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• Omar Parraga

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Guía de Supervisión y Asistencia Técnica a los Comités de Alimentación Escolar (CAE)

La presente Guía es un instrumento de gestión del Programa Nacional de Alimentación Escolar – Qali Warma. Ha sido elaborado por las diversas unidades del programa bajo la coordinación de la Unidad de Prestaciones. Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social – MIDIS Av. Paseo de la República 3101 San Isidro, Lima – Perú Central telefónica 209 -8000 www.midis.gob.pe Mónica Rubio García Ministra de Desarrollo e Inclusión Social Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma www.qaliwarma.gob.pe Director Ejecutivo Percy Minaya León. Jefe de la Unidad de Prestaciones Juan Carlos Rondón Cáceres Jefe de la Unidad de Supervisión y Monitoreo Mary An Tito Tadeo Equipo del Componente Educativo: Milagros Marisol Castillo Fuerman Duvert Junient Ventocilla Cavello Estela Solis Montoya Omar Caicho Ferreyra José Luis Peña Vega Equipo de Supervisión y Monitoreo: Liliana Vargas Mallaupoma Diseño e Ilustración: Luis Caycho Gutiérrez Impreso en: Rapimagen S.A. Jr. Callao Nº 465 Of. 201 - Lima 01 Diciembre 2013 Hecho el depósito legal en la Biblioteca Nacional del Perú N° 2013-20783

Índice PRESENTACIÓN

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INTRODUCCIÓN

7

I.

CONCEPTOS CLAVES PARA LA SUPERVISIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA AL CAE

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1.1

¿Qué es la Supervisión y la Asistencia Técnica al CAE?

9

1.2

¿Cuál es el objetivo de la Supervisión y la Asistencia Técnica a los CAE?

10

1.3

¿Qué se supervisa?

11

1.4

¿Cómo se brinda asistencia técnica?

12

1.5

¿Cuáles son las características de la Asistencia Técnica?

13

1.6

¿Quiénes se encargan de supervisar y brindar asistencia técnica?

14

- Desde el PNAE Qali Warma

14

- Desde los actores externos involucrados

18

1.7

¿Cuáles son las herramientas para la supervisión y asistencia técnica?

20

1.8

¿Cómo se organiza la supervisión en el territorio?

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II. ORGANIZACIÓN DE LA SUPERVISIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA A LOS COMITÉS DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR (CAE) Antes de la visita

27 28

PASO 1: Elaborar un plan de trabajo

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PASO 2: Revisar la información

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PASO 3: Preparar materiales y documentos de apoyo

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Durante la visita

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PASO 1: Realizar la observación activa

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PASO 2: Asesorar sobre lo observado promoviendo un espacio para la autorreflexión

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PASO 3: Realizar prácticas conjuntas de los miembros del CAE

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PASO 4: Realizar compromisos, acuerdos y registros de la visita

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Después de la visita

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PASO 1: Analizar la información

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PASO 2: Evaluar los resultados de la supervisión

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PASO 3: Elaborar reportes / informes

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PASO 4: Compartir los resultados

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ANEXOS

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Anexo 1: ¿Qué hacer si se presenta una ocurrencia?

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Anexo 2: ¿Cuáles son los grados de alerta que se generan?

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Anexo 3: Protocolos

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Anexo 4: Flujo de comunicación y traslado de la información

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Presentación La Guía de Supervisión y Asistencia Técnica a los Comités de Alimentación Escolar (CAE) tiene como finalidad brindar orientaciones a los encargados de realizar las visitas de seguimiento a los CAE, en las Instituciones Educativas, a nivel nacional. La visita que se realiza a cada CAE cumple dos funciones: la supervisión y la asistencia técnica, que son procesos que permiten mejorar la calidad del servicio alimentario y el desempeño de los operadores, que garanticen una atención de calidad con: inocuidad, valor nutricional, flujo de procedimientos operativos y aceptabilidad. Este documento brinda información sobre la importancia y procesos que suponen la realización de visitas de supervisión y asistencia técnica, así como las estrategias a realizar para lograr un buen desempeño, antes, durante y después de la visita. Además, explica qué se debe hacer si se presenta una ocurrencia, cuáles deben reportarse, los grados de alerta que se generan, los flujos de comunicación y traslado de la información. De igual manera, resalta la observación activa del servicio alimentario, el asesoramiento de lo observado, los espacios de autorreflexión, los ejercicios y prácticas conjuntas con los miembros del CAE y los compromisos, acuerdos y registro de la visita.

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Introducción Para el Programa Nacional de Alimentación Escolar – Qali Warma del MIDIS, la supervisión y la asistencia técnica son actividades que se realizan de manera conjunta en la visita que hace el equipo técnico del Programa a las instituciones educativas (II.EE) para lograr el cumplimiento de las condiciones adecuadas para la prestación del servicio alimentario, de los Comités de Alimentación Escolar (CAE). Si se lleva a cabo una adecuada supervisión se contribuirá con la calidad de la provisión del servicio y ayudará a mejorar el desempeño de los operadores para garantizar un servicio de calidad. La asistencia técnica en los CAE es un proceso permanente, integral, participativo, formativo, crítico y dinámico que genera autonomía. Está orientada a mejorar el desempeño de los CAE para contribuir con la calidad del servicio alimentario, especialmente en aspectos de inocuidad, hábitos de alimentación escolar y en la gestión del servicio. También permite la retroalimentación del trabajo del CAE y el personal que apoya el servicio alimentario. Los miembros del equipo técnico que realizan la supervisión y asistencia técnica deben tener en cuenta que ambas acciones son igual de importantes, se complementan y articulan en un mismo espacio y tiempo y propician el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes de los involucrados en el servicio de alimentación escolar que tiene a la infancia de nuestro país como su más importante protagonista.

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I. CONCEPTOS CLAVES PARA LA SUPERVISIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA AL CAE

1.1 ¿Qué es la supervisión y la asistencia técnica al CAE? La supervisión es el proceso mediante el cual se verifica el cumplimiento de las condiciones de calidad de la prestación del servicio alimentario, en las instituciones educativas (II.EE), de acuerdo a los procedimientos establecidos por el Programa. Por otro lado, la asistencia técnica es el acompañamiento técnico que realiza el personal del Programa a las instituciones educativas (II.EE) como parte de las estrategias de seguimiento a los aprendizajes y a la búsqueda de la mejora continua del servicio alimentario. La supervisión y la asistencia técnica son acciones complementarias que se articulan en un mismo espacio y tiempo propiciando el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes de los CAE para una gestión eficiente del sevicio alimentario escolar.

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1.2 ¿Cuál es el objetivo de la supervisión y la asistencia técnica a los Comités de Alimentación Escolar (CAE)?

El objetivo de la supervisión y asistencia técnica es contribuir a mejorar la calidad de los servicios alimentarios y el desempeño de los operadores en su gestión a partir del recojo de información e intervención en campo, busca también la retroalimentación de la labor que realizan los CAE y personal que apoya estos servicios alimentarios a fin de que contribuyan a lograr el cumplimiento de los estándares de calidad establecidos.

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1.3 ¿Qué se supervisa? a. La calidad del servicio alimentario, teniendo en cuenta los criterios específicos establecidos por el programa: inocuidad, valor nutricional y aceptabilidad, se lleva a cabo a nivel de los operadores, específicamente a los Comités de Alimentación Escolar (CAE) y proveedores.

b. La gestión operativa de los Comités de Alimentación Escolar (CAE), referida al cumplimiento de los procedimientos establecidos por el Programa, como: Manejo de acta de recepción - entrega, organización del CAE para la recepción, distribución de los alimentos, entre otros.

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1.4 ¿Cómo se brinda asistencia técnica? Las visitas de asistencia técnica comprenden los siguientes pasos:

Un espacio para la observación activa de la práctica en campo. Asesoramiento sobre lo observado, promoviendo un espacio para la autorreflexión. Ejercicios y prácticas conjuntas con cada participante.

Compromisos, acuerdos y registro de la visita.

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1.5 ¿Cuáles son las características de la asistencia técnica? Las características de la asistencia técnica son: • Permanente: implica la revisión de la práctica y retroalimentación en permanente reflexión e interacción. • Integral: busca el desarrollo personal, habilidades, prácticas y conocimientos. • Participativa: fortalece el proceso de autoformación. • Formativa y crítica: promueve la autorreflexión y se orienta a la modificación de conductas y prácticas asociadas a la dieta alimentaria y nutricional. • Dinámica y diversificada: parte de la experimentación y la práctica, adecuadas a diversos contextos. • Genera autonomía: desarrolla habilidades para el autoaprendizaje, que lo lleva de la reflexión a la acción y de la acción a la reflexión.

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1.6 ¿Quiénes se encargan de supervisar y brindar asistencia técnica? DESDE EL PNAE QALI WARMA a. SEDE CENTRAL

Especialistas de la Unidad de Supervisión y Monitoreo Son los responsables de analizar la información de los Monitores Macroregionales, Unidades Territoriales (UT) y otras unidades técnicas de la sede central de Qali Warma y de los actores externos involucrados como CENAN, Gobiernos Locales, gobernadores, UGEL/DRE, CAE y los propios usuarios del Programa, para generar mejoras en los procedimientos y herramientas, así como en la gestión de la información sobre los indicadores de producto y procesos. Realizan salidas de campo a todas las unidades territoriales para brindar asistencia técnica sobre las actividades de supervisión y monitoreo.

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Monitores Macroregionales Forman parte del equipo de la Unidad de Supervisión y Monitoreo de la Sede Central y son responsables de: • Brindar de manera constante supervisión y asistencia técnica a las UT para las actividades de supervisión y monitoreo. • Realizar el seguimiento a los avances de las metas, en función a los indicadores de producto y procesos del Programa. • Realizar el seguimiento al cumplimiento de los planes de trabajo trimestrales de las UT que les sean asignadas como macroregión.

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Especialistas del Componente Educativo Son parte del equipo de la Unidad de Prestaciones de la Sede Central y son responsables de: • Proponer acciones de capacitación y asistencia técnica para el personal técnico y operadores de servicio. • Brindar asistencia técnica y proponer programas de formación diferenciadas a nivel nacional, departamental, provincial y local. • Brindar asesoramiento técnico en la implementación del componente educativo a nivel nacional departamental, provincial y local del programa, equipos técnicos y Comités de Alimentación Escolar (CAE) • Realizar visitas inopinadas de asesoramiento técnico a los servicios del programa a nivel departamental, provincial o local, detectando fortalezas y debilidades en la implementación del componente educativo y brindando la asistencia técnica que se requiera.

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b. UNIDADES TERRITORIALES Las Unidades Territoriales cuentan con un equipo de campo para realizar las visitas de seguimiento a la gestión del servicio alimentario.

Profesionales responsables de la supervisión y asistencia técnica Son los responsables de: • Levantar la información sobre la prestación de los servicios alimentarios en las instituciones educativas. • Brindar asistencia técnica a partir de los resultados obtenidos en la visita de seguimiento, con la finalidad de fortalecer las capacidades de los CAE y mejorar la calidad del servivio. • Generar información y reportar al Jefe de la Unidad Territorial o a la persona que éste designe, respecto a las situaciones de riesgo o incumplimiento que se identifiquen durante las visitas a las instituciones educativas (II.EE). • Hacer el seguimiento a las acciones respecto a las denuncias, quejas o reclamos que se presenten en las instituciones educativas (II.EE). • Aplicar la encuesta de Aceptabilidad a los usuarios del Programa dos veces al año, como mínimo. • Registrar la información levantada en campo en los aplicativos informáticos diseñados por el Programa.

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DESDE LOS ACTORES EXTERNOS INVOLUCRADOS a. GOBIERNOS LOCALES Los Gobiernos Locales también participan como actores importantes para la supervisión en sus respectivas localidades. Estos pueden ser involucrados a través de distintas estrategias, como el Plan de Incentivos Municipales, convenios interinstitucionales, entre otros.

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b. CENTRO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN (CENAN) Supervisa el servicio alimentario con visitas programadas de inspección y evaluación de la calidad de la ración a nivel de las plantas de procesamiento e instituciones educativas, se realiza visitas y generan insumos para las medidas correctivas a priorizar en las Unidades Territoriales según corresponda. Se priorizan visitas a los Comités de Alimentación Escolar (CAE) de la modalidad de gestión de productos, ya que esto implica un proceso más complejo que involucra el almacenamiento y preparación de alimentos en las propias Instituciones Educativas.

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c. AUTORIDAD SANITARIA (DIGESA, DIRESA, DISA) En el marco de sus competencias, la Dirección General de Salud Ambiental (DIGESA), Dirección Regional de Salud (DIRESA) y la Dirección de Salud (DISA) realizan la vigilancia sanitaria tanto a los establecimientos donde se preparan los alimentos como a los almacenes de productos. d. ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL Las organizaciones de la sociedad civil tienen un papel relevante en la generación de información complementaria relacionada al PNAE Qali Warma, no sólo al proveer un servicio de alta calidad, sino al promover la participación de la sociedad civil, la incorporación de profesionales de diversas especialidades involucradas en la cadena del servicio alimentario, entre otros aspectos.

1.7 ¿Cuáles son las herramientas para la supervisión y asistencia técnica? Cronograma de visitas Es un instrumento mediante el cual se organizan las visitas de seguimiento del personal de campo, planificando los días de visita a cada una de las instituciones educativas mensual, bimestral o trimestralmente.

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Plano de rutas de supervisión Con el cronograma de visitas se organizan las rutas de supervisión, las cuales deben estar claramente identificadas en un plano que señale la ubicación de los locales escolares a visitar, las vías de acceso, los tiempos y las distancias de traslado a los mismos.

Padrón de instituciones educativas a visitar El padrón contiene información de todas las Instituciones Educativas por Unidad Territorial, se registran datos sobre su ubicación geográfica y la identificación de las propias IE. Estos datos ayudarán al personal a evaluar avances y comparar los resultados con la visita previa.

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Credencial, carta de presentación del personal de campo El personal de campo deberá estar debidamente identificado con una credencial y/o una carta de presentación firmada por el JUT que lo presente ante el CAE que le corresponda visitar.

Las fichas de seguimiento Contienen criterios e indicadores a registrar sobre la identificación de las instituciones educativas y del CAE, población usuaria, instalación de servicios básicos, recepción de productos o raciones, almacenamiento de productos o raciones, equipamiento básico para el servicio alimentario, preparación y servido de alimentos, consumo de raciones o productos, además de conclusiones de la visita de seguimiento y visado de la ficha. La información de la ficha se registrará en un medio electrónico (aplicativo web o móvil) o en físico, la misma que será ingresada en el sistema de información del Programa.

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El acta de visita de seguimiento Es una herramienta donde se sintetizan: las situaciones encontradas, se señalan las recomendaciones y sugerencias para la mejora de la prestación y se establecen los acuerdos y compromisos asumidos por el CAE.

Instructivo de ficha de seguimiento Es una herramienta que describe, facilita y orienta los procedimientos para el llenado de las fichas de seguimiento y su uso correcto.

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Formato de verificación de productos Esta herramienta permite hacer el seguimiento y verificación de la entrega de productos a las instituciones educativas, en este formato también se registran aquellos productos que sean observados como irregulares en su estado (producto vencido, sin registro sanitario y otros que correspondan).

Kit de asistencia técnica e indumentaria La identificación del personal incluye su vestimenta (chaleco y gorra), la misma que resaltará el logo del Programa. Asimismo, mochila, indumentaria de cocina, protocolos, rotafolios, caja de herramientas para el aprendizaje de adultos, entre otros.

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1.8 ¿Cómo se organiza la supervisión en el territorio? La supervisión se organizará bajo dos niveles: supervisión interna y supervisión externa.

Supervisión Interna Se desarrolla con recursos y equipo técnico del PNAE Qali Warma, en las visitas de seguimiento a los Comités de Alimentación Escolar (CAE) durante la prestación del servicio alimentario, de todas las Instituciones Educativas a nivel nacional, mediante un proceso continuo de observación, levantamiento de información y asistencia técnica.

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Supervisión externa La supervisión externa es realizada por los diferentes actores involucrados con el PNAE Qali Warma bajo un trabajo articulado, con procedimientos establecidos, de modo que complementen las visitas de seguimiento de parte del Programa (Gráfico 01). Gráfico N° 01 ESTRATEGIA DE SUPERVISIÓN INTERNA Y EXTERNA

Supervisión externa

Supervisión Interna Qali Warma

COMUNICACIÓN DE ALERTAS

JUT

DIRESA CENAN

Asistencia Técnica

Supervisión

DISA

Empresas Proveedoras

Monitores Macro-regionales

Veeduría (MCLCP/CT) Línea QW Puntos Centinela (CV) Articulación con UGEL/DRE

MUNICIPALIDADES PIM (META 20)

ONG

Supervisión de Planta/ Almacén

Asistencia Técnica

Coordinador de Supervisión y Monitoreo

DIGESA

CAE

Supervisores de campo QW

Articulación con Gobernadores

Supervisión

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II ORGANIZACIÓN DE LA SUPERVISIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA A LOS COMITÉS DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR (CAE) A continuación, revisaremos los momentos de la visita (antes, durante y después) y qué debe hacer el equipo técnico de PNAE de Qali Warma en cada una de estas etapas:

MOMEN

TO DE DE LA VIS ITA

EQUIPO TÉCNICO

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Antes de la visita PASO 1: Elaborar un plan de trabajo Elaborar un plan de trabajo trimestral calendarizado para verificar periódicamente el cumplimiento de las actividades y las metas del Programa, en el servicio alimentario. Integrar las acciones de asistencia técnica en el plan de trabajo trimestral de supervisión para una verificación de avances articulado al desempeño.

Objetivos

a

Justificación

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b

Cronograma de actividades

Estrategias

c Organización del equipo de la Unidad Territorial

d

e Presupuesto de acuerdo a los montos tope definidos para el año

f

g Listado de locales escolares que se visitarán y los plazos

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PASO 2: Revisar la información Revisar la información proveniente de supervisiones y asistencias técnicas anteriores y de los sistemas de información ya establecidos, verificando si la institución educativa (IE) ha sido visitada anteriormente. Identificar necesidades de aprendizaje, verificando si la IE ya ha sido observada anteriormente orientando la observación al análisis y exploración de los avances en aquellas recomendaciones o compromisos asumidos.

