• Author / Uploaded
• Jagr

Citation preview

INSTRUCTIVO ALMACEN

Versión: 0 Vigencia:

1. OBJETIVO Administrar los materiales recibidos y coordinar la logística para que estos lleguen a su destino garantizando la protección y custodia de los mismos. 2. DEFINICIONES • No conforme externo. Ocurre una vez ha sido despachado el producto con el formato ###-## reporte de producto no conforme. • Orden de Compra: Documento emitido por el Cliente, donde se especifican los requerimientos del producto (Cantidad, referencia, fecha de entrega, etc.) • Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. • Materias Primas: Productos o materiales que sufren una serie de transformaciones para la obtención de un producto terminado. •No conforme interno. Se presenta dentro de la compañía diligenciando el formato ##### No conformes Internos • Producto: Resultado de un esfuerzo creador, que tiene un conjunto de atributos tangibles e intangibles (empaque, color, precio calidad, etc.) los cuales son percibidos por sus compradores como capaces de satisfacer sus necesidades o deseos; por lo tanto un servicio puede ser un bien tangible (vidrio) o intangible (transporte). 3. DESCRIPCIÓN El procedimiento referente al movimiento de actividades en el Almacén es dinámico y comprende dos (2) puntos principales: a. Recepción del producto o Material donde se utiliza el diligenciamiento y registro de datos automático a través del sistema ######, comparando Órdenes de compra Vs. Material físico. Se ingresa al Sistema por el Icono de Comercial / Compras / Entradas de Órdenes de Compra. Lo que permite llevar un control de las entradas en cualquiera de las tres (3) bodegas físicas que tiene Solinoff. b. Entrega del Producto o Material a las áreas interesadas. Se ejecuta por un medio manual al diligenciar los formatos de Salida como también el registro automático de salidas a través del sistema ######. Se ingresa por el icono Comercial / Inventarios / Movimiento de Inventarios. Lo que permite mantener un control de las salidas del almacén a las áreas que requieran el producto. 3.1 El Programa como Herramienta Dinámica El Programa ###### nos permite interactuar directamente con los movimientos del almacén, factores como: Entradas, Salidas, Consultas de Existencias, Movimiento de Inventarios, Órdenes de Compra, Requisiciones de Compras, Kardex Detallado, Traslados, Reportes, etc. Lo anterior facilita llevar un control de entradas, movimientos y salidas de productos al día. Para Ingresar a este valioso sistema, se maneja dos iconos principales:  COMERCIAL Consulta de Ítems Consulta de Bodega Movimiento de Inventarios Inventario Físico Ajuste de Inventario Físico

Si este documento es impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA

INSTRUCTIVO ALMACEN

Versión: 0 Vigencia:

Control de Entregas Kardex Detallado Ubicación en Bodega Consulta Ubicación en Bodega 

3.2.

COMPRAS Solicitud de Compra de Mercancía Entrada Órdenes de Compra Aceptación Órdenes de Compra Devolución de Compras Requisiciones de Compras Consultas Solicitudes de Compra Ingreso de Datos

1. Requisición de Materia Prima a Comprar Lo hace el jefe de almacén dos (2) veces por semana en cada almacén realizando la requisición en el sistema ###### para mantener el stock mínimo de materia prima. Estos requerimientos son evaluados en el Comité de Compras. Este procedimiento lo realiza el almacén. 2. Orden de Compra Lo realiza el Director División Compras. El jefe de almacén entrega una copia de la requisición a compras. Esta requisición se genera por el sistema ###### y es autorizada por Gerencia Administrativa y/o Vicepresidencia para compras que solicite el Almacén. Este proceso se lleva a cabo el área de almacén y compras. 3. Recepción de Materiales Lo realiza el Jefe/Asistente/Coordinador de Almacén. En la recepción, el material es verificado con las especificaciones de la orden de Compra y con firma de conformidad por parte de los mismos aprobando el recibo del material en el área de almacén. 4.

Verificación Vs Especificaciones de la Orden de Compra

Lo realiza el Jefe y/o Asistente de almacén cuando llega el material realizando una inspección física y verificando si el producto está de acuerdo a la calidad remitiéndose al anexo 2. (Plan de calidad para recibo de materiales críticos) y así verificar que cumpla con las especificaciones establecidas en los diferentes acuerdos. Si no las cumple, se realiza la devolución de la mercancía al proveedor registrando en la remisión del proveedor que fue lo que no cumplió con las especificaciones de la Orden de Compra, y se hace registro de Devolución Formato ###-## No Conforme Interno/En original y dos copias (Original compras, copias Calidad-Almacén). Lo anterior para llevar un control y verificar que las especificaciones sean las solicitadas en la Orden de Compra. Esta tarea la ejecuta Almacén.

Si este documento es impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA

INSTRUCTIVO ALMACEN

Versión: 0 Vigencia:

5. Ingreso “RECO” de Productos Durante el día una vez recibido el producto, el Jefe/Asistente/coordinador de almacén a través del sistema ###### con Remisión, Factura se hace ingreso del material. Ingresa por el Icono Comercial / Compras / Entrada de Ordenes… Ingresa a la bodega respectiva y registra los datos que aparecen como Orden de Compra, Código, Cantidad, etc. Una vez terminado el registro el sistema enumera automáticamente el consecutivo de las entradas RECO al sistema. 6.

Alistar requisición o orden de producción

Lo realiza un auxiliar cuando es solicitado por las diferentes áreas alistando material a entregar 7.

Entrega de Materiales

Lo realiza un auxiliar a las diferentes áreas que lo requieran a través de las órdenes de producción (Generada por el Sistema ######), Salidas de Almacén Planta y Administración, y también con el formato #-##-## Requisición de Materiales a Almacén. Para suplir las necesidades de las diferentes áreas en cuanto a materia prima este se lleva a cabo en el área de almacén. 9. Verificar material Vs el documento de salida y se autoriza la salida física del material Lo realiza el Jefe de Almacén y/o Coordinador de Almacén cuando se va a entregar el material de almacén verificando el documento #-#### Requisición de Almacén o Orden de Compra v/s material físico para tener el control de lo que se va a entregar o lo que sale del área de almacén. 10.

Entregar el material en área de trabajo de producción

Lo realiza el auxiliar de almacén cuando el material ya esta revisado se entrega material y se debe firmar el recibido en el formato #-#### Requisición de Almacén para tener registro del recibido del material entregado en el área de almacén. 11.

Hacer salida de almacén "SAIN"

Durante el día una vez entregado el producto, el Jefe/Asistente/coordinador de almacén a través del sistema ###### con formatos de Salidas de Almacén, hace la salida del material. Salida por el Icono Comercial / Inventarios / Movimiento de Inventarios… Ingresa a la bodega respectiva y registra los datos que aparecen como Código, Cantidad, etc. Una vez terminado el registro el sistema enumera automáticamente el consecutivo de las Salidas SAIN del sistema.

Si este documento es impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA

INSTRUCTIVO ALMACEN

Versión: 0 Vigencia:

12. Consolidar información estadísticas, cierre de mes e informes de stock en algunas áreas Los informes se realizan cuando hay cierre por Central de Cuentas al finalizar mes, cuando hay inventarios o cuando la Gerencia o Vicepresidencia lo determine. Generalmente estos informes se presentan a Contabilidad, Vice-presidencia y las Áreas Interesadas que tengan relación directa con el almacén para la toma de decisiones.

Si este documento es impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA