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D IR E C C IÓ N G E N E R A L D E L B A C H IL L E R A T O

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

COLEGIO DE BACHILLERES DE TABASCO

COMPONENTE DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO BASADA EN COMPETENCIA LABORAL

CAPACITACIÓN

ADMINISTRACIÓN 4to. Semestre

GUÍA DE APRENDIZAJE

ECGG

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PRESENTACIÓN Para dar continuidad a los trabajos propuestos por la Dirección General de Bachillerato (DGB), en los programas formación para el trabajo ( Capacitación de administración) y con el propósito de dar una respuesta que satisfaga las necesidades de información que requieren los estudiantes, la presente guía tiene como propósito acercar a ellos en un solo documento tanto elementos teóricos como ejercicios prácticos para dotarlos de los conocimientos que hoy requieren las organizaciones y de esta manera insertarse al mercado laboral conforme a los requerimientos de la globalización, o bien, continuar con su formación profesional.

En este contexto, los docentes del Colegio de Bachilleres de Tabasco (COBATAB), se dieron a la tarea de generar este documento con contenidos propuestos por la DGB y que se encuentran vinculados con las Normas Técnicas de Competencia Laboral NTCL, del Consejo de Normatización y Cetificación de competencia laboral CONOCER, dando como resultado la generación de un producto acorde con las tendencias de los sectores de la producción y del empleo en México.

La guía didáctica aporta los elementos necesarios para desarrollar los conocimientos, habilidades, actitudes y valores de los estudiantes, provee de las herramientas para lograr el aprendizaje que se pretende, apoyándolos en su crecimiento y desarrollo.

Por otra parte, no deja de ser también un instrumento de gran utilidad para los docentes que imparten la capacitación en el COBATAB, pues estandariza los contenidos en todos los planteles de la institución.

Estos trabajos son parte también de los esfuerzos que realiza el Colegio de Bachilleres de Tabasco y de los docentes en el proceso de mejora continua, necesarios para elevar la calidad de los servicios que presta como institución de educación media superior.

Sabedores de las carencias que puede presentar el documento, hay gran animo y confianza para que en un futuro en base a las experiencias pueda mejorarse.

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OBJETIVO

Facilitar a docentes y alumnos herramientas e instrumentos pertinentes que coadyuve al logro de sus competencias; es decir, que sirva de guía didáctica al momento que se construye el conocimiento de forma significativa, contextualizada, incorporándole las competencias y normas técnicas profesionales requeridas por la RIEMS, logrando en los docentes y alumnos sujetos capaces de responder a la demanda y retos que exige la globalización económica en un contexto nacional e internacional.

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ÍNDICE SUBMÓDULO 3. GENERAR LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA. 1. ELABORAR LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA. 1.1Principales Conceptos del lenguaje técnico 1.1.1 Correspondencia 1.1.2 Documento 1.1.3 Registro 1.1.4 Archivo 1.2 Documento 1.2.1 Concepto 1.2.2 Elementos que lo forman 1.3 Tipos de documentos 1.3.1 Textual 1.3.2 Gráfico 1.3.3 Numérico

1.4 Redacción de documentos 1.4.1 Las cualidades del estilo: Claridad, precisión, propiedad, concisión, sencillez y cortesía 1.4.2 Defectos del estilo: Pobreza y vulgaridad. 1.4.3 Barbarismo, pleonasmo, solecismo 1.5 Clasificación de documentación interna y externa 1.5.1 Oficio 1.5.2 Circular 1.5.3 Memorándum 1.5.4 Convocatoria 1.5.5 Acta de junta (minuta) 1.5.6 Informes 1.5.7 Carta comercial 1.5.8 Otros 2. PROCESAR LA INFORMACIÓN PARA LA COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA 2.1 Procesar información para la comunicación administrativa interna y externa 2.1.1 Redacción de oficios de solicitud, remisión, oficio de acuse y oficio de aviso. 2.1.2 Redacción de acuse con agradecimiento, memorándum, solicitud de constancias y elaboración de constancia.

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2.1.3 Redacción de circular, redacción de telegrama, telefonema, carta de, redacción a las instancias correspondientes.

3. REALIZAR LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA CON LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES. 3.1 Gestión de documentación administrativa. 3.1.1 Concepto de gestión documental. 3.1.2 Desarrollo de la gestión documental. 3.1.3 Propósitos de la gestión documental. 3.1.4 Ventajas de la gestión documental. 3.1.5 Desventajas de la gestión documental. 3.2 Acciones de la gestión de documentos administrativos. 3.2.1 Creación o recibo. 3.2.2 Clasificación en un sistema lógico. 3.2.3 Uso y conservación. 3.2.4 Evaluación con baja o transferencia como históricos. 3.2.4.1 Documentos administrativos. 3.2.4.2 Documentos intermedios. 3.2.4.3 Documentos históricos 3.3 Gestionar documentación administrativa interna. 3.3.1 Identificar la documentación administrativa interna. 3.3.2 Clasificación de la documentación por áreas de actividad de la empresa. 3.3.2.1 Dirección general. 3.3.2.2 Área de compras. 3.3.2.3 Área de ventas. 3.3.2.4 Área de finanzas. 3.3.2.5 Área de recursos humanos. 3.3.3 Usuarios de la documentación administrativa interna. 3.4 Gestionar documentación administrativa externa. 3.4.1dentificar la documentación administrativa externa. 3.4.1.1 Proveedores. 3.4.1.2 Clientes. 3.4.1.3 Dependencias gubernamentales. 3.4.1.4 Iniciativa privada. 3.4.1.5 Organismos no gubernamentales (ONG) 3.4.2Usuarios de la documentación administrativa externa.

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SUBMÓDULO 4 CONTROLAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FÍSICA O ELECTRÓNICA. 4. INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA FÍSICA Y/O ELECTRÓNICA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA. 4.1 Importancia y métodos para el manejo de documentos. 4.1.1 ¿Por que es importante conservar determinadas comunicaciones escritas? 4.1.2. Medio de prueba legal. 4.1.3. Proceso administrativo de la oficina. 4.1.4. Ciclo de vida de un documento comercial. 4.1.5. Importancia del proceso de archivar. 4.1.6. Conceptos básicos para archivar. 4.2. Equipo y materiales. 4.2.1. Archivadores de correspondencia. 4.2.2. Capacidad de las gavetas. 4.2.3. Títulos para la gaveta de un archivador. 4.2.4. Gabinetes especiales para un archivo. 4.2.5. Guías. 4.2.6. Títulos o encabezados de las guías. 4.2.7. Carpetas para archivo. 4.2.8. Preparación de títulos para expedientes. 4.2.9. Pc/gavetas. 4.2.10.Tarjeteros y función de las tarjetas. 4.2.11. Cedulas de catalogación. 4.2.12. Tipos de tarjeteros. 4.2.13. Mecanografiados de tarjetas. 4.3. Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes. 4.3.1. Definición de correspondencia. 4.3.2. Organización de la correspondencia. 4.3.3. Recepción de la correspondencia. 4.3.4. Pasos en el procedimiento de archivos. 4.3.4.1. Inspección 4.3.4.2. Clasificación 4.3.4.3. Codificación 4.3.4.4. Distribución 4.3.4.5. Archivo 4.3.5. Conformación de expedientes 6

4.4. Reglas de clasificación alfabética. 4.4.1. Reglas para clasificar nombres e individuos. 4.4.2. Preferencias para nombres de individuos. 4.4.3. Reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones, compañías o sociedades. 4.4.3.1. Reglas generales. 4.4.4. Referencias necesarias en caso no mencionado. 4.4.5. Reglas para clasificación de instituciones gubernamentales, bancos, escuelas y otros. 4.4.5.1. Instituciones gubernamentales. 4.4.5.2. Reglas generales. 4.4.5.3. Instituciones bancarias. 4.4.5.4. Nombres de escuelas, colegios y universidades. 4.4.5.5. Nombre de asuntos.

CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA 5. TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO 5.1 Sistema Alfabético 5.1.1 Organización 5.1.2 Guías principales 5.1.3 Guías Secundarias y Auxiliares 5.1.4 Expedientes Individuales 5.1.5 Procedimiento para archivar 5.2 Sistema Numérico 5.2.1 Organización 5.2.2 Archivo alfabético y misceláneo 5.2.3 Catálogo auxiliar o índice de tarjeta 5.3 Sistema de archivo de documentos electrónicos 5.3.1 ¿Qué es un archivo de documentos electrónicos? 5.3.2 Propuesta de programa de intervención en archivo de documentos electrónicos 5.3.3 Autentificación 5.3.4 Preservación 5.3.5 Organización 5.3.6 Acceso 5.3.7 Necesidad de un plan director 5.3.8 Ventajas de la digitalización de documentos 5.3.9 La Administración en los documentos electrónicos 5.4 Control de la Comunicación Escrita 5.4.3 Sistema de cargo 5.4.4 Solicitud de documentos 5.4.5 Registro de salidas de documentos 7

5.5 Clasificación de los Archivos 5.5.3 Niveles de archivo. 5.5.1.1 Archivo activo. 5.5.1.2 Archivo semiactivo. 5.5.1.3 Archivo Muerto. 5.5.4 Transferencia y eliminación de documentos 5.5.5 Métodos de eliminación 5.5.6 Recomendaciones finales

5.6 Sistema de archivo de documentos electrónicos 5.6.3 ¿Qué es un archivo de documentos electrónicos? 5.6.4 Propuesta de programa de intervención en archivo de documentos electrónicos 5.6.5 Autentificación 5.6.6 Preservación 5.6.7 Organización 5.6.8 Acceso 5.6.9 Necesidad de un plan director

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D IR E C C IÓ N G E N E R A L D E L B A C H IL L E R A T O

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

COLEGIO DE BACHILLERES DE TABASCO

MÓDULO 1 APLICA EL PROCESO Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVA CON VISIÓN EMPRENDEDORA.

SUBMÓDULO 3 GENERAR LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA.

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INTRODUCCIÓN

Se pretende con este Submódulo el estudio y desarrollo de las funciones de carácter administrativo y de gestión que se realizan en las organizaciones empresariales reflejadas en una serie de procesos de trabajo, así como un desarrollo del alumno en cuanto a la competencia de autonomía e iniciativa personal con el desarrollo de un proyecto de iniciativa emprendedora. Los contenidos abarcan aspectos básicos de las operaciones realizadas en el ámbito de la administración y gestión. Deben tomar como referencia la realidad empresarial exigiendo, por tanto, una visión totalmente integrada y globalizada de la parte teórico-práctica de la materia. Proporcionando una enseñanza polivalente que permita al alumno adquirir una capacidad de adaptación para afrontar los posibles cambios de trabajo y las innovaciones que se produzcan en las formas de organización. Una opción metodológica puede ser la simulación de la creación de una empresa a lo largo del curso cuyo objetivo sea que el alumno adquiera el conocimiento de las diferentes áreas de la empresa y las conexiones entre ellas y con el entorno.

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MENSAJE PARA EL PARTICIPANTE “Nada es eterno, todo cambia”, ¿cuántas veces has escuchado esta frase? Seguramente muchas, pero casi nunca prestamos verdadera atención a lo que significa. El cambio es constante y lo podemos ver en todos los ámbitos: economía, ciencia, tecnología, salud, medicina... la lista es interminable, pero lo importante es adaptarse a esos cambios y no sólo verlos pasar. Para adaptarse en un mundo cambiante, sobre todo en el ámbito laboral, es necesario ser competente porque de otra forma se corre el riesgo de quedar rezagado. Para satisfacer las necesidades de formación laboral que en la actualidad demanda el mundo del trabajo, muchas escuelas están aplicando un nuevo enfoque educativo denominado Formación Basada en Competencias Laborales (FBCL) con lo que se busca fomentar en los alumnos como tu, diversas habilidades y destrezas que te permitan responder de manera mas adecuada a estos requerimientos. La capacitación de administración que se imparte en tu escuela, ha sido transformada de acuerdo a este nuevo enfoque; la conforman 2 módulos que serán impartidos durante 3º., 4º., 5º., y 6º semestres del bachillerato que estás cursando. Los contenidos de estos módulos son el resultado de un cuidadoso análisis realizado conjuntamente con el sector productivo y se han plasmado en los programas de estudios respectivos. La guía de aprendizaje que tienes en tus manos corresponde al primer módulo que se denomina: Aplica el proceso y herramientas administrativas con visión emprendedora, que se forma de cinco Submódulos, desarrollando en esta parte los primeros dos: “Planear Actividades y Asignar recursos” y “Dirección y Evaluación del Plan de Acción” que propone una nueva administración con una visión emprendedora. Se busca que de acuerdo al enfoque de competencias laborales, adquieras habilidades relacionadas con la capacidad de organización, el trabajo en equipo y la comunicación efectiva, y desarrolles actitudes de compromiso y responsabilidad. En este proceso es muy importante que te habitúes a realizar una evaluación continua que te permitirá identificar los avances que has alcanzado así como los aprendizajes que es necesario adquirir o reforzar para llegar a la competencia, la cual podrás demostrar a partir de la presentación de evidencias de conocimiento (qué conceptos manejas), de desempeño (cómo realizas los procedimientos que se te piden) y de producto (las cualidades que tienen tus productos finales). Esperando que esta guía sea un verdadero apoyo para ti.

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LAS NORMAS EDUCACIÓN

TÉCNICAS

DE

COMPETENCIA

LABORAL

EN

LA

Como se mencionó anteriormente, las constantes transformaciones que se están registrando en la organización del trabajo han provocado cambios importantes respecto a los requerimientos de las empresas para contratar a sus trabajadores. Con este propósito, desde hace algunos años grupos de empresarios, sindicatos y maestros, representantes de los diferentes sectores de la economía del país, se reunieron para definir las habilidades y conocimientos mínimos que debería poseer un trabajador para desarrollarse exitosamente en el mundo laboral. Estas habilidades y conocimientos (calificaciones) se expresan en documentos denominados Normas Técnicas de Competencia Laboral (NTCL). Una NTCL está dividida en Unidades de competencia y éstas en Elementos de competencia, de tal forma que un trabajador puede cumplir con los criterios que se establecen en todas sus Unidades por lo que se dice que posee la calificación completa, o cumplir sólo con algunas de estas Unidades. Es claro que las escuelas deben formar a sus estudiantes para dar respuesta a estas demandas, por ello, la Secretaría de Educación (SE) está llevando a cabo un proyecto muy importante para transformar sus programas de estudios denominada Reforma Integral de Educación Media Superior (RIEMS) bajo la modalidad de competencias: genéricas, disciplinares y profesionales, considerando los requerimientos definidos en las NTCL. Tu escuela no es ajena a este proceso y por esa razón está ofreciendo algunas capacitaciones con el nuevo enfoque de competencias laborales. La capacitación de administración que estás cursando se diseñó tomando como referente la Norma de Competencia Laboral Institucional, esto quiere decir que fue elaborada por especialistas del sector educativo y productivo.

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CONOCE LA GUÍA Para que tengas un panorama general de lo que vas aprender, es decir, de los contenidos que aborda la Guía, te presentamos el siguiente esquema que establece cuál es el contenido de cada Submódulo. Modulo 1: Aplica el proceso y herramientas administrativas con visión emprendedora. Submódulo 3. Generar la comunicación de la empresa de Manera manual y /o electrónica. Contenido: - Elaborar la documentación administrativa interna y externa. - Procesar información para la comunicación administrativa interna y externa. - Realizar la gestión de la documentación administrativa interna y externa con las áreas correspondiente.

Submódulo 4: Controlar la información documental de la empresa de manera física o electrónica. Contenido: -Integrar expediente de manera física y/o electrónica, de acuerdo con los lineamientos de la empresa. -Controlar los expedientes de acuerdo con los requerimientos y lineamientos de la empresa de manera manual y/o electrónica.

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BLOQUE I: “Elaborar la documentación administrativa interna y externa”. 1.1.- PRINCIPALES CONCEPTOS DEL LENGUAJE TECNICO. Correspondencia Documento Registro Archivo. El lenguaje: Medio de expresión del pensamiento. Empleamos el lenguaje para comunicar nuestras ideas. Cuando ordenamos sus elementos, armónicamente coordinados, para dar forma a un pensamiento con un determinado propósito, componemos, literariamente hablando. 1.1.1 Correspondencia. 1.-La correspondencia es uno de los géneros de la composición que se emplea para exponer en forma escrita, los trámites que se desarrollan en el comercio y en las dependencias oficiales. 2.-La correspondencia es el género de composición que comprende las distintas formas de comunicación escrita en los trámites mercantiles y oficiales. Facilita la clasificación de los documentos; gana la simpatía de nuestros corresponsales, y asegura el éxito de las empresas. De ahí su innegable importancia, y el lugar preferente que señala la enseñanza comercial. Clasificación de la correspondencia: Comercial: Es la que abarca todos los trámites relacionados con los negocios. Oficial: Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y empresas estatales. Particular: Trata los asuntos personales que están relacionados con el cargo que se desempeña. Privada: Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales. Actividades: Dentro del paréntesis, escriba la letra que identifique el tipo de correspondencia a que se refiere cada párrafo. A) Comercial, B) Oficial, C) particular, D) Privada.

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(

) Las mercancías de su pedido 584 serán remitida el lunes próximo.

( ) Por instrucciones del C. Oficial mayor, todos los reportes se acompañarán con copia para acuse de recibo. (

) Te agradeceré que me comuniques cuando llegarás a esta ciudad

( ) En el departamento de educación vial se recibieron varias solicitudes para que, proporcionen instructores en escuelas de la delegación Benito Juárez (

) Agradezco su amable felicitación con motivo de mi ascenso en la empresa

(

) El C. Lic. Blas Mendieta solicita una audiencia con el director de petróleos mexicanos

(

) Recibe mi sincero agradecimiento por el presente que me enviaste

(

) Me agradaría mucho colaborar en el proyecto de ampliación de nuestra empresa

(

) Ya hemos abonado a su cuenta los $750.00 que nos envió ayer

(

) Me complacería que te hospedaras con nosotros cuando vengas a Guadalajara.

1.1.2.- Documento: Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana. Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro. 1.1.3.- Registro. Encontramos para estos términos dos significados: Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

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La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad. Clases de registros: Registro general: _ Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:  Registro general de entrada .- Se hará el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba y se pueden utilizar los procedimientos: De registro único.- Un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano. De registro múltiple.- Un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia.  Registro general de salida.- Se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento de registro único o múltiple.  Registro auxiliar.- Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen. Registro de archivo.- para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados  Contenido de los registros: 

Numero de inscripción. (Orden temporal de recepción.)



Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento.



Identificación del interesado.

 Funciones: Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado escrito o documento además de: 

Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión.



Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado).

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

Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.



Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados éstos.

1.1.4.- Archivo. Conjunto de documento debidamente clasificado y registrado para su fácil consulta.  Forma en que se organizan los archivos: A) Archivos centrales.- Contiene toda la documentación de la empresa, es decir que existe una oficina un departamento desde el cual se da el servicio de archivos a todas las demás dependencias. En este caso los empleados que ahí trabajan se dedican exclusivamente a labores de archivo. B) Archivos locales.- Los que se organizan en cada uno de los departamentos de la empresa, así los documentos que contienen información tratan exclusivamente asuntos de departamento, en caso los empleados llevan a cabo las labores del archivo como un complemento de sus responsabilidades generales.  Por los asuntos que tratan A) Archivo en tramitación.- Los que contienen documentos cuyo asunto esta en proceso, por ello la consulta es frecuente hasta la conclusión del mismo. Los archivos en tramitación pueden ser tanto centrales como locales. B) Archivos generales y definitivos.- Los que contienen documentos concluidos en su tramitación  Por la documentación que contiene. A) Archivos oficiales.- Se forman con documentos de instituciones públicas o gubernamentales. B) Archivos especiales.- contiene documento de instituciones privadas o de empresas mercantiles. C) Archivos particulares.- Contienen documentos personales o de familia.  Por su destino. A) Archivo público.- los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran si llenan ciertos requisitos. B) Archivos privados o limitados.- Los que pueden consultar únicamente funcionarios o empleados de la institución a la cual pertenece.

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C) Archivo secreto.- Los que, por la naturaleza de la documentación que contiene solo pueden consultar los dueños de lo mismo, o funcionarios designados para el efecto.  Por el método que se emplea en su manejo. A) Archivo de método directo.- aquellos en donde se puede acudir a consultar los expedientes sin necesidad de revisar antes índices o catálogos. B) Archivo de método indirecto.- Los que para localizar los expedientes se requiere la consulta de catálogos o índices. Ejercicios: Clasifique los documentos o archivos que aquí se mencionan en el grupo correspondiente: 1.- El informe del presidente de la republica

2.- Los documentos que deben archivarse en el departamento de contabilidad

3.- Una carta de Ricardo Méndez, para sus papás

4.- El expediente de una auditoría practicada en almacenes Ruiz hace dos años

5.- Las publicaciones periodísticas con que cuenta la Hemeroteca Nacional

6.- Una solicitud de crédito presentada ayer

7.- El archivo de la Casa Olmedo, que es una empresa particular

8.- El testamento de una persona, cuyos herederos aun no se conocen

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9.- Los expedientes que están bajo la vigilancia de una persona dedicada exclusivamente a las labores de esa oficina

10.- Documentos que solo pueden consultar el gerente y su secretaria

1.2. DOCUMENTO 1.2.1. Concepto de documento: Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este seria le Concepto general de documento. La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos. Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo. Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas. El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades: 

En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.



La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados;



Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento. 19

En relación con la incorporación de medios técnicos el art.45.1 L.R.J.A.P. y P.A.C. señala que la Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicaciones de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la C.E. y las leyes. Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar. El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.  Impreso y documento: Impreso sería un formulario en el que encontramos algunas partes ya cumplimentadas (datos fijos o comunes) y otras en blanco (datos variables) en los que se demandan datos específicos a cumplimentar por el interesado. El impreso sería el soporte del documento escrito. Una vez que éste ha sido cumplimentado, firmado y sellado por el órgano competente adquiere la consideración de documento. Aunque los tipos de impresos son muy variados, según la finalidad que cumplan y el organismo que los emita, éstos deben reunir unas características básicas. Entre otras, las siguientes: 

Homogeneización en cuanto a tamaño y contenido.



Debe facilitar su cumplimentación por parte del interesado. Para ello los impresos cuentan con instrucciones generalmente al dorso, que explican el modo de cumplimentarlos simplificando la tarea al máximo.



Facilitar el análisis de datos a la persona encargada, mediante la ubicación de cada dato concreto en el mismo lugar en todos los impresos.



La calidad del papel dependerá de su finalidad o destino; así los impresos a los que se prevé una vida larga son de una calidad superior que la de aquellos cuya vida se prevea corta o sean para un solo uso. En relación con la calidad también se tendrá en cuenta si estos son para uso externo o interno; en el primer caso requerirán de mayor calidad y de una presentación más estética.

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

Cuando un impreso conste de varias copias, éstas serán de diferentes colores para evitar errores en la entrega de los mismos (al interesado, a la administración, etc.) y facilitar la clasificación en su caso.

1.2.2. Elementos que lo forman: 

El contenido, aunque muy diferente según la finalidad que cumpla, constará básicamente de:



Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la definición del impreso; un número de referencia correlativo que permitirá su identificación; identificación del organismo que lo emite; instrucciones: pueden ir en el encabezamiento y en caso de que san muy extensas se recogerán al dorso.



Parte central o cuerpo: está directamente relacionado con la finalidad con la que ha sido elaborado el informe. Contienen los datos a cumplimentar por cada interesado y referidos directamente con el asunto de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para acceder a pruebas de oposición, declaración del I.R.P.F....)



Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado; la firma del interesado; el sello del organismo que recibe el impreso.

Los documentos serán objeto de normalización, para que cada serie o tipo de los mismos obedezcan a iguales características o formato, facilitando al mismo tiempo las tareas de archivar, clasificar, extraer datos, mecanización e informatización, etc. El número de documentos oficiales es muy amplio, y pueden ser dirigidos desde la Administración a los particulares y al contrario.

1.3 TIPOS DE DOCUMENTOS 1.3.1 TEXTUAL Un documento es un instrumento de trabajo constituido en función del receptor, del emisor y del contexto. Estas tres variables en forma conjunta, combinadas o aisladamente, determinan la perspectiva del texto en cuanto a los tipos de mensajes, la cantidad de información y la forma que asumen en cada caso. El documento puede ser cerrado o abierto. En cada caso estará estrechamente vinculado a la concepción pedagógica que se sustente, a la especificidad de la disciplina, a las características de los contenidos así

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como al tipo de signos y la organización que requieran para articularse en uno o varios canales, o que se integren todos ellos en uno sólo. Un documento textual cumple las siguientes funciones: 1. Comunicativa, establece una forma y un estilo de comunicación entre emisores y receptores. 2. Informativa, con todo lo que supone de discriminación y de selección. 3. Organizativa y estructural del aprendizaje. 4. Orientativa en la elaboración de conocimientos que pueden adquirirse dentro o fuera de un marco institucional. Un documento es un medio que permite establecer una relación comunicacional entre emisor y receptor y, para ello, se requiere que el repertorio de signos utilizados sea común para ambos. Richadeau afirma que se retienen mejor las informaciones que se pueden visualizar porque de todas las formas de memoria (visual, auditiva, olfativa, táctil) la memoria visual es la que resulta más eficaz. Un documento puede estar conformado por signos icónicos, acústicos y lingüísticos. Estructura y documento textual. Estas consideraciones previas nos permiten delimitar que los documentos didácticos no se refieren exclusivamente al medio impreso, sino a los soportes, que conservan datos de diferente naturaleza. La realización de un documento textual puede utilizar diferentes canales para «transmitir» información. Cuando a un sólo canal se lo considera como una memoria concluida enteramente descomponible en elementos que constituyen su contenido informativo, decimos que se enuncia toda la información que contiene y la lectura o análisis de ese canal tiende a consumir su entropía. Esa transacción de información, normalmente, no es coincidente y el receptor debe recorrer varias veces el canal para la descodificación de sus mensajes. Desde esta perspectiva, el documento didáctico implica el concepto de estructura de la comunicación en la relación emisor-mensaje-contexto, mensaje-receptor-contexto. Para Piaget "una estructura es un sistema de transformaciones que entraña unas leyes en tanto que sistemas y que se conserva o enriquece por el mismo juego de sus transformaciones". 1.3.2 GRAFICO PRESENTAR DATOS EN UN GRAFICO. En Office Word incluye muchos tipos distintos de gráficos que puede utilizar para informar a su audiencia acerca de los niveles de inventario, los cambios organizativos, las cifras de ventas, etc. Los gráficos están totalmente integrados con Office Word 2007. Al instalar Excel, podrá crear gráficos de Excel en Word haciendo clic en el botón 22

Gráfico de la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Ilustraciones) y, a continuación, utilizar las herramientas de gráficos para modificar o dar formato al gráfico. Los gráficos creados se incrustarán en Office Word 2007, y los datos de dichos gráficos se almacenarán en una hoja de cálculo de Excel que se incorporará al archivo de Word. También puede copiar un gráfico de Excel en Office Word. Cuando se copia un gráfico, éste puede incrustarse como datos estáticos o vincularse al libro. Si dispone de un gráfico vinculado a un libro al que tiene acceso, puede especificar que cada vez que se abra dicho gráfico compruebe automáticamente la existencia de modificaciones en el libro vinculado. Puede agregar un gráfico a un documento de una de estas dos maneras: 

Puede insertar un gráfico en el documento incrustándolo. Cuando se incrustan datos de un gráfico de Excel en Word, dichos datos se editan en Office Excel, y la hoja de cálculo se guarda con el documento de Word.



Puede pegar un gráfico de Excel en su presentación y vincularlo a los datos de Office Excel 2007 Cuando se copia un gráfico de Office Excel 2007 y se pega en un documento, los datos de dicho gráfico se vinculan a la hoja de cálculo de Excel. Ésta es un archivo independiente y no se guarda con el documento de Word. En este caso, debido a que la hoja de cálculo de Excel no forma parte del documento de Word, si desea cambiar los datos del gráfico deberá modificar la hoja de cálculo vinculada en Office Excel 2007. Un gráfico en Word que contiene datos de ejemplo de una hoja de cálculo de Excel. Estadísticas que podamos vincularlo con algún documento.

1.3.3. NUMERICO El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el número que aparece en un cheque o una factura. Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento. Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas, como son las siguientes: 1. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar. 2. Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen limite.

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3. Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que ésta es la finalidad de un buen sistema de archivo. El catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico, permite que en él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa 1.4 REDACCION DE DOCUMENTOS 1.4.1 LAS CUALIDADES DEL ESTILO Y SUS DEFECTOS La habilidad para redactar tiene como base fundamental el estilo de quien escribe: Entendamos como estilo la manera de expresar los pensamientos. El estilo no sólo existe en la exposición de ideas, sino también en varias manifestaciones del ser, como el vestir, el caminar, el reír y muchas más que son propias de la personalidad. La redacción debe integrarse con expresiones que sean fácilmente comprensibles, tanto para un erudito como para quien carezca de la más elemental cultura. Para redactar de manera clara basta con organizar las ideas, para que éstas logren el propósito del corresponsal. En la redacción de documentos es necesario prescindir de expresiones innecesarias, que sólo confunden y propician la prolijidad. Apegarnos a ciertas normas que llamaremos cualidades del estilo, nos capacitará para lograr el propósito de estas lecciones: redactar correctamente. En orden de importancia, las cualidades del estilo y sus defectos son: Cualidades:

Defectos:

Claridad Precisión Propiedad Concisión Sencillez Cortesía

Obscuridad Imprecisión Impropiedad Prolijidad Afectación Descortesía

CLARIDAD La claridad consiste en la expresión clara, lógica y natural que permite captar las ideas inmediatamente. 24

El defecto de esta cualidad es la anfibología, conocida también como obscuridad, la cual propicia confusión en las ideas. Para escribir con claridad es necesario considerar los conceptos siguientes: a) Evitar ambigüedad, la cual consiste en la exposición de ideas que pueden ser interpretadas en diferentes formas. Ejemplo: (Con ambigüedad) Lo atenderé con gusto cuando llegue a la oficina. (Quien llegará y a qué oficina) (Con claridad) Personalmente lo atenderé cuando usted llegue a mi oficina. b) ordenar los elementos de las frases y oraciones que integran una cláusula. La frase es una expresión que no tiene verbo conjugado. Ejemplo: El palacio de los deportes en la ciudad de México. La oración contiene, en su orden natural, sujeto, verbo y complemento. Ejemplo: El señor Ramírez solicito una cotización. Sujeto verbo complemento La clausula contiene frases y oraciones relacionadas con la idea principal. Ejemplo: Los buenos clientes merecen una especial atención, por eso nuestra empresa les proporciona estímulos que acrecientan su interés por adquirir nuevos productos. c) Emplear el hipérbaton correctamente: El hipérbaton es una figura de construcción que permite alterar el orden natural de los elementos que forman la oración; no debe aplicarse cuando sólo hace confusa la idea. Ejemplo: (Orden natural) Me complace felicitarlo por su merecido ascenso. (Con hipérbaton) Por su merecido ascenso, me complace felicitarlo. (Confuso) Lo felicito por su merecido ascenso que me complace. d) evitar expresiones innecesarias, que no aclaran las ideas y sí las confunden.

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Ejemplos: (Incorrecto) La mercancía que le remití, según sus instrucciones, aunque aún no recibimos el pago correspondiente, acusa un pequeño incremento en su precio; le agradeceremos su consideración al respecto, ya que, como usted comprenderá, hemos resentido un considerable aumento en los costos de producción y en la materia prima. (Correcto) La mercancía que le remití acusa un pequeño incremento en su precio, debido al considerable aumento en los costos de producción y en la materia prima. PRECISIÓN Esta cualidad nos enseña a expresar las ideas completas para que, al leerlas, se tenga una clara noción sobre los propósitos del escrito. El defecto correspondiente a esta cualidad es la imprecisión. Podemos ser claros, pero no precisos, como en el ejemplo siguiente: Llegue. (Esta expresión es clara pero no precisa) Llegue muy tarde. (Se precisa un poco más la idea) Ayer llegue muy tarde a mi casa, debido a una descompostura del autobús. (La idea ahora si es clara y precisa) Podemos apreciar que cada elemento incluido en la idea principal, mas la precisa y determina, cuanto más la amplía y la complementa. Ejemplo: Un empresario requiere de los servicios de un contador; para tal fin, se inserta un anuncio en prestigiado periódico de esta ciudad. Se reciben varias solicitudes, de ellas analizaremos las siguientes: Estimado señor Bolaños: Me enteré de que necesita los servicios de un contador por lo que me dirijo a usted para aspirar a ese trabajo, con la certeza de que procuraré no defraudar la confianza que en mí deposite. Mucho agradeceré me comunique su decisión al teléfono 397-84-86, con la brevedad posible. Atentamente. La comunicación es clara, se desea obtener el empleo de contador, pero no contiene la precisión necesaria que refuerce esa intención. Veamos el tema corregido:

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Ayer, en el periódico X me entere que usted solicita un contador. Hace cuatro años egrese de la UNAM al finalizar mi carrera de licenciado en contaduría; eh prestado mis servicios en dos importantes empresas de esta capital, de ella anexo los datos necesarios seguro de que aportarán las referencias que me avalen como persona trabajadora y honesta. Tengo la certeza de que la experiencia adquirida durante esos años me ayudara para desempeñar con eficacia el trabajo que se me encomiende. Mucho agradeceré anote usted los números 397-84-26, correspondientes al teléfono donde espero tener el gusto de contestar cualquier llamado que se relacione con mí solicitud. Muy atentamente.

PROPIEDAD El propósito de esta cualidad es que nos expresemos correctamente, usando las palabras con su verdadero significado y agrupándolos con apego a las normas gramaticales. El defecto correspondiente a esta cualidad es la impropiedad, la cual asimilamos no solo por la corrupción que del idioma hacen los amigos que están en onda, según su propia manera de hablar, sino también por los medios de difusión: radio, periódico, televisión, que tiene el primer lugar en confundir las palabras. Un locutor a quien consideraba culto, dijo en cierta ocasión: Es eminente la intervención de las fuerzas multinacionales en …. Busque el significado de la palabra eminente y escriba su opinión sobre la frase citada. Eminente: ________________________________________________________ Opinión: _________________________________________________________ Para lograr la propiedad es necesario evitar los barbarismos, los pleonasmos y los solecismos. CONCISION Cualidad de suma importancia en la redacción comercial, pues permite expresarnos con la menor cantidad posible de palabras evitando esfuerzos innecesarios y propiciando ahorro de tiempo, que bien puede emplearse en la resolución de otros asuntos. Póngase especial atención para no caer en el laconismo, que solo es eficaz en las comunicaciones telegráficas. Emplea preferentemente en la redacción de telegramas consiste en la emisión de palabras qué fácilmente se sobreentienden- elipsis_ El defecto que se contrapone a esta cualidad es a prolijidad. Ejemplos: redacción con estilo lacónico: Espéranos mañana 18 horas terminal ADO (6 palabras) Uso de pronombres enclíticos 27

Me dijo que e enviara la última cotización (4 palabras) SENCILLEZ Cualidad que nos enseña a expresar nuestras ideas de manera natural sin emplear términos rebuscados. Una comunicación escrita debe ser fácil comprensión para quien la lea; desechemos las expresiones afectadas, no por impropias, sino por adaptarse de la expresión natural que entiende tanto el erudito, como el que posee escasa cultura. El defecto correspondiente a esta cualidad es la afectación. La redacción basada e la sencillez, expone con claridad la comunicación, de ahí su importancia al redactar cartas comerciales; sin embargo, es aconsejable adecuar nuestros escritos la naturaleza de nuestro corresponsal ; para lograrlo, deberemos analizar sus cartas con el fin de expresarnos en su nivel; como dijo socrates: “hay que hablar en zapatero y en filosofo con el filosofo”. Ejemplo: -

Su precaria salud es la causa de su vehemente deseo por acumular un gran caudal.

Con sencillez -

Su grave enfermedad es consecuencia de su terquedad por reunir una gran riqueza

CORTESÍA Cualidad que nos distingue con ánima, capaces de infundir sentimientos de afecto o respeto, según el trato obligado en las relaciones sostenidas con nuestros corresponsales. El defecto correspondiente a esta cualidad es la descortesía. La CORTESÍA es la redacción es como la sonrisa en un corresponsal, de ahí que denote afecto y calor en la natural frialdad de un escrito. Exagerar la cortesía puede ser perjudicial, pues e nos tomaría como aduladores esto puede afectar nuestra dignidad. un proveedor se dirige a un cliente: Estimado señor Fernández El día x tuvimos el gusto de recibir su pedido 385 , en el nos comunica la urgencia de recibir las mercancías de inmediato ,pero deficiencia en el transporte nos impidieron cumplir con sus instrucciones. Con toda seguridad efectuaremos la remisión pasado mañana; mientras tanto, hemos de agradecer su amable consideración por la demora involuntaria de nuestra parte.

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1.4.2 DEFECTOS DEL ESTILO Además de la correcta aplicación de las cualidades del estilo, debemos empeñarnos .En desterrar la pobreza y la vulgaridad ya que demeritan las comunicaciones. LA POBREZA: consiste en la escasez de vocabulario, la cual propicia la repetición de Palabras iguales en un párrafo; también se empobrecen el estilo con el empleo de termino Muy trillados o muy comunes entre familiares y amigos. Recursos que proporcionan un notorio incremento lexicológico. a) b) c) d)

EL hábito de la lectura. La investigación de significados en palabras desconocidas. La memorización paulatina de nuevos términos D El estudio y la práctica de los homófonos y los sinónimos.

VULGARIDAD La expresión vulgar es producto de falta de cultura y de léxico en las, personas por eso la encontramos preferentemente en estratos sociales muy marginados. Lo grave de este lenguaje consiste en la imitación, que por gracia o por chiste se hace con estas aberraciones del idioma. La vulgaridad puede ser de expresión y de pensamiento Vulgaridad de expresión Consiste en la falta de ennoblecimiento de las expresiones, se puede corregir cambiar las palabras vulgares por otras que tengan propiedad.

al

Ejemplo incorrecto: -Ayer me fue de la patada en la chamba. Ejemplo correcto: -Ayer tuve problemas en el trabajo Vulgaridad de pensamiento No consiste en las palabras empleadas, sino en el sentido conque se expresan, convirtiéndolas en dardos que hieren la susceptibilidad de quien recibe la comunicación. Ejemplo incorrecto -atenderemos su asunto pero a su debido tiempo, pues no trabajamos solo para usted. Ejemplo correcto: Con gusto atenderemos su asunto cuando le corresponda su turno.

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Actividades de aprendizaje: Los Estudiantes leen y analizan de forma individual las diferentes cualidades del estilo y sus efectos y los elementos que lo componen. En equipo elaboran cuadro comparativo para analizar la importancia de los elementos y cualidades que la componen. En equipo de trabajo presentaran su producto, exponiendo las cualidades del estilo y sus efectos. 1.4.3 BARBARISMO Consiste en pronunciar o escribir mal las palabras, debido al desconocimiento del lenguaje. Ejemplos: Eminente Garraspear Dilates Trajistes Toriar

por por por por por

enminente carraspear demores trajistes torear

frustrar inagurar bacalao sermonear diferencia

por frustrar por inaugurar por bacalao por amonestar por diferencia

También se considera como barbarismo el empleo de palabras extranjeras, cuando de éllas existe su equivalente en español. Debes lavar el piso del garaje - Debes lavar el piso de la cochera. Asistí a la premier de esa obra - Asistí al estreno de esa obra. Pleonasmo Consiste en la repetición de voces con la finalidad de infundir más fuerza a la expresión, sólo en este caso puede admitirse. Ejemplos de pleonasmo -

Lo vi con mis ojos Lo escuche de su boca.

ejemplo de repetición - un uñero en una uña – Caminó por su propio pie.

SOLECISMO Consiste en la falta de sintaxis, es una de las cuatro partes en que se divide la gramática; enseña a coordinar las palabras que integran las oraciones. Ejemplos: -

Es de aquí donde termina mi propiedad (incorrecto) 30

-

Es hasta aquí donde termina mi propiedad (correcto)

-

Se vende ropa de caballero (incorrecto)

-

Se vende ropa para caballero (correcto)

Ejercicio 5 1. identifique con B los barbarismos, con P los pleonasmos y con S los solecismos. (

) Mirar con mirada penetrante.

(

) Pastillas para el mareo.

(

) Un lapso de tiempo.

(

) Aunque me forces, no lo haré

(

) Trabajé parado durante todo el turno.

(

) Al fin encontré quien financíe mi proyecto.

(

) Desayunó por la mañana.

(

) Salí en dirección a Toluca.

(

) Está muy lujoso este bar.

(

) Firmé la carta de mi puño y letra.

2. Identificados los errores, proceda a su corrección. Actividades de aprendizaje: Los Estudiantes leen y analizan de forma individual las diferentes cualidades del estilo y sus efectos y los elementos que lo componen. En equipo elaboran cuadro comparativo para analizar la importancia de los elementos y cualidades que la componen. En equipo de trabajo presentaran su producto, exponiendo las cualidades del estilo y sus efectos.

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CONTEXTUALIZACIÓN 1.5.1 OFICIO Viene del Latín OFFICIUM, es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos. Área de Difusión El oficio de define en dos niveles: A nivel externo: (fuera de una institución) establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno: (dentro de la institución) enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución. Facultad para Firmar Oficios  Los oficios de circulación externa , son firmadas solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abandonando asuntos específicos del trabajo, pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.  Los oficios de circulación interna, son firmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución. Partes de un Oficio 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Membrete: Nombre de la institución. Lugar y fecha Numero del oficio Datos del destinatario: Tratamiento o cargo Vocativo Asunto Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo, sencillo y se evitara el tuteo. 8. Despedida 9. Firma y cargo del que remite el oficio 32

Datos complementarios:   

Nombre del año ( obligatorio únicamente en los casos de circulación externa) Referencia Anexo 1.5.2 Circular Una circular es una orden o conjunto de instrucciones de carácter interna reglamentarias, aclaratorias a recordatorios sobre una materia, y que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias personas. Partes de una Circular 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Membrete Número progresivo para su clasificación Asunto Fecha Dirección Texto Despedida Antefirma Referencias finales

Formas de distribución De acuerdo con el número de los destinatarios y la importancia del asunto se pueden imprimir y distribuir de varias formas: a) Un original acompañado de una relación con los nombres de los interesados, y espacios para la firma de los enterados b) Fotocopia, o copia al carbón, cuando son pocos los destinatarios; si éstos no concurrieran al mismo domicilio se rotularán con los datos de cada interesado y se remitirán por el servicio más conveniente; se solicita acuse de recibo c) Fotocopias, reproducciones mimeografícas o de imprenta cuando son muchos los destinatarios, al calce del documento se imprime un talón que sirve para acusar recibo, si la comunicación es importante. Ejemplo: -Me entere de la circular no. – Acuso recibo de la circular no. d) Un original cuando no se requiere acuse de recibo, o firma de enterado, el original se coloca en la vitrina o pizarrón destinados para los avisos. 1.5.3 MEMORÁNDUM (Memorándum = Cosa que debe tenerse en memoria), es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.

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Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo. Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo. Área de Difusión El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa. Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. Facultad para firmar memorandos La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna. Partes del memorando El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Lugar y fecha Código Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y pos firma "con copia" Pie de página.

Y las siguientes complementarias:     

Membrete Nombre del año Referencia Sello Anexo

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Redacción del texto El texto del memorando comprende dos secciones: Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorandum. Por ejemplo, la frase "sírvase..." "Sírvase comunicar a esta dirección el record de... " Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase..." (Como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente: "Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..." Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: "Por el presente..." "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..." "Me dirijo a Ud. ..." "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... " Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. El texto del memorando no tiene "párrafo de cierre" Clases Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple Memorando simple Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Características Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento. Memorando múltiple Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinatarios. Características Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular". 35

1.5.4 CONVOCATORIA La palabra convocar proviene del latín convocare. Significa, citar, llamar a una ó más personas para que concurran a un lugar ó acto determinado. También se refiere al anuncio, escrito o documento con que se convoca a personas, instituciones, organizaciones, clubes, etc. a participar en algún evento, contienda, concurso, certamen, competencia, etcétera. Es un documento formal elaborado por empresas, instituciones públicas o privadas. El texto del escrito contiene de manera precisa las bases de la convocatoria. Partes de una Convocatoria La convocatoria, plasmada comúnmente en un documento con diseño tipo cartel, debe de introducir fácilmente al lector a contestar las siguientes interrogantes: 1. 2. 3. 4.

¿Quién ó quienes y para qué convocan? ¿A quién se convoca? ¿A que convoca? ¿Cuáles son las bases para participar? y ¿Cuáles son las expectativas para los participantes? 1º. Lugar y fecha., 6º. Reglamento.2º. Categoría y ramas.7º. Premios.3º. Inscripciones.8º. Junta previa.4º. Documentación.9º. Anexos.5º. Jueces.10º. Costo.11º. Transitorios.5.

¿Quién avala y se responsabiliza del certamen?

Es conveniente que se difunda por lo menos con 30 días de anticipación. 1.5.5 ACTA El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito. El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedición de resoluciones, envío de circulares, oficios, etc. Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos públicos o casi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan. Clases 36

Acta de Trabajo.- Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral, se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Por ejemplo:      

Al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo; Al evaluar al personal de una institución con fines de ratificación o promoción interna; En la ejecución de las diferentes etapas de un proceso electoral; Al decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia; Al realizar diligencias judiciales como audiencias, Inspección ocular o actos de conciliación entre partes en conflicto

Las actas de trabajo, una vez redactadas, son leídas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidio el acto, el secretario y las personas interesadas que han intervenido. Si alguien que está obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigió la acción hará constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los demás. Las actas de trabajo se envían al superior jerárquico con oficio de remisión o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen interés en el asunto. Partes del Acta de Trabajo: El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5.

Titulo (tipifica el acta) Texto Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta. "con copia" Pie de página.

Y las siguientes complementarias:   

Membrete Código Anexo Acta de Sesión.-Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante. Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea pública o privada. Y se conoce como "órgano deliberante" a aquel grupo de

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personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Los órganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer lugar, los órganos de gobierno de las instituciones; la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad anónima; la junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad limitada; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc. El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisión u órgano efímero respectivo hasta que serán incluidas en los informes que se remitirán a las instancias correspondientes. Partes del acta de sesión 1. 2. 3. 4. 5.

Titulo Introducción Texto Cierre del Acta Firmas de los que la aprueban el acta

Estaciones o momentos de la sesión 

Control de asistencia

Pasar lista para determinar si se cuenta o no con el quórum necesario para dar inicio a la sesión. 

Despacho Lectura de la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la última sesión y aquella que se está realizando.



Informes Se dan a conocer las acciones de trascendencia o que son importantes que se han ejecutado en el ejercicio de las funciones en el lapso transcurrido desde la última sesión hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que fueron encomendadas en la sesión anterior. OBSERVACIONES: a) En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera discusión alguna; son etapas en las que solo se proporciona información.

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b) Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya forman parte de la agenda. 

Lectura de la agenda Lectura de la agenda de la sesión, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citación correspondiente.

 Pedidos En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesión se traten así mismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en términos generales y el presidente los recepciona sin objeción alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos de la agenda, serán fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, serán admitidos a debate o rechazados. 

Orden del día Es la estación más importante. Aquí se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes". El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: a) Presentación o exposición del tema, asunto o problema por el presidente y/o por cualquier otro miembro. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y adopción de acuerdo o desacuerdos por la votación. Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votación las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. Concluida la votación, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido mayor número de votos, pero siempre y cuando este número sea igual o superior a la mitad más uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automáticamente en uno de los acuerdos de la sesión.



Tratamiento de pedidos Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedidos" a fundamentarlos. Escuchada la fundamentación de un pedido, lo somete a consideración de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisión a debate de un pedido o rechazo se efectúa por votación. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente validos. 39



Aprobación del acta En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe someter a consideración de los presentes a la aprobación del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesión. En las actuales circunstancias, esta aprobación del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leída en voz alta y que se vote su aprobación. Aprobada el acta, se da por levantada la sesión. NOTA IMPORTANTE: No todas las estaciones o momentos que acabamos de estudiar se cumplen en una sesión. La estación que no se cumple sencillamente no se considera. Redacción del acta de sesión ordinaria Se conoce con el nombre de sesión ordinaria aquella que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses. La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha redactado. Redacción del acta de sesión extraordinaria Se denomina sesión extraordinaria aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del año, a iniciativa del que dirige el órgano deliberante o a pedido escrito de un número determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institución o del órgano respectivo. Se convoca con la anticipación que señala la norma y con la especificación de la agenda a ser tratada. El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o momentos de la sesión que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del día y aprobación del acta. 1.5.6 EL INFORME Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de interés. La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere útiles para esclarecer para solucionar problemas. El informe tiene carácter de declaración jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podrá ser sancionado administrativo y penalmente.

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Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensión variable, pudiendo abarca incluso varias páginas. Así mismo puede ser elaborado y firmado por más de una persona e ir acompañada de cuadros, fotografías, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resúmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la información que se proporciona. Área de difusión El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. Facultad para firmar informe Los servidores que no desempeñan cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual jerarquía. Partes del Informe 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Lugar y remitente Nº de informe Remitente Destinatario Motivo Cuerpo Conclusión Despedida Firma

Clases: Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Ordinario, extraordinario y técnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea, la rigidez que observa en su redacción y regularidad que se presentan: 

Informe Ordinario: Lo usa los que desempeña cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona información sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones. Además constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su información debe ser fría, objetiva e imparcial. Características:



Es regular y rígido. 41

    

Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y otros. Su remisión es obligatoria. Por lo general es enumerado. La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisión. Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la información que reporta.



Informe Extraordinario.El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o miembros de comisiones (tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo,no llevan numeración ni siglas, Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el código la sola denominación de "Informe".



Informe técnico El informe técnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisión. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Subtítulos del texto del informe técnico:

   



Introducción.- Que específica el motivo o las razones que impulsa la redacción del informe. Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cómo se suscitan los actos. Análisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y descargos y disposiciones legales. Conclusiones.- Que contiene la deducción lógica del análisis que realiza, relación directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma directa. Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relación al asunto tratado. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones. 1.5.7 CARTA COMERCIAL La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: aperturando un negocio, de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas. 42

Estructura Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre. Las cartas comerciales son las que se emplean en el mundo de los negocios: ventas, compras, créditos, ofertas, cobranzas, promoción, etc. Tratan asuntos de negocios o de trabajo. Prima en estas cartas un lenguaje directo, preciso y claro. Partes 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Membrete: Parte que identifica a la institución o empresa. Va en la parte superior y central, o sino, al lado superior izquierdo. Lugar y fecha Nombre y dirección del destinatario Asunto o referencia: Línea que sintetiza el contenido de la carta. Vocativo Cuerpo Despedida Firma

Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe con mayúscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con minúscula, de la que escribe 1.5.8 Otros LA SOLICITUD Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido. Facultad para firmar Solicitudes Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de 18 años. Asimismo los representantes legales o nombres de aquellos a quienes representan. Los menores de 18 años ejercen su derecho de petición por intermedio de sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos, como los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educación secundaria. La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institución e incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido. Partes de la Solicitud 1. 2.

La Sumilla. Texto. 43

3. 4.

Lugar y fecha. Firma y Posfirma.

Y los siguientes complementarios:  

Anexo. "Con Copia. EL DICTAMEN El dictamen es un documento técnico que contiene la opinión autorizada de un especialista, órgano de accesoria o comisión especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema legal, contable, medico, de ingeniería o técnico logístico. Los que emiten el dictamen reciben el nombre de "peritos" quienes vienen a ser personas versadas en una disciplina científica, especialidad, arte u oficio. Para ser perito se requiere poseer título profesional universitario. Pero si el examen o la pericia a realizar no necesitan de tales profesionales, la autoridad puede designar perito a la persona que considera más idónea. El dictamen es un documento ilustrativo, no resolutivo. Esclarece dudas; precisa conceptos; proporciona elementos de juicio para la solución de problemas y facilita la toma de decisiones de los órganos de gobierno. Los servidores públicos están obligados a emitir dictamen – cuando se lo soliciten – con absoluta imparcialidad y objetividad, sin favoritismos ni presiones, en base a pruebas y con sujeción estricta a las normas legales establecidas. Todos los miembros de un cuerpo colegiado o comisión dictaminadora tienen la obligación de emitir dictamen en forma conjunta o por separado. El dictamen se puede emitir por unanimidad, por mayoría y por minoría. El dictamen es por unanimidad cuando todos están de acuerdo con el contenido del documento y lo firman; es por mayoría, cuando la mayor parte de los peritos coincide con lo expresado en el dictamen y lo firman, y es por minoría, cuando los que discrepan de la opinión de la mayoría emiten su propio dictamen, juntos o cada uno. El dictamen en minoría se adjunta al por mayoría y se remiten a la autoridad para que los examine y se forme su propia opinión. La autoridad puede rechazar u observar el dictamen que, a su juicio, no está bien. Al ser observado; es devuelto al que lo emitió para que subsanen las observaciones o se haga un mejor estudio del asunto tratado.

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En caso de descubrirse la emisión de un dictamen deliberadamente defectuoso o parcializado, sus autores podrán ser objeto de sanción administrativa y penal. Área de difusión El dictamen es un documento de carácter interno; vincula al que lo emite con la autoridad que lo solicita. Facultad para elaborar y firmar dictámenes El dictamen es elaborado en forma individual o colectiva. El dictamen emitido por un órgano de asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo colegiado o una comisión especial es firmado por sus miembros; y el emitido por una sola persona o por minoría, lo es por su autor o autores. El servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar, está obligado a visar el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo hicieron, asumiendo de esta manera responsabilidad mancomunada por su contenido. Partes del dictamen Presenta las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Lugar y fecha Código Destinatario Asunto (a veces, opcional) Referencia Texto Antefirma Firma, posfirma y sello "Con copia" Pie de pagina

y las siguientes complementarias:   

Membrete Nombre del año Anexo CERTIFICADO (Del Latín CERTUS, cierto y de FACERE, hacer) Es un documento que contiene la información o acreditación de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.

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Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que existe, o que es así en la realidad y los hechos. Cualquier certificación que falte a la verdad constituye delito, y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro país. El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados, por ejemplo, se expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institución educativa, certificado de trabajo, por los servicios prestados, certificado de salud, luego de haberse examinado el estado de salud de una persona, certificado de orfandad, después de haberse comprobado la situación de desamparo en que se encuentra un menor de edad, etc. El certificado se emplea tanto en la administración pública como privada, y se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley. Este documento se otorga en papel membretado, o en formularios especiales diseñados para cada tipo de certificado. Facultad para solicitar certificados Tienen facultad para pedir la expedición de certificados: Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatación de un hecho Las personas naturales capaces mayores de 18 años, o sus representantes legales, que tienen o prueban tener legítimo interés material o moral sobre el hecho cuya certificación solicitan. Las autoridades políticas, judiciales y militares competentes, y el superior jerárquico. Tienen facultad para expedir certificados: La autoridad, en forma directa, sobre asuntos de su competencia Partes del Certificado 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Membrete Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento. La palabra "certifica" Texto Lugar y fecha Firma, posfirma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza (en caso sea expedido por el subalterno) Pie de página

CONSTANCIA La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos razón por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferente que podríamos aceptar, en principio y que consiste en considerar al certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya

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concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realización o que acaban de ocurrir. Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se está laborando, constancia de ingreso cuando uno es admitido a un centro de estudios, constancia de vacante, cuando en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno, etc. La constancia se usa en las instituciones tanto públicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propósito, para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente). La constancia es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definitiva entre ambos documentos; razón por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferencia que podríamos aceptar, en principio, y que consiste en considerar el certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realización o que acaban de ocurrir. La constancia se utiliza tanto en las instituciones públicas como privadas. Semejanza entre Certificado y Constancia: Estos dos documentos tienen muchos puntos en común. Tal es así que se asemejan en los siguientes aspectos:    

En lo que se refiere a las personas que pueden pedir su otorgamiento. En lo que respecta a los documentos con los cuales se solicita su expedición. En lo referente a las personas con facultad para otorgarlos. En lo que concierne a sus partes, diversidad y formatos que se emplean en su elaboración.

PROBLEMATIZACIÓN A partir de la diferencia de concepciones, responde lo que se te presenta a continuación. ¿Cuáles son los documentos internos y externos que se emplean en las organizaciones? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

¿Si eres jefe de grupo y quieres informar a tus compañeros que mañana todos asistirán en un horario de 8:00 a 10:00 am a asesorías para la prueba ENLACE que documentos emplearías?

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___________________________________________________________________________ _________________________________________________________

La escuela realizara un concurso de baile ¿que documento debe elaborar para hacer la invitación? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Cita un ejemplo de dos situaciones en donde apliques las áreas de difusión de un oficio ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ En liste la clasificación de informe que existen ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Mencione las partes de una carta comercial ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ DESARROLLO DE SABERES  Presentar en papel bond los diferentes documentos internos y externos que emplean las organizaciones enfatizando sus usos DESARROLLO DE HABILIDADES  Identifica en papel bond las partes que conforman un oficio  Socializa la información con los grupos de trabajo colaborativo

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SUBMODULO 3. Generar la comunicación de la empresa de manera manual y/o electrónica Elaborar la documentación administrativa interna y externa 2.1 REDACCIÓN DE DOCUMENTOS EJERCICIOS PRÁCTICOS Ejercicio 1 El gobernador del Estado de Hidalgo solicita a titular de la Secretaría de Salud ,por conducto del Director de Sanidad, que sea establecida una clínica en el ejido Morelos donde proporcionen los servicios médicos a los habitantes de toda esa región ; En ese lugar ya se ha formado un Comité de Solidaridad que apoyará las acciones del programa nacional Salud para Todos.  Redacte el oficio de solicitud  “ “ como lo solicita  “ “ no procede Ejercicio 2 Con el fin de participar en el Certamen sobre la prevención de la ecología en el valle de México, el ingeniero Químico Rafael Mendieta, remite a SEDESOL un estudio sobre el tema. SEDESOL convocó a ese certamen por medio de los principales diarios el día 5 de septiembre. Redacte el oficio de remisión SEDESOL, por conducto del comité de certámenes, acusa el recibo correspondiente del estudio, el cual fue registrado con el número 26.  Redacte el oficio de acuse El comité de certámenes comunica al Ing. Químico que su trabajo fue seleccionado por el jurado calificador como el mejor y, por lo mismo, recibirá el premio correspondiente en una ceremonia que se efectuará el próximo sábado a las 20 horas en el auditorio de SEDESOL.  Redacte el oficio de aviso. El ganador del concurso convocado por SEDESOL escribe una comunicación para agradecer el aviso y para confirmar su asistencia al acto de premiación.  Redacte el documento de acuse con agradecimiento

Ejercicio 3 49

El jefe del almacén de una empresa escribe al jefe de compras de la misma para recordarle que están agotados los inventarios Del material para oficina que le solicitó desde la semana pasada.  Redacte el memorándum correspondiente.

Ejercicio 4 Redacte un memorándum con las actividades extraescolares que debe atender la próxima semana. Ejercicio 5 para obtener atención medica en la clínica 17 del seguro social, el joven Roberto Morales debe justificar que es alumno regular de alguna escuela, por lo que se dirige al director de la preparatoria donde estudia, para solicitarle una constancia.  Redacte la solicitud de la constancia.  Redacte la constancia. Ejercicio 6 El jefe de producción de la fábrica Novedades Plásticas, S. A. dirige una circular a todos los obreros para comunicarles que por necesidades de mayor producción, a contar de la semana próxima, se trabajará los sábados y los domingos , durante un periodo de dos meses; se pagarán horas extras a quienes trabajen esos fines de semana. Quienes acepten deberán notificar a su jefe inmediato a más tardar el próximo viernes.  Redacte un original de la circular para colocarlo en el pizarrón de avisos.  Redacte una circular con relación de nombres y espacio para firmas.  Redacte una circular con talón para acuse de recibo.

Ejercicio 7 El gerente de una importante firma comercial citó a todos sus distribuidores del área metropolitana, para una junta que debería efectuarse el próximo sábado, pero que fue pospuesta por causa de fuerza mayor para el día último del mes, en el lugar y la hora proporcionados en la circular.  Redacte el telegrama dirigido a uno de los distribuidores; emplee el menor número posible de palabras. Ejercicio 8 50

La señorita Susana Rodríguez recibe instrucciones de su jefe para que, por medio de un telefonema, comunique al Ing. Fuentes que lo recibirá mañana, a las 13 horas, para finiquitar el contrato pendiente.  Redacte el telefonema. i Ejercicio 9 El joven Antonio Robles solicitó trabajo como auxiliar de contador en una empresa; él estudia la carrera de contaduría en la Universidad Metropolitana, donde solicitó media beca para poder continuar sus estudios; le resolvieron favorablemente, pero es requisito indispensable que presente una carta de recomendación.  Antonio la solicita a un amigo de su padre, quien no tiene inconveniente en proporcionársela.  Redacte esa carta de recomendación.

Ejercicio 10 Frente a su casa ha crecido exageradamente un árbol, al grado de tensar los cables de la luz y del teléfono; usted se ha quejado con las compañías de luz y teléfonos, sin tener respuesta alguna, por lo que se dirige a su Delegación correspondiente con el fin de solicitar el servicio de poda del árbol, que proporciona la Delegación.  Redacte la instancia.

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MODULO 1 SUBMODULO 3 GENERAR LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y /O ELECTRONICA 3.. REALIZAR LA GESTION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA CON LAS AREAS CORRESPONDIENTES.

3.1 Gestión de documentación administrativa. Todas las organizaciones y todas las personas tienen documentación administrativa. Las oficinas comerciales, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas, e instalaciones médicas –sólo por nombrar algunas– deben tratar con enormes cantidades de documentación administrativa cada día. Los ejecutivos y el personal de soporte están inundados con datos e información en diversos formatos. Un documento administrativo es cualquier cosa que proporciona información. Un documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio: papel o electrónico, digital o análogo, magnético u óptico. En el entorno tecnológico de hoy las organizaciones deben aprender cómo manejar esta documentación administrativa de modo que pueda ser utilizada según sea necesario en el futuro. La documentación administrativa debe ser administrada desde el momento en que es creada o recibida, y durante la distribución, utilización y retención, hasta que finalmente es destruida o archivada en forma permanente. 3.1.1 Concepto de gestión documental. La Gestión de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contienen esté disponible en apoyo del quehacer de esa organización y de los usuarios externos a ella que lo requieran.

3.1.2 Desarrollo de la gestión documental. Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y 52

clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel. Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros. En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar. Las empresas deben, en definitiva, ser capaces de gestionar de manera sistemática e integrada todos sus recursos de información, ya sea bajo la forma de información capturada del exterior o generada en el interior de la propia empresa, superando la disgregación de la información en diversos almacenes y unidades de gestión separadas y sin comunicación. 3.1.3 Propósitos de la gestión documental. En líneas generales, puede decirse que, la gestión de documentos se ocupa de todos los procesos por los cuales la información registrada ayuda a las instituciones a satisfacer sus necesidades operativas y administrativas y sus necesidades de rendición de cuentas. La gestión de documentos no tiene un fin en si misma: es un componente decisivo de la actividad administrativa y, en un sentido más amplio, un pilar para el funcionamiento eficiente de los organizaciones, y con el tiempo, de la sociedad en general. La eficiencia de las instituciones se basa en el acceso oportuno a la información cuando esta es requerida. La gestión de documentos es fundamental para la formulación de políticas, la toma de decisiones, las operaciones administrativas y la rendición responsable de la organización. El proceso de la gestión de documentos capta pruebas de las transacciones 53

de una organización, documenta sus actividades y sus decisiones, y proporciona un acceso fácil a esas pruebas. La gestión de documentos permite a una institución crear, mantener, usar, guardar y hacer una evaluación de sus documentos de una manera eficaz y eficiente en función de su costo y disponer de ellos para su destrucción o guarda permanente en función de su valor continuo. La gestión de documentos promueve la agrupación y la distribución de la información, y contribuye al buen uso de los antecedentes y de la experiencia de la organización. La gestión de documentos también hace posible que la organización esté en condiciones de controlar el volumen de los documentos que produce, recibe y almacena. Esto no sólo es importante por razones de economía y eficacia ya que el mantenimiento de documentos es costoso; también promueve la eficiencia operativa al mejorar el acceso a la información mediante la baja de los documentos que ya no se necesitan en las transacciones corrientes. Por último, la gestión de documentos con programas de evaluación controla el retiro y la disposición de los documentos, una vez que su valor para los propósitos administrativos se ha extinguido. Tomando en cuenta los conceptos de la administración de documentos mencionados anteriormente, podemos resumir los propósitos de la gestión de documentos de la manera siguiente: gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida, comenzando por el diseño de un programa de atención y conservación de documentos hasta la baja de los documentos o su transferencia y atención en los archivos históricos;  proporcionar servicios para satisfacer las necesidades y proteger los intereses de la organización, su personal y sus clientes o usuarios;  lograr documentación completa, precisa, confiable y utilizable para satisfacer sus necesidades legales, de regulación, probatorias y de rendición de cuentas; gestionar los documentos como recursos documentales; fomentar la eficiencia y la economía mediante prácticas de mantenimiento de documentos bien concebidas.

3.1.4 Ventajas de la gestión documental. Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...

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Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica. Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos. 3.1.5 Desventajas de la gestión documental. Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información), es así como damos un ejemplo del costo en PESOS de un Sistema de Gestión Documental. El proyecto es el siguiente: PROYECTO PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS SERVICIOS DEPENDIENTES DEL DEPARTAMENTO DE ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Y MEDIO AMBIENTE DEL GOBIERNO MEXICANO Ejemplo: Tabla de costos: Cuantificación Económica del Nuevo Sistema # Concepto Costo PESOS 1 Estructuración y Organización del Sistema 5,068.00 2 Implantación del Sistema Informático 4,030.00 3 Formación (Nivel Básico y Avanzado) 8,568.00 4a Creación de la Base de DatosIncluyendo Catalogación Retrospectiva 112,148.00 4b Creación de la Base de DatosSin incluir Catalogación Retrospectiva 1,908.00 5 Incorporación de las bibliotecas al Sistema 1,086.00 6 Mantenimiento del Sistema (un solo pago anual) 9,300.00 Las dos opciones de costos que habrían del sistema serian: A1 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Con Catalog. Retro) 130,900.00 A2 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Sin Catalog. Retro) 20,660.00 55

A pesar que este análisis de costos es obviamente muy superficial esperamos dar una luz respecto de los costos de un Sistema de Gestión Documental y como la inversión puede ser una desventaja de esta TI.

3.2.

Acciones de la gestión de documentos administrativos.

El Principio del Continuo El principio de Ciclo Vital reconoce que los documentos son creados, usados, conservados y, luego de sometidos a evaluación pueden ser dados de baja por ser obsoletos o preservados como históricos por su valor duradero. El principio del Continuo sugiere que hay cuatro acciones continuas o recurrentes en la vida de los documentos: Identificación de los documentos; control intelectual de los mismos, disposición de acceso a ellos; y control físico de los documentos. De acuerdo con el principio del Continuo, la distinción entre gestión de documentos administrativos e históricos no necesita ser mantenida rígidamente. Este principio es reconocido por las instituciones de enseñanza archivística universitaria en Iberoamérica, donde la formación profesional en Archivología es integral.

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Partiendo de este principio se ha establecido un modelo unificado. El modelo muestra el patrón de continuidad. Cuatro acciones continúan o recurren durante la vida de un documento y atraviesan el límite tradicional entre la gestión de documentos administrativos e históricos. 3.2.1. Creación o recibo. ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas? 3.2.2. Clasificación en un sistema lógico. Su colocación en un sistema lógico documentado que gobierna su clasificación y ordenación, y facilita su recuperación durante su ciclo de vida; ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado? ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos? 3.2.3. Uso y conservación. Su evaluación de valor continuo, registrada en un plan de disposición con efecto en el tiempo debido mediante una acción de valoración apropiada; ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación? ¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos? ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)? 3.2.4. Evaluación con baja o transferencia como históricos. Su conservación y uso, es decir si es conservado en la oficina de origen, en un archivo de Gestión, en un archivo Central, en un archivo Intermedio o en un Archivo Histórico, y si es usado por su creador o por un sucesor en funciones o por una tercera parte como un investigador u otro usuario. ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella? Actividad a realizar de Cuidado de un Documento:

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Actividad archivo administrativo e histórico. 1.- Pregunta a la encargada de control escolar como llevan a cabo el resguardo de expedientes de alumnos egresados hace más de 10 años, quienes tienen acceso a esos documentos e información. De igual manera conocer si tienen en su archivo el resguardo de libro de egresados, de qué manera los conservan en el plantel. 2.- Realiza una visita a la biblioteca JOSE MARTI y gestiona la menara de llevar a cabo una exposición fotográfica del Tabasco Antiguo en tu plantel. 3.2.4.1. Documentos administrativos. Están conformados por documentos que se usan habitualmente para la realización de asuntos corrientes de una institución o de un individuo. Estos documentos son llamados activos o corrientes. 3.2.4.2. Documentos intermedios. Guardan documentos que se requieren de manera poco frecuente en la realización de los asuntos corrientes. Estos documentos se llaman semiactivos o semicorrientes. 3.2.4.3. Documentos históricos. Son documentos que ya no se necesitan para la realización de los asuntos corrientes, y que por su valor permanente son preservados en archivos históricos. Se llaman también documentos inactivos o no corrientes.

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Actividad a realizar: Ir a control escolar y preguntar todo el proceso que se realiza cuando un estudiante se inscribe por primera vez, que pasa con nuestros documentos que cada alumno entrega, quien es el responsable de su resguardo. 3.3.

Gestionar documentación administrativa interna. 3.3.1. Identificar la documentación administrativa interna.

De manera amplia, los tipos de comunicación escrita dentro de una organización, corresponden principalmente a:

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3.3.2. Clasificación de la documentación por áreas de actividad de la empresa. 3.3.2.1. Dirección general 3.3.2.2. Toda empresa debe necesariamente establecer normas para la realización de sus objetivos, es decir, administrar. a) b) c) d) e) f)

Recibir y despachar la correspondencia. Clasificar, registrar y archivar datos y documentos Contabilización de las operaciones. Atención del archivo. Atención de servicios generales. Atención de asuntos legales y fiscales, si no existe departamento especial. 3.3.2.3. Área de compras.

La empresa necesita adquirir la mercancía que vende o las materias primas para fabricarlas, los equipos para el funcionamiento del negocio y cuantos elementos materiales requiera. Tal función obliga a una serie de labores y trámites, que corresponden a este Departamento. a) Obtener fuentes y medios de información y abastecimiento. b) Llevar un registro clasificado de proveedores. c) Analizar y archivar los catálogos de los proveedores, anotando los datos que se consideren útiles. d) Registrar el movimiento de precios de los artículos que se compren, para estar al tanto de sus fluctuaciones. 60

e) Atender las sugerencias que haga el Departamento de Ventas, para proveerlo de mercancía. f) Solicitar precios de los artículos que se necesite comprar, en formas especiales de “requisición”. g) Analizar los precios cotizados y las condiciones ofrecidas, y concentrarlos, para sus efectos, en cuadros o formas especiales de “recapitulación de precios”. h) Formular los pedidos que procedan previo el análisis anterior. i) Controlar las órdenes de pedido, es decir, estar al pendiente de que los proveedores hagan entrega de la mercancía en las condiciones estipuladas. j) Revisar facturas, cuentas de gastos y en general toda documentación originada por las compras, y pasarla autorizada a Contabilidad. k) Supervisar el informe de entrada al almacén de los artículos comprados. l) Llevar una estadística del movimiento habido, para facilitar a la Gerencia su función directiva. 3.3.2.4. Área de ventas. La función de vender es muy importante y complicada, ya que en su más inteligente forma debe ir satisfaciendo armónica y progresivamente los intereses del empresario y del consumidor. De la habilidad con que se proceda a organizar y hacer funcionar este Departamento, dependerá en buena parte el éxito de la empresa. Los trámites y labores que corresponden a ésta área son: a) b) c) d) e) f) g) h) i)

Promover las ventas. Llevar un registro de clientes y probables clientes (prospectos) Recibir los pedidos, analizarlos y autorizarlos, en su caso. Despachar los pedidos, por conducto del almacén Dar aviso de envío y remesa de los documentos de embarque, al comprador. Facturar. Informar a contabilidad o finanzas, para los registros correspondientes. Atender las reclamaciones, según proceda. Llevar estadísticas de ventas que faciliten una política directiva verdaderamente técnica.

3.3.2.5. Área de finanzas. Para poner en práctica los más eficaces métodos de concesión de créditos que permiten aumentar el volumen de las ventas y hacer efectivos los pagos correspondientes, con oportunidad y eficacia, se requieren los servicios de esta área, el que se encarga de atender las finanzas de la empresa, particularmente para lograr el mayor rendimiento de las inversiones y de la correcta política de gastos. Esto requiere dotes especiales de conocimiento, de previsión de habilidad, y en ocasiones, hasta de fórmulas o modos sociales. Corresponde a este departamento: a) Determinar las condiciones que deben llenar los solicitantes de crédito. b) Recibir y estudiar las solicitudes de crédito. 61

c) d) e) f) g) h) i) j)

Conceder, limitar o negar las solicitudes. Cobrar discreta y eficazmente las cuentas, a su vencimiento. Llevar un registro confidencial de informaciones de crédito. Proporcionar datos sobre crédito a empresas o personas que lo soliciten. Hacer la previsión de ingresos. Formular y ejercer el presupuesto de egresos. Estudiar y aconsejar las mejores formas de invertir las reservas de la empresa Procurar todo género de utilidades licitas al negocio. 3.3.2.6. Área de recursos humanos.

a) Controlar al personal, función que establece condiciones de admisión, registro, movimiento y dirección:  Las condiciones de admisión se refieren por lo general a cualidades, facultades, salud y conocimientos que deben poseer los solicitantes.  El registro tiene por objeto poseer la mayor información acerca del empleado: nombre, dirección, categoría, sueldo, desempeño en el trabajo, antecedentes, etc.  El movimiento es la anotación de faltas, licencias, ascensos, renuncias, ceses, etc.  Dirección, instrucción y educación de educar el personal, para mejorar su mejoramiento técnico, moral y social, determinación de sus labores y distribución del trabajo (organigramas, manuales, instructivos, 3.3.3. Usuarios de la documentación administrativa interna. Los funcionarios ejecutivos necesitan documentos para poder formular políticas y tomar decisiones sobre la base de una información bien organizada, precisa y cabal. Los funcionarios de acción y los administradores superiores necesitan documentos bien estructurados, completos y accesibles a efectos de tener la información. Los administrados necesitan tener acceso a la información que contienen los documentos para asegurar que sus derechos y sus intereses estén protegidos y para poder contribuir de manera informada al proceso de gobierno. Actividades a realizar : 1. Visita una empresa consolidada en el área hoteles, transporte , educación , alimentos, etc. al llegar a la empresa analizaremos los siguientes puntos: a) Conocer el organigrama y las personas que son responsables del área y funciones que estos mismos realizan. b) Ir al área de recursos humanos y preguntar que gestiones internas realiza como parte de su trabajo .

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c) Ir al área de finanzas y conocer como esta deslindado por funciones especificas y con ello saber que tramites importantes se llevan a cabo de manera interna. 2.Visita la Direccion General de Cobatab, ve directamente al área de Direccion Administrativa en el departamento de Adquisiciones y en este ultimo punto realizaras la siguiente ejercicio:

a) Traer un formato de requisición, preguntar que tramite sigue este documento. Ya sea cotizaciones y pedidos de este mismo para ser surtido. Con este ejercicio te permitirá conocer ampliamente la gestión que este departamento realiza para cumplir su función.

3.4.

Gestionar documentación administrativa externa. 3.4.1. Identificar la documentación administrativa externa.

En definitiva, en estos momentos la información adquiere un rol fundamental dentro de las empresas, y por ello un valor inigualable: la información se ha convertido en el factor crítico que posibilita que las empresas reaccionen frente al cambio externo constante, con una renovación e innovación constante. Las empresas necesitan disponer de información adecuada a sus intereses, veraz, y constantemente actualizada, pero además deben tener la capacidad organizativa para controlarla e interpretarla adecuadamente como un recurso estratégico que les va a facilitar la toma de decisiones y su gestión; y finalmente tienen que proyectar información hacia el entorno para reforzar su imagen. El modo en el que la información se obtiene, valida, analiza, almacena, accede y distribuye son fundamentales para la supervivencia y rentabilidad de una empresa. Por lo tanto la estrategia de gestión de la información en una empresa puede ser su principal activo, o su déficit más limitante. Un mar de información externa

Pero la información que deben gestionar las empresas también está cambiando. La irrupción de la llamada sociedad de la información y el consiguiente desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, con Internet a la vanguardia, ha provocado el acceso universal, rápido y barato al mayor volumen de información de la historia, un volumen colosal de información generado en diversos formatos y soportes (texto, imágenes, videos, audio) y que se está multiplicando exponencialmente. Las estadísticas son elocuentes. Internet contiene más de 5 millones de terabytes de datos, cada día se crean 175.000 nuevos blogs, Wikipedia, la enciclopedia online por 63

excelencia, contiene 10 millones de artículos, a través de YouTube podemos ver más de 70 millones de videos. Una enorme cantidad de información que se está transportando a un enorme número de personas, a través de diversos medios, así por ejemplo enviamos cerca de 2 billones de mensajes cortos (SMS) al año, mandamos más de 35.000 millones de correos electrónicos diariamente, e intercambiamos 3 millones de mensajes diarios a través de Twitter. Es cierto que actualmente disponemos de herramientas tecnológicas que nos permiten seleccionar y filtrar información, como los buscadores (con google a la cabeza), los agregadores RSS, los filtros sociales, pero estas herramientas son solo robots, y por muy potentes que sean, resultan insuficientes para satisfacer las necesidades específicas de información de una empresa concreta. Si detrás no hay una mente inteligente que sepa interpretarlos, utilizarlos y sobrepasar sus limitaciones, tendremos más volumen de información, pero no más valor. Conviviendo con la realidad documental externa

A esta información externa hay que añadir el creciente volumen de datos e informaciones que se van acumulando en el interior de las empresas como resultado de las acciones llevadas a cabo en sus distintos procesos de negocio. Y es que la gestión diaria de una empresa obliga a la realización de una serie de tareas burocráticas que tienen por finalidad controlar toda la operativa empresarial (producción, ventas, compras, logística, contabilidad,…) así como dar cumplimiento a toda una serie de cargas administrativas legalmente impuestas por las diferentes administraciones públicas. Todo un conjunto de gestiones que quedan reflejadas y registradas en documentos de muy variada tipología como contratos, escrituras, declaraciones, autorizaciones, certificaciones, seguros, nóminas y en distintas bases de datos y aplicaciones informáticas destinadas al control de procesos concretos de negocio como la gestión de las relaciones con los clientes, la contabilidad, la gestión de recursos humanos, la gestión de proyectos,… o sistemas integrales de gestión para la empresa que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. En estos momentos las empresas están inmersas en un proceso de transición hacia una gestión administrativa en la que se usará exclusivamente documentos electrónicos y que posibilitará la existencia de “oficinas sin papeles”. Hoy en día las empresas presentan documentos electrónicos en todas las administraciones públicas, en todos los procedimientos administrativos y en todos los trámites. De este modo en casi todas las empresas los documentos se producen electrónicamente por medio de paquetes ofimáticos y los procesos administrativos se realizan sobre bases de datos o programas de gestión empresarial; son muchas las empresas que facturan electrónicamente, la banca y el comercio electrónico sigue un crecimiento imparable, y muchos de los trámites ante las diferentes administraciones públicas se realizan telemáticamente. Pero a pesar del amplio uso de las nuevas tecnologías, la disponibilidad y utilización de documentos impresos en papel se ha mantenido o aumentado durante los últimos años, de hecho la impresión masiva de documentación está provocando que las oficinas de las empresas estén repletas de copias en papel de documentos electrónicos, que también están almacenados en el disco duro de algún ordenador. Por otra parte la rapidez y facilidad que ofrecen las tecnologías para producir documentación, para generar copias, así 64

como para su transmisión por correo electrónico han conllevado un considerable aumento del volumen de la documentación existente en el interior de las empresas. La documentación externa que una empresa maneja de manera externa es relación directa al rubro de esta misma, que de suma importancia se requiere para subsistir y con ella se lleve a cabo el negocio, en estas encontramos las siguientes: 3.4.1.1Proveedores. Personas o casas comerciales que venden los artículos que necesita la negociación. Parte importante de toda empresa. 3.4.1.2 Clientes. Son aquellas personas a quien le ofrecemos el bien o servicio, es decir nuestra razón de existir. Por lo tanto debemos conocer sus necesidades y exigencias del mismo . 3.4.1.3 Dependencias gubernamentales. Es una oficina pública dependiente de otra superior del Gobierno, como ser de una Secretaría de Estado o Ministerio. por ejemplos: secretaria de salud, secretaria de educación, secretaria de transporte, secretaria de finanzas y crédito, secretaria de gobernación, secretaria de turismo, etc. Portal Gubernamental El concepto de Portal como página web de ingreso hacia un organismo gubernamental se desarrolla como un canal que resulta eficaz como espacio informativo pero que no siempre cumple con el atractivo necesario para que la comunidad se interese e ingrese periódicamente a dicho espacio. Generalmente se tratan de espacios más rígidos, estructuralmente hablando, y también desde los contenidos, que respetan esquemas mucho más formales. La Web 2.0 permite complementar a éstos espacios que poseen los organismos gubernamentales por otra vía que ayuda a desestructurar y generar un mensaje más informal siguiendo lineamientos mucho más flexibles, justamente gracias a la filosofía de “compartir” y de “interactuar” que generan sus herramientas. 3.4.1.4 Iniciativa privada. Unidad económica constituida legalmente para la realización de beneficios a través de la actividades productiva o la prestación de servicio, en la que capital es aportado y poseído por individuos particulares. 3.4.1.5 Organismos no gubernamentales (ONG) Una organización no gubernamental (ONG) es cualquier grupo no lucrativo de ciudadanos voluntarios, que está organizada a nivel local, nacional o internacional. Con tareas orientadas y dirigidas por personas con un interés común, las ONG realizan una variedad de servicios y funciones humanitarias, llevan los problemas de los ciudadanos a los Gobiernos, supervisan las políticas y alientan la participación de la comunidad. Proveen de análisis y 65

experiencia, sirven como mecanismos de advertencia temprana y ayudan en la supervisión e implementación de acuerdos internacionales. Algunas están organizadas sobre temas específicos, tales como los derechos humanos, el medio ambiente o la salud. Su relación con las oficinas y las agencias del sistema de las Naciones Unidas difiere dependiendo de sus metas, ubicación y mandato. Actividad a realizar: Realizar una visita donde puedas poner en practica los conocimientos adquiridos: 1,. Realiza el siguiente tramite de manera electrónica , como obtener tu homoclave tramitando tu RFC en la Secretaria de Hacienda y crédito Publico. 2.- Realiza una visita personal a la dependencia de gobierno que corresponda para tramitar por primera vez un acta de nacimiento . 3.-Checa en internet EJEMPLOS de Organismo No Gubernamentales que operan en el estado y menciona que tipo de gestiones llevan a cabo.

D IR E C C IÓ N G E N E R A L D E L B A C H IL L E R A T O

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

COLEGIO DE BACHILLERES DE TABASCO

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MÓDULO 1 APLICA EL PROCESO Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVA CON VISIÓN EMPRENDEDORA.

SUBMÓDULO 4 CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA Y ELECTRONICA

SUBMODULO 4. CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA Y ELECTRONICA

4.1 IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS 4.1.1 PORQUE ES IMPORTANTE CONSERVAR DETERMINADAS COMUNICACIONES ESCRITAS. El comercio, la banca, la industria y en general el mundo de los negocios en cualquieras de sus ramas precisan de la comunicación escrita, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: 67

 permanencia  y constancia a las que cabe de agregar las de ser:  medio de prueba legal y  medio de facilitación del intercambio comercial nota: se analizara cada uno de esos puntos ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización. 3.-En equipos colaborativos los estudiantes elaboran un mapa conceptual

4.1.2

MEDIO DE PRUEBA LEGAL

Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia, le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización.

4.1.3 PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA Todo documento comercial (carta, contrato, factura, orden de compra o requisición) existe como parte de la operación administrativa de un negocio.  Manejo de documentos y archivos En una época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papeles comerciales, es decir, lo que conocemos básicamente como el archivo (que significa custodiar; guardar). Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo, sino también el control, la utilización, la creación y la disponibilidad final de estos. El manejo y el control de documentos, así como el sistema adecuado para su archivo, deben estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y esta consiente de la importancia del correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza. 68

Nota: analizar las diferentes terminologías especificas ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-se hace lluvias de ideas. 3.-se elabora un mapa conceptual

4.1.4 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber cómo se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; él sabe también cual es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe qué medidas y disposiciones deben tomarse en cuenta para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminados. El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas: 1. 2. 3. 4. 5.

Creación o recibo Archivo y protección Utilización Transferencia Eliminación

Nota: se analizara cada uno de las 5 etapas

ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización. 3.- se elabora mapas mentales, análisis y debates

4.1.5

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR

Debido a que los documentos son tan importantes en cualquier empresa, el empleado que tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos está especialmente interesado en conocer los sistemas de archivos que le permitirán localizarlos con rapidez y utilizarlos. Para muchos empleados de oficina, archivar es una actividad de tiempo completo. A medida que crece la empresa sus funciones de archivo se vuelven más complicadas y exigentes. Instructivo 1. 2. 3.

Describir Explicar Realizar 69

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Definir Elegir Archivar Utilizar Depurar Hacer una guía Reflexionar

Nota: analizar el concepto de cada uno de los elementos

4.1.6

CONCEPTOS BÁSICOS PARA ARCHIVAR

Cuando se buscan un nombre y un número en el directorio telefónico, se está seleccionando información de un libro electrónico. Los nombres se encuentran en orden alfabético, y el conocimiento del alfabeto nos ayuda a encontrar el nombre deseado. Al clasificar los nombres y ordenarlos con la secuencia de las letras del abecedario, se está utilizando el sistema alfabético. En una compañía de seguros, don de los documentos se solicitan por el número de póliza, el sistema numérico es el que se utiliza. Nota: se analiza los diferentes sistemas para archivar. ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización. 3.-se sugiere que el alumno realice un visita a un negocio, empresa o compañía para: 5 Informarse sobre el numero de departamentos que tiene 6 Saber el nombre de cada uno de ellos 7 Conocer cuál es su propósito 8 Informarse sobre el tipo de documentos que reciben 9 Que documentos son los que generan 4.-analisis de casos en equipo

4.2. EQUIPO Y MATERIALES 4.2.1 ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material especifico que se utiliza (archivadores, gavetas, guías, carpetas, expedientes), as i como la herramienta más moderna producto del avance tecnológico en el mundo de hoy. La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y materiales utilizados. Para tener efectividad, el sistema debe:  Ahorrar tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejen los documentos no hagan movimientos innecesarios 70

 Proporcionar protección adecuada a los documentos. Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de incendio.  Conservar espacio. Los archivadores deben diseñar de tal manera que no ocupen más espacio del absolutamente necesario. ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de archivadores.

4.2.2 CAPACIDAD DE LAS GAVETAS El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera. La capacidad máxima es de 5000 documentos, incluyendo las guías y las carpetas necesarias. Sin embargo, para que su funcionamiento sea más eficiente es preferible no colocar más de 4000 documentos en cada gavetas, porque si quedan demasiados apretados es difícil asir los expedientes y extraerlos.

4.2.3 TÍTULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR Con el fin de que se pueda identificar rápidamente su contenido, cada gaveta debe de estar adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un porta-rotulo llamado marbete, destinado para este fin. El titulo puede ser:  Titulo simple  Titulo doble Nota: se analizara cada uno de ellos La correspondencia también puede ser archivada en archivadores abiertos o de estantería abierta.

4.2.4 GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO Se consiguen archivadores para cheques, documentos legales, catálogos, tarjetas, cintas magnéticas, pianos, microfilmes, radiografías, disquetes y huellas dactilares. Las carpetas del archivador electrónico están ordenadas al azar. Sin embargo, el marcar un numero clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene ese número sea empujada automáticamente hacia adelante para extraerla

4.2.5 GUÍAS Las guías son de cartón o fibra, lo suficientemente rígidas como para sostener documentos y lo bastante flexibles para resistir y evitar que se rompan o se quiebren. Son la clave para 71

que una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta, porque sirven para dos fines:  Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar la localización de documentos específicos. Por esto se dice que sirven como postes de señales para agilizar la búsqueda.  Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y proporcionan mayor visibilidad. El numero de guías, la posición de la pestaña y su tamaño depende del sistema que se utilicé. ACTIVIDADES: 1.- de acuerdo a los temas 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de archivadores. 2.- en equipo se analizaran y comentarán estudios de casos

4.2.6 TÍTULOS O ENCABEZAMIENTOS DE LAS GUÍAS Se les llama así porque sirven para identificar los documentos archivados detrás de las guías. Algunas pestañas tienen los encabezamientos impresos directamente sobre ellas. Los títulos pueden ser: a) simples y b) dobles, lo mismo que los marbetes de las gavetas; además, deben ser cortos para que puedan ser leídos con rapidez. Nota: se analizara de forma específica cada uno de ellos ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de títulos

4.2.7 CARPETAS PARA ARCHIVO Estas tienen un mínimo de espesor y una superficie lisa para las gavetas de correspondencia activa. Para los documentos voluminosos o pesados, se deberán utilizar carpetas de fibra o de cartón con expansión de tela en el fondo. Hay otros tipos de carpetas que están diseñadas para las necesidades especiales, como:  Bolsas para archivos  Para registros médicos y registros personales  Para archivadores de estanterías abiertas  Las carpetas colgantes Nota: se analizara cada uno de ellos ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de carpetas para archivo. 72

4.2.8 PREPARACIÓN DE TÍTULOS PARA EXPEDIENTES Las cintas de papel de engomado para los títulos de los expedientes, conocidas como membretes, se consiguen en tiras perforadas, tiras adhesivas o en rollos continuos. Tomen en cuenta las siguientes sugerencias cuando vayan a hacer la rotulación de expedientes: I. Se empieza a mecanografiar el encabezamiento II. Las palabras del título deben escribirse a máquina y en el orden de la clasificación de acuerdo con el sistema adaptado III. En algunas oficinas, la totalidad de la primera palabra del título se escribe con mayúscula compacta IV. Si el titulo es doble, es decir, si tiene más de una línea, se prefiere el estilo del bloque

4.2.9 PC/GAVETAS La introducción de las computadoras en la oficina moderna ha modificado el control de la información que, tradicionalmente, se hacía solo a través de expedientes archivados dentro de gavetas. Para el trabajo cotidiano será más eficiente simplificar la localización de documentos tanto en gavetas como en los programas de la computadora; con ello, se optimizara el uso del espacio y tiempo. ¿Cómo organizar esta estructura en la computadora? A los archivos que se crean en la computadora se les debe asignar un nombre lógico, para ser almacenados. Si a los archivos se les asigna nombres lógicos y apropiados, será más fácil y rápida su localización. Ejemplo: En la guía de la gaveta PROVEEDORES En la computadora PROV ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de archivo de gavetas. 2.- se realizara prácticas y diseños en equipo electrónico (laboratorio de informática) Nota: se ampliara más el tema

4.2.10 TARJETEROS Y FUNCIÓN DE LAS TARJETAS Para el funcionamiento de un negocio las tarjetas de registro son creadas, almacenadas y utilizadas de acuerdo con los principios del buen manejo de documentos. Ejemplos de tarjeteros de registro a) Los archivos de directorios b) Registro de inventario c) Cuentas de cliente

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Los tarjeteros se utilizan como índice o catalogo auxiliares para los sistemas de archivo de correspondencia y también como registros independientes. Aun conjunto de tarjetas de registro debidamente ordenadas se les llama tarjetero y tiene varias ventajas. ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara las diferentes ventajas que tienen las funciones de las tarjetas 2.- se harán vista a empresas

4.2.11 CEDULAS DE CATÁLOGOS Los catálogos son los medios de localización de los expedientes en estas clase de sistemas; es la enumeración de nombres de personas físicas y morales, la descripción breve de los asuntos contenidos en los expedientes, redactados en tarjetas ordenadas numéricamente o alfabéticamente. Las tarjetas utilizadas en los catálogos se conocen técnicamente como cedulas de catalogación y a los datos que se anotan, asientos en cedulas Contiene:  Formula clasificadora  Encabezamiento  Síntesis o extracto  Fecha de inicio del asunto

4.2.12 TIPOS DE TARJETEROS Los tarjeteros se clasifican en verticales y visibles. En los primeros, las tarjetas se sostienen verticalmente en las tarjetas, como la correspondencia; en los segundos la información que queda cerca de los bordes de las tarjetas se puede leer sin moverlas.

ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de tarjeteros. 2.- realizara mapa mental

4.2.14 MECANOGRAFIADO DE LAS TARJETAS Se debe utilizar un formato estándar para simplificar el trabajo de archivo. Así, la información queda ubicada en cada tarjeta en el mismo lugar y da una apariencia uniforme y profesional.

4.3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACION DE EXPEDIENTES. 74

La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la organización de la correspondencia depende de la recepción, registro, jerarquización y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.

4.3.1 DEFINICION DE CORRESPONDENCIA. Esta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e interna. Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas. Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al carbón o fotocopia del original. Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa. Actividad: Por equipos de 5 integrantes investiguen vía internet 5 conceptos de correspondencia recibida, enviada e interna realizando un ejemplo utilizando la paquetería Word para la realización de la correspondencia exponiéndola en plenaria. Y

4.3.2 ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA. ¿En qué forma se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los títulos utilizados dependerán de la información que requiere el negocio. Un médico ésta interesado principalmente en la información sobre pacientes; por lo tanto, los títulos serán los nombres, y los documentos que pertenezcan a ellos deberán ser guardados.

4.3.3 RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA. En la mayor parte de las grandes organizaciones existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen, excepto aquellos sobres marcados con “confidencial” o “personal”. Las cartas que no están dirigidas a personas o departamentos específicos deben ser abiertas por el Departamento receptor de correspondencia, a fin de determinar a quién se le debe entregar la correspondencia.

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Quien sea la persona que abra el correo, debe revisar en primer lugar que haya dirección del remitente en la correspondencia. Si no existe ésta, el sobre con la dirección del remitente debe engraparse a la correspondencia. La persona que abre el correo debe también marcar en él la fecha y la hora en que fue recibida. Una razón importante para registrar éstas es proporcionar un control interno de la correspondencia. Donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan máquinas automatizadas para abrir y sellar la correspondencia. En las oficinas pequeñas se utiliza el sello fechador manual. Las copias al carbón de cartas enviadas y documentos internos no requieren las iniciales de autorización para ser archivadas. La asistente ejecutiva o secretaria engrapa las copias de la respuesta al original de la carta; si ella se ocupa de los archivos, coloca la correspondencia en su carpeta rotulada “para archivar”. Si los archivos los manejan especialistas, ella pone la correspondencia en su charola de archivo rotulada “salida” Muchas notas de acuse de recibo rutinarias a las comunicaciones poco importantes, se descartan después de que han sido leídas y contestadas. Actividades: En equipos de pares realiza el proceso de seguimiento de la correspondencia utilizando la paquetería Word para la realización de la correspondencia.

4.3.4 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO. Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes: 1. Inspección. 2. Clasificación. 3. Codificación. 4. Distribución. 5. Archivo. Actividad. En equipo de pares realiza un ejemplo de la clasificación de la correspondencia para archivo utilizando la paquetería Word para la realización de la correspondencia.

4.3.4.1 INSPECCION. Antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorización. Si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales de autorización, es costumbre devolverlo a la persona a quien estaba dirigido.

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4.3.4.2 CLASIFICACION. La clasificación es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente diferenciados según su tipología fundamental. La clasificación de documentos es uno de los trabajos mas importantes en una oficina, y existe el establecimiento de un plan previo y una atención minuciosa. Se ha dicho que la identificación del nombre es el fin principal de la clasificación, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase genérica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una clasificación.

4.3.4.3 CODIFICACION. El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar. Actividad: Realiza de forma individual una carta con codificación en el destinatario y en la esquina superior derecha utilizando la paquetería Word.

4.3.4.4 DISTRIBUCION. Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el grupo de una letra, un número, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificación preliminar de los documentos, se utilizan los clasificadores. Actividades: En equipos de 5 integrantes realicen una maqueta de los diferentes tipos de clasificadores de documentos. Uno cada equipo.

4.3.4.5 ARCHIVO. Es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas. Actividades: En equipos de 5 integrantes realiza el procedimiento que se sigue para colocar documentos en los expedientes y colocarlos en las gevetas.

4.3.5 CONFORMACION DE EXPEDIENTES.

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También es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los documentos conformando un expediente, tomemos en consideración ciertos lineamientos generales, que siempre serán de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados. Actividades: Realizar una práctica de archivista y/o en la elaboración de expedientes, en una institución educativa y/o empresa pública o privada, cumpliendo con un total de 10 hrs mensuales.

4.4. REGLAS DE CLASIFICACION ALFABETICA En archivonomía, para cumplir con la finalidad de localizar con rapidez expedientes y documentos, es importante que los títulos que se escriben como encabezamiento de los expedientes estén de acuerdo con las reglas de clasificación alfabética. Los documentos se identifican por sus Títulos. Las reglas para determinar los títulos correctos con que se rotularán las carpetas que posteriormente se llamaran expedientes. Las reglas para clasificar utilizando términos con los que nos debemos familiarizar: Alfabetizar y unidad. Alfabetizar es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus letras. Ejemplo: . López, . Pardo, . Vega. Colocando en secuencia alfabética, también están: Pardo, Pérez y Priego, solo que en estos nombres estamos fijándonos en la secuencia de la segunda letra. Los apellidos Roca, Rojas y Romero están ordenados en secuencia alfabética correcta, y aunque la segunda letra de todos modos es igual, ahora debemos fijar nuestra atención en la tercera letra. Es importante para ordenar las diferentes palabras de un título por medio de unidades. Unidad se denomina cada palabra que forma parte de un título: inicial, abreviatura, letra separada. El nombre de Ricardo T. Suárez contiene tres unidades: (1) Ricardo (2) T. (3) Suárez. Para hacer más comprensible el sistema, las reglas se dividen en tres grandes grupos: 1. Nombres de personas. 2. Nombres de compañías, instituciones, sociedades. 3. Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.

4.4.1 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES E INDIVIDUOS 78

1. Los nombres se clasifican alfabéticamente comparando la primera unidad de cada nombre. Letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idéntica a la otra. Las terceras unidades se consideran solamente cuando tanto las primeras como las segundas son idéntica,. y así sucesivamente. 2. El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellido. Nombre de pila Apellidos Luis Alberto Domínguez C. Luz del Carmen González Medellín Alma Delia Pérez Soto Para ordenar alfabéticamente los nombres de personas, se colocan primero los apellidos y luego los nombres de pila, separándose con una coma; a esto se le llama transposición. Cada parte del nombre de una persona recibe el nombre de unidad de archivo: aparte del apellido o apellidos principales, las demás unidades pueden estar representadas por una abreviatura o una inicial. Nombre L. M. Ángulo José C. Cedeño Suárez Rocío Garay D. Leticia Ma. Ángulo Esther Ma. Baca Pedro Cadena Ortiz Sonia Haydee Díaz

Unidad 1 Ángulo Cedeño Garay

Unidad 2 L. Suárez D.

Unidad 3 M. José Rocío

Unidad 4 C.

Ángulo, Leticia Baca, Esther MaCadena Ortiz, Pedro Díaz M., Sonia Haydee

3. Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como parte del nombre de pila. 4. Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras nos servirá como base para ordenar. 5. Si antes del apellido aparecen partículas; de, del, de la, de los, de las, etc., se principia la inversión desde el primer apellido, aun cuando las partículas aparezcan en mayúsculas. 6. Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial. 6ª. La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial. 6b. Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es igual.

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7. Si el nombre propio tiene, además la abreviatura de su profesión, grado militar o eclesiástico. O la expresión padre, hijo, junior (jr.). se escribe una abreviatura después de la inversión correcta y entre paréntesis. 8. Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Vo, Van, Der, Fitz, D´, Da, O´, se hace la inversión a partir de dicho vocablo. 9. En países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda esta compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición de o de la palabra viuda (Vda.) y por último el apellido del esposo. Para archivarlos se invierte el nombre, tomando como base el apellido de soltera, porque este es el que legalmente se reconoce. Solo en caso de que el apellido de soltera este indicado con una letra, se tomará en cuenta el apellido del esposo. 10.Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerará entonces la dirección como base para su ordenación, en el siguiente orden: ciudad, territorio o país; calle o avenida y numero de casa o edificio. Los números se consideran en estricto orden numérico consecutivo. Actividades: Por pares realiza 5 ejemplos de cada una de las reglas para clasificar nombres de individuos. Utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas.

4.4.2 REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS. Los documentos pertenecientes a un individuo pueden ser solicitados de manera distinta a como están archivados. Para facilitar la localización de los mismos se recomienda establecer referencias, esto es, ordenar el nombre de la persona de manera diferente a la indicada en las reglas de alfabetización. Esta referencia se hace en tarjeta y formará parte de un índice o catálogo auxiliar. 1. Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cual podría ser solicitado el documento. 2. Escribir la palabra “Véase” en la siguiente línea. 3. Al lado, escribir el nombre bajo el cual están archivados los documentos. 4. Marcar una X en extremo superior derecho. Se recomienda la referencia para nombres acompañados de títulos religiosos, títulos con nombres de mujeres casadas o cuando el apellido podría confundirse con un nombre de pila. Actividades: 80

En equipos de 5 integrantes y aplicando las reglas aprendidas para la inversión o transposición de nombres, escribe correctamente en tarjetas de 3 x 5 pulgadas los títulos, coloca el número que aparece antes de cada nombre en la esquina superior derecha y ordena las tarjetas alfabéticamente.

4.4.3 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE EMPRESAS, INSTITUCIONES, COMPAÑIAS O SOCIEDADES. 4.4.3.1 REGLAS GENERALES 1. Cuando en el título aparece una coma, el nombre permanece igual, no sufre ninguna alteración ni trasposición. 2. Cuando el título es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y y apellido) se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a continuación. Debe hacerse tarjeta de referencia. 3. Si en el título aparecen las conjunciones y o e o el símbolo &; o bien, preposiciones como: de, sobre, por el contra, o bien artículos como: las, el, la, etc., permanece igual, no sufre ninguna trasposición. 4. Si aparece un artículo al inicio del título (the en inglés y el, la, los, las en español), o también la expresión compañía o su abreviatura (Cía. En español, Co. En inglés), se coloca al final del nombre entre paréntesis. 5. Cuando en el título aparece una palabra genérica como: zapatería, farmacia, restorán, restaurante o restaurant, sala de belleza, etc., no sufre ninguna transposición, siempre y cuando se tengan uno o dos expedientes dentro de la gaveta; pero si el número de expedientes excede de los cinco, la palabra genérica se escribe al final del nombre. En este caso se recomienda establecer una guía secundaria con el título de la palabra genérica para localizar con mayor rapidez la documentación. También se recomienda en éstos casos hacer una tarjeta de referencia. 6. El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o extranjero que no sea inglés se escribe tal como aparece y así se archiva. 7. Cuando una palabra termina en s seguida o precedida de apóstrofo (s´o´s, posesivo en inglés) permanece tal como está la razón social. 8. Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la dirección para decidir el orden alfabético. 9. Cuando una firma o institución utiliza siglas, éstas se consideran palabras escritas completas. Cuando no son muy usuales, para mayor claridad se recomienda escribir el nombre completo debajo de la sigla entre paréntesis. Se deben hacer tarjetas de referencia. 10.Cuando en el nombre de una firma o razón social aparecen dos o más letras, cada una se considera como unidad de archivo. Se recomienda hacer tarjeta de referencia. 81

Actividades: En equipos de 5 integrantes realiza 5 ejemplos aplicando las reglas aprendidas clasificando nombres de empresas, instituciones, compañías o sociedades. Utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas.

4.4.4 REFERENCIAS NECESARIAS EN CASOS NO MENCIONADOS. 1. Cuando en una razón social o masa elocutiva la palabra importante, la que distingue a ese negocio de los demás (apellido o nombre geográfico) no aparece al inicio del nombre. 2. Cuando una empresa cambia de nombre, se archiva bajo el nuevo y se establece una referencia con el nombre anterior. 3. Cuando una empresa representa a otra en negocios o bienes, bajo poder, síndico o apoderado. 4. Si en los nombres de empresas aparecen nombres con números, éstos se ordenan y archivan como si los números estuviesen escritos con letra, y el número completo se considera como una unidad. Actividades: En equipos de 5 integrantes realiza los ejercicios de práctica A y B que menciona el libro utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas.

4.4.5 REGLAS PARA CLASIFICACION DE INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES, BANCOS, ESCUELAS Y OTROS. 4.4.5.1 INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES. El encargado de los archivos debe estar actualizado con respecto a los nuevos nombres de algunas secretarías de estado y de dependencias importantes en las organización nacional y gubernamental; para saber cómo realizar la trasposición de nombres, con base en las reglas básicas para clasificación.

4.4.5.2 REGLAS GENERALES. 1. En los nombres de instituciones gubernamentales se toma como base para archivar la palabra más importante. Se recomienda hacer tarjetas de referencia. 2. En las instituciones gubernamentales, dentro de los títulos se pueden encontrar términos como: Ministro de

Dirección de 82

Sección de Comisión de Junta de

Subdirección de Director de

También frases en otro idioma, como: Bureau of Board of Commission of

Service of Section of

4.4.5.3 INSTITUCIONES BANCARIAS. 1. Los nombres de los bancos se archivan tal como aparecen de acuerdo con las reglas de empresas comerciales, agregando el nombre del lugar en el cual funcionan, pues la mayor parte tiene sucursales en diferentes ciudades. 2. Cuando la palabra banco no aparece al inicio de la razón social, es necesario hacer una tarjeta de referencia. 3. Cuando en la gaveta hay un número considerable de expedientes con títulos de bancos con sucursales en diferentes lugares, es recomendable tomar en cuenta el nombre importante de la institución o el nombre de la ciudad, de la provincia o país, según sea el caso. Puede ponerse también una guía secundaria que se rotule con la expresión bancos y colocar los expedientes por orden alfabético.

4.4.5.4 NOMBRES DE ESCUELAS, COLEGIOS Y UNIVERSIDADES. 1. El nombre de escuela, colegio o universidad privada, se archiva como aparece, siguiendo las reglas establecidas para empresas comerciales; se recomienda hacer tarjeta de referencia si el nombre no aparece al inicio.

4.4.5.5 NOMBRE DE ASUNTOS. En algunas ocasiones es necesario archivar los documentos por el asunto tratado en éstos, debido a la importancia del mismo, o porque da una idea muy clara de lo tratado en el documento cuando la información sobre un asunto o tema debe conservarse reunida en un mismo sitio en las gavetas (solicitudes de empleo, citatorios, renuncias, compras, etc.), Se recomienda establecer una referencia bajo el nombre de la empresa o individuo.

Actividades:

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En equipos de 5 integrantes escribe en tarjetas de 3 x 5 pulgadas los nombres haciendo inversiones necesarias, según el caso, marca con una X el nombre que necesite referencia. Ordena alfabéticamente las tarjetas. (Ejercicio de práctica del libro). Entregar un portafolio de evidencia. Archivonomìa, 2da. Edición editorial Mc Graw Hill interamericana editores SA de CV. Alma Sàmano castillo. Año 2001 Curso práctico de Correspondencia Editorial Ediciones ECA S.A de C.V Andrés E. Mújica. Año 2000

BIBLIOGRAFIA: www.eduteka.org.mx 5.1 TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO

Sistema Alfabético La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabético que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el hogar. El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora es fundamental para la localización rápida de los documentos. Aun cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el procedimiento para archivar correctamente. El archivo alfabético es popular por tres razones principales: 84

1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizado, el alfabeto. 2. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares. 3. Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número de divisiones. 5.1.1 ORGANIZACIÓN Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la misma forma y la mayor parte tiene elementos comunes:  Guías principales  Guías secundarias o auxiliares  Guía especial auxiliar  Expedientes individuales  Expediente misceláneo 5.1.2 GUÍAS PRINCIPALES: Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Estas guías se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeño, podría estar dividido de acuerdo con el abecedario. La guía principal “A” indica todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”. Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha. Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no más de 20 tras ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rápida localización y adecuado sostén de expedientes.

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Todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”. Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha. Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no más de 20 tras ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una localización y adecuado sostén de los expedientes. 5.1.3 GUÍAS SECUNDARIAS AUXILIARES En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan después de una guía secundaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes, según el giro o por ejemplo muy frecuente o ambas cosas. Por ejemplo, si en la gaveta se ha incluido la guía auxiliar AD –debido a que se tiene varios expedientes cuya primera unidad de título es Adame, Admas, Adoum,- y posteriormente en la práctica se repite el apellido ALFARO, es recomendable rotular una guía especial auxiliar con este apellido para poder localizar en esta sección expedientes con el apellido mencionado, como: Alfaro González, Manuel; Alfaro Orueta, Estela, Alfaro Pérez, Carlos, etc. 5.1.4 EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Por lo general no se presentan expedientes individuales hasta que no se reciben cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Estos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro del expediente

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individual están ordenados cronológicamente, con la última fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar. (Véase figura 5.2)

5.1.5 EXPEDIENTE MISCELANEO. La colocación y manejo del expediente misceláneo dependerá de dos opciones con base en las necesidades propias de la oficina: 1. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente misceláneo que llevará el encabezamiento o título de la guía de esa sección y se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual. Naturalmente, los documentos se ordenan alfabéticamente, fijándonos en la segunda o la tercera letra; así hay más de un documentos del mismo corresponsal deberá ordenarse cronológicamente, como en los expedientes individuales; el documento más reciente deberá quedar al frente. (Véase figura 5.3.)

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2. El expediente misceláneo se puede colocar al final de la gaveta y llevará un encabezamiento doble que indique de qué letra a que letra están ahí documentos colocados, por ejemplo: A-Z; A-L; A-P, etc. 5.1.6 PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR Las guías y los expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentos están bien distribuidos, pueden ser colocados dentro de sus expedientes, rápida y eficientemente.

Seguir los siguientes pasos: 88

1. Preparación. Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada, se abre ésta. Si se utiliza una repisa o bandeja para archivar (Véase figura 5.4.) ésta se fija al costado y se colocan los documentos en ella 2. localización de la guía. Se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante. 3. Localización del expediente individual. Las cejillas de los expedientes individuales con sus membretes detrás de las guías se examina cuidadosamente, si hay expediente individual para el documento se coloca ésta. 4. Localización de los expedientes misceláneos. Si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia delante los expedientes individuales, dejando a la vista el misceláneo y se guarda el documento; todos los expedientes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlos en orden adecuado. No deben utilizarse sujetadores metálicos en los documentos que son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a engancharse en hojas adyacentes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de archivo y de localización. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN CUESTIONARIO: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

¿Cuáles son las razones por las que el archivo alfabético es popular? ¿Qué es una guía principal y en dónde se coloca? ¿cuándo se utilizará una guía especial? ¿Dónde están colocados los expedientes individuales en los archivos alfabéticos? ¿Cómo se ordenan los documentos dentro de los expedientes individuales? ¿Dónde están situados los expedientes misceláneos en una gaveta de archivo? ¿Cómo se ordenan los documentos dentro de los expedientes misceláneos? ¿Describe el procedimiento utilizado para almacenar documentos en las gavetas?

ESTUDIO DE CASOS: 1. Rafael Parra, único empleado de una pequeña empresa, decide no utilizar expedientes misceláneos en el archivo. Tan pronto como llega el primer documento, de cualquier corresponsal o tema, él prepara un expediente individual. ¿Creen que este procedimiento es beneficioso para localizar los documentos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ¿Está de acuerdo con lo que él decide? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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¿Qué es lo que ustedes harían? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Juana Cárdena trabaja para una pequeña firma comercial. Ella cree que sería una gran idea dejar que por lo menos diez documentos de un solo corresponsal se acumulen en el expediente misceláneo antes de preparar uno individual.

¿Creen que esto facilitará la localización de documentos? ¿Por qué? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Ana Villavicencio trabaja en una oficina en donde los documentos son de diversos tamaños y muchas veces más pequeños que las cartas. Últimamente sean perdido documentos, y ella atribuye esto a la diferencia de tamaño. ¿Estás de acuerdo con lo que ella piensa? ¿Por qué? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ¿Qué solución darías? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. Un expediente individual de Ferretería Anáhuac, S.A. de C.V., contiene documentos que se remontan a seis meses atrás. Aproximadamente la mitad del contenido son cartas y la otra mitad catálogos y otros documentos de publicidad.

¿Creen que sea tiempo de preparar el segundo expediente? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 90

¿Cómo dividirías los documentos que van a colocar en cada expediente? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ¿Qué información escribirían en los títulos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

5 .2

SISTEMA NUMÉRICO

La ordenación numérica se hace de acuerdo con una numeración codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tiene cheques, pólizas y facturas. El sistema numérico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabético misceláneo y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad. El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el número que aparece en un cheque o en una factura. Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento. Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas, como las siguientes: 1. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar. 2. Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen límite. 3. Existen permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez el documento, ya que ésta es la finalidad de un buen sistema de archivo. El Catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico, permite que en él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en la empresa. 5.2.1 ORGANIZACIÓN. 91

Tiene tres partes principales que son: archivo numérico principal, archivo alfabético misceláneo y catálogo auxiliar o índice de tarjetas. (Véase figura 6.1) Las guías numéricas se pueden acomodar en varias formas: a) En posición escalonada de izquierda a derecha. b) En las posiciones 1ª y 2ª, y todos los membretes de los expedientes en la tercera y cuarta posición. (Véase figura 6.2)

Figura 6.1 Gaveta que muestra parcialmente los expedientes de un archivo numérico principal. c) En el centro solamente, y los membretes de los expedientes en dos posiciones hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha. Cuando un expediente se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocar en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar. Por ejemplo, so el expediente 506 se subdivide, se convierte en 506-2, porque en él se guarda correspondencia anterior y el nuevo se rotulará 506-1, y así se conserva el orden cronológico. (Véase figura 6.3)

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5.2.2 ARCHIVO ALFABÉTICO MISCELÁNEO Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y estos se encuentran en estricto orden alfabético. (Véase figura 6.4)Además, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una “M” en el extremo superior derecho. Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna número y se guardan en el archivo principal.

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5.2.3 CATALOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. Contiene, como su nombre lo indica solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una “M” si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros de que lo debemos localizar en el misceláneo; no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se ha asignado un número, en esa tarjeta de catálogo auxiliar, se cambia la “M” por el numérico. El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número (Véase figura 6.5 y 6.6.)

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ACTIVIDAD EXTRAESCOLAR: Reúnete con dos o más compañeros y visiten una dependencia gubernamental y dos privadas. Investiguen:  Qué sistema de archivo tienen implantado  Quién lo maneja  Si tienen un archivo central  Con qué frecuencia depuran el archivo INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN CUESTIONARIO. 1. ¿Por qué a este sistema se le llama numérico? 2. ¿Qué significan los términos directo e indirecto en un sistema de archivo? 3. ¿Hay expedientes misceláneos en el archivo numérico principal? ¿Por qué? 4. ¿Cómo están ordenados los documentos dentro de los expedientes individuales? 5. ¿Cuándo se le asigna número a un corresponsal? 6. ¿Cómo se pueden colocar u organizar las guías y los expedientes en el archivo numérico principal? 7. ¿Cuál es el objetivo del archivo alfabético misceláneo en un sistema numérico? 8. ¿Por qué se necesita un catálogo auxiliaren el sistema numérico? 9. ¿Qué se registra comúnmente en cada tarjeta del índice de un sistema numérico? 10.¿Con que base se ordenan las tarjetas del catálogo auxiliar? PRACTICA PARA COMPROBAR EFECTIVIDAD 1. Imagina que estás trabajando en una compañía en donde se usa un sistema numérico, y que el número que debe asignársele al siguiente corresponsal será el 1100. Con los nombres que se te proporcionan a continuación, elabora los expedientes correspondientes, asigna el número necesario, abre las tarjetas del catálogo auxiliar que necesites y ordénalas en forma correcta. Puedes inventar y agregar los datos que te hagan falta.  Emilio Fernández Osuna, cartas con fechas: mayo 14, junio 16 y 24; julio 30 y agosto 12.  Interlingua de México, S.A de C.V., cartas con fechas: julio 2, 25 y 30; agosto 2 y septiembre 8.  Altos hornos de México, S.A.  Artículos Plasti-Mex, S.A  Medina y Cía., cartas mayo 30; julio 4, 6, 9, 22.  Acevedo Muebles, S.A.  Baco Papelera de México, S.A., sucursal Tepic, Nay.  Ing. Arturo Magallanes Z.  Dr. Ignacio de la Mora Saenz  Lic. Eduardo Ferre y García, cartas enero 9 y febrero 23. 95

        

Secretaría de Turismo Bancomer, S.A., sucursal Colima, cartas enero 7 y 25; marzo 1, 4, 28. Bancomer, S.A., sucursal Orizaba, cartas febrero 8 y 27; abril 12, 29; junio 8 y 30. Turivia Viajes, S.A. de C.V. Aerolíneas Argentinas, S.A., sucursal México, cartas mayo 8 y 17; julio 7, 16, 19. Usher de México S.A. Publicaciones Nacionales S.A. Periódico Excélsior, S.A de C.V. Sra. Olga Muciño de Silva, proveedora de pinturas

Lic. Arturo Aguirre Flores, cartas: mayo 29 y junio 14. 5.3. SISTEMA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 5.3.1 ¿QUÉ ES UN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS? Los archivos de documentos electrónicos Por: Miguel Ángel Esteban Navarro Resumen: Se define el concepto de archivo de documentos electrónicos. Se presenta una síntesis de las características más relevantes y los principales retos de las áreas de actuación de la gestión archivística de los documentos electrónicos: autentificación, conservación preventiva, organización y acceso. Se concluye con la necesidad de realizar un plan directo modelo que programe la intervención técnica en este tipo de archivos. Palabras clave: Gestión de documentos electrónicos, Archivos, Autentificación, Conservación, preventiva, Organización, Acceso. Delimitando el concepto Archivos digitales, electrónicos, informatizados son términos de uso reciente pero habitual entre documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de recursos de información, etc. Sin embargo, no existe un empleo preciso y uniforme ni por parte de los diversos tipos de profesionales de la información ni dentro de un mismo grupo. Normalizar la terminología es una tarea urgente. Delimitar los significados de las nuevas realidades contribuye a establecer canales por los que fluyan sin obstáculos los actuales conocimientos y habilidades del presente hacia el futuro y a crear puentes de comunicación seguros entre los diversos ámbitos de la gestión de la información. De este modo se evita, durante La aplicación de los avances tecnológicos, el riesgo de descubrir mediterráneos o de confundir en un totum revolutum las diferentes prácticas que exige la adecuada gestión de los diversos tipos de documentos, atendiendo a sus distintos modos de producción y de uso. Archivo digital o electrónico son términos de moda pero por su uso tan variopinto no sólo resultan excesivamente genéricos, sino ambiguos. Se emplean indistintamente para

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indicar la reunión de documentos creados mediante medios informáticos, sea tanto un conjunto de ficheros generados por una aplicación como Una colección de documentos textuales e icónicos digitalizados, en muchos casos accesibles a través de internet. En ocasiones se usan también para denominar a los ficheros que componen una biblioteca digital. Esto genera si cabe mayor confusión al convertir en sinónimos unos sustantivos (biblioteca y archivo) cuyos contenidos están bien determinados y diferenciados. Informatización de archivos es un término que se utiliza con mayor precisión para denotar la aplicación de las tecnologías de la información al desarrollo de las actividades administrativas y de gestión documental en los archivos, automatizando el mayor número de procesos y de tareas posibles. Sistemas integrados para la gestión de archivos y edición electrónica de instrumentos de descripción y de documentos son expresiones que pertenecen al mismo marco conceptual. Pero un archivo automatizado, aunque su fondo esté completamente digitalizado, no se debe confundir con un archivo de documentos electrónicos. ¿Qué es un archivo de documentos electrónicos? Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información. Electronic records management es la expresión inglesa más utilizada para referirse a la gestión que se desarrolla en este tipo de archivo. Y los sistemas integrados de producción y gestión documental son las principales herramientas informáticas que intervienen tanto en su generación como en su mantenimiento. Definido el concepto, el segundo objetivo de este artículo es presentar una apretada síntesis de las principales áreas de intervención en la gestión archivística De los documentos electrónicos, atendiendo a sus características más relevantes y a los principales retos a los que se enfrenta la investigación y el desarrollo de estrategias de intervención y de productos. El carácter de los artículos de este número especial de EPI, los límites de extensión impuestos a los textos y la constancia de la confusión que rodea, muchas veces por desconocimiento, el asunto del que nos ocupamos, inclinan a ofrecer únicamente un sumario breve, pero claro y ordenado, de una serie de principios y actividades asumidos en el ámbito de los archivos. Poco nuevo aportará a quienes están habituados a tratar con documentos de archivos pero sí creemos que ofrecerá una útil guía de aproximación y de estudio de la 97

materia a los que se acercan desde otros ámbitos de la documentación, con el dominio de otros métodos y técnicas, a los archivos de documentos electrónicos. 5.3.2. PROPUESTA DE PROGRAMA DE INTERVENCIÓN EN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 5.3.3 AUTENTIFICACIÓN El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones). Esto tiene la ventaja de facilitar la separación del contenido del documento del medio en el que se registró originalmente con el fin de facilitar la difusión y el acceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de que en el proceso de separación y regrabación se puede manipular con mucha facilidad, levantando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de la copia. Si a esto sumamos la rápida obsolescencia de los instrumentos de hardware y de software que han intervenido en su producción, y la corta esperanza de vida de los soportes magnéticos y ópticos exigen realizar periódicas migraciones de los documentos a nuevos medios y soportes para garantizar su legibilidad, no debe sorprender la necesidad prioritaria de desarrollar una nueva área de acción en los archivos de documentos electrónicos: la autentificación, que acompañe a las tres tradicionales de preservación, organización y acceso. Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos. Su método todavía está en fase de construcción y posiblemente dará lugar a la publicación de una norma internacional. Presenta una estrecha relación con el proceso de reunión y captura de los documentos, la conservación preventiva de su contenido y la identificación y selección de las series, por lo que no es extraño que los proyectos de investigación se ocupen simultáneamente de todas estas actividades. Entre las investigaciones emprendidas sobre la conservación del valor evidencial de los documentos electrónicos destacan los proyectos Eros, desarrollado desde 1995 por el Public Record Office del Reino Unido; International research on permanent authentic records in electronic systems (Interpares), realizado entre 1994 y 1997 por seis grupos de investigación internacionales coordinados por la University of British Columbia, y Cerar, de la University of Pittsburgh, actualmente en curso. http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros http://www.interpares.org

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5.3.4. PRESERVACIÓN La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos. La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones. Por otra parte, sería necesaria la adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel. Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos. Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno más peligroso incluso que el anterior: la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, —que debido a los avances tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de que se deterioren—, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado, a causa de su rápida sustitución por otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificación para la lectura. La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse, como en cualquier otro archivo, en la elaboración de un detallado programa de intervención, que constará de tres partes: un plan de preservación, un conjunto de medidas de conservación preventiva y un proyecto de restauración de documentos deteriorados allí donde sea necesario. Los principales organismos que trabajan en el ámbito de la preservación de los documentos electrónicos publicando informes técnicos y recomendaciones, son los siguientes: European Commission on Preservation and Access, Council on Library and Information Resources, National Preservation Office of United Kingdom y Research Libraries Group: the Commission on Preservation and Access. http://www.knaw.nl/ecpa http://www.clir.org http://www.bl.uk/services/preservation http://www.rlg.org 5.3.5. ORGANIZACIÓN Así como el mundo digital plantea nuevos retos para la autentificación y la preservación, su irrupción no supone una ruptura con los modos de organización y de acceso que se llevan a cabo en los archivos actuales. Más bien las tecnologías de la información, al tiempo que ofrecen nuevas posibilidades y mayor eficacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir siendo fieles a esas técnicas si se desea intervenir con éxito en instituciones donde su introducción ha acarreado la 99

producción de un mayor volumen de datos, documentos e información a gestionar y una aparente confusión entre los límites de éstos y las agrupaciones documentales. Es un lugar común tanto en los textos de los investigadores de mayor rigor y prestigio como en las recomendaciones de las principales organizaciones archivísticas, la defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos electrónicos de acuerdo con su modo de producción. Los principios de procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura orgánica, que se concretan en la reunión de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales y en la realización de una descripción multinivel según la jerarquía documental, de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción Archivística, son de aplicación, por su carácter universal, en este tipo de archivos. En los archivos electrónicos se seguirán identificando los fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos de las instituciones productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tipos documentales. Identificación que se plasma en el cuadro de organización del archivo y en los cuadros de clasificación de fondos; más necesarios, si cabe, en estos archivos que en los que albergan documentos en papel, ya que la electrónica, al impedir un acceso directo a la información sin mediar ningún instrumento y no permitir una instalación en el depósito según un sistema de cotación que reproduzca el modo orgánico y seriado de producción, exige disponer de herramientas lógicas que permitan la búsqueda y la recuperación. Estos cuadros sirven de base del calendario de conservación y transferencias según la edad y el valor de los documentos una vez realizada la valoración y la selección de las series; el cual, ante la urgencia de emprender rápidas intervenciones de preservación garantizando la autenticidad de los documentos, por la ya indicada rápida obsolescencia que rodea a los avances tecnológicos en la electrónica, se convertirá en el instrumento de gestión fundamental, junto con las bases de datos que recogen los instrumentos de descripción en los archivos de documentos electrónicos. Tampoco hay que olvidar, si bien no es objeto de este artículo su análisis, la necesidad de contar con una aplicación informática que ayude a la gestión de los documentos electrónicos, la cual puede ser el mismo sistema de gestión electrónica de archivos que se utiliza para informatizar las actividades que se realizan en los archivos sin documentos digitales. Sin embargo, la tendencia actual se dirige al desarrollo de sistemas integrados de gestión de la información, que sirven tanto para la producción de datos y documentos como para la gestión documental. 5.3.6. ACCESO La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización. Por otra, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora —mediante la 100

construcción de intranets (que ofrecen durante la producción de los documentos también la capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creación por diversos actores) como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet. Pero estos fenómenos se asientan sobre tres pilares que componen otras tantas áreas actuales de investigación y desarrollo: —la edición y difusión de los documentos en formatos electrónicos universales basados en estándares abiertos, —la definición electrónica de los distintos tipos de documentos creados por una institución mediante la identificación de su origen, contenido, estructura y otros datos de interés que se asocian como metadatos a los documentos, y —la normalización y codificación de los instrumentos de descripción. Los adelantos en el acceso están, por tanto, en estrecha dependencia de los avances que se produzcan en áreas ajenas a la archivística, como la normalización de los formatos de los documentos de texto, de datos estructurados (bases de datos, hojas de cálculo), de imagen fija o en movimiento, de sonido, multimedia, etc.; el desarrollo de sistemas de información abiertos; los lenguajes de etiquetas o marcas (sgml, xml, etc.); los protocolos de comunicación, etc. Algunos de los proyectos más destacables en acceso a los archivos de documentos electrónicos son: Digital Heritage and Cultural Content, dentro del programa IST (Information Society Technologies) de la CE; Padi (Preserving Access to Digital Information); Open Archives Initiative; ISO Open Archival Information System Standard y Encoded Archival Description. http://www.cordis.lu/ist/ka3/digicult http://www.nla.gov.au/padi http://www.openarchives.org http://ssdoo.gsfc.nasa.gov/nost/isoas http://www.lc.org/ead En cuanto a las organizaciones que se dedican, de modo global, al estudio de todas las áreas involucradas en la gestión de los documentos de archivo electrónicos destacan: el Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos; US National Archives and Records Administration mediante su Electronic Records Archives Program; la American Records Management Association; la Biblioteca del Congreso y la Comisión Europea a través de DLM-Forum. http://www.ica.org http://www.nara.gov/era http://www.arma.org http://www.lc.org http://europa.eu.int/ISPO/dlm 5.3.7. NECESIDAD DE UN PLAN DIRECTOR Toda intervención en un archivo de documentos electrónicos exige, como en cualquier otro, la previa redacción de un plan director para ser eficaz. Consiste en una planificación técnica de las acciones a realizar para la gestión de un archivo o un sistema de archivos, acompañada de un calendario de actuación, una estimación de costes y una distribución de las responsabilidades. Su fin es disponer de un procedimiento de actuaciones junto con una serie de criterios que garanticen la conservación, la organización y el acceso de los

101

documentos, establecidos a partir de las directrices y normas internacionales vigentes para la gestión tanto de los documentos de archivo en general como de los electrónicos en particular. Las directrices, a partir de la recopilación, observación y estudio de casos donde únicamente actúa la experiencia que da la práctica, recomiendan las actividades que se deberían realizar para conseguir, del modo más efectivo y con la mayor eficacia posible, el objetivo propuesto con la puesta en marcha de un proceso. El análisis y la racionalización de los resultados obtenidos con la aplicación de estas pautas permiten establecer reglas operativas que indican cómo se debe realizar el proceso que tienen como objeto. Dichas reglas se denominan normas cuando son establecidas por un organismo nacional o internacional al que la comunidad profesional reconoce una potestad normativa. Éstas pueden dar lugar a prescripciones de obligado cumplimiento cuando sirven de base para leyes y normas de tipo jurídico. Un plan director de archivos debe ser, por tanto, respetuoso con las directrices y las normas que existan, ya que su función es proponer criterios de actuación consistentes en indicaciones de cómo hacer algo de acuerdo con las normas ante el caso concreto del que se ocupa, que se recogen en programas de acciones técnicas destinadas a producir unos resultados determinados, previamente establecidos. Con este espíritu y estos horizontes se debe emprender toda intervención. Sin embargo, todavía no existe un modelo de plan director de archivos de documentos electrónicos que pueda servir de guía para acciones concretas, pese a su indudable interés y necesidad1. Bibliografía Archives Authority of New South Wales. Documenting the future: policy and strategies for electronic recordkeeping in the New South Wales Public Sector. Sydney: Archives Authority of New South Wales, 1995, Julio. Dollar, Charles M. Archival theory and information technologies. The impact of information technologies on archival principles and methods. Macerata: Università degli studi, 1992

5.3.8 VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ¿Por qué digitalizar la documentación? La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de distribuir, acceder y almacenar documentación importante de forma fácil, rápida, segura y económica .Digitalización es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner, las cuales son almacenadas en una Computadora personal. Una vez almacenadas en su PC estas pueden ser localizadas en segundos . Desventajas del archivo en papel    1

Elaboración de Índices, gastos de almacenaje, Múltiples Archivos, Depuración de los documentos, Localización, Manipulación, Archivamiento,

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf 102

      

Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos, Retraso en firmas y autorizaciones, Elevados costos, Extravío de documentos, Exceso en fotocopias, Duplicidad de trabajo, Archivos duplicados, Falta de seguridad y confiabilidad, Uso cooperativo, Altos costos de administración, Velocidad de respuesta, Ecología, Seguimiento y control de documentos.

Ventajas de la digitalización de documentos                  

Permite un rápido y fácil acceso a la información. Elimina el extravío de documentos. Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos. Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas digitales. Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.). Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una máquina. Protege la información teniendo varios respaldos de la información. Agiliza y eficientiza el servicio a clientes . Ordena de manera lógica los expedientes. Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos . Reduce costos de operación. Incrementa la productividad. Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento. Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales. Bajo costo de almacenamiento Elimina costos de impresión, fotocopiado de documentos2 5.3.9 LA ADMINISTRACIÓN EN LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS3

En las organizaciones actuales, la dispersión de la información electrónica en documentos y archivos electrónicos, obliga a pensar en la administración centralizada de los mismos, ya que se convierten en el acervo de la organización.

2

www.consatec.com.org

3

www.consatec.com/.../sistema_de_administracion_de_documentos.pdf

103

Este sistema permite organizar y clasificar los documentos digitalizados o archivos electrónicos dentro de su organización. El objetivo fundamental es que la información relevante a la organización no este dispersa en los equipos personales o papel y se pueda perder y no poder aprovecharla para los objetivos de mejorar la productividad de la organización. A través de un sistema de administración electrónica de documentos se puede localizar de manera rápida y sencilla cualquier dato o documento relevante para la toma de decisiones. CARACTERISTICAS SOLUCION DE PROYECTOS  Es una aplicación totalmente WEB visible desde cualquier  Este sistema se implementa de navegador de internet. forma central y se comparte la información de los proyectos desde el plan de trabajo,  Para organizar la información propuesta, contrato, primero se debe definir las cotizaciones, recibos, avances, unidades organizacionales y etc. posteriormente áreas de trabajo. 









Mediante un árbol se tiene SOLUCION EN MERCADOTECNIA acceso a la información de las  Se puede organizar para que áreas, es un esquema de existen determinados grupos de carpetas o folders. interés, por tipo de análisis, por tipo de estudio, por mercado y Tiene una barra de herramientas cada uno de sus diferentes tipos que varía dependiendo de los de documentos. privilegios y carpetas de cada usuario. SOLUCIONES DE FINANZAS Cuenta con un esquema de  La consolidación de la de los búsqueda que permite localizar documentos contables, la información por medio de financieros y su clasificación de atributos o por palabras o frases acuerdo por año, mes, póliza, dentro del contenido de los ramo, etc. Permite hacer más archivos. fácil su labor de consulta, auditoría y tener un mejor control Cuenta con un área para guardar en su cobranza. información de uso personal o confidencial. Lleva control de versiones de los documentos o archivos.

104

MODELO DE INFORMACIÓN. ESTRUCTURA: El sistema de administración de documentos electrónicos toma en cuenta tres aspectos básicos:  Catálogo de información  La consolidación de documentos y archivos electrónicos  Consulta y búsqueda de la información PROCESOS: Para cada proceso dentro de la organización se deben asociar los documentos que lo integran, de esta manera podremos definir la forma de organización dentro de las áreas de trabajo en cada una de las unidades organizacionales definidas. Por ejemplo: El responsable define la unidad organizacional y el área de trabajo.

5 .4

Los usuarios digitalizan los documentos e incorporan la información al sistema.

El responsable revisa la información que se incorpora y supervisa el orden.

Los usuarios participan en las áreas asignadas y comparten información.

CONTROL DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA4

Uno de los objetivos principales en el control de la comunicación escrita es evitar la pérdida de documentos prestados, por ello, es necesario establecer un sistema de cargos de documentos, así como el formulario especial de requisición de documentos archivados. Con esto, se sabrá quien tiene el expediente, cuando se le prestó, como las guías de salida, la tarjeta anunciadora octagonal, el comprobante de ruta y la tarjeta de sustitución de archivo de seguimiento para documentos prestados. Este procedimiento se utiliza para el seguimiento de los documentos después de que han sido creados o recibidos. Los principios de control y retención suponen que ningún documento que se archiva debe ser olvidado, que cada uno de ellos es muy valioso para el negocio, y que si un documento deja de tener valor para la empresa, debe destruirse. El control de los documentos empieza a un antes de que sean archivados (el sello fechador es un control) y termina cuando son eliminados. Los documentos deben guardarse tan pronto como sea posible después de que se reciben. Uno de los principales problemas en el control es evitar la pérdida de documento prestados de los archivos. Un buen sistema de cargos de documentos es la mejor solución. Otro problema en el control de ellos es evitar que se pierdan dentro de las gavetas.

4

Domínguez, Thalía, edit. Mc Graw Hill, segunda edición. Archivonomía. 105

5.4.1 SISTEMA DE CARGO Se necesitan apenas 30 segundos para registrar adecuadamente el préstamo de un documento, de no ser así podría ser necesario invertir varias horas para encontrar uno que se prestó pero que no fue debidamente registrado. El empleado ejecuta tres tareas en un sistema para registrar la correspondencia: 1. Atiende las solicitudes de documentos archivados. 2. Anota los documentos que salen. 3. Efectúa el seguimiento de los documentos prestados. Con el creciente empleo de máquinas copiadoras, las oficinas están utilizando cada vez más la técnica de copiar para controlar mejor los documentos. En vez de prestar el documento original a la persona que lo va a utilizar, se saca una copia, se envía y se archiva nuevamente el original. 5.4.2 SOLICITUD DE DOCUMENTOS Es conveniente que todas las solicitudes se hagan por escrito en un formulario especial de requisición de documentos archivados (véase figura 10.1). Los formularios deben proporcionar la siguiente in formación: 1. 2. 3. 4. 5.

Nombre o asuntos del documento. Fecha del mismo. Firma o nombre de la persona que solicita el documento en préstamo. Fecha en que se prestó. Fecha en que se debe hacer el seguimiento.

La requisición debe ser firmada por la persona que solicita el documento. (La firma proporciona una prueba definitiva de quien lo tiene). Nombre bajo el cual clasificado el documento.

está

Nombre

Fecha de devolución

Concepto del documento

Contreras L. Rosas Referencia

Fecha del documento

Nombre del Solicitante

Solicitud de empleo Tomado por

Fecha de préstamo

Iniciales o rúbrica del solicitante

Lic. Arturo Aguirre Firma A.

A.

9/10

5/30

9/3 Departamento Personal

Figura 10.1 Formulario especial de requisición de documentos archivados.

106

5.4.3 REGISTRO DE SALIDAS DE DOCUMENTOS Cuando el expediente es extraído de los archivos se puede colocar en el lugar de éste una guía de salida. Cuando se saca un solo documento del expediente, se debe colocar una tarjeta de sustitución exactamente donde estaba el documento (véase figura 10.2). Estos formularios que registran la salida indican quién tiene el documento y la fecha en que salió de los archivos. Los formularios para registrar documentos prestados sirven para: 1. Mostrar que los documentos se están utilizando y no han sido mal archivados o perdidos. 2. Permitir el seguimiento de los documentos prestados para asegurar de que sean devueltos. 3. Actuar como marcadores para facilitar su devolución al sitio exacto.

Fecha de entrega del documento

Contreras L. Mauro Nombre o tema Lic. Sebastián Rojas Firma del solicitante Personal

9/10

5/10 Fecha

9/5 Nombre del departamento salida

Fecha de

Figura 10.2 Tarjeta de sustitución. Las guías de salida tienen en su pestaña la expresión “fuera” y están hechas del cartón o material como las guías para archivar. Se puede conseguir de otro tipo, como:

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1. Una guía con un bolsillo en la parte delantera para comprobante de requisición (véase figura 10.3) Fecha de entrega Nombre

05-oct FUERA

Contreras L. Rosas 5 / 10 Solicitante Lic. Arturo Aguirre Depto. Fecha Personal 9/3

Figura 10.3 Guía de salida con bolsillo para comprobante de requisición de documento prestado. 2. Una guía acumulativa que tiene formulario para colocar el nombre del individuo que solicita el expediente (véase figura 10.4 y 10.5)

Figura 10.4 Guía de salida acumulativa donde se escribe el nombre de la persona que solicito el expediente.

108

Figura 10.5 Guía “fuera” para archivadores abiertos.

Figura 10.6 Las tarjetas de “Fuera” son bienes visibles cuando se usan para indicar que se ha tomado prestado una carpeta de archivo Otro tipo de guía de salida “fuera” que se emplea para archivo de tarjetas perforadas es la tarjeta anunciadora octagonal (véase figura 10.7) estas tarjetas se deslizan fácilmente en los archivas y permanecen con un bordo expuesto, indicando que se ha sacado una tarjeta.

Figura 10.7 tarjetas hexagonal en varios colores

109

En empresas grandes, algunas veces se solicitan los documentos y luego se envían por turnos a varias personas o departamento. Se perdería mucho tiempo si estos papeles fueran devueltos al departamento de archivos después de que cada persona hubiera terminado con ellos. Para esto se anexa al documento un formulario que enumera, en orden, todos los individuos que desean consultarlos. A medida que el documento pasa de un individuo a otro, cada uno coloca sus iniciales en el formulario. Con el formulario de salida se conserva una copia de este comprobante de ruta para que se pueda localizar el documento si se necesita (véase figura 10.8.). Cuando los documentos son devueltos a los archivos se saca la tarjeta de sustitución y se anula la anotación de salida. Como la de la figura 10.9 del archivo de seguimiento para préstamos de documentos. (Véase figura 10.10).

110

Aun con un buen sistema para cargar documentos, éstos ocasionalmente se pierden. Si una búsqueda organizada de papeles no tiene éxito (véase la figura 10.11). La información original debe ser escrita de memoria o de otras fuentes sobre una hoja de papel de color y guardada en el lugar del documento perdido. Este procedimiento asegurará que nadie perderá su tiempo buscando el documento extraviado. Un sistema de cargar correspondencia funciona adecuadamente sólo cuando todos siguen el procedimiento adoptado5.

Figura 10.11. Búsqueda de un documento extraviado

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN Cuestionario 1. 2. 3. 4. 5.

Describe el significado de control de la comunicación escrita. ¿Cuáles son las tres tareas que se ejecutan en un bue sistema de cargo? Describe el formulario de requisiciones de documentos archivados. ¿Cuándo se utiliza la tarjeta de sustitución? ¿Con qué fin se le debe anexar una copia del comprobante de ruta a un formulario de salida?

PRACTICA 1. Imaginar en la oficina donde trabajas Contabilidad te solicita, en préstamo por una semana, el expediente de la empresa Mosaico Santa Julia S.A. 5

Domínguez, Thalía, edit. Mc Graw Hill, segunda edición. Archivonomía 111

de C. V. Realiza el formulario de requisición de documentos. Inventa los datos faltantes. 2. En una sección de la gaveta del archivador están los siguientes expedientes.

Te han solicitado la última comunicación de Carlos Corona Z., y no está en su expediente ¿Qué proceso debe seguir para localizarlo?

5.5 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Las gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera óptima. Por ello, es necesario saber qué documentos se guardan en cada uno de los sectores que existen: activo, semiactivo e inactivo. En instituciones grandes, como los bancos, es aconsejable la microfilmación o la microfotografía para eliminar grandes volúmenes de correspondencia. Otro proceso importante en archivonomía es la transferencia de documentos al archivo perpetuo y la eliminación de algunos, con base a las normas establecidas sobre retención de documentos. Después de tomar la decisión sobre el sistema que se establecerá es nuestra oficina para cumplir con los propósitos que se persiguen en archivonomía, será importante determinar cómo se utilizarán las gavetas de archivadores con los que se cuentan. Será conveniente hacerse las siguientes preguntas: 1. ¿Qué tipo de carpeta resulta conveniente para albergar estos documentos? 2. ¿Qué fin cumple? 3. ¿Por qué debe ser conservado?   

¿Necesidades operativas? ¿Exigencias legales? ¿Necesidades financieras o fiscales? 112



¿Exigencias históricas?

En el caso de los documentos no sean necesarios por al menos una de las necesidades indicadas, pueden ser eliminados. No es conveniente la conservación de documentos por razones mal definidas, como:  

Posibles eventualidades Nunca se sabe lo que pueda ocurrir

4. 5. 6. 7.

¿Con que frecuencia se consulta? ¿Qué ocurrirá en el caso de no disponer de ellos? ¿Podría obtenerse la misma información de otra forma? ¿Cuánto tiempo se debe conservarlos?

Es necesario tener presente que el responsable de un documento es el área de origen del mismo o el área que recibe el original, pero no quien tiene la copia.

5.5.1 NIVELES DE ARCHIVO: ACTIVO, SEMIACTIVO, Y MUERTO Un archivo que debe hacer frente a sus funciones institucionales de modo apropiado debe estar repartido en varios niveles, dependiendo del grado de actualidad de los documentos que lo componen. Queda por ver cuáles y cuántos deben ser estos niveles. La mayor parte de las empresas se han venido orientando hasta ahora hacia una solución mínima que prevé la distribución del archivo en dos sectores bien diferenciados: 1. Un sector llamado activo, que comprende todos los documentos cuya frecuencia de consulta es, por término medio, bastante alta. Este primer sector del archivo es a nivel del puesto de trabajo, en el que se conservan los documentos y las cartas que acaban de entrar a la empresa y que requieren el inicio o la continuación de actuaciones particulares y urgentes. Éste es el archivo activo. 2. El segundo sector vinculado al nivel de las direcciones operativas y tiene todos los documentos que los archivos descargan en él, apenas han terminado todas las operaciones que éstos exigen. Su dominación es la de archivo semiactivo y recoge todos los papeles que han perdido casi todo valor operativo para pasar a tener uno puramente documental. La fisonomía de este importante servicio de la empresa es así más funcional, viniendo a satisfacer una de las necesidades más importantes en la empresa moderna: una oportuna disponibilidad de información. 3. Un sector más es el llamado inactivo, el cual se caracteriza por una frecuencia de consulta medianamente baja. En él se conservan todos los documentos que tienen un valor permanentemente documental hasta que llega el momento de proceder a su destrucción. También se le conoce como archivo Muerto. 113

5.5.1.1 ARCHIVO ACTIVO La mayoría de los documentos que influyen a un archivo procede del correo. La entrada de la correspondencia es controlada por las asistentes ejecutivas y las secretarias de las distintas oficinas, que se encargan de distribuirlas entre las secciones interesadas, según las normas recibidas de la Dirección. A fin de ganar tiempo será conveniente que los encargados de este trabajo efectúen una clasificación previa de la correspondencia, para lo cual se separan las cartas que se refieren a problemas importantes o urgentes de las que tienen un interés puramente informativo y documental.

1. 2. 3. 4.

Pueden establecerse estos cuatro grupos de cartas: De gestión De información De documentación Personal y confidencial. En la figura 11.1 y 11.2 se ilustran lo que hemos comentado sobre la organización de sectores y los documentos de archivo activo.

114

5.5.1.2 ARCHIVO SEMIACTIVO Al archivo semiactivo se le ha consignado el papel de archivo a nivel de los puestos de dirección (administrativa, comercial, etc.). En cada empresa puede haber tantos archivos de este tipo como direcciones existan. De cada uno de estos archivos responde, en un sentido amplio, la dirección de que depende, y en un sentido estricto, la persona encargada del archivo semiactivo. Las tareas principales encomendadas a los responsables de la conservación y el manejo de los archivos semiactivos deben ser las siguientes: 1. Cuidar de la perfecta conservación de los documentos. 2. Procurar que los ficheros o catálogos auxiliares estén actualizados. 3. Despachar con rapidez las consultas y vigilar el correcto cumplimiento de todas las formalidades requeridas. 4. Aligerar el archivo mediante el envío al nivel inactivo de los documentos que han perdido actualidad. 5. Controlar y coordinar el movimiento de documentación entre el archivo semiactivo y los eventuales peticionarios. El archivo semiactivo contiene documentos de muy diversa índole, cada uno de los cuales exige una clasificación distinta. Dado que este sector del archivador suele contener un volumen notable de documentos, es importante respetar los criterios de ordenación que se han estudiado en cada uno de los sistemas básicos que existen en la archivonomía. (Véase figura 11.3)

115

5.5.1.3 ARCHIVO INACTIVO O ARCHIVO “MUERTO” El archivo inactivo representa el penúltimo eslabón de la cadena constituida por los diversos niveles de conservación de documentos, por lo que debe demostrar la eficacia de todo el sistema. El archivo inactivo se nutre de: 1. El archivo activo que le envía directamente de aquellos documentos que no estima sea necesario hacer pasar al archivo semiactivo. 2. El archivo semiactivo, que le envía la mayor parte de la documentación, según las normas en vigor dentro de una empresa. El archivo inactivo funcionará del siguiente modo: a) En la fecha señalada, el responsable del archivo semiactivo extraerá de las carpetas los documentos y las cartas que han caducado y no ofrecen utilidad inmediata. El ahorro de espacio que así se consigue permitirá conservar por más largo plazo la documentación más importante. b) Los envíos de documentación al archivo inactivo se regularán de tal modo que no se originen obstrucciones, distribuyendo gradualmente las tareas en este servicio. c) Para facilitar la rápida extracción de los documentos que ya no ofrece más interés que el puramente histórico, es aconsejable marcarlos antes con señales, caballetes, símbolos convencionales y otros medios considerados idóneos. Estas reglas permiten al responsable seguir día a día la marcha del archivo semiactivo y evitan tener que revisar el archivo completo en el momento de realizar la depuración. El elevado volumen de algunos archivos inactivos hace aconsejable su microfilmación, para lo que se requiere maquinaria especial, como la filmadora de microfichas. (Véase figura 11.4) y la unidad lectora. (Véase figura 11.5)

116

5.5.2. TRANSFERENCIAS Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas los analizan y clasifican de acuerdo con las leyes existentes, de la siguiente manera: 1. DOCUMENTOS VITALES. Incluyen documentos legales de incorporación, escrituras, contratos importantes, planos de propiedad, informes para los accionistas, actas de reuniones de la junta Directiva y pólizas de seguro. Estos documentos nunca deber ser destruidos porque son esenciales para la existencia misma de la empresa y son irremplazables. 2. DOCUMENTOS IMPORTANTES. Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registros de ventas, cotizaciones, estados financieros. Estos documentos pueden ser trasladados al nivel inactivo por un periodo determinado y después se pueden transferir al archivo muerto y se colocan en empaques especiales que los conservan en buenas condiciones. 3. DOCUMENTOS ÚTILES. Incluyen correspondencia general, memoranda y estados de cuentas bancarias. A menudo se destruyen hasta un año después de la fecha en que fueron recibidos. 4. DOCUMENTOS NO ESENCIALES. Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios y acuses de recibo. Los documentos de esta categoría nunca se deben archivar con otros más importantes. Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, es necesarios decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retención. Los factores que influyen sobre ésta decisión son: las leyes existentes al respecto, la naturaleza del negocio, el tipo de documentos que se manejan y la información que se deriva de ellos.    -

Seis a siete años: Informes de accidentes y reclamaciones (casos fallados) Cuentas por pagar Libros de cuentas por cobrar y balances de prueba Cheques cancelados Certificados de acciones y bonos cancelados y opciones expiradas Facturas a clientes Nóminas y resúmenes de pagos a empleados incluyendo pago a pensionados Registros de ventas Libros auxiliares de libros general y balances Dos a tres años: Solicitud de empleo. Póliza de seguro que ha expirado Informes de auditoría interna Recibos de caja menor Documentos de registros de bonos de ahorro de empleados. Un año o menos: Conciliación bancaria. Recibos duplicados de depósitos Requisiciones Libretas de taquigrafía Tarjetas de tabulación.

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5.5.3 MÉTODOS DE ELIMINACIÓN Algunos documentos se distribuyen introduciéndolos en una máquina especialmente diseñada para éste fin, la cual los corta en tiras delgadas. Otros métodos que se utilizan son quemarlos o venderlos como desperdicios. La naturaleza confidencial y la cantidad de los papeles determinarán generalmente la forma en que deben eliminarse. Destructora personal

Destructora de documentos de alta capacidad

INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN CUESTIONARIO 1. Menciona tres de las preguntas que debe hacerse la persona que organiza un archivo para determinar en qué gaveta debe ubicar la correspondencia. 2. ¿Cuáles son los documentos que se sugiere sean ordenados en el sector llamado “activo”? 3. ¿Qué documentos se descargan en el sector semiactivo? 4. En el nivel “inactivo” ¿Qué documentos se conservan? 5. ¿Qué aconseja hacerles a los documentos del sector inactivo para cuando se realice la transferencia perpetua? 6. ¿Cuáles son las cuatro clasificaciones de los documentos de acuerdo a su valor? 7. ¿Qué actividades se pueden ejecutar con anterioridad para facilitar la transferencia 5.5.4 RECOMENDACIONES FINALES El gran volumen de papeles que se manejan en la oficina moderna exige que los procedimientos de archivo contribuyan eficazmente a que se pueda obtener la información que se desea con facilidad y rapidez.6 Las siguientes sugerencias pueden ser de utilidad para quienes deseen hacer un buen trabajo de archivo: 1. Las carpetas no se deben sobrecargar de documentos. Para evitar que se deformen, en cada carpeta no deben guardarse más de 100 papeles; cuando se sobrepase esta cantidad se debe abrir otra carpeta con el mismo nombre o número. 2. El material se debe mantener ordenado y bien colocado dentro de las carpetas para evitar que los papeles sobresalgan del borde de aquellas y se deterioren. 3. No se debe utilizar ganchos ni alfileres para sujetar los papeles.

6

Curso Básico de archivo, Ortiz, Escorcia, Ramón, Edit. McGraw Hillde MéxicoL, 1982 118

4. Para retirar una carpeta del archivador, se la debe asir por la zona media, nunca por la pestaña. Igual tratamiento se debe dar a las guías. Así se evita el deterioro de las carpetas y se mantienen legibles los rótulos de las pestañas. 5. Los papeles rotos deben remendarse con cinta engomada transparente antes de guardarlos en las carpetas; los arrugados deben aplancharse; y los bordes rasgados se deben emparejar con tijeras. 6. Dentro de las carpetas, todos los papeles deben colocarse descansando sobre el filo izquierdo, con el membrete hacia la izquierda. 7. Dentro de la gaveta, debe haber una guía por cada seis u ocho carpetas de manera que en total haya unas veinte. 8. Para colocar o remover papeles de una carpeta, ésta se debe sacar completamente de la gaveta. Así se evita colocar papeles entre carpetas y no dentro de ellas. 9. Dentro de la gaveta, se debe dejar desocupado un espacio de cuatro a cinco pulgadas para manipular cómodamente las carpetas. 10.Debe haber una carpeta miscelánea para cada subdivisión alfabética. 11.En la carpeta miscelánea no debe haber más de cinco documentos de un mismo corresponsal. Cuando haya seis documentos, se debe abrir una carpeta individual. 12.Dentro de las carpetas individuales los documentos deben archivarse cronológicamente. Dentro de las carpetas misceláneas, los documentos para cada corresponsal se ordenan primero alfabéticamente y después cronológicamente. 13.Las carpetas individuales deben tener rótulos mecanografiados nítidamente. 14.En los archivadores, las dos gavetas superiores se utilizan para ls corresponsales activos y las dos inferiores para los documentos recién transferidos. 15.Se deben transferir los archivos inactivos a intervalos regulares y de acuerdo con el calendario. Esto se hace, usualmente, al inicio del año calendario o del año fiscal, y los preparativos se comienzan un mes antes. 16.Al establecer un sistema de archivos se escoge el que ayude a encontrar los documentos rápida y fácilmente. 17.Si se tiene que trabajar en un archivo ya organizado, no se debe comenzar haciendo innovaciones. Primero se estudia la empresa y se procede después a hacer los cambios que se justifiquen. 18.Se deben archivar diariamente los documentos del día. 19.Para agilizar la labor, el trabajo se dividirá siempre de la misma manera, y se señala un periodo diario para archivar respetando el tiempo que se haya destinado. 20.Para el buen funcionamiento de los archivos es conveniente que se redacte un reglamento y que se divulgue entre los usuarios, incluyendo a los jefes de departamentos. En el reglamento se debe establecer que sólo los encargados del archivo pueden guardar documentos en los mismos.

119

BIBLIGRAFIA 1. 2. 3. 4.

Curso Básico de archivo, Ortiz, Escorcia, Ramón, Edit. McGraw Hillde MéxicoL, 1982 Domínguez, Thalía, edit. Mc Graw Hill, segunda edición. Archivonomía www.consatec.com.org www.consatec.com/.../sistema_de_administracion_de_documentos.pdf

120

INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN

INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN: INTEGRADOR CAPACITACIÓN: ADMINISTRACIÓN IV SEMESTRE Lista de cotejo del portafolio de evidencias Lista de cotejo “Portafolio de evidencias” A continuación se presentan los aspectos que se evaluaran en el portafolio de evidencias, Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. Integra una Portada La libreta de apuntes cumple con todos los temas y lineamientos. El C.D. del Submódulo 3, tema 2, (Redacción de documentos) cumple con todas las especificaciones de formato y contenido. El C.D. del Submódulo 3, tema 3, (Realizar la gestión de la documentación administrativa interna y externa con las autoridades correspondientes) cumple con todas las especificaciones de formato y contenido. Entrega completos los reportes de la práctica de Archivista. EL C.D. Sobre el tema (controlar los expedientes de acuerdo a los requerimientos y lineamientos de la empresa de manera manual y electrónica, cumple con las especificaciones de formato y contenido).

Sí

No

Instrumento de Evaluación: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Capacitación de administración Instructor: Alumno:

Subsistema:COBATAB Plantel:

Fecha de aplicación:

INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Lista de Cotejo (20%)

Código: DGB-DCA-LC1.01

Producto a evaluar: Importancia y método para el manejo de documentos. Equipo y materiales INSTRUCCIONES DE APLICACIÓN. A continuación se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la importancia y métodos para el manejo de documentos. Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentación. REGISTRO DE No Características del producto a evaluar

CUMPLIMIENTO SI

1

Los objetivos temáticos son descritos como en el programa de estudios.

2

Los objetivos temáticos son registrados de manera secuencial.

3

Explico la importancia del manejo de documento

NO

NA

OBSERVACIONES

4

Se explico el llenado correcto de los tipos de documentos.

5

Se detallo el uso adecuado de los tipos de documentos

6

se explico cómo realizar documentos de manera manual y/o electrónica

Firma del evaluador

LISTA DE COTEJO PARA LA ELABORACIÓN DEL CD INSTRUCCIONES DE APLICACIÓN. A continuación se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la elaboración de CD. Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentación. REGISTRO DE No Características del producto a evaluar

CUMPLIMIENTO SI

1

Los objetivos temáticos son descritos como en el programa de estudios.

2

Los objetivos temáticos son registrados de manera secuencial.

3

Explico la importancia del manejo de documento

4

Mencionó

los

tipos

de

comunicación

escrita interna y externa. 5

Manejo adecuadamente las diferentes cualidades de estilo para la elaboración de los documentos.

6

Atiende

las

normas

gramaticales,

la

ortografía y uso limitado de mayúsculas 7

Desarrollo de contenido de los diferentes temas

NO

OBSERVACIONES

8

Elaboración de conclusiones y bibliografía de diferentes autores.

Guía de Observación (Desempeño) Nombre de la Materia: REALIZAR LA GESTION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA CON LAS AREAS CORRESPONDIENTES. Profesor: Alumno:

Grado y grupo: Plantel:

Clave: Fecha de aplicación:

INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Guía de observación Desempeño a evaluar: Seleccionar la información a resguardar de acuerdo a las políticas de resguardo. INSTRUCCIONES: Observe si la ejecución de las actividades que se enuncian las realiza el capacitando que se esta evaluando y marcar con una “X“ el cumplimiento o no en la columna correspondiente, así mismo es importante anotar las observaciones pertinentes. REGISTRO DE No

Acciones a evaluar

CUMPLIMIENTO SI

1

Asiste con puntualidad y regularidad a clase.

2

Lleva consigo el material necesario para tomar la clase.

3

Analiza y resuelve correctamente las actividades propuestas.

4

Identifica el proceso de gestión que deben seguir los documentos administrativos internos y externos.

NO

NA

OBSERVACIONES

5

Redacta con claridad y fluidez.

6

Utiliza técnicas y procesos adecuados.

7

Presenta documentos e informes con orden y limpieza.

8

Se integra bien trabajando en equipo.

9

Es crítico y participativo ante la información que recibe.

10

Cuida los recursos que utiliza (instalaciones, equipos, bibliografía, etc.)

Instrumento de Evaluación: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Subsistema: REALIZAR LA GESTION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Plantel: INTERNA Y EXTERNA CON LAS AREAS CORRESPONDIENTES. Instructor: Alumno: Fecha de aplicación: INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Lista de Cotejo (20%)

Código: DGB-DCA-LC1.01

Producto a evaluar: Presentación práctica de la gestión de documentos.

INSTRUCCIONES DE APLICACIÓN. Solicite al (la) profesor (a) que le entregue su Tabla de selección de técnicas e instrumentos de evaluación. Verifique que se encuentren los componentes señalados abajo y marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentación. REGISTRO DE No Características del producto a evaluar

CUMPLIMIENTO SI

1

El alumno fue capaz de identificar los documentos a solicitar.

2

Se recolectó y registró la información útil del documento a solicitar.

3

Se visitó la institución para realizar su trabajo de campo.

4

Se

recolectó

todos

los

registros

e

información del documento solicitado. 5

Utilizó la computadora como herramienta para almacenar información.

6

Realizó

el

documento

solicitado

empleando el uso de la computadora. 7

Presentó su trabajo de forma física (tangible).

NO

OBSERVACIONES NA

8

Entregó la documentación respaldada en un dispositivo de almacenamiento.

9

Se realizó una presentación de los resultados del trabajo elaborado.

10 Los objetivos y criterios de evaluación fueron conocidos por todos los alumnos desde el inicio del curso. Ejemplos de Guía de Observación Nombre de la Materia: Capacitación de administración Profesor: Alumno:

Grado y grupo: Plantel: Clave: Fecha de aplicación:

INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Guía de observación Desempeño a evaluar: Importancia y método para el manejo de documento. Materiales y equipo. Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes. Reglas INSTRUCCIONES: Observe si la ejecución de las actividades que se enuncian las realiza el capacitando que se esta evaluando y marcar con una “X“ el cumplimiento o no en la columna correspondiente, así mismo es importante anotar las observaciones pertinentes.

REGISTRO DE No

CUMPLIMIENTO

Acciones a evaluar

SI 1 2 3 4

5

NO

OBSERVACIONES

NA

Explicó la importancia y método para el manejo de documentos tradicional y electrónico. Explicó la clasificación de los equipos y materiales (tradicionales y electrónicos). Explicó el manejo de la correspondencia y conformación de expedientes de manera tradicional y electrónica. Explicó las reglas de clasificación de los documentos alfabético, alfanumérico, por departamento de manera tradicional y electrónico. Mencionó cuales son los software y hardware a utilizar para mejorar la calidad de trabajo y ahorrar el tiempo para el registro de los documentos electrónicamente.

Firma del instructor Instrumento de Evaluación: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Capacitación de administración Instructor: Alumno:

Subsistema: Plantel:

Fecha de aplicación:

INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Lista de Cotejo (20%)

Código: DGB-DCA-LC1.01

Producto a evaluar: Importancia y método para el manejo de documentos. Equipo y materiales

INSTRUCCIONES DE APLICACIÓN. A continuación se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la importancia y métodos para el manejo de documentos. Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentación. REGISTRO DE No Características del producto a evaluar

CUMPLIMIENTO SI

1

Los objetivos temáticos son descritos como en el programa de estudios.

2

Los objetivos temáticos son registrados de manera secuencial.

3

Explico la importancia del manejo de documento

4

Mencionó los tipos de comunicación escrita interna y externa.

5

Explicó las etapas del ciclo de vida de un documento comercial

6

Explico

cuales

materiales

con

son los

los que

equipos se

y

debe

familiarizarse para archivar 7

Explicó el uso de la computadora en la oficina para el control de la información

8

Explicó la diferencia de archivo tradicional y electrónica

NO

NA

OBSERVACIONES

9

Mencionó cual es el software a utilizar para el almacenamiento de la información

10 Mencionó

cuales

son

los

datos

importantes de los clientes y proveedores Firma del evaluador Instrumento de Evaluación: Lista de Cotejo Nombre de la Materia: Capacitación de administración Instructor: Alumno:

Subsistema: Plantel:

Fecha de aplicación:

INSTRUMENTO DE EVALUACION Descripción: Lista de Cotejo (20%)

Código: DGB-DCA-LC1.01

Producto a evaluar: Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes. Reglas de clasificación alfabética.

INSTRUCCIONES DE APLICACIÓN. A continuación se presentan los aspectos que se evaluaran dentro de la importancia y métodos para el manejo de documentos. Para tal efecto marque con una X el registro de cumplimiento correspondiente. En caso de ser necesario hay un espacio de observaciones para retroalimentación.

REGISTRO DE CUMPLIMIENTO

No Características del producto a evaluar SI 1

Mencionó

la

importancia

en

NO

la

clasificación de los expedientes 2

Mencionó lo pasos en el procedimiento de archivo

3

Mencionó

el

procedimiento

de

la

para

la

distribución de los documentos 4

Indicó

el

procedimiento

conformación del expediente 5

Dio a conocer las reglas de clasificación alfabética

6

Explicó las reglas para clasificar nombres individuales

7

Explicó en que consiste la referencia de nombres de individuos

8

Aplico

las reglas

para

clasificar los

nombres de la empresa 9

Aplico las reglas para la clasificación de instituciones gubernamentales

10 Firma del Evaluador

NA

OBSERVACIONES

LISTA DE COTEJO

Nombre del alumno (a) Materia: Administración Modulo: I Aplica el proceso y herramientas administrativas con visión emprendedora Submodulo: 4 Controlar la información documental de la empresa de manera física o electrónica. Evidencia por producto: Expedientes de archivo manual y electrónico. Resguardo de archivos activos y muertos

Campo de Aplicación Correspondencia: ordinaria, urgente y confidencial. Archivo: manual y electrónico. (Vigente y muerto). Instrumento de control: Entrada y salida.

Evidencia de actitud Asociada: Colaborativo, orden, limpieza, propositivo, tolerante. Instrucciones para el alumno: Genera en equipo las políticas de entradas y salidas de documentos manuales y electrónicos de una empresa explicando con detalle los lineamientos y generar análisis por parte del facilitador e integrantes del grupo

CARACTERÍSTICA

CUMPLE SI NO

1. La Evidencia fue presentada en orden, limpieza y a tiempo. 2. Presenta las políticas o lineamientos en forma clara. 3. Define claramente los lineamientos y procedimientos para entradas y salidas. 4. Estipula lineamientos y procedimientos manual.

para documentación de tipo

5. Estipula lineamientos y procedimientos

para documentación de tipo

electrónico 6. Utiliza apoyos visuales y/o electrónicos durante la exposición. 7. Expresa Dominio del tema 8. Motiva y Genera preguntas durante la exposición.

OBSERVACIONES

Evaluó ( Nombre y Firma)

Lugar y fecha de aplicación

ELABORARON: NOMBRE Y FIRMA DE LOS DOCENTES ASESOR COORDINADOR: Jorge Luis Ortiz Ávalos Pl. 28 Claudia Patricia Pérez López Pl. 01 Saúl Ambrocio Pardiña Pl. 02 Álvaro Falcón Zurita. Pl. 04 Maribel Pérez Martínez. Pl. 04 Josefa Domínguez Arcia. Pl. 7 Miguel Ángel Bautista Izquierdo. Pl. 07. Beatriz Marlene Camacho Hidalgo. Pl. 12 Jesús Castellanos Valenzuela. Pl. 12 Elsy del Carmen García González. Pl. 14 Laura Esther Márquez Ventura. Pl. 14 Fidelia Hernández Gómez. Pl. 16 Eleazar Pérez de la Cruz. Pl. 21 Jaime Hernández Morales. Pl. 22 María Guadalupe Gómez Pérez. Pl. 22 Norma del Carmen Jiménez Alvarez. Pl. 22 Ángel Cortázar May. Pl. 24 Dolores del Carmen Hernández Mayo. Pl. 25 María Guadalupe Barroso Medina. Pl. 28 Nelson Vázquez Díaz. Pl. 29 Osiris Esmirna Vázquez Cruz. Pl. 29 Carmen del Socorro Cornelio García. Pl. 30 Mariel de la Cruz Arias. Pl. 34 Maribel Hernández de la Cruz. Pl. 38

Alfredo Ávila Jaime . pl. 41 Antonio Ruiz Pons. 42 Ricardo Manuel Asencio Pérez. Pl. 45 Adriana C. Aguilar Olivé. Pl. 11 Cecilia Velazco Díaz. Pl. 41 María Isabel Castañeda Jacobo. Pl. 22

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