• Author / Uploaded
• Jenny Andreína Rincón

Citation preview

FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS FASE 4: DILIGENCIAR MATRICES

PRESENTADO POR GRUPO 212015_12: BUENO YAMID CÓD: 1093769287 RINCÓN JENNY ANDREÍNA CÓD: 1093747615 EDSON JAIR RODRIGUEZ, COD: 91078026 JHON JAIRO HERNANDEZ, COD: 13851818 OSCAR ALBEIRO VILLAMIZAR COD: 1094682676

ING. FANOR MARTÍNEZ TUTOR DEL CURSO

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS, TECNOLOGÍAS E INGENIERÍAS Junio-2020

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN...............................................................................................................3 OBJETIVOS.......................................................................................................................4 IDENTIFICACIÓN DE MATRICES....................................................................................5 Matriz de Adquisiciones.................................................................................................5 Matriz de Alcance...........................................................................................................8 Matriz de Gestión de Costo.........................................................................................11 Matriz de Gestión de Comunicaciones........................................................................14 RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES..................................................................18 CITAS Y REFERENCIAS BIBLOGRÁFICAS..................................................................19

LISTADO DE TABLAS

Tabla 1: Solución Matriz Adquisiciones.............................................................................7 Tabla 2: Solución Matriz Alcance....................................................................................10 Tabla 3: Matriz de costos.................................................................................................14 Tabla 4: Matriz comunicaciones......................................................................................17

INTRODUCCIÓN

Las matrices ejecutadas en este apartado son una herramienta que sirve de guía para la adquisición de bienes y servicios, así como para los procesos comunicativos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Hoy en día, los países dentro del contexto internacional e integrado con economías globalizadas que conforman grandes bloques comerciales y muy competitivos requieren de una excelente planeación de su desarrollo. Es por ello, es indispensable contar con un plan de desarrollo, rector de todos los planes y programas económicos y sociales. El diligenciamiento de las matrices que se realizaron en ésta fase nos ayuda a controlar productivamente los proyectos a través de la planificación con base en la restricción tiempo-costo-alcance con el fin optimizar las actividades y orientarlas al cumplimiento de los objetivos; así mismo poder establecer las características de cada una de las matrices: adquisición, costo, alcance y comunicaciones como elementos de gestión para los proyectos que marcan un desarrollo gradual del mismo dentro del marco temporal específico.

OBJETIVOS General Aplicar las herramientas de elementos de gestión de proyectos para diligenciar las matrices. Controlar productivamente los proyectos a través de la planificación. Específicos 

Identificar las características de cada una de las matrices.



Recopilar la información de la empresa FRUTAS DE COLOMBIA acorde al desarrollo de la fase



Integrar la información para establecer un estimado costo, tiempo y alcance del proyecto.

IDENTIFICACIÓN DE MATRICES Matriz de Adquisiciones ADQUISICIONES Nombre del proyecto: Frutas Colombianas (2) Logo del proyecto (3) Integrantes (4) Rol 1. Edson Jair Director del proyecto Rodríguez 2. John Jairo Gerente De tiempo y riesgo Hernández 3. Jenny Andreina Gerente de adquisiciones y Rincón alcance 4. Oscar Albeiro Gerente de costos y Villamizar comunicaciones 5.Yamid Bueno Gerente de Gestión de Santana calidad, Evaluación financiera (1)

9

ITEM

(5)

Hacer o compr ar

10

Tipo de contr ato

11

Docum entos que se solicita n

12

Evaluar proveedores

13

presupue sto

De los

Equipos

Muebles oficina

1

de

Software

Útiles oficina

Hardware

de

Comprar

ningun o

NIT

Comprar

ningun o

NIT

Comprar

Ningun o

NIT

Comprar

Ningun o

NIT

-Soluciones para oficina -DUCON *Compumuebl es -*SIIGO -TNS -ZUIR

$ 500.000

Panamericana -Papelería “su oficina” -*Pap. Carvajal *Multicómputo

$ 250.000

$ 2.500.000

$ 3.500.000

-Distriequipos pc -Lugos Net (6)

2

De las Herrami entas

Bandeja cosechadoras . Cap 7 litros 150 und. Cámara de frío

comprar

Ningun o

NIT

comprar

Ningun o

PlanosNIT

Cobertores

comprar

Ningun o

de

comprar

Ningun o

Macro túnel en acero galvanizado

comprar

Tijeras , tarros y plásticos

comprar

Ninguno NIT

Ferretería Agro Ventas

Pergamanato de potasio al 1% 1000 grs Bultos de Sustrato de coco Insecticidas

comprar

Precio fijo

NIT

Laboratorios Kasalab

$ 950.000

Hacer

Precio fijo

NIT

Ecolfibras *Agoterras*

$ 3.000.000

comprar

Precio fijo

NIT

$ 1.750.000

Ácido sulfúrico y ácido fosfórico para riego Fosfato mono potásico

comprar

Precio fijo

NIT

DVA de Colombia productos agroquímicos Syngenta *Agoterras*

comprar

Precio fijo

NIT

Syngenta *Agoterras*

$ 1.050.000

Equipo riego

(7)

Especific aciones técnicas, NIT Ninguno Planos , NIT

*Proplantas S.A -Moresil -KDpack -Inducol -Westom -Grivan ingeniería S.A Transparencia Colombia s.a.s Plásticos Santander s.a.s

$ 3.750.000

$ 12.000.000 $4.000.000 $5.000.000

$

Invernaderos IMA

15.000.000 $ 250.000

De los

Insumos

3

$ 850.000

(8)

De las

Capacitacion es

4

Técnicas intensivas para la producción de arándanos. Manejo integrado de plagas.

Hacer

Manejo residuos sólidos líquidos

Hacer

Buenas prácticas agrícolas

de

Hacer

y Hacer

Contrat o ocasion al de trabajo Contrat o ocasion al de trabajo Contrat o ocasion al de trabajo Contrat o ocasion al de trabajo

NIT

Asocolblue

$2.000.000

NIT

Asocolblue

$1.250.000

NIT

Asocolblue

$1.000.000

NIT

Asocolblue

$750.000

(14) Conclusiones

En el proceso de adquisiciones debemos ser muy inteligentes al momento de adquirir un producto, tenemos que tener en cuenta primero la calidad y después el precio, una forma buena de conseguir buenos productos a un mejor precio es comprando en conjunto, o sea en un solo lugar comprar negociar varios productos para así obtener un descuento asequible. En Colombia existe la asociación colombiana de cultivadores de blueberries “ASOCOLBLUE” donde llevan un buen tiempo asesorando a los cultivadores de esta fruta y es propicio recibir información pertinente, ya que ellos han adquirido buena experiencia en el proceso de cultivo venta y exportación. NOTA: En cuanto a (6) herramientas, (7) insumos y (8) equipos no se efectuará ningún tipo de contrato de arrendamiento porque se hará la compra tanto de equipos como herramientas nuevas que serán utilizadas en la producción de arándanos ; así mismo los insumos no se va a pactar ningún contrato con negocios agrícolas sino que ser hará la compra definitiva ya que se cuenta con el asesoramiento del ingeniero agrónomo y sus técnicos contemplados dentro del presupuesto del proyecto. Tabla 1: Solución Matriz Adquisiciones

Matriz de Alcance ALCANCE Nombre del proyecto: Frutas Colombianas Logo del proyecto (3) Integrantes (4) Rol 1. Edson Jair Rodríguez Director del proyecto Gerente De 2. John Jairo Hernández tiempo y riesgo Gerente de 3. Jenny Andreina Rincón adquisiciones y alcance Gerente de 4. Oscar Albeiro Villamizar costos y comunicacion es Gerente de Gestión de 5. Yamid Bueno Santana calidad, Evaluación financiera (1) (2)

(5)

DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Realización del estudio del proyecto a su totalidad, incluyendo el manejo del presupuesto no mayor al acordado; organización del proyecto impulsando la empresa FRUTAS COLOMBIANAS mediante consenso de grupo colaborativo, este proyecto busca la manera más eficiente de producir y distribuir arándanos en nuestro territorio nacional para exportarlos, centrando la atención en la calidad del producto, el alcance del proyecto finalizara en la implementación del cultivo. (6)

Entregable

Acta de constitución del Proyecto Estudio del proyecto en su totalidad Estudio de Mercado Manejo del acordado

presupuesto

ENTREGABLES DEL PROYECTO

Descripción Proyecto de infraestructura en el que se evidencien los alcances, objetivos y participantes del proyecto, dando una visión preliminar de los roles y responsabilidades de los participantes. Realizar todos los ítems acordados Estudios comparativos que evidencien la rentabilidad y sostenibilidad del proyecto Administrar los recursos sin sobrepasarnos de los topes acordados.

Impulsar el funcionamiento de la empresa FRUTAS COLOMBIANAS (7)

LO QUE SE EXCLUYE DEL PROYECTO

Se excluye

Dinero por imprevistos de grandes proporciones Cambio de ítems del proyecto por parte del dueño del proyecto Aplazamiento de recursos por parte del dueño del proyecto Aplazamiento del proyecto sin justificación valida CONCEPTOS (8)

SOCIALES:

(9)

TÉCNICOS:

(10)

DE CALIDAD:

(11)

COMERCIALES:

(12)

ADMINISTRATIVOS:

Llevar a cabo un proceso donde logremos hacer reconocer la marca a los consumidores finales, logrando contactar con grandes intermediarios y realizando un marketing final donde ayude a posicionarla Descripción Los imprevistos se puedan considerar de grandes magnitudes como incendios, desastres naturales de gran magnitud y presencia de grupos armados que afecten económicamente el proyecto, los dineros de imprevistos deberán ser suministrados por el dueño del proyecto No se permite realizar ningún cambio que afecte los ítems acordados sin un acuerdo entre las dos partes No se podrá aplazar los recursos solicitados por un máximo de 2 días hábiles, después de este tiempo corre los gastos por parte del dueño del proyecto No se podrá realizar ningún aplazamiento del proyecto sin ninguna justificación, si se realizara un aplazamiento debe ser concordado por las dos partes y los gastos del hecho serán asumidos por parte del dueño CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

Contratación de mano de obra local con experiencia en el proceso de siembra y recolección, en caso de no haber mano de obra regional, se contrataran personal que resida lo más cercano al lugar del proyecto Creación de sistema de riego y desagüe del cultivo, instalación de software contable para la administración de la empresa. Nos guiaremos por la resolución 448 del 2016 del ICA , con el fin de buscar la alta calidad en nuestro producto para un eventual comercialización en el exterior Se buscará contactar con procesadores industriales de esta fruta, grandes cadenas de almacenes, mayoristas de frutas en plazas de mercado y también promocionando la marca propia a través de redes sociales. Para la empresa FRUTAS COLOMBIANAS diligenciaremos el PRE-RUT, después una cuenta bancaria, luego el RUT en la DIAN, cámara de comercio, acta de constitución y estatutos de la

empresa en una notaría, registro en el sistema de seguridad social , registro en la administración de impuestos distritales del municipio, registro de la empresa en la caja de compensación familiar, ICBF, SENA inscripción en una administradora de riesgos profesionales, registro de los empleados en el fondo de pensiones, inscripción de los trabajadores en la seguridad social, tramite de certificado de seguridad e higiene en la secretaria distrital de salud, certificado de bomberos, anunciar la apertura de la empresa a planeación distrital, inscripción en el ICA y en ASOCOLBLUE. Tener cumplimiento en el 95% de los ítems pactados, no tener mayor al 100% del presupuesto pactado, haber impulsado la empresa en unos rangos donde la utilidad supere un mínimo del 3% de utilidad mensual, en comparación con su patrimonio.

(13)

ENTREGABLES:

(14)

SUPUESTOS DEL PROYECTO INTERNOS:

Si se diera la utilidad mínima del 3% se haría un acuerdo para realización de proyecto de exportación a países potenciales. (15)

SUPUESTOS DEL PROYECTO EXTERNOS:

Si no hubiese condiciones de transporte óptimo des de la ciudad hacia la finca, el dueño del proyecto buscará un vehículo para el transporte de la cosecha y de los empleados cuando se requiera. Tabla 2: Solución Matriz Alcance

Matriz de Gestión de Costo COSTOS Nombre del proyecto: Frutas colombianas (2) Logo del proyecto (3) Integrantes (4) Rol (1)

1. Edson Jair Rodríguez 2. John Jairo Hernández 3. Jenny Andreina Rincón 4. Oscar Albeiro Villamizar 5. Yamid Bueno Santana

Director del proyecto Gerente De tiempo y riesgo Gerente de adquisiciones y alcance Gerente de costos y comunicaciones Gerente de Gestión de calidad, Evaluación financiera REQUERIMIENTO DE PERSONAL

(5) ADMINISTRACIÓN

$ 90.000,00 $ 83.333,33 $ 40.000,00

CANTIDAD DE DIAS 30 10 30

VALOR TOTAL $ 2.700.000 $ 833.333,33 $ 1.200.000

1

$ 83.333,33

30

$ 2.500.000

1 1 1 1 1

$ 32.688,57 $ 32.688,57 $ 32.688,57 $ 32.688,57 $ 32.688,57

30 30 30 30 30

$ 980.657 $ 980.657 $ 980.657 $ 980.657 $ 980.657

1

$ 80.000,00

30

$ 2.400.000

CARGO

CANTIDAD

VALOR DIA

Gerente Contador Auxiliar contable Ingeniero Agrónomo Operario 1 Operario 2 Operario 3 Operario 4 Operario 5 Analista de calidad

1 1 1

(6) MANO

DE OBRA

CARGO

CANTIDAD

Análisis previos: Estudios del suelo y agua.

