• Author / Uploaded
• Dennis Heredia

• Categories
• Efectivo
• Contabilidad
• Bancos
• Dinero
• Tarjeta de débito

Citation preview

23

UNIDAD I

EL EFECTIVO Objetivo Terminal de la Unidad: Aplicar técnicas y métodos Contenido Programático: necesarios para el registro de operaciones relacionadas con 1. Concepto de efectivo el ciclo del efectivo, así como también determinar, calcular y registrar los asientosquecontables procedentes que se 2. Partidas se consideran efectivo. derivan del estudio de sus componentes. 3. Ciclo del efectivo: Fuentes y usos. 4. Normas de Control Interno del efectivo. En

5. Reglas de valuación. 6. Reglas de Presentación en el Balance General 7. Fraudes cometidos contra el efectivo. 8. Cuentas y partidas que integran el efectivo:  La Caja Principal. Concepto. Tratamiento contable.  Fondo Fijo de Caja Chica. Concepto. Creación, eliminación, aumentos y disminuciones, el arqueo, tratamiento contable.  El Banco. Concepto. La cuenta bancaria. La conciliación bancaria, concepto y objetivos, procedimientos: Saldos correctos y Saldos encontrados. Tratamiento contable.

Contabilidad I, Ud. estudió todos aquellos aspectos esenciales de la Contabilidad, abarcando un conjunto de conocimientos que van desde el concepto de Contabilidad, hasta la elaboración de dos de los cuatro Estados Financieros Básicos exigidos por la Declaración de Principios de Contabilidad nº 0 (DPC0). Dentro de este cúmulo de conceptos obtenidos, uno de los más significativos es la composición del Patrimonio, pues éste es el objeto de estudio de la disciplina contable. El activo es el elemento que ofrece

24

mayores aspectos a conocer, por lo que su estudio debe ser amplio y detallado. Es por ello que dentro del pensum de estudio de las carreras de Administración Comercial y Contaduría Pública del Decanato de Administración y Contaduría de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, el estudio del activo está dividido en dos asignaturas: Contabilidad I, donde se estudia en conjunto con los demás elementos del Patrimonio y Contabilidad II, donde se hace un estudio mas profundo y pormenorizado del mismo, abarcando el estudio del Activo Circulante y No Circulante, sus características y tratamiento contable particular. A partir de este momento, Ud se adentrará en un conocimiento mas profundo de esta materia. Uno de los activos de mayor importancia para las organizaciones lo constituye sin duda el efectivo, ya que el dinero es el vehículo con que se realizan todas las operaciones de carácter económico como compra de mercancías, pago de servicios o cancelación de obligaciones. El efectivo es el primer renglón listado dentro del activo circulante del Balance General de la mayoría de las empresas. Aún los pequeños negocios poseen diversas cuentas bancarias y al menos un fondo fijo de caja chica para gastos menores. Precisamente esa característica de disponibilidad inmediata y sin restricciones, hace que las empresas, por pequeñas que sean, apliquen un conjunto de medidas que aseguren que todo el efectivo que entre en la organización, sea utilizado de manera eficiente, de acuerdo a sus objetivos. Por eso, el conocer que es el efectivo, como es su registro y cuales son las estrategias de control del mismo para evitar fraudes y malos manejos, es primordial para contadores y administradores, pues el papel fundamental de estos profesionales es el de brindar a los usuarios una información financiera que se caracterice por ser útil y confiable. En esta primera unidad se profundizará en el conocimiento del efectivo, desde su concepto hasta sus controles, pasando por su tratamiento contable y reglas de valuación y presentación. Se dice que se profundizará porque ya en Contabilidad I se conoció los aspectos elementales de este componente del activo, su uso, utilización y posición dentro del Patrimonio.

25

Al término de la unidad, se deben haber cumplido con los siguientes objetivos: • Identificar las diferentes cuentas que componen el ciclo del efectivo. • Explicar las distintas situaciones que originan el registro y arqueo de las cuentas de Caja Principal y Caja Chica. • Identificar ciclos del efectivo en distintos tipos de empresas y compararlas con los aspectos teóricos. • Explicar las distintas situaciones y registros que originan la Cuenta Banco.

1.

CONCEPTO DE EFECTIVO

¿Qué es el Efectivo? Según Kieso & Weygandt (1989) “El efectivo es el recurso normal del intercambio y constituye la base para medir y contabilizar todas las demás partidas… Por lo general se clasifica como activo circulante”. Para Finney & Miller (S/F) “El efectivo se compone de las monedas de curso legal, los cheques, los giros bancarios, los giros postales y los depósitos a la vista en bancos comerciales. En general la administración de la empresa debe disponer de él para desembolsos de cualquier naturaleza.” Es la suma de dinero de curso legal (monedas, billetes) o cualquier otro documento (comprobantes de tarjetas de crédito, giros bancarios, cheques sin restricción de cobro, etc.) de rápida y fácil conversión en dinero y que esté a disponibilidad de la empresa para efectuar pagos por cualquier circunstancia, sin ninguna restricción De acuerdo a la Declaración de Principios de Contabilidad número 11 (DPC 11), se considera efectivo a la cantidad de dinero representada en caja, en bancos, inversiones temporales o transitorias menores a 90 días, u otros instrumentos de cambio de las cuales dispone el ente económico para el logro de sus fines y sobre los cuales posee el derecho de utilizarlo en el momento que sea necesario. La Norma Internacional de Contabilidad número 7 (NIC 7) señala que el efectivo comprende tanto la Caja como los depósitos bancarios a la vista.

26

Esta norma también considera como efectivo equivalentes como: Inversiones a corto plazo de gran liquidez, siempre y cuando sean fácil y rápidamente convertibles en dinero El efectivo constituye pues un recurso controlado por la empresa como resultado de eventos pasados y cuyos beneficios económicos futuros se espera que fluyan nuevamente a la empresa. Ese beneficio económico futuro, constituye el potencial para la contribución directa o indirecta en el flujo del efectivo o su equivalente para la organización.

Detente un momento: Con la información que has leído, elabora un concepto propio de efectivo.

2. PARTIDAS QUE SE CONSIDERAN EFECTIVO La característica primordial que debe cumplir el efectivo o sus equivalentes es la disponibilidad inmediata que pueda tener, otorgando a la organización la libertad de disponer de ellos en cualquier momento y sin previo aviso. Tomando esto en consideración, los elementos que se consideran parte del efectivo son:  Efectivo en Caja  Efectivo en Bancos Efectivo en Caja: Es la cantidad de dinero fácilmente determinable, propiedad de la empresa y se encuentra en sus oficinas: • Billetes y monedas de curso legal • Monedas extranjeras cotizables o convertibles • Giros bancarios: comprende cheques emitidos por bancos a su cargo o a cargo de otros bancos. • Cheques ordinarios, de viajeros • Comprobantes de ventas por tarjetas de crédito • Cesta Tickects

27

Efectivo en Bancos: Es el dinero propiedad de la empresa depositado en instituciones financiera (bancos), se encuentran disponibles de manera “inmediata”. Está constituido por: • Depósitos a la vista en cuenta corriente, bien sea ,cuentas normales o cuentas productivas • Depósitos en cuenta de ahorro El siguiente cuadro especifica que partidas se consideran efectivo, de acuerdo con la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 11 (DPC 11) y la Norma Internacional de Contabilidad Nº 7 (NIC 7).

Según la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 11 (D.P.C No. 11) Partidas que se consideran efectivo  Monedas y Billetes de circulación oficial  Monedas Extranjeras cotizables o convertibles.  Cheques ordinarios, viajeros.  Comprobantes de ventas por tarjetas de crédito y débito.  Cesta ticket.  Depósitos a la vista en cuenta corriente  Depósitos en cuenta de ahorro Por tanto, todas aquellas partidas que no encajen en la descripción anterior, no se consideran efectivo. Solomón (1988), señala que no pertenecen al efectivo:        

Anticipos para gastos Vales de caja Estampillas fiscales o Postales Depósitos a Plazo Fijo Cheques Posfechados o Devueltos. Depósitos destinados a fines específicos Depósitos en bancos intervenidos o cerrados Depósitos congelados judicialmente o en custodia de terceros.

28

La razón fundamental del por qué estas partidas no se consideran efectivo, es que no poseen una disponibilidad inmediata y están sujetas a restricciones, situación que es antagónica con la característica principal del efectivo.

3. EL CICLO DEL EFECTIVO. FUENTES Y USOS. De acuerdo a la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 11 (DPC 11), el efectivo en los negocios está en contínua circulación, puesto que las múltiples transacciones que realiza la empresa, constituye un proceso permanente de entradas y salidas de efectivo. Las entradas y salidas de efectivo, señala la declaración, pueden producirse por las actividades de operación, las actividades de financiamiento o las actividades de inversión, clasificación determinante para la elaboración y presentación del Estado Financiero conocido como Estado de Flujo del Efectivo. (Ver gráfico siguiente)

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN

FLUJO DE EFECTIVO

ACTIVIDADES DE INVERSIÓN

ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO Fuentes y usos del efectivo

Fuente: Morales 2004

De acuerdo a la DPC 11, el flujo de efectivo proveniente de las actividades de operación constituye aquella que afecta los resultados de la empresa y están relacionadas con la producción y generación de bienes y con la prestación de servicios. Los flujos de efectivo son generalmente consecuencia de las transacciones de efectivo y otros eventos que entran en

29

la determinación de la utilidad neta (Beneficio que obtiene la empresa al final de su ejercicio económico). Entre las entradas o fuentes de efectivo por concepto de esta actividad se tienen: • • • •

Recaudo de las ventas por bienes o prestación de servicios. Cobro de cuentas por cobrar. Recaudo de intereses y rendimientos de inversiones. Otros cobros no originados con operaciones de inversión o financiación.

Entre las salidas o usos del efectivo por concepto de las operaciones se encuentran: • Desembolso de efectivo para adquisición de materias primas, insumos y bienes para la producción. • Pago de las cuentas de corto plazo. • Pago a los acreedores y empleados. • Pago de intereses a los prestamistas. • Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación. Las entradas y salidas de efectivo derivadas de las actividades de inversión incluyen el otorgamiento y cobro de préstamos, la adquisición y venta de inversiones y todas las operaciones consideradas como no operacionales. Las entradas (fuentes) de efectivo por este concepto incluyen: • Recaudo por la venta de inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros bienes de uso. • Cobros de préstamo de corto plazo o largo plazo, otorgados por la entidad. • Otros cobros relacionados con operaciones de inversión o financiación. Las salidas de efectivo (usos) derivados de la actividad de inversión comprenden

30

• Pagos para adquirir inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros bienes de uso. • Pagos en el otorgamiento de préstamos de corto y largo plazo. • Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación. Por último, el flujo de efectivo derivados de la actividad de financiamiento está determinado por la obtención de recursos como prestamista o emisor de valores y el pago a los acreedores y dueños. Se consideran todos los cambios en los pasivos y patrimonio, diferentes a las actividades operativas. Entre las entradas o fuentes de efectivo derivados de las actividades de financiamiento se encuentran: • Efectivo recibido por incrementos de aportes o recolocación de aportes. • Prestamos recibidos a corto y largo plazo, diferentes a las transacciones con proveedores y acreedores relacionadas con la operación de la entidad. • Otras entradas de efectivo no relacionadas con las actividades de operación e inversión. Entre los usos o salidas de efectivo resultantes de esta actividad se pueden apreciar: • Pagos de dividendos o su equivalente, según la naturaleza del ente económico. • Devolución de aportes en efectivo. • Readquisición de aportes en efectivo. • Pagos de obligaciones de corto y largo plazo diferentes a los originados en actividades de operación. • Otros pagos no relacionados con las actividades de operación e inversión.

4. NORMAS DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

31

De acuerdo a Horngren (1997), las Normas de Control Interno constituyen una serie de métodos y medidas adoptadas en un negocio con el fin de salvaguardar sus activos, garantizar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operacional y aumentar la adherencia a las políticas administrativas prescritas. Se puede decir entonces que los objetivos primordiales que persiguen estas normas son: • Salvaguardar los activos, es decir, procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad. • Obtener y presentar información contable objetiva, oportuna, confiable y suficiente que sirva como herramienta útil para la gestión y el control de las operaciones realizadas por la organización. • Promover y lograr la mayor eficiencia de las operaciones del negocio para así alcanzar la eficiencia organizacional de la entidad y el logro de sus objetivos.

Gómez (2004), establece que el control interno es un proceso ejecutado por el directivos, administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las áreas como la operacional, financiera y legal. Por ello, el control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas planificadas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Entre las diversas normas de control interno que se aplican al efectivo se tienen: 1. Las relacionadas con las fuentes o entradas de efectivo:

32

 Las entradas de dinero procedente de las ventas al contado, debe realizarse a través de cajas registradoras o sistemas automatizados.  Debe existir un empleado responsable que reciba el dinero producto de la cobranza de las ventas a crédito, quien debe elaborar una lista del dinero recibido de cada cliente durante el día.  El cajero debe depositar diariamente en el banco o a primera hora del día hábil siguiente, el producto de las entradas de efectivo del día, impidiendo así que se efectúen desembolsos. 

Las constancias de entradas de caja deben tener numeración correlativa.

2. Las aplicadas a los usos o desembolsos del efectivo: 

Todos los pagos deben hacerse con cheques, salvo erogaciones menores, los cuales se harán por Caja Chica.

 Los cheques deben guardar un orden numérico estricto, lo mismo que los recibos de pagos.  Todo pago debe estar respaldado por su respectivo comprobante.  Todo cheque emitido debe estar firmado, por lo menos, por dos personas, previo examen por ambos, de la validez del mismo y su justificativo. 

Se debe inutilizar con sello que diga CANCELADO todos los comprobantes saldados.

 Las conciliaciones bancarias deben ser realizadas mensualmente, por personas distintas al cajero.  Se deben separar las secciones de recepción y pagos del efectivo.

33

 El Cajero, el tenedor de Libros, y el Auxiliar de Cuentas por Cobrar, deben ser personas distintas.  Cuando un cheque haya sido anulado debe registrarse en el libro auxiliar de bancos y archivado conjuntamente con los demás.  Los desembolsos de Caja Chica deben ser aprobados por una persona autorizada. Periódicamente deben ser restituidos por cheques de reposición.

Detente un momento: 1. 2. 3. 4.

Con la información que ya tienes, responde las siguientes interrogantes: ¿Qué son Normas de Control Interno? ¿Qué objetivos persiguen? Cual es la importancia de implementar Normas de Control Interno adecuadas a la organización? Nombra las Normas de Control Interno aplicadas al efectivo que tu consideres son las más importantes.

5. REGLAS DE VALUACIÓN De acuerdo con la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 0 (DPC 0), se debe dar cumplimiento al Principio del Valor Histórico Original, por lo que el efectivo en Caja y Banco se valuará a su valor nominal. Aquel efectivo representado por metales preciosos amonedados y la moneda extranjera, debe ser valuado a la cotización aplicable a la fecha de presentación de los Estados Financieros.

6. REGLAS DE PRESENTACIÓN.

34

De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad Nº 1 (NIC 1) y la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 0 (DPC 0), los renglones del efectivo se deben mostrar dentro del Balance General como parte del primer renglón del Activo Circulante, excepto cuando existan algunas restricciones que imposibiliten su disponibilidad, en cuyo caso se mostrarán por separado ya sea dentro de otro rubro del Activo Circulante o como parte del Activo No Circulante, según proceda. Romero (1996) y Márquez (1996), señalan que en los casos excepcionales como por ejemplo, la existencia contable de un sobregiro bancario debe hacerse la compensación con otros saldos deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, pero si después de esto aún persiste el sobregiro, el mismo debe presentarse como parte del Pasivo a Corto Plazo.

7. FRAUDES EFECTIVO

QUE

SE

COMETEN

CONTRA

EL

Para los usuarios de la información financiera, el efectivo representa el activo más importante, ya que constituye el medio mediante el cual la empresa cancelará sus obligaciones en el corto plazo, o para la cancelación inmediata o futura de un bien o servicio recibido. Después de todo, éste es el medio más común y generalizado de intercambio, y la mayoría de las operaciones repercuten definitivamente en él. Es precisamente esta razón la que hace que el efectivo constituya el recurso sobre el cual se comete mayores irregularidades y sobre el cual hay que extremar las medidas de control. Los fraudes al efectivo pueden darse, según Alvarado (2003), por errores de dos clases: a) Errores intencionales o voluntarios: Son aquellos cometidos con premeditación y planificación por una o más personas dentro de la empresa, ya sea a través del engaño u ocultando información valiosa. Ejemplos de estos errores son: La centrífuga de fondos, la expedición de documentos falsos, la alteración de los registros contables, falsificación de cheques y los cheques devueltos.

35

b) Errores no intencionales o involuntarios: Están relacionados con todos aquellos errores que de manera involuntaria, cometen uno o más empleados de la organización, en detrimento de la información referida al efectivo. Entre ellos se tienen: La falta de registro por omisión, la duplicación del registro y el registro por una cantidad errónea.

Detente un momento: Con la información que has leído, establece la relación entre los fraudes cometidos contra el efectivo y la aplicación adecuada de Normas de Control Interno.

8. CUENTAS Y EFECTIVO.

PARTIDAS

QUE

INTEGRAN

EL

EL EFECTIVO

LA CAJA PRINCIPAL

BANCO FONDO FIJO DE CAJA CHICA

Partidas que integran el efectivo

Fuente: Morales 2004

Como puede verse en el cuadro que antecede, las cuentas o partidas que conforman el efectivo son la Caja Principal, el Fondo Fijo de Caja Chica y Banco.

36

Caja Principal: Es una cuenta del Sistema Contable que registra el efectivo que se encuentra en poder de la empresa. En ella, aplicando la teoría del Cargo y el Abono, se registra los aumentos y disminuciones que sufre el dinero en efectivo propiedad de la entidad.

Debe

Haber

Se Carga: Se Abona: • Al iniciarse el ejercicio • Durante el ejercicio económico económico, por el valor nominal por el valor nominal del efectivo de la existencia en efectivo entregado por la entidad (salidas propiedad de la empresa de efectivo). • Durante el ejercicio económico, • Al finalizar el ejercicio por el por el valor nominal del efectivo valor nominal de los faltantes recibido por la entidad (entradas). según arqueo de caja. • Al finalizar el ejercicio económico, • Del importe de su saldo para por el valor nominal de los saldarla. sobrantes según arqueo de caja. De acuerdo a Alvarado (2003), el efectivo que se maneja en la Caja Principal proviene fundamentalmente de la veta de bienes o prestación de servicios, o por el cobro de una factura o giro. Este ingreso de efectivo generalmente es registrado a través de una caja registradora o computadora programada para elaborar facturas. Los registros que se hagan a la Caja Principal estarán soportados por las cintas de seguridad de la computadora o máquina registradora, las copias de las facturas, los recibos emitidos y los reportes de ventas. Generalmente la Caja Principal se utiliza para recepción de efectivo, pues las Normas de Control Interno establecen que una sana política de control del efectivo dispone que todos los pagos se realicen con cheque, pero puede darse también eventuales salidas de efectivo, como consecuencia de pagos realizados por la empresa. Si este es el caso, estas salidas deben estar debidamente autorizadas. Alvarado (2003), también señala que una sana política es la presentación de reportes diarios de caja, donde el responsable presente un resumen del

37

valor recibido en dinero y cheques, las posibles salidas de efectivo de caja, así como la cantidad de efectivo al inicio y al final del día. Otra sana política, señalada por las Normas de Control Interno del Efectivo, es la de depositar diariamente el monto que ha ingresado a la Caja Principal, de forma que al mantener una correspondencia entre el reporte y lo depositado, exista un mejor control del efectivo. Desde el punto de vista contable, el asiento que debe hacerse cuando existe una entrada de dinero a la Caja Principal es el siguiente: Fecha

Descripción

xx-xx

-xCaja Cuentas por cobrar, Ventas o Efectos a cobrar (Según el caso) Para registrar ventas al contado o cobro a clientes.

Re f

Debe

xx xx

XXX

Haber

XXX

Por otra parte, los desembolsos o salidas de Caja se registran de la siguiente manera: Fecha

Descripción

xx-xx

-xGastos o Banco (Según el caso) Caja Para registrar gastos autorizados o depósito bancario

Re f

Debe

xx xx

XXX

Haber

XXX

Caja Chica: Es un fondo que se crea, según las necesidades y requerimientos de la empresa, para el pago de gastos menores, que no deben ser pagados mediante cheques. Como ya se ha visto en el punto cuatro (4), una medida sana de control interno consiste en que todo pago se haga por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentre en caja. Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con

38

cheque, lo que amerita que la organización tenga una cantidad en efectivo destinada a cubrir esos desembolsos menores. Son gastos por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los vehículos, etc. Esta es la razón fundamental de la creación del Fondo Fijo de Caja Chica. Esta cuenta registra los movimientos del Fondo Fijo de Caja Chica, los cuales representan el importe del valor nominal del dinero efectivo propiedad de la entidad, establecido en un monto fijo, destinado a efectuar pagos menores. Debe

Haber

A

l Se Carga: Se Abona: • Al iniciarse el ejercicio • Durante el ejercicio económico, por el importe económico por el valor de su saldo, que representa nominal de las el valor nominal del fondo al disminuciones o inicio del ejercicio. cancelaciones que lleguen a efectuarse. • Durante el ejercicio económico, por el valor • Al finalizar el ejercicio nominal del fondo al económico, por el importe constituirse y por lo de su saldo para saldarla o incrementos que puedan cerrarla. efectuarse. momento de crear el Fondo Fijo de Caja Chica, deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos: • • • • • • •

Para crear el fondo se deben tener presente las necesidades que tiene la empresa de satisfacer pagos menores. Se debe establecer el monto máximo que el responsable debe pagar por Caja Chica Todo pago debe estar amparado en su respectivo comprobante. Todo pago debe ser autorizado por la persona designada para tal fin. Los comprobantes de pago deben ser prenumerados. Se debe establecer un mínimo del efectivo que debe haber en Caja. No se debe cambiar cheques con el efectivo de Caja Chica.

39

Creación del fondo: El monto que se fija para la creación del fondo dependerá de las necesidades, tamaño y características de las transacciones y operaciones de la empresa. Sobre dicho fondo se establecerán las normas de funcionamiento interno. La creación se efectúa con la emisión de un cheque a nombre del responsable del mismo. Reposición: Llegado el efectivo existente en el fondo a la cantidad mínima establecida en las Normas de Control Interno en la empresa, el encargado o custodio del mismo debe proceder a solicitar la reposición, para lo cual prepara una relación detallada de todos los gastos con sus respectivos comprobantes. Para las reposiciones se utilizan formatos especiales en los cuales se especifican: El número de comprobante o número de factura que respalda el gasto, el concepto por el cual se realizó el desembolso y la cantidad en dinero. (Ver anexo 1) Aumento: Cuando el monto del fondo creado sea muy pequeño para cubrir las necesidades, y por lo tanto las reposiciones a Caja Chica se hacen en períodos muy cortos, es necesario aumentar el fondo. Disminución: Cuando el fondo es muy grande para el volumen de operaciones de la empresa, originando el mantenimiento de dinero inactivo que pudiera ser utilizado para otras necesidades de la empresa, se debe entonces disminuir el fondo en función de los requerimientos producto de los hechos contables que se presentan. Eliminación: Cuando la empresa decide que el Fondo Fijo de Caja Chica no representa una partida necesaria para el desenvolvimiento de sus actividades, se pude decidir la eliminación del Fondo. Tratamiento contable del Fondo Fijo de Caja Chica 1. Creación del Fondo: Fecha

