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PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTAL

ELABORADO POR: COORDINADORA DE SST

BUCARAMANGA 18 DE MAYO 2017

COMPROMISOS

El destinatario al recibir una copia controlada se compromete a:

 Asegurar la copia física de la misma.  Abstenerse de sacar fotocopias de la copia controlada, ni prestarla para que otros la reproduzcan.  En caso de requerir copias adicionales se debe solicitar al Coordinador de Calidad

1. OBJETIVO

Establecer los parámetros generales para la elaboración de documentos, su codificación, emisión, revisión, aprobación, actualización, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos obsoletos, con el fin de facilitar su presentación, utilización y disposición final.

2. ALCANCE

El Procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que han adoptado el SG-SST, aplica para la creación, modificación, actualización, eliminación, y distribución de los documentos y registros en todos los procesos de la empresa XXXXXXXque no se encuentren estandarizados, puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

3. RESPONSABLES  Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. DEFINICIONES

Administrador de la documentación: Servidor que tiene a cargo la gestión y el control de la documentación relacionada, con el SG-SST. Es el único responsable de garantizar la disponibilidad de los documentos para consulta de los diferentes usuarios definidos en el Sistema y de asegurar la implementación del procedimiento para la elaboración y control de documentos y registros.

Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente. Caracterización de procesos: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo. Ficha Técnica de Servicio: Se constituyen en documentos en los cuales se determinan las características de los servicios que entregan los procesos misionales a sus usuarios, es decir las fichas técnicas de los servicios.

Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del Sistema.

Documento: Información

y

su

medio

de

soporte.

Ejemplo:

Registro,

especificación,

procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su eliminación pierde su vigencia.

Elaboración: Actividad emprendida para documentar la información requerida.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa XXXXXXX, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar

información específica para orientar una o varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.

Instructivo: Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones o instrucciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o un objetivo. Se caracteriza por suministrar información orientada al

aprendizaje de una o varias actividades, su documentación debe ser precisa y concreta.

Manual: Documento con un cuerpo sistemático que contiene la descripción de información referente a un tema y consolida su desarrollo.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter referencial.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.

Ruta de revisión: Define los flujos de usuarios que harán la elaboración, revisión y aprobación de los documentos. Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.

Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Cada vez que se realice una modificación en el documento cambia

dicho número, ejemplo 1.0, 2.0, 3.0……

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 

Guía Básica para documentar Procesos.



Guía Básica para documentar Procedimientos.



Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se

dictan otras disposiciones. 

Ley 527 de 1999 (Ley del comercio electrónico). Por medio de la cual se define

y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

6. CONDICIONES GENERALES 

La implementación del procedimiento para la elaboración y control de

documentos y registros se realizará en el SG-SST. 

El presente procedimiento define las actividades a realizar para la

implementación del control de los documentos a partir de una elaboración, modificación o eliminación documental. 

El control de documentos quedará registrado en el módulo de documentos del

SG-SST el cual contempla el código documento, nombre del documento, versión, estado del documento, quien elabora, quien revisa, quien aprueba el documento, motivo de modificación, fecha de vigencia. 

Quien elabora el documento, no podrá revisar y/o aprobar el documento.



Corresponde al líder de proceso asegurar el buen trámite de las solicitudes de

elaboración, modificación o eliminación de documentos. 

La documentación vigente y oficial se encontrará a disposición de los

funcionarios de la empresa XXXXXXXen el módulo del SG-SST.



Los Equipos de Gestión que cuenten con sistemas idóneos para el control de

documentos, podrán seguir haciendo uso de ellos, asumiendo los lineamientos para la codificación, dados por el presente procedimiento. 

En el caso de que algún proceso requiera para su operación mantener copias

impresas de los documentos debe establecerse un listado de distribución de las mismas con el fin de garantizar la actualización de las mismas. 

Las razones para la aprobación de una solicitud de elaboración, modificación o

eliminación de un documento implica contemplar y revisar la normatividad, la simplificación (eliminación de actividades que no agregan valor), y las oportunidades de mejora para el proceso al que está asociado el documento.

7. ELABORACION DEL DOCUMENTO La estructura general de un documento de la empresa XXXXXXX, está compuesta:

7.1 ENCABEZADO: Los documentos del SG-SST se identifican con un encabezamiento que contiene, los siguientes elementos:  Logo Institucional  Nombre del Sistema de Gestión  Nombre del documento  Código del Documento  Versión del Documento  Fecha de aprobación del Documento  Número de Página

En la parte superior izquierda de la página se consigna el nombre y el logotipo de la empresa; y en la parte en la parte superior derecha el código, versión fecha y opcional número de página.

