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Delta Consult Ltda.

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Manual . . de . . Procedimientos Analíticos

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La mejor oportunidad para dominar la evidencia de auditoría, mediante esta guía práctica para el uso de procedimientos analíticos

Grant Thornton

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Procedimientos Analíticos Efectivos La mejor oportunidad para dominar la evidencia de auditoría, mediante esta guía práctica para el uso de procedimientos analíticos Cómo usar esta guía Usuario

Refiérase a las secciones

Un auditor que requiere información 1. sobre lo que son los procedimientos 2. analíticos y la manera de utilizarlos 3.

Qué son los procedimientos analíticos; Por qué cambiar el enfoque de auditoría; Cómo diseñar procedimientos analíticos efectivos; 8. Análisis estratégico de negocios.

Un auditor - que requiera orientación de 2. su aplicación en el campo de trabajo. 3. 6. 7. 8.

Por qué cambiar el enfoque de auditoría; Cómo diseñar procedimientos analíticos efectivos; Interpretación de las diferencias; Consideraciones especiales; Análisis estratégico de negocios.

Un auditor - que requiera ideas sobre 3. posibles procedimientos analíticos.

Cómo diseñar procedimientos analíticos efectivos; 4. Estrategia y planeación; 5. Revisión e interpretación; 8. Análisis estratégico de negocios; AI Base de datos de procedimientos analíticos efectivos

Un auditor que requiera orientación 6. Interpretación de las diferencias. sobre cómo interpretar las diferencias entre los montos esperados y los registrados "en libros".

Tabla de Contenido 1.

QUÉ SON LOS PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS Qué son los procedimientos analíticos y su impacto en el proceso de auditoría.

1

2.

POR QUÉ CAMBIAR EL ENFOQUE DE AUDITORÍA Por qué utilizamos los procedimientos analíticos, sus ventajas y orientación de cómo superar los problemas u obstáculos prácticos.

3

3.

CÓMO DISEÑAR PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS EFECTIVOS Criterios para diseñar procedimientos analíticos efectivos, cómo documentar los procedimientos analíticos y establecer los niveles de precisión, incluyendo ejemplos de técnicas prácticas.

5

4.

ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN Por qué y cómo utilizamos los procedimientos analíticos en la estrategia y la planeación.

19

5.

REVISIÓN E INTERPRETACIÓN Por qué y cómo utilizamos los procedimientos analíticos en la revisión e interpretación de los estados financieros.

23

6.

INTERPRETACIÓN DE LAS DIFERENCIAS Cómo interpretar correctamente las diferencias entre los montos esperados y los registrados en libros, incluso lo que debe llevarse al resumen de diferencias de auditoría.

27

7.

CONSIDERACIONES ESPECIALES ! Involucrar a especialistas ! Economías con inflación ! Economías con hiperinflación

31

8.

ANÁLISIS ESTRATÉGICO DE NEGOCIOS Cuatro técnicas que pueden proveer mejoras significativas con respecto al entendimiento del negocio del cliente.

33

9.

ÍNDICE

41

APENDICE I BASE DE DATOS DE TÉCNICAS EFECTIVAS

45

APENDICE II DÓNDE SE METE EL DINERO - UN EJEMPLO

51

Manual de Procedimientos Analíticos 1. ¿Qué son los procedimientos analíticos? Los términos procedimiento analítico y revisión analítica se utilizan recíprocamente en esta guía y se refieren a las técnicas analíticas que se utilizan en auditoría. 1.1

Definición de los procedimientos analíticos

"Un procedimiento analítico generalmente consta de tres componentes: ♦

predicción;

Podemos predecir un saldo de cuenta, una clase de transacción o un índice que involucra datos financieros y/o de operación. ♦

comparación;

Podemos comparar nuestra predicción con el saldo de cuenta del año en curso, con un monto presupuestado, con el monto pertinente de una compañía comparable o con un promedio de la industria. ♦

uso de juicio profesional en la investigación y conclusión con respecto a las

diferencias que se observen." Parte integral de este juicio es la corroboración de las representaciones que se obtengan de la gerencia. En forma de diagrama, los procedimientos analíticos pueden presentarse de la siguiente manera: Los procedimientos analíticos pueden variar de manera importante en su nivel de detalles y en la forma en que se documentan.

Predicción

Por ejemplo, los analíticos pueden ser:

Comparación y juicio

procedimientos

♦ tan complejos como un análisis de regresión basado en la computadora; o

Registrado

♦ tan sencillos como una revisión de exploración de las cuentas comparativas de pérdidas y ganancias con notas de explicación anexas. 1

Manual de Procedimientos Analíticos La solidez de la evidencia que se derive de los procedimientos analíticos depende de la precisión de la técnica y de la información de respaldo disponible. 1.2

¿Qué son los procedimientos analíticos efectivos?

Los procedimientos analíticos efectivos pueden proveer evidencia de auditoría de una manera que sea de costo beneficio. Sin embargo, si no tenemos cuidado, el esfuerzo considerable que se emplee en el uso de procedimientos analíticos puede tener muy poco o ningún valor para el auditor y simplemente se desperdicien los recursos. 1.3

Los procedimientos analíticos como parte del proceso de auditoría

Utilizamos procedimientos analíticos en diferentes fases de la auditoría por diferentes motivos. A continuación se ilustran los objetivos en cada fase de la auditoría.

* ampliar nuestro entendimiento del negocio CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO

PLANEACION

OBTENER EVIDENCIA DE AUDITORIA

* comprender la posicion del negocio en el mercado * hacer evaluaciones de riesgo y enfocar el esfuerzo de auditoria * durante la estrategia, considerar dónde pueden adoptarse los procedimientos análiticos para un enfoque de auditoria mas eficiente

* confirmar nuestro entendimiento del negocio * confirmar las evaluaciones de riesgo * identificar los ciclos críticos

* eliminar o reducir la cantidad de pruebas sustantivas de auditoria * asegurarse que se reconozcan apropiadamente los resultados de los procedimientos analíticos en la reducción de las pruebas de detalles.

REVISION E INTERPRETACION

INFORMAR Y PRESENTAR

CONCLUSION DE LA AUDITORIA

* asegurarse que los estados financieros tengan sentido * confirmar nuestro entendimiento del negocio y los resultados del año

* añadir análisis a nuestros informes y presentaciones por escrito

* identificar las oportunidades de mejorar la efectividad y eficiencia de la auditoria.

2

Manual de Procedimientos Analíticos 2. ¿Por qué cambiar el enfoque de auditoría? 2.1

¿Por qué deben utilizarse los procedimientos analíticos? - 10 buenas razones

2.1.1

Un mejor entendimiento del negocio ♦ Exhorta el uso de un enfoque de investigación, el cual contribuye a identificar los riesgos. ♦ Amplía nuestro entendimiento del negocio completo y provee oportunidades para que existan más relaciones con la gerencia aparte de la función financiera, lo que nos permite observar cómo administran el negocio. ♦ Puede proveemos información útil que puede mejorar la calidad de nuestros informes a la gerencia. ♦ Nos ayuda a tener más conocimientos sobre la Industria completa y mejora la calidad del proceso de auditoría y la percepción que tiene la gerencia de la calidad y el valor de nuestros servicios.

2.1.2

Un enfoque efectivo ♦ En los casos en que se utilizan los procedimientos analíticos para proveer evidencia efectiva de auditoría, puede ahorrarse gran cantidad de tiempo y costos, en comparación con las pruebas de detalles, especialmente cuando: •

hemos determinado que los controles son efectivos

•

las aseveraciones que se comprueban no son críticas.

♦ Los procedimientos analíticos pueden realizarse antes de fin de año y trasladar el trabajo a aquellos períodos en que haya menos actividad. 2.1.3

Una fuente de evidencia ♦ Puede proveer una evidencia más sólida debido a que evalúa un saldo / clase de transacción (algunas pruebas de detalles solamente proveen evidencia sobre partes específicas de una aseveración). ♦ Puede permitimos obtener evidencia sobre varios objetivos mediante un solo procedimiento. 3

Manual de Procedimientos Analíticos ♦ Puede proveer una evidencia más sólida cuando corroboramos nuestros hallazgos con datos Independientes. ♦ Al utilizar procedimientos analíticos para vincular secciones de la auditoría, es posible detectar errores que de otro modo no hubiésemos detectado. 2.2

Respuestas a las excusas por las que no utilizamos procedimientos analíticos

Excusa

Solución

Referencia

No proveen evidencia sólida de Donde logramos la precisión planeada, se provee evidencia auditoría. sólida.

3 & 3.6

No pueden utilizarse debido a Conocer el negocio es esencial en cualquier auditoría. Un carecer de conocimientos sobre enfoque estructurado en la planificación, que incluye el uso de procedimientos analíticos y análisis estratégicos de negocios, el negocio contribuye a adquirir el conocimiento.

(4,5 & 8)

Es difícil resultados

interpretar

los Cuando diseñamos procedimientos analíticos para lograr el nivel de precisión que se desea, la interpretación de los resultados es más fácil.

(3, 3.6 & 6.2)

Es difícil manejar variaciones Resulta más fácil solucionar las variaciones si se toma un inaceptables enfoque estructurado; refiérase a la gráfica que muestra el proceso de decisión en la sección 6.2.

(6 & 6.2)

Los socios y los gerentes no Durante la planeación, se exige a los socios y los gerentes que exhortan el uso del enfoque aprueben el plan de auditoría. Los socios y los gerentes tienen interés en mejorar la eficiencia de la auditoría y han de ser receptivos a nuevas ideas que utilicen los procedimientos analíticos para lograrlo.

(4)

No sabemos cuándo deben El propósito de esta guía es ayudarlo a identificar cuándo utilizarse los procedimientos deben utilizarse los procedimientos analíticos. analíticos

(3)

Es difícil corroborar explicaciones

las Es necesario corroborar las explicaciones. Este proceso le proporciona un mejor entendimiento del negocio y un mejor contacto con la gerencia aparte de la función financiera lo que, a su vez, hace más fácil la corroboración.

(6.3)

No se dispone del tiempo ni Los procedimientos analíticos efectivos ahorran tiempo y pueden afrontarse los costos proveen evidencia de alta calidad. requeridos para implantar el enfoque

(3)

Las pruebas de detalle son más Los procedimientos analíticos puede que sean más eficientes fáciles. Los procedimientos con respecto a la calidad de la evidencia que se obtenga y el tiempo que tomen. El ejercicio de juicio requiere experiencia y analíticos requieren más juicio conocimiento de la industria. Sin embargo, la realización de los procedimientos analíticos constituye una función importante para los miembros más nuevos del staff.

(2.1 & 3)

No tengo idea donde se Generalmente la gerencia puede informarle donde buscar. La encuentran estadísticas útiles de biblioteca, los organismos del gobierno y las asociaciones comerciales pueden ser otras fuentes. la industria

(4.3)

4

Manual de Procedimientos Analíticos 3. Cómo diseñar procedimientos analíticos efectivos 3.1

¿Qué constituye evidencia efectiva?

La evidencia efectiva tiene cuatro características: ♦ Logra su objetivo de auditoría; ♦ provee evidencia de una calidad apropiada; ♦ se obtiene en una forma que es de costo beneficio; ♦ provee oportunidades para mejorar el valor del servicio de auditoría a los clientes. Los procedimientos analíticos normalmente son el medio más efectivo de obtener evidencia. 3.2

¿Cuándo deben utilizarse procedimientos analíticos para obtener evidencia efectiva?

Los procedimientos analíticos son el método que se prefiere para obtener evidencia de auditoría. Antes de utilizar pruebas de detalles, siempre consideren utilizar los procedimientos analíticos. El propósito de esta guía es exhortarlos a que utilicen los procedimientos analíticos en vez de, o para disminuir, las pruebas de detalles. La evidencia se obtendrá exclusivamente de las pruebas de detalles en los casos en que: ♦ los procedimientos analíticos son imprácticos; ♦ los procedimientos analíticos no son de costo beneficio: ♦ no existe la información con la cual soportar la prueba. 3.3

Los requisitos de los procedimientos analíticos efectivos

Para efectuar procedimientos analíticos efectivos, es necesario: ♦ comprender exactamente el objetivo del procedimiento; ♦ comprender el negocio; ♦ analizar al nivel de detalle adecuado; ♦ estar satisfechos con la contabilidad de los datos de origen; ♦ corroborar las explicaciones de la gerencia con la evidencia independiente; ♦ utilizar juicio para evaluar los resultados. 5

Manual de Procedimientos Analíticos Los siguientes ejemplos ilustran procedimientos analíticos efectivos, especialmente con respecto a comprender el negocio y el uso de enfoques innovadores a los procedimientos analíticos. El nivel de precisión que se demuestra en estos ejemplos se requiere únicamente en caso de que las aseveraciones que se comprueben sean críticas. En la sección 3.6 se incluye orientación sobre cómo establecer la precisión: CÓMO COMPRENDER EL NEGOCIO – FABRICANTE DE MOTORES DIESEL (ENSAMBLADOR) Objetivo El objetivo de auditoría es verificar la integridad, existencia y exactitud del cierre de los inventarios de mercadería terminada y materia prima dentro del nivel de precisión asignado. Antecedentes La empresa ensambla motores diesel. El 90% del valor de los motores terminados representa el 10% de la piezas, o sea, la cabeza, el bloque, los pistones, el volante y el cigüeñal. Base de procedimiento analítico Los auditores prepararon una tabla que muestra cada uno de los componentes principales. Comenzaron con el inventario inicial de cada componente. Después añadieron las unidades adquiridas basados en los registros de compras y restaron las salidas reflejadas en los registros de producción. En la tabla también se incluyeron los inventarios finales. En el caso de los inventarios de mercancía terminada, las salidas se basaron en el los registros de ventas. Al documentar y comprobar los sistemas, los auditores llegaron a la conclusión que los sistemas eran confiables, inclusive los controles para controlar los desperdicios. Por lo tanto, podían estar convencidos que los registros de producción eran confiables. De esta manera se hizo una predicción del inventario final de los componentes y de la mercancía terminada y se comparó con los inventarios que se contaron, considerando una reserva para el desperdicio normal. El principal papel de trabajo de este procedimiento se presenta en la próxima pagina. Tenga presente que se han reducido los volúmenes para propósitos de la presentación. Conclusión Durante la producción se identifico desperdicio, por ejemplo, se utilizaron más de cuatro cilindros por bloque. Este índice de desperdicio esta de acuerdo con el desperdicio normal y pueden aceptarlos los auditores. Al investigar el producto terminado “faltante” se descubrió que estaba en uso para demostraciones y consecuentemente, hubo que reconocerlo como un activo fijo. Resultó posible llegar a la conclusión que la mercancía terminada y la materia prima se presentaron razonablemente dentro del nivel de precisión asignado. 6

Manual de Procedimientos Analíticos A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

B

C

D

E

F

G

H

INVENTARIO

COMPRAS

PRODUCCION

INVENTARIO

INVENTARIO

DESECHO

DESECHO

INICIAL

SALIENTE

VERDADERO

FINAL

FINAL

% DE

VERDADERO

VERDADERO

VENTAS

VOLUMEN

VOLUMEN

VOLUMEN

VOLUMEN

VOLUMEN

VOLUMEN

CABEZA

100

1278

1223

155

140

15

1%

BLOQUES

84

1600

1223

461

449

12

1%

4860

4892

313

180

133

3%

47

1320

1223

144

144

0

0%

56

1200

1223

33

28

5

0%

208

207

1

0%

COMPONENTES

PISTONES CIGÜEÑAL

MERCANCIA TERMINADA

PRODUCCION

VOLUMEN

SALIENTE

DE VENTAS

1223

1249

234

´=4 PISTONES POR MOTOR

Los elementos analíticos mas significativos en este procedimiento fueron comprender el proceso de producción y las razones del desperdicio, asegurarse que el sistema para controlar el desperdicio fuese adecuado y corroborar que los índices de desperdicio fuesen correctos. Esto implico la revisión de las facturas estandares de cantidades, discusiones con ingenieros y discusiones con los miembros de la gerencia de producción. Un procedimiento de esta naturaleza puede ser también muy efectivo en caso que no hayamos asistido al conteo del inventario o en caso que nos preocupe la exactitud del conteo hecho por el cliente. Muchos fabricantes, especialmente en la industria automotriz, utilizan tales conciliaciones la mercancía que ingresa con la mercadería que se expide con el fin de controlar el uso de los componentes. INGRESO EN UNA COMPAÑÍA DE ELECTRICIDAD Objetivo El objetivo de auditoria es asegurar que el ingreso de la electricidad se haya expresado con integridad y exactitud y se encuentre dentro del nivel de precisión asignados que, en este caso, es precisamente el nivel de precisión. Antecedentes En un clima cálido, el uso principal de la electricidad se debe al aire acondicionado, por lo tanto existe sólido argumento de que el consumo de electricidad está directamente vinculado con variables tales como la temperatura. 7

Manual de Procedimientos Analíticos Base del procedimiento analítico. Los auditores utilizaron presunciones para crear un modelo de regresión múltiple que relaciona la producción y las ventas de electricidad con las variables independientes, que incluyen la temperatura, la población de consumidores y los precios de las tarifas. El modelo se baso en investigaciones emprendidas por un investigador local. Cuando se emprende un análisis tan complejo, es necesario involucrar a especialistas que reúnan las habilidades apropiadas. INGRESO DE ELECTRICIDAD / ANALISIS DE REGRESION PREDICCION ....... REGISTRADO-----

1450 1400 1350 1300 1250 1200 1150 1100

LAS VENTAS REALMENTE EXCEDIERON LA PREDICCION EN UN MONTO DE ENTRE 1 Y 2% DEBIDO AL CONSUMO ADICIONAL DE LOS MINORISTAS Y NEGOCIOS ABSTECEDORES DE ESTOS PARA SATISFACER LA DEMANDA DE LAS VENTAS DE NAVIDAD.

Los datos del mes se insertan en el modelo para hacer una predicción de la producción y las ventas de electricidad. Entonces comparamos los valores de dicha predicción con las cuentas. Mas adelante se muestra un papel de trabajo que muestra las ventas de la predicción y las verdaderas. El enfoque de auditoria con respecto al ingreso también involucro una evaluación de la efectividad de los controles que rigen el ingreso. Conclusión La conclusión a la que se llego fue que el ingreso de las ventas estaba expresado razonablemente dentro del nivel de precisión asignado. De hecho, las ventas anuales se encontraban dentro del nivel de precisión de las ventas de la predicción y las fluctuaciones mensuales pueden explicarse. Cómo reemplazar las pruebas de detalles Esta técnica reemplazó la prolongada observación directa de las lecturas de los medidores de electricidad y se derivo del método empleado por la gerencia para administrar los niveles de producción.

8

Manual de Procedimientos Analíticos 3.4

Cómo comprender las relaciones

Los procedimientos analíticos se basan en la comparación de un monto pronosticado con base en una relación con los montos registrados. Es esencial que estudiemos y comprendamos las relaciones con respecto a: ♦ la validez de la relación; la importancia de la relación; ♦ la consistencia de la relación; ♦ la frecuencia con la que se puede medir la relación; ♦ la confiabilidad de la información que se utiliza; ♦ el grado de independencia de cualquier variable utilizada. 3.4.1

Validez de la relación

Es necesario que estemos satisfechos de que la relación existente sea razonable. Ejemplos Podemos anticipar que exista una relación estable entre el ingreso de una empresa minera y el tonelaje de los materiales que se extraigan, sujeta a cambios en los precios de los minerales. Podemos anticipar que el volumen de ventas de autos nuevos de un comerciante de vehículos de motor esté vinculado con las estadísticas sobre las inscripciones de vehículos nuevos. No se anticiparía que las ventas de cualquier negocio aumentaran en proporción con las tasa general de inflación. Es siempre necesario que se tengan en cuenta los factores específicos de la industria y los productos

3.4.2

Importancia de la relación

En caso que cierta variable esté sujeta a diversas influencias, es necesario asegurarse que todas, o al menos las más significativas, se incorporen al modelo en uso. 3.4.3

Consistencia de la relación

Consideramos el grado al que pueda anticiparse que las relaciones que se hayan observado en el pasado se desenvuelvan en el futuro.

9

Manual de Procedimientos Analíticos En el caso de una empresa, industria o economía que esté experimentando cambios frecuentes, es posible que las relaciones no permanezcan estables durante tanto tiempo como lo harían en un ambiente más estabilizado. Por lo tanto, consideramos tales cambios al diseñar procedimientos analíticos efectivos. Esto incluye una evaluación de las circunstancias en las que no han ocurrido los cambios que razonablemente hubiésemos anticipado que ocurrieran. Tenemos cuidado de no suponer que existe una tendencia sin que exista la debida explicación. Por ejemplo, normalmente no podemos suponer que las ventas aumentan automáticamente a través del tiempo. Podemos, en vez, tratar de obtener una correlación de la tendencia con el producto interno bruto por persona o los datos de la industria. Al analizar los gastos, un buen punto de partida es comprender qué gastos son fijos y cuáles son variables. Normalmente podemos revisar los gastos fijos con facilidad. Para analizar los costos variables, es necesario comprender su relación con otras variables tales como las ventas o el costo de la mercancía que se vende. Introducción de un nuevo producto químico Cuando se presenta un nuevo producto en el mercado, puede que las ventas comiencen lentamente. Puede que inicialmente sea necesario ofrecer un descuento en los precios. A medida que el producto recibe aceptación, los precios (y los márgenes brutos) aumentan y pueden estabilizarse. Hacia el final del ciclo de vida del producto, puede que los precios y los márgenes brutos disminuyan según aumenten las presiones competitivas. Estamos conscientes de los movimientos en los márgenes brutos y la fase en el ciclo de vida del producto cuando hacemos las comparaciones entre un año y otro. Para poder desempeñar procedimientos analíticos efectivos, es necesario que comprendan el negocio. Las técnicas de Análisis Estratégico de Negocios que se describen en el Apéndice II pueden proveer el medio para desarrollar este entendimiento. Esta información ilustra la necesidad de separar los datos para lograr un análisis significativo. Los movimientos de ventas de una diversidad de productos se ven afectados por la posición de cada producto con respecto al ciclo de vida.

3.4.4

Frecuencia con la que se puede medir la relación

Mientras más frecuentemente podamos observar que ocurre cierta relación, más seguros nos sentimos para definir la relación. Movimientos en el ingreso por las ventas mensuales. Cuando revisamos las ventas mensuales, es posible ver con precisión los casos en que las ventas se afectan debido a los movimientos específicos que, en este caso, se traducen en un negocio grande en agosto y un estimulo de ventas de fin de año. También podemos ver la relación en comparación con una predicción de ventas a un plazo más largo Si hubiésemos revisado el ingreso de ventas anualmente, ninguna de estas tendencias sería aparente. 10

Manual de Procedimientos Analíticos Un negocio grande observe la caída de los márgenes brutos este mes

Este Año Año anterior 000's 1600

"Impulso" de ventas antes de fin de año

1500

1400

Ventas Ptromedio 1300

1300

1200 El ingreso declina en el período de calma despúes de Navidad

1100

El ingreso baja d u r a n t e l a s vacaciones de verano Diciem.

Novie.

Octub.

Septie.

Agosto

Julio

Junio

Mayo

Abril

Marzo

Febrero

Enero

1000

Los auditores deben observar con cautela los “estímulos” anuales de venta de fin de año que la gerencia normalmente emprende para satisfacer los presupuestos de ventas. En caso que el fin de año ocurra en diciembre, dichos “estímulos” normalmente implican el embarque de las ventas de enero en diciembre para aumentar el ingreso antes de fin de año. Es posible que el negocio encare un problema al final del próximo año, ya que hay un limite en el periodo al que se pueden trasladar las ventas, por lo tanto, las ventas que se tomen en el año anterior disminuyen las ventas del año actual. Tales estímulos de ventas, que resultan en cuantiosas devoluciones en el año siguiente, se han observado en las industrias de alta tecnología y del tabaco. En caso de productos que tienen una vida útil limitada, tal como ocurre en la industria del tabaco, las implicaciones de embarques con excedentes y de exceso de desecho pueden ser bastante serias. Si la gerencia estuviese bajo una presión extraordinaria con respecto al presupuesto, el auditor debe considerar cautelosamente el riesgo de una declaración excesiva de las ventas y ha de asegurarse que fue correcto incluir las ventas resultantes en el año en curso. Los auditores pueden hacer que los procedimientos de revisión de las ventas mensuales sean más precisos y, por lo tanto, más efectivos si efectúan ciertas predicciones sobre las ventas mensuales antes de documentar las cifras registradas. En algunos casos, puede que sea apropiado que esto se base simplemente en las tendencias del año anterior.

11

Manual de Procedimientos Analíticos 3.4.5

Confiabilidad de la información que se utiliza

Independientemente de lo adecuado que sea el modelo que desarrollemos, éste será tan confiable como la calidad de la información que se inserte. Al evaluar la confiabilidad de la información que se utilice, consideramos lo siguiente: ♦ Si la información se ha verificado mediante procedimientos de auditoría; Por ejemplo, la información que se obtenga de un PC que no sea parte de la red puede no estar sujeta a los mismos sistemas y controles ni a la verificación de auditoría de dichos sistemas y controles a los que está sujeta la información que se obtiene de un sistema central de computadoras. La información no financiera u operativa que se utiliza en los procedimientos analíticos, tal como las estadísticas de producción o de ventas, normalmente no se verifica directamente mediante procedimientos de auditoría. Las pruebas de auditoría para verificar dicha información generalmente implican la multiplicación de datos por los precios o valores apropiados y la conciliación con la información financiera que se ha verificado mediante procedimientos de auditoría.

♦ Si la información se generó independientemente del departamento de contabilidad; Investigamos la fuente de información para determinar cuán confiable es. Por ejemplo, un análisis de ventas del departamento de mercadeo puede sencillamente implicar la presentación de datos obtenidos por el departamento de contabilidad en un formato diferente. En este caso, la información provista por el departamento de mercadeo no es independiente del departamento de contabilidad.

♦ Si el sistema que se utiliza para generar la información está sujeto a controles internos efectivos; ♦ Si la información fue generada por una fuente independiente (por ejemplo, las estadísticas de la industria que se hayan publicado). 3.4.6

Grado de independencia de las variables utilizarlas

La cantidad de evidencia de auditoría que puede obtenerse mediante la comparación de dos variables es limitada si ambas variables se derivan de la misma fuente. Generalmente, el procedimiento es mas sólido si se utiliza información de diferentes fuentes.

12

Manual de Procedimientos Analíticos 3.5

Cómo se documenta un procedimiento analítico

Primeramente, se registra el objetivo de auditoría, que se especifica con respecto al saldo de la cuenta, las clases de transacciones y las correspondientes aseveraciones de auditoría de los estados financieros, por ejemplo, integridad o existencia. Seguidamente, se Identifica la relación entre la variable que a usted le interesa y otra variable o variables. Esto implica declarar la precisión planeada en la relación. Después se hace una predicción o se genera una expectativa basada en la relación. Es importante declarar explícitamente lo que se anticipa y no simplemente anticipar una cifra que sea "razonable". Cuando utilizamos una expectativa generada de los estados financieros del año anterior, debemos tener cuidado de asegurarnos que: Primero generemos nuestra expectativa o predicción, no tome los montos actuales y entonces los compare para determinar si parecen "razonables"; Consideremos si los montos del año anterior constituyen una base válida para predecir los montos actuales. El paso principal implica hacer una comparación del monto registrado con la predicción. Es necesario que se haga un seguimiento de las variaciones extraordinarias, según sea apropiado. Es necesario que documente las explicaciones de las variaciones significativas y la evidencia que usted obtenga para corroborar tales explicaciones. Llegamos a la conclusión de si el procedimiento ha satisfecho los objetivos expuestos. A continuación presentamos un extracto de un cliente verdadero que muestra una manera de iniciar su papel de trabajo. Solamente hemos reproducido parte de los papeles de trabajo detallados que muestran la comparación y el seguimiento: ♦ Hacer una predicción y expresarla en cantidad monetaria o como porcentaje antes de emprender el procedimiento. (Refiérase a los comentarios que aparecen más adelante sobre "precisión".) ♦ Documentar los hallazgos y utilizar juicio para solucionar las diferencias. Tenga presente corroborar cualquier representación de la gerencia con evidencia independiente. Todos los procedimientos de auditoría tienen una conclusión.

13

Manual de Procedimientos Analíticos Cliente:

Fabricante de tejidos

Objetivo:

Volumen de ventas – integridad y existencia, dentro del nivel de precisión asignado

Predicción/exp ectativa:

El proceso de manufactura es tal que la producción es casi directamente proporcional a las horas de maquinaria y, por lo tanto, a la electricidad utilizada. Hacemos una predicción que la producción ha de variar directamente (dentro del nivel de precisión asignado) en proporción al consumo de electricidad, lo que puede comprobarse en las facturas de electricidad.

Podremos conciliar la producción con las ventas mediante los movimientos del inventario. El volumen de producción en metros, trazado en una gráfica, se mueve directamente en proporción al costo de la electricidad. Para calcular el nivel de precisión asignado en metros, se dividió el nivel de precisión asignado en cantidad monetaria entre el precio promedio de ventas por metro. Comparación:

El consumo y la producción mensual de electricidad se trazaron en una gráfica. Es importante calcular un nivel de precisión asignado con respecto a producción de manera que se puedan identificar para mayor investigación aquellos meses en los que la producción verdadera varió de la producción pronosticada en más de una doceava parte del nivel de precisión asignado.

Seguimiento de las variaciones

Inicialmente se obtuvieron de la gerencia explicaciones de los movimientos en la relación entre el consumo y la producción de electricidad. tales representaciones se corroboraron mediante referencia a las facturas del proveedor de electricidad. Se utilizaron pruebas de detalles para verificar el índice extraordinariamente alto entre las ventas y el consumo en dos meses específicos. Las cantidades de producción se conciliaron con las cantidades de ventas mediante el movimiento en los inventarios.

Conclusión

Fue posible llegar a la conclusión que las ventas fueron íntegras, que existen y que son exactas dentro del nivel de precisión asignado.