Descripción

xx-xx

-xFondo Fijo de Caja Chica Banco Para registrar creación de Fondo fijo de Caja Chica

Re f

Debe

xx xx

XXX

Haber

XXX

40

2. Reposición del Fondo: Se procede a ubicar cada gasto en la cuenta que le corresponde. Fecha xx-xx

Descripción -xGastos (Clasificados) Banco Para registrar reposición del Fondo Fijo de Caja Chica

Re f

Debe

xx xx

XXX

Haber

XXX

3. Aumento del Fondo: Se hace el mismo asiento de la reposición, pero por el monto del aumento. Fecha

Descripción

xx-xx

-xFondo fijo de Caja Chica Banco Para registrar aumento del Fondo fijo de Caja Chica

Re f

Debe

xx xx

XXX

Haber

XXX

4. Disminución del Fondo: Se reversa el asiento de la creación por el monto a disminuir. Fecha xx-xx

Descripción -xBanco Fondo fijo de Caja Chica Para registrar disminución del Fondo fijo de Caja Chica

Re f

Debe

xx xx

XXX

Haber

XXX

5. Eliminación del Fondo: Se hace el mismo registro de la disminución, pero por el monto total del Fondo para cerrar esa cuenta. Fecha

Descripción

xx-xx

Re f

Debe

xx

XXX

-xBanco

Haber

41 Fondo fijo de Caja Chica Para registrar eliminación del Fondo fijo de Caja Chica

xx

XXX

6. Al final del ejercicio económico, si no se ha hecho la respectiva reposición, debe registrarse los gastos ocasionados hasta la fecha de cierre, dando cumplimiento al Principio de Periodo Contable. Fecha

Descripción

xx-xx

-xGastos (Clasificados) Fondo fijo de Caja Chica Para registrar gastos del periodo

Re f

Debe

xx xx

XXX

Haber

XXX

Arqueos de Caja Son inspecciones que un experto autorizado efectúa periódicamente, sin previo aviso, es decir, de manera sorpresiva, para constatar la exactitud de los registros, comprobantes y efectivo manejados, con el fin de verificar el buen funcionamiento de la misma. Los arqueos pueden practicarse tanto al Fondo Fijo de Caja Chica como a la Caja Principal. El procedimiento que realiza este experto es el siguiente: 1. Revisa todos los comprobantes que se encuentran en la caja, para constatar cuales fueron las cantidades de efectivo que se emplearon y la causa del mismo. 2. Se cuenta el dinero que existe en la caja de manera detallada, clasificando la cantidad de billetes encontrados por denominación y la cantidad de monedas encontradas por denominación. 3. Se suma el total de los comprobantes y el total del dinero existente en la caja. 4. Este total se compara con el valor del fondo, si se está realizando el arqueo a la Caja Chica, o con el registro interno de la máquina registradora, si se está practicando el arqueo a la Caja Principal. De ésta manera se verifica si el dinero se manejó correctamente o si existe alguna diferencia. 5. Con todos estos datos se elabora una matriz (Ver anexo 2), dejando por escrito todo el procedimiento anterior.

42

6. Tanto el responsable del arqueo como el responsable de la caja o el fondo, firman dando por válido el procedimiento de arqueo y los resultados plasmados en la matriz. Al efectuarse un arqueo puede suceder: • Que la suma del efectivo más los comprobantes sea igual al total de Caja, en cuyo caso todo se ha llevado en forma correcta. • Que la suma del efectivo más los comprobantes sea mayor que el total de Caja, en cuyo caso resultará un sobrante. • Que la suma del efectivo más los comprobantes sea menor que el total de Caja, en cuyo caso resultará un faltante. De lo anterior puede definirse al faltante en caja como la diferencia negativa entre la información reflejada en los libros y el resultado presentado por el arqueo. Por otro lado, puede definirse al sobrante en caja como la diferencia positiva encontrada entre la información que presentan los libros de contabilidad y el resultado arrojado por el arqueo.

Detente un momento: Piensa un instante y responde: 1. ¿Por qué es importante hacer Arqueos de Caja? 2. ¿Cuál es la relación de los Arqueos de Caja con las Normas de Control Internos del Efectivo? 3. ¿Cuáles serian las consecuencias si no se hiciesen Arqueos Periódicos?

Tratamiento contable de los faltantes y los sobrantes Como se ha leído en los párrafos anteriores, los faltantes o sobrantes se detectan cuando se realiza un arqueo. En el caso de que el resultado del mismo arroje un faltante, la forma de registrarlo dependerá de las políticas y procedimientos de la organización en estos casos. La siguiente gráfica explica de forma esquemática cuales son las alternativas de registro:

43

Faltantes o Sobrantes de Caja Cuenta Nominal: Faltante de Caja

Faltantes

Cuenta Real: Cuentas por Cobrar Cajero Cuenta Nominal: Sobrantes de Caja

Sobrantes Faltantes y Sobrantes en caja

Fuente: Prof. Yasmila de Gago(2004)

En el caso de los faltantes, la política más usual es aquella donde el responsable de la Caja Principal o del Fondo Fijo de Caja Chica responda por los mismos, en cuyo caso el asiento contable será el siguiente: Fecha xx-xx

Descripción -xCuentas por cobrar empleado Banco Para registrar faltantes en caja según arqueo

Re f

Debe

xx xx

XXX

Haber

XXX

Si la empresa decide investigar para determinar las causas de ese faltante, el asiento será el siguiente: Fecha xx-xx

Descripción -xFaltantes en caja Banco Para registrar faltante en caja según arqueo

Re f

Debe

xx xx

XXX

Haber

XXX

44

Una vez descubierta la causa del faltante, la empresa realizará un asiento cancelando la cuenta de faltante en caja y trasladando esa cantidad a la cuenta que le corresponda, de la siguiente manera: Fecha xx-xx

Descripción -xGasto o activo(según el caso) Faltante en caja Para registrar traslado del faltante a la cuenta definitiva

Re f

Debe

xx xx

XXX

Haber

XXX

Alvarado (2003) manifiesta que en el caso de que el arqueo de cómo resultado un sobrante, la política de la empresa generalmente es la de registrarla en una cuenta de ingresos extraordinarios denominada “sobrantes en caja”, mientras se realiza una investigación para determinar la o las causas de dicho sobrante; aunque también puede registrarse en una cuenta de pasivo temporalmente hasta encontrar la causa del mismo. Si no se determina la razón, se procederá a llevarlo definitivamente al ingreso. El registro contable en este caso es de la siguiente manera: Fecha

Descripción

xx-xx

-xBanco Sobrantes en Caja Para registrar cancelación de Cuenta por incobrable

Re f

Debe

xx xx

XXX

Haber

XXX

A través de un ejemplo se puede explicar mejor lo anterior. Ejercicio tomado y adaptado del Cuaderno de Prácticas de Contabilidad Intermedia del Prof. Juan Morales González (1989) Por memorando de la gerencia de ALMACENES GRACIELA C.A., de fecha 12-01-2004, atendiendo a las Normas de Control Interno, se crea el Fondo Fijo de Caja Chica con un monto de Bs. 2.000.000,oo mediante la emisión de cheque nº 201 de Banesco, para desembolsos menores o iguales a Bs. 200.000,oo.

