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Auditoría de Comunicación Interna y Riesgos Laborales Luz Zarate Carrasco Auditoría y Control Interno de Recursos Humanos Instituto IACC Marzo 2021

Desarrollo 1.

La comunicación es parte de toda actividad en que se desarrolla una organización, ya que la información que se produzca de ello son y serán respuestas vinculadas en función de la administración de recursos humanos, por lo tanto, pasa a ser una función estratégica. Esta función es muy importante, ya que está dirigida al trabajador con la finalidad de: 

Informar: objetivos, metas, etc., de tal manera de conocer su función dentro de la organización;



Integrar, incorporar al trabajador al equipo de trabajo, para que se sienta parte de él, lo que implica conocer las normas, costumbres, lenguaje;



Formar, transmisión de las creencias, valores, principios de la organización inducción;



Educar, esto dice relación en un contexto organizacional, nuevas tecnologías, cambios, etc. La comunicación interna busca la eficiencia dentro de la organización y en este contexto una comunicación interna contribuye:  Alcanzar los objetivos organizacionales: se transmiten los mensajes que informan qué es lo que la organización espera de cada cargo y/o equipo, y a la vez, se transparenta cómo y cuándo conseguirlo.  Mejora la productividad: ya que permite que el trabajador sepa lo que tiene que hacer, conozca las normas y se sienta un aporte en el logro de las metas propuestas.  Facilita el trabajo y la cohesión de equipos: una comunicación efectiva facilita la interacción entre los trabajadores, fortaleciendo la identidad de la organización y el sentimiento de pertenencia organizacional.

 Clima laboral: cuando existe un buen clima laboral el desarrollo de las labores es más productivo, existe una satisfacción por parte del trabajador y por ende este se siente motivado en su trabajo, lo cual finalmente contribuye en el trabajo en equipo.  Facilitar la adaptación a los cambios: ya que permite reducir la incertidumbre y acceder a la información necesaria para estructurar el comportamiento y adaptarse.

Ahora bien, el recurso humano propiamente tal, contempla sus propios, ideas, convicciones, educación, cultura, creencias, experiencias, etc., por ello en ocasiones es complicado manejar siempre una comunicación acertada y/o correcta en todo momento, ya que de alguna u otra manera existirán o tendrá problemas, distorsiones, barreras y/o elementos negativos que perjudiquen la efectividad de los procesos comunicacionales, por tal motivo una auditoria en la comunicación interna nos ayuda a enfocarnos en evaluar la estructura formal e informal del sistema de comunicación y sus diferentes canales; en conjunto con sus procesos ya sea a nivel interpersonal e interdepartamental.

Contextualizando una auditoría en la comunicación interna y en los riegos laborales, es importante tener en claro, que ambos están totalmente relacionados, ya que al existir fallas en la emisión y/o recepción del mensaje, en este caso relacionados con riesgos laborales, prevención, información de seguridad laboral, etc., esto significa que existe un error, una barrera comunicacional que esta impidiendo conceptualizar algún proceso y por ende esto está radicando en la presencia de accidentes (según el caso plantado), lo cual tiene un

impacto en el trabajador, social y familiar, causando un impacto económico en la productividad de la empresa. Por estas razones es fundamental que la organización, vele y proteja la seguridad y salud del capital humano: • Diagnosticando los riesgos de la empresa y cómo estos pueden afectar a los trabajadores. Analizar el entorno laboral tomando en cuenta las actividades y los procesos que se realizan en las instalaciones, identificando los posibles riesgos dentro del área de trabajo, considerando peligros físicos, biológicos, químicos, ergonómicos, ambientales, psicosociales y mecánicos capaces de afectar la salud y productividad de los trabajadores. •

Planificar las medidas para evitar o minimizar los riesgos. Programar un conjunto de actividades, o medidas adoptadas o previstas en todas las fases de la actividad de la organización con el fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo.

•

Implementar programas de seguridad y salud ocupacional. Estos se encuentran de acuerdo a la reglamentación vigente y son el desarrollo de un proceso lógico y por etapas que tiene como objetivo anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.

• Controlar el cumplimiento de las normas y exigencias. La regulación en materia de prevención de riesgos laborales, se encuentra contemplada en la normativa vigente, estableciendo las normas referentes al accidente de trabajo y enfermedad profesionales. • Asesorar el comité paritario de higiene y seguridad de la organización.

En función de los riesgos labores, es fundamental contar un área de Prevención de Riesgos, a través de un profesional del área, ya que dentro de sus funciones está el de asesorar al Comité Paritario con respecto a su constitución y funcionamiento. Dentro de los objetivos del Comité Paritario son los de asesorar e instruir a los trabajadores para la correcta utilización de los instrumentos de protección; vigilar el cumplimiento de la empresa y de los trabajadores, las medidas de prevención, higiene y seguridad. • Promover la capacitación de los trabajadores Las empresas que quieren instalar una real cultura preventiva, deben tener claro que para lograrlo la capacitación es una herramienta clave. Las nuevas competencias que los trabajadores van adquiriendo en materia de seguridad y salud ocupacional, permiten modificar sus conductas inseguras y disminuir sus probabilidades de riesgo en el trabajo. Por lo tanto, auditar los riesgos laborales, va orientado a revertir, prevenir y reducir la accidentabilidad laboral de las organizaciones.

2. En una comunicación interna, es importante evaluar esta comunicación, ya que necesario identificar brechas y potenciar los mensajes y canales de comunicación. Por lo tanto, criterios de evaluación son: • Comunicación descendente. los mensajes y los pedidos comienzan en los niveles superiores de la jerarquía organizativa y avanzan hacia los niveles inferiores. Con una comunicación descendente, corresponde al gerente discernir completamente las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo de trabajo y delegarles las tareas apropiadas. • Comunicación ascendente. cuando la información fluye hacia arriba a través de la jerarquía de la empresa, desde los subordinados a los superiores. Este tipo de

comunicación retroalimenta cómo se entendieron las instrucciones recibidas, mejora el conocimiento y desempeño, permite medir el clima laboral y promueve la participación en la toma de decisiones. • Comunicación horizontal. es aquella que se establece entre personas del mismo nivel jerárquico o donde no existe una relación de autoridad, es decir, fluye lateralmente, como puede ocurrir entre los trabajadores de un mismo equipo o empleados de diferentes departamentos o delegaciones. Este tipo de comunicación permite formación de grupos, equipo y la camaradería. Con respecto al Rol del organismo externo de prevención, son los encargados de controlar constantemente que las empresas cumplan con las exigencias legales requeridas en su planificación de prevención de riesgos y el rol interno del prevencionista es ser un colaborador, el cual es contratado por la empresa para que gestione que la organización cumpla con la normativa laboral y con los requerimientos establecidos para certificar la seguridad de sus trabajadores, dentro de sus funciones esta:  Reconocer, evaluar y controlar los riesgos de accidentes y enfermedades profesionales.  Registrar y evaluar estadísticamente los resultados.  Capacitar y educar en la prevención de riesgos.  Asesorar técnicamente a los comités paritarios, supervisores y líneas de administración.

3.

Cuando nos referimos a un proceso comunicativo dentro de una organización, no

podemos establecer un modelo rígido, más bien se debe interactuar entre las que puedan adecuarse a la empresa, aun sino es un solo tipo, con esto quiere indicar que se interactuar a través de una comunicación descendente, ya que como va de los superiores a los trabajadores, es por este medio que se imparten instrucciones orales, discursos, reuniones, llamadas telefónicas,

memorándums, cartas, informes, folletos, manuales, etc. quedando la evidencia de la comunicación y por otra parte efectuar la comunicación ascendente, en donde los empleados se dirigen a los directivos y responsables de área, mediante encuestas, reuniones, entrevistas, formularios de sugerencias, etc., si esto es posible efectuarlo de manera fluida, se puede obtener una dinámica de retroalimentación. Ahora bien, desde mi punto de vista, es fundamental además la creación de un departamento de comunicación, de tal manera de focalizar este proceso y que además se abordar cualquier situación de manera inmediata, seguir y/o implementar diferentes canales de comunicación interna: carteles, correos electrónicos, buzón de sugerencias, formando además colaboradores de la empresa en el manejo de la información. Con respecto a los riegos laborales es importante tener en claro y además comunicarlo a todo el personal de la organización cada responsabilidad como también velar por su cumplimiento, tales como:  Las obligaciones del Estado: Supervigilancia y fiscalización de la prevención, higiene y seguridad de los lugares de trabajo, a través de diferentes organismos fiscalizadores, Inspección del Trabajo, SEREMI de Salud y la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) y controlar por SEREMI de Salud de la correspondencia en el otorgamiento de las prestaciones médicas otorgadas por las mutualidades.  Obligación de la empresa: -Informar a cada trabajador sobre riesgos presentes en los lugares de trabajo, medidas preventivas y métodos de trabajo correcto. -Mantener al día el/los Reglamento/s Interno/s de Higiene y Seguridad. -Mantener en los lugares de trabajo las condiciones sanitarias y ambientales necesarias para proteger la vida y salud de sus trabajadores(as).

-Proporcionar equipos e implementos de protección necesarios para proteger la seguridad de los trabajadores/as, los que deben ser entregados a estos en forma gratuita. -Adoptar las medidas que prescriba el Organismo Administrador (ISL o Mutualidad). -Denunciar los accidentes del trabajo o enfermedades profesionales al Organismo administrador del seguro. -Informar a la Dirección del Trabajo y a la Seremi de Salud los accidentes graves y/o fatales que ocurran en la empresa, obra o faena. -Suspender las faenas y, de ser necesario, evacuar a los trabajadores cuando ocurra un accidente grave y/o fatal. -Constituir Comités Paritarios en faenas con más de 25 trabajadores. -Contar con un Departamento de Prevención de Riesgos Profesionales, dirigido por un Experto en la materia, cuando la entidad empleadora ocupe más de 100 trabajadores.  Las obligaciones de los organismos administradores: prescribir las medidas que las empresas deben implantar.  Las obligaciones de los organismos internos: toda organización con más de 25 trabajadores debe contar con un comité paritario que vele por el cumplimento de las normas de higiene y seguridad establecidas, y toda organización con más de 100 trabajadores debe contar con un departamento de Prevención de Riesgo dirigido por un profesional experto.  Obligaciones de los trabajadores: -Cumplir con las estipulaciones indicadas en el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad. -Cumplir con las normas e instrucciones impartidas por el empleador, sus jefaturas, el Departamento de Prevención de Riesgos y el Comité Paritario de Higiene y Seguridad.

-Utilizar y cuidar los Elementos de Protección Personal, las señales de peligro, las protecciones de maquinarias, equipos e instalaciones. -Acudir a exámenes médicos de control. -Participar activamente en actividades de prevención de riesgos, a través del Comité Paritario.

Bibliografía

IACC (2020). Auditoría de comunicación interna y riesgos laborales. Auditoría y Control Interno de RR. HH. Semana 7. (2021). Información recuperada en https://talentosreunidos.com/2020/01/28/la-auditoria-decomunicacion-interna/ (2021). Información recuperada en https://www.prevencionderiesgoslaborales.cl/blog/porque-hacer-un-diagnostico-de-seguridad-en-la-empresa/#:~:text=Pregunta%20a %20los%20empleados%20sobre,equipos%20de%20protección%20y%20más. (2021). Información recuperada en https://www.dt.gob.cl/portal/1628/w3-article60425.html#:~:text=Los%20objetivos%20del%20Comité%20Paritario,investigar %20las%20causas%20de%20los (2021). Información recuperada en https://www.achs.cl/portal/ACHSCorporativo/newsletters/pymes-achs-aldia/Paginas/Capacitacion_preventiva_herramienta_efectiva_para_evitar_accidentes _y_enfermedades_laborales.aspx (2021). Información recuperada en https://www.previsionsocial.gob.cl/sps/download/educacion-previsional/fichasdescargables/organizaciones/1-obligaciones-estado-empleador.pdf