14

Manual de Procedimientos Analíticos 3.6

Precisión

Establecemos niveles de precisión para todos los procedimientos de auditoría. Esta es la meta que nos forjamos. En un procedimiento analítico esto significa el máximo límite en la diferencia entre nuestra predicción y el valor en libros que aún resulta aceptable. Si nos acercamos tanto como esto, podemos llegar a la conclusión que hemos obtenido la evidencia de auditoría necesaria, según los planes. Si no establecemos niveles de precisión con respecto a los procedimientos al obtener evidencia de auditoría, nuestros procedimientos son inadecuados. Nos interesa obtener una conclusión "concreta" en cantidad monetaria o porcentaje. 3.6.1

Juicio del socio

El socio aprueba el nivel de precisión que es necesario en los procedimientos analíticos. Se provee la tabla de nivel de precisión asignado para contribuir a determinar un nivel de precisión asignado que sea apropiado. Sin embargo, basados en nuestro entendimiento del negocio y su sistema de controles, el socio puede que juzgue como aceptable un grado de precisión más amplio con respecto a un objetivo específico de auditoría. Normalmente, el nivel de precisión asignado puede aumentarse con respecto a áreas de un riesgo de auditoría menor o en caso que la evidencia obtenida de las pruebas de los sistemas indique que los controles sean efectivos. 3.6.2

La tabla del nivel de precisión asignado contribuye al uso de juicio

En nuestro enfoque el nivel de precisión los da el Touchtone, proveé orientación sobre cómo utilizar el nivel de precisión y el nivel de precisión asignado como medida de precisión: ♦ "La precisión de auditoría planeada con respecto a los estados financieros en conjunto es el nivel de precisión. Por lo tanto, la precisión de auditoría planeada con el fin de planear procedimientos analíticos que se apliquen a sólo una parte de los estados financieros es un monto que generalmente es inferior al nivel de precisión. Este monto se denomina nivel de precisión asignado." ♦ "Documentamos el nivel de precisión asignado cuando anticipamos que los procedimientos analíticos provean toda, o casi toda, la evidencia sustantiva de auditoría con respecto a una población en particular. Debido a la importancia de los procedimientos analíticos con respecto al objetivo de auditoría, el nivel de precisión asignado provee un punto de referencia útil que nos sirve para evaluar los resultados de los procedimientos analíticos."

15

Manual de Procedimientos Analíticos

El nivel de precisión asignado puede determinarse de la siguiente tabla la cual se ofrece sólo como orientación. El valor en l ibros de la aseveración como un porcentaje del activo total o ingreso total, el que sea mayor entre los dos 0 - 6% 7 - 25% 26 - 55% 56 - 100%

Multiplicar el nivel de precisión por:

0.25 0.50 0.75 1.00

Tenga presente que la tabla sirve sólo como orientación. 3.7

Oportunidad de efectuar los procedimientos analíticos

Puede que existan variaciones significativas entre los montos que se predicen y los montos registrados. Por lo tanto, es necesario que concedamos suficiente tiempo para investigar tales diferencias. Si los procedimientos analíticos requieren modificación o, si se requiere un cambio en la naturaleza, oportunidad o alcance de otras pruebas de detalles para satisfacer el objetivo de auditoría, nos aseguramos que esto pueda hacerse dentro de las fechas límites para la presentación de informes. Los auditores han de estar conscientes de que los procedimientos analíticos rigurosos pueden ser altamente efectivos con respecto a proveer un alto valor de evidencia pero que pueden resultar tan costosos como las pruebas de detalles, especialmente durante el primer año de uso. Para que los procedimientos analíticos resulten precisos y poderosos puede que sea necesario obtener y analizar datos detallados y asegurarse que los datos sean contables y corroborar las representaciones de la gerencia. Consideramos si nuestra revisión de los sistemas que generan los montos registrados ofrece motivo de preocupación con respecto a la exactitud de dichos montos registrados, especialmente en aquellos casos en que existen diferencias significativas entre las predicciones y los montos registrados. Los procedimientos analíticos pueden establecerse en la fase de planeación. En el caso de muchas organizaciones, esperarnos poder utilizar la información generada internamente (tal como las cuentas de la gerencia, los presupuestos, los análisis de variaciones, los pronósticos y las proyecciones del flujo de efectivo) para obtener una cantidad significativa de conocimientos detallados sobre el desempeño del negocio y 16

Manual de Procedimientos Analíticos sus perspectivas. Dicha información puede recopilarse y analizarse durante la fase de planeación. Las cifras de los pronósticos para el final de año pueden compararse después con los montos que aparecen en las cuentas. Solicitamos información para utilizar en los procedimientos analíticos, tal como publicaciones de la industria y estadísticas comerciales, como parte de nuestra lista de información "preparada por el cliente". 3.8

Ejemplos de cómo utilizar procedimientos analíticos para obtener evidencia de auditoría.

Esta sección de la guía incluye ejemplos de procedimientos analíticos que ilustran lo siguiente: ♦

Cómo concentrarse en los riesgos de auditoría;

♦

Los procedimientos rotativos;

♦

Cómo auditar el saldo completo en vez de una muestra de las partes que lo constituyen,

♦

Cómo aprovechar al máximo los análisis globales de pérdidas y ganancias.

Cómo concentrarse en los riesgos de auditoría - reservas y gastos fiscales indirectos. Las autoridades fiscales indirectas utilizan los procedimientos analíticos para determinar la razonabilidad de los cargos fiscales. Nosotros podemos hacer lo mismo. Anteriormente puede que hayamos auditado las reservas y gastos fiscales indirectos (que incluyen los impuestos sobre las ventas (IVA), algunos impuestos de consumo, el impuesto sobre las transacciones) mediante el cotejo de las declaraciones y los pagos. Pero es posible que tales documentos no provean mucha certeza de que el gasto o crédito y la provisión se hayan calculado correctamente, especialmente debido a que las agencias de cobro de ingresos normalmente archivan las declaraciones y subsecuentemente auditan aquellas que se consideran con posibilidad de error en vez de verificar individualmente cada declaración según se recibe. Ejemplo de un cliente - impuesto sobre las ventas de vinos y licores Objetivo de auditoría Probar la integridad, existencia y exactitud del impuesto de ventas dentro del nivel de precisión asignado. 17

Manual de Procedimientos Analíticos Antecedentes El impuesto sobre las ventas es pagadero a una tarifa fija de 1 2.5% sobre las ventas locales en el momento de la venta (o descorche en caso de degustaciones) de vinos de mesa y en el momento de la fortificación de los vinos fortificados (o sea, varios años antes de que ocurran las ventas). También se cobra un impuesto de ventas en los vinos que se abren para degustaciones, el cual se basa en el precio normal de venta al detalle. Base del procedimiento analítico El impuesto sobre las ventas registrado en los libros se comparó con el impuesto de ventas anticipado, calculado como una proporción de las ventas y ajustado según las degustaciones y la diferencia de fechas debido a la fortificación antes de la venta. A continuación se presentan extractos de los papeles de trabajo.

Ventas locales Registradas Domésticas 10,220,000 Exportaciones 1,375,000 Degustaciones y muestras valor al detalle de los vinos utilizados 113,000 Tarifas de impuesto de ventas locales 12.5% Ventas de Exportación exentas El vino fortificado representa el 1.2% de las ventas locales Impuesto de ventas esperado Locales 10,220,000 x 12.5% 1,277,500 Muestras 113,000 x 12.5% 14,125 Impuesto de ventas esperado 1,291,625 Impuesto de ventas registrado 1,360,852 El nivel de precisión touchstone, basado en las ventas es 85,000 El nivel de precisión asignado a este gasto, que se encuentra entre 7 y 25% de las ventas, determinado de acuerdo con la tabla que aparece en el párrafo 3.6.2 de esta guía, es 50% del nivel de precisión (1’291.625 o 7%) 42,500 La diferencia entre el gasto de impuesto indirecto pronosticado y el registrado es 69,227

18

Manual de Procedimientos Analíticos La producción de vino fortificado durante este año fue alta ya que fue un año de "cosecha". De hecho, se produjeron las ventas de tres años. Esto tiene el efecto de acelerar el pago del impuesto sobre las ventas, el cual se paga en la fecha de fortificación, en vez de en la fecha de las ventas. Se produjeron las ventas de dos años adicionales, o sea ventas domésticas y gravables de 245,280. Esto ocasionó un impuesto adicional de ventas de 30,660. La diferencia entre la predicción rectificada y los saldos de cuenta verdaderos actualmente es 38,567, lo que representa menos del nivel de precisión asignado. (1.291.625 + 30.660 – 1.360.892) Conclusión Los auditores pueden llegar a la conclusión de que el impuesto de ventas ha sido determinado razonablemente. Nota Este método resulta especialmente útil cuando se analiza por sectores de venta y las tarifas de impuestos indirectos permanecen en el mismo nivel. También tenemos presente que, aunque los gastos de impuestos indirectos y los pasivos de fin de año pueden ser menores, la posibilidad de que se impongan penalidades elevadas en caso de existir errores podría significar que cualquier error sea de importancia relativa para los estados financieros, al mismo tiempo que resulte vergonzoso para los auditores. También debemos tener presente evaluar el sistema de registrar la información en el que se basa el cálculo del gasto de impuestos, para asegurarnos que se ha calculado basado en información correcta. PROCEDIMIENTOS ROTATIVOS - EL COSTO PROMEDIO DEL ACTIVO FIJO

¿Por qué hemos de utilizar la misma técnica todos los años? Podemos utilizar un enfoque más efectivo si intercalamos los procedimientos analíticos y las pruebas de detalles de manera rotativa. Esto implica utilizar procedimientos de auditoría para verificar la base de datos para un modelo de predicción y aplicar dicho modelo como parte de un procedimiento analítico. 19

Manual de Procedimientos Analíticos Cadena de restaurantes Objetivo de auditoría Probar la integridad, existencia y valuación de las adiciones de activo fijo, dentro del nivel de precisión asignado. Antecedentes La operación del cliente consiste de una cadena de restaurantes de comida de venta rápida en la que todos los restaurantes se han construido y equipado de manera muy similar. Por lo tanto, el costo de todos los restaurantes fue similar. Método Los auditores calcularon el costo promedio de un restaurante nuevo lo que fue posible debido a que todos los restaurantes eran similares. Resultados Durante el primer año, los costos de las adiciones se sometieron a pruebas substantivas y se calculó un costo promedio por restaurante. En los próximos dos años, habiendo determinado que el único factor que afectaba dicho costo promedio era la inflación, se hizo posible 'trasladar hacia un período posterior' el cálculo del costo promedio. Las adiciones de activo fijo se calcularon como el número de nuevos restaurantes multiplicado por el costo promedio. Se aplicó un factor de inflación basado en los movimientos, efectuando un ajuste para reducir la tasa general de inflación debido al fuerte poder de negociación que los compradores tenían sobre los contratistas de la construcción durante ese tiempo. Tenga presente que no resulta apropiado utilizar un factor general de inflación sino que debe utilizarse un factor que se haya modificado según las consideraciones específicas de la industria. Las diferencias que surgieron se debieron a los restaurantes que se encontraban parcialmente construidos a las fechas del balance general y a costos adicionales con respecto a un restaurante de un tamaño mucho mayor. En el cuarto año, se utilizaron pruebas de detalles para revisar el costo promedio que podría utilizarse entonces durante los próximos dos años si continuase la relación. 20

Manual de Procedimientos Analíticos Nota Las pruebas de detalles se efectúan cada tres años y se utiliza un procedimiento analítico de 'prueba en total', y debe tenerse cuidado al aplicar aumentos debidos a la inflación (véase el capítulo 7). VENTAS/COSTO DE VENTAS - CONCESIONARIO DE VEHÍCULOS

Objetivos de auditoria Asegurar que las ventas y el costo de las ventas de los nuevos vehículos estén correctamente presentados. Antecedentes Las ventas de nuevos vehículos hechas por los concesionarios tienden a seguir la tendencia general que existe en las ventas de vehículos. Es necesario efectuar ciertos ajustes para garantizar que las estadísticas que se utilicen para establecer una tendencia involucren la comparación de partidas del mismo tipo, por ejemplo, las ventas de vehículos de lujo han de compararse con estadísticas de vehículos de lujo. Los concesionarios deben poder proveer explicaciones con respecto a las variaciones entre las ventas logradas y la tendencia ya que los fabricantes de vehículos continuamente evalúan la capacidad de los concesionarios para guardar consistencia con las tendencias. Aquellos que tengan un desempeño deficiente pueden perder sus derechos como concesionarios. Base del procedimiento analítico El concesionario recibe estadísticas mensuales independiente del número promedio de ventas que se basa en un conjunto de todas las ventas de los diferentes concesionarios de la región (que las compila independientemente el fabricante de vehículos). Utilizamos tales estadísticas para pronosticar las ventas anticipadas y el costo de las ventas con un ajuste con respecto a factores tales como el tamaño del concesionario y el desembolso promedio de publicidad en comparación con el “promedio”. Conclusión Las fluctuaciones mayores se identificaron en los meses de noviembre, enero y febrero. Las ventas de noviembre estuvieron muy por debajo de los valores pronosticados debido a la ausencia de los dos mejores vendedores. En enero y febrero las ventas resultaron por encima del promedio debido a una fuerte campaña publicitaria local en un área nueva y el hecho de haber contratado a un nuevo vendedor. Los regalos de promoción que se entregaron a los compradores como 21

Manual de Procedimientos Analíticos parte de la campaña publicitaria local justifican el costo de ventas que resulto por encima del promedio durante dichos meses. También resultó posible comparar las facturaciones en las ventas con las comisiones que se pagaron a los vendedores y verificar el tiempo en que los vendedores estuvieron empleados. El costo de publicidad y de los regalos de promoción puede corroborarse mediante el aumento en los costos de promoción en ciertos puntos durante el año. El análisis proporcionó suficiente detalle para llegar a la conclusión de que las ventas son razonables dentro del nivel de precisión asignado.

Volumen

Ajustado

Promedio

Ajustado

para

Precio

Costo

Valor de

Valor de

de ventas por

para 14

publicidad

Promedio

Estandar

venta

venta

%

local

de venta

Promedio

estimado

registrado

Diferencia

concesionario vendedores

Costo de

Costo de

ventas

ventas

estimado

registrado

Jul

78

109

120

15,222

11,709

1.826.640

1.768.907

-3

1.405.080

1.305.634

Ago

181

253

260

16,234

12,488

4.220.840

4.013.274

-5

3.246.880

3.147.621

Sep

145

203

222

16,333

12,564

3.625.926

3.457.092

-5

2.789.208

2.867.935

Oct

130

182

191

16,237

12,490

3.101.267

2.983.496

-4

2.385.590

2.356.722

Nov

122

170

164

16,248

12,498

2.664.672

2.148.569

-19

2.049.672

2.009.766

Dic

83

116

125

16,390

12,608

2.048.750

1.994.572

-3

1.576.000

1.452.563

Ene

111

155

165

16,444

12,649

2.713.260

3.285.622

21

2.087.085

2.290.283

Feb

126

176

180

16,489

12,684

2.968.020

3.400.472

15

2.283.120

2.463.045

Mar

106

148

127

16,501

12,693

2.095.627

2.137.855

2

1.612.011

1.683.920

Abr

127

177

191

16,476

12,674

3.146.916

3.268.109

4

2.420.734

2.540.299

May

121

169

189

16,451

12,655

3.109.239

3.260.111

5

2.391.795

2.501.014

Jun

86

120

111

16,488

12,683

1.830.168

1.914.728

5

1.407.813

1.439.833

Venta y Costo de Ventas - Montos registrados y de Predicción Valor de venta estimado

5.000.000 4.000.000

Valor de venta registrado

3.000.000 2.000.000

Costo de venta estimado

1.000.000

Costo de venta registrado

0 Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

Ene

Feb

meses

22

Mar

Abr

May

Jun

Manual de Procedimientos Analíticos CÓMO APROVECHAR AL MÁXIMO LOS ANÁLISIS GLOBALES DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Normalmente analizamos el estado de ganancias y pérdidas, sin embargo: ♦ Cuantas veces aprovechamos al máximo el procedimiento? ♦ Cual es el enfoque más eficiente? Ejemplos de clientes Objetivo Probar la integridad y existencia de los resultados comerciales según se presentan en el estado de ganancias y pérdidas. Esta pruebas reúne toda la evidencia que se obtiene durante la auditoria y garantiza que el estado de resultados tiene sentido. 1er ejemplo - Método Un equipo de auditoria utilizó procedimientos analíticos para revisar los estados financieros en general, como equipo. Durante una reunión, revisaron todas las cuentas de pérdidas y ganancias y todos los miembros del equipo contribuyeron con información relevante sobre las secciones en las que ellos habían estado involucrados. Resultados La calidad de la evidencia de auditoria en la revisión de perdidas y ganancias mejoró, debido a que las relaciones entre los diferentes saldos de cuentas se discutieron durante la revisión. Resulto posible corroborar la evidencia recopilada de las diferentes partes del negocio. También se estuvo de acuerdo en que todos tenían un mejor entendimiento del negocio que en años anteriores. 2do. Ejemplo - Método Uno de los auditores utilizó una Computadora para preparar los programas de procedimientos analíticos. En vez de solicitarle a la gerencia que preparara los programas mostrando los movimientos de las cuentas, le solicito a la gerencia que anotara las razones que ocasionaron los movimientos. El equipo corroboró esas representaciones de la gerencia con otra evidencia. Resultados La Gerencia proporcionó una explicación detallada de todos los movimientos. La Gerencia inclusive expreso que preferían hacerlo por escrito, ya que podían hacerlo cuando dispusieran de tiempo y no cuando el auditor necesitara tener la información a su disposición. 23

Manual de Procedimientos Analíticos 4. Estrategia y planeación 4.1

Qué logran los procedimientos analíticos durante la estrategia y planeación

Los procedimientos analíticos se utilizan durante las fases de estrategia y planeación en todas las auditorías para: ♦ Confirmar y mejorar nuestro entendimiento del negocio; ♦ Desarrollar nuestro entendimiento de la posición que el negocio ocupa en el mercado; ♦ Identificar las transacciones no rutinarias y las transacciones rutinarias que sean extraordinarias; ♦ Identificar las áreas claves de riesgo de negocios y riesgo de control. 4.2

Confirmar y mejorar nuestro entendimiento del negocio

Durante la planeación, el auditor confirma su entendimiento del negocio. Esto implica más que una revisión de los presupuestos y pronósticos de la organización que haya preparado el personal de finanzas de la organización e incluye: ♦ Discutir los planes futuros con el personal operativo (que incluye las divisiones de producción y servicios, las ventas y el mercadeo); ♦ Visitas a los locales, fábricas y almacenes, ♦ Obtener estadísticas, comentarios de la prensa y otra información sobre el negocio y la industria; ♦ Discutir la posibilidad de lograr los presupuestos y si se han establecido metas de desempeño. Comparación con los presupuestos – advertencia. Normalmente comparamos los resultados con los presupuestos para obtener cierta indicación de la tendencia en los resultados de las operaciones. Sin embargo, hay que tener cuidado de no confiar automáticamente en el presupuesto. Ejemplo de clientes Objetivo de auditoria Hacer una estimación de las ventas anuales durante la fase de planeación. 24

Manual de Procedimientos Analíticos

Base del procedimiento analítico El auditor hizo una estimación de ventas basadas en los niveles de ventas presupuestados. El auditor hizo una estimación incorrecta de que las ventas estarían de acuerdo con el presupuesto. Las cifras de ventas y del costo de las ventas se habían manipulado con el fin de satisfacer el presupuesto, después de haber sufrido la pérdida de un cliente importante. Esta irregularidad no la descubrió el auditor hasta el final del año. Este error pudo haberse evitado si el auditor hubiese comprendido que esta división del negocio estaba sujeta a gran presión para satisfacer el presupuesto y si él hubiese tenido conocimiento de la pérdida del cliente importante a principio de año. En este caso, no resultaba apropiado comparar los resultados con el presupuesto como indicador de su exactitud. Notas Es sumamente importante determinar que los procedimientos para formular el presupuesto sean confiables antes de otorgarle demasiada importancia al presupuesto como fuente de evidencia. Utilice datos no financieros cuando sea posible para corroborar los hallazgos. Normalmente los análisis por unidades de producción, por hora o por número del personal son los procedimientos analíticos más efectivos. Otro factor que es necesario vigilar son los errores en la asignación de gastos entre las categorías de gastos de manera que no se excedan los presupuestos en las partidas individuales. Aunque esto no afecta 'los resultados', tal manipulación ocasiona que el análisis de los saldos de cuentas de gastos no sea válido. 4.3

Desarrollar nuestro entendimiento de la posición que el negocio ocupa en el mercado.

Podemos comparar los resultados y las relaciones claves con las tendencias del mercado, o con las estadísticas de la industria o de la competencia para que esto contribuya a nuestro entendimiento de la posición que el negocio ocupa en el mercado. Según se comenta "Muy pocos auditores investigan el acceso que tiene la biblioteca a una enorme base de datos de información de la industria. ¡Qué desperdicio de recursos!". 25

Manual de Procedimientos Analíticos Puede resultar difícil obtener datos de la industria actualizados. Sin embargo, normalmente no aprovechamos la mejor fuente de datos que es la gerencia. Muchos negocios pueden proveer información independiente de las publicaciones comerciales y los departamentos del gobierno, esto debe añadirse a su lista de información preparada por el cliente. Con frecuencia utilizamos los datos de la industria durante la planeación debido a que normalmente es imposible obtener información sobre el período en curso. Sin embargo, la información de períodos anteriores nos permite responder a preguntas tales como: ♦ Si el negocio se considera un líder de la industria; ♦ Si los márgenes se consideran característicos de la industria; ♦ Entonces es necesario considerar de qué manera tal información afecta nuestro enfoque de auditoría. DESARROLLAR NUESTRO ENTENDIMIENTO DE LA POSICIÓN QUE EL NEGOCIO OCUPA EN EL MERCADO Manufactura - Fabricante de bombas de extracción Objetivo Comprender el desempeño del negocio en la industria. Método Obtuvimos del gobierno estadísticas de la industria que proveen información tal como la utilidad, la liquidez y los índices del número de días de las deudas dentro de las industrias definidas. Se obtuvo información extraordinariamente detallada con respecto a una diversidad grande de industrias. Obtuvimos información sobre todos los fabricantes de bombas de extracción y anticipamos que el desempeño del cliente fuese dentro del punto medio de la industria. Resultados Una vez obtenida esta información, es necesario que el equipo de auditoría comprenda la razón por la que los resultados de la empresa fueron diferentes al punto medio en cada uno de los casos. Lo que inicialmente sorprendió a los auditores fue que los márgenes de ganancia estuvieron por debajo del promedio de la industria. Anteriormente habíamos pensado que la empresa tenía un desempeño aceptable y que estaba devengando una utilidad menor durante una época económica difícil. La empresa era escasamente rentable y sería una de las primeras de la industria en experimentar dificultades en caso que la recesión empeorase. 26

Manual de Procedimientos Analíticos La información que se obtuvo al comparar el desempeño con la industria fue la que se expone en la página siguiente:

Industria ¼ Inferior

Cliente

Punto medio

¼ Superior

Indices de Rentablilidad: Rendimiento De Capital

3.3

3.4

17.2

43.5

Rendimiento del Activo Total

2.1

2.2

12.6

22.4

Margen de Utilidad Antes del Impuesto %

2.2

2.2

8.3

14.2

96.6

97.1

164.0

204.0

109.8

89.0

74.6

59.6

1.8

1.1

1.4

2.9

Salario Promedio

16.964

12.932

14.250

16.064

Ventas / Empleado

70.829

48.929

59.150

76.500

Salario / Ventas %

24.0

29.3

25.0

21.4

Ventas / Activo Total % Periodo de Crédito (En días) Liquidez

Se tuvo acceso a esta información con respecto a los cinco años anteriores.

4.4

Identificar transacciones no rutinarias

¿Desaparece el cargo de interés? Objetivo de auditoria Trazamos los resultados claves de las cuentas mensuales de la gerencia para garantizar la integridad, existencia y exactitud de la información en el estado de pérdidas y ganancias, para comprender el negocio a través del transcurso del año y para identificar aquellas transacciones no rutinarias que requieran atención de auditoria. Conclusión En el mes de agosto ocurrió un aumento extraordinariamente grande en los gastos financieros. Al investigar, este aumento resulto de perdidas sufridas en el cambio de moneda extranjera durante el cierre de una operación, esta información causo sorpresa a los auditores debido que la empresa no había estado anteriormente involucrada en mercados de exportación. Inmediatamente los auditores se percataron de que existía de transacciones con perdidas potenciales, en el cambio de moneda extranjera. Asimismo, fue necesario auditar esa transacción debido a la importancia del impacto en los resultados anuales. Fue posible recomendar a la gerencia el valor de la existencia de los contratos de cobertura en las operaciones. 27

Manual de Procedimientos Analíticos

4.5

Identificar las áreas de riesgo

Los procedimientos analíticos pueden utilizarse para identificar tendencias en el negocio que pueden sernos de interés, tales como: ♦ Baja rentabilidad ♦ Un cambio en la combinación de productos/servicios ♦ Flujos de efectivo deficientes ♦ Elevada rotación del personal ♦ Demasiada actividad ♦ Reducción de liquidez ♦ Exceso de capital de trabajo ♦ Elevada inversión en activos fijos Los procedimientos analíticos nos permiten: ♦ Concentrar y dirigir el esfuerzo de auditoría planeado a las áreas críticas de auditoría; ♦ Identificar las áreas de riesgo que han de abordar el sistema de controles internos y la gerencia o la junta directiva. Los procedimientos analíticos que se utilizan en la planeación normalmente consisten de una revisión de los saldos y las clases de transacciones significativos de los estados financieros. Conjuntamente con las discusiones con la gerencia, la revisión de los informes interinos y otra información, tales procedimientos pueden contribuir a que identifiquemos los cambios en el negocio o los cambios en las prácticas financieras que afecten la manera en que funciona la organización. A su vez, esto puede destacar áreas que requieran atención especial durante la auditoría. IDENTIFICAR ÁREAS DE RIESGO - "DÓNDE SE METE EL DINERO"

Los especialistas en contabilidad analítica utilizan la siguiente técnica para comenzar el análisis de los estados financieros. Esta es una herramienta efectiva durante las fases de auditoría de estrategia y planeación y revisión e interpretación. Mediante el rastreo de los flujos de efectivo o de fondos a través de las cuentas y el entendimiento de las relaciones entre las diferentes variables, podemos responder a preguntas tales como las siguientes: ♦ ¿Tiene sentido la cifra del ingreso? ♦ ¿Cómo llegó la empresa a la posición de efectivo en que se encuentra actualmente? 28

Manual de Procedimientos Analíticos Durante la estrategia y planeación, utilizamos la información del año a la fecha según la presentan las cuentas o las predicciones de la gerencia. Sin embargo, es necesario que estemos conscientes de que son las cuentas de la gerencia, que no se han auditado y que puede que las predicciones no sucedan. Básicamente, esta técnica le permite al auditor vincular los estados financieros con los estados de flujo de efectivo con el fin de identificar los asuntos que ocasionen preocupación y las inconsistencias. Ejemplo de clientes Objetivo de auditoría identificar las áreas de riesgo y cualquier flujo o saldo que no satisfaga nuestras expectativas, mediante un entendimiento de los flujos de utilidades y efectivo del negocio y en qué se han invertido éstos. Base del procedimiento analítico El auditor revisó cada una de las partidas en las cuentas de pérdidas y ganancias y analizó la razonabilidad de tales partidas mediante la comparación de las ventas con el costo de la mercancía vendida y los bonos ofrecidos con las ventas y la comparación de los cargos de interés del banco con el nivel de sobregiros. La utilidad se convirtió en flujo de efectivo al considerar los movimientos en los deudores y los acreedores (los que se verificaron para asegurar que tenían sentido con respecto a movimientos en las ventas y compras) y las partidas que no son de efectivo, tales como la depreciación. Conclusión El análisis de flujo de efectivo resultó en un excedente que suscitó la siguiente pregunta, ¿Para qué se han utilizado los fondos?. En este caso, se había utilizado efectivo para financiar la adquisición de la planta. En el Apéndice II se incluyen los papeles de trabajo de un ejemplo de esta técnica. Nota En caso que exista un excedente, ha de preguntarse, "¿Dónde se ha invertido o gastado?" y "¿Tiene esto sentido?" En caso que exista un déficit de efectivo, es necesario saber "¿Como se ha financiado?" y "¿Están reflejados en los gastos los costos de financiamiento adicionales?". 29

Manual de Procedimientos Analíticos

5. Revisión e interpretación 5.1

La función de los procedimientos analíticos durante la revisión e interpretación

Los procedimientos analíticos se utilizan durante la fase de revisión e interpretación en todas las auditorías con el fin de: ♦ Garantizar que los estados financieros tengan sentido, las revisiones "inesperadas" pueden resultar muy útiles en este caso; ♦ Confirmar nuestro entendimiento del negocio y los resultados del año. Es importante revisar las cifras finales tan pronto como sea posible para poder detectar y corregir cualquier error potencial. 5.2

Cómo garantizar que los estados Financieros tengan sentido

Es importante que, durante la fase de revisión e interpretación, se tome un paso atrás en el examen de los detalles y se evalúe si las cifras finales reflejan: ♦ Nuestro entendimiento del negocio; ♦ La conclusión de auditoría. Debe prestarse atención especial a: ♦ Los movimientos en el fondo de reserva; ♦ Los costos capitalizados; ♦ Los saldos entre compañías. Si tienen sentido los estados financieros – las relaciones entre las cuentas claves deben tenerlo también. Antecedentes El siguiente ejemplo se ha extraído de una compañía que realmente existe en la que se cometió un fraude considerable. Toda documentación relacionada con el segmento mayor del negocio se falsifico. Los auditores, fueron guiados a comprobar exclusivamente las partes legítimas del negocio y no detectaron el fraude. Este ejemplo muestra tan sólo suficiente información para que el auditor se preocupe. Se requiere una investigación mas detallada para determinar las razones que han ocasionado tales fluctuaciones. 30

Manual de Procedimientos Analíticos Base para un procedimiento analítico efectivo El debido análisis durante la fase de revisión o interpretación hubiese indicado que las cuentas verdaderamente no tenían sentido. Cuando se consideran las relaciones entre diversos saldos o clases de transacciones, los auditores van en busca de un patrón consistente. En este caso, las relaciones entre las siguientes variables eran motivo de preocupación especial: ♦ Las cuentas por cobrar ♦ Las ventas ♦ Los adelantos de materiales-hechos a los subcontratistas para cubrir el costo de los materiales en el local ♦ El costo de la mercancía vendida La siguiente gráfica se preparó basado en los estados financieros de la compañía: Datos financieros selecionados Ventas Costo de merc. vendida Cuentas por cobrar Adelantos de materiales 000's

6000

5000

4000

3000

2000

1000 0 1986

1985

31

3 meses 31.7.86

Manual de Procedimientos Analíticos Conclusión La gráfica muestra que el crecimiento en las cuentas por cobrar y los adelantos que se pagaron a los subcontratistas con respecto a los materiales utilizados no guardaba proporción con las ventas y el costo de las ventas. Las tasas de crecimiento de las cuentas por cobrar y los adelantos a los subcontratistas en los 3 meses transcurridos hasta el 31 de julio de 1986 fueron astronómicos. Si los auditores hubiesen tratado de obtener explicaciones, hubiesen encontrado que los deudores no existían y que los adelantos no se habían hecho. El hecho de documentar formalmente las tendencias en una gráfica muestra claramente que estos movimientos requieren investigación. Los auditores sencillamente aceptaron la explicación ofrecida por la gerencia de que “es un negocio que esta creciendo” 5.2.1

Cuentas entre compañías

Es crucial que se comprenda la tendencia en las cuentas entre compañías. El simple hecho de confirmar los saldos con otros miembros del grupo no siempre provee suficiente evidencia de auditoría. Los especialistas contables con frecuencia encuentran costos que deberían anularse y que están "escondidos" en cuentas entre compañías y que otros miembros del grupo las han confirmado y aceptado. Tenga en mente que un monto de importancia relativa para la subsidiaria que usted audite puede ser completamente insignificante para los estados financieros del grupo que se preparen en la oficina principal y, por lo tanto, dicha oficina lo acepte como una pequeña diferencia y lo confirme como exacto. Una pequeña diferencia puede, en realidad, representar dos o más diferencias de compensación mayores. a) Si tienen sentido los estados financieros-cómo se esconden la pérdidas en las cuentas entre compañías Antecedentes Este es otro ejemplo de un verdadero fraude. Una compañía perdió un elevado monto de dinero en una sola transacción de valores y no pudo reponer la perdida. La perdida sufrida en la venta de los valores se encubrió por medio del registro de una cuenta por cobrar a una empresa afiliada, cuya perdida se describió como “valores adquiridos bajo convenios de reventa”. El crédito compensatorio se describió como “valores vendidos bajo convenios de readquisición”. Se compensaron los activos y pasivos de la empresa matriz y de la afiliada. 32

Manual de Procedimientos Analíticos Base del procedimiento analítico Los auditores no consideraron si la transacción tenia sentido, o sea: ♦ ¿debe la empresa estar en el negocio de compra venta de valores por medio de la empresa afiliada? ♦ Si la afiliada tenia verdaderamente a su nombre los valores. El problema se hubiera detectado si simplemente se hubiera considerado si los estados financieros tenían sentido, especialmente las transacciones con las empresas relacionadas. b) Si tienen sentido los estados financieros-número de días de cuentas por cobrar pendientes. Es importante que se comprendan las relaciones entre el balance general y la cuenta de pérdidas y ganancias. Por ejemplo, ¿refleja el cambio en el nivel de los deudores la combinación de las ventas del período? Este tipo de revisión es sumamente importante debido a que esto es exactamente lo que hace alguien que examine las cuentas. Si las cuentas no tienen sentido para nosotros como auditores, menos sentido tendrán para aquellos usuarios de los estados financieros. Negocio minorista Objetivo de auditoria Garantizar que las cuentas por cobrar se expresen de manera razonable. Antecedentes La compañía que se audita era una subsidiaria de un grupo mayor que remitía las cuentas mensuales de la gerencia a la oficina principal. El efectivo recibido se guardaba en una caja fuerte conjuntamente con los recibos autorizados. Ocurrió un fraude en el que se robaron el efectivo y los recibos durante un periodo extenso de tiempo. Debido a que desaparecieron tanto el efectivo como los recibos, el efectivo en caja equivalía a los recibos restantes. No se equipararon los montos en caja con la documentación de los recibos originales. 33

Manual de Procedimientos Analíticos La oficina principal reviso solamente las cuentas mensuales de pérdidas y ganancias de la gerencia y no el balance general. A fin de año, la compañía constituía una pequeña parte de un grupo grande. La discrepancia se ocultó en un saldo creciente de cuentas por cobrar que progresivamente se hizo mas antiguo. Conclusión Este fraude pudo haberse detectado fácilmente revisando las relaciones entre las ventas y las cuentas por cobrar y la tendencia de un saldo creciente de cuentas por cobrar. En circunstancias más normales, la relación entre las ventas y las cuentas por cobrar (análisis de antigüedad de saldos) provee evidencia sólida sobre la valuación de los deudores, especialmente en relación con la cobrabilidad. 5.3

Confirmar nuestro entendimiento del negocio y los resultados del año Cómo comprender el negocio - aumento de márgenes de venta. Antecedentes He aquí otro ejemplo de fraude. La gerencia tenía interés en mostrar una tasa de crecimiento extremadamente alta. Se crearon alrededor de 200 facturas ficticias por un valor de $5.4 millones durante la última semana del año fiscal. Los auditores no reconocieron el fraude y dieron una opinión sin salvedad sobre los estados financieros. Base del procedimiento analítico Los auditores no adquirieron un completo entendimiento del negocio, ni de su administración o de la manera que estaba cambiando. Especialmente no se percataron del riesgo adicional de auditoría debido a que la gerencia realizaba un esfuerzo agresivo de mercadeo y le interesaba mostrar resultados sólidos. La relación entre las ventas y el costo de las ventas, que se traza en la siguiente pagina, no fue usual ya que las ventas aumentaron a una tasa mas elevada que el costo de las ventas. La información sobre las cuentas por cobrar y los inventarios asimismo muestra que el crecimiento de las ventas es mayor de lo anticipado, Los auditores no observaron esta tendencia y, mucho menos, trataron de encontrar una explicación. 34

Manual de Procedimientos Analíticos

5.4

Ajustes finales

En casos en que hayamos utilizado procedimientos analíticos para auditar saldos y flujos, es necesario que consideremos el efecto de ajustes finales. Consideremos si es necesario repetir algunos de los procedimientos analíticos o considerar nuevamente las conclusiones.

6. Interpretación de las diferencias 6.1

¿Qué es una diferencia, y, se requiere una investigación más detallada?

Es muy posible que los procedimientos analíticos produzcan diferencias con respecto al resultado anticipado. Es esencial que se efectúe un seguimiento riguroso de las diferencias y que se obtengan explicaciones que estén respaldadas por evidencia corroborativa. En caso de no existir una explicación adecuada de las diferencias, los procedimientos analíticos no tienen valor y pueden ser dañinos. "La existencia de una diferencia entre nuestra predicción y el monto registrado requiere un seguimiento si el monto de la diferencia excede el nivel de precisión asignado y no hay seguridad de si la diferencia indica un error e irregularidad o no." Cuando determine si existe un error o irregularidad, tenga en mente que las diferencias pueden surgir de cualquiera de los siguientes: ♦ Errores en el monto registrado; ♦ Simplificaciones o errores en nuestras presunciones; ♦ Variables importantes que no se hayan incorporado.

6.2

Cómo solucionar la diferencia

Cómo surge una diferencia y cómo solucionarla puede resumirse en el flujograma de decisión que se presenta en la siguiente página:

35

Manual de Procedimientos Analíticos COMO SOLUCIONAR UNA DIFERENCIA Calcular la Diferencia entre el valor de la predicción y el valor registrado

¿Es la diferencia < que el nivel de precisión asignado?

SI

¿Es la diferencia obviamente insignificante?

NO

SI

Llegar a la conclusión que el valor registrado en libros es aceptable

NO

Investigar las razones debido a las que existe una diferencia

¿Se debe la diferencia a error del cliente?

Cuantificar el error, Llevar al Resúmen de Diferencias de Auditoría si el cliente no lo ajusta

SI

NO ¿Es la explicación razonable y válida?

SI

Revisar el valor de la predicción

NO Reconsiderar la validéz del modelo en uso

¿Se considera efectivo el modelo?

NO

¿Es posible modificar el modelo?

SI NO Reconsiderar el enfoque de auditoría. Utilizar pruebas de detalles para proveer evidencia adicional para encontrar las razones de la diferencia

36

SI

Rediseñar el procedimiento analítico

Manual de Procedimientos Analíticos 6.3

Investigar las razones de la diferencia

Cuando efectuamos un procedimiento analítico y encontramos una diferencia, inicialmente procuramos obtener una explicación de la gerencia. Dichas explicaciones se documentan. Es esencial que utilicemos nuestro juicio y experiencia para determinar si las explicaciones de la gerencia son aceptables y para determinar qué evidencia corroborativa se requiere. Juzgamos si los interrogados están capacitados para tener respuestas a nuestras preguntas y si es posible que nos respondan honestamente. Esta evaluación es necesaria para determinar el valor de la evidencia verbal. Específicamente, podríamos interrogar a aquellas personas fuera de la función financiera para aseguramos de que se consulte a los miembros de la gerencia que sean responsables del problema. Las explicaciones de respaldo que provengan de dos o más individuos independientes proveen un grado acumulativo de certeza mucho mayor que la explicación que provenga de una sola fuente. Es importante que el auditor esté satisfecho de que las explicaciones provistas y la evidencia corroborativa sean consistentes y razonables. El auditor evalúa críticamente la información provista basado en nuestro entendimiento del negocio. En caso que las explicaciones sean fundamentales para la auditoría y no puedan verificarse independientemente, obtenemos las actas de las reuniones de la junta directiva o representaciones de la gerencia por escrito. En algunos casos, puede que sea necesario referirse en el informe de auditoría a que se ha confiado en las representaciones de la gerencia. 6.4

¿Es la diferencia obviamente insignificante?

Una diferencia menor al nivel de precisión asignado puede resultar significativa si: ♦ Es solamente un tanto menor que el nivel de precisión asignado; ♦ Puede convertir una ganancia en pérdida o viceversa; ♦ Afecta la legalidad de los pagos de dividendos; ♦ Indica un incumplimiento de los requisitos regulatorios o contractuales; ♦ Indica un posible error o fraude. En tales circunstancias, debe considerarse una investigación más detallada, según se describe anteriormente.

37

Manual de Procedimientos Analíticos 6.5

Qué ha de llevarse al resumen de diferencias de auditoría no ajustadas

Si la diferencia entre las cifras de la predicción y las cifras registradas no se explica adecuadamente, no podemos automáticamente considerar que el monto sea una diferencia de auditoría. En tales circunstancias, podemos perfeccionar nuestros procedimientos analíticos o efectuar pruebas de detalles para suplementar el procedimiento analítico con el fin de obtener suficiente evidencia. Podemos considerar como diferencias de auditoría sólo aquellas partidas que se compruebe que sean errores después de estos procedimientos.

7. Consideraciones especiales Los siguientes factores pueden impactar el uso de los procedimientos analíticos: ♦ El uso de especialistas; ♦ La inflación; ♦ La hiperinflación. 7.1

El uso de especialistas

Esta guía tiene el propósito de proveer orientación al auditor en general. En algunas circunstancias, la naturaleza o complejidad del análisis requiere el involucramiento de especialistas. Cuando se consideran técnicas complejas basadas en la computadora, tales como análisis de regresión, puede que sea necesario involucrar especialistas en auditoría por computadora y/o especialistas en estadística para el desarrollo de los modelos necesarios. En algunas industrias, la naturaleza del análisis requiere el involucramiento de las habilidades de especialistas, tales como actuarios que se involucren en ciertos elementos de las revisiones de compañías aseguradoras. 7.2

Inflación

Observemos cautelosamente aquellas explicaciones que atribuyan un cambio en las partidas de las pérdidas y ganancias o del balance general a "debido a la inflación" declarada por el Indice de Precios al consumidor u otro factor. Negocios minoristas-el efecto de la inflación. Las ventas aumentaron en un 4% en comparación con el año anterior. El gerente de finanzas informo el auditor que el pequeño aumento se debía a la inflación según lo refleja el índice de precios al consumidor. 38

Manual de Procedimientos Analíticos

Una discusión que se sostuvo posteriormente con el director de ventas reveló que los precios de ventas habían permanecido estables. El aumento de 4% en las ventas resulto de un aumento de 20% en el volumen de ventas a su cliente principal y una disminución de 16% en el volumen de ventas debido a la pérdida de otros tres clientes. 7.3

Hiperinflación

La inestabilidad de un país con un ambiente de hiperinflación (v.g., en 1993 Brasil tenía una inflación mensual de 35%) crea el requisito de comprender la lógica fundamental y la interrelación de las transacciones y cómo se reflejan éstas en la información financiera. Los procedimientos analíticos pueden resultar efectivos para proveer evidencia con respecto a la integridad y exactitud de los saldos de cuentas en los informes financieros. En tales casos, los procedimientos analíticos que pueden vincularse al volumen o las unidades, por ejemplo probar la cantidad de inventario en existencia, pueden utilizarse con efectividad. Cuando los procedimientos analíticos involucran predicciones y comparaciones de montos monetarios, puede que sea necesario hacer una predicción de mes a mes de manera que puedan clasificarse los resultados según los movimientos de la inflación. Es importante tener disponible información independiente con respecto a los movimientos de la inflación.

8. Análisis estratégico de negocios 8.1

Por qué utilizamos las técnicas de análisis estratégico de negocios

Las técnicas de análisis estratégico de negocios que se describen en esta sección representan adelantos en el análisis que pueden proveer mejoras significativas en el entendimiento de los negocios. Existen diversas herramientas y técnicas que los consultores especialistas utilizan habitualmente. La mayoría de ellas no son procedimientos analíticos en el propio sentido ya que no involucran predicciones. Dichas técnicas proveen una manera de costo beneficio en la que los equipos de auditoría pueden desarrollar y compartir sus conocimientos sobre el negocio. La mejor manera de emprenderlas es como equipo durante la reunión de estrategia. Las técnicas se basan todas en efectos visuales; se requiere un rotafolio o una pizarra blanca para que sean útiles.

39

Manual de Procedimientos Analíticos Las principales ventajas de las técnicas de análisis estratégico de negocios son que: ♦ Revelan y desarrollan nuestro entendimiento del negocio con mucha rapidez; ♦ Destacan áreas en las que nuestro entendimiento del negocio sea deficiente y nos permiten concentrarnos en las preguntas adecuadas para hacerle a la gerencia; ♦ Exhortan la comunicación entre todos los miembros del equipo de servicio al cliente. Al implantar dichas técnicas, es necesario que estemos conscientes de que el mayor beneficio se deriva de ellas durante aproximadamente los primeros 30 minutos de esfuerzo. 8.2

Antecedentes - cómo comprender el negocio

Un negocio no es una entidad aislada e independiente. Un negocio funciona dentro de cierto ambiente y reacciona a las fuerzas y eventos que lo rodean. Comprender el ambiente externo es esencial para comprender la posición global de una compañía. Las áreas que pueden abarcarse incluyen la estructura de la industria, el análisis del mercado, la competencia, los proveedores, los clientes y los productos. Mucha de la información necesaria para llevar a cabo dicho análisis son los datos de la industria. Esto puede utilizarse para comparar con los resultados de los procedimientos analíticos tradicionales según se discute en la Sección 3, "Cómo diseñar procedimientos analíticos efectivos". El análisis estratégico de negocios puede proveer nuevas formas de analizar la información sobre la gerencia y la industria para poder identificar problemas específicos tales como: ♦ Que la compañía funcione en un sector del mercado en declive; ♦ Que la compañía necesita una diversidad mayor de productos para poder competir exitosamente; ♦ Que existen oportunidades en un área relacionada de las operaciones; ♦ Que la compañía tiene una posición estratégica deficientemente definida. Problemas de esta naturaleza pueden ayudarnos a identificar riesgos de auditoría y otras áreas de preocupación potencial. Asimismo, pueden facilitarnos la manera de añadir valor a la auditoría mediante más informes comerciales a la gerencia. En adición, los análisis pueden identificar oportunidades para nuestros consultores especialistas. 40

Manual de Procedimientos Analíticos Cuando se nos asigna inicialmente a un cliente o, de hecho, en la fase de propuesta, el uso de estas técnicas representa una gran ayuda en el desarrollo de nuestro entendimiento del negocio. Las técnicas no pueden completarse con efectividad sin tener un buen entendimiento del negocio y del ambiente en el que éste funciona. 8.3

Técnicas sugeridas de análisis estratégico de negocios

En las próximas páginas describimos cuatro técnicas sugeridas. ♦ Análisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas [SWOT en inglés] ♦ Análisis de las cinco fuerzas ♦ Técnica de red de abastecimiento ♦ Matriz de crecimiento en proporción al segmento (Gráfica de Boston). 8.4

Análisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas [SWOT]

SWOT son las siglas en inglés de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. A continuación se muestra un ejemplo de análisis de SWOT de Omega Chemical Ltd. (un fabricante de polímeros, coagulantes y emulsiones). Fortaleza

Debilidades

Tiene el 75% del mercado.

lnsuficiencia de recursos destinados al mercadeo - existe el riesgo de que no se promuevan Contratos sostenidos con las autoridades locales exitosamente los nuevos productos. en la región del Sudeste. La gerencia tiene una cultura conservadora Los conocimientos técnicos especializados de los adoptan lentamente las técnicas innovadoras de requisitos del cliente sirven de obstáculo de mercadeo y administración. entrada. Márgenes relativamente bajos en el trabajo de las Los convenios de abastecimiento limitan la autoridades locales pérdida de volumen. Flete propio, lo que permite un costo neto de entrega más bajo para obtener más negocios.

Oportunidades

Amenaza

La regulación de los sistemas de manejo de Incertidumbre con respecto a firmar convenios desperdicios y de agua a dado lugar al con las autoridades locales en las regiones del crecimiento del mercado. noroeste. Varios contratos con las autoridades locales por Un nuevo abastecedor está estableciéndose en el licitar. mercado, lo cual posiblemente haga que los márgenes sean aún menores. 41

Manual de Procedimientos Analíticos El análisis SWOT puede emprenderlo la gerencia para comprender la situación actual del negocio con el propósito de desarrollar un plan estratégico. Puede resultar una herramienta útil para identificar los riesgos de negocios y de auditoría. Los posibles usos de está técnica con respecto a una auditoría incluyen: Un enfoque dirigido a identificar los riesgos, tanto los de negocios como los correspondientes riesgos de auditoría; La identificación de oportunidades para proveer asesoramiento adicional. Las fortalezas y debilidades son predeterminantemente características internas. Los factores que se han de considerar en el análisis de fortalezas y debilidades pueden incluir: ♦ El personal - sus habilidades, entrenamiento, actitud ♦ La organización - su estructura y las relaciones ♦ Los productos - su calidad, vida útil, costos ♦ La producción - su naturaleza, capacidad, calidad ♦ Las finanzas - su disponibilidad ♦ La plusvalía - su reputación, antecedentes, opinión pública ♦ Conocimientos - técnicos, del mercado, de la competencia Las circunstancias externas pueden dar lugar a oportunidades o amenazas para una organización dependiendo de su habilidad para explotarlas. Los factores que se han de considerar al analizar las oportunidades y amenazas pueden incluir: ♦ El mercado - su crecimiento, declive, cambios de estilos. ♦ La tecnología - desarrollo de productos, substitución, nueva tecnología. ♦ La economía - la inflación/recesión, impuestos, valor de la moneda. ♦ La sociedad - las prácticas de ventas, las prácticas de empleo, las prácticas de los sindicatos. ♦ La legislación - con respecto a contaminación del ambiente, protección de los consumidores, responsabilidad sobre el producto, impuestos. ♦ Ecología - política sobre energía, reciclaje, protección ambiental. Estas listas puede utilizarlas el equipo de servicio al cliente como referencia al considerar y discutir los problemas con un miembro apropiado de la gerencia. Las listas no lo incluyen todo ni tampoco todos los problemas aplican en todos los negocios. 42

Manual de Procedimientos Analíticos 8.4.1

Cómo se efectúa un análisis de SWOT

Los análisis de SWOT puede efectuarlos fácilmente el equipo de servicio al cliente durante una reunión de estrategia. Puede emprenderse una técnica de aportación de ideas en la que se facilita a todos los miembros del equipo que contribuyan. Es importante que todos los miembros del equipo contribuyan debido a que cada uno de ellos percibe el negocio de diferente manera basado en su involucramiento específico en la auditoría y sus conocimientos verdaderos del negocio. Excepto en el primer año de nuestra asignación a un cliente, resulta extraordinario que se requieran más de 30 minutos para realizar un análisis de SWOT de un solo negocio. 8.5

Análisis de las cinco fuerzas

El análisis de las "cinco fuerzas" es un modelo desarrollado por Michael Porter en su libro "Competitive Strategy". (1) El modelo supone que, en cualquier industria, las reglas de competencia están contenidas en cinco fuerzas competitivas: ♦ La entrada de nuevos competidores; ♦ La amenaza de substitutos; ♦ el poder de negociación de los compradores (clientes); ♦ El poder de negociación de los proveedores; ♦ La rivalidad entre los competidores existentes.

Competidores Potenciales Amenaza de nuevos competidores Poder de negociación

Competidores de Industria

Proveedores de los proveedores

Poder de negociación Compradores

Intensidad de la Rivalidad

Substituto

43

de los compradores

Manual de Procedimientos Analíticos

El poder colectivo de tales fuerzas determina la habilidad de las compañías en una industria para obtener ganancias a medida que influencian los precios, costos y la inversión necesaria de las compañías en esa industria. Los poderes individuales y colectivos de tales fuerzas varían de una industria a otra y pueden cambiar según la industria evoluciona. Cada industria es única y tiene su propia estructura individual. Sin embargo, algunos de los factores más comunes que se han de considerar se presentan más adelante (Porter, Michael 'Competitive Strategy Techniques for Analyzing Industries and Competitors', New York.Me Free Press 1980). FACTORES COMUNES A CONSIDERAR Amenaza de nuevos competidores: ♦ Economías de escala ♦ Curva de aprendizaje ♦ Identidad de las marcas ♦ Políticas gubernamentales ♦ Represalia anticipada Amenaza de substitutos: ♦ Costos que cambian ♦ Desempeño relativo del precio ♦

Inclinación del comprador a substituir v.g. lealtad contra popularidad

Poder de negociación de los proveedores: ♦ Costos que cambian ♦ Presencia de influencias diferentes ♦ Concentración de proveedores ♦ Importancia del volumen para el proveedor Poder de negociación de los clientes: ♦ Poder de negociación: ♦ Concentración de clientes ♦ Volumen de clientes ♦ Información disponible ♦ Facultad de substituir 44

Manual de Procedimientos Analíticos ♦ Sensibilidad a los precios: ♦ Impacto en la calidad/el desempeño ♦ Diferencias de los productos ♦ Identidad de las marcas ♦ Incentivos de los que toman decisiones Intensidad de la rivalidad: ♦ Crecimiento de la industria ♦ Exceso intermitente de capacidad ♦ Diferencias de los productos ♦ Identidad de las marcas ♦ Costos que cambian ♦ Diversidad de los competidores ♦ Complejidad de la información

8.5.1

Cómo se efectúa un análisis de las cinco fuerzas

El modelo se puede observar mejor como una estructura dentro de la cual podemos recopilar información relevante de la industria. Esta puede facilitarnos el camino a través de la complejidad de una industria y ayudarnos a precisar aquellos factores que son críticos para la competencia. El modelo vincula los problemas operativos y de riesgos financieros que encara el cliente con los problemas de riesgos de auditoría que encara el auditor. Para utilizar este análisis, es necesario educar al equipo de servicio al cliente sobre cómo funciona, normalmente mediante un simple recorrido del diagrama. Entonces se adapta a las necesidades específicas del negocio. Es importante obtener un entendimiento del poder relativo de cada una de las cinco fuerzas involucradas, de manera que podamos ver cuáles son las principales influencias sobre el negocio. En los casos en que la gerencia utilice esta técnica en su proceso de tomar decisiones, podemos discutir sus medidas de acción con respecto a los factores que apliquen a su industria y crear una idea de su proceso de evaluación de riesgo y de tomar decisiones.

45

Manual de Procedimientos Analíticos 8.6

Técnica de red de abastecimiento

La técnica de red de abastecimiento puede utilizarse para obtener una idea global de todo el negocio. Ejemplo: UNA IDEA GLOBAL DE LA INDUSTRIA DE AVIACION RED DE ABASTECIMIENTO INTERNO Proveedores de Vehículos áereos

(3)

Proveedores de Mantenimiento

(2)

Proveedores de Comestibles

Proveedores de Combustible

(1)

Equipo Básico del Aeropuerto

Manejo de equipaje

Servicio de reservaciones y ventas

Agencias de viajes

Flete

Servicios durante vuelos

Mercadeo/ Fijación de precios (4)

Excursiones en épocas de vacaciones

Público en general

Tripulación / Pilotos

Ingeniería

Centros de recreo, hoteles, arrendamiento de autos

Agencias de gobierno

Proveedores de aeropuerto

Finanzas & Admin.

Competencia

VUELO

Abastecimiento Máximo 1 día

Clientela corporativa

Otras aerolíneas

Oficina de Liquidación

Servicio de Información 1-5 Días

46

Venta Ilimitado

Manual de Procedimientos Analíticos Si hacemos una observación vertical del negocio y su industria Y la utilizamos para establecer la estrategia de auditoría, pueden obtenerse los siguientes beneficios: ♦ Una idea global de la industria en que funciona el negocio; ♦ Asistencia con la identificación de los riesgos de auditoría relacionados; ♦ La identificación de oportunidades en las que podamos a proveer asesoramiento. 8.6.1

Cómo emprender un análisis de la red de abastecimiento Esta técnica normalmente requiere algún tipo de preparación anticipada antes de presentarse a la reunión de estrategia. Primeramente, establecemos una idea global del negocio, las funciones y los productos según estos se relacionan con la industria y un esquema de la red establecida. Después consideramos, como equipo de servicio al cliente: ♦ Los proveedores del negocio y documentamos el abastecimiento de materia prima o servicios que dan comienzo al proceso de producción o servicio; ♦ La red de abastecimiento interno dentro del negocio para documentar los procesos que se emprenden dentro de la organización para garantizar la entrega de un producto o servicio final al cliente; ♦ El flujo de productos o servicios finales al cliente. Una vez trazado el flujograma, considere todos los contratiempos que podrían encontrarse en cada paso del proceso. Esto contribuye a identificar los riesgos de negocios y de auditoría relacionados con el negocio. Por ejemplo, en el flujograma anterior. los riesgos potenciales que se identifican incluyen: (1) Huelga de proveedores de combustible; (2) Carencia o retraso de las piezas; (3) Incumplimiento de las garantías del desempeño por parte de los proveedores; (4) Métodos agresivos de rebajas. 47

Manual de Procedimientos Analíticos Una vez que se genere la gráfica, podemos discutirla con la gerencia para explicarles nuestro entendimiento del negocio y hacer las rectificaciones que sean necesarias. 8.7

Matriz de crecimiento / segmento (Gráfica de Boston)

Todos los productos o negocios de la compañía se trazan en forma de círculo en una gráfica cuadriculada de cuatro cuadrantes. El eje horizontal corresponde al segmento relativo del mercado del negocio (que caracteriza el poder del negocio en su respectivo mercado) mientras que el eje vertical indica el crecimiento del mercado (que representa el atractivo de su mercado). El área dentro de cada círculo es proporcional a las ventas totales generadas por el negocio en relación con el resto de la compañía. El siguiente diagrama representa la matriz de crecimiento / segmento con respecto al uso de efectivo y generación de efectivo.

Signo de interrogación

Estrella

Alto

Modesto flujo + ó – de efectivo

Considerable flujo negativo de efectivo

Tasa de crecimiento del mercado Vaca de efectivo Considerable flujo positivo de efectivo

Perro Modesto flujo + ó – de efectivo

bajo

ALTO BAJO SEGMENTO RELATIVO DEL MERCADO

Con respecto a cada uno de los negocios dentro de la compañía, es necesario que calculemos la tasa de crecimiento del mercado y el segmento relativo del mercado (las ventas en comparación con las del principal competidor). Es necesario separar los negocios de alto crecimiento de los de bajo crecimiento. Ha de seleccionarse un punto de corte: ♦ Si todas las unidades de negocios de la compañía pertenecen a la misma industria, entonces el punto de corte sería la tasa promedio de crecimiento de la industria;

48

Manual de Procedimientos Analíticos ♦ Si la compañía está altamente diversificada, se puede seleccionar una medida del crecimiento económico global (tal como el crecimiento del Producto Nacional Bruto, en caso que los negocios se conduzcan todos dentro de cierto país); ♦ En algunos casos, será necesario utilizar un promedio ponderado de la tasa de crecimiento de cada negocio individual (tal es el caso de las multinacionales). ♦ Las características de los productos en cada uno de los cuadrantes son las siguientes: Estrellas: Negocios altamente atractivos (alto crecimiento del mercado); Posición altamente competitiva (alto segmento relativo del mercado); Generan altos montos de efectivo, pero también requieren gran ingreso de recursos de efectivo para poder mantener su posición en un mercado de un crecimiento tan rápido. Vacas de Efectivo: Debido a su poder altamente competitivo en un mercado en declive, generan más efectivo del que pueden reinvertir ingeniosamente en sus propios negocios. Signos de Interrogación: Ofrecen una impresión atractiva debido al alto crecimiento del mercado pero representan una oportunidad por probar ya que no tienen una presencia significativa en el mercado. Por lo tanto, tienen que determinar si sería posible o no desarrollar una posición de liderazgo, o sea, si sería beneficioso comprometer recursos importantes de efectivo en el negocio o si están en posición económica para hacerlo. Perros: Trampas de efectivo sin atractivo y débiles; La estrategia lógica es abandonar el mercado.

