• Author / Uploaded
• Eduardo E. Camargo D.

Citation preview

ENUNCIADO DEL ALCANCE Título del Proyecto:

Fecha de Preparación:

Descripción del alcance del producto / Servicio El producto de este proyecto es la planeación, ejecución y cierre del IX congreso de comercio exterior en la ciudad de Cartagena de Indias para 500 personas de manera efectiva y exitosa, satisfaciendo las expectativas de clientes, patrocinadores, conferencista y asistentes. El congreso será desarrollado en la localización más adecuada para garantizar la satisfacción de asistentes, sponsor y patrocinadores, asegurando el cumplimiento de las leyes y regulaciones necesarias, abarcando toda la logística antes, durante y después del congreso, la promoción, financiación mediante patrocinadores y el recaudo. El evento será desarrollado los días 28 y 29 de Junio de 2015 donde se incluirán las actividades de inauguración y clausura. El alcance incluye además:  Coordinación de breaks y almuerzos durante el congreso y comida, 2 orquestas, música y arreglos logísticos en la clausura.  Coordinación de audiovisuales y materiales para las presentaciones.  Coordinación de viáticos, transporte y hospedaje de expositores.  Diseño y construcción de imagen, página web, materiales de apoyo, escarapelas, pendones.  Diseño de bases de datos de asistentes, patrocinadores y servicios de apoyo al profesional de comercio exterior.  Coordinación de traductores para las ponencias.

Entregables del Proyecto: Business Plan, Página web, folletos y presentaciones. Anteproyecto: Selección preliminar del sitio, menús de almuerzo, breaks y cena durante clausura, orquestas y patrocinadores. Plan preliminar: Estructura de desglose del trabajo, Cronograma, Presupuesto, Matriz de roles y responsabilidades, Plan de comunicaciones, Plan de gestión de calidad, Plan de compras y suministros, Plan de respuesta al riesgo. Congreso ejecutado dentro del tiempo, alcance y costo presupuestado con la calidad acordada. Bases de datos de asistentes, patrocinadores y servicios de apoyo al profesional de comercio exterior. Informe financiero ejecución del congreso. Proceso de cierre.

Criterios de aceptación del Proyecto: Ejecución del congreso en las fechas establecidas. CPI sea menor o igual a 1 SPI sea menor o igual a 1 30% de rentabilidad sobre la inversión para el sponsor Bases de datos funcionales. Satisfacción de asistentes y patrocinadores mayor a 8.

ENUNCIADO DEL ALCANCE Título del Proyecto:

Fecha de Preparación:

Exclusiones del Proyecto:  Organización de la agenda del congreso.  Consecución de la información necesaria para el material de apoyo y las bases de datos de memorias y servicios de apoyo al profesional de comercio exterior.  Consecución de expositores y organización de sus agendas.  Desarrollo de presentaciones del congreso.  Hospedaje para asistentes al congreso.

Restricciones del Proyecto: 1. Presupuesto de US$50.000 2. Participantes 500 personas. 3. Idioma de los conferencistas (ingles, francés y japonés) 4. Encontrar la asesoría adecuada con relación a la normatividad a cumplir para la realización del evento. 5. Calidad del recurso humano 6. Que halla la capacidad hotelera para el evento 7. Exigencias y restricciones por parte del lugar a utilizar para la realización del evento de pagos de depósitos y anticipos. 8. Criterio de evaluación y selección para compras y proveedores – presentar tres cotizaciones de cada uno.

Supuestos del Proyecto: 1. Entrega de una descripción del contenido de la agenda y los temas a tratar en el congreso por parte del Sponsor 2. Entrega del 50% del presupuesto de US$50.000 a los 2 meses de haber firmado el acta de constitucion. 3. Entrega del saldo del 50% del presupuesto de US$50.000 6 meses antes de la realizacion del evento 4. Entrega de agenda por parte del sponsor 6 meses antes del evento. 5. Existencia de proveedores de calidad en la ciudad de Cartagena. 6. Disponibilidad de sitio en la ciudad de Cartagena de Indias. 7. Aprobacion de todos los permisos y licencias.