Cuadro del encabezado:  Código del documento: El cual permite la identificación rápida y sencilla del documento. La codificación a utilizar para clasificar los documentos se rige por la siguiente norma, ASST-XX / MSGSST-01, en donde:

A= Identifica el tipo de documento así:

M

MANUAL

P

PROCEDIMIENTO

I

INSTRUCTIVO

F

FORMATO

PLE

PLANES DE EMERGENCIAS

PG

PROGRAMAS

MA

MATRIZ

PO

POLITICAS

R EN

REGLAMENTO ENCUESTA

A

ACTAS

C

CARTAS

LC

LISTA DE CHEQUEO

SI

SISTEMA

O

OBJETIVOS

E

ESTANDAR

IN

INDICADORES

SST= hace referencia a los documentos pertenecientes al sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo. SST

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABJO SST

PR

PRODUCCION

G

GERENCIA

RH

RECURSOS HUMANOS

XX= Numero del documento.

Ejemplo: 

ISST-01Corresponden al instructivo número 01 del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo del área de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Versión: Nos indica el número de versiones o cambios a los que ha sido sometido el documento. Las versiones se identifican numéricamente y se inician con 00; en la medida en que se generen cambios o modificaciones sustanciales, se asignará el número consecutivo que describe la versión a que corresponde el nuevo documento.  Fecha: Fecha en la cual se revisó y aprobó el documento o algún cambio al mismo, por última vez. En la fecha se indica el día, mes y año en que se aprueba y entra en vigencia el documento.

EJEMPLO:

Nota: En el encabezado no debe incluirse ningún elemento diferente al formulado y se

aplicará a los siguientes documentos: Manuales, Procedimientos,

Programas, Formatos, Instructivos, Protocolos, Ficha Técnica, Guía, Planes, Programas, Matriz, actas, listas de chequeo.

Para la identificación de los documentos el logo no debe hacer referencia a dependencias.

7.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

7.2.1 De los procedimientos, programas y planes:

Título: Nombre del documento de que se trata.

Propósito y alcance: Especifica por qué y para qué se quiere la documentación, así como la cobertura y límites del documento.

Definiciones y Terminología: Cuando se considera necesario se especifica en este numeral las definiciones de algunos términos que se utilizan dentro del documento.

Responsables: Cargos que interactúan en el desarrollo e implementación del documento con el fin de lograr el propósito del mismo.

Procedimiento/Plan/Programa: Descripción de la secuencia de actividades que permiten cumplir el propósito de la mejor forma. Es importante identificar dentro de cada actividad, en lo posible, responsables, parámetros de comparación, tiempos de ejecución, frecuencias, herramientas y equipos utilizados, etc. Para los planes y programas, se debe incluir la fechas de aprobación y firma de quién lo aprueba.

Documentos de Referencias: Enumeración de los documentos (procedimientos, manuales, formatos, documentos externos, etc.), que guardan relación con el procedimiento descrito.

Diagrama de flujo: Descripción resumida gráfica del proceso, se utilizan las siguientes formas básicas. (Opcional y solo aplicable a los procedimientos).

Proceso

Pto. de decisión Proc. Predefinido Documento

Archivo Desplazam.

Inicio/Fin proc.

7.2.2 De los Instructivos:

Además del encabezado del documento, el instructivo debe contener:

Título: Nombre del documento de que se trata.

Contenido: Se hace la descripción paso a paso de las actividades a seguir durante la labor a que corresponde y debe ser tan específico como se considere necesario, identificando dentro de cada actividad, en lo posible, responsables, parámetros de comparación, tiempos de ejecución, frecuencias, herramientas y equipos utilizados, documentos de referencia, etc.

Diagrama de flujo: Descripción resumida gráfica del proceso. Es opcional.

7.2.3 De los formatos para registros:

Además del encabezado del documento, el instructivo debe contener:

Título: Nombre del documento de que se trata.

Contenido: Estructura sobre la cual se desea recopilar la información. Es de libre estructuración por parte de las áreas o personas que lo requieran. 7.3 Pie de página:

En parte inferior de la hoja se encuentra elaboro, reviso y aprobó. Identifica la validez del documento y se ubica en la parte final del mismo. Aplica para los siguientes documentos:  Manuales  Procedimientos  Formatos  Instructivos, Protocolos, Ficha Técnica, Guía... etc.

 Elaboró: En la primera página se identifica el cargo de la persona que elabora el documento.  Revisó: Persona designada por la alta gerencia para revisión de los documentos.  Aprobó: En la primera página se identifica la persona (Cargo) o grupo de trabajo

que aprueba los documentos. EJEMPLO:

8. DISTRIBUCION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

8.1 Distribución: Todos los documentos originales serán distribuidos por la Coordinadora SISO a las partes interesadas por alguno de los siguientes medios:

a. En Medio físico o impreso: Se utiliza este mecanismo cuando a la empresa

ingresa un nuevo trabajador o un trabajador antiguo cambia de cargo y se le hace entrega de su carpeta de inducción según lo referencia el procedimiento de vinculación de personal o cuando se emite por primera vez un plan o programa específico para una obra ó área. Se deja como evidencia de esta entrega el formato firmado por el trabajador.

b. En Medio magnético: Se utiliza cuando se realiza una distribución masiva de un

documento que ha sido emitido por primera vez o cuando el documento, plan o programa ha sido modificado. Teniendo en cuenta que se consideran copias controladas, los documentos originales se distribuirán desde la Coordinación SST a través de correo electrónico a todas las partes interesadas en archivo tipo PDF. El correo electrónico deberá ir con confirmación de lectura por parte del destinatario, de tal manera que queden como evidencia de esta distribución tanto el correo electrónico de envío.

c. Cada parte interesada deberá imprimir y tener un archivo físico de estos

documentos controlados o en su defecto tener una carpeta electrónica que haga sus veces. Estos documentos no podrán ser reproducidos ni distribuidos.

Los documentos o copias no controladas se podrán remitir por este mismo medio en el archivo tipo que esté creado (.doc; .xls; o cualquier otro) y tendrán la leyenda “COPIA NO CONTROLADA” en marca de agua. Estas copias no controladas si podrán ser impresas y utilizadas de acuerdo con las necesidades o aplicaciones a que haya lugar. 8.2 Control: Para el control de documentos se emplea: a) Sello de “COPIA CONTROLADA” el cual identifica que corresponde a un documento original que se ha distribuido a cada parte interesada. b) Sello de “OBSOLETO” que identifica los documentos del sistema que deben salir de circulación debido a la emisión de una nueva versión de este o a su eliminación definitiva. c) Listado de control de documentos o registro es: Donde se lleva una relación de todos los documentos aplicados en el sistema, identificando el requisito de la norma, código

del documento, responsable del documento, número de revisión y solicitud de revisión vigente. Listado de formatos CODIGO

REVISIÓN

NOMBRE

COPIAS EN AREA SST

La primera emisión aprobada del documento se considera la revisión 01, para todos los documentos del Sistema.

Todos los documentos son elaborados, aprobados, y modificados de acuerdo al procedimiento. La Coordinadora SISO es la responsable de la emisión y distribución de documentos controlados y la notificación de los obsoletos.

El control de los registros se realiza de acuerdo al proceso de control de registros y es responsabilidad cada parte interesada la conservación y cuidado de cada uno de los que le correspondan. Como herramienta de control se dispone del Formato del Listado Maestro de Registros de FSGSST-06-001. Registro

Área

Evaluación SST de Proveedor

Responsable Lugar de Archivo de Archivar Archivo Activo Nombre de la Departamento 2 persona de SST encargada

Archivo Muerto 1

Destino Final Destruir

Los documentos externos se relacionan en el Listado Maestro de Documentos Externos y son controlados por el responsable asignado verificando telefónicamente o por Internet cada seis meses cual es la última versión de cada documento externo relacionado, de acuerdo con el formato. Formato Listado maestro de documentos externos. Nombre Referencia Ubicación

Responsable

Los documentos internos se relacionan en el Listado Maestro de Documentos Interno y son controlados por el responsable asignado cual es la última versión de cada documento externo relacionado, de acuerdo con el formato. Formato Listado maestro de documentos interno. Código Revisión Nombre

Fecha

Una vez se adquiere la nueva versión de un documento externo se identifica la copia en uso como OBSOLETA y mediante colocación del sello en la carátula y/o portada de COPIA CONTROLADA se pone en circulación la nueva versión. Los documentos externos pueden ser reglamentos sectoriales, normas técnicas internacionales, nacionales, sectoriales o de empresa, leyes, resoluciones, guías, catálogos o manuales y todos aquellos documentos que de alguna manera tengan relación con la calidad del servicio que ofrece la empresa SEC S.A.S (Servicios Eléctricos y de Comunicaciones).

FORMATO PARA SOLICITUD DE CAMBIOS O CREACION DE NUEVOS DOCUMENTOS

1. SOLICITUD Nombre______________________ Sección______________ Fecha_____________ Descripción y razón de la solicitud _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ __________ 2. DECISION Aprobada_____ Rechazada______ Firma______________ Fecha______________ Motivo____________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ __________ 3. CONTROL Responsable de ejecutar____________________ Fecha propuesta_____________ Realizado SI______ NO _____ Firma _______________

9.

____________ Fecha

DOCUMENTACIÓN Y TIEMPO CONSERVACIÓN

La empresa SEC SERVICIOS ELECTRICOS Y COMUNICACIONES SAS dando cumplimiento al artículo 2.2.4.6.12 del decreto 1072 de 2015 se compromete a

mantener disponibles y debidamente actualizados los documentos referentes en el Anexo… Gestión documental, en relación con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, los documentos deben cumplir con los siguientes parámetros: 

Pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de estos



Deben estar en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.



Debe estar redactada de manera tal, que sea clara y entendible por las personas que tienen que aplicarla o consultarla.



Debe ser revisada y actualizada periódicamente



Estar disponible cuando sea necesario difundirse y ponerse a disposición de todos los trabajadores.



Conservarse de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida.



El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud solicitándolo al médico responsable en la empresa, si lo tuviese, o a la institución prestadora de servicios de seguridad y salud en el trabajo que los efectuó. En todo caso, se debe garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con el decreto 1072 de 2015.



La conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se garantice la preservación de la información.

 Tiempo de conservación:

La empresa SEC SERVICIOS ELECTRICOS Y COMUNICACIONES SAS tendrá en cuenta lo establecido en el decreto 1072 de 2015 para la conservación de los documentos y registros del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. La empresa mantendrá los siguientes documentos y registros, por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa: 

Resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, asi como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso de no contar con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo.



Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente;



Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.



Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo



Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal

Para los demás documentos y registros se tendrá en cuenta lo que establezca la empresa y la normatividad legal vigente.

Estos documentos serán relacionados en el Anexo… Gestión documental, al finalizar la relación laboral con cada trabajador.

Para los documentos mencionados en el artículo 2.2.4.6.12 del decreto 1072 la empresa elaborará y cumplirá con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas internas.

10.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Documentos Internos Nuevos: NO. 1 2 3 4

5

6 7

ACTIVIDAD Inicio Se analiza la necesidad de elaborar un documento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para determinado proceso o actividad. Se aprueba la elaboración del documento.

RESPONSABLE Coordinadora SST Gerente

Se elabora el documento.

Coordinadora SST

Se revisa el contenido y estructura del documento, validando su coherencia con los procesos, actividades, lineamientos corporativos y requisitos normativos aplicables.

Coordinadora SST, Director obra

Si el documento es aprobado se solicita codificación y cargue en la plataforma documental. Se distribuye a las áreas que requieren su aplicación y se socializa el documento a todo el personal involucrado para su cumplimiento. Fin.

Coordinadora SST Coordinadora SST -------------------

Revisión o modificación de documentos internos: NO. 1

ACTIVIDAD Inicio

RESPONSABLE

2

Revisar el documento por parte del personal encargado para observar si requiere alguna modificación. Verificar si existe algún cambio.

3

Identificar y describir los ajustes necesarios del documento.

4

Se analizan los ajustes propuestos y se aprueba la modificación del documento.

5 6 7

Se realizan las modificaciones al documento, actualizando su versión y fecha. Se solicita codificación y cargue en la plataforma documental, con lo que es reemplazada la versión obsoleta del sistema. Se distribuye a las áreas que requieren su aplicación y se socializa el documento a todo el personal involucrado para su cumplimiento. Fin.

Coordinadora SST Coordinadora SST Coordinadora SST, Director obra Coordinadora SST Coordinadora SST Coordinadora SST -------------------

Documentos externos: NO. 1 2 3 4 5 6 7

ACTIVIDAD Inicio Se recepciona el documento y se relaciona en la bitácora de relación de documentos. Se remite a las áreas involucradas. Verificar la información contenida en el documento para emprender las acciones que se requieran. Aplicar o socializar el documento al personal involucrado, emitiendo copia del mismo. Archivar en el reservorio correspondiente de acuerdo con la Tabla de control de documentos y registros. Fin.

11. CONTROL DE CAMBIOS: CONTROL DE CAMBIOS

RESPONSABLE Coordinadora SST Coordinadora SST Coordinadora SST Coordinadora SST Coordinadora SST -------------------

VERSIO FECHA

DESCRIPCION

N

MODIFICACION

DEL

00

18/05/2017 Diseño del procedimiento.

1

28/06/2017 Código del documento.

CAMBIO

O RESPONSABLE

Mayra Montealegre Mayra Montealegre