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ENSAYO DE GESTION DOCUMENTAL ELECTRONICO Este artículo nos enfoca en el manejo que debemos tener frente la importancia de cómo saber afrontar los distintos medios tecnológicos que han venido surgiendo al trascurso de los años y en lo que nos concierne trata mucho sobre la diferencia que hay debido a la aparición de los medios informáticos y tecnológicos entre saber darle un concepto adecuado entre documento y archivo. Nos da claridad frente al objetivo de implantar estas tecnologías en el campo archivístico que no es otro sino dejar a un lado el papel y tener todo tipo de información en un soporte informático por eso es importante prepararnos para este cambio que se está implantando el cual es cada día más competitivo. También nos habla sobre el ciclo vital de los documentos, el archivo virtual las estrategias prácticas. Estas tecnologías en el momento de aplicarlas dejan ver dos cosas muy distintas. 1. En este primer aspecto podemos hablar de lo correspondiente frente en el desenvolvimiento en los conceptos de documento electrónico, email, formato EDI, intranets y demás. 2. en este aspecto ya se trata más de la teoría y práctica que deben tener los archiveros en puntos como la gestión de documentos, su ciclo vital en conclusión todo lo correspondiente a la Archivística moderna. La falta de personal preparado en este campo de la gestión documental hace que esto sea dos puntos distintos y que no se pueda implantar como corresponde es por eso que las organizaciones los documentos se están produciendo electrónicamente Tratando dejar a un lado el papel, ejemplos de esto podemos citar lo siguiente. Archivos de oficina. Con una abundancia de copias en papel de documentos electrónicos, para su búsqueda se debe tener en cuenta la copia en papel y el nombre del fichero y del directorio electrónico si se ha escrito. Archivo de organizaciones. Las cuales guardan disquetes y cintas que ya no tienen importancia. Documentos producidos por un procesador de texto. Impresos para luego escanearlos e introducirlos en el sistema de gestión documental. Por esto los especialistas en información y documentación se han preocupado en ampliar más las bases teóricas y buscar estrategias prácticas. BASES TEORICAS

Debido a la tecnología ya no se puede utilizar el mismo concepto con respecto a la gestión documental y el ciclo vital de los documentos, cada día esta teoría se va extendiendo más pero si tiene tres puntos claves. 1. Concepto documento. Es todo tipo de información que sirve como prueba o consulta la cual es guardada en cualquier soporte es una evidencia de un acontecimiento registrada sobre un soporte concreto. Los documentos electrónicos se diferencia mucho de los documentos en papel porque son legibles por maquinas, el contenido no está ligado para siempre a su soporte, necesitan de “metadatos”, fecha, programa y autor. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Los documentos deben de tener tres fases en su ciclo de vida, creación, uso, mantenimiento y eliminación/conservación. Los documentos electrónicos pueden mantenerse accesibles legibles a lo largo del tiempo, deben dar evidencias fidedignas de su creador, los documentales vitales son identificados para darle una buena conservación. ARCHIVO VIRTUAL Realmente un sistema de archivo tiene que estar acompañado por los documentos, en organizaciones sin papeles no puede desaparecer el archivo es por eso que se llama archivo virtual porque guarda información en ordenadores o dispositivos. LAS ESTRATEGIAS PRÁCTICAS Los profesionales en la información y documentación deben tomar medidas sobre este tema debido a que las empresas ya se están acomodando a estas tecnologías porque hoy en día ya es más fácil enviar información por medio de redes informáticas, dejando a un lado el papel. Para esto siguen los siguientes pasos: Participar en la implantación de las tecnologías. Esto sirve para plantear un buen sistema de gestión de la documentación Formación en tecnología. Capacitarse en el manejo adecuado de estas herramientas, utilizando tres pasos importantes. La compresión de cómo funcionan, la destreza en el manejo y el conocimiento de las novedades. CLAVES PARA EL DIA A DIA Para saber que trato se va tomar se pueden optar medidas importantes que prestan gran ayuda.

1. En el sistema informático hay que decidir cuál va hacer la opción de preservación de los documentos para ello hay tres posibilidades. - Preservar la tecnología. Tanto en hardware como software para así facilitar su lectura. - Eliminar la dependencia de una tecnología concreta. Optando por utilizar estándares esto se ha ido imponiendo, pero estos no son tan compatibles como la teoría. - la tecnología presenta soluciones intermedias que se incluye en muchas aplicaciones. “visualizadores” que permiten leer los documentos. 2. Para darle un control intelectual a los documentos electrónicos fuera de tener las mismas reglas que se tienen con el papel se deben tener otros datos como, creación, modificación y borrado, aplicaciones, formato o código, nomenclatura. 3. La organización lógica de unidades de almacenamiento como son los discos duros o discos ópticos. CONCLUSION Esta lectura nos pone a reflexionar mucho con respecto al futuro porque ya es frecuente que todos los días aparezcan nuevas tecnologías en la informática es por ello que debemos estar preparados para saber darles un buen uso.

LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS COMO FUNCION ARCHIVISTICA. Documento electrónico es aquel por medio del cual se reúne o se recibe información en distinto soporte desde su iniciación hasta su ciclo vital de una actividad institucional o personal y cuenta con un contexto y una estructura. Contenido: De lo que trata el documento Estructura: El uso de encabezamientos y estructuras para identificar las partes importantes del documento, utilizando cursiva, negrita. Contexto: Entorno y la red de relaciones. Los componentes característicos del documento electrónico según L. Duranti, son: 1. Medio 2. Contenido 3. Forma física e intelectual 4. Acción

5. cuatro personas: (las entidades actuantes, autor, destinatario, redactor, creador). 6. Vinculo Archivístico 7. Contexto DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO CONVENCIONAL Y DOCUMENTO ELECTRONICO 1. Registro y uso de símbolos: El documento tradicional los usa para mayor accesibilidad mientras que el documento electrónico usa símbolos en una forma que deben ser decodificados para su accesibilidad. 2. Conexión entre contenido y medio: El contenido de un documento tradicional es inseparable del soporte, mientras que en el electrónico pueden ser separado y enviado a otros soportes. 3. Característica de la estructura física y lógica: Es el criterio más importante y sirve para demostrar su autenticidad, en cambio el documento electrónico está ligado al hardware y software. 4. Metadatos: dato sobre dato, mientras que el documento electrónico carece de ellos, David Bearman dice que los datos necesarios son seis para cumplir con los requisitos. 4.1. Registro 4.2. Términos y condiciones 4.3. Estructura 4.4. Contexto 4.5. Contenido 4.6. Historia del uso ESTRATEGIAS PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS Se deben basar en requisitos como: diseño, uso y conservación de los documentos implantado las siguientes fases. 1. Fase de diseño: Demostrando que el documento tenga fiabilidad, autenticidad, integridad, accesibilidad, descripción, selección. 2. Fase de utilización: Para que no haya ningún tipo de alteración se debe utilizar los siguientes requisitos. Interconexión, interrelación, transferencia. 3. Fase de conservación: Los documentos electrónicos conservan su autenticidad utilizando la renovación frecuente y la migración periódica.

NIVEL ORGANIZACIONAL En los documentos electrónicos existen tres grandes categorías. 1. Necesidades operativas habituales 2. Servir a la responsabilidad organizacional 3. Documentar la historia corporativa NIVEL DE GESTION DOCUMENTAL Es el nivel que le corresponde al ciclo de vida de los documentos con sus respectivas fases. Creación en un entorno seguro, selección y disposición de conjuntos documentales, preservación. NIVEL TECNOLOGICO

Hay dos funciones relacionadas: Electronic Document Management, ayuda a explotar la información más eficaz y soporta las necesidades de información de las operaciones inmediatas. Electronic Records Management, gestiona la estructura de archivo corporativo, clasificación, selección y disposición.