• Author / Uploaded
• LIZ084

• Categories
• Farmacia
• Bienes
• Presupuesto
• Contabilidad
• Business

Citation preview

Tema: Compras en Farmacia . La adquisición de materiales y servicios normalmente se produce como consecuencia de: 1) Requerimiento automático de Abastecimiento, al llegar el bien de consumo habitual al punto de repedido (políticas de stock – fichas de stock). 2) Requerimiento de un Centro Usuario de un bien que no se mantiene en stock, lo que no anula la intervención de Almacenes. Este tipo de pedido se efectúa cuando se requiere un producto por primera vez, con vista a la normalización del suministro, y que seguirá en el futuro la rutina presentada en el apartado anterior. 3) Requerimiento de cualquier otro sector para cubrir necesidades no habituales y esporádicas. Ejemplo: por requerimientos de Bienes de Uso. Circuito de Compras (droguería) El procedimiento se inicia en el sector de compras, donde el jefe de compras realiza la solicitud para reposición de medicamentos y productos de perfumería. El Auxiliar de farmacia emite un PIC por Duplicado y lo eleva al Farmacéutico para su correspondiente análisis y autorización. En caso de ser aprobado, el auxiliar de farmacia se dirige a abastecimiento en donde el auxiliar de stock toma conocimiento del requerimiento y verifica si posee o no el bien solicitado. 1) Si abastecimiento tiene stock DENEGA el PIC, y solicita la emisión de un vale de salida de abastecimiento (también puede haber existencia en otra sucursal en caso de requerimiento de un paciente: vale de salida de abastecimiento) 2) Si Abastecimiento no tiene Stock del bien solicitado, el procedimiento es el siguiente: El auxiliar de stock registra en el libro de pedidos, sella la copia con intervenido por almacenes y entrega las mismas al auxiliar de farmacia, quien se dirige el Dpto de compras en donde el auxiliar de compras controla la intervención del sector de abastecimiento, luego numera el PIC, asignando el orden de ingresa, fecha, y procede a conformar la recepción del comprobante, bifurcando luego las copias, entrega el duplicado al Auxiliar de farmacias, quien lo archiva en espera de que se realice la gestión. El aux. de Compras eleva al Jefe de Compras conserva el Original para su análisis y consulta el Presupuesto de Compras, y Actualizaciones (Resoluciones y Memos Gerenciales), en función de los cuales autoriza el inicio de la gestión, y determina en el PIC el sistema de compra del bien solicitado, en este caso CONCURSO DE PRECIOS, para esto confronta el monto estimado del bien con la escala de Montos Vigentes. A partir de este momento, el aux. de cpras comienza a formar el Legajo de Compras, asignando la numeración correspondiente, se lo registra en el Libro de Compras en Gestión y entrega el al Jefe de Compras, quien de acuerdo al bien solicitado, analiza en la base de datos de productos por proveedores actualizada que posee, eligiendo un máximo de cinco y un mínimo de tres (en lo posible).

A continuación confecciona el Pedido de Cotización de Precios, por triplicado, resulta conveniente que se roten periódicamente la nómina de invitados a cotizar para evitar colusión o eventuales proveedores monopólicos, control que estará a cargo del Jefe de Compras. El Jefe de compras archiva en el legajo los triplicados. Se efectuar la entrega de PCP. El Jefe de Compras entrega el legajo al Auxiliar de compras quien lo registra en el LCG, luego lo devuelve al Jefe de Compras, quien archiva el Legajo. Se entrega el original a cada proveedor y hace firmar la recepción en el duplicado. Luego el jefe de compras procede a extraer de archivo el Legajo, verifica la recepción de las copias (firma de los invitados), y destruye los triplicados. Anexa al Legajo los duplicados de PCP conformados, finalizando de esta manera la operatoria. El día de cierre del concurso, el Jefe de compras lee cada oferta y las ingresa a la Planilla Comparativa de Precios, luego cierra y firma la planilla. Posteriormente realiza un análisis y preadjudicación, fundada esta en parámetros netamente objetivos. Finalmente luego de analizar todo lo actuado realiza la Adjudicación. Determinada la Adjudicación, se emite la Orden de Compras. La OC se emite por quintuplicado. El original y duplicado de la OC son entregadas al jefe de compras quien lo remite al proveedor, el cual firma el duplicado como acuse recibo (quedando así formalizada la relación entre las partes, ya que ésta es el instrumento legal idóneo que ampara la provisión del material). Las demás copias quedan en Legajo en archivo provisorio. Cuando el duplicado conformado, se extrae de archivo el legajo, controla la conformidad del duplicado y bifurca las copias de la OC con los siguientes destinos: Triplicado de la OC con destino al Gerente de Administrativo Contable, Queda la copia archivada. Con esta se actualiza el cash flow y se prevé los fondos para el cumplimiento de la obligación futura. Cuadruplicado de la OC, con destino a Abastecimiento, con la siguiente característica: mutilado en precios, respondiendo así a normas de Control Interno. Por medio de esta copia Almacenes prevé la fecha de ingreso y el espacio físico. Queda en archivo la copia. Quintuplicado de la OC, sin precios ni cantidad va a Recepción, en donde es recibido por el Encargado de Recepción, el que procede a planificar los elementos y el personal para la fecha de ingreso dejando en archivo la copia.

Sextuplicado de la OC, se emite excepcionalmente cuando el pedido lo efectúa una sección que no sea Almacenes, mutilada en precios. INGRESO DEL BIEN SOLICITADO Cuando la mercadería ingresa, lo hace por Recepción, allí el Encargado de Recepción recibe del transportista el Remito del Proveedor. Extrae del archivo provisorio el quintuplicado de la Orden de Compra y realiza un control de cantidad y calidad. El proveedor nos envía la mercadería con remito original, duplicado u triplicado. El bien, según sus características físicas, se pesa, se cuenta, o se mide, se observa si los envases se hallan en perfecto estado de presentación y se controla la fecha de vencimiento. En algunos casos el control de calidad queda reservado a un especialista, según las características del bien. El Encargado de Recepción, emite el Informe de Recepción por triplicado y conforma el Remito del proveedor. Entrega el duplicado del Remito al transportista y se queda con el Original y hace una fotocopia. Finalmente lleva original y copia conjuntamente con los bienes al sector Abastecimiento. En Abastecimiento el encargado de stock, extrae del archivo el cuadruplicado de OC, realiza un control cruzado entre físico, IR y Remito. Si está todo correcto, registra en la ficha de Stock no valorizado su ingreso y conforma las copias del IR con RECIBIDO. El encargado de stock archiva el original de remito en soporte de la registración en el sub mayor de stock no valorizado y bifurca las copias entregando: - Triplicado de IR al sector de Recepción, quien lo archiva con el Quintuplicado de OC. - Duplicado del IR con la fotocopia del Remito se destina al Encargado de Compras, quien extrae de archivo el Legajo y controla si toda la Gestión está correctamente concluida. El Encargado de compras adjunta las copias que recibe al legajo, supervisa y si está de acuerdo con la Gestión lo envía al Gerente Administrativo Contable, para que se inicien los procedimientos de Contabilización. Excepcionalmente puede emitirse una copia más, con destino a la sección solicitante, para que tome conocimiento que ha llegado lo requerido.

Circuito de Compras (perfumería) El procedimiento se inicia en el sector de compras, donde el jefe de compras realiza la solicitud para reposición de medicamentos y productos de perfumería. El vendedor del sector perfumería emite un PIC por Duplicado y lo eleva al Encargado para su correspondiente análisis y autorización. En caso de ser aprobado, el vendedor se dirige a abastecimiento en donde el auxiliar de stock toma conocimiento del requerimiento y verifica si posee o no el bien solicitado. 1) Si abastecimiento tiene stock DENEGA el PIC, y solicita la emisión de un vale de salida de abastecimiento. 2) Si Abastecimiento no tiene Stock del bien solicitado, el procedimiento es el siguiente: El auxiliar de stock registra en el libro de pedidos, sella la copia con intervenido por almacenes y entrega las mismas al auxiliar de farmacia, quien se dirige el Dpto de compras en donde el auxiliar de compras controla la intervención del sector de abastecimiento, luego numera el PIC, asignando el orden de ingresa, fecha, y procede a conformar la recepción del comprobante, bifurcando luego las copias, entrega el duplicado al vendedor, quien lo archiva en espera de que se realice la gestión. El aux. de Compras eleva al Jefe de Compras conserva el Original para su análisis y consulta el Presupuesto de Compras, y Actualizaciones (Resoluciones y Memos Gerenciales), en función de los cuales autoriza el inicio de la gestión, y determina en el PIC el sistema de compra del bien solicitado, en este caso CONCURSO DE PRECIOS, para esto confronta el monto estimado del bien con la escala de Montos Vigentes. A partir de este momento, el aux. de cpras comienza a formar el Legajo de Compras, asignando la numeración correspondiente, se lo registra en el Libro de Compras en Gestión y entrega el al Jefe de Compras, quien de acuerdo al bien solicitado, analiza en la base de datos de productos por proveedores actualizada que posee, eligiendo un máximo de cinco y un mínimo de tres (en lo posible). A continuación confecciona el Pedido de Cotización de Precios, por triplicado, resulta conveniente que se roten periódicamente la nómina de invitados a cotizar para evitar colusión o eventuales proveedores monopólicos, control que estará a cargo del Jefe de Compras. El Jefe de compras archiva en el legajo los triplicados. Se efectuar la entrega de PCP. El Jefe de Compras entrega el legajo al Auxiliar de compras quien lo registra en el LCG, luego lo devuelve al Jefe de Compras, quien archiva el Legajo. Se entrega el original a cada proveedor y hace firmar la recepción en el duplicado. Luego el jefe de compras procede a extraer de archivo el Legajo, verifica la recepción de las copias (firma de los invitados), y destruye los triplicados. Anexa al Legajo los duplicados de PCP conformados, finalizando de esta manera la operatoria.

El día de cierre del concurso, el Jefe de compras lee cada oferta y las ingresa a la Planilla Comparativa de Precios, luego cierra y firma la planilla. Posteriormente realiza un análisis y preadjudicación, fundada esta en parámetros netamente objetivos. Finalmente luego de analizar todo lo actuado realiza la Adjudicación. Determinada la Adjudicación, se emite la Orden de Compras. La OC se emite por quintuplicado. El original y duplicado de la OC son entregadas al jefe de compras quien lo remite al proveedor, el cual firma el duplicado como acuse recibo (quedando así formalizada la relación entre las partes, ya que ésta es el instrumento legal idóneo que ampara la provisión del material). Las demás copias quedan en Legajo en archivo provisorio. Cuando el duplicado conformado, se extrae de archivo el legajo, controla la conformidad del duplicado y bifurca las copias de la OC con los siguientes destinos: Triplicado de la OC con destino al Gerente de Administrativo Contable, Queda la copia archivada. Con esta se actualiza el cash flow y se prevé los fondos para el cumplimiento de la obligación futura. Cuadruplicado de la OC, con destino a Abastecimiento, con la siguiente característica: mutilado en precios, respondiendo así a normas de Control Interno. Por medio de esta copia Almacenes prevé la fecha de ingreso y el espacio físico. Queda en archivo la copia. Quintuplicado de la OC, sin precios ni cantidad va a Recepción, en donde es recibido por el Encargado de Recepción, el que procede a planificar los elementos y el personal para la fecha de ingreso dejando en archivo la copia. Sextuplicado de la OC, se emite excepcionalmente cuando el pedido lo efectúa una sección que no sea Almacenes, mutilada en precios. INGRESO DEL BIEN SOLICITADO Cuando la mercadería ingresa, lo hace por Recepción, allí el Encargado de Recepción recibe del transportista el Remito del Proveedor. Extrae del archivo provisorio el quintuplicado de la Orden de Compra y realiza un control de cantidad y calidad. El proveedor nos envía la mercadería con remito original, duplicado u triplicado. El bien, según sus características físicas, se pesa, se cuenta, o se mide, se observa si los envases se hallan en perfecto estado de presentación y se controla la fecha de vencimiento. En algunos casos el control de calidad queda reservado a un especialista, según las características del bien. El Encargado de Recepción, emite el Informe de Recepción por

triplicado y conforma el Remito del proveedor. Entrega el duplicado del Remito al transportista y se queda con el Original y hace una fotocopia. Finalmente lleva original y copia conjuntamente con los bienes al sector Abastecimiento. En Abastecimiento el encargado de stock, extrae del archivo el cuadruplicado de OC, realiza un control cruzado entre físico, IR y Remito. Si está todo correcto, registra en la ficha de Stock no valorizado su ingreso y conforma las copias del IR con RECIBIDO. El encargado de stock archiva el original de remito en soporte de la registración en el sub mayor de stock no valorizado y bifurca las copias entregando: - Triplicado de IR al sector de Recepción, quien lo archiva con el Quintuplicado de OC. - Duplicado del IR con la fotocopia del Remito se destina al Encargado de Compras, quien extrae de archivo el Legajo y controla si toda la Gestión está correctamente concluida. El Encargado de compras adjunta las copias que recibe al legajo, supervisa y si está de acuerdo con la Gestión lo envía al Gerente Administrativo Contable, para que se inicien los procedimientos de Contabilización. Excepcionalmente puede emitirse una copia más, con destino a la sección solicitante, para que tome conocimiento que ha llegado lo requerido.