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• Alex Javier Ruiz Maldonado

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ORGANIZACIÓN DE RECURSOS HUMANOS  INTRODUCCIÓN En toda organización existe un área destinada al personal, que puede ser conocida como departamento de personas o de recursos humanos. En este departamento se organizan, dirigen, coordinan, retribuyen y estudian las actividades de los trabajadores de una empresa. La gestión del personal de la empresa influye en la estructura y funciones del departamento de recursos humanos y en todo el funcionamiento de la empresa. La forma de organizar y gestionar el personal viene determinada por lo que se denomina CULTURA EMPRESARIAL, que es ´el conjunto de valores compartidos, formas de pensar y normas que determinan el comportamiento de las personas que prestan sus servicios en la empresa.  POCISIÓN JERARQUICA. La ubicación jerárquica del área de recursos humanos dentro de la estructura empresarial, dependerá del tipo de organización o empresa, y necesidad de ésta, pero en cuanto a su función principal que desarrolla, debe ubicarse como una unidad administrativa de apoyo, dependiendo de la gerencia de administración y/o a falta de esta de la gerencia general. Es importante mencionar que si bien es cierto que el área de recursos humanos se le define, delimita y establece como unidad administrativa de apoyo, pero debemos tener en cuenta que en la práctica esta dependencia, cumple funciones y roles como son de consultoría, control, ejecución y dirección; Por lo que existen organizaciones, que por su misma complejidad y naturaleza el área de recursos humanos lo ubican como unidad administrativa de línea o ejecutiva. Referente al tipo de modalidad empresarial y tipo de organización se debe considerar, que en las empresas industriales, donde laboran generalmente gran número de colaboradores, el área o unidad administrativa de recursos humanos, se ubica como unidad de línea o ejecutiva; dependiendo directamente de la gerencia; recomendando que la nomenclatura administrativa para denominar a esta unidad administrativa, mínima debe ser de departamento de recursos humanos, pudiendo llegar incluso a denominarse por su importancia y jerarquía que tenga o tome ´Gerencia de Recursos Humanos, dependiendo por cierto de una gerencia general cuando la organización sea de tamaño grande. Por lo demás generalmente en otras empresas de tamaño menos grande, se ubica como una unidad de apoyo, con la nomenclatura o nombre de unidad, como área, departamento, sección u oficina de administración de recursos humanos, de personal o colaboradores.  TIPOS DE AUTORIDAD. Autoridad staff y autoridad de línea: Los departamentos de personal proporcionan servicios. Existen para ayudar a los empleados, los directivos y la organización a lograr sus metas. Los directivos de recursos humanos no ejercen la autoridad (ni tienen la responsabilidad) de dirigir otros departamentos. En lugar de ello, se les da autoridad de staff, que consiste en la posibilidad de asesorar a los otros directivos. La autoridad directa o de línea consiste en el derecho y la responsabilidad de dirigir las operaciones de los departamentos que manufacturan o distribuyen los productos o servicios de la empresa.

A quienes ejercen esa autoridad se les designa con el nombre de gerentes de línea u operativos. Los gerentes de línea toman decisiones respecto a la producción, desempeño y el personal a su cargo. Son ellos quienes deciden las asignaciones de puestos, las promociones, o cuándo es necesario separar a una persona de la organización. Los especialistas en recursos humanos asesoran a los gerentes de línea, pero son éstos últimos quienes tienen la responsabilidad por el desempeño de sus empleados. Autoridad funcional: En algunas ocasiones el costo de no seguir las pautas ofrecidas por los gerentes de recursos humanos resulta tan alto que la dirección general concede al área de personal autoridad funcional en ciertos campos. La autoridad funcional consiste en el derecho que se concede al departamento de personal para que adopte decisiones que podrían haber correspondido originalmente a los gerentes de línea. Responsabilidad dual de RH: El hecho de que haya autoridad de línea, staff y funcional puede provocar una responsabilidad dual para el departamento de personal. Tanto los gerentes de línea como los de personal tienen la responsabilidad de la productividad de sus empleados y de la calidad del entorno laboral. Los departamentos de personal tienen la responsabilidad de crear un ambiente de productividad, identificando métodos para mejorar el entorno laboral de la compañía. Los gerentes de línea tienen la responsabilidad del desempeño cotidiano, así como la calidad de vida en el trabajo  ORGANIZACIÓN LINEAL Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval. Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de comunicación son rígidamente establecidas. Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la organización. CARACTERISTICAS Autoridad lineal y única: Es la autoridad del superior sobre los subordinados. Cada subordinado se reporta solamente a su superior, tiene un solo jefe y no recibe órdenes de ningún otro. Líneas formales de comunicación: La comunicación se establece a través de las líneas existentes en el organigrama. Cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los subordinados. Centralización de las decisiones: Su característica es el desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia la cúspide de la organización. Solo existe una autoridad suprema que centraliza todas las decisiones y controla la organización.

