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• Jorge Antonio Peralta

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TUTOR NERY MAURICIO ANZUETO BELTETON CURSO CREACIÓN EMPRESARIAL 1

TAREA SEMANA 3 GESTION DOCUMENTAL

ALUMNO: LUIS BAYRON AYALA LOPEZ CARNÉ: 14005052 FECHA: 09/02/2019

Contenido INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3 ANALISIS DE CASOS ..................................................................................................................... 4 1.

¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia? ................................ 4

2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una organización? .................................................................................................................................. 4 3.

¿Cómo se puede evaluar la gestión documental? ........................................................ 5

4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con su entorno?...................................................................................................................................... 6 Conclusiones ..................................................................................................................................... 7 BIBILIOGRAFIA ................................................................................................................................ 8

INTRODUCCION

La Gestión Documental es todo aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen o se mueven en nuestra empresa, nos damos cuenta que la inmensa mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra compañía conllevan al menos un documento. Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas

ANALISIS DE CASOS 1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia? Si ya que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y, en consecuencia, ejecutamos tareas. Por tanto, es manifiesta la necesidad de la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa. 2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una organización? La digitalización de los documentos con lleva una reducción drástica en los costes de producción, distribución y conservación, que pueden variar entre el 20 al 40% respecto al almacenamiento físico. Mejorar la calidad del servicio al cliente. Al automatizar la gestión documental se mejora la relación con el cliente ya que se automatiza y garantiza la entrega de la información a mis clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que desee. Incremento de la eficiencia. Se aumenta la eficacia de los empleados ya a la automatización de los procesos nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación. Mejora de la productividad. La productividad de las empresas se incrementa al no tener que localizar documentos físicos que requiere de más tiempo y esfuerzo, evitando las contingencias que pueden producirse cuando un documento se traspapela o directamente se pierde.

3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental? PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE Es importante determinar qué áreas del negocio se pueden beneficiar de un sistema de gestión de imágenes. Aunque puede parecer una tarea improbable, es necesario atender a las funciones empresariales que pueden ser mejoradas con una solución basada en el proceso de imágenes. PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL El siguiente paso es, para cada una de las funciones, analizar cómo se realiza el flujo de información. Se trata de generar estadísticas sobre el volumen de documentos manejados y los requerimientos de acceso de los usuarios. PASO 3: DESARROLLAR UN DISEÑO CONCEPTUAL En esta fase hay que aplicar la información generada en el paso número dos para generar un diseño de alto nivel del flujo de trabajo relacionado con documentos en el sentido de simplificar el proceso actual, PASO 4: ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO En esta fase debe realizarse un análisis del diseño realizado desde el punto de vista técnico y económico. Primero hay que revisar la arquitectura de sistemas existente, inventariando las plataformas desktops, de servidores y de red. PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACION APROXIMADA Se trata de un proceso en tres etapas. En la primera se debe desarrollar un prototipo de bajo coste y con escaso riesgo, en el que se involucre poco personal del departamento de informática y un número muy limitado de usuarios. PASO 6: OBTENER LA APROBACION DEL PROYECTO Para obtener el visto bueno de la dirección es necesario demostrar los beneficios y ventajas operativas de la adopción de un sistema de gestión de imágenes.

4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con su entorno? La productividad, entendida como la relación que existe entre los recursos que su empresa invierte en su operación y los beneficios que obtiene de la misma, es un indicador fundamental al momento de analizar el estado de su compañía y la calidad de su gestión administrativa. Analice las opciones que tiene para modernizar su aparato productivo, maquinaria, equipos, procesos y gestión. Modernizarse no solo implica adquirir tecnología, también es una forma de pensar y proyectar su empresa hacia el futuro. Por medio de la modernización su empresa puede aumentar su capacidad de adaptación al cambio y de mantenerse vigente, a través del tiempo Innove su competencia siempre está innovando. Por esta razón es importante que usted también lo haga para no quedarse rezagado

Conclusiones

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Por un lado, en la gestión de la calidad la documentación constituye la base para entender el sistema, comunicar los procesos y sus requisitos dentro de la organización y determinar la eficacia de su implantación. Por otro lado, la gestión documental es un proceso de soporte imprescindible para la ejecución de los procesos de realización de una asesoría y, por tanto, debe definirse en el sistema de gestión de la calidad.

BIBILIOGRAFIA Organización de Empresas Benjamín F. www. Monografias.com http://www.eumed.net/tesis-doctorales http://www.mercado.com.ar/notasusar-la-estrategia-para-crear-valor