45

El 31 de enero del 2004 se decide realizar un arqueo al Fondo, encontrándose los siguientes pagos: Relación de comprobantes de gastos a través de la Caja Chica Fecha 04-01 06-01 08-01 12-01 18-01 20-01 21-01 26-01 28-01 28-01 28-01

Nº de comprobante 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011

Concepto Compra de útiles de limpieza Revistas Fletes de compra Compra de artículos de escrit. Vale préstamo al cajero Revistas y periódicos Compra vidrio de escritorio Compra de silla Pago recibo de ENELBAR Pago recibo de HIDROLARA Compra de 1 resmas de papel

Monto 162.050,oo 69.000,oo 103.000,oo 198.000,oo 130.000,oo 12.000,oo 190.000,oo 188.600,oo 178.000,oo 64.000,oo 18.250,oo

Al hacer el Arqueo de Caja, se encontró el efectivo siguiente: 6 billetes de Bs. 50.000,oo 9 billetes de Bs. 20.000,oo 2 billetes de Bs. 10.000,oo 7 billetes de Bs. 5.000,oo 20 billetes de Bs. 1.000,oo 50 billetes de Bs. 500 7 monedas de Bs. 100 9 monedas de Bs. 50 TOTAL

300.000,oo 180.000,oo 20.000,oo 35.000,oo 20.000,oo 25.000,oo 700,oo 450,oo 581.150,oo

Información Adicional: - Existe en la Caja Chica un sobre con Bs. 34.900,oo producto de una recolección de dinero para un regalo, según listado anexo. Las Normas de Control Interno establecen lo siguiente: - El cajero es responsable por los faltantes de Caja. - Los sobrantes se llevan a la cuenta Sobrantes en Caja. SE REQUIERE:

46

-

Registrar la creación del Fondo Fijo de Caja Chica. Elaborar el Arqueo de Caja Chica al 31 de enero. Efectuar la reposición del Fondo Fijo a esta fecha. Realizar la reposición suponiendo que el Arqueo arrojó un resultado de Bs. 690.087,oo. Solución al problema planteado

El procedimiento aplicado en la empresa para la resolución del problema es el siguiente: 1. Cálculos: - Sumatoria de los comprobantes: 1.312.900,oo - Sumatoria del efectivo producto del arqueo: 581.150,oo 1.312.900,oo + 581.150,oo = 1.894.050,oo (Total encontrado según arqueo) 2.000.000, oo (Valor del Fondo) – 1.894.050,oo = 105.950,00 (Faltante en Caja) 2. Agrupación de gastos en las cuentas(Según relación de comprobantes) Comprobante Nº 1 Artículos de limpieza: Comprobantes Nº 2 y 6 Gastos de publicaciones: Comprobante Nº 3 Fletes sobre compra: Comprobante Nº 4 y 11 Artículos de escritorio: Comprobante Nº 5 Prestamos a empleados: Comprobante Nº 7 Gastos de reparación: Comprobante Nº 8 Mobiliario: Comprobante Nº 9 y 10 Servicios Básicos: Total

16.500,oo 81.000,oo 103.000,oo 216.250,oo 130.000,oo 190.000,oo 242.000,oo 188.600,oo 1.312.900,oo

3. Cálculos tomando en cuenta el supuesto que la sumatoria del efectivo encontrado en el arqueo sea de Bs. 690.087,oo: 1.312.900,oo +690.087,oo = 2.002.987,oo (Total encontrado según arqueo)

47

2.002.987,oo – 2.000.000,oo = 2.987,oo (Sobrante en Caja) Una vez elaborados los cálculos, el siguiente paso es el registro de las operaciones en el Diario Principal.

Fecha 12-01

31-01

Descripción

ALMACENES GRACIELA DIARIO PRINCIPAL Ref. Debe

-1Fondo fijo de Caja Chica Banco Para registrar creación del Fondo de Caja Chica. -2Artículos de limpieza Gastos para publicaciones Fletes de compra Artículos de escritorio Cuentas por cobrar empleados Gastos de reparación Mobiliario Servicios Básicos Cuentas por cobrar cajero Banco Para registrar reposición del Fondo de Caja Chica.

10 03

2.000.000,oo

11 05 06 07 12 15 17 20 23 03

162.050,oo 81.000,oo 103.000,oo 216.250,oo 130.000,oo 190.000,oo 188.600,oo 242.000,oo 105.950,oo

Haber 2.000.000,oo

1.418.850,oo

ASIENTO EN EL SUPUESTO DEL SOBRANTE 31-01

-2Artículos de limpieza Gastos para publicaciones Fletes de compra Artículos de escritorio Cuentas por cobrar empleados Gastos de reparación Mobiliario Servicios Básicos Banco Sobrantes en Caja Para registrar reposición del Fondo de Caja Chica.

11 05 06 07 12 15 17 20 03 24

162.050,oo 81.000,oo 103.000,oo 216.250,oo 130.000,oo 190.000,oo 188.600,oo 242.000,oo 1.309.913,oo 2.987,oo

48

Detente un momento: El procedimiento utilizado en la solución de este ejercicio es similar al que se utilizará en la resolución de los ejercicios propuestos .Estudialo. Elabora el arqueo utilizando el formato de arqueo de caja presentado al final del módulo. La Cuenta corriente Bancaria La cuenta Banco es la acumulación que del efectivo hacen las personas naturales o jurídicas, en una institución bancaria, con el objeto de un mejor resguardo, manejo y control del efectivo. La cuenta Banco registra los aumentos y disminuciones que experimenta el efectivo propiedad de la entidad, depositado en cuentas corrientes o de ahorros en una entidad financiera (bancos) Debe Haber Se Carga: Se Abona: • Por el valor nominal del efectivo • Por el importe de los cheques depositado en la entidad financiera. o retiros expedidos por la empresa. • Por los depósitos de efectivo que se hagan a la cuenta bancaria, así • Por el valor de las notas de como por las notas de crédito débito emitidas por la entidad emitidas por la entidad financiera. financiera por comisiones, intereses, impuestos, etc.

La cuenta corriente bancaria ofrece varias ventajas, entre las que se pueden mencionar: • Facilita el control de los pagos efectuados por la empresa. • Permite movilizar rápidamente el dinero mediante cheques. • La facilidad de obtener prestamos a corto y mediano plazo.

49

• El descuento y cobro de giros y demás operaciones de crédito. • El resguardo de los recursos financieros con un alto grado de seguridad. Las instituciones bancarias presentan a sus clientes, al final de cada mes, un estado de cuenta bancario, en el que presentan una relación de las operaciones efectuadas y registradas por el banco, en la cuenta corriente. El saldo en la cuenta de dicho estado, generalmente no coincide con el saldo registrado en los libros de la empresa, siendo las causas: • Depositos Pendientes

• Notas de Crédito.

• Cheques en Transito o Pendientes.

• Errores cometidos tanto por la empresa como por el banco

• Notas de Débito En este punto, es importante recordar algunos conceptos de Contabilidad I que se van a utilizarse en esta unidad. En la unidad de Documentos Mercantiles de Contabilidad I, se trabajaron los conceptos y el tratamiento contable de las Notas de Débito y Notas de Crédito tanto bancarias como comerciales. En aquella oportunidad, se definía a las Notas de Débito bancarias como documentos emitidos por la institución financiera, las cuales representan disminuciones de la cuenta bancaria del titular. Estas disminuciones pueden darse por diferentes conceptos como: Comisiones bancarias, cheques devueltos, cargos de transferencias entre cuentas y cargos por intereses pagados, entre otros. Por su parte, las Notas de Crédito bancarias se definían como documentos emitidos por el banco y que, al contrario de las Notas de Débito, representaban para el titular un aumento de su saldo bancario. Estos aumentos se producían por: Cheques acreditados a la cuenta, Transferencias recibidas de otras cuentas, abono por préstamos recibidos e ingresos por cobro de intereses, entre otro. El siguiente cuadro explica claramente el efecto de estos dos documentos en el saldo de una cuenta corriente:

50

NOTAS DE DEBITO

Disminuyen el saldo de la Cuenta Corriente

NOTAS DE CREDITO

Efectos de las Notas de Débito y Crédito Bancarias

Aumenta el saldo de la Cuenta Corriente

Fuente: Morales 2004

La Conciliación Bancaria Es un análisis comparativo, donde muestran detalladamente los registros que originan las diferencias entre los saldos que presentan los estados de cuentas bancarios y los registrados en los libros de la empresa. También nos permite conocer:  El saldo real disponible en dicha cuenta bancaria.  Los registros necesarios para la actualización de las operaciones en los libros de la empresa. Los objetivos principales de la conciliación son: Constatar la exactitud de los saldos. Verificar la exactitud de los registros, por ambas partes. Corregir los errores u omisiones Procedimiento para elaborar la Conciliación Bancaria La Conciliación se realiza a través de la comparación de los registros hechos por la empresa y los que aparecen en los Estados de Cuenta que el Banco envía. Los pasos a seguir para elaborar una conciliación son los siguientes: a) Comience por la confrontación de los Saldos Iniciales, que deben ser iguales a los Saldos Finales del mes anterior.