Construcción de la organización interna: Los principales objetivos de la organización son: desarrollo, estabilidad e interacción. Esta última es la provisión de medios para que sus miembros se asocien, recíprocamente en actividades que hacen a la organización. VENTAJAS:    

Estructura simple y de fácil comprensión Nítida y clara delimitación de las responsabilidades de órganos y cargos. Facilidad de implantación. Estabilidad considerable.

LIMITACIONES:      

Rigidez de relaciones formales Autoridad lineal basada en el mando único. Enfatiza la función de jefatura y de mando El jefe pierde la posibilidad de especializarse Congestionamiento de líneas formales de comunicación Enlentecimiento de las comunicaciones

 ORGANIZACIÓN STAFF Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas formando la llamada organización jerárquica-consultiva. Las principales funciones del staff son: Servicios Consultoría y asesoría Monitoreo Planeación y control Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto. CARACTERÍSTICAS  

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Función de la estructura lineal con la estructura funcional, cada órgano responde ante un solo y único órgano superior; es el principio de la autoridad única. El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las secciones toman la decisión final con base en aquella recomendaciones. El departamento no puede obligar a los demás órganos a que acepten sus servicios y recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad de línea, sino de staff, es decir, de asesoría y prestación de servicios especializados. Coexistencia de las líneas formales de comunicación con las líneas directas de comunicación, se produce una conciliación de las líneas formales de comunicación entre superiores y subordinados. Separación entre órganos operacionales (ejecutivos), y órganos de apoyo (asesoría), la organización staff representan un modelo de organización en el cual los órganos

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especializados y grupos de especialistas aconsejan a los jefes de línea respecto de algunos aspectos de sus actividades. Jerarquía versus especialización, la jerarquía (línea) asegura el mando y la disciplina, mientras la especialización (staff) provee los servicios de consultoría y de asesoría.

DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN LÍNEA-STAFF La organización línea-staff es la evolución de la jerarquía funcional frente a la división del trabajo en la organización. Depende del desarrollo y el desglose de algunas fases consecutivas: 1°Fase: no existe especialización de servicios. 2°Fase: especialización de servicios en la sección. 3°Fase: comienza la especialización de servicios en el departamento. 4°Fase: las actividades de servicios, centralizados en el departamento, se descentralizan en la sección VENTAJAS: 1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de dirección 2. Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff. DESVENTAJAS: 1. Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producir una confusión considerable en toda organización. 2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones. 3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.

FUNCIONES DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS  INTRODUCCIÓN La administración de recursos humanos se puede definir como el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general. Toda empresa, independientemente de su tamaño, la actividad económica que realice y su naturaleza requiere de una óptima gestión de sus recursos humanos. En el ámbito de la organización interna de la empresa, el departamento de recursos humanos es el responsable de la gestión de los recursos humanos de la organización, y se encuentra formado por un conjunto de personas que se organizan en la empresa para conseguir los siguientes objetivos: seleccionar y formar a las personas que la empresa necesita, proporcionar a los trabajadores los medios necesarios para que puedan ejercer su trabajo e intentar que el trabajador satisfaga sus necesidades. El departamento de recursos humanos es uno de los más importantes a medida que la empresa empieza a crecer. Hay quien cree, erróneamente, que la función del departamento de Recursos Humanos se limita a contratar y despedir al personal. Esta percepción conlleva como consecuencia que, muchas veces, sean vistos o entendidos como un grupo cerrado y hasta intimidador. Ahora bien, la realidad es muy distinta. Para empezar, son empleados de la empresa igual que los otros que se encuentran en otros departamentos. Y, además, realizan todo un seguido de funciones que van más allá de lo relatado al principio.  FUNCIONES DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS SEGÚN EL TIPO DE EMPRESA Las funciones que se desarrollan en el departamento de recursos humanos varían de una empresa a otra, dependiendo de la dimensión y de la actividad a la que se dedique la entidad.  En las empresas pequeñas, las funciones de este departamento se ejecutan en pocas secciones y, con frecuencia, algunas tareas son encomendadas a otras empresas, como consultorías, asesorías, gestorías, etc.  En las grandes empresas, el departamento de recursos humanos puede ser muy complejo, y dividirse en secciones que se encargan de actividades diferentes. FUNCIONES GENERALES DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS  Función de empleo Esta función tiene como objetivo proveer a la empresa de los recursos humanos idóneos en base a una adecuada planeación, tanto en cantidad como en calidad, para desarrollar todos los procesos del negocio. Comprende la ejecución de los procesos siguientes:

