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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-04-22

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL

EMISION 01/11/2010 REVISION 17/03/2015

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MANUAL DE PROCESOS Y PRODIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL

NOMBRE: H. DARÍO ROJAS VIVAS

NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G.

NOMBRE: PILAR GALAT CHEDIAK

CARGO: ASISTENTE DE CALIDAD FECHA: 17/03/2015

CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD FECHA: 17/03/2015

CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: 17/03/2015

ELABORO

REVISO

APROBO

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1.

GENERALIDADES

1.1

INTRODUCCION El presente documento describe la metodología que aplica la Universidad La Gran Colombia al interior del Sistema de Gestión de Calidad; sobre el control de los documentos y registros de cada uno de los procesos certificados.

1.2

OBJETIVO DEL MANUAL Establecer la forma como se realiza y se controla los documentos y registros establecidos para el cumplimiento y mejora del Sistema de Gestión de calidad en la Universidad La Gran Colombia.

1.3

ALCANCE MANUAL Abarca todos los documentos que se realicen para dar cumplimiento a las actividades referentes a cada una de las cláusulas de la norma técnica colombiana NTC-ISO 9001:2008 en la ciudad de Bogotá D.C.

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2.

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PROCEDIMIENTO PARA HACER DOCUMENTOS:

2.1 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD: 2.1.1 IMPORTANCIA E IMPACTO Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad tienen la siguiente estructura debido a su impacto e importancia como muestra la gráfica No. 1 NIVEL I - Manual de Calidad NIVEL II - Mapa de procesos - Caracterizaciones de Proceso - Manual de Procesos y Procedimientos.

NIVEL III - Instructivos

NIVEL IV - Registros FIG 1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

2.1.2

IDENTIFICACION Y PRESENTACION: Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se identifican como lo muestra el cuadro No. 1 y presentan según el modelo. Ver 4.2. mapa de procesos se presenta en forma de diagrama de procesos según la norma ISO 9001 vs 2008.

X YY ________ z**ZZ(Z)*

_______

-

Z*

_______

_______ Sub cuenta y Z* alfanumérico _______ Representa el número de la Cláusula (va de 01 a 08) Según la Norma ISO-9001

_______ Representa el tipo de Documento

-

P

Procedimiento

-

M

Manual

-

R C

Registros Caracterización

Cuadro No.1

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2.2

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DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Todos los documentos del sistema de gestión de calidad de la Universidad La Gran Colombia sin excepción, una vez posean las firmas respectivas de elaboró, revisó y aprobó; el responsable de los documentos deberá archivar estos documentos originales de acuerdo en el orden expuesto en la pirámide estructural de los documentos y deberá realizar una copia magnética bajo la extensión .pdf y colocarla en la intranet. Para identificar los documentos del sistema de gestión de la calidad de la universidad, se ha establecido el siguiente modelo:

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

EMISION

PAGINA

CODIGO:

REVISION

No. REV

PROCEDIMIENTO Este modelo permite establecer el nombre del documento, su código de identificación, su fecha de emisión, su fecha de su última actualización y las actualizaciones que haya tenido el documento. 2.2.1

NIVEL I El manual de Calidad es el documento en el cual la Universidad reúne y expresa cómo está conformado su Sistema de Gestión de Calidad; externamente es publicado como copia controlada a la entidad certificadora y/o auditores internos de calidad en el caso de que se contraten. El responsable del manejo de este manual es el responsable del Sistema de Gestión de Calidad. La estructura del Manual de Calidad puede ser diferente al estándar establecido para los procedimientos.

2.2.2 NIVEL II 2.2.2.1 CARACTERIZACION DE PROCESO Las caracterizaciones de Proceso son documentos donde se identifica a manera particular las etapas de un proceso, el cual lleva su objetivo, alcance y se describen los procesos proveedores, los insumos, actividades, salidas y su respectivo cliente de un proceso en particular. Como soporte de cada proceso se identifica además, las políticas de operación, requisitos legales y reglamentarios, requisitos por cumplir de la norma ISO 9001 vigentes, requisitos del cliente, los riesgos del proceso, puntos de control, los documentos relacionados. Los recursos requeridos para él proceso como Desarrollo Humano, infraestructura necesaria y ambiente de trabajo. Y por último, los indicadores del proceso con sus respectivos nombres y formulas. 2.2.2.2 MANUAL DE FUNCIONES El Manual de Funciones contiene todas las descripciones de los perfiles de los cargos de la Universidad; el original reposa en el archivo principal del proceso de Desarrollo Humano quien es responsable de su manejo. Su actualización será a cargo del proceso de Desarrollo Humano. 2.2.2.3 PROCEDIMIENTOS: El contenido de los procedimientos se redacta en tiempo verbal presente del infinitivo, de manera impersonal, evitando la redacción y el uso de palabras que pudieran afectar la comprensión por parte de los usuarios del documento El tipo y el tamaño de letra empleado debe ser el “Times New Roman” 12 para títulos y 10 para texto. Los títulos deben ir escritos en mayúscula - negrita y los subtítulos en mayúscula negrita. El texto que hace referencia al título o subtítulo debe iniciar exactamente debajo de la primera letra del título y debe empezar con letra mayúscula. Para pasar a un título siguiente se deja un renglón y se procede de la manera anteriormente descrita. Su elaboración inicial corresponde al responsable del área en el cual se ejecuta la actividad que se documenta en el Proceso, todos los procedimientos del Sistema de Calidad de la Universidad se elaboran con la siguiente estructura:

GENERALIDADES INTRODUCCION OBJETIVO DEL MANUAL ALCANCE DEL MANUAL CONTENIDO DESARROLLO DE ACTIVIDADES FLUJOGRAMA

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DEFINICIONES NOTA: es recomendable que cada actividad tenga el DESARROLLO DE ACTIVIDADES y el FLUJOGRAMA pero su uso no es obligatorio. Lo importante es que la información sea coherente al desarrollo del procedimiento que se quiera documentar. DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS No REV

2.2.3

FECHA

DESCRIPCION

NIVEL III

2.2.3.1 INSTRUCTIVOS Es un documento en el que se describen en forma detallada las actividades que son inherentes a un procedimiento que por su grado de complejidad o por facilidad de comprensión requieren aclararse, es un documento de tipo opcional y presenta la siguiente estructura: GENERALIDADES: CONTENIDO: REGISTROS: CONTROL DE CAMBIOS: No REV

FECHA

DESCRIPCION

2.2.4 NIVEL IV 2.2.4.1 REGISTROS: Los registros son la evidencia de la implementación de los REGISTROS. Los REGISTROS del sistema de Gestión de Calidad de la UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA se pueden plasmar según el modelo presentado en 2.2 y se identifica igualmente que los demás documentos del sistema de Gestión de Calidad. Los responsables de su realización son los dueños de proceso. Los registros que no se plasman según el modela descrito en 2.2 igualmente tienen su código y descripción. A estos REGISTROS se les puede verificar quién los elaboró, revisó y aprobó y la naturaleza de su cambio en la solicitud de Actualización de Documentos del Sistema de Calidad realizada para cada uno de ellos. Pueden contener los siguientes datos: título, código, logotipo de la Universidad, contenido, fechas y firmas.

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3.

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PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS: Establecer los parámetros para efectuar el control de los documentos del sistema de gestión de la calidad de la Universidad La Gran Colombia

3.1

FIRMAS PARA LA EMISION, REVISION Y APROBACION DE LOS DOCUMENTOS: NIVEL

FIRMAS PARA EMISION DOCUMENTO ELABORO

REVISO

Manual de Calidad

Gestión de calidad

Gestión de calidad

Mapa de procesos

Gestión de calidad

Gestión de calidad

Caracterizaciones

Jefe de Sección

Gestión de calidad

Manual de Funciones

Jefe de Sección

Desarrollo Humano

Procedimientos

Jefe de Sección

Gestión de calidad

III

Instructivos

Jefe de Sección

Gestión de calidad

IV

Registros

Jefe de Sección

I

II

3.2

Gestión de calidad

APROBO Vicerrector Administrativo Vicerrector Administrativo Vicerrector Administrativo y/o Vicerrector Académico Vicerrector Administrativo y/o Vicerrector Académico Vicerrector Administrativo y/o Vicerrector Académico Vicerrector Administrativo y/o Vicerrector Académico

Gestión de calidad

ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD: Un documento puede actualizarse por alguna de las siguientes razones: -

Cambia la metodología del procedimiento para la aplicación del proceso Cambio de responsable de la ejecución de alguna o algunas etapas del proceso Eliminación o inclusión de documentos de referencia y/o registros Fusión y/o eliminación de documentos. La inclusión y/o actualización de documentos externos Inclusión o exclusión de procesos nuevos.

Una vez se identifique la necesidad de aplicar un cambio, el líder del proceso diligencia el registro de Solicitud de Actualización de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad, el empleado responsable realiza la actualización en el archivo magnético y diligencia la solicitud explicando la naturaleza de dicho cambio con las respectivas firmas de Vo.Bo que aprueba dicho cambio, quien entrega al proceso de Gestión de Galidad lo anterior con todo los soportes. Una vez los documentos del Sistema de Gestión de Calidad tengan las respectivas firmas de realizó, revisó y aprobó, el Coordinador de Calidad envía la actualización del documento al webmaster para que sea ingresado al portal web de la

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Universidad. Los documentos que se encuentran en el portal institucional deben estar bajo el formato .pdf para evitar cambios a los documentos publicados. Es responsabilidad directa del Coordinador de Calidad que el portal institucional tenga los documentos actualizados. 3.3

CONTROL DE OBSOLETOS: Cada vez que se actualice un documento y se realice la nueva publicación del mismo, se genera un nuevo documento y el anterior se convierte en un documento obsoleto, se procede a realizar la respectiva actualización en el link Gestión de Calidad de la página web de la universidad, si por alguna razón son de carácter legal o de preservación de información y por tal razón es necesario conservar el documento sustituido (documento físico), el Representante de la Vicerrectoría Administrativa guarda en la carpeta de documentos obsoletos; si no el original es destruido.

3.4

ARCHIVO Y PRESERVACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD: Los documentos originales de Sistema Gestión Calidad de La Universidad La Gran Colombia se encuentran impresos y archivados en la oficina de Gestión de Calidad.

3.5

DOCUMENTOS EXTERNOS: No. RESPONSABLE Jefe de Unidad y Líder 1 de Calidad 2

Jefe de Unidad

3

Asesor Jurídico

4

Asesor Jurídico

5

Asesor Jurídico

6

Jefe de Unidad

7

Jefe de Unidad

8 9

Coordinador Gestión de Calidad Coordinador Gestión de Calidad

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES Consultar y actualizarse permanentemente en las disposiciones que rigen y aseguran el buen funcionamiento de la dependencia. Enviar a la Oficina Asesora Jurídica la nueva disposición legal (Norma, Ley, Decreto, etc.), para inclusión o actualización en el listado de Control de Documentos Externos, necesario para el desarrollo de los procesos propios de la dependencia. Revisar si la disposición legal, compete al desarrollo de los procesos de la Unidad administrativa. Aprobar Inclusión en el listado de Control de Documentos Externos, cuando la disposición competa al desarrollo de los procesos de la Unidad administrativa. Informar a la unidad administrativa si la disposición legal, compete o no al desarrollo de los procesos de la Unidad administrativa. Diligenciar el formato “Registro Solicitud de Actualización de Documentos”, siempre que sea una nueva disposición legal, con el fin de incluirla en la Caracterización del Proceso de la dependencia. Enviar el formato “Registro Solicitud de Actualización de Documentos” al Coordinador de Gestión de Calidad y solicitar la modificación del documento Caracterización del Proceso. Actualizar el documento Caracterización del Proceso de la respectiva unidad administrativa. Solicitar actualización en la página web e informar a la unidad administrativa la nueva versión del documento Caracterización del Proceso.

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4.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS:

4.1

ELABORACION DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD: Cuando un registro es desarrollado y va a ser emitido por primera vez, es elaborado y trascrito por el responsable del proceso y/o actividad que se va a evidenciar, el cual debe ser legible, identificable y fácil de diligenciar, de acuerdo con los parámetros establecidos en el procedimiento para elaborar documentos. El responsable de la elaboración de los registros es el empleado responsable del proceso que se quiere evidenciar. Una vez elaborado el borrador del registro el empleado responsable, debe anexarle la respectiva solicitud de actualización de documentos y entregarla a Gestión de Calidad; quien lo transcribe, le asigna código, lo imprime, lo registra en el Listado de Registros de Calidad.

4.2

REVISIÓN DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD: La revisión de los registros del sistema de gestión de calidad, compete a los dueños de procesos y al responsable del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad.

4.3

APROBACIÓN DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD: El responsable de la aprobación de los registros es el Representante de la dirección y/o El coordinador de Calidad. La evidencia de esta aprobación se encuentra en la casilla de aprobó de la solicitud de actualización de documentos. Los únicos registros en los que podrá aparecer en las instancias de Vo.Bo. y aprobación la misma persona, son los elaborados, revisados y aprobados por el responsable del sistema de gestión de la calidad.

4.4

PUBLICACION DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD: Una vez el registro se encuentre editado y firmado en las respectivas casillas elaboró, Vo.Bo. y aprobó, se procede a la publicación del registro, para ello se ingresa primero al Listado de Registro de Calidad código, se procede a entregar el medio magnético al proceso de Informática y sistemas quien cuenta con un día hábil para ingresarlo en el link de gestión de calidad de la página web de la universidad. www.ugc.edu.com.

4.5

DIFUSION DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD: Una vez el formato es publicado en la página web de la universidad (link de gestión de calidad), el proceso quien elaboró el registros está en libertad de realizar una reunión informativa para el personal del proceso; de lo contrario se procede a su utilización.

4.6

IMPLEMENTACION DE LOS REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD: Una vez el formato es publicado se debe comenzar con la generación de evidencia de la actividad.

4.7

ACTUALIZACION DE REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD: Un registro puede actualizarse por alguna de las siguientes razones: - Cambia la metodología del procedimiento. - Fusión y/o eliminación de registros. - Inclusión o exclusión de procesos nuevos. Una vez se identifique la necesidad de aplicar un cambio, el Empleado responsable comunica mediante email al Coordinador de Calidad dicha necesidad. El Coordinador de Calidad le entrega copia del archivo magnético del registro, junto con la solicitud de actualización de documentos, el empleado responsable realiza la actualización en el archivo magnético y diligencia la solicitud explicando la naturaleza de dicho cambio con las respectivas firmas de Vo.Bo que prueba dicho cambio y quien entrega al proceso de calidad lo anterior con todo los soportes.

4.8

BITACORAS Y/O PROGRAMADORES: Al interior de diferentes procesos se cuenta con registros que recopilan información y datos que soportan la gestión al interior del proceso (Bitácoras y programadores); este tipo de registro por ser netamente informativo y de consulta no lleva ningún tipo de criterios para el control de registros, por lo cual no se le asigna codificación ni es publicado en la intranet de la universidad La Gran Colombia.

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CONTROL DE OBSOLETOS Una vez se haya realizado la publicación del registro, el registro anterior (registro obsoleto) se destruye. El coordinador de Calidad igualmente, trimestralmente realiza una copia magnética y la guarda en la oficina de Gestión de Calidad de todos los documentos y registros del sistema de gestión de calidad.

4.10 CRITERIOS PARA CONTROL DE REGISTROS 4.10.1 IDENTIFICACION Los registros de calidad de la universidad están debidamente identificados por medio de un código, título y versión; y relacionados en el listado de control de registros. No aplica para bitácoras ni programadores de acuerdo al literal 4.8 4.10.2 ALMACENAMIENTO Los registros originales de Sistema de Gestión de Calidad de la universidad, se encuentran en el computador del Coordinador de Calidad, además los registros actualizados se encuentran en la página web de la universidad en donde se encuentran a disposición a todos los procesos. Los registros del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad La Gran Colombia, se encuentran almacenados de acuerdo con los criterios establecidos por cada dueño de proceso, cuya evidencia se encuentra en el listado de control de registros. Para los registros los cuales se encuentran sistematizados, estos se almacenan bajo la dirección que disponga cada proceso y se evidencia en el listado de registros. 4.10.3 PROTECCIÓN Según la aplicación los registros del sistema son protegidos por cada dueño de proceso, como lo muestra el listado de control de registros. Para los registros los cuales se encuentran sistematizados, estos se protegen bajo la dirección que disponga cada proceso y se evidencia en el listado de registros. 4.10.4 RECUPERACIÓN La recuperación de un registro se describe en el listado de control de registros código L-04-24, en donde cada proceso ha establecido la forma de archivo del registro. Para los registros los cuales se encuentran sistematizados, estos se recuperan bajo la dirección que disponga cada proceso y se evidencia en el listado de registros. 4.10.5 TIEMPO DE RETENCIÓN El tiempo de retención (AA = Archivo Activo y AI = Inactivo) de los registros lo especifica cada dueño de proceso. La evidencia queda en el listado de control de registros. 4.10.6 DISPOSICIÓN FINAL La disposición final (microfilmado, triturado, quemado) de los registros lo especifica cada dueño de proceso. La evidencia queda en el listado de control de registros. Para los registros que en su disposición final se establece triturado o quemado, se debe dejar un acta con fecha, personas presentes y la lista de los registros a triturar o quemar. 4.11

DEFINICIONES: REGISTRO: Esquema definido para la recolección de datos o parámetros derivados de una actividad descrita en un procedimiento o instructivo ALMACENAMIENTO: Forma de archivo de los formatos y registros del sistema de gestión de calidad (Carpetas, AZ Folder, archivos, magnéticos, etc). PROTECCIÓN: Lugar donde se guarda los registros del sistema de gestión de calidad (biblioteca, archivero, revistero, CD, bajo llave, etc).

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RECUPERACIÓN: Dirección o ruta para encontrar un registro o formato en particular del Sistema de Gestión de La Calidad, sin importar que sea físico o en medio magnético. (En el caso de que el registro ruta para encontrar un formato o registro se menciona igualmente en que computador esta, luego en que carpeta, nombre del archivo, etc.) TIEMPO DE RETENCIÓN: Tiempo en el cual los registros se encuentran activos o inactivos dentro del Sistema de Gestión de Calidad (AA = Archivo Activo y AI = Inactivo) DISPOSICIÓN FINAL: Disponer que se hace con el registro una vez se le haya realizado las definiciones anteriores (microfilmado, triturado quemado, etc). PROCEDIMIENTO: Es la descripción secuencial de las operaciones o pasos establecidos por un área o grupo funcional para ejecutar un proceso determinado.

FLUJOGRAMA Y/O DIAGRAMA DE FLUJO: Representaciones graficas apoyadas en símbolos claramente identificables y acompañados de una breve descripción. Los diagramas de flujo dan una mayor precisión y claridad sobre lo que se quiere expresar para dar a conocer las actividades. SIMBOLO

SIGNIFICADO Operación, actividad

INSTRUCCIÓN Describir en forma concisa la acción o actividad Anotar la pregunta sobre la que se decidirá

Decisión

Transporte a otro procedimiento

Indicar el procedimiento o actividad a la cual se traslada Anotar el nombre del documento que se genera

Documento impreso

Multidocumento

Copias múltiples: cuando existe más de una copia de un documento se debe señalar su destino.

Inicio, fin

Indica el inicio o fin de un proceso

Conector

Indica traslado de una actividad se utiliza cuando se acaba una hoja o para numerar una actividad especifica

Sentido del flujo Conector de página

Conecta los símbolos señalados en el orden que se deben realizar las distintas operaciones Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

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5.

7.

No forma parte del diagrama de flujo, es un elemento que se adiciona a una operación o actividad para dar una explicación.

Archivo

Representa un archivo común y corriente de oficina.

Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2008

REGISTROS: -

Solicitud de actualización de documentos

CONTROL DE CAMBIOS: No REV

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Nota aclaratoria

DOCUMENTOS RELACIONADOS: -

6.

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FECHA

DESCRIPCION

01/11/2010

Emisión inicial

1

14/12/2010

2

01/06/2013

Se ingresa metodología para el control de documentos externos en el literal 3.5 1.1 INTRODUCCION El presente documento describe la metodología que aplica la Universidad La Gran Colombia al interior del Sistema de Gestión de Calidad; sobre el control de los documentos y registros de cada uno de los procesos certificados. 4.8 BITACORAS Y/O PROGRAMADORES: Al interior de diferentes procesos se cuenta con registros que recopilan información y datos que soportan la gestión al interior del proceso (Bitácoras y programadores); este tipo de registro por ser netamente informativo y de consulta no lleva ningún tipo de criterios para el control de registros, por lo cual no se le asigna codificación ni es publicado en la intranet de la universidad La Gran Colombia.

3

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Para la matriz del literal 3.1FIRMAS PARA LA EMISION, REVISION Y APROBACION DE LOS DOCUMENTOS, en la fila de MANUAL DE FUNCIONES se establecieron el nivel de firmas aprobadas.