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• Fatima Quintal

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FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

En el desempeño diario de su labor, el encargado de reservaciones lleva a cabo una serie de actividades que a continuación se indican: 1. 2. 3. 4.

Control de habitaciones. Reservaciones de habitaciones Checar los porcentajes de ocupación Proporcionar información sobre tarifas, habitaciones y servicios que ofrece el hotel.

ORGANIGRAMA

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FUNCIONES DEL GERENTE DE RESERVACIONES

1. Controla, supervisa y selecciona al personal del departamento responsable del control de las reservaciones. 2. Supervisa llenado correcto de formas impresas del departamento. 3. Supervisa que el sistema de cómputo de las reservaciones trabaje eficientemente. 4. Diseña las formas impresas usadas en el departamento. 5. Responsable directo de la entrada y salida de correspondencia de reservaciones. 6. Supervisa todos los procedimientos para entrada, cambio y cancelación de reservaciones. 7. Responsable del control de depósitos y reembolsos de reservaciones. 8. Controla los descuentos según las políticas del hotel. 9. Autoriza extensiones de estancia en periodos de alta ocupación. 10. Responsable del envío de todos los reportes que envía el departamento. 11. Supervisa la elaboración de gráficas de ocupación del hotel. 12. Elabora en unión del gerente de división cuartos los pronósticos de ocupación. 13. Responsable de abrir y cerrar fechas en coordinación con el gerente de división cuartos. 14. Controla los allotments. 15. Responsable de tener ordenados todos los archivos del departamento. 16. Soluciona problemas referentes a reservaciones. 17. Revisa que el sistema de reservaciones por Internet sea eficiente. 18. En coordinación con el jefe de sistemas promueve la elaboración de reportes como: Productividad de representantes, productividad de agencias de viajes, reporte geográfico, segmentos del mercado, etc. 19. Controla la productividad a través del sistema de Internet. 20. Controla la productividad del sistema lada 800. 21. Autoriza el envío de algunas cortesías a cuartos. 22. En coordinación con el gerente de ventas solicita programas, listas, depósitos a grupos. 23. Reporta a la gerencia de ventas cualquier cancelación de grupo. 24. Maneja sobre-ventas. 25. Autoriza créditos según las políticas establecidas. 26. En coordinación con la oficina de crédito establece convenios con compañías de tarjetas de crédito (Visa., MasterCard, American Express, etc.). Para la confirmación de reservaciones a través de tarjetas de crédito. 27. En coordinación con el departamento de contabilidad envía pagos de comisiones a las agencias. 28. Opera y programa grupos de agencias mayoristas. 29. Intercambia información con otros hoteles. 30. Hace investigaciones diarias de la ocupación de la competencia.

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FUNCIONES DEL ENCARGADO DE RESERVACIONES

Entre sus obligaciones se encuentran las siguientes:

1. Atender solicitudes de espacio en reservaciones individuales y grupales. 2. Verificar espacios disponibles en la computadora y confirmar el espacio. 3. Conoce el llenado correcto de formas impresas 4. Maneja el control de reservaciones en la computadora 5. Actualiza la información en la computadora 6. Solicita depósitos para garantizar las reservaciones. 7. Llena y envía recibos a clientes. 8. Llena y envía confirmaciones a clientes 9. Recibe cancelaciones de cuartos. 10. Tramita reembolsos por reservaciones que tienen depósito. 11.Recibe y hace los cambios, al cambio de fecha de llegada. 12.Elabora y envía reportes del departamento. 13.Elabora a través de la computadora las gráficas de ocupación. 14.Archiva papelería. 15.Recibe y envía mensajes a través del servicio Internet 16.Contestar mensajes de clientes en Internet 17. Solicita autorizaciones de crédito en casos de reservaciones garantizadas con tarjetas de crédito. 18. Realiza trabajo secretarial en la oficina. 19. Envía y recibe correspondencia a otros departamentos. 20.Solicita el pago de comisiones al departamento de contabilidad 21.Cierra fechas en reservaciones por Internet. 22. Verifica No-Shows en la relaciones de entradas del día anterior. 23.Solicita a contabilidad reembolsos por cancelaciones.

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SERVICIOS DE UN ESTABLECIMIENTO DE HOSPEDAJE.

Generalmente los hoteles ofrecen diferentes tipos de servicios, de acuerdo a su categoría

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2 Jacuzzis ubicados en el área de terrazas (1° piso) y uno más en el área de alberca, todos con vista al mar. Abierto de 08:00 a 18:00 Hrs. Gimnasio, Ubicado en la terraza del primer piso, diversos equipos para practicar su rutina diaria, Televisión y música estereofónica Abierto de 07:00 a 18:00 Hrs. Club de Niños Copalandia, localizado en el lobby principal equipado con lo necesario en juegos de entretenimiento, videos y diversión para niños de 4 a 11 años, Abierto de 10:00 a 18.00 Hrs. 4

