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ARQUEO DE CAJA. I)

CONCEPTO Es un procedimiento administrativo contable de control cuyos objetivos básicos son: a) Determinación de las existencias de valores a una fecha determinada en poder del responsable de los mismos (cajero, tesorero, etc.). b) Como forma de evaluación del control interno vigente, permitiendo detectar eventuales irregularidades en el manejo de fondos por parte del personal encargado de su custodia. c) Es un procedimiento de auditoría que permite confrontar las existencias de valores con el saldo contable de caja y así tener evidencia sobre la veracidad del mismo. De la aplicación del procedimiento pueden originarse registraciones relacionadas con operaciones cuyos comprobantes que las respaldan todavía no fueron contabilizados u otros hechos contabilizados erróneamente. En resumen es una confrontación entre los valores y comprobantes que existen en poder del cajero con el saldo de la cuenta Caja, evaluando si hay o no concordancia entre ambos conceptos. II) OPORTUNIDAD EN QUE SE APLICA Es imprescindible realizar el ARQUEO al menos en 2 momentos: a) A cierre del ejercicio (fecha de Balance) b) En cualquier otro momento del ejercicio económico y en forma sorpresiva por personal independiente de la custodia de valores. En este caso sirve como mecanismo de control más efectivo ya que permitirá detectar irregularidades o fraudes en el manejo de fondos. III) PROCEDIMIENTOS A APLICAR A. DETERMINAR EL SALDO CORRECTO DE CAJA Antes de comenzar el arqueo debemos asegurarnos que el saldo de caja es el correcto, de haber errores se deben corregir antes de comenzar el arqueo. Por ejemplo si tenemos algún comprobante mal contabilizado que afecta a la cuenta caja. B. REALIZAR EL ACTA DE ARQUEO El acta de arqueo es un documento en el que deben quedar detallados todos los valores y comprobantes en poder del responsable de los fondos. En el acta se detalla por un lado los Fondos Arqueados que representan valores y por otro lado Fondos Sujetos a Arqueo que representan el Saldo y todos los comprobantes que tienen que ver con entradas y salidas de dinero que afectan a la cuenta caja. El arqueo de fondos debe realizarse en presencia del cajero y una vez finalizado deberá firmarse el documento con las observaciones correspondientes.

Ejemplo:

ACTA DE ARQUEO.

FONDOS ARQUEADOS

FONDOS SUJETOS A ARQUEO

Billetes y Monedas Saldo de Caja Cheques de terceros del día + Comprobantes de Ingresos Cheques diferidos a - Comprobantes de Egresos cobrar (se pueden cobrar porque vencieron y está contabilizado su vencimiento) Moneda extranjera (si se contabiliza como caja) -----------------------------------------------TOTAL

A

OBSERVACIONES TOTAL

-----------------------------------------------TOTAL B

Sobrante/Faltante . A

TOTAL

RESPONSABLE DEL ARQUEO

firma

CAJERO

firma

FECHA DEL ARQUEO:

dd/mm/aa

+/-

X A

El total A, debe ser igual al total B, si esto es así quiere decir que lo que se espera que tenga el cajero en valores (B) es igual a lo que verdaderamente tiene (A). Si A > B quiere decir que el cajero tiene más de lo que debería tener esto quiere decir que hay un sobrante. SI A < B quiere decir que el cajero tiene menos de lo que debería tener entonces en esta situación hay un faltante. Cada empresa tiene su propio modelo de acta adaptado a su realidad y necesidades. C. CONTABILIZAR TODOS LOS COMPROBANTES EN PODER DEL CAJERO Si estamos a fecha de balance comenzamos a contabilizar todos los comprobantes, comenzando por registrar el faltante o sobrante de caja. El cajero en su poder puede tener comprobantes que afecten a la cuenta caja y comprobantes que no afecten a la cuenta caja. Cuando estamos a fecha de balance debemos contabilizar absolutamente todos los comprobantes. D. DETERMINAR EL NUEVO SALDO DEL MAYOR DE CAJA Una vez registrados todos los comprobantes pasamos al mayor de caja los movimientos registrados y hallamos el nuevo saldo. E. COMPOSICIÓN FINAL DEL SALDO DE CAJA. SALDO DE CAJA : xxx COMPOSICIÓN DEL SALDO: Efectivo……………………... Cheques a cobrar …………..