Unidad

VALOR DIA

$ 13.333, 33

CANTIDAD DE DIAS

15

VALOR TOTAL

$ 200.000

Adecuación del terreno Tractorización Drenaje Trazado Ahoyado Desinfección del terreno Llenado hoyos Fertilización Instalación sistema de riego Preparación de semilleros Insumos Plántulas Herbicidas Fertilizante orgánico Fertilizante químico Cal agrícola Fungicida Gasolina Lubricantes Postes Alambres (7) VENTAS

Hora máquina Hora máquina Hora/ máquina Unidad

/

$ 150.000

40

$ 6.000.000

$ 120.000

20

$ 2.400.000

$ 80.000

12

$ 960.000

$ 80.000

20

$ 1.600.000

Unidad

$ 30.838,2

20

$ 616.764

Unidad Unidad

$ 30.838,2 $ 30.838,2

20 12

$ 616.764 $ 370.048,4

Unidad

$ 30.838,2

15

$ 462.573

Unidad

$ 30.838,2

12

$ 370.058,4

Unidad Unidad Unidad

$ 808 $ 400.000 $ 1.200.000

33.000 1 1

$ 26.664.000 $ 400.000 $ 1.200.000

Unidad

$ 200.000

10

$ 2.000.000

Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad

$ 140.000 $ 10.000 $ 10.000 $ 50.000 $ 30.000 $ 250.000

10 45 150 6 100 10

$ 1.400.000 $ 450.000 $ 1.500.000 $ 300.000 $ 3.000.000 $ 2.500.000

/

CARGO

CANTIDAD

VALOR DIA

CANTIDAD DE DIAS

VALOR TOTAL

Asesor de ventas

1

33.333,33

30

1.000.000

1

33.333,33

30

1.000.000

1

33.333,33

30

1.000.000

1 Asesor de ventas 2 Asesor de ventas 3 (8) MAQUINARIA

ITEM

CANTIDAD

Y EQUIPO

VALOR

VALOR UNITARIO

TOTAL Motobombas

1

$689.000

1

$689.000

Drone de

1

$8.000.000

1

$8.000.000

Guadañadora

2

$1.100.000

1

$2.200.000

Tanques de

1

$1.059.600

1

$1.059.600

Sistema de goteo

1

$175.800

1

$175.800

Motocultor

1

$2.500.000

1

$2.500.000

Escogedora

1

$4.000.000

1

$4.000.000

fumigación

almacenamiento de aguas y mezclas

(9)

OTROS COSTOS

ITEM

CANTIDAD

ENERGIA

800 vatios

VALOR UNITARIO 640

VALOR TOTAL 512.000

AGUA

3 pulgadas

200.000

8.000.000

TELEFONO

3

350000

1.400.000

CONCLUSIONES Después de analizar las cifras y compararlas con el presupuesto inicial, se pueden dar inicio al proyecto en términos financieros debido a que los gastos del mes inicial están acordes al presupuesto, y también se pueden solventar los gastos varios que se puedan presentar, según las primeras cifras se esperan ingresos superiores al valor de inicio de del proyecto, con lo cual se garantizara la rentabilidad y sostenibilidad del proyecto. (10)

Tabla 3: Matriz de costos

Matriz de Gestión de Comunicaciones COMUNICACIONES Nombre del proyecto: Frutas Colombianas (2) Logo del proyecto (3) Integrantes (4) Rol (1)

1. Edson Jair Rodríguez 2. John Jairo Hernández 3. Jenny Andreina Rincón 4. Oscar Villamizar 5.Yamid Santana

Albeiro Bueno

Director del proyecto Gerente De tiempo y riesgo Gerente de adquisiciones y alcance Gerente de costos y comunicaciones Gerente de Gestión de calidad, Evaluación financiera

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

QUE

RESPONS

A QUIEN

COMO

FRECUE

MEDIO

ABLE

Plan anual de riesgos operacionales, crediticios, mercado y liquidez

Planificación de los requisitos para los recursos de las actividades y

NCIA

John Jairo Hernánde z (gerente de tiempo y riesgos)

Director de proyecto y jefes de cada área

Jenny Andreina Rincón (Gerente de

Director de proyecto y jefes de

Auditorías en: contabilidad y finanzas, recurso humano, servicios operativos, plan de recuperación y continuidad operativo Licitaciones, registro interesados, información de

1 auditoría cada 4 meses

Reuniones y consolidaci ón del informe

Control permane nte

Registro del consenso de proveedore s,

estimaciones de costos

-Actualización del manual de organización y procedimientos del servicio. - Programa del trabajo del departamento de costos. -Plan de estrategias de comunicación y mercadeo -Implementación de los planes, programas y proyectos de comunicación externa.

-Plan de gestión de calidad de cada área. -balance financiero mensual de gastos obtenidos.

Actas

Informes Avances

de

adquisicio nes y alcance)

Oscar Albeiro Villamizar (Gerente de costos y comunicac iones)

Yamid Bueno Santana (Gerente de Gestión de calidad, Evaluació n financiera)

Edson Jair Rodríguez (Director del proyecto) Yamid Bueno Santana

cada área

necesidades específicas

Director de proyecto y jefes de cada área

Control de almacenes, liquidación de nómina, registrar la producción, orientar a las políticas de precios, estadísticas y presupuesto s

evaluación de costos, verificación de requisitos

Mensual

Reuniones e informes de costos de producciónrecurso humano , plan de estrategias de marketing

Director de proyecto y jefes de cada área

Control de calidad de cada área, orientado en el las normas de calidad pactadas. Información de gastos y costos presentados por cada área.

mensual

Reuniones con informes de calidad y balance financiero de la empresa

Jefes de cada área

Conclusione s y Responsabili dades

Según necesida d

Documento Físico

Director de proyecto

Avances de Ejecución

Quincen al

Presencial

y jefes (Gerente de Gestión de cada de calidad, área Evaluació n financiera) Edson Jair Novedades Rodríguez Jefes de o Reuniones (Director cada imprevistos Semanal Presencial sistemáticas del área en la ejecución proyecto) (11) OBSERVACIONES: : Todos los documentos o soportes físicos deben quedar archivados como evidencia de cada una de las actividades realizadas durante la ejecución del proyecto Tabla 4: Matriz comunicaciones

RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

Con la elaboración de este trabajo colaborativo se logra recopilar información de los participantes del grupo, en los cuales sus aportes conformaran el desarrollo del proyecto mismo, con lo cual cabe destacar que se desarrollaron los roles que cada participante asumió para el desarrollo de la actividad. De igual forma, debe prestarse especial atención y vigilarse a través de revisiones periódicas el uso del presupuesto con el fin de garantizar todas las inversiones descritas en las matrices de adquisiciones y costos. Por último, una constante comunicación es una de las bases vitales para la implementación de cualquier proyecto, debido a que en estas reuniones e informes que se desarrollan son generadores de nuevas ideas y las que proporcionan un control adecuado para la ejecución del proyecto.

CITAS Y REFERENCIAS BIBLOGRÁFICAS

especialistas, A. R. (Junio de 2020). Sistemas de riegos. Obtenido de Agriculturers Red de especialistas: https://agriculturers.com/los-sistemas-de-riego-eninvernaderos/ Frutícula, P. (2020). Manual completo de producción de arándanos. Obtenido de Portal

Frutícula:

https://www.portalfruticola.com/noticias/2018/01/11/manual-

completo- produccion-arandanos-descarga-pdf/ Top quality. (2016, octubre). Norma de calidad y condicion de arandanos frescos. Consultado el 29 de mayo de 2020. https://www.academia.edu/36707043/NORMA_DE_CALIDAD_Y_CONDICION_A RANDANOS_FRESCOS._TOP_QUALITY Instituto Colombiano agropecuario (s.f.). Con la exportación de 600 kilos de arandanos a los Estados Unidos, Boyacá confirma la calidad de su agricultura. Consultado el 29 de mayo de 2020. https://www.ica.gov.co/noticias/ica-exportacionarandanos-estados-unidos Asociacion Colombiana de cultivadores de blueberries (s.f). ¡ahora si! ¡una realidad! Arándanos cultivados en Colombia. Consultado el 29 de mayo de 2020. https://www.asocolblue.com/#chefsPage Ica. (2016, 20 de enero). Resolucion No. 00000448. Consultado el 29 de mayo de 2020. https://www.ica.gov.co/getattachment/d2dea6cc-b4b0-4e76-85b3614da4761fe4/2016R448.aspx

Emprendices. (2020, 06 de abril). Tramites y certificados necesarios para crear una empresa en Colombia. Consultado el 29 de mayo de 2020. https://www.emprendices.co/tramites-certificados-crear-empresa-colombia/ Fierros. (s.f.). Tipos de contratos en Colombia. Consultado el 29 de mayo de 2020. https://fierros.com.co/noticias/tipos-de-contratos-en-colombia/