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Planificación de plantilla. Descripción de los puestos. Definición del perfil profesional. Reclutamiento: consiste buscar y atraer solicitantes capaces para cubrir las vacantes que se presenten. Selección: Analizar las habilidades, aptitudes, capacidades y cualidades de los solicitantes a fin de decidir, sobre bases objetivas, cuál tienen mayor potencial para el desempeño de un puesto y posibilidades de un desarrollo futuro, tanto personal como de la organización. Proceso que trata no solamente de aceptar o rechazar candidatos, sino conocer sus aptitudes y cualidades con objeto de colocarlo en el puesto más fin a sus características. Contratación: Formalizar con apego a la Ley la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa. Inducción: Dar toda la información necesaria al nuevo trabajador ay realizar todas las actividades pertinentes para lograr su rápida incorporación a los grupos sociales que existan en su medio de trabajo, a fin de lograr una identificación entre el nuevo miembro y la organización viceversa. : Consiste en llevar al individuo al puesto que va a ocupar, presentarlo con su superior y compañeros con el objeto de lograr una adaptación de grupo que evite una baja en el rendimiento, que obtenga una visión de la empresa. Así mismo se le mostraran las instalaciones donde de la empresa y principalmente de su área de trabajo. Vencimiento de contrato de trabajo y despido: Gestionar la desvinculación del empleado con su puesto de trabajo y la empresa.

 Función administración del personal Consiste en gestionar los trámites de carácter jurídico y administrativo relacionados con el personal, se integran actividades entre las que destacan:      

Selección y formalización de los contratos que se suscriben con los trabajadores. Tramitación de nóminas y seguros sociales. Control de los derechos y deberes de los trabajadores (permisos, vacaciones, movilidad, salud laboral, seguridad e higiene en el trabajo, etc.). Control de asistencia Aspectos relativos a la disciplina del personal. Calificación de méritos.

Esta función persigue mantener y mejorar las buenas relaciones humanas y laborales entre empleado y empleador.  Función Desarrollo y dirección de Recursos Humanos Tiene por objeto crear, mantener y desarrollar un recurso humano con habilidades, motivación y satisfacción suficientes para conseguir los objetivos y metas de la organización. El desarrollo de los recursos humanos comprende las siguientes actividades:   

Establecer planes de carrera Evaluar el potencial del personal, gestionar la motivación y controlar el desempeño de tareas. Crear planes de formación y realizarlos.

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Estudiar el clima laboral Alcanzar eficiencia y eficacia con los empleados disponibles. incentivar la participación y de estudiar el absentismo y sus causas.

La formación de los trabajadores se realiza de cara a promocionarlos a puestos de mayor responsabilidad.  Función Relaciones Laborales La función de relaciones laborales está formada por las actividades que hacen referencia al contacto con los representantes de los trabajadores (comités de empresa, delegados de personal y secciones sindicales), así como a todo lo relativo a las condiciones colectivas del trabajo (negociación de convenios colectivos, etc.), a los conflictos colectivos que se pudieran originar y a sus vías de solución (huelgas, mediación, arbitraje, etcétera). Se ocupa de negociar con el sindicato los términos del contrato o convenio de trabajo, interpretar la Ley Laboral en lo que se refiere a las políticas y prácticas de la organización, así como el arreglo arbitrario de cualquier agravio que surja de tales contratos. También se incluye en esta función la prevención de riesgos laborales, pues busca establecer un adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores y de las condiciones de trabajo, es decir, comprende la seguridad e higiene en el trabajo y la acción social de la empresa con los trabajadores. Así mismo esta función adopta las medidas para equilibrar las desigualdades entre los trabajadores de una misma empresa, y trata de alcanzar un equilibrio y un clima de trabajo agradables.  Función Servicios Sociales Esta función gestiona determinados servicios creados por la empresa o que han sido contratados para que los presten a otras empresas y la realización de actividades enfocadas a proporcionar beneficios al empleado mediante el establecimiento de medidas voluntarias por parte de la empresa para la mejora del clima laboral. Los servicios sociales tienen como objeto beneficiar a los trabajadores y mejorar el clima laboral. Estos servicios pueden ser:        