Moneda Extranjera…………. TOTAL………………………. xxx Ejemplo de aplicación. Al 30.11 fecha de balance se procede a realizar el arqueo al cajero el Sr. Manolarga para lo que se presentan los siguientes datos. 1. SALDO CONTABLE DE CAJA: 100.000 2. Se detectó que un recibo de cobro a un deudor por $ 40.000 por error fué registrado por un importe de $ 4.000. 3. Se encontró en poder del cajero:  Billetes y monedas por $ 50.000  U$S 100 comprados a $ 20 c/uno $ 2.000  cheques del día $ 20.000  cheque diferido a cobrar $ 10.000 ( venció y se puede cobrar además su vencimiento está contabilizado)  Boleta contado por compra mercaderías $ 61.000 iva incluído pagada en efectivo.  Recibo de cobro a un deudor por ………..$ 6.000  Factura de compra de mercaderías por $ 12.200 iva incluído.

A.

Determinamos el saldo correcto de caja. Como hay un error debemos hacer un ajuste corrigiendo el recibo de cobro mal registrado fué por $ 40.000 y se registró por $ 4.000 entonces hacemos: -----------------------------------------------Caja 36.000 Deudores por Ventas 36.000 --------------------------------------------Entonces el saldo correcto de la cuenta caja quedaría: Debe ┃ 100.000 36.000 _______ 136.000┃

Haber

B. CONFECCIONAMOS EL ACTA DE ARQUEO FECHA: 30.11 FONDOS ARQUEADOS efectivo Moneda extranjera

FONDOS SUJETOS AL ARQUEO 50.000 2.000

cheques del día

20.000

ch. dif. a cobrar

10.000

TOTAL

82.000

Saldo Recibo cobro Boleta Compra

136.000 6.000 (61.000)

TOTAL

81.000

SOBRANTE

1.000

TOTAL…………………….82.000 RESPONSABLE ARQUEO CAJERO

Firma

C. REGISTRAMOS COMPROBANTES -----------------------------------------------------------------Caja 1.000 Sobrante de Caja 1.000 -----------------------------------------------------------------Caja 6.000 Deudores por ventas 6.000 según recibo ------------------------------------------------------------------Mercaderías 50.000 Iva compras 11.000 Caja 61.000 Según boleta ------------------------------------------------------------------Mercaderías 10.000 Iva compras 2.200 Acreedores por Compras 12.200 Según factura ------------------------------------------------------------------C. PASAJE AL LIBRO MAYOR DE CAJA DEBE HABER 136.000 61.000 1.000 6.000 143.000 61.000 82.000 saldo

D. COMPOSICIÓN FINAL SALDO DE CAJA: 82.000 Efectivo …………….50.000 Moneda ext. 2.000 Ch. del día ………. 20.000 ch. dif. a cobrar 10.000 Total ………………...82.000

GUÍA DE LA CLASE Asignatura: Contabilidad. Dirigido a estudiantes del área Administración EMT segundo año o Administración primer año EMP. Tema: Arqueo de Caja. Fundamentación: Esta es la primera clase de arqueo de valores y por lo tanto tendrá un abordaje general del tema sin entrar en detalles específicos del mismo. Justamente los aspectos específicos servirán como tareas de investigación y discusión para los estudiantes como actividad para más adelante. Tales aspectos son por ejemplo: ver casos de cheques diferidos no contabilizados en su vencimiento, ver que pasa con la moneda extranjera si cambia de valor,o si la misma es contabilizada en una cuenta aparte llamada moneda extranjera, ver que pasaría si encontramos un billete falso, hacer una lista de documentación que respalde ingresos o egresos de caja, que significado tiene en el arqueo un comprobante de egreso pagado con cheque etc. Utilizaremos éstos justamente para provocar en los alumnos construcción de aprendizaje y al mismo tiempo vayan descubriendo nuevos elementos a tomar en cuenta en el arqueo y así enriquecer el tema profundizando cada vez más. De esta manera estaremos realizando en primera instancia un abordaje del tema desde un punto de la didáctica tradicional para luego utilizar un modelo constructivista del conocimiento, ya que consideramos que el alumno debe construir parte del conocimiento compartiendo al mismo tiempo con sus pares. Objetivos: enseñar importancia del procedimiento del arqueo de caja, y su confección en base a determinados pasos. Contenidos: concepto de arqueo de caja, pasos o procedimientos a tener en cuenta para realizar un arqueo de caja en forma teórica, ejemplo práctico, actividad a realizar por los alumnos. Plan: -Presentación teórica del tema 15 minutos. -Ejemplo práctico a realizar por los alumnos 15 minutos. -Conclusiones y tareas domiciliarias de investigación. -Evaluación: posterior con las tareas asignadas. -Bibliografía: