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LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

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PRINCIPIOS RECTORES FINES DEL ESTADO FINES DEL ARCHIVO GARANTIZAR A LA COMUNIDAD PRINCIPIOS DEBERES DERECHOS PARTICIPÁCIÓN CONTROL 2/69

EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA: LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA

TOMA DE DECISIONES

FUENTES DE LA HISTORIA

PATRIMONIO CULTURAL

IDENTIDAD NACIONAL

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ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS PÚBLICOS Interés General

Derecho a la información Consulta Reproducción copias

Derecho de petición

Interés particular Excepto: •C.N. •Restricciones Legales •Conservación: Prestamo de información en otros soportes 4/69

LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS 5/69

Gestión documental  Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

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Gestión documental La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa.

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El Programa de Gestión Documental PGD, como proceso archivístico sistemático Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente. Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos.

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EL COMITÉ DE ARCHIVO Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos

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COMPONENTES DE UN PGD Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico. Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD. 10/69

COMPONENTES DE UN PGD La adopción e implementación de las tablas de retención documental. La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)

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COMPONENTES DE UN PGD Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información La implementación y seguimiento.

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS  Ley 43 de 1913  Ley 527 de 1999  Código Penal  Código de Procedimiento Penal  Código de Comercio 13/69

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS  Decreto 2649 de 1993  Decreto 1584 de 1994  Decreto 2150 de 1995  Acuerdo AGN 060 de 2001.  Circular Interna AGN No.13 de 1999, 14/69

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS  NTC 1673  NTC 2223:1986  NTC 2676  NTC 3393  NTC 4436 15/69

1. PRODUCCIÓN 2. RECEPCIÓN

3. DISTRIBUCIÓN

8. DISPOSICIÓN FINAL PROCESOS DE UN PGD

7. CONSERVACIÓN

6.CONSULTA

4. TRÁMITE 5. ORGANIZACIÓN

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS

1. Creación y diseño de documentos

ACTIVIDADES Medios y técnicas de producción y métodos de impresión  Determinación y selección de soportes documentales  Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. 19/69

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO

1. Creación y diseño de documentos

ACTIVIDADES Instrucciones para el diligenciamiento de formularios Determinación de uso y finalidad de los documentos Diplomática:imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas Adecuado uso de la reprografía 20/69

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES Identificación de dependencias productoras 2. Definición de tipologías Normalización documentales, formatos y de la producción formularios según TRD documental Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas 21/69

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO

2. Normalización de la producción documental

ACTIVIDADES Directrices relacionadas con el número de copias Control de la producción de nuevos documentos Determinación de la periodicidad de la producción documental

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS  Constitución Política  Decreto 2150 de 1995  Acuerdo AGN 060 de 2001.

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Radicación:

Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Registro:

Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta 26/69

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO

1. Registro de documentos

ACTIVIDADES Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envios 27/69

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES 2. Radicación Asignación de consecutivo, fecha de documentos y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas 28/69

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS  Decreto 2150 de 1995  Acuerdo 060 de 2001

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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1.Distribución de Identificación de dependencias y documentos determinación de competencia recibidos Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos recibidos

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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Distribución de Identificación de dependencias documentos Enrutamiento de documentos a internos dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos

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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES Definición de medios de 3. Distribución de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, documentos apartado aéreo, trámite en línea, enviados página web, otros Control y firma de guías y planillas de entrega Organización mensajería externa 33/69

PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS  Constitución Política.  Ley 58 de 1982  Decreto 01 de 1984  Decreto 2150 de 1995.  Acuerdo AGN 060 de 2001.

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PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

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PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Respuesta a una solicitud o requerimiento

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PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Recepción de -Confrontación y solicitud o trámite diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite -Determinación de competencia 2. Respuesta

-Preparación y proyección de respuesta 37/69

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS      

Ley 4 de 1913. Ley 80 de 1993. Código de Comercio. Decreto 1382 de 1995. Decreto 254 de 2000. Decreto 4124 de 2004.

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS  Acuerdo AGN 007 de 1994.  Acuerdo AGN 09 de 1995.  Acuerdo AGN 12 de 1995.  Acuerdo AGN 16 de 2002.  Acuerdo AGN 037 de 2002. 39/69

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS  Acuerdo AGN 039 de 2002.  Acuerdo AGN 041 de 2002.  Acuerdo AGN 042 de 2002.  Acuerdo AGN 015 de 2003.  Acuerdo AGN 02 de 2004. 40/69

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS  Circular AGN 07 de 2002.  Circular AGN 01 de 2003.  Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.  Circular AGN 012 2004.

