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Faltantes y Sobrantes de Dinero en un Arqueo de Caja Faltantes y Sobrantes de Dinero en un Arqueo de Caja Hola Amigos: Otro usuario del Foro consulta lo siguiente: ¿Que debo hacer contablemente dentro del Rubro Caja, cuando se encuentran, faltantes y sobrantes de dinero producto de un Arqueo de Caja?. Respuesta: primeramente es necesario recordar que por definición se entiende por un Arqueo de Caja al Procedimiento de recontar el dinero en efectivo, valores, y cheques. Y sus características debe ser: Sorpresiva sin dar previo aviso y, Simultanea que se deberá practicar el Arqueo en tantas cajas haya dentro de laEmpresa, ejemplo, puede darse que la Empresa cuenta con un edificio de 3 pisos y cada una de ellas maneja una caja, pues en esa situación debe ser simultanea, por que se debe practicar dicho procedimiento de Arqueo para no dar oportunidad al cajero a arreglar sus diferencias de efectivo. Ahora bien, en caso de encontrarse con diferencias de dinero el tratamientodependerá del resultado del Arqueo de Caja, dando solución para la situación según planteada, ejemplo: a) Detección de un faltante de S/.150, donde es posible su recuperación b) Detección de un faltante de S/.110, donde no es posible su recuperación c) Detección de un sobrante de S/.450, donde es posible su devolución d) Detección de un sobrante de S/.600, donde no es posible su devolución CASO PRACTICO: La Empresa “JACK EL SALTARIN SAC”, tiene designado como cajero a la Srta. MATILDE PINCHI PINCHI. El 26 de Julio de 2005, el Administrador MIGUEL RIOS, decide efectuar un Arqueo de Caja para lo cual se solicita dar el tratamiento contable a las siguientes situaciones encontradas por nuestro administrador encargado del Arqueo de Caja. a) Detección de un faltante de S/.150, donde es posible su recuperación En este caso el Administrador, encuentra responsabilidad en la Cajera, por lo tanto dicha diferencia debe ser cubierta con la Remuneración de la Cajera, bajo el concepto de adelanto de remuneración que debe hacer la Srta Matilde Pinchi Pinchi. --------------- X --------------38 Cargas de Personal........................150 ....381 Adelanto de Remuneraciones 10........Caja y Bancos.......................................150 ...........101 Caja x/x Por el Adelanto de remuneración .....de la Cajera, por detectarse un faltante .....de dinero. ------------------- X ------------------62 Cargas de Personal............................1,090.00 ....621 Sueldos...............................1,000 ....627 Seguridad y Prev. Social...........90 ..........627.01 EsSalud

38............Cargas de Personal................................................150 ................381 Adelanto de Remuneraciones 40............ Tributos Por Pagar..................................................90.00 ...............403 Contrib.a Inst. Públicas .....................403.01 EsSalud..............90 41........... Remuneraciones y Part x Pagar...........................738.30 ..............411 Sueldos 46.......... Cuentas x Pagar Diversas......................................111.70 ..............469 Otras Cuentas x Pagar Diversas ....................469.01 AFP ..............................469.01.01 Unión Vida x/x Por la provisión de la Planilla Unica .....de Remuneraciones del Presente mes. ------------------- X ------------------94 Gastos de Administración.....1,090.00 79..........CICC..........................................1,090.00 x/x Por el traslado del Gasto b) Detección de un faltante de S/.110, donde no es posible su recuperación El Administrador al practicar el Arqueo de Caja no encuentra responsabilidad en la Cajera, por lo tanto; dicha diferencia puede ser cubierta como un gasto menudo de laEmpresa. --------------- X --------------65 Carga Diversas de Gestión...............110 ....659 Otras Carga Diversas de Gestión 46........Cuentas x Pagar Diversas..........................110 ...........469 Otras Cuentas x Pagar x/x Por la diferencia del dinero .....asumido como gasto por la .....Empresa. --------------- X --------------94 Gastos de Administración................110 79........CICC....................................................110 x/x Por el destino del gasto --------------- X --------------46 Cuentas x Pagar Diversas................110 ....469 Otras Cuentas x Pagar 10........Caja y Bancos.......................................110 ...........101 Caja x/x Por el pago del gasto c) Detección de un sobrante de S/.450, donde es posible su devolución Generalmente es resultado de un cobro en exceso hecho a un Cliente, sabiendo laEmpresa que dicha persona por ser un Cliente Habitual, regresara para exigir la devolución de su dinero, para el cual debemos estar preparados, contabilizando como un pasivo, puesto que dicho dinero no es de nuestra propiedad. --------------- X --------------10 Caja y Bancos............................450 .....101 Caja 46........Cuentas por Pagar Diversas...................450 ...........469 Otras Cuentas por Pagar Diversas .................469.01 Sobrante de Dinero x/x Por el registro del cobro en .....exceso.

d) Detección de un sobrante de S/.600, donde no es posible su devolución Igual que en el caso anterior, pero si fuera la situación de : - La cuantía es mínima, y el Cliente no se toma la molestia de exigir su devolución o - Si el Cliente nunca se acercara a cobrar dicho dinero, entonces procederá a reconocerse como un ingreso. --------------- X --------------16 Cuentas x Cobrar Diversas............600 ....168 Otras cuentas x cobrar 75........Ingresos Diversos................................600 ............759 Otros Ingresos Diversos x/x Por la provisión del reconocimiento .....del ingreso. --------------- X --------------10 Caja y Bancos............................600 ....101 Caja 16........Cuentas x Cobrar Diversas....................600 ...........168 Otras cuentas x cobrar x/x Por el cobro del dinero en .....exceso.   



AL REALIZAR EL ARQUEO DE CAJA SE PUEDEN PRESENTAR LOS SIGUIENTES CASOS: 1. El dinero que hay en caja coincida exactamente con el saldo de la cuenta caja (Efectivo según arqueo = saldo según libros). 2. El dinero resultante en el arqueo sea menor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo < saldo según libros) presunto faltante. 3. El dinero resultante en el arqueo sea mayor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo > saldo según libros) presunto sobrante. En empresas pequeñas el arqueo lo realiza el cajero, propietario o administrador, en las empresas medianas y grandes el arqueo lo realiza un Auditor interno o Revisor Fiscal. Los arqueos se realizan periódicamente, y pueden ser todos lo días, semanalmente, intempestivamente. El recuento físico es registrado en un formato de arqueo de caja

Cuando en el arqueo resultan faltantes como en el caso anterior estos pueden deberse a: 1. Pagos que realizó el cajero y no se registraron. Ejemplo: Se envió al mensajero con documentación de la empresa, el cajero le entregó $5.000 para dicho Gasto. El mensajero aún no ha entregado el recibo y el cajero olvidó que había hecho ese pago. El registro quedaría de la siguiente manera: 5135

SERVICIOS

$5,000

513540

CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS

1105

CAJA

110505

GENERAL

$5,000

1105 Caja 1,710,000

5,000

1,710,000

5,000

1,705,000 

2. Las sumas pagadas de mas o retiradas por el cajero, en este caso ya es responsabilidad del cajero el faltante producido, ya que pago de más algún gasto o retiró de manera arbitraría el dinero de caja, en este caso el registro quedaría de la siguiente manera: 1365

CUENTAS X COBRAR A TRABAJADORES

136530

RESPONSABILIDADES

1105

CAJA

110505

GENERAL

$5,000

$5,000

Si el empleado paga de su propio bolsillo se reversa el anterior registro. Cuando en el arqueo resultan sobrantes estos pueden deberse a las siguientes situaciones:



1. Ingresos recibidos por el cajero y que no han sido contabilizados, Ejemplo:

Suponemos que el ingreso no contabilizado corresponde a un pago hecho por un cliente y no abonado a su cuenta, entonces el registro quedaría de la siguiente manera:



1105

CAJA

110505

GENERAL

1305

CLIENTES

130505

NACIONALES

$10.000

$10.000

2. Si el sobrante se produjo por una suma cobrada de más por el cajero y no se logra determinar el origen de ese sobrante, éste se considera en definitiva como un ingreso para la empresa. El registro quedaría: 1105

CAJA

110505

GENERAL

4295

DIVERSOS

429553

SOBRANTES DE CAJA

$10.000

$10.000

Cuando el sobrante es de cierta consideración que induzca error debe llevarse a una cuenta de acreedores varios hasta que se investigue el sobrante, Ejemplo:

El registro quedaría: 1105

CAJA

110505

GENERAL

2380

ACREEDORES VARIOS

238020

REINTEGROS POR PAGAR

$400.000

$400.000

Si no se establece el sobrante 2380

ACREEDORES VARIOS

238020

REINTEGROS POR PAGAR

4295

DIVERSOS

429553

SOBRANTES DE CAJA

Ejercicios de aplicación Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:

$400.000

$400.000

 

1. Se produjo un gasto por concepto de fotocopias pagado por el cajero por $3.000 el cuál no fue contabilizado en caja. 2. Registre contablemente el punto anterior. Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:





3. Al revisar la información se encuentra que el cajero a efectuado los siguientes gastos, los cuales no fueron contabilizados: *Valor pagado por envíos al correo $11.000 *Transporte Urbano (Taxis) $5.000 4. Suponer en el caso anterior que el saldo en libros es de $745.000. NOTA: PARA ESTOS CASOS LOS FALTANTES Y SOBRANTES NO SON JUSTIFICADOS.