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• Charles Alfred

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LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Hoy en día los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, y recopilada por una entidad, grupo o persona de todas las actividades que ésta realiza. Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel y/o en medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o computadoras, etc Actualmente, podría decirse, que desde unos años el gobierno colombiano y las empresas ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo. En toda organización ya sea pública o privada, se debe tener en orden el archivo, es por esto que legalmente se debe tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo. La importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico. Como podemos analizar que el archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder en algún objetivo importante para la entidad. Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas. Actualmente el archivista moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo. Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, Son fundamentales para la práctica archivística, pues los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivista moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren. De tal forma que la información contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario e indispensable mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archivistas comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios. Con el correo electrónico tenemos la posibilidad de intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos, este es utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el archivista y los usuarios internos para solicitud de documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el archivista y los proveedores. También con la internet tenemos la última revolución para el mundo de los archivos, esto nos conlleva a tener infinitas posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades que nos ofrece la internet son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. El archivo desde el punto de vista legal, en la actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos de su compañía.