AGN-DAFP de

 Circular AGN 01 de 2004. 41/69

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS  Resolución MinSalud 1995 de 1999.  Resolución AGN 081 de 2001.  Resolución AGN 183 de 2004.  NTC 4095  NTC 5029 42/69

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos

220.13 ACTAS

220.13.03 Actas Comité Directivo

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES -Identificación de unidades 1.Clasificación documental administrativas funcionales -Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia -Conformación de series y subseries documentales

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES -Conformación y apertura de 2. Ordenación documental expedientes -Determinación de los sistemas de ordenación -Organización de series documentales -Foliación

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS

Transferencias documentales

ACTIVIDADES

Organización y entrega de transferencias documentales y aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS

3. Descripción documental

ACTIVIDADES

-Análisis de información y extracción de contenidos -Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS  Constitución Política.  Ley 4 de 1913.  Ley 57 de 1985.  Decreto 01 de 1984.  Decreto 2126 de 1992.  Acuerdo AGN 47 de 2000  Acuerdo AGN 56 de 2000 48/69

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO 1. Formulación de la consulta

ACTIVIDADES

-Determinación de la necesidad y precisión de la consulta -Determinación de competencia de la consulta -Condiciones de acceso -Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación -Reglamento de consulta

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES -Disponibilidad de expedientes 2. Estrategia de búsqueda -Disponibilidad de fuentes de información -Establecimiento de herramientas de consulta -Ubicación de los documentos

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Respuesta a Infraestructura de servicios de consulta archivo -Sistemas de registro y control de préstamo -Uso de testigos y formatos para el control de devolución -Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información 52/69

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS  Constitución Política.  Código Procedimiento Civil.  Ley 47 de 1920.  Ley 14 de 1936.  Ley 39 de 1981. 53/69

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS  Ley 63 de 1986.  Ley 80 de 1993.  Ley 397 de 1997.  Código de Comercio.

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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS  Decreto 2620 de 1993.  Decreto 2150 de 1995.  Acuerdo AGN 007 de 1994  Acuerdo AGN 11 de 1996.  Acuerdo AGN 047 de 2000.

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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS  Acuerdo AGN 048 de 2000.  Acuerdo AGN 049 de 2000.  Acuerdo AGN 050 de 2000.  Acuerdo AGN 056 de 2000.  Acuerdo 037 de 2002. 56/69

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDI MIENTOS Sistema Integrado de Conserva ción

ACTIVIDADES Sensibilización y toma de conciencia Reproducción, duplicación y migración de información Inspección y mantenimiento de instalaciones Control de condiciones ambientales Limpieza

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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDI MIENTOS Sistema Integrado de Conserva ción

ACTIVIDADES Control de plagas Almacenamiento, realmacenamiento y empaste Primeros auxilios y reparaciones menores Prevención de desastres Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras) 59/69

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS  Constitución Política de 1991  Ley 163 de 1959.  Ley 39 de 1981.  Ley 80 de 1993.  Decreto 2649 de 1993.

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS  Decreto 2527 de 1950.  Decreto 3354 de 1954.  Decreto 960 de 1970.  Decreto 2620 de 1993.  Decreto 998 de 1997.

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS  Decreto 1145 de 2004.  Acuerdo AGN 007 de 1994.  Acuerdo AGN 08 de 1995.  Circular AGN 03 de 2001.  Circular AGN 01 de 2004.

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS  NTC 3723.  NTC 4080.  NTC 5174.  NTC 5238.

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento

CONSERVACIÓN TOTAL

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS

La conservación total

ACTIVIDADES

Recepción de transferencias secundarias Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios Conservación y preservación de los documentos

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMI ACTIVIDADES ENTOS Eliminación Aplicación de lo estipulado en la de TRD o TVD documentos Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación de procedimiento.

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO S

ACTIVIDADES

Aplicación de método elegido Selección documental Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO Microfilmación

Digitalización

ACTIVIDADES Determinar metodología y plan de trabajo Fines en la utilización de la técnica Control de calidad durante todo el proceso -Determinar la metodología y plan de trabajo Definir calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere Control de calidad durante todo el proceso

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LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS

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[email protected] v.co 70/69

www.archivogeneral.gov.co [email protected] Teléfono: (1)3373111 Fax: (1)3372019 Cra. 6 Nº 6-91 A.A. 37555 Bogotá D.C., Colombia 71/69