51

b) Compruebe si los registros emitidos en el mes anterior fueron ya registrados, si no lo han sido, inclúyalos nuevamente en la Conciliación. c) Confronte los cargos del Mayor Auxiliar de Banco con los abonos presentados en el Estado de Cuenta para encontrar las diferencias. d) Confronte los abonos del Mayor Auxiliar de Banco con los cargos presentados en el Estado de Cuenta para encontrar las diferencias. e) Al encontrar las diferencias, verifique cual es el valor correcto e incluya en la conciliación la diferencia. f) Una vez descubiertas todas las partidas que han originado diferencias entre los saldos del Mayor Auxiliar y el Estado de Cuenta, se procederá a elaborar la Conciliación Bancaria por cualquiera de los métodos descritos anteriormente. Una vez realizada la conciliación, por cualquiera de los métodos escogidos, el siguiente paso es la contabilización, por parte de la empresa, de la información que le compete, a través del registro de aquellos aspectos que no aparecen registrados en el Libro Auxiliar de Banco: Notas de Débito, Notas de Crédito y la corrección de los errores cometidos por la empresa. Los cheques y depósitos en tránsito, así como los errores del banco, serán registrados y solventados por él y no por la empresa. Recuerde: Ud. lleva los registros de la empresa, no los del banco. Métodos para realizar la conciliación bancaria Alvarado (2003), señala que existen dos (2) métodos para realizar la conciliación bancaria:  El método de Saldos Correctos o Ajustados, en donde de manera simultánea se van ajustado ambas cantidades (Libros y Banco) para llegar a un saldo único e igual para ambos. Se puede utilizar un formato de dos o cuatro columnas (Ver esquemas 1 y 2)  El método denominado de Saldos encontrados, que consiste en elaborar la conciliación partiendo del saldo de los Libros y llegar al

52

saldo que muestra el Banco en el Estado de Cuenta o viceversa (Ver esquemas 3 y 4) A continuación, Ud. pude ver el esquema del método de Saldos Correctos: MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS Esquema N°1 Utilizando dos (2) columnas CUENTAS

BANCO XXX

Saldos Depósitos pendientes

LIBROS XXX

+ -

Cheques en Tránsito Notas de Débito

+

Notas de Crédito Errores del Banco

Corregir

Errores de la Empresa

Corregir

Saldo Correcto (Cantidades Iguales en ambas columnas)

XXX

XXX

Esquema N° 2. Utilizando cuatro (4) columnas DEBE Banco Saldos Depósitos pendientes

HABER Banco

DEBE Libros

xxx

xxx

HABER Libros

xxx

Cheques en Tránsito

xxx

Notas de Débito

xxx

Notas de Crédito

xxx

Errores del Banco Errores de la Empresa Saldo Correcto(Cantidades Iguales en todas las columnas)

xxx

xxx

SALDOS ENCONTRADOS

xxx

xxx

53

Esquema N° 3 Partiendo del saldo del Banco para llegar al saldo en Libros Saldo según Banco Depósitos Pendientes

XXX Incluir (+)

Cheques en Tránsito Incluir (-) Notas de Débito Excluir (+) Notas de Crédito Excluir(-) Errores del Banco Corregir Errores de la Empresa Incluir Saldo según Libros

XXX

Esquema N° 4 Partiendo del saldo en Libros para llegar al saldo del Banco Saldo según Libros Depósitos Pendientes

XXX Excluir (-)

Cheques en Tránsito Excluir(+) Notas de Débito Incluir (-) Notas de Crédito Incluir (+) Errores del Banco Incluir Errores de la Empresa Saldo según Banco

Corregir XXX

A través de un ejemplo se puede visualizar y comprender mejor lo expuesto tanto en el texto como en los esquemas anteriores:

54

Conciliación Bancaria. Ejercicio Resuelto (Ejercicio adaptado de la Prof. María Estela Marante) A continuación se le detalla el movimiento que presenta el estado de cuenta del Banco Provincial durante el mes de agosto del 2003, así como el mayor auxiliar respectivo de la empresa LARA para dicho mes

Fecha 31-07 03-08 06-08 07-08 10-08 10-08 22-08 25-08 27-08

BANCO PROVINCIAL ESTADO DE CUENTA Concepto Debe Saldo Depósito nº 12254 Cheque nº 2554 18.000,oo Depósito nº 12386 N/C 8384 N/D 5460 150,oo N/C 8556 N/D 5467 1.650,oo Cheque nº 2555 950,oo

Fecha 31-07 03-08 06-08 10-08 15-08 20-08 29-08

EMPRESA LARA MAYOR AUXILIAR BANCO PROVINCIAL Concepto Debe Haber Saldo Depósito nº 12254 45.000,oo Cheque 2554 18.000,oo Cheque nº 2555 9.500,oo Depósito nº 12386 16.300,oo Cheque nº 2557 31.000,oo Depósito nº 12574 43.800,oo

Haber

Saldo 195.000,oo

45.000,oo 6.300,oo 25.000,oo 13.000,oo

Información adicional:  El cheque nº 2554 fue emitido para cancelar una cuenta

263.550,oo

Saldo 195.000,oo

277.600,oo

55

     

El cheque nº 2555 fue emitido por Bs. 9.500,oo La N/C nº 8384 corresponde a pagaré otorgado por el banco La N/D nº 5460 corresponde a cobro de chequeras. La N/C nº 8556 corresponde a intereses sobre plazo fijo La N/D nº 5467 corresponde a cheque devuelto de un cliente. El Depósito nº 12386 es de Bs. 16.300,oo

Se requiere: Preparar la conciliación bancaria por los métodos de saldos correctos y saldos encontrados y efectuar los asientos necesarios en los libros de la empresa LARA.

Procedimiento a realizar para resolver el ejercicio: 1. El primer paso es la identificación de los datos que ofrece el Estado de Cuenta Bancario y el Libro Auxiliar de la empresa. 2. El segundo paso es la identificación de las partidas que van para conciliación. Para ello se comparan las columnas del Debe del Estado de Cuenta con el Haber del Libro Auxiliar de Banco para determinar las diferencias. El mismo procedimiento se hace con las columnas del Haber del Estado de Cuenta Bancario y el Debe del Libro Auxiliar. Si las cantidades comparadas coinciden en ambas columnas, en cantidad y posición, esta partida se excluye de la conciliación a través de una tilde (). Si por el contrario las columnas comparadas presentan diferencias de cantidad o posición, serán partidas que se incluirán en la Conciliación Bancaria y se marcarán con un asterisco (*)

BANCO PROVINCIAL ESTADO DE CUENTA

56 Fecha 31-07 03-08 06-08 07-08 10-08 10-08 22-08 25-08 27-08

Concepto Saldo Depósito nº 12254 Cheque nº 2554 Depósito nº 12386 N/C 8384 N/D 5460 N/C 8556 N/D 5467 Cheque nº 2555

Debe

Haber

Fecha 31-07 03-08 06-08 10-08 15-08 20-08 29-08

EMPRESA LARA MAYOR AUXILIAR BANCO PROVINCIAL Concepto Debe Haber Saldo Depósito nº 12254 45.000,oo Cheque 2554 18.000,oo* Cheque nº 2555 9.500,oo* Depósito nº 12386 16.300,oo* Cheque nº 2557 31.000,oo* Depósito nº 12574 43.800,oo*

Saldo 195.000,oo

45.000,oo 18.000,oo* 6.300,oo* 25.000,oo* 150,oo* 13.000,oo* 1.650,oo* 950,oo*

263.550,oo

Saldo 195.000,oo

277.600,oo

3. Como tercer paso se procede a elaborar la Conciliación Bancaria por el método escogido. En este ejercicio didáctico, se resolvió la conciliación por ambos métodos.

CONCILIACIÓN BANCARIA EMPRESA LARA

57 METODO DE SALDOS CORRECTOS Concepto Banco Saldos 263.550,oo Partidas no registradas en Banco: Depósito nº 12574 43.800,oo Cheque nº 2557 (31.000,oo) Partidas no registradas en los libros: N/C nº 8384 N/D nº 5460 N/C nº 8556 N/D nº 5467 Errores en Banco: Depósito 12386 10.000,oo Cheque 2555 (8.550,oo) Errores en Libros: Cheque 2554 TOTALES 277.800,oo

Libros 277.600,oo

25.000,oo (150,oo) 13.000,oo (1.650,oo)

(36.000,oo) 277.800,oo

CONCILIACIÓN BANCARIA EMPRESA LARA METODO DE SALDOS ENCONTRADOS Concepto Saldo del Banco + Depósito 12574 - Cheque 2557 - N/C nº 8384 - N/C nº 8556 + N/D nº 5460 + N/D nº 5467 - Cheque nº 2555 + Depósito 12386 + Cheque 2554 Saldo según libros

Cantidades 263.550,oo 43.800,oo (31.000,oo) (25.000,oo) (13.000,oo) 150,oo 1.650,oo (8.550,oo) 10.000,oo 36.000,oo 277.600,oo

4. Por último, una vez elaborada la Conciliación Bancaria y obtenidas las partidas que deben ser registradas por la empresa, se procede a efectuar el registro en los Libros de la Empresa.

58

EMPRESA LARA MAYOR AUXILIAR DE BANCO Fecha 30-08

30-08

30-08

Descripción -1-

Ref.

Debe

Banco Pagaré por pagar Ingresos por intereses Para registrar N/C nº 8384 y nº 8556. -2Comisiones bancarias Cuentas por cobrar Banco Para registrar las N/D nº 5460 y 5467 -3Cuentas por pagar Banco Para corregir error en registro de Cheque nº 2554.

01 02 03

38.000,oo

05 06 01

150,oo 1.650,oo

07 01

36.000,oo

Haber 25.000,oo 13.000,oo

1.800,oo

36.000,oo

Detente un momento: Observa bien el ejercicio anterior y ubica cada uno de los pasos del procedimiento para elaborar la conciliación bancaria en el ejercicio. También observa el método de conciliación utilizado y compáralo con el esquema presentado. Toma todo esto en cuenta para elaborar los ejercicios propuestos.

GLOSARIO DE TÉRMINOS:

59

1. Ajustes: Proceso clave para la asignación de los efectos financieros de las transacciones a los periodos apropiados, para llevar las cuentas a sus saldos correctos y para corregir errores u omisiones. 2. Arqueo de caja: Recuento físico de la existencia en efectivo propiedad de la entidad en una fecha determinada, para efectuar el debido control sobre los recursos financieros de la empresa. 3. Cuenta Banco: Cuenta que registra los aumentos y disminuciones del efectivo propiedad de la empresa, depositados en instituciones del sistema financiero, como consecuencia de las transacciones realizadas. 4. Centrífuga de fondos: Método de fraude contra el efectivo que consiste en una sucesión de apropiaciones indebidas de efectivo por parte del responsable de la caja. El procedimiento consiste en apoderarse de una cantidad de dinero destruyendo las evidencias para el registro. Cuando se cobra una nueva cantidad de dinero, el cajero repone lo extraído inicialmente y se queda con el resto. Esta operación se repite sucesivamente. Para que este método sea efectivo, el cajero debe tener acceso a los registros contables. 5. Cuenta Caja: Cuenta que registra los aumentos y las disminuciones del defectivo propiedad de la entidad económica como consecuencia de las operaciones realizadas por la misma. 6. Control Interno: Plan de organización, políticas y procedimientos que tiene como objetivos: a) salvaguardar los activos, b) generar datos contables precisos y confiables, c) promover la eficiencia operativa y d) estimular la sujeción a las políticas administrativas. 7. Conciliación bancaria: Proceso que ayuda a explicar las diferencias que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por un cuentahabiente en sus registros, y aquel mostrado por el banco. Estado que prepara la empresa, generalmente al final de cada mes, para determinar la razón de cualquier diferencia entre el saldo del efectivo que aparece en sus libros y el del estado de cuenta bancario, con el fin de verificar cual es el correcto.

60

8. Cuenta Corriente: Contrato mediante el cual una persona, natural o jurídica, abre una cuenta corriente en una institución financiera. 9. Cheques en Transito: Cheques expedidos por la empresa durante el mes y que aún no se han presentado al banco para su pago, por tanto, sus importes no han sido deducidos por el banco de la cuenta de la empresa. 10.Dinero: Sinónimo de efectivo. 11. Depósitos en Tránsito: Depósitos efectuados por la compañía pero que por cualquier circunstancia, no figuran en el Estado de Cuenta bancario de ese mes. En términos generales, el depósito aparecerá en el Estado de Cuenta del mes siguiente. 12.Efectivo: Activo constituido por monedas de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una persona natural o jurídica y disponibles para sus operaciones sin ningún tipo de restricción. 13.Estado de Cuenta Bancario: Documento que expide una Institución Financiera a sus clientes y en el cual se resume los movimientos de una cuenta de cheques. 14.Faltante en caja: Diferencia entre el saldo según el mayor y el mostrado por el arqueo de caja, donde el primero es mayor que el segundo. 15.Fraude: Representación falsa y voluntaria o la ocultación deliberada de un hecho importante con el fin de inducir información falsa. 16.Fondo fijo de Caja Chica: Fondo que contiene una cantidad de efectivo dentro de la empresa y que es utilizada para cancelar gastos menores o gastos necesariamente pagaderos en efectivo. 17.Sobrante en Caja: Diferencia entre el saldo según el mayor y el mostrado por el arqueo de caja, donde el primero es menor que el segundo.

PREGUNTAS DE REPASO

61

1. Define qué entiendes por Efectivo. 2. De acuerdo a la DPC 11 ¿Cuáles partidas se consideran efectivo y cuáles no? 3. Señala Normas de Control Interno del Efectivo que a su juicio sean las más significativas. 4. ¿Cuáles son las razones por las cuales no es conveniente efectuar todos los pagos con efectivo de Caja? 5. ¿Cómo se denomina la diferencia resultante cuando el monto del arqueo es menor al registro en libros? 6. ¿Qué es una reposición de Caja Chica y cuál es el procedimiento de registro? 7. ¿Qué es una Conciliación Bancaria y para qué se hace? 8. Describa, a través de un mapa conceptual, el procedimiento para elaborar una conciliación. 9. ¿Cuántos métodos de Conciliación Bancaria conoce? Explique cada uno de ellos. 10.¿Cuáles son los principales fraudes que se cometen con el efectivo?

BIBLIOGRAFÍA SUGERIDA

62

• Alvarado V. (2003). El Efectivo. Barquisimeto. Impresos Cardi C.A. • Catacora F. (1998). Contabilidad, la base para las decisiones gerenciales. Caracas. Editorial McGraw-Hill Internacional de Venezuela C.A. • Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. (1999).Declaración de Principios de Contabilidad número 0. Los Principios de Contabilidad de Aceptación General en Venezuela y otras publicaciones técnicas. Caracas – Venezuela. • Horngren, Harrison y Robinson (1997). Contabilidad. México. Prentice-Hall Hispanoamericana C.A. Tercera Edición. • Guajardo G. (2000). Contabilidad. México. Editorial McGraw-Hill de México C.A. • Márquez H. (1996). Apuntes de Contabilidad Intermedia. DAC UCLA. • Redondo A. (1993). Curso práctico de Contabilidad general y superior. Tomo I. Caracas. Corporación Marca S.A. Tercera Edición. • Romero J. (1997). Contabilidad Intermedia. McGraw-Hill Interamericana Editores C.A. • Solomón L. (1988). Principios de Contabilidad. México. Editorial Harla S.A

EJERCICIOS RESUELTOS

63

EJERCICIOS SOBRE FONDO FIJO DE CAJA CHICA 1. Por memorando de la gerencia de la empresa EL SOL C.A., de fecha 02-012003, se crea el Fondo Fijo de Caja Chica por Bs. 200.000,oo. A tal efecto se emite el cheque número 001 a cuenta del Banesco. Se imparte la orden a al responsable que los desembolsos no pueden ser mayores de Bs. 20.000,oo y que el mínimo al cual debe llegar el fondo es de Bs. 25.000,oo, momento en el cual la responsable debe elaborar la relación en el formato existente para la reposición respectiva. El 31-01-2003, el Fondo llega a su nivel mínimo, por lo que la cajera elabora la siguiente relación: Nº Comprobante Nº 001 Nº 002 Nº 003 Nº 004 Nº 005 Nº 006 Nº 007 Nº 008 Nº 009 Nº 010 Nº 011 Nº 012

Fecha Detalle 04-01-2003 Compra de útiles de limpieza 06-01-2003 Compra de café, azúcar y vasos 08-01-2003 Flete por mercancía comprada 12-01-2003 Compra artículos de escritorio 18-01-2003 Préstamo a cajera 20-01-2003 Compra de agua mineral 21-01-2003 Envío de encomienda 23-01-2003 Compra vidrio para escritorio 26-01-2003 Compra sillas de plástico 27-01-2003 Cancelación recibo electricidad 28-01-2003 Cancelación a HIDROLARA 31-01-2003 Compra artículos de escritorio

Monto 16.250,00 8.700,oo 6.500,oo 19.800,oo 20.000,oo 8.000,oo 16.500,oo 19.500,oo 18.000,oo 17.800,oo 6.400,oo 18.250,oo

Además, la cajera informó que el efectivo que quedó en el fondo es de Bs. 22.750,oo

Información adicional: La Norma de Control Interno de la empresa establece que aquellos faltantes que sobrepasen Bs. 1000,oo, serán cancelados por el responsable del fondo y que los sobrantes, sea cual sea la cantidad, se tomarán como ingresos extraordinarios.

64

Se requiere: a) Elaborar la relación de pagos, clasificando los comprobantes en las cuentas que correspondan. b) Determinar, con la información que suministra la cajera, si existe faltantes o sobrantes en caja. c) Efectuar el registro de apertura del Fondo Fijo de Caja Chica. d) Hacer el registro de reposición del Fondo. SOLUCIÓN DEL EJERCICIO En primer lugar se presentarán los diferentes cálculos para resolver el ejercicio y en segundo lugar se procederá a presentar los asientos contables. 1.- Cálculos. Para poder registrar la reposición del fondo, primero se debe elaborar la relación de pagos, ubicando cada comprobante en la cuenta que le corresponda. Es de hacer notar que todos los comprobantes se anexan a esta relación de pagos. Empresa EL SOL C.A. Relación de pagos efectuado durante el periodo, según comprobantes anexos Del 02-01-2003 Al 31-01-2003 Nº Comprobante Nº 001 Nº 002

Fecha 04-01-2003 06-01-2003

Nombre del la cuenta Gastos Generales Gastos Generales

Nº 003

08-01-2003

Fletes de Compra

Nº 004

12-01-2003

Artículos de oficina

Nº 005 Nº 006 Nº 007 Nº 008

18-01-2003 20-01-2003 21-01-2003 23-01-2003

Préstamo empleado Gastos Generales Gastos Encomiendas Mobiliario y equipo

Nº 009 Nº 010

26-01-2003 27-01-2003

Mobiliario y equipo Servicios básicos

Concepto del pago Compra de útiles de limpieza Compra de café, azúcar y vasos Flete por mercancía comprada Compra artículos de escritorio Préstamo a cajera Compra de agua mineral Envío de encomienda Compra vidrio para escritorio Compra sillas de plástico Cancelación recibo electricidad

Importe 16.250,00 8.700,oo 6.500,oo 19.800,oo 20.000,oo 8.000,oo 16.500,oo 19.500,oo 18.000,oo 17.800,oo

65 Nº 011 Nº 012

28-01-2003 31-01-2003

Servicios básicos Artículos de oficina

Cancelación a HIDROLARA Compra artículos de escritorio

Resumiendo: Nombre de la cuenta Gastos Generales Fletes de compra Artículos de Oficina Cuentas por cobrar empleado Gastos de encomiendas Mobiliario y equipo Servicios básicos TOTAL

Importe 32.950,oo 6.500,oo 38.050,oo 20.000,oo 16.500,oo 37.500,oo 24.200,00 175.700,oo

La cajera había informado que el efectivo que existía en el fondo al 31 de enero era de Bs. 22.750,oo. Se debe entonces sumar este resultado con el total de comprobantes presentados en la relación de pagos. Si todo está correcto este resultado debe ser igual a Bs. 200.000,oo, que es el monto original del fondo. Si por el contrario existe alguna diferencia, se debe registrar el sobrante o el faltante, según el caso. 22.750,oo (Monto del fondo) + 175.700,oo (Total de Pagos) = 198.450,oo 200.000,oo (Valor del Fondo) – 198.450,oo = 1.550,oo Faltante en caja Una vez realizados todos los cálculos necesarios, se pueden elaborar los asientos contables correspondientes:

EMPRESA EL SOL C.A. DIARIO PRINCIPAL Fecha 2003

Descripción

Ref.

Debe

Haber

6.400,oo 18.250,oo

66 02-01

31-01

-1Fondo Fijo de Caja Chica Gastos IDB Banco Para registrar la creación del Fondo Fijo de Caja Chica, según Cheque nº 1234 -2Gastos Generales Fletes de Compra Artículos de oficina Préstamos a trabajadores Gastos de encomiendas Mobiliario y equipo Servicios básicos Cuentas por cobrar cajero Gastos IDB Banco

01 02 03

200.000,oo 100,oo

09 12 13 15 17 08 18 10 02 03

32.950,oo 6.500,oo 38.050,oo 20.000,oo 16.500,oo 37.500,oo 24.200,oo 1.500,oo 886,25

200.100,oo

178.136,25

2. La empresa FERRETEROS DEL CENTRO decide dar vacaciones colectivas el 24-12-2003 y decide suprimir el Fondo Fijo de Caja Chica por el periodo que dure las mismas. El Fondo había sido creado por Bs. 200.000,oo. De acuerdo a las políticas de la empresa, los faltantes serán responsabilidad del cajero y los sobrantes se registrarán como otros ingresos. Efectúe el registro respectivo tomando en cuenta que para la fecha se habían efectuado las siguientes erogaciones: Nº Comprobante 01 02 03 04 05 06

Fecha 25-11-2003 28-11-2003 08-12-2003 12-12-2003 18-12-2003 21-12-2003

Detalle Préstamo al presidente Donación a Fe y Alegría Compra Código de Comercio Compra cristal para escritorio Compra de papel higiénico Compra tobos para limpieza

Monto 30.000,oo 25.000,oo 30.000,oo 20.000,oo 18.700,oo 28.300,oo

Para la fecha existía un efectivo en la Caja Chica de Bs. 49.400,oo SOLUCIÓN DEL EJERCICIO La empresa FERRETEROS DEL CENTRO, ha decidido suprimir o cerrar la cuenta Fondo Fijo de Caja Chica temporalmente durante el periodo

67

de vacaciones colectivas. El procedimiento para realizar el registro contable es similar al descrito en el ejercicio anterior. •Primero se debe elaborar la relación de pagos, para determinar el monto cancelado a través del Fondo de Caja Chica y determinar en que cuenta se va a ubicar dicