• Author / Uploaded
• lourdes achito

Citation preview

La Auditoria Gerencial a) Auditoria de Mercado b) Auditoría Financiera c) Auditoria de Producción

Auditoria Interna Evaluación analítica de las áreas funcionales de la empresa. Proceso para realizar una auditoria interna. a) Reunir información sobre las operaciones de administración en las áreas donde se vaya a aplicar la auditoria. b) Clasificar los factores claves por orden de prioridad de cada área. c) Determinar entre 10 y 20 fuerzas y debilidades que sean más importantes y que habrán de influir en el futuro de la organización. d) El director de la empresa debe involucrar en todo este proceso a su equipo de trabajo. Importancia y factores a considerar en cada auditoria: Auditoria Gerencial la importancia es la evaluación de las actividades básicas de los gerentes para el cambio y la planificación de la empresa. Factores.     

Planificación. Organización. Motivación. Integración de personal. Control.

Auditoria de Mercadeo la importancia es la evaluación del proceso de definir, anticipar, crear y satisfacer las necesidades de los clientes en cuanto a producción y servicios. Factores  Análisis de clientes.  Compras de suministros.  Venta de productos o servicios.  Planificación de bienes y/o servicios.  Políticas de precio.  Distribución.

Auditoría Financiera la importancia es la de la evaluación de la situación financiera de la empresa así como sus rendimientos. Factores  Rendimientos monetarios.  Evitar pérdidas y costos innecesarios.  Control presupuestal contable y costos. Auditoria de Producción su importancia es la de la evaluación de las actividades que convierten insumos en bienes y servicios. Factores  Procesos.  Capacidad.  Inventarios.  Fuerza de trabajo.  Calidad. Auditoría Administrativa: Puede definirse como el examen comprensivo y constitutivo de la estructura de una empresa, institución, sección de gobierno o cualquier parte de un organismo en cuanto a sus planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas. Su objetivo consiste en evaluar el fundamento de la administración mediante la localización de irregularidades o anomalías y el planteamiento de posibles alternativas de solución. Proporciona una opinión profesional e independiente como resultado del estudio e investigaciones y evaluaciones quedando bajo responsabilidad del organismo o empresa la ejecución de sugerencias. El alcance puede abarcar una función específica o bien se le puede dar un enfoque de sistema y puede abarcar una cantidad o grupo de unidades que forman un organismo social. Su Campo de aplicación se circunscribe a la universalidad de la administración esto obedece a que sus principios son generales y aplicables a cualquier organismo o unidad administrativa.

Etapas El proceso se compone de 4 etapas:

1. 2. 3. 4.

Planeación. Examen. Evaluación. Presentación.

Ventajas  

  

Aplicación de conocimientos profesionales con gente de experiencia y capacitados en determinadas áreas específicas. Aplicación actualizada de conocimientos, pues el auditor está obligado a conocer los avances, técnica del área administrativa así como estar al tanto de la solución de problemas que le permitan resolver con rapidez y eficacia la situación que detecte. El auditor puede hacer sugerencia, propuesta. Atención específica de problemas en virtud de que el autor se debe dedicar a un trabajo concreto y específico. Imparcialidad, el auditor proporciona opiniones y juicios imparciales pues conoce las situaciones libres de prejuicios e intereses personales dentro de la empresa. Economía del costo. El auditor proporciona servicios profesionales calificados sin gravar permanentemente los costos ya que generalmente se contrataba por un trabajo específico.

¿Qué es la Auditoría de Gestión?

La Auditoría de Gestión aunque no tan desarrollada como la Financiera, es si se quiere de igual o mayor importancia que esta última, pues sus efectos tienen consecuencias que mejoran en forma apreciable el desempeño de la organización. La denominación auditoría de gestión funde en una, dos clasificaciones que tradicionalmente se tenían: auditoría administrativa y auditoría operacional. La Auditoría administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa de una institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales. Auditoría Operacional se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones pueden mejorarse. Auditoría de gestión es El examen crítico, sistemático y detallado de las áreas y Controles Operacionales de un ente, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad del mismo.

Procedimientos La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de dos elementos mayores de la administración: 





Política de la corporación. Determinación de la existencia, lo adecuado y comprensivo de la política así como el significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales. Valorización de los efectos de la ausencia de políticas; o recomendaciones para la adopción o modificación de los instructivos formalizados. Controles administrativos. Determinación de la existencia, y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales, y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia; el grado de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad mayor; y la coordinación de controles de operación con los instructivos de la política de la corporación. Evaluación de los efectos de la acción de controles administrativos u operacionales en áreas significativas, y recomendaciones para la adopción o modificación de tales controles.

Al iniciar una auditoría de gestión, el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente, entre los cuales se tiene las utilidades históricas, recuperación sobre inversión, clases de productos usuales de distribución, características mercantiles inusitadas en el ramo del mercado, el volumen aproximado de ventas anuales, el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeación y operaciones generales. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios, a fin de evaluar las condiciones físicas, y localizar indicios de posibles áreas de problemas. El auditor también puede aplicar técnicas de análisis financiero para estadísticas de operación, que también puede sugerir áreas de problemas, o condiciones que influencian una recuperación desfavorable sobre la inversión, o estadística de operación adversa. Objetivos de la Auditoría de Gestión El objetivo primordial de la auditoría de gestión consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en algunas de las partes de la empresa y apuntar sus probables remedios. La finalidad es ayudar a la dirección a lograr la administración más eficaz. Su intención es examinar y valorar los métodos y desempeño en todas las áreas. Los factores de la evaluación abarcan el panorama económico, la adecuada utilización de personal y equipo y los sistemas de funcionamiento satisfactorios. En la auditoría de gestión se realizan estudios para determinar deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades, embotellamientos, descuidos, pérdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboración fricciones entre ejecutivos y una falta general de conocimientos o desdén de lo que es una buena organización. Suele ocurrir a menudo que se produzcan pérdidas por prolongados espacios de tiempo, lo cual, a semejanza de las enfermedades crónicas, hace que vaya empeorando la situación debido a la falta de vigilancia. Por medio de los trabajos que realiza el auditor administrativo, éste se encuentra en posición de determinar y poner en evidencia las fallas y métodos defectuosos operacionales en el desempeño. Respecto de las necesidades específicas de la dirección en cuanto a la planeación, y realización de los objetivos de la organización. La responsabilidad del auditor consiste en ayudar y respaldar a la dirección en la determinación de las áreas en que pueda llevarse a cabo valiosas economías e implantarse mejores técnicas administrativas. Enseguida de una investigación definida y donde quieran que surjan aspectos o circunstancias susceptibles de remedio o mejoría, es obligación del auditor examinar con mirada crítica y valorar toda solución que parezca conveniente.

La revisión de los métodos y desempeños administrativos, comprende un examen de los objetivos, políticas, procedimientos, delegación de responsabilidades, normas y realizaciones. La eficiencia operativa de la función o área sometida a estudio, puede determinarse mediante una comparación de las condiciones vigentes, con las requeridas por los planes, políticas etc. Objetivos principales de la auditoría de gestión los siguientes:      

Determinar lo adecuado de la organización de la entidad Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos Comprobar la utilización adecuada de los recursos.

Alcance de las actividades La auditoría de gestión puede ser de una función específica, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad. Algunas auditorías abarcan una combinación de dos o más áreas. Por ejemplo, en el estudio del procedimiento de pedidos recibidos por el departamento de ventas, la investigación puede incluir en dicho departamento las diversas rutinas observadas para el procesamiento o trámite de la papelería y en el departamento de contabilidad, el procedimiento y cualidades del personal que aprueba el crédito del cliente. El campo de estudio puede abarcar la economía de la producción, incluyendo elementos tales como: especialización, simplificación, estandarización, diversificación, expansión, contracción e integración; también podría incluir los factores de producción. Por otra parte como en las áreas de examen entre otras, podrían comprender un estudio y evaluación de los métodos para pronosticar: programación del producto, costos de proyectos de ingeniería, estimación de los precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de datos, eficiencia administrativa, etc. Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante vigilancia, análisis, y evaluación son los siguientes: planes y objetivos, estructura orgánica, políticas y prácticas, sistemas y procedimientos, métodos de control, formas de operación y recursos materiales y humanos.

Áreas principales que integran una organización objeto de la auditoría de gestión las siguientes: Auditoría de la gestión del sistema global de la empresa: Evaluación de la posición competitiva Evaluación de la estructura organizativa Balance Social Evaluación del proceso de la dirección estratégica Evaluación de los cuadros directivos

Auditoría de la gestión del sistema comercial: Análisis de la estrategia comercial Oferta de bienes y servicios Sistema de distribución física Política de precios Función publicitaria Función de ventas Promoción de ventas

Auditoría de la gestión del sistema financiero: Capital de trabajo Inversiones Financiación a largo plazo Planificación Financiera Área internacional Auditoría de la gestión del sistema de producción: Diseño del sistema Programación de la producción Control de calidad Almacén e inventarios Productividad técnica y económica

Diseño y desarrollo de productos Auditoría de la gestión del sistema de recursos humanos: Productividad Clima laboral Políticas de promoción e incentivos Políticas de selección y formación Diseño de tareas y puestos de trabajo Auditoría de la gestión de los sistemas administrativos: Análisis de proyectos y programas Auditoría de la función de procesamiento de datos Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas funcionales.

Estructura organizacional:



Estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.

¿Qué es organizar? 1. Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa. 2. Agrupamos estas actividades. 3. A cada grupo de actividades le asignamos un director con autoridad para supervisar y tomar decisiones. 4. Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura resultante. Elementos de la organización: (requerimientos) 

Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.



Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.



Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.



Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la información y le debe ser facilitada.

Principios de una organización 

Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa.



Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados con el mínimo coste posible.



La organización formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propósito de establecer un objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros.



La organización informal: son las relaciones sociales que surgen de forma espontánea entre el personal de una empresa. La organización informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con habilidad.

Estructura organizativa formal Características 

Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas más simples y cómo estas son agrupadas en unidades organizativas.



Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un supervisor.



Formalización: grado de estandarización de las actividades y la existencia de normas, procedimientos escritos y la burocratización.

Factores que determinan cómo es una estructura organizativa formal: 1. Tamaño: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa más compleja + especialización 2. Tecnología: la tecnología condiciona el comportamiento humano como la propia estructura organizativa. 3. Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que está en el sector agrario que en el industrial, si la empresa está en un sector más simple la estructura es más simple. Actividades necesarias para crear una organización 

Integrar los objetivos y los planes.



Definir la autoridad de cada director. Establecer una jerarquía.



Se establecen las premisas de la jerarquía.



Definimos las necesidades de información y su flujo.



Dotarla de personal de acuerdo con los objetivos que queremos cumplir.

Áreas de mando 

Cuántos subordinados puede tener el director bajo su mando, tiene que ser un número limitado, no puede tener muchos subordinados por que sino no puede realizar bien su trabajo.



La organización nos ayuda a conseguir los planes.



El exceso de niveles es costoso y puede obstaculizar a la planificación y al control.



Principio de amplitud la gerencia: un director debe tener únicamente los subordinados que pueda gestionar eficientemente.



Cuáles son las variables básicas y cómo determinamos el área de mando

1. Similitud de funciones. 2. Proximidad geográfica. 3. Complejidad de las funciones. 4. Tipo de dirección y control. 5. Coordinación que debe tener con otras áreas de mando 6. Calcula el número de relaciones que hay en una empresa dependiendo del número de subordinados.

Factores que determinan que un área de mando sea eficiente Hay que disminuir el número de relaciones y reducir el tiempo de duración de las relaciones. 

El entrenamiento de los subordinados, que estén capacitados.



Claridad en la delegación de la autoridad.



Complejidad de las tareas.



Claridad de los planes, los planes deben ser fáciles de comprender y se deben poder llevar a la práctica.



Velocidad de cambio o grado de cambio.



Uso de estándares objetivos.



Técnicas de comunicación y de control. En cuanto a la comunicación se requieren asistentes de personal. No hay que fiarse de la memoria, si la comunicación se hace oralmente, el empleado no debe tener ningún tipo de duda.



Diferencias dependientes del nivel organizacional considerado. En los niveles superiores la



Especialización es menor, con lo cual las áreas de mando tienden a ser más amplias.



Cantidad de contacto personal. Por ejemplo, la cantidad de tiempo que se emplea en hacer reuniones.

Ventajas e inconvenientes de las áreas de mando reducidas. Ventajas: 

La supervisión es más estrecha.



Se puede ejercer un control mayor.



Rapidez de la comunicación.

Inconvenientes: 

Puede haber una mayor injerencia por parte del director.



Mayores costes



Aumenta la burocracia puesto que hay más niveles.



Perdida de la información.

Ventajas e inconvenientes de las áreas de mando amplias Ventajas: 

Los superiores tienen que delegar.



Las políticas tienen que estar formuladas claramente.



Los subordinados tienen que estar más capacitados.

Inconvenientes: 

Se forman cuellos de botella en las comunicaciones.



Se produce una pérdida de control



Se requieren unos directores de gran calidad.

Poder y autoridad 

Poder: capacidad de influir en las acciones de otras personas.



Autoridad: poder que se tiene para ocupar una posición determinada y a través de esa posición el poder que tiene una persona para tomar decisiones que afectan a otro. La autoridad es un tipo de poder. Se puede tener autoridad sin tener poder.

Autoridad de línea Son los responsables directos de la realización de los objetivos, mientras que las funciones de Staff son las que ayudan a las de línea para lograr los objetivos eficientemente. Se llama autoridad de línea por que a un superior se le concede una línea de autoridad entre sus subordinados. De aquí surge el Principio escalar: cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto gerencial, más alta será la línea de autoridad hasta todos los puestos subordinados y más clara será la responsabilidad por la toma de decisiones. Diferencias entre línea y staff Vienen dadas por la naturaleza de las relaciones que se mantienen en la organización. 

Línea: la naturaleza de sus relaciones es de autoridad.



Staff: la naturaleza de sus relaciones es de poder.

Fuentes de poder 

Poder legítimo: deriva del puesto y es aceptado.



Poder de conocimiento: poder que se deriva de la habilidad y de la pericia.



Poder de referencia: tiene como fuente la referencia. Se cree en las personas y en sus ideas.



Poder de recompensa



Poder de coacción: ligado con el legítimo y con el de recompensa.