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• Rosi Blanquet

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Generalidades de los Papeles de Trabajo

Concepto: El trabajo del auditor queda registrado en una serie de papeles que constituyen en principio. La prueba material del trabajo realizado. Además en ellos se deja constancia de la profundidad de las pruebas y de la suficiencia de los elementos en que se apoyó la opinión, en otras palabras son las evidencias de la calidad profesional del trabajo. Por lo tanto, los papeles de trabajo son los documentos en los que el auditor registra los datos y la información obtenidos en su examen y los resultados de las pruebas realizadas. A partir del uso de la computadora como instrumento de trabajo en la Auditoria, una cantidad de trabajo queda transcrita en archivos electrónicos y no tienen una representación física. Aun así estos no alteran el concepto de papeles de trabajo, la propiedad y responsabilidad de los mismos ni la forma en que se clasifican o archivan.

Propiedad y Responsabilidad: Los papeles de trabajo o también llamadas cédulas de auditoría son propiedad del auditor ya que el los preparo y son prueba de su trabajo efectuado, sin embargo esta propiedad no es irrestricta o sea que como contiene datos que pueden considerarse confidenciales queda obligado a mantener discreción absoluta con respecto a la información que contienen. Es decir que los papeles de trabajo son del auditor pero queda obligado por el Secreto Profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión.

Clasificación: Se acostumbra clasificar los papeles de trabajo desde dos puntos de vista. 1.- por su uso: De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de trabajo en el periodo examinado o en varios periodos se clasifican: a) papeles de uso continuo (archivo continuo o permanente)

b) papeles de uso temporal (archivo de la auditoria)

Archivo continuo o permanente Son aquellos que se usaran continuamente siendo útiles para la comprobación de las cuentas no solo en el periodo en el que se preparan, sino también en ejercicios futuros. Ejemplos: acta constitutiva, contratos a plazos mayores de un año o indefinidos, catálogos de cuentas.

Archivo de la auditoria Son papeles de uso limitado para una sola auditoria. Se preparan en el transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas, fechas o periodos que se traten. Ejemplo: confirmaciones de saldo a una fecha determinada, contratos a plazos fijos menor de un año, conciliaciones bancarias.

2.- por su contenido: Aunque su diseño y contenido de los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, en la secuela del trabajo de auditoria existen papeles clave cuyo contenido está más o menos definido y que los hace característicos:

a) hojas de trabajo Es la cedula que muestra los grupos o rubros que integran los estados financieros. Por lo regular se utilizan hojas de 7 columnas para vaciar las “hojas de trabajo” y de 14 columnas en el caso de estados financieros. b) Cedulas sumarias o de resumen Muestras las cuentas de mayor que forman un rubro de los estados financieros. Es decir, el estado de situación financiera y el estado de resultados, desglosados o analizados en sus principales cuentas

c) Cedulas de detalle o descriptivas. Sub-analíticas

Relacionan las partidas que componen una cuenta de mayor de la balanza de comprobación.

d) Cedulas analíticas o de comprobación Contienen el trabajo efectuado para verificar el grado de corrección de una partida u operación. Reporte e informe Se utilizan hojas rayadas para expresar notas de asuntos pendientes.  Reporte de avance de la auditoria  Conclusiones  Sugerencias del cliente

Elementos: Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operación a la que se refieran, del trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas, esto se logra estableciendo un mínimo de elementos que es conveniente tener en cuenta al elaborarlos. Algunos de estos elementos que deben contener toda cédula o papel de trabajo de auditoría, son: 

Nombre de la empresa a la que se audita.



Fecha del cierre del ejercicio examinado.



Titulo o descripción breve de su contenido.



Fecha en que se preparó.



Nombre de quien lo preparó.



Fuentes de donde se obtuvieron los datos.



Descripción concisa del trabajo efectuado.



Conclusión.

Ordenamiento y archivo Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con índices que señalan con claridad la selección del expediente en el que deben ser archivados. En términos generales, el orden que se las da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el Estado Financiero. Así los papeles relativos caja estarán primero, después los relativos a las cuentas por cobrar, luego las cuentas de pasivo y capital, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden. Los índices se asignan con base en el criterio anterior y para este fin pueden utilizarse números, letras o la combinación de ambos.

Método alfa-numérico En este sistema las letras simples indican cuentas de activo, las letras dobles cuentas de pasivo y capital, y las decenas para cuentas de resultado. LA LETRA O NÚMERO

A B C AA BB EE 10 20 30

PARA LAS CUENTAS DE

CAJA Y BANCOS CUENTAS POR COBRAR INVENTARIOS DOCTOS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR IMPUESTOS POR PAGAR VENTAS COSTO DE VENTAS GASTOS GENERALES

De igual manera, y siempre de forma piramidal a la cedula sumaria, cedulas de detalles y cedulas de comprobación del grupo caja y bancos, por ejemplo se les asigna los siguientes índices: INDICE

PARA CEDULA

INDICE

PARA CEDULA

A A-1 A-1-1 A-1-2

SUMARIA DE CAJA DETALLE DE DONFO DE CAJA ARQUEO DE LOS FONDOS DE CAJA ESTUDIO DE MOV. ANORMALES

A-2 A-2-1 A-2-2 A-2-3

DETALLE DE BANCOS CONCILIACION BANCARIA CONFIRMACION BANCARIA CORTE DE CHEQUES

De este modo el índice permite archivar ordenadamente los papeles y se vuelven un instrumento de localización altamente eficaz.

Marcas de trabajo realizado: Para facilitar transcripción e interpretación del trabajo realizado en la auditora se acostumbra, por lo general, utilizar marcas que permiten transcribir de forma práctica y de fácil lectura algunos trabajos respectivos. En la práctica, la utilización de marcas de trabajos realizados es de la más común y facilitar extraordinariamente, por otro lado, la transcripción de trabajo que realiza el auditor ejecutante y, por otro, la interpretación de dicho trabajo por parte del supervisor que revisa. En algunos trabajos respectivos se considera con frecuencia como una “marca estándar”. Lista de alguno de los trabajos respectivos más comunes que pueden estandarizarse y transcribirse por medio de una marca estándar.      

Sumas, multiplicaciones y demás cálculos aritméticos verificados y encontrados correcto. Cifra cotejada contra el auxiliar o registro electrónico y encontrada correcta. Cifra cotejada contra libro mayor o reporte electrónico y encontrada correcta. Verificación física realizada con resultados satisfactorios. Documento original verificado y encontrado correcto y con requisitos fiscales. Operación o documento encontrado con la autorización adecuada.