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Salón de Juegos. Ubicado en el nivel del mezanine el mejor lugar para el relajamiento contamos con diversos Juegos de mesa, de billar, ping pong y Futbolito. Abierto de 08:00 a.m. a 24:00 hrs. Actividades de Entretenimiento, diariamente nuestro equipo profesional de animación interactúan con los huéspedes en diversas actividades de entretenimiento como deportes acuáticos, Aquaerobics, Vóley Ball, concursos y mucha diversión para todos los huéspedes. Estacionamiento techado y abierto, amplios espacios para diversos tamaños de autos y autobuses. Consultorio Médico 24 hrs. ($) Estética Unisex, Boutiques, Regalos, Ropa casual y trajes de baño, Tabaquería y Farmacia. ($). Área comercial ubicada en el lobby principal. Consultorio Médico 24 hrs. ($) Estética Unisex, Boutiques, Regalos, Ropa casual y trajes de baño, Tabaquería y Farmacia. ($). Área comercial ubicada en el lobby principal. Salones: amplios para convenciones, banquetes y eventos especiales desde 20 hasta 900 personas.

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NOMBRE DEL HOTEL:

LOGO:

UBICACIÓN: CATEGORIA:

SERVICIOS QUE OFRECE:

HABITACIÓN STANDARD

El hotel cuenta con 392 Habitaciones con vista al mar y capacidad para cuatro personas, balcón privado, piso de mármol, dos camas matrimoniales, aire acondicionado, baño equipado, secadora de pelo, teléfono con sistema de correo de voz, cerraduras electrónicas, sistema de televisión por cable, voltaje a 120, confortable mobiliario de madera, mesa para cenar con cubierta de mármol, un armario grande, televisor a color de 21", caja de seguridad electrónica, hielera.

JUNIOR´S SUITE Tiene 38 Jr. Suites, vista frontal al 6

mar, capacidad para cuatro personas, 2 camas matrimoniales, aire acondicionado, baño equipado, secadora de pelo, batas de baño, toallas, teléfono con sistema de correo de voz, un par de pantuflas, plancha, burro para planchar, kit especial de amenidades en el baño, sistema de cablevisión, confortable mobiliario de madera tal como un pequeño juego de sala, mesa para cenar, todos con cubierta de mármol, un armario grande con televisor a color de 27", una cafetera con sus sobres de café, caja de seguridad electrónica, hielera, botellas de agua, balcón privado y vista frontal a la bahía. También cuenta con habitaciones para no fumadores, para personas con capacidades diferentes y habitaciones comunicadas.

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Tipo de habitación

Características (Servicios que tendrá)

Total de habitaciones:

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Cantidad

La tarifa es el precio que cobra el hotel a sus huéspedes por concepto de alojamiento, y

puede incluir o no una serie de

servicios, como alimentos y bebidas o entretenimiento. La tarifa que aplican los hoteles es diaria por noche, independientemente de la cantidad de días que dure la estancia, e implica una serie de aplicaciones legales que rigen en el contrato de hospedaje en casi todos los países. La tarifa mínima a cobrar es de una noche de alojamiento, pero puede fraccionarse, por ejemplo, en medio día (aplicable para check-out fuera de horario), después de, por lo menos un día de estancia. En casi todos los países las tarifas son fijadas por los propios hoteles, y en algunas ocasiones son reguladas por las autoridades gubernamentales en lo concerniente a los topes mínimos y máximos.

TARIFAS DE HOSPEDAJE.

TIPOS DE TARIFAS

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De mostrador o normal: Son las tarifas normales sin descuentos, aplicadas a todas las habitaciones y del tipo y categoría de hotel.

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De alta y baja temporada: En los hoteles de zonas vacacionales cuya afluencia de huéspedes varía según la época del año se aplican tarifas diferenciales con valores que varían hasta en 50% de una a otra.

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Comercial o Corporativa: Esta se aplica a todos los huéspedes que vienen a través de empresas, excepto agencias de viajes para las cuales se aplican otros criterios. Estas tarifas, aplicadas sobre todo a viajeros de negocios, poseen un descuento que oscila entre 10 y 20 % aplicable al alojamiento.

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Grupal: Son aplicables sobre todo a agentes de viajes cuyas ventas por intermediación son importantes, los descuentos (comisiones), que se aplican varían según una serie de condicionantes, como volumen de ventas, forma de pago, tipos de habitaciones elegidas, etc. Estas tarifas son comisionables en valores que oscilan entre 10 a 40%.

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Familiar: Muchos hoteles aplican descuentos a través de estas tarifas para promover el alojamiento de familias con niños dando la posibilidad, por ejemplo de no pagar por los menores de 6 a 12 años acompañados por sus familiares.

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Gubernamental: Esta, también con descuento, se aplica a empleados gubernamentales en la amplitud del término, también a personas que llegan al hotel a través de reservaciones hechas por divisiones gubernamentales.

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Promocional: En diferentes fechas, sobre todo en temporada baja, el hotel lanza al mercado tarifas promociónales para atraer clientes; por ejemplo ofrece estancias de 3 días cobrando solo 2, ofrecen alimentos y bebidas, etcétera.

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