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PASO 3: Preparar materiales y documentos de apoyo El equipo técnico debe preparar materiales de apoyo como láminas, rotafolios, la caja de herramientas para el aprendizaje adulto, imágenes o tarjetas con información breve y mensajes cortos o datos para trabajar los aspectos seleccionados para el fortalecimiento de capacidades. También debe revisar las guías, manuales, normas y registros o formatos que servirán de apoyo y permitirán evitar omisiones o desviaciones que puedan alterar la supervisión y sus resultados.

ANTES DE LA VISITA: Para llevar a cabo una adecuada supervisión y asistencia técnica es importante contar con un plan de trabajo, revisar la información que se tiene del servicio alimentario y del CAE y preparar los materiales y documentos de apoyo necesarios para una adecuada visita.

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Durante la visita Presentación y reunión de inicio Al momento de iniciar la visita, informar a los involucrados en el proceso (director de la IE, el Comité de la Alimentación Escolar) el objetivo y alcance de la visita y el procedimiento a seguir. Saludar al CAE, al personal de la IE que se encuentre durante la visita y a las niñas y los niños, a la vez pedir permiso para realizar la observación y registros durante todo el proceso de acuerdo al tipo de modalidad de servicio alimentario ya sea raciones o productos. Explicar los objetivos de la visita, el rol en el momento de la observación, tanto al personal de la institución educativa, como a los padres de familia miembros del CAE y colaboradores. Después de la presentación y saludo realiza los siguientes pasos:

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PASO 1: Realizar la observación activa Ubicarse en un lugar que no interfiera durante el proceso del servicio, con una actitud objetiva, evitando comentarios, gestos de aprobación o desaprobación, sin intervenir en la atención, salvo que se presente alguna situación que ponga en riesgo la integridad de niños y niñas, en este caso intervenir de inmediato para subsanar lo observado. Durante la observación, tener en cuenta los criterios e indicadores definidos en la ficha de supervisión, ir anotando los aspectos que pueden ser importantes para el análisis posterior.

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En la observación, registrar testimonios de la visita, comentarios de los niños y niñas o situaciones relevantes que permitan el análisis posterior. Es importante recoger y verificar la información registrada por los CAE sobre el número de niños y niñas que asistieron versus el número de raciones distribuidas. De corresponder al periodo de requerimiento, aplicar el test de agradabilidad a algunos niños y niñas para verificar que el alimento cumpla con ser variado y atractivo para ellos. De ser el caso, recoger la información brindada por otros actores de la comunidad educativa.

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La asistencia técnica debe brindarse durante toda la visita según la identificación de los puntos críticos para mejorar la calidad del servicio alimentario.

Situaciones de riesgo o daño por las que se tiene que ampliar la duración de la visita: • Intoxicación o perjuicio en la salud de los usuarios por el consumo de las raciones del PNAE Qali Warma. • Entrega y/o recepción de alimentos en mal estado. • Inadecuadas prácticas de manipulación de alimentos. • Otros que ameriten intervención inmediata y prolongada.

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Como parte de la asistencia técnica también se tiene que verificar la existencia de los documentos de gestión del CAE: • Programación de las recetas en la IE. • Actas de recepción y entrega de las raciones/productos.

Si faltaran algunos de estos documentos, el personal del equipo técnico deberá facilitarlos y reforzar su uso.

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PASO 2: Asesorar sobre lo observado promoviendo un espacio para la autorreflexión Culminada la observación, realizar una reunión final con los representantes del CAE visitado, en la cual se deberá presentar el instrumento a trabajar, brindando una copia a los participantes para el llenado y revisión colectiva. Al iniciar esta revisión se puede destacar los aspectos positivos para reconocer los esfuerzos y fortalezas del CAE aunque sean mínimos, como punto de partida de la observación.

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En el llenado de los instrumentos, los integrantes del CAE también deben revisar cada uno de los indicadores, centrándose en lo observado y dejando aquellos aspectos que la visita no haya permitido recoger y evidenciar. Después de revisar los ítems deben ser marcados con los miembros del CAE. Promover el consenso reflexionando con el o los miembros del CAE, sobre lo logrado en cada aspecto.

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El llenado del instrumento permite ayudar a los participantes a reconocer y tomar conciencia de aquello que se puede mejorar así como valorar el desempeño eficiente, por ello es importante tener en cuenta las siguientes RECOMENDACIONES: • Para llegar a un consenso respecto a cada indicador se pueden plantear preguntas que ayuden a recordar lo que se hizo, lo que se dijo, actitudes y gestos. • Cuando a los participantes les resulte difícil reconocer algún aspecto que es necesario mejorar para un adecuado servicio, se debe intercambiar opiniones con ellos, sobre la base de lo observado, y apelar a sus saberes, sus prácticas o creencias. • En el análisis se puede preguntar: ¿en quién está centrado el servicio o quién es el protagonista del servicio?, ¿las condiciones de la provisión del servicio son las adecuadas para que los alimentos sean inocuos y de calidad?, ¿Qué acciones se deberían realizar para mejorar el servicio alimentario? Entre otras preguntas que ayuden a reflexionar sobre las mejoras que se pueden lograr. • La intervención debe estar centrada en el protagonismo y respeto a los participantes generando autonomía al asumir los cambios que se deben promover para mejorar la calidad de la prestación del servicio. • Evita recriminar, señalar errores o juzgar; es mejor acompañar y facilitar este momento para que cada uno pueda reflexionar sobre su propia práctica y tome sus decisiones con el suficiente fundamento y apertura.

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PASO 3: Realizar prácticas conjuntas con los miembros del CAE Después del análisis de los indicadores, se puede proponer acciones inmediatas de corto, mediano y largo plazo, factibles de implementar, reformular o ejercitar habilidades, prácticas o condiciones necesarias para mejorar el servicio que hayan sido identificados durante la visita, para ello se señalará tiempos, responsabilidades y recursos posibles.

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En este espacio es importante valorar los esfuerzos y reconocer los cambios observados, ya sean mínimos. Se debe tener en cuenta los diferentes estilos y ritmos al aprender; evitar las comparaciones con otros profesionales o instituciones educativas o ponerse como referente.

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PASO 4: Realizar compromisos, acuerdos y registros de la visita Para culminar la visita se formularán los compromisos como resultado del análisis con los miembros del CAE, los mismos que deben generar autorreflexión, identificando las oportunidades de mejora en su desempeño y expresadas espontáneamente por quienes aprenden.

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En este espacio: • Felicitar y valorar los aspectos positivos identificados durante la visita. • Promover que los miembros del CAE sean quienes expresen libremente los compromisos y tareas, a partir del análisis realizado. • Dejar por escrito tareas claras, metas y compromisos posibles de realizar que sean expresados por los mismos participantes. • Permitir procesos permanentes de autorreflexión y reconocimiento en el mismo participante. • Retroalimentar a los miembros del CAE, relacionando lo observado y reconocido por ellos mismos, con los aspectos trabajados en los talleres de capacitación a los propios CAE.

DURANTE LA VISITA: En la supervisión y asistencia técnica tener claro el objetivo de la visita, hacer una observación activa e ir registrando aspectos importantes para ser analizados al finalizar la observación. En la reunión final se deben llenar los instrumentos en conjunto y de acuerdo con los miembros del CAE, e ir brindando la asistencia técnica en cada momento que sea necesario, culminar la reunión con acuerdos y compromisos de los miembros del CAE que sean posibles de ser asumidos.

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Después de la visita PASO 1: Analizar la información Analizar la información, en la unidad territorial, utilizando los reportes cuantitativos predefinidos en el sistema de monitoreo e información del programa, así como los reportes agregados de seguimiento.

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PASO 2: Evaluar los resultados de la supervisión Realizar un análisis periódico de los resultados de la supervisión y asistencia técnica mediante los sistemas de información. Identificar los aprendizajes y desempeños logrados y diferenciarlos de aquellos no alcanzados, para considerar las mayores debilidades en la planificación de talleres y reuniones con CAE para fortalecer los aspectos necesarios que les permita mejorar la calidad del servicio.

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PASO 3: Elaborar reportes / informes El personal de campo deberá realizar el reporte de manera inmediata posterior a la visita de seguimiento en base a evidencias objetivas. El responsable de brindar la supervisión y asistencia técnica deberá realizar el informe mensual inmediato en casos que identifiquen situaciones de riesgo para la salud de los usuarios, señalando las observaciones que deberán subsanarse de manera inmediata, y aquellas que puedan estar sometidas a un plazo razonable. Deberá señalar las acciones correctivas tomadas durante la visita y las recomendaciones respectivas. Los informes deberán ser elevados al Jefe de la Unidad Territorial (JUT) y se podrá alcanzar una hoja de recomendaciones y aspectos resaltantes.

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PASO 4: Compartir los resultados Los resultados de las visitas a los CAE deben ser compartidos con los demás miembros de la Unidad Territorial para identificar los aspectos comunes que se deben mejorar en la provisión del servicio y en la asistencia técnica para un eficiente desempeño de los CAE.

DESPUÉS DE LA VISITA: Es importante analizar la información obtenida de las visitas de supervisión y asistencia técnica realizadas, identificar las necesidades, acuerdos y compromisos asumidos, elaborar un reporte semanal y un informe mensual. El informe final debe ser remitido al jefe de la UT, quien remitirá el informe a la Sede Central.

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ANEXOS



Anexo 1: ¿Qué hacer si se presenta una ocurrencia? A continuación, revisaremos los momentos de la visita (antes, durante y después) y qué debe hacer el equipo técnico de PNAE de Qali Warma en cada una de estas etapas:

2 1

Realizar la visita de seguimiento inmediata a la institución educativa (IE)

3

Comunicar la ocurrencia de manera inmediata a la Unidad Territorial.

Coordinar con DISA, DIRESA o Puesto de salud (de ser el caso)

Programa el seguimiento para garantizar la adecuada prestación del servicio.

Visitar a por lo menos 3 instituciones educativas (IE) atendidas por el mismo proveedor para identificar la presencia o ausencia de casos similares.

6

Informar a la IE sobre las acciones implementadas frente a la denuncia /queja o reclamo.

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¿Qué ocurrencias se debe reportar?

Para realizar el reporte de las ocurrencias se debe tener en cuenta la siguiente categorización:

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Aceptabilidad de los recipientes

Usuarios refieren no estar de acuerdo con los recipientes en los cuales se entregan los alimentos (bebibles y sólidos).

Aceptabilidad de los alimentos

Usuarios manifiestan desagrado respecto a características de los alimentos (olor, consistencia, sabor).

CAE no conformado

Usuarios u otros actores señalan la no conformación del CAE en institución educativa.

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Inadecuada gestión del CAE

Usuarios u otros actores señalan que el CAE no cumple con sus funciones.

Institución educativa no cumple con condiciones de salubridad

Las instalaciones de la institución educativa donde se prepara, almacena, o sirven los alimentos no cumplen las condiciones de salubridad establecidas por el Programa.

Ausencia del servicio

Se refiere a aquellas instituciones que les corresponde el servicio, registradas en el Programa, pero no lo reciben. Proveedor

entrega

alimentos

(productos

Entrega de alimentos en o raciones) en presunto mal estado a la presunto mal estado institución educativa.

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Incumplimiento de Buenas Prácticas de Manipulación de alimentos por el proveedor

El proveedor incumple con las buenas prácticas de manipulación de alimentos al momento de preparar, trasladar o servir los alimentos de acuerdo a los estándares de calidad establecidos por el Programa.

Proveedor incumple especificaciones del contrato:

Proveedor incumple términos de entrega de alimentos establecidos en el contrato

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• Entrega alimentos fuera del horario establecido. • No entrega los alimentos de acuerdo a la programación de recetas establecidas. • Entrega alimentos de manera incompleta. • Entrega bebibles sin los envases para el servido.

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Institución educativa no cuenta con condiciones adecuadas de infraestructura

Las instalaciones de la IE donde se prepara, almacena o sirven los alimentos no cumplen con las condiciones de infraestructura.

Cambio en la modalidad de producto a ración o viceversa

La institución educativa no recibe la modalidad asignada.

Diferencia entre el número de alumnos y el número de raciones entregadas

Institución educativa recibe alimentos insuficientes respecto al número de alumnos.

Institución educativa antes recibía dos raciones y ahora sólo recibe una ración

Instituciones educativas que en anterior programa recibían dos raciones y manifiestan su reclamo porque ahora se les ha considerado sólo una ración.

Institución educativa que cumple con criterios de priorización pero no está considerada como usuaria del programa

Instituciones educativas que cumplen con los criterios de priorización, pero no se encuentran en la base de datos del Programa, por lo tanto no reciben el servicio.

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Usuarios presentan presunta intoxicación y/o malestar de niños por consumo de alimentos

Usuarios del programa que presentan malestar estomacal u otros síntomas presuntamente debido al consumo de los alimentos.

Cuestionamiento a la selección de proveedores

Los usuarios u otros actores manifiestan su cuestionamiento en la selección de los proveedores.

Otros casos no identificados en los anteriores.

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Anexo 2: ¿Cuáles son los grados de alerta que se generan?

Los grados de alerta de ocurrencia que se generan son los siguientes:

Nivel 0

(Alerta)

Respuesta oportuna Línea MIDIS

Nivel 1

(Bajo)

Relacionado a contaminación del medio ambiente

Nivel 2

(Medio)

Relacionado a la cobertura de atención del programa

Nivel 3

(Alto)

Afección a la salud / Incumplimiento del proveedor /Incumplimiento BPM /Fenómenos Natural.

Mayor detalle sobre los procedimientos frente a alertas y ocurrencias revisar los documentos de monitoreo social.

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Anexo 3: Protocolos

¿Cómo actuar ante un riesgo sanitario? En el almacén • Si identifica un alimento en mal estado dentro del almacén, no programar su distribución y se devuelve al proveedor. • Si observa un alimento en mal estado en el almacén del proveedor, se comunica al personal de Qali Warma.

En la cocina • Si las personas encargadas de cocinar identifican alimentos en mal estado, no deben ser utilizados en la preparación, lo devuelven a la persona encargada del almacén para que sea devuelto al proveedor. • Si hay un alimento en mal estado, se debe cambiar el producto y se cambia el menú. • Si identifica que la preparación de los alimentos se realiza en malas condiciones, se comunica al personal de Qali Warma y no se autoriza su distribución.

Durante el consumo • Si identifica el alimento en mal estado, evitar que los estudiantes la consuman, se comunica al CAE y al personal de Qali Warma.

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Procedimiento ante una emergencia sanitaria Daño en la cocina • Si alguna persona responsable de la preparación de los alimentos sufre algún accidente, hay que llevarla inmediatamente al establecimiento de Salud más cercano y comunicar al personal de Qali Warma. • El personal de Qali Warma se debe comunicar con el Jefe de la Unidad Territorial correspondiente para brindar el apoyo necesario.

Daño en el consumo • Llevar inmediatamente al establecimiento de Salud más cercano al estudiante que presente los siguientes síntomas: - Intoxicación - Atragantamiento - Diarrea - Vómito - Dolor abdominal - Erupciones cutáneas - Ronchas - Shock - Hinchazón (caras, manos, ojos y otras partes del cuerpo) • Comunicar a la familia del estudiante y al personal de Qali Warma. • El personal de Qali Warma debe comunicar al programa para que se brinde el apoyo necesario y se adopten las acciones que correspondan.

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DAÑO

RIESGO

2

3

EMERGENCIA

COLOR, OLOR Y SABOR EN MAL ESTADO

1

ALIMENTOS DESCOMPUESTOS

EMPAQUES Y LATAS GOLPEADAS

EN EL CONSUMO

EN EL CONSUMO

EN LA COCINA

EN EL ALMACEN

ca

uni

com

la

al

aa nic u com

PERSONAL DE QALI WARMA

realiza

evalúa

comunica al

LA PERTINENCIA DE REALIZAR ACCIONES LEGALES

FAMILIA

ALTO RIESGO

entrega

NO

Red de alerta Qali Warma

VISITA A LA FAMILIA

LA PERTINENCIA DE REALIZAR ACCIONES LEGALES

PERSONAL DE QALI WARMA

evalúa

Anexo 4: Flujo de comunicación y traslado de la información Responsable

Acciones

Frecuencia

Fuente de verificación

Equipo de campo responsable de la supervisión y asistencia técnica

Informa a Unidad Territorial sobre: • Visitas de seguimiento a la prestación del servicio alimentario a nivel de CAE y ocurrencias.

Semanal, mensual, trimestral.

• Fecha de segumiento a la prestación del servicio alimentario ( CAE gestión de raciones/productos) • Ficha de seguimiento a las actividades. • Ficha de seguimiento a las actividades.

Unidad Territorial (UT)

Informa a supervisor macroregional/Unidad de Supervisión y Monitoreo sobre: • Reportes periódicos de seguimiento a la prestación del servicio alimentario. • Reporte de seguimiento a la gestión del Comité de Compra (CC). • Reporte de seguimiento y asistencia técnica a proveedores realizados por personal de campo.

Semanal y mensual.

Reporte en línea de la cobertura y seguimiento de la prestación del servicio alimentario. Fecha de seguimiento a las actividades de supervición y monitoreo. Informes de gestión.

Gobiernos Locales

Informa a Unidad Territorial sobre: • Reporte de registro de • Resultados de visitas resultados de supervición de supervisión a CAE a la infraestructura y realizadas. En caso de equipamiento de los • Ingreso de fichas de Meta 20 servicios alimentarios en supervisión a CAE en el la IE. sistema. • Registro de alertas. • Alertas • Informes de actividades. • Cumplimiento de metas: verificar los plazos.

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Responsable

Acciones

Frecuencia

Fuente de verificación

CENAN

Informa a Unidad Territorial/Unidad de Supervisión y Monitoreo sobre: - Resultados de evaluaciones de calidad nutricional de la ración sobre una muestra de 120 IE.

Semanal

Informes de recomendaciones.

ONG

Informan a Unidad Territorial/Unidad de Supervisión y Monitoreo sobre: -Resultados de visitas de supervisión a CAE realizadas. -Alertas.

Mensual de frecuencia libre

Informes de recomendaciones Registro de alertas

CAE

Informan a Unidad Territorial sobre: Alertas

De frecuencia libre

Registro de alertas

UGEL/DRE

Informan a Unidad Territorial sobre: Alertas

De frecuencia libre

Registro de alertas

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