Esta técnica puede utilizarse en una auditoría para proveer una visualización compacta de las fortalezas de la cartera de negocios de la compañía. Puede identificar la capacidad para generar efectivo así como los requisitos de efectivo de cada una de las unidades del negocio.

49

Manual de Procedimientos Analíticos Esta técnica normalmente puede emprenderse en unos diez o quince minutos aún cuando existen varias líneas significativas de productos, siempre que se disponga de información sobre las tasas de crecimiento y el segmento del mercado. Cómo comprender al cliente-uso de una matriz de crecimiento / segmento-criador de animales Objetivo Comprender el potencial de crecimiento futuro de las ventas y el flujo de efectivo de cada producto y compararlo con el desempeño histórico. Método El negocio tiene cuatro productos principales: 1.Capas blancas (aves de corral) 2.Capas oscuras (aves de corral) 3.Pavos 4.Cerdos El equipo de auditoria los trazo en una gráfica de Boston según se muestra a continuación: Matriz de Segmento de Crecimiento de Crianza de Animales 8 3 6

Tasa de Crecimiento del Mercado (%)

4

4

2

2

1.1 Promedio ponderado

0 -5

1

1.5

1.25

1.0

0.75

0.5

0.25

Segmento relativo del mercado

50

Manual de Procedimientos Analíticos Resultados El análisis muestra claramente que las capas blancas tienen un pequeño segmento de un mercado en declive. Debemos tener esceptismo con respecto a presupuestos que prepare la gerencia y que muestren aumento de todas las capas blancas. En adición el pequeño segmento del mercado de las compañías significa que esta tiene poca influencia en el mercado y que serían vulnerables a las rebajas de precios de los competidores. Podemos presentar este punto en nuestro informe a la gerencia.

En los casos en que comprendemos verdaderamente cómo los productos del negocio encajan en el mercado, esta técnica resulta muy rápida de implantar.

51

Manual de Procedimientos Analíticos

Apéndice I - Base de datos de técnicas efectivas Esta base de datos provee una breve descripción de algunos de los mejores procedimientos analíticos que se utilizan en situaciones reales experimentadas con clientes.

AI.1 Comunes a todas las Industrias Como hacer una predicción del monto que se ha de comparar con los montos registrados:

Ganancias y Pérdidas: Ingreso de ventas/costo de ventas

Hacer una predicción del ingreso de ventas y/o el costo de ventas multiplicando las unidades utilizadas, procesadas o fabricadas por el precio o costo promedio, respectivamente. Ingreso de ventas

Hacer una predicción del ingreso de ventas "redondeando" el monto de impuesto indirecto pagado o deducido por medio de la tasa de impuestos indirectos. Costos de distribución/administrativos

Hacer una predicción basada en el porcentaje (%) histórico o presupuestado del ingreso de ventas. Costos de planillas

Hacer una predicción de los costos de planillas multiplicando la cantidad de empleados por las tasas promedio de pago. Costos de planillas

Hacer una predicción de los costos de planillas "redondeando" el impuesto que se pague según el ingreso que se haya deducido según la tasa impositiva. Gasto de depreciación

Hacer una predicción del gasto de depreciación multiplicando los saldos de activo fijo por la tasa de depreciación. Gasto de impuesto indirecto

Hacer una predicción del gasto de impuesto indirecto multiplicando el monto subyacente, v.g., el ingreso de ventas o el costo de planillas, por la tasa impositiva. 52

Manual de Procedimientos Analíticos Balance general: Adiciones de activo fijo

Hacer una predicción de las adiciones de activos homogéneos calculando un costo promedio de adición y multiplicándolo por el número de adiciones. Adiciones de activo fijo

Hacer una predicción de las adiciones de activo fijo que se base en la cantidad de empleados (v.g., las adiciones de vehículos de motor puede estar de acuerdo con la cantidad de vendedores). Adiciones de activo fijo

Hacer una predicción que se base en el crecimiento de las ventas o la producción (v.g. puede que se necesite nuevas maquinarias para aumentar el volumen). Adiciones de activo fijo (Capitalización)

Calcular el gasto de reparación como proporción del saldo de activo fijo y/o las adiciones y compararlo con los años anteriores para establecer la razonabilidad de la capitalización. Inventarios

Hacer una predicción del inventario que se base en la relación histórica con el volumen de producción y el volumen o ingreso de ventas. Inventarios

Hacer una predicción del valor al final del período mediante el ajuste del inventario inicial según el costo de ventas y compras, considerando el monto o volumen. Obsolescencia del inventario

Hacer una predicción de la rotación del inventario que se base en los años anteriores, presupuestos o datos de la industria para identificar la obsolescencia potencial. Cuentas por cobrar (Devolución de ventas)

Hacer una predicción del nivel de ventas, emitidas en el período después de la fecha del balance general basadas en los datos históricos. Cuentas por cobrar

Hacer una predicción de los deudores basados en los años anteriores, los presupuestos o los datos de la industria en relación con el número de días de las cuentas por cobrar.

53

Manual de Procedimientos Analíticos Cuentas por cobrar

Hacer una predicción de las cuentas por cobrar utilizando el ingreso de ventas del mes o meses anteriores y nuestros conocimientos de los términos comerciales. Cuentas por cobrar

Hacer una predicción de las cuentas por cobrar ajustando el saldo inicial de las ventas y recibos de efectivo. Cuentas por cobrar/por pagar (corte)

Hacer una predicción de las cuentas por cobrar / por pagar que se base en los niveles durante todo el período. Cuentas por pagar

Hacer una predicción de las cuentas por pagar utilizando las compras del mes o meses anteriores y los conocimientos sobre la oportunidad de los pagos.

AI.2 Banca y Finanzas Cómo hacer una predicción del monto que se ha de comparar con los montos registrados.

Ganancias y Pérdidas Ingreso de comisiones/Seguros

Hacer una predicción del ingreso de comisiones multiplicando el volumen de las transacciones por las tasas de comisiones (que pueden basarse en los promedios de la industria). Ingreso de comisiones/Seguros

Hacer una predicción del ingreso de comisiones por vendedor que se base en el volumen de ventas y las tasas de comisiones. Ingreso de ventas - compañía arrendadora

Hacer una predicción del ingreso de ventas multiplicando el número de partidas en el registro de activos arrendados por una tasa promedio de arrendamiento mensual. Ingreso de cuotas de liquidación de corredores de bolsa/bancos de inversión

Hacer una predicción de las cuotas multiplicando el volumen de ventas por las tasas estándares (utilizar las tasas externas, vg., publicación de valores de la bolsa y ajustarla según la información de las ventas).

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Manual de Procedimientos Analíticos Ingreso/Gasto de intereses

Hacer una predicción del valor anticipado multiplicando los valores del activo/préstamos por las tasas de interés prevalecientes. Es mejor hacer la predicción del ingreso y del gasto en la misma gráfica para obtener una idea precisa del "diferencial".

Balance general: Posiciones con cobertura

Trazar y revisar el contrato inicial en comparación con el contrato con cobertura a través de períodos futuros para indicar si las posiciones abiertas tienen suficiente cobertura. Provisión de fondos de hipotecas - banco o compañía constructora

Hacer una predicción de las provisiones multiplicando los saldos subyacentes por las tasas de incumplimiento históricas o de la industria.

AI.3 Manufactura Cómo hacer una predicción del monto que se ha de comparar con los montos registrados.

Ganancias y Pérdidas Volumen de ventas / costo de ventas / cuentas por cobrar / por pagar

Hacer una predicción de los flujos / saldos utilizando informes de producción y detalles de las ventas / compras. Cuando se almacena la producción, es necesario tomar en cuenta los movimientos del inventario. Ingreso de ventas / costo de ventas

Hacer una predicción del ingreso de ventas / costo de ventas multiplicando los datos independientes de las ventas (v.g., ventas de vehículos motorizados, fabricación de casas nuevas) por los precios de venta / el costo estandar. Volumen de ventas / costos de ventas de la industria de procesamiento (v.g., lechera, del acero o textil)

Preparar una conciliación de entradas - salidas de las ventas y compras con las cantidades recibidas y entregadas cuando haya una relación entre las entradas y salidas (Véase el ejemplo en el punto 3.4).

55

Manual de Procedimientos Analíticos Volumen de ventas de la industria de procesamiento

Hacer una predicción del uso de material y, por lo tanto, las ventas que se base en el combustible consumido o las horas de operación de las maquinarias de producción. Utilidad bruta

Comparar el índice de utilidad bruta del producto con los períodos anteriores / los promedios de la industria / diferentes productos.

Balance general: Inventarios

Hacer una predicción de la combinación de materiales, mano de obra y gastos generales que se incluyen en el inventario, basada en las facturas de cantidades o datos de la industria.

AI.4 Servicios Cómo hacer una predicción del monto que se ha de comparar con los montos registrados.

Ganancias y Pérdidas Volumen de ventas / costo de ventas / cuentas por cobrar / por pagar - Transporte de pasajeros

Hacer una predicción de todos los flujos / saldos multiplicando el número de vuelos / cruceros / viajes emprendidos por los precios y costos. Ingreso de ventas - Transporte de pasajeros

Hacer una predicción de los movimientos mensuales en el ingreso de ventas que se base en el presupuesto / el año anterior / los datos de la industria. Ingreso de ventas - arrendamiento de oficina

Hacer una predicción del ingreso de ventas utilizando los niveles de ocupación normales y las tasas de arrendamiento promedio del mercado. Ingreso de ventas - hospitalización

Hacer una predicción del ingreso de ventas utilizando los registros de ocupación (que pueden incluir los datos de la industria) y los precios promedio.

56

Manual de Procedimientos Analíticos Ingreso de ventas/recibos de efectivo - casas de juego

Hacer una predicción del índice de ganancias / pérdidas a través de un período de tiempo que se base en el índice de probabilidad de lo que debe ganarse en cada juego. Ingreso de ventas - hoteles

Hacer una predicción del ingreso de ventas utilizando datos externos de la ocupación promedio multiplicados por las tarifas por habitación. Ingreso de ventas - hoteles

Hacer una predicción de los niveles mensuales de ocupación que se base en los conocimientos de la industria. Ingreso de ventas/Costo de ventas - Concesionarios de autos

Hacer una predicción del ingreso de ventas / costo de ventas utilizando las listas de precios de los fabricantes, al por menor y al por mayor, y la información sobre inscripción de vehículos. Ingreso de ventas / Costo de ventas - cadenas de establecimientos de comidas de venta rápida

Hacer una predicción del ingreso de ventas y el costo de ventas que se base en las cantidades de comestibles que se consuman. Ingreso de ventas - restaurantes

Hacer una predicción del ingreso de ventas utilizando el costo promedio de una comida y la tasa de capacidad o uso. Ingreso de ventas - Contratación de activos

Hacer una predicción del ingreso de ventas que se base en el índice del ingreso de contratación al valor del activo ('tasa de rendimiento'). Pueden utilizarse datos de la industria y/o históricos. Ingreso de ventas - Servicios profesionales

Hacer una predicción de las ventas multiplicando la cantidad de empleados u 'horas cargables' por las tasas estándares. Ingreso de ventas - Editoriales

Hacer una predicción del ingreso de ventas utilizando las cifras de circulación y el precio por copia.

57

Manual de Procedimientos Analíticos Ingreso de ventas - arrendamiento de televisores

Hacer una predicción del ingreso de ventas utilizando la cuota promedio por televisor y el número de aparatos en el registro de activos. Ingreso de ventas - Publicidad

Hacer una predicción del ingreso de ventas que se base en el conocimiento de las campañas principales. Ingreso de ventas - Subastadores

Hacer una predicción de las comisiones recibidas utilizando las ventas mediante el precio de salida y las tasas de comisión. Ingreso de ventas - Agencia de bienes raíces

Hacer una predicción de las comisiones que se base en las tasas promedio de comisión e información sobre los precios de las casas. Utilidad bruta - restaurantes

Hacer una predicción de la utilidad bruta que se base en los márgenes de la industria. Utilidad bruta - Minoristas

Hacer una predicción de la utilidad bruta aplicando los márgenes comerciales estándares al ingreso de ventas.

Balance general Activo fijo - múltiples localidades, vg., cadenas de restaurantes

Hacer una predicción que se base en el costo promedio de abrir un nuevo establecimiento.

AI.5 Infraestructura y gobierno (incluye el cuidado público de la salud) Cómo hacer una predicción del monto que se ha de comparar con los montos registrados. Ganancias y Pérdidas Volumen de ventas / costo de ventas / cuentas por cobrar / por pagar Industria telefónica, del gas o de la electricidad.

Hacer una predicción de los flujos / saldos multiplicando el volumen de transacciones por el precio estándar. 58

Manual de Procedimientos Analíticos Volumen de ventas - Generación de energía

Hacer una predicción del volumen de ventas que se base en factores conocidos que afectan la demanda, tales como el ambiente, vg., temperatura o humedad. Ingreso de ventas - Puerto de transbordadores / muelles / transporte

Hacer una predicción del ingreso de ventas que se base en la capacidad del equipo principal multiplicado por el precio. Ingreso de ventas - financiación de educación

Hacer una predicción del ingreso de ventas multiplicando el número de alumnos por los fondos o cuotas que se reciban por alumno.

Balance general Activo fijo - Propiedad

Hacer una predicción del valor de las propiedades de inversión multiplicando el ingreso de arrendamiento por las 'tasas de rendimiento' de la industria. Activo fijo - Propiedad

Hacer una predicción del valor de las propiedades de inversión multiplicando los saldos iniciales por los índices del mercado que reflejen crecimiento en los precios de las propiedades.

59

Manual de Procedimientos Analíticos Apéndice II "Dónde se mete el dinero" - un ejemplo El propósito del siguiente ejemplo, que proviene de un cliente que existe, es demostrar cómo esta técnica puede proveer una idea penetrante de las operaciones de un negocio. Enfatizamos especialmente la importancia de: ♦

Comprender los flujos de efectivo en que se basa el negocio;

♦

Comprender las relaciones entre los diversos saldos de cuentas de los estados financieros.

AII.1 Qué involucra la técnica La técnica de "dónde se mete el dinero" se utiliza para revisar los estados financieros, ya sea en borrador o presupuestados durante las fases de estrategia y planeación, o en su estado final durante las fases de revisión e interpretación. Esto implica los siguientes pasos: 1.

Obtener una copia de los estados financieros, que consisten del estado de pérdidas y ganancias, el balance general y, de ser posible, el estado de flujos de efectivo.

2.

Efectuar una revisión de las pérdidas y ganancias, asegurándose que los movimientos ocurridos desde el año anterior y la relación entre los diversos saldos de cuentas tengan sentido.

3.

Efectuar ajustes a los resultados de la cuenta de pérdidas y ganancias para considerar el Impacto del flujo de efectivo de las transacciones. Si ya tiene preparado un estado de flujos de efectivo resulta más fácil.

4.

Efectuar una revisión de razonabilidad del balance general, asegurándose que los movimientos ocurridos desde el año anterior y la relación entre los diversos saldos de cuentas tengan sentido.

5.

Asegurarse que entiende dónde se invirtieron los flujos positivos de efectivo o cómo se financiaron los flujos negativos de efectivo.

6.

Discutir las preguntas que surjan con la Gerencia y corroborar las representaciones de la Gerencia que se obtengan como respuesta.

AII.2 Ejemplo – extractos de los estados financieros Las cifras que se muestran son de una situación de un cliente verdadero. Se han reducido los montos para que la presentación sea más clara. El equipo de auditoria ha obtenido estados financieros de fin de año en forma de borrador y efectúa esta prueba como parte de la actividad de revisión e interpretación.

60

Manual de Procedimientos Analíticos Discutir las preguntas que surjan con la gerencia y corroborar las representaciones de la gerencia que se obtengan como respuesta. AII.2.1 Estados Financieros AII-Ref

1994

1993

Ganancias y Pérdidas

Movimiento %

Ingreso de ventas Costo de ventas Utilidad Bruta

2.2.1 2.2.2 2.2.2

22.080 (15.676) 6.404

16.402 (10.612) 5.790

+5678 +5064 +614

+35 +48 +11

Gastos de administración Costos de distribución Utilidad Comercial Interés pagado

2.2.3 2.2.4

(975) (1.906) 3.523 (1.280)

(793) (1.505) 3.492 (485)

+182 +401 +31 +795

+23 +27 +1 +164

Utilidad antes de impuestos Impuestos Utilidad después de impuestos Dividendos Transferido a la utilidad retenida

2.26 2.2.7

2.243 (774) 1.469 (500)

3.007 (1.040) 1.967 0

-764 -266 -498 +500

-25 -26 -25 N/A

969

1.967

-998

-51

2.2.5

2.2.8

AII-Ref

1994

1993

Movimiento %

Balance General Activo fijo Activo intangible

2.4.1 2.4.2

8.059 1.241

5.556 1.407

+2.503 -166

+45 -12

Inventario Cuentas por cobrar Otras cuentas por cobrar Efectivo

2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6

4.387 6.479 2.562 342

4.544 6.043 2.433 568

-157 +436 +129 -226

-3 +7 +5 -40

23.070

20.551

+2.519

+12

(2.242) (500) (774) (5.125)

(2.583) 0 (1.025) (4.976)

-341 +500 -251 +149

-13 N/A -24 +3

14.429

11.967

+2.462

+21

2.500 4.846 7.083

2.500 3.877 5.590

0 +969 +1.493

0 +25 +27

14.429

11.967

+2.462

+21

Activo total Cuentas por pagar Dividendos por pagar Impuestos por pagar Préstamos a corto plazo

2.4.7 2.4.8 2.4.9 2.4.10

Activo neto Capital en acciones Cuenta de pérdidas y ganacias Préstamos a largo plazo

2.4.11

Capital empleado

61

Manual de Procedimientos Analíticos AII.2.2 Análisis del estado de pérdidas y ganancias - si tiene sentido AII.2.2.1

Ingreso de ventas

El ingreso de ventas ha aumentado en un 35%. Esto se debe principalmente a un contrato especial de 3.5 millones con su cliente principal. La capacidad adicional de trabajo necesario para este contrato resultó posible después de completar la ampliación del taller durante el año (refiérase a AII.2.4. l). El resto del aumento de las ventas, que fue 10% sobre las ventas de 1993, se debió a fuertes ventas de exportación. AII.2.2.2

Utilidad bruta / costo de ventas

El margen de utilidad bruta ha disminuido en un 6% a 29% (1993: 35%). Esto se debe al bajo margen de 20% en el contrato especial y a que los márgenes generales han bajado de un 35% hacia un 30% debido a la presión ejercida por los competidores. Una prueba sencilla de la utilidad bruta es la siguiente: ventas de 18.5 millones al 30% = 5.6 millones ventas de 3.5 millones al 20% = 0.7 millones 22.0 millones

6.3 millones

Esto se aproxima lo suficiente a la utilidad bruta registrada de 6.4 millones para que el auditor lo pueda aceptar. AII.2.2.3

Gastos administrativos

Los gastos administrativos han aumentado solamente en un 23%, que es menos de la tasa de crecimiento de las ventas. Esto refleja el hecho de que una porción substancial de los gastos administrativos son fijos, incluso la amortización de activos intangibles de 166. El cambio se debe mayormente a la depreciación cargada sobre las adiciones de activo fijo, además del aumento en el ingreso de ventas que tiene un impacto sobre los elementos variables de los gastos administrativos. El auditor pudo aceptar este movimiento basándose en un análisis más detallado que se realizó al auditar la cuenta de pérdidas y ganancias. AII.2.2.4

Costos de distribución

Estos costos han aumentado en un 27% que se debe al aumento en el ingreso de ventas. Ha habido ciertas economías de escala con respecto a los costos de entrega. AII.2.2.5

Pagos de interés

Los pagos de interés han aumentado en un 164%. Esto fue ocasionado mayormente por el aumento de los préstamos a corto y, especialmente, a largo plazo, según muestra el balance general, para financiar la ampliación del taller. 62

Manual de Procedimientos Analíticos El pago de interés de 1,280 representa 11.2% de los préstamos promedio a corto y largo plazo calculados como el promedio de los saldos de 1993 y 1994 (o sea, (5,125 + 7,083 + 4,976 + 5,590) / 2). La tasa de 11.2% no reflejó la tasa de financiación del mercado de esta compañía. Esto se debe a que una parte de los préstamos proviene de compañías relacionadas obtenidos a tasas ligeramente preferentes. Al tomar esto en consideración, la tasa promedio resultó aceptablemente próxima a las tasas del mercado. Si calculamos la tasa promedio de interés en 1993 como un gasto de interés dividido por la suma de los préstamos a corto y largo plazo a fin de año, la tasa de interés es 4.6%. Esta tasa no representa en absoluto la tasa del mercado. En realidad, la mayor parte de los préstamos a corto y a largo plazo a fin del año 1993 se habían obtenido justamente antes del fin de año. Por este motivo, un cálculo simple de tasa de interés promedio no resulta exacto. Los auditores revisaron mensualmente el gasto de interés en comparación con los préstamos y quedaron satisfechos de que el gasto de interés se expresó correctamente. AH.2.2.6

Utilidad antes de impuestos

La utilidad antes de impuestos ha disminuido en un 25%. Como proporción de las ventas, la utilidad antes de impuestos es un 10%, habiendo disminuido del 19% en 1993. La disminución se debe a la reducción de los márgenes brutos y el aumento de cargos de interés, así como movimientos menores en las diversas categorías de gastos. AII.2.2.7

Impuestos

El cargo de impuestos ha disminuido un 25% desde el año anterior. El cargo de impuestos en 1994 representa 34.5% de utilidad antes de impuestos (1993: 34%). Según la revisión inicial, el cargo de impuestos se aproxima bastante a la tasa de impuestos corporativa de 35%. Debido a que los auditores están conscientes de que la compañía no tiene asientos contables significativos que tengan efectos fiscales no es necesario realizar trabajos adicionales con respecto a este análisis. AII.2.2.8

Dividendos

Se ha declarado un dividendo de 500. El motivo de un dividendo tan substancial (20% sobre los fondos de los accionistas) es que en 1993 no se emitió dividendo alguno debido a incertidumbres con respecto al financiamiento del desarrollo del taller (refiérase a AH.2.4. l). A medida que la compañía continuó obteniendo buenas utilidades comerciales, los directores determinaron distribuir una proporción considerable de los fondos transferidos a las utilidades retenidas en 1993. En este caso, los auditores se convencieron fácilmente de que esto representaba un dividendo “legal” ya que la compañía es solvente, y el dividendo se declara de las utilidades realizadas.

63

Manual de Procedimientos Analíticos AII.2.3 Estado de pérdidas y ganancias - impacto sobre el flujo de efectivo Los auditores deben considerar lo siguiente en relación con las partidas de un estado de flujo de efectivo: .

Utilidad comercial La utilidad de negocios ingresa directamente en el flujo de efectivo entrante del negocio después de efectuar ajustes de depreciación, amortización y los movimientos en el inventario, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.

.

Pago de interés Este es un pago directo que afecta el efectivo.

.

Impuestos La cifra de pérdidas y ganancias de 774 representa el cargo o gasto de impuestos. Para efectos del flujo de efectivo, nos interesa el impuesto que en realidad se pague, en este caso 1,016 es el cargo de impuestos de 1993, después de ciertos ajustes menores.

.

Dividendos El dividendo de 500 que se declaró a fin de año no se ha pagado. No hay impacto sobre el efectivo en este año. El dividendo se pagará cuatro meses después del fin de año. Los auditores están convencidos que la compañía tiene suficiente flujo positivo de efectivo para pagar el dividendo basado en el flujo mensual de efectivo debido a que las operaciones generan 184 por mes. No se anticipa que haya otros movimientos significativos en el balance general a principios del próximo año, por lo tanto, el flujo de efectivo de las operaciones debe ser suficiente para proveer efectivo para el dividendo. En adición, la compañía tiene un recurso de sobregiro el cual no ha utilizado, pero que podría utilizar con respecto a un financiamiento temporal de efectivo.

.

Resumen Existe una entrada neta de efectivo de las actividades de operación de 3,409 (no se ha provisto toda la información necesaria para calcularla). Después de los costos por financiamiento y los costos de impuestos, la entrada restante es 1,113. Después se :Ajusta la entrada para las otras actividades del balance general (refiérase a la sección AII.2.5).

64

Manual de Procedimientos Analíticos AII.2.4 Análisis del balance general - si tiene sentido AH.2.4.1

Activo rijo

El activo fijo ha aumentado en un 45%. Esto se debe a los costos de construcción y la nueva planta y maquinaria para la ampliación del taller. Como proporción de las ventas, el activo fijo representa 36% (1993: 34%), lo que refleja el hecho de que se tomó en consideración la capacidad que aún no se ha utilizado en el nuevo taller. En este caso, los auditores no consideraron muy útil este cálculo. Sin embargo, en una compañía en la que las ventas se relacionan muy estrictamente con la capacidad de planta disponible, puede que tal relación tenga importancia. AII.2.4.2

Activo intangible

El activo intangible ha disminuido en un 12% lo cual se debe a la amortización de la plusvalía. El año anterior tuvo el mismo cargo. AII.2.4.3

Inventario

El inventario ha disminuido en un 3%. Con respecto a días en ventas, el inventario actualmente es de 73 días (1993: 101 días). De hecho, la reducción de las existencias de inventario es significativa. La gerencia se había concentrado en reducir las existencias de inventario durante el año ya que el promedio de negocios similares se aproximaba a 75 días. Los auditores quedaron satisfechos de que la relación del inventario con las ventas era razonable. AII.2.4.4

Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar han aumentado en un 7%. Con respecto a días de deuda pendientes, las cuentas por cobrar representan 107 días de ventas (1993: 134 días). La gerencia también se concentró en mejorar los cobros de las cuentas pendientes que se encontraban muy por encima de los promedios de la industria. Las preocupaciones de la gerencia cobraron más fuerza debido a que los días de pago a los acreedores (véase AII.2.4.7 más adelante) estaban substancialmente por debajo de los días de deudas pendientes. Los auditores, basados en otros procedimientos de auditoría, quedaron satisfechos que los movimientos en las cuentas por cobrar eran razonables. AII.2.4.5

Otras cuentas por cobrar

En otras cuentas por cobrar han aumentado en un 5%. Estas consisten de pagos adelantados de gastos y préstamos al personal, los cuales no fluctúan directamente con el nivel de las ventas.

65

Manual de Procedimientos Analíticos AII.2.4.6

Efectivo

El efectivo ha disminuido en un 40%. Debido a que la cifra de efectivo es el residuo de los movimientos del flujo de efectivo, normalmente no resulta efectivo efectuar procedimientos analíticos simples tales como comparar el saldo de efectivo con los años anteriores. Los auditores han determinado que el efectivo se ha expresado razonablemente según el análisis del flujo de efectivo descrito en AII.2.3 y AII.2.5. AII.2.4.7

Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar han disminuido en un 13%. Si se expresan en términos de días de costo anual de las ventas, las cuentas por pagar representan 52 días (1993: 89 días). La disminución en días de acreedores refleja una combinación de estrictos términos y tasas muy beneficiosas para pronto pago ofrecidos por los nuevos proveedores y requeridos en el contrato especial. El impacto de dichos términos es mayor debido a que el contrato especial se cumplió próximo al fin de año. Cuando los auditores revisaron las cuentas por pagar utilizando un enfoque de dos fases, y separaron el contrato especial de los otros acreedores, observaron que las otras cuentas por pagar representaban 65 días de costo de ventas, lo que se aproximaba al promedio de la industria. Si los auditores hubiesen simplemente intentado comparar los niveles de acreedores con el año anterior y explicar una disminución de un 13%, la explicación estaría incompleta. AII.2.4.8

Dividendos por pagar

Los dividendos por pagar están de acuerdo con el dividendo declarado. AII.2.4.9

Impuesto por pagar

El impuesto por pagar ha disminuido en un 24%. Esto se refleja mediante el cargo menor de impuestos y aparenta ser razonable dado el impuesto pagado, según se detalla en AII.2.2.7. AII.2.4.10 Préstamos a corto plazo

Los préstamos a corto plazo han aumentado en un 3%. Estos incluyen ciertos financiamientos entre compañías; el auditor analiza los préstamos a corto y a largo plazo en conjunto, refiérase a AII.2.4.1l. AII.2.4.11 Préstamos a largo plazo

Los préstamos a largo plazo han aumentado en un 27%. Los préstamos adicionales se obtuvieron para financiar parte de la ampliación del taller.

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Manual de Procedimientos Analíticos He aquí un análisis a grandes rasgos de los préstamos: Aumento en préstamos a corto plazo Aumento en préstamos a largo plazo

149 1.493 1.642

Dichos fondos se utilizaron para financiar parcialmente la ampliación del taller que costó aproximadamente 3.000. El resto de la expansión se financió mediante las reservas acumuladas en 1993 de 1,967 (refiérase al estado de pérdidas y ganancias) (refiérase a AII.2.5.1 con respecto al financiamiento de efectivo) y con fondos de los resultados del año actual. AII.2.5 Balance general - impacto sobre el flujo de efectivo Los auditores deben considerar lo siguiente en relación con las partidas de un estado de flujo de efectivo: Activo fijo / intangible La adquisición de activo fijo tangible es una actividad de inversión que representa una salida directa de efectivo. El financiamiento de efectivo consistió de préstamos, descritos anteriormente en AII.2.4.11, además de fondos generados de las operaciones de 1, 1 13 de AII.2.3 en la página anterior y los fondos del dividendo que aún está por pagar. Activo circulante / pasivo circulante Los movimientos del inventario, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar mayormente se han contabilizado en el flujo entrante de efectivo proveniente del cálculo de las actividades de operación (refiérase a AII.2.3). El impuesto por pagar representa una fuente de fondos que aún está por pagar. Préstamos a largo plazo El aumento en los préstamos a largo plazo tiene un impacto directo en el flujo entrante de efectivo que se ha utilizado para facilitar las adiciones de activo fijo. Entrada / Salida de efectivo resumen En resumen la posición es una salida neta de efectivo de 226, lo que representa el último movimiento de efectivo. Según se indica anteriormente, las entradas de efectivo de las operaciones se han aplicado al financiamiento de las adiciones de activos en casos en que no se haya obtenido financiamiento externo.

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