Guarderías Becas y ayudas para estudios Clubes y centros recreativos Economatos Residencias Comedores Seguros colectivos de vida, complementarios de jubilación, accidentes y enfermedad Otros

 Función de retribución Se trata de diseñar el sistema de retribución del personal y de evaluar sus resultados. La finalidad de la función de retribución consiste en el estudio de fórmulas salariales (estructura de la nómina, componentes fijos y variables, pagos en especie, etc.), la política de incentivos y el establecimiento de niveles salariales de las diferentes categorías profesionales. A menudo, la función de retribución suele integrarse en la de administración de personal, con la que se encuentra íntimamente ligada, a pesar de tener sustantividad propia. En definitiva, se trata de diseñar el sistema de retribución y de medir los resultados obtenidos con el mismo.  Función Seguridad e Higiene en el trabajo Es el conjunto de conocimientos y técnicas dedicadas a reconocer, evaluar y controlar aquellos factores del ambiente, psicológicos o tensionales, que provienen del trabajo y pueden causar enfermedades, accidentes o deteriorar la salud. Desarrollar y mantener instalaciones y procedimientos para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.  Capacitación y desarrollo Tiene por objeto ampliar, desarrollar y perfeccionar al hombre para su crecimiento profesional en determinado puesto en la empresa o para estimular su eficiencia y productividad. Debe basarse en el análisis de necesidades que parta de una comparación del desempeño y la conducta actual con la conducta y desempeño que se desean. Con base a este análisis, se identifican los métodos y necesidades de capacitación para superar las delicias.  Prestaciones y servicio de personal Son todas aquellas actividades que realiza la empresa enfocadas a proporcionar al trabajador un beneficio, ya sea en dinero o en especie. Satisfacer las necesidades de los trabajadores que laboran en la organización y tratar de ayudarles en los problemas relacionados a su seguridad y bienestar personal.  Desarrollar el talento ejecutivo Todo el mundo en la empresa necesita formación, también los cargos con mayor responsabilidad. De aquí que una tarea de Recursos Humanos también sea la de conocer las novedades en gerencia para que estos responsables las puedan conocer.  Ofrecer apoyo y resolver dudas de los empleados Cualquier queja o problema referente a la nómina o alguna situación que se vive en la empresa puede ser consultada. Por lo tanto, deben conocer muy a fondo los empleados y cuál es el sistema de retribución y contrato de cada uno.  Encontrar soluciones a posibles problemas que aparezcan entre trabajadores En el trabajo conviven personas distintas durante muchas horas. Por lo tanto, es normal que puedan aparecer conflictos y fricciones. Antes que estos problemas vayan a más y contaminen a toda la organización, Recursos Humanos debe mediar entre los afectados y encontrar una solución definitiva y efectiva.

 Controlar los variables de los empleados Hay que hacer un seguimiento del sistema retributivo de cada empleado, dado que son ellos los que realizan el cálculo final.  Concertar encuentros y reuniones para informar de posibles cambios en la organización Cada vez que haya cambios importantes en la organización, para que las personas no conozcan los cambios por otro lado y se puedan producir rumores o malentendidos, Recursos Humanos debe convocar una reunión y ser ellos los encargados de informar.  Controlar el resultado de la formación planificada Toda formación que se imparte tiene el fin de capacitar a los empleados para unas determinadas tareas. Hay que evaluar que se ha conseguido. En caso que el resultado no sea el esperado, valorar por qué: o bien porque las explicaciones no han sido las adecuadas o ha habido una falta de interés o de atención.  Conseguir un personal lo más polivalente posible La especialización llevada al límite actualmente no tiene sentido (menos en casos muy específicos). Las empresas buscan personas que sean capaces de realizar diferentes tareas, no que se estanquen en solamente unas pocas.  Hacer llegar a los trabajadores los valores y misión de la empresa Deben ayudar a crear la vinculación necesaria entre trabajadores y empresa. Una forma de hacerlo es escuchando a todos los componentes de la organización e incorporar ideas suyas en el día a día, para que se sientan partícipes del resultado final.  Establecer unos estándares de trabajo Los procedimientos en relación a los cuales se mueve la estructura en general y cada uno de los departamentos.  Dibujar una línea de promoción profesional El objetivo de toda persona es prosperar y mejorar dentro de la organización. Así pues, hay que crear un camino de desarrollo profesional creíble que fomente la promoción interna ante nuevas necesidades de personal.  Educación y capacitación Consiste en educar, capacitar y adiestrar constantemente a nuestros trabajadores:  

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Educación: consiste en proveer valores y actitudes. Capacitación: consiste en proveer conocimiento, para ello podemos optar por contratar instructores externos, enviar a nuestros empleados donde instituciones especializadas, brindarles literatura o textos sobre un determinado tema, etc. Adiestramiento: consiste en proveer conocimiento práctico, con el fin de que el trabajador adquiera habilidades y experiencia. Se da mientras el trabajador cumple su función, por ejemplo, al vender o al usar una máquina compleja.

 Creación y dirección de equipos de trabajo Consiste en crear y dirigir grupos o equipos de trabajo, guiarlos hacia el cumplimiento de sus objetivos, motivarlos, mantener la armonía del grupo, y resolver los problemas o discrepancias que puedan suceder. El crear grupos de trabajo, no solo permite que el trabajador se sienta más seguro, optimista y motivado, sino que al trabajar en equipos se crea un refuerzo entre los trabajadores y, por tanto, la producción del grupo o equipo termina siendo mayor a lo que se lograría con trabajadores trabajando por separado.  Control y evaluación del desempeño Consiste en controlar y evaluar constantemente el desempeño de los trabajadores, así como su compenetración con el puesto y con la empresa. Para ello podemos hacer uso de técnicas como la asignación de criterios, en donde a cada trabajador le vamos asignando una puntuación en criterios tales como responsabilidad, puntualidad, productividad, iniciativa, trabajo en equipo, pulcritud en el trabajo, etc., puntuación que se va acumulando, por ejemplo, cada tres o seis meses.  Promoción y manejo de empleados claves Consiste en mantener en la empresa a los empleados que realmente hacen que ésta crezca, evitando que la competencia se los lleve, y se lleve con ellos, no sólo a sus clientes, sino también los conocimientos internos del negocio (“know how”). Para ello debemos reconocer y elogiar sus desempeños o logros, mostrar interés por su bienestar, hacer que se sientan comprometidos con la empresa, o usar otras técnicas de motivación.

RESUMEN DE LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL AREA DE RR.HH.               

La incorporación del personal en la empresa, pasando por todos los procesos necesarios hasta que la persona se adapta a su puesto La educación y capacitación del personal, un proceso que debe ser continuo La administración de sueldos, beneficios y prestaciones, con todo lo que ello conlleva y procurando la satisfacción de los trabajadores en pro de la empresa El liderazgo, para que los trabajadores sean inducidos o influidos de cara a un mayor rendimiento en su trabajo La motivación de los trabajadores para un mejor desempeño Favorecer la comunicación dentro de la empresa Crear las políticas generales de la administración de los recursos humanos y de personal Mantener actualizados la documentación y registros del personal Realizar los trámites administrativos de cargas familiares, accidentes de trabajo, licencias médicas, etc Asesorar al personal sobre derecho laboral Controlar los horarios de trabajo y asistencia Crear programas de bienestar y recreación Promoción, retención y manejo de trabajadores clave o talentos Evaluación y control del desempeño Dirección y creación de equipos de trabajo

CONCLUSIÓN Las funciones del departamento de recursos humanos son varias, lo que supone que en muchas empresas sí sea necesaria esta figura, especialmente en medianas y grandes empresas, ya que en pequeñas empresas no pueden ni permitirse ni en la mayoría de las ocasiones necesitan esto ya que una persona puede encargarse de esto (generalmente el administrador de la empresa). Las empresas necesitan una gran cantidad de procesos, y por tanto existe el departamento de recursos humanos para cubrir todos aquellos aspectos relacionados con sus trabajadores y relacionarse con los otros departamentos para tener una correcta comunicación y colaboración en todos los aspectos que sean necesarios y les incumban.

LINKOGRAFIA  http://www.eoi.es/blogs/cristinaperez1/2012/05/15/recursos-humanos-y-susfunciones/  https://jesed.wordpress.com/2008/11/21/funcion-del-area-de-recursos-humanos/  http://noticias.infocif.es/noticia/cuales-son-las-funciones-de-recursos-humanos  http://www.crecenegocios.com/concepto-y-funciones-del-area-de-recursos-humanos/