

DESCRIPCION BANCOS MONEDA NACIONAL Banco Pichincha.

DEBE

HABER

6000,00 CLIENTES MONEDA NAC. Ing. Carlos Coba J.

6000,00

Ref. Por cobro Factura No. 00541

1.2.2.02.002 1.1.6.02.009 2.1.5.06.003 2.1.5.06.007 1.1.1.02.001

Equipo de Computación. IVA por Compras.

1000,00 120,00 1% Retención. 30% Retención del IVA. Banco Pichincha.

Ref. Por compra equipo de computación.

10,00 36,00 1074,00

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

ACTIVOS CORRIENTE DEUDORES 1.1.2.07.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Es una cuenta de activo corriente exigible, donde se registran valores que la empresa entrega a terceros que no tienen ninguna relación con clientes

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA Por préstamos a terceros

SE ACREDITA

SALDO

Cuando los préstamos son cancelados o liquidados.

Deudor

CONTABILIZACION CODIGO 1.1.2.07. 1.1.2.07.001 1.1.2.02. 1.1.2.02.001

DESCRIPCION DEUDORES Ing. Ricardo Alvarez

DEBE

HABER

12000,00 BANCOS MONEDA NAC. Banco Pichincha

12000,00

Ref. Por préstamo autorizado por Gerencia.

1.1.1.02 1.1.1.02.001 1.1.2.07. 1.1.2.07.001

BANCO MONEDA NACIONAL Banco Pichincha

12000,00 DEUDORES Ing. Ricardo Alvarez

Ref. Cancelación préstamo otorgado.

12000,00

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

ACTIVOS CORRIENTE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS 1.1.2.05.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Es una cuenta de activo corriente, que forma parte del exigible que registra los derechos de cobro a empleados por préstamos que la empresa concede a su personal.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA Por valor que la Constructora concede al empleado en calidad de préstamo.

SE ACREDITA

SALDO

Por el cobro a través del descuento que la constructora realiza en su respectivo rol de pagos.

Deudor

CONTABILIZACION CODIGO 1.1.2.05. 1.1.2.05.001 1.1.1.02. 1.1.2.02.001

DESCRIPCION FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS Ing.Marco Hidrobo

DEBE

HABER

4000,00 BANCOS MONEDA NAC. Banco Pichincha

4000,00

Ref. Préstamo otorgado por 3 meses plazo.

1.1.1.01. 1.1.1.01.001 1.1.2.05. 1.1.2.05.001

CAJA GENERAL Caja

1300,00 FUNCIONARIOS Y EMP. Ing. Marco Hibrobo

Ref. Pago cuota 2/3 préstamo otorgado por Constructora.

1300,00

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

ACTIVOS CORRIENTE ANTICIPOS 1.1.2.03.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Es parte del activo corriente que registra desembolsos que la empresa realiza por futuras compras.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA Por abono o compra que se realizarán a futuro

SE ACREDITA

SALDO

Liquidación de compras.

Deudor

CONTABILIZACION CODIGO 1.1.2.03. 1.1.2.03.005 1.1.1.02. 1.1.1.02.001

DESCRIPCION ANTICIPOS Vars

DEBE

HABER

1200,00 BANCOS MONEDA NAC. Banco Pichincha

1200,00

Ref. Abono compra equipo de computación

1.2.2.02. 1.2.2.02.002 1.1.2.03. 1.1.2.03.005

ACTIVO FIJO DEPRECIABLE Equipo de computación

1200,00 ANTICIPO Vars

Ref. Liquidación compra equipo de computación.

1200,00

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

ACTIVOS ACTIVOS DIFERIDOS GASTOS DIFERIDOS 1.3.1.01.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Son todos los gastos que una empresa incurre para constituirse, legalizarse su amortización esta señalada por la ley.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA Por la acumulación de los gastos pertinentes, impuestos, notarias, honorarios, etc.

SE ACREDITA

SALDO

De acuerdo con la ley al 10% anual y se descarga mensualmente en cada período.

Deudor

CONTABILIZACION CODIGO 1.3.1.01. 1.3.1.01.001 1.1.1.02. 1.1.1.02.001

DESCRIPCION GASTOS DIFERIDOS De Constitución

DEBE

HABER

2000,00 BANCOS MONEDA NAC. Banco Pichincha

2000,00

Ref. Resumen de gastos de organización de la Constructora

5.1.2.09. 5.1.2.09.003 1.3.1.01. 1.3.1.01.001

DEPRECIACION Y AMORT. (Gastos Adm.) Gastos de Constitución. GASTOS DIFERIDOS De Constitución Ref. Cuota de Amortización que se carga al período.

350,00 350,00

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

PASIVO CORRIENTE ACREEDORES VARIOS(DOC POR PAGAR) 2.1.4.01.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Para la Constructora sifnifica todo tipo de obligaciones adquiridas con acreedores por préstamos, compra de bienes y servicios que se utilizan en el proceso productivo de la compañía.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA Por abonos o cancelaciones a la obligación registrada

SE ACREDITA Para registrar la obligación por el valor del bien o servicio adquirido.

SALDO ACREEDOR

CONTABILIZACION CODIGO 1.1.1.02 1.1.1.02.001 2.1.4.01. 2.1.4.01.001

DESCRIPCION BANCO MONEDA NACIONAL Banco Pichincha

DEBE

HABER

3000,00 ACREEDORES VARIOS Córdova Amparo

3000,00

Ref. Préstamo recibido de Sra. Amparo Córdova.

2.1.4.01. 2.1.4.01.001 1.1.1.02. 1.1.1.02.001

ACREEDORES VARIOS Córdova Amparo

500,00 BANCOS MONEDA NAC. Banco Pichincha

Ref. Abono pago préstamo.

500,00

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

PASIVO EXIGIBLE ANTICIPO CLIENTES 2.1.5.03.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Registro con la obligación con clientes por valores que éstos entregan a la Constructora sin que esta le proporcione la obra terminada.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA

SE ACREDITA

Mediante la emisión de la factura cuando Cuando el cliente realiza el anticipo através de se hace la entrega de la obra. depósito bancario por la obra solicitada por la Constructora.

SALDO ACREEDOR

CONTABILIZACION CODIGO 1.1.1.02. 1.1.1.02.002 2.1.5.03. 2.1.5.03.002

DESCRIPCION BANCO MONEDA NAC. Produbanco Cta Corriente.

DEBE

HABER

10000,00 ANTICIPO CLIENTES Casino Montecarlo

10000,00

Ref. Anticipo elaboración obra.

2.1.5.03. 2.1.5.03.002 1.1.2.01. 1.1.2.01.004 4.1.1.01. 4.1.1.01.001 2.1.5.06. 2.1.5.06.006

ANTICIPO CLIENTES Casino Montecarlo CLIENTE MONEDA NACIONAL Ing. Carlos Coba.

10000,00 4560,00 INGRESOS DE OPER. De construcción IMPUESTOS FISCALES IVA Facturas Cia.

Ref. Proceso Factura No. 00358

13000,00 1560,00

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL Y RESERVAS CAPITAL 3.1.1.01.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Es el valor de las acciones suscritas y pagadas por los accionistas que conforman la sociedad de la Constructora.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA

SE ACREDITA

Por disminución del capital, liquidación dePor aportes iniciales, de acuerdo a las escritura la empresa por extinción del tiempo y por de constitución de la empresa legalmente decisión de los accionistas. inscrita en registro mercantil, aumento de capital.

SALDO ACREEDOR

CONTABILIZACION CODIGO 1.1.1.02. 1.1.1.02.002 3.1.1.01. 3.1.1.01.001

DESCRIPCION BANCOS MONEDA NACIONAL Produbanco Cta Corriente

DEBE

HABER

10000,00 CAPITAL Merino V. Iván Ing.

10000,00

Ref: Por escritura de Constitución

3.1.1.01. 3.1.1.01.001 1.1.1.02. 1.1.1.02.002

CAPITAL Merino V. Iván Ing.

10000,00 BANCOS MONEDA NAC. Produbanco Cta Corriente

Ref: Retiro de aportes del accionistas.

10000,00

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

PATRIMONIO RESERVAS RESERVAS 3.1.2.01.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Está constituida por un porcentaje de apropiación anual sobre los resultados positivos que la empresa va acumulando en diferentes periodos de operación, de acuerdo a disposiciones legales.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA

SE ACREDITA

Cuando la Junta general de Accionistas Constitución de la reserva para dar cumplimiendecide capitalizar las reservas ya to a disposiciones legales y decisiones que constituidas. toman los accionistas dueños del capital; sobre los resultados positivos del ejercicio económico de la constructora.

SALDO ACREEDOR

CONTABILIZACION CODIGO 3.2.1.01. 3.2.1.01.001 3.1.2.01. 3.1.2.01.001

DESCRIPCION UTILIDAD Y/O PERDIDA Utilidad - pérdida Ejercicio Anterior

DEBE

HABER

15000,00 RESERVAS Reserva Legal

15000,00

Ref. Por utilidad 2008

3.1.2.01. 3.1.2.01.001 3.1.1.01. 3.1.1.01.001

RESERVAS Reserva Legal

5000,00 CAPITAL Merino V. Iván Ing.

Ref: Aumento de capital, según resolución de junta.

5000,00

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

PATRIMONIO RESULTADOS UTILIDAD Y/O PERDIDA 3.2.1.02.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Registra Utilidad por diferencias entre ingresos y egresos registrados en un periodo determinado en la contabilidad de la Constructora.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA

SE ACREDITA

Cuando se transfiere la utilidad para liqui-Por el resultado positivo de la comparación dar las obligaciones fiscales, patronales yentre los ingresos menos egresos de un accionistas. período.

SALDO ACREEDOR

CONTABILIZACION CODIGO 4.1.1.01. 4.1.1.01.001 5.1.1. 5.1.1.01. 3.2.1.02. 3.2.1.02.001

DESCRIPCION DE OPERACIÓN Construcción

DEBE

HABER

65500,00 GASTOS DE OPERACIÓN Proyecto Tierra Verde UTILIDAD Y/O PERDIDA Utilidad-perdida Ejercicio

40000,00 25500,00

Ref: Liquidación de cuentas de resultados ejercicio 2008

3.2.1.02. 3.2.1.02.001 2.1.5.04. 2.1.5.04.001

UTILIDAD Y/O PERDIDA Utilidad-perdida Ejercicio

2500,00 ACCIONISTAS Accionistas

Ref. Para liquidar pago accionistas

2500,00

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES DE OPERACIÓN (VENTAS) 4.1.1.01.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Significa todos los ingresos que por facturación por venta de bienes realiza la empresa de acuerdo a la naturaleza de su negocio, en este caso el de la Construcción.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA

SE ACREDITA

Por la liquidación de devoluciones, des- Por el registro de la venta mediante la emisión cuentos y al final del período para deter- de la factura de venta. minar utilidad o pérdida en ventas.

SALDO ACREEDOR

CONTABILIZACION CODIGO 1.1.1.02.001 1.1.6.02.002 2.1.5.06.010 4.1.1.01.001

DESCRIPCION Banco Pichincha 1% Retención

DEBE

HABER

22200,00 200,00 IVA Facturas (ventas) Construcción

2400,00 20000,00

Ref: Venta de Casa a empresa obligada a llevar contabilidad

4.1.1.01.001

Construcción

20000,00 RES.RENTAS Y GASTOS

Ref: Cierre cuentas de INGRESOS

XXX

CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CIA LTDA GRUPO SUBGRUPO CUENTA CODIGO

GASTOS DE OPERACIÓN COMPRAS 5.1.1.01.

DIA

FECHA DE EMISION MES

AÑO

CONCEPTO Registra la adquisición de la materia prima requerida para la construcción, se refiere a la compra de materiales de construcción para las obras de la constructora.

TRATAMIENTO CONTABLE SE DEBITA Cuando se realiza las adquisiciones de los materiales de construcción que son parte de la producción

SE ACREDITA

SALDO

Cuando se transforma al inventario de materiales

DEUDOR

CONTABILIZACION CODIGO 5.1.3.06.001 1.1.6.02.009 2.1.5.06.003 2.1.5.06.007 1.1.1.02.001

DESCRIPCION UTILES DE OFICINA IVA por compras

DEBE

HABER

550,00 66,00 1% Retención 30% Retención IVA Banco Pichincha

5,50 19,80 590,70

Ref. Por varias compras de materiales.

5.1.3.06.001

RESUMEN DE RENTAS Y GASTOS UTILES DE OFICINA

Ref. Cierre de cuentas de GASTOS

XXX 550,00

4.7. PROCESO CONTABLE: 4.7.1. JORNALIZACIÓN

En el ámbito de la construcción, el proceso de jornalización dependerá de la obra en ejecución: por cuenta propia de la compañía o por encargo de terceros.

1. COSTOS DIRECTOS

Materiales: La adquisición de materiales es un gasto variable, pero al momento de utilizarlos para la construcción de una obra, pueden convertirse en un costo.

Mano de obra: Este rubro es muy importante dentro del sector de la construcción, el pago a los obreros se dan de acuerdo a la práctica de trabajo, la misma que es remunerada de forma semanal.

El pago de los obreros constituye un costo directo, el mismo que debe incluir todos los beneficios y bonificaciones de ley.

En la actualidad el constructor paga por mano de obra cierta mediante la presentación de una factura por parte del contratista.

2. COSTOS INDIRECTOS

Se refieren a los gastos indirectos que incurre la compañía en cada una de las obras, como la mano de obra indirecta, depreciaciones, combustibles, lubricantes, materiales indirectos, etc.

De igual forma depende del tipo de proyecto ya sea de cuenta propia de la constructora o de encargo de terceros.

3. INGRESOS Y REPOSICION DE FONDOS EN OBRAS POR ENCARGO DE TERCEROS

96

Al momento que la constructora adquiere un contrato con terceros, recibe un fondo de dinero, el mismo que es utilizado para la compra de materiales, pago de mano de obra u otros gastos directos los cuales son relacionados directamente con la construcción del proyecto. Cada uno de los pagos deben ser justificados de manera que permitan determinar y presentar la verdadera utilización de dicho fondo esto permitirá conocer de manera exacta los gastos que incurre el proyecto.

Toda la información se recopila en un documento llamada PLANILLA DE AVANCE DE OBRA, el mismo que es utilizado en el sector de la construcción para conocer los ingresos y egresos, además contribuye para un control de la obra.

4. SALDOS DE OBRAS PROPIAS

Se deberá reflejar la contabilización de materiales utilizados para un proyecto propio en forma permanente en el saldo de la cuenta inventario de materiales.

5. COSTOS Y GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACION, DE VENTAS Y FINANCIEROS

Cada uno de los costos y gastos de administración, de ventas y financieros se asignan directamente a los costos y gastos de la empresa ya que se refieren al giro de la empresa.

El personal técnico que mantiene una relación de dependencia con la constructora no constituye un costo de la obra, ya que este gasto incurre con o sin obras en ejecución.

Si la compañía exige la contratación de personal técnico para algún proyecto especifico, las remuneraciones constituirán un costo de obra directo.

Los gastos de venta como publicidad, comisiones, etc. no constituyen costos de obra.

El crédito contratado, intereses y comisiones para una obra en particular, constituyen costos indirectos.

97

6. OBRAS TERMINADAS DESTINADAS PARA LA VENTA

Una vez que la obra en ejecución a concluido, se inicia el proceso de cierre de las cuentas obra en proceso y se apertura la cuenta obras terminadas registrando el saldo de las cuentas en ejecución.

7. INGRESOS POR VENTA DE OBRAS EN PROCESO DE CONSTRUCCION

El dinero que la constructora percibe por parte de los clientes que han adquirido obras en proceso de finalización, constituye una obligación para la compañía, es decir, una cuenta de pasivo denominada Anticipo de clientes.

8. TERMINACION DE OBRA PROPIA: VENTAS Y COSTOS DE VENTA

Cuando la obra propia esta terminada por completo, se genera los ingresos por ventas directas y los correspondientes costos, independientemente de la venta o no del proyecto.

9. TERMINACION DE OBRAS POR ENCARGO DE TERCEROS

En este momento se entregará la planilla de finalización de obra, en la que se registrara el saldo pendiente por liquidar de los fondos recibidos y los movimientos de gastos. La diferencia de saldos entre el Fondo Rotativo obra en ejecución de terceros y obras de ejecución de terceros determinará la situación económica actual del contratista.

Si la diferencia tiene un saldo deudor, es decir, si la cuenta de gastos registrados o por registrar en la cuenta obras de ejecución es mayor a la cuenta de Fondo Rotativo, la Constructora del Pacífico registrará dicho valor como una cuenta por cobrar al contratante.

Al contrario, si el saldo de la cuenta Fondo Rotativo es mayor, la constructora generará una cuenta por pagar al contratante.

98

Es primordial señalar que al momento de finalizar y entregar la obra, se debe finiquitar los ingresos por los servicios prestados, conforme a las condiciones del contrato pactado.

10. INGRESOS POR EJECUCION DE OBRAS POR ENCARGO DE TERCEROS

Si el contratista percibe ingresos por los servicios prestados en calidad de contratista por la ejecución de la obra, se registrarán como ingresos operacionales por proyecto, los cuales afectarán directamente a los resultados del ejercicio económico de la constructora. Como ya conocemos, se debe emitir la factura respectiva.

Al momento que la constructora perciba ingresos por anticipado, por motivo de los servicios de ejecución de una obra específica, estos se registrarán como una cuenta en el pasivo denominada

11. OBRAS NO TERMINADAS DENTRO DEL EJERCICIO

Cuando existen obras que no han sido concluidas en el ejercicio contable al 31 de diciembre, estas se registrarán en el activo corriente como una obra en ejecución, cada uno de los movimientos contables realizados se registraran en el nuevo ejercicio. Si la obra es por contrato con terceros, las transacciones y saldos se mantendrán para el siguiente ejercicio contable.

12. CONSTRUCCIONES NO DESTINADAS PARA LA VENTA POR PARTE DE LA CONSTRUCTORA

La constructora debe tener proyectos propios, los cuales no sean destinados a la venta como bodegas, oficinas, edificios, etc.; cuyos costos directos e indirectos serán registrados en la cuenta construcciones en curso, una vez que el proyecto sea concluido se transferirá a la cuenta de activo de propiedad, planta y equipo.

99

13. DEPRECIACIONES

Los ajustes de depreciaciones de los activos fijos de propiedad de la constructora se registraran de acuerdo a las normas de contabilidad general, utilizando los métodos de establecidos por la vigente ley.

14. FONDOS ROTATIVOS POR OBRA

Se destinará un fondo rotativo exclusivo para requerimientos urgentes que se presenten en el transcurso de la obra, el mismo que será encargado exclusivamente al ingeniero de dicho proyecto, esta persona será la responsable de dicho fondo y de la obligación de respaldar el uso correcto del mismo.

El respaldo de cada adquisición debe contar con una planilla de gastos con sus respectivas facturas o recibos, así se realizará el desembolso de dichos gastos, además el fiscalizador de obra será el encargado de autorizar dichos desembolsos.

15. REMUNERACIONES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

El sueldo de los empleados de la constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA. no constituye un costo de construcción, al contrario es un gasto netamente administrativo, por ende, no tiene relación con las obras desarrolladas en ese momento. El pago de dichas remuneraciones se realizará en las fechas establecidas de forma puntual y oportuna, con los beneficios de ley. •

BENEFICIOS DE LEY

APORTES AL IESS POR PAGAR: Son los valores retenidos por parte del empleador a sus empleados por el descuento de aportes personales (9.35%) y patronales (12.15%) de manera mensual tal como rige la ley vigente.

PRÉSTAMOS AL IESS POR PAGAR: En esta cuenta se registrarán los valores pendientes por parte de los empleados al IESS por motivo de préstamos otorgados por 100

esta institución, se deberá cancelar como fecha máxima los quince de cada mes conjuntamente con los aportes.

FONDOS DE RESERVA POR PAGAR: Los fondos de reserva son las provisiones que el empleado recibe por la prestación de servicios en la compañía después de un año de trabajo. Como es de conocimiento público, se realizó una reforma para el pago de los fondos de reserva, los mismos que pueden ser entregados mensualmente a los empleados en su remuneración con consentimiento absoluto de cada empleado. Por lo tanto, en esta cuenta se registrarán los valores pendientes de pago por las provisiones de los empleados que no desean que dichos fondos sean acreditados mes a mes en sus remuneraciones.

BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR: Los beneficios sociales como el DECIMO TERCERO SUELDO, que corresponde a la doceava parte de la remuneración mensual del empleado para cuyo cálculo interviene el sueldo unificado y las horas extras; y el DECIMO CUARTO SUELDO que corresponde un monto equivalente a una remuneración básica mínima unificada serán auxiliares contables para ser registrados conjuntamente con las provisiones mensuales que se realiza por cada empleado para el pago de bonificaciones legales.

16. CUENTAS POR COBRAR.

Las cuentas por cobrar representan un activo corriente exigible de naturaleza deudora que deben ser detalladas de forma clara para evitar todo tipo de confusión, sin distinción de quien sea la empresa o persona que tenga una deuda con la constructora, el tratamiento contable es similar.

Cada año se realiza una provisión de cuentas incobrables con la finalidad de prever la no recuperación de cartera, dicha cuenta es de naturaleza acreedora.

101

17. CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar son obligaciones que la empresa contrae con entidades financieras para el desarrollo de obras, estos montos formarán parte del pasivo de la empresa, los mismos que pueden ser de corto o largo plazo dependiendo el tiempo de duración de dicho préstamo.

Por lo general, las constructoras utilizan frecuentemente esta forma de financiamiento para el desarrollo y ejecución de obras, las cuales tendrán un tratamiento de largo plazo.

La institución financiera generará la tabla de amortización de dicho préstamo para el conocimiento de las obligaciones que la constructora posee.

18. PAGOS DE IMPUESTOS

Es de obligación de la constructora cumplir con cada una de las obligaciones tributarias en calidad de sujeto pasivo. En cada uno de los registros por compras de bienes y/o servicios se genera un valor de retención en la fuente por pagar, teniendo en cuenta el porcentaje.

Cuando se declara el impuesto al valor agregado, las compras que tiene una relación directa con las obras de la construcción no generan crédito tributario, ya que este valor es parte de los costos, pero cuando la empresa genera facturas por la venta de los servicios si estarán gravadas, así podemos concluir que las compras de dichos bienes y/o servicios relacionados con las facturas emitidas por la empresa si producirán un crédito tributario y por consecuencia deberán ser registrados.

19. ADQUISICION DE ACTIVOS FIJOS

La constructora deberá adquirir activos fijos para el desarrollo de sus actividades, los mismos que serán registrados en la cuenta del mismo nombre y se deberán someter a la depreciación correspondiente establecida en la ley.

102

20. REGISTRO

DE

RESULTADOS

DEL

EJERCICIO

Y

RESERVAS

PATRIMONIALES

Al momento que concluye el ejercicio contable, los balances son revisados y aprobados por la gerencia y presentados a los organismos de control, el primer paso a realizar en el nuevo ejercicio contable del nuevo año es las transferencias de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio. La responsabilidad de llevar el registro de transferencias de resultados, sea estos de pérdida o utilidad, lo realizará del contador de manera manual, es decir que además de ingresar en el software de la compañía; también lo hará con procedimientos manuales, son el fin de tener un control de la evolución de la constructora. RESERVA LEGAL: Valor que debe constituirse obligatoriamente por disposición de la Ley de Compañías o Ley General de Instituciones del Sistema Financiero. RESERVA ESTATUTARIA: Valor de las reservas que se prevén en el estatuto de la compañía, destinadas a capitalización (Estatutarias) y aquellas aprobadas por la Junta General de Accionistas, o de Socios no previstas en el contrato social (Extraordinarias o Especiales).

4.7.2. MAYORIZACION

Es el proceso que la compañía debe seguir con el propósito de agrupar y verificar cada transacción realizada en el ejercicio contable, esto se realizará en libro diario.

Es importante que se verifique el principio de partida doble y de registros contables, es así como se debe generar un Balance de comprobación, el mismo que contendrá los saldos de las diferentes cuentas del Libro Mayor principal.

103

4.7.3. BALANCE DE COMPROBACION

Es un resumen de cada saldo de las cuentas y subcuentas que intervinieron en el ejercicio contable, la sumatoria de estos saldos deudores como acreedores, reflejaran los movimientos individuales de cada una de las operaciones registradas, de una manera real. En la mayoría de ejercicios económicos, existen errores u omisiones, para esto se acudirá a los asientos de ajustes que ayudarán a corregir dichos errores.

Las causas para utilizar los asientos de ajustes son:

a) prepagados y precobrados b) pérdidas fortuitas c) usos innecesarios d) gastos y rentas pendientes de pago o cobro e) provisión de cuentas incobrables f) amortización de cargos diferidos

4.7.4. AJUSTES

Se pueden registrar tan pronto se detecte el error u omisión; dependiendo el profesionalismo del Contador también pueden ser registrados de forma unificada al final del período contable. Estos ajustes son requisitos indispensables para la elaboración de los estados financieros.

4.7.5. ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros son el reflejo de la actividad económica concluida en un período determinado, dicha información debe ser real y objetiva de los procesos realizados por la constructora, así, la gerencia tendrá un respaldo comprensible y confiable para la toma de decisiones.

104

Los estados financieros deben ser obtenidos del sistema contable después de realizar el cierre del ejercicio.

DECLARACION DE IMPUESTOS

El contador de la constructora deberá declarar los impuestos en las fechas establecidas mensualmente de acuerdo al SRI, tomando en cuenta el noveno digito del RUC.

Los formularios para utilizarse para dichas declaraciones serán: 103 para retenciones en la fuente y 104 para la declaración del Impuesto al Valor Agregado sobre ventas, compras y retenciones.

Es necesario que la persona responsable tome muy en cuenta esta responsabilidad pues un descuido en este procedimiento puede ocasionar fuertes sanciones por parte del Estado y en el peor de los casos someter a la constructora al RIESGO TRIBUTARIO.

Cada año la constructora deberá presentar el formulario 101 de Declaración del Impuesto a la Renta y Prestación de Balances adjuntando los respectivos anexos tributarios.

CONTROLES CONTABLES Y TRIBUTARIOS

Los controles a establecerse en la constructora serán los siguientes:

-

Se debe registrar diariamente las transacciones realizadas

-

Conservar un archivo diario contable.

-

Revisión de los documentos de respaldo, los mismos que deben cumplir con las normas tributarias antes de realizar algún pago.

-

Identificar a que proyecto corresponde cada uno de los documentos de respaldo.

-

Cumplimiento de obligaciones tributarias por parte del contador de la constructora.

-

Se deben reportar los comprobantes archivados para la preparación de las planillas de avance de obra. 105

-

Las planillas de obra deberán contener un número consecutivo, fecha de emisión y fecha de elaboración, detalle, valor, retenciones realizadas, valor neto pagado y saldo del fondo, además documentos originales que respalden tanto los ingresos como los gastos

-

Presentación de un balance de comprobación mensual.

-

Revisión por parte de la gerencia en forma mensual del estado de comprobación.

-

Firmas del contador general y de la gerencia o represente legal.

-

Realizar conciliaciones bancarias, de las obligaciones por pagar, por cobrar y de gastos por proyecto de manera mensual.

-

Tener en consideración la contratación de una persona para el área de Tesorería, para que no exista una sobrecarga de actividades en el departamento contable.

CONTROLES CONTABLES

Se deberán considerar los siguientes controles para el buen desempeño de la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA.

En lo que se refiere a las cuentas por cobrar se verificarán los movimientos registrados mediante revisión física de depósitos y facturas emitidas.

Para la conciliación bancaria se verificará los saldos en estados de cuenta, en lo que se refiere a los cheques girados y no cobrados deben ser verificados oportunamente.

Para los ingresos se deben revisar físicamente las facturas emitidas y los valores declarados en impuestos.

La confirmación de cobros de cheques por pagar a saldos pendientes en estado de cuenta bancario, nos permita controlar las cuentas por pagar de la constructora.

Los gastos se deberán respaldar con revisiones físicas directamente en archivo.

Se debe realizar arqueos de caja y fondos de manera imprevista en forma continua. 106

En el tema de declaraciones de impuestos se revisarán los comprobantes de retención emitidos contra el reporte del mayor contable, además se debe verificar los valores de IVA facturados.

En la revisión de los resultados del ejercicio, los principales entes serán el Estado de Perdidas y Ganancias y la declaración de impuestos al IVA.

En las deudas con entidades financieras se debe conciliar el saldo contable con la tabla de amortización del préstamo.

En lo que se refiere a la planilla de avance de obra se debe llevar un control de movimientos registrados en mayor contable con valores registrados en planilla.

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4.7.6. CICLO CONTABLE PROPUESTO

RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN

JORNALIZACIÓN

*ENTREGA DE LA INFORMACIÓN AL DEPARTAMENTO CONTABLE CON TODOS LOS DOCUMENTOS RESPALDO.

*REGISTRAR LAS TRANSACCIONES EN FORMA DE ASIENTO CONTABLE EN ORDEN SIGUIENDO LAS NORMAS TRIBUTARIAS VIGENTES.

*REVISION DE DOCUMENTOS RESPALDO

*REALIZAR LA IMPRESIÓN DE DICHO REGISTRO.

*IDENTIFICACION DE TRANSACCION

MAYORIZACIÓN *REVISIÓN DE CADA UNA DE LAS CUENTAS CON SUS MOVIMIENTOS. *IDENTIFICACIÓN DE SALDOS. *COMPROBACION DE TRANSACCIONES CON DOCUMENTOS DE RESPALDO.

ESTRUCTURACIÓN DE INFORMES

*IMPRESIÓN DE BALANCE GENERAL Y BALANCE DE RESULTADOS. *ANALISIS FINANCIERO CON LOS BALANCES DEL ANTERIOR EJERCICIO CONTABLE DE LA CONSTRUCTORA.

COMPROBACIÓN

*REVISION CONJUNTA DEL BALANCE DE SUMAS Y SALDOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CON LA GERENCIA. *AJUSTES CONTABLES NECESARIOS. *CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE.

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4.8. FLUJOGRAMA DE COMPRAS INICIO DEL PROCESO

CONTACTO DE PROVEDEDORES MATERIALES DE CONSTRUCCION

PROFORMAS DE ADQUISICION

-Cemento -Arena -Estructuras metálicas. -etc.

SE ESTUDIA LA COTIZACION

SELECCIÓN DE LA MEJOR PROFORMA (ORDEN DE COMPRA)

NO

Autorización de Gerencia

SI SE REALIZA LA COMPRA DE MATERIALES

COPIA BODEGA

FACTURA

MATERIALES

DEP. CONTABILIDAD

REVISIÓN POR PARTE DEL AUXILIAR CONTABLE

BODEGA

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COMPRAS DE MATERIALES:

El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente.

Los objetivos de compra se deben alcanzar tan eficiente y económicamente como sea posible, lo cual requiere que el jefe de adquisiciones revise continuamente la operación para asegurarse de que el costo es efectivo.

Para realizar una compra se debe tener una guía; las políticas de compra son importantes, sobre todo por los continuos cambios de precios y la escasez de los materiales. Por lo regular, las constructoras no producen sus materiales, sino que los compra.

Para activar la compra, tanto de material que se compra con frecuencia como para aquellos que se compran en pocas ocasiones, se debe pedir a diferentes proveedores el precio y tiempo de entrega.

Después de elegir a un proveedor, se lo comunica que se le va a comprar el material mediante la emisión de una orden de compra.

La orden de compra debe contener lo siguiente:


Fecha en que se colocó el pedido.




Nombre del proveedor.




Cantidad de material.




Precio unitario.




Valor Total.(sin impuestos) 110

Los efectos de una buena compra se refieren a los beneficios que se producen cuando se toma una decisión acertada de compra a tal o cual proveedor.

Por tanto, es muy importante una decisión de compra bien planeada y tomada con base de criterios sólidos; pues es en la función de compras donde recae la responsabilidad de gastar la mayoría de los ingresos de la constructora. Posteriormente a la colocación del pedido de materiales, el departamento de adquisiciones debe enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para que éste programe su pago. Los documentos que el departamento de adquisiciones envía son generalmente copia de orden de compra y original o copia de la factura.

Las facturas de todo lo que se refiere a compras deben archivarse en orden para su fácil localización y contener la siguiente información:


Fecha de Factura.




Cantidad




Precio Unitario.




Valor total (multiplicación del precio unitario por cantidad)




Porcentaje de descuento y valor en dólares de dicho descuento (si lo hay).




Porcentaje de impuestos y valor del mismo.




Descripción de cargos adicionales y su valor (si los hay)




Valor de la factura en número y letra.

Principios que rigen la contabilización de los materiales:


Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje y consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas, debidamente autorizadas por un funcionario responsable.




Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada clase de material en existencia.




Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada.

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Debe poderse determinar fácilmente la clase y cantidad de material usado en la construcción.




Todas las cuentas de inventario de materiales deben poderse comprobar en cuanto a su exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor general.




Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de materiales, para evitar fraudes o robos, excepto en un caso de colusión entre ambas.

La orden de compras que se prepara en el departamento de compras y se envía el vendedor, es una autorización por escrito para que el proveedor entregue la cantidad de cada tipo de material especificado de acuerdo con los términos estipulados y en la fecha y lugar convenido.

Es conveniente contactar a varios proveedores del material para conocer los datos del proveedor como son los tiempos de entrega, precios, condiciones, calidad y especificaciones del material entre otros datos, que le servirán para preparar un análisis comparativo. Esto le servirá al comprador para analizar las cualidades de los proveedores contactados y poder tener más abierto el campo de decisión para elegir una de las alternativas con base en un fundamento objetivo.

Para operar con eficiencia, el departamento de adquisiciones debe contar con informes complejos de las fuentes de abastecimiento, registro de cotizaciones recibidas, tarifas de fletes y precios del mercado de los materiales necesarios en el negocio. En las empresas de menor tamaño, sin embargo, podrá no existir una organización independiente de adquisiciones, en cuyo caso las funciones de la gente de adquisiciones estarán combinadas con otras obligaciones en la persona de algún miembro, o de varios, en la organización.




Preparada la orden de compra, revisada y con todas las firmas pertinentes se envía al proveedor elegido, así también se envían copias de la orden de compra colocada a los siguientes departamentos.




Almacén, para notificar que se realizó el pedido.




Recepción e inspección, para notificar la fecha de llegada del pedido.




Contabilidad, para la programación del pago 112




Archivo consecutivo.

Cuando llega el material, el responsable de recibirlo es el departamento de recepción e inspección. Este recibe el pedido, lo inspecciona y prepara el formato de guía de recepción.

De este documento también se preparan varias copias, para repartir a los siguientes departamentos:


Contabilidad, para corroborar la cantidad recibida y las detalladas en la factura.




Almacén, para registro y resguardo físico de los materiales.




Adquisiciones, para informar el estado y cantidad de los materiales.




Archivo consecutivo.

Posterior a la recepción de los materiales se procede al almacenamiento de estos. Almacenados y registrados los materiales, los mismos son entregados al departamento de producción que requiere de su abastecimiento.

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DOCUMENTOS A UTILIZARSE: 1.- CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS Y PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACION

2.- ORDEN DE COMPRA

3.- FACTURA

4.- LIQUIDACION DE COMPRAS DE BIENES O PRESTACION DE SERVICIOS

5.- INGRESO A BODEGA

6.- USO DE MATERIALES

7.- ORDEN DE SALIDA DE BODEGA

4.9. FLUJOGRAMA DE INGRESO DE FONDOS (VENTAS): Identificación del origen del ingreso

Emisión de Factura

SI

Recepción de dinero y comprobantes de retención a la fecha.

Requiere emisión de factura

NO

Identificación del proyecto y cuentas contables

Recepción de fondos y depósitos con registro del banco.

Registro en el software contable Impresión comprobante de respaldo.

Revisión por parte del Auxiliar contable.

REVISION, APROBACION Y FIRMA DE GERENCIA

SI

Correcta contabilidad

NO

Reinicia proceso de contabilización

ARCHIVO

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CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. Conclusiones:

Terminado el análisis de la Constructora del Pacífico IMEVAL CIA LTDA. podemos determinar lo siguiente:

 La constructora, desde un inicio ha venido creciendo paulatinamente, en forma constante, con pequeños proyectos propios y obras por encargos de terceros, las mismas que han tenido que ser financiadas en su gran mayoría por fideicomisos adquiridos con instituciones financieras.

 Lamentablemente, carece de un sistema de control interno, lo que ocasiona diversos problemas en la designación de responsabilidades dentro de la estructura organizacional de la empresa.

 La responsabilidad del manejo de la contabilidad en dicha compañía se realiza como una asesoría por parte de un profesional contable, el mismo que con su experiencia laboral ha venido desempeñando dicho cargo, sin un control contable, tan solo cumpliendo el código de ética de un profesional en esta carrera.

 Por el tamaño de la constructora, se ha concentrado el manejo de los recursos en pocas personas.

 Existe poco control de parte de la gerencia de la compañía hacia el departamento contable, la confianza por parte de los dueños, esta dada por completo al contador general dejando que él sea el responsable del manejo económico de la empresa.

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 La compañía cuenta con un software contable obsoleto en la actualidad, el mismo que no permite el desarrollo de un mejor manejo contable de cada transacción realizada por la Constructora del Pacífico.

 Existe problemas al momento del cumplimiento de obligaciones salariales por parte de la gerencia, el cual pone en duda el desempeño óptimo de los empleados.

 En la actualidad, la Constructora tiene proyectos grandes los cuales exigirán un control contable mas detallado y exigible.

Por lo expuesto, el Manual de Procedimientos Contables para la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA será una herramienta indispensable para la implementación de un control riguroso en procedimientos destinados a la economía de la misma, con la finalidad de obtener de manera oportuna y confiable los estados financieros; los mismos que servirán para la toma acertada de decisiones por parte de los socios.

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5.2. Recomendaciones:

Para la implementación del Manual de Procedimientos Contables se recomienda lo siguiente:

 Implementar el Manual de Procedimientos Contables y cumplir dichos procedimientos de manera obligatoria.

 La adquisición inmediata de un software contable de última tecnología para que el contador realice mejor su labor, y que la información sea más detallada y veraz.

 La posibilidad de la contratación de un auxiliar contable, que brinde asesoría al contador actual de la compañía con aportes de cumplimiento de obligaciones más sencillas, aplicando la estructura organizacional propuesta.

 Capacitar al personal del área contable para una mejor aplicación del Manual Contable Propuesto.

 La gerencia y socios deben tener una mayor comunicación con el departamento contable para solucionar cualquier problema causado en la compañía.

 Implementar un sistema de control interno que abarque a toda la organización, a cada uno de los departamentos que integran la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA.

 Evitar la sobrecarga de responsabilidades a una sola persona para el manejo contable.

 Actualización permanente del Manual Contable, con el fin de estar al día en los procesos contables.

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GLOSARIO DE TERMINOS:

ABONAR: Acreditar una cuenta, registrar partidas en el Haber de las cuentas. ACCIÓN: Representa la propiedad que una persona tiene de una parte de esa sociedad. ACCIONISTA: Es aquella persona natural o jurídica que es propietaria de acciones de los distintos tipos de sociedades anónimas o comanditarias que pueden existir en el marco jurídico de cada país. ACREEDOR: Es aquella persona legítimamente facultada para exigir el pago o cumplimiento de una obligación contraída por dos partes con anterioridad. ACTA: Relación escrita de los asuntos considerados en una reunión de socios, accionistas, directores u otras personas. ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO: Son las actividades relacionadas con aportaciones de nuevos socios, préstamos bancarios o pagos de dividendos de corto y largo plazo ACTIVIDADES DE INVERSION: Son las actividades que consisten en la compra y venta de activos fijos y otros activos de largo plazo. ACTIVO: Conjunto de bienes tangibles o intangibles que posee una empresa. Se considera activo a aquellos bienes que tienen una alta probabilidad de generar un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios económicos que el bien otorga. ACTIVO FIJO: Son los activos tangibles que tienen vida relativamente larga y que son utilizados en la producción o venta de bienes o servicios. ACTIVO INTANGIBLE: Es el activo que no tiene existencia física, cuyo valor radica en los derechos conferidos como resultado de la titularidad y propiedad de los mismos. ADMINISTRACION FINACIERA: Es aquella que estudia los recursos monetarios, con el fin de manejarlos de una forma adecuada, para esto se debe estudiar el mercado e identificar el ámbito de inversión. AGENTE DE RETENCION: Se refiere a la persona que debe retener, por ley, impuestos, aportes y otras contribuciones. AMORTIZACION: Es un termino económico y contable, referido al proceso de distribución en el tiempo de un valor duradero. Es la cuota fija que se establece durante un período contable, las inversiones o gastos anticipados, los que no son imputables en 118

un solo año, perdiendo a la empresa el prorrateo del gasto en función del tiempo estipulado por la ley. AÑO CONTABLE: El año que se inicia el 1ro. de Enero y termina el 31 de Diciembre. AÑO FISCAL: El conjunto de 12 meses consecutivos que constituyen el período contable. ANTICIPO: Entrega o pago por adelantado por recibir un servicio o bien recibido. ARQUEO DE CAJA: Es el recuento y constatación física de monedas, billetes, cheques y valores que representan el efectivo que posee la empresa en un momento determinado. ASIENTOS DE AJUSTE: Asiento de diario que se contabilizan para asignar los ingresos al periodo en que se ganan y para hacer una adecuada confrontación de ingresos y gastos. ASIENTOS DE CIERRE: Los asientos de cierre son aquellos que se registran con el propósito de cancelar y cerrar las cuentas de ingresos y gastos, además para transferir la cantidad de utilidad neta a la cuenta de capital del propietario. AUDITORIA: Es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado. Sirve para opinar sobre la razonabilidad de la información contenida en los estados financieros. AUDITORIA INTERNA: Es la revisión de los registros y procedimientos de un negocio, la misma que es llevada a cabo por el propio personal para determinar si los procedimientos establecidos y normas están siendo cumplidos a cabalidad. BALANCE: En la contabilidad, es la igualdad entre el Debe y Haber. BALANCE DE COMPROBACION: Es trasladar sistemáticamente de manera clasificada los valores que se encuentran en cada cuenta que han intervenido en un ejercicio contable. BALANCE DE SITUACION: Refleja la situación económica y financiera de la empresa, en una fecha determinada. BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACION FINANCIERA: Es un balance que nuestra de forma ordenada las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, con el fin de determinar la situación actual de la empresa. BANCOS: Es una cuenta de Activo Corriente, que controla el movimiento de los valores monetarios que se depositan y se retiran del banco en donde la empresa tiene su cuenta corriente. BIENES: Son las cosas materiales e inmateriales, susceptibles de tener un valor.

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CAJA Pertenece al Activo Corriente y esta representada

por monedas, billetes y

cheques a la vista que posee la empresa. CAJA BANCOS: Cuenta en la que se registra el movimiento de dinero y de las cuentas corrientes de la empresa. CAJA CHICA: Es una cuenta de Activo Corriente destinado para realizar gastos pequeños, ya que no justifica la elaboración de un cheque. CAPITAL: En Contabilidad, la cuenta de capital recoge la obligación que la empresa mantiene con sus dueños, socios o accionistas, por las aportaciones que estos han realizado o se han comprometido a realizar a la misma. CAPITAL AUTORIZADO: Es el monto fijado en la escritura de constitución o en una reforma al estatuto, hasta el cual la Junta General de Sociedad podrá resolver la suscripción y emisión de acciones ordinarias o preferidas. CAPITAL SUSCRITO: Es el que determina la responsabilidad de los accionistas y consiste en la parte que cada accionista se obliga a pagar en la constitución o en los aumentos de capital, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Compañías, su Reglamento y el Estatuto de la compañía. CHEQUE: Es un título valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. CHEQUE CRUZADO: Este tipo de cheques lleva dos pequeñas líneas cruzadas, paralelas trazadas en sentido transversal, esto significa que este tipo de cheques no pueden cobrarse personalmente, para que puedan efectivizarse se los debe depositar en el banco. CICLO CONTABLE: Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de los Estados Financieros. CLIENTE: Es quien accede a un producto o servicio por medio de una transacción financiera (dinero) u otro medio de pago. CODIFICACION: Asignación sistemática de números en combinación con letras o sin ellas, que sirve para facilitar la identificación de las cuentas. COMERCIANTE: Es la persona física o jurídica que se dedica al comercio en forma habitual, como las sociedades mercantiles.

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COMERCIO: Se denomina a la actividad socioeconómica consistente en el intercambio de algunos materiales que sean libres en el mercado compra y venta de bienes o servicios, sea para uso, para su venta o transformación. COMPROBANTES: Formularios y documentes denominados fuente, los mismos que son el origen de los registros contables. CONCILIACION BANCARIA: Verificación del movimiento de las cuentas representativas de los depósitos bancarios. Se elabora comparando el estado contable con el saldo del Estado de la Cuenta Corriente con el fin de detectar diferencias en los Estados de Cuenta o saldo en libros. CONCILIAR: Constatar la diferencia entre dos saldos. CONTABILIDAD: La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. CONTADOR: Persona que se encarga de llevar la Contabilidad de una empresa. CONTRIBUYENTE: Persona natural o jurídica que paga los impuestos o gravámenes fiscales por mandato de la Ley. CUENTA: Agrupación de valores de la misma naturaleza. El medio contable utilizado para registrar y resumir los aumentos y disminuciones de una partida de ingresos, gastos, activos, pasivos o capital contable. CUENTA ACREEDORA: Cuenta de Saldo acreedor (Haber) CUENTA DEUDORA: Cuenta de Saldo deudor (Debe) CUENTA POR COBRAR: Cuenta real de activo circulante. Representan el monto total que adeudan los clientes a la empresa, con motivo de las ventas o servicios que el mismo presta representadas por facturas o Notas de Débitos. CUENTA POR PAGAR: Deudas de la empresa (no documentadas). Una deuda que se tiene con un acreedor, por la compra a crédito de bienes o servicios. La forma utilizada para resumir una transacción, o su aprobación, su registro y su pago. DEBE: Se denomina Débitos o Cargos por lo tanto debitar o cargar una cuenta. Corresponde al registro del lado izquierdo de la cuenta.

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DEPRECIACION: Es una reducción anual del valor de una propiedad, planta o equipo. La depreciación puede venir motivada por tres motivos: El uso, el paso del tiempo y la obsolescencia. DEPRECIACION ACUMULADA: La cantidad total de depreciación que ha acumulado un activo o grupo de activos durante todo el periodo que hemos estado en posesión de ellos. DEPRECIACION POR METODO LINEAL O LINEA RECTA: Se basa en la determinación de cuotas proporcionales iguales, fijas o constantes en función de la vida útil estimada, este método es el más aplicado. DEUDOR: Se considera a una persona como deudor cuando, por medio de un contrato previamente establecido entre ambas partes (parte contratante y parte contratada), la parte contratada debe o no efectúa los pagos establecidos en el mismo a la parte contratante. DIARIO: El libro de primer registro en el cual se asientan las transacciones por primera vez y con base en el cual las transacciones son pasadas a las cuentas del libro mayor. DIARIO DE EGRESOS: Se registran todos los desembolsos o salidas de dinero mediante cheque emitido por la compañía para el desarrollo de las diferentes actividades. DIARIO DE INGRESOS: Se registra todos los ingresos de dinero por ventas, cobro de clientes, de comisiones según comprobante de depósito bancario. DIARIO GENERAL: Es el libro principal, en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor. ECUACION CONTABLE: Es uno de los conceptos fundamentales en contabilidad siendo la base sobre la que se sustenta el sistema contable por partida doble; se define, bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados, de la siguiente forma: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL (o PATRIMONIO, o FONDOS PROPIOS) EFECTIVO: Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una organización para cubrir sus inmediatas obligaciones. EMPRESA: Es la unidad económico-social con fines de lucro, en la que el capital, recursos naturales, el trabajo y la dirección

se coordinan para llevar a cabo una

producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común.

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EQUIVALENTES DE EFECTIVO: Son inversiones a corto plazo, de alta liquidez, que son fácilmente cambiables por sumas de efectivo ciertas y están tan cerca del vencimiento que es insignificante al riesgo de cambios en su valor debido a cambios en las tasas de interés. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO: Presenta el impacto que tienen las actividades operativas, de inversión y de financiamiento de una empresa sobre los flujos de efectivo a lo largo de un período contable. Es parte importante en el informe anual. ESTADO DE RESULTADOS: Estado financiero que nos indica como se determinó la utilidad neta de un ejercicio. Para ello será necesario restar a los ingresos todos los gastos que se incurrieron para la obtención de aquellos. ESTADOS FINANCIEROS: Son los documentos

que debe preparar empresa al

terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período. FLUJO DE EFECTIVO: Suministra a los usuarios de los estados financieros las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, así como sus necesidades de liquidez. GANANCIA: Beneficio, utilidad que produce una empresa o una determinada operación en particular. GASTO: Es un desembolso, egreso o erogación que se consume corrientemente, es decir en el mismo período en el cual se causa, o un costo que ha rendido su beneficio. Los gastos se confrontan con los ingresos para determinar la utilidad o la pérdida neta de un período. GASTO POR DEPRECIACIÓN: El gasto que resulta de la expiración de la capacidad generadora de utilidades de un activo fijo. GASTOS ACUMULADOS: Representan una fuente espontánea de financiamiento, las principales cuentas son los salarios, y los impuestos y la meta es pagarlos en las fechas establecidas. GASTOS GENERALES Y DE ADMINITRACION: Son los gastos generales que incurre la compañía para el desempeño de sus actividades, podemos citar, el salario de los empleados, seguros, gastos en suministros de oficina, gastos de servicios básicos como telefonía, internet, luz eléctrica, agua potable, etc. HABER: Corresponde al registro en el lado derecho de la cuenta, se denomina Créditos o Abonos, por lo tanto acreditar o abonar una cuenta, es colocar una partida en el haber 123

la suma de todos los créditos o abonos de una misma cuenta representa movimiento acreedor. HONORARIOS: Cuenta de resultados la que se debitan los honorarios a favor de profesionales que prestan servicios en la empresa, sin relación de dependencia. IMPUESTOS: Es una clase de tributo(obligaciones generalmente pecuniarias en favor del acreedor tributario) regido por derecho público. Son cargas obligatorias que las personas y/o empresas tienen que pagar para financiar el estado. INGRESO: Es una expresión con dos acepciones completamente distintas. En primer lugar significa percepción de dinero y valores representativos de dinero como cheques y giros a la vista, y en segundo lugar, se usa para identificar la utilidad o ganancia obtenida en un período. INGRESO BRUTO: Utilidad o Ganancia sin deducción de costos y gastos. INGRESO NETO: Utilidad o Ganancia luego de deducir los costos y gastos. INVENTARIO: Registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. INVENTARIO DE MERCADERIAS: Las mercaderías que se tienen en existencia, aún no vendidas, en un momento determinado. INVENTARIO FINAL: Inventario practicado al cierre de cada ejercicio, para la preparación de los Estados Financieros. LIBRO DIARIO: Es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las empresas al momento de realizar una transacción. Es conocido también como el libro de primera anotación. LIBRO DIARIO MAYOR: Es un libro de segunda anotación el cual recibe la información del diario indicando los créditos y débitos que se realizaron en el diario. MAYOR AUXILIAR: El grupo de cuentas distintas a las cuentas que aparecen en el libro mayor general, que sirve para detallar el saldo de la cuenta control que aparece en el mayor general. MAYOR GENERAL: El mayor que contiene las cuentas que aparecen en los estados financieros del negocio. MERCADERÍAS: Es todo aquello que se puede vender o comprar, usualmente el término se aplica a bienes económicos. MATERIALES DE CONSTRUCCION EN CONSIGNACIÓN: Son mercaderías que el propietario o comitente da a una tercera persona llamada consignatario o comisionista, con objeto de que venda por cuenta propia. 124

MUEBLES Y ENSERES: También denominada Mobiliario, la empleamos para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de las empresas. NÓMINA: Lista de personas o cosas. Es el documento que se entrega al trabajador y donde vienen especificados todos los conceptos por los que se le paga, las cantidades y los descuentos que se le hacen. NOTA DE CRÉDITO BANCARIA: Es un documento que emite el banco y tiene por objeto comunicar al cliente que sus fondos han sido incrementados o acreditados por valores recaudados por el banco a su favor (intereses, errores). NOTA DE DÉBITO BANCARIA: Es un documento emitido por el banco y tiene por objeto comunicar al cliente que sus fondos han sido retirados o debitados valores por chequera, cheques protestados (multa), errores, intereses, servicios que presta el banco (servicios básicos). NOTA DE PEDIDO: La forma comercial utilizada para solicitar la venta de artículos a un proveedor. OBSOLESCENCIA: Pérdida de valor que sufren los bienes de uso cuando se tornan anticuados frente a los adelantos tecnológicos y científicos. PAGO ADELANTADO: Pago hecho con anticipación a la fecha de vencimiento. PARTIDA DOBLE: Es el método o sistema de registro de las operaciones más usadas en la contabilidad. Esta se asemeja a una balanza ya que tienen que estar en iguales condiciones para estar en equilibrio. PASIVO: Es el conjunto o segmento cuantificable, de las obligaciones presentes de una entidad, virtualmente ineludibles, de transferir activos o proporcionar servicios en el futuro a otras entidades, como consecuencia de transacciones o eventos pasados. PASIVO CIRCULANTE: La deuda u obligación que debe ser pagada o liquidada dentro de un año o dentro de un ciclo de operación y dicho pago o liquidación habrá de requerir el uso de activos clasificados como circulantes. PASIVO CONTINGENTE: El pasivo potencial que puede convertirse en pasivo real, si ciertos eventos llegaran a suceder. PASIVO CORRIENTE: Llamado también pasivo a largo plazo, representan deudas u obligaciones de la empresa con terceras personas y cuyo vencimiento es superior a un año.

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PATRIMONIO NETO: Es la diferencia entre en el activo y el pasivo más los aportes para futuras capitalizaciones, en el caso de que estos aportes no tuvieren registrados en el rubro Patrimonio. PEDIDO: Comprobante utilizado para documentar los pedidos que se reciben de los clientes ya sea mediante orden de compra y otra forma de comunicación. PERDIDA: Resultado negativo de una operación en particular o del conjunto de las operaciones correspondiente a un ejercicio económico. La pérdida se da cuando los Gastos o Egresos son mayores que las Rentas o Ingresos. PERDIDAS Y GANANCIAS: Denominación que suele darse a la cuenta de resumen de Rentas y Gastos. PLAN DE CUENTAS: Es la lista de cuentas ordenadas e identificadas metódicamente, de manera específica para un mejor manejo, que sirve de base al sistema contable para el logro de sus fines. PRECIO: Se denomina precio al valor monetario asignado a un bien o servicio. PRINCIPIO DE CONSISTENCIA: La regla contable que exige la aplicación consistente del método o procedimiento contable seleccionado, periodo tras periodo. PRINCIPIO DE CONTABILIDAD: Una regla amplia adoptada por la profesión contable como guía para medir, registrar e informar las transacciones y actividades financieras de un negocio. PROVEEDOR: Es una persona o entidad que presta servicios a otras entidades. PROVISION DE INCOBRABLES: La ley faculta a las empresas a constituir una reserva para créditos incobrables. El porcentaje autorizado para fines tributarios anual es el 1% aquellos créditos pendientes de cobro. La acumulación de esta reserva no puede exceder del 10% del saldo de cartera. REGISTRAR: Inscribir asientos en los libros de Contabilidad. REMUNERACION: Es el pago que recibe de forma periódica un trabajador de mano de su empleador a cambio de que éste trabaje durante un tiempo determinado para el que fue contratado o produzca una determinada cantidad de mercancías equivalentes a ese tiempo de trabajo. RESERVA ESTATUTARIA: Esta reserva consta en los estatutos de la empresa. De las utilidades líquidas del ejercicio se destina un porcentaje para constituir este fondo, este porcentaje se encuentra establecido en los estatutos y es de carácter obligatorio.

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RESERVA FACULTATIVA O ESPECIAL: La ley faculta o permite que las utilidades líquidas del ejercicio, la empresa destine un porcentaje para formar la reserva especial. La Junta General decide el porcentaje y el fin específico de este fondo. RESERVA LEGAL: Es aquella reserva que obligatoriamente tiene que constituirse en la empresa, por mandato de la Ley. RESERVAS: Son apropiaciones o segregación de las utilidades líquidas obtenidas por la empresa en un ejercicio económico. Son aquellas que fortalecen al capital de socios para cualquier tipo de contingencias o a la vez sirven para capitalizarse. RESULTADOS: Representan las utilidades o pérdidas de períodos anteriores y del presente período, esto se ven afectados por el incremento por medio de las utilidades y disminuidos por el efecto de pérdidas, aplicación o distribución a otras cuentas. RETENCIÓN: Suma que se deduce al abonar sueldos, honorarios, comisiones, en concepto de impuestos, aportes al IESS y otras contribuciones. SALDO: Es la diferencia entre el movimiento deudor y acreedor de una cuenta, y se lo denomina saldo deudor o acreedor según la naturaleza de la cuenta. SALDO ACREEDOR: Cuando la suma de los valores del haber es mayor a la suma de los valores del debe. SALDO CERO: Cuando la suma de los valores del debe es igual a la suma de los valores del haber. SALDO DEUDOR: Cuando la suma de los valores del debe es mayor a la suma de los valores del haber. SISTEMA CONTABLE: Conjunto de formas, registros, reportes y procedimientos utilizados por un negocio para registrar sus transacciones y para enterarse de sus efectos. SISTEMA DE CONTABILIDAD: Conjunto de normas y procedimientos de contabilidad que se aplican en una empresa en un ramo de explotación determinado. SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Los métodos y procedimientos adoptados por el negocio para controlar sus operaciones y para proteger sus activos del desperdicio, el fraude y el hurto. SOCIEDAD: Son aquellas que están conformadas mediante el aporte de dos o más personas naturales o jurídicas. TRIBUTO: Impuesto que se paga al Estado. UTILIDAD: Beneficio o ganancia que se produce una empresa o una determinada operación en particular. 127

UTILIDAD BRUTA: Ganancia sin deducción de gastos o cargas. UTILIDAD BRUTA POR VENTAS: Ventas netas menos el costo de ventas. UTILIDAD NETA: Beneficio líquido que produce de la ganancia bruta, las cargas o gastos en que se ha incurrido con el fin de obtener esa utilidad. El exceso de los ingresos sobre los gastos. UTILIDAD O PÉRDIDA ACUMULADA DE EJERCICIOS ANTERIORES: Registra los resultados acumulados en años anteriores. UTILIDAD O PÉRDIDA DEL EJERCICIO: Esta cuenta refleja el resultado obtenido por la empresa en el ejercicio en curso. VALOR: Precio en dinero que se atribuye a los distintos bienes y servicios producidos o adquiridos por la empresa. VALOR ACTUAL: Este valor se obtiene del valor de adquisición más las mejoras y más los valores que resultan de la aplicación de la corrección monetaria integral. VALOR EN LIBROS: Es el valor que se obtiene del valor actual menos la depreciación acumulada. VALOR NOMINAL O VALOR DE ADQUISICIÓN: Es el valor total que paga la empresa por la compra de un Activo Fijo. VALOR RESIDUAL: Denominado también valor de desecho o valor de salvamento, es el valor estimado que posiblemente tendría el Activo Fijo al término de su vida útil. VENTA: Contrato en el que el vendedor se obliga a transmitir una cosa o un derecho al comprador, a cambio de una determinada cantidad de dinero. VIDA ÚTIL: Es el número de años que en buenas condiciones se desempeña un Activo Fijo dentro de una empresa.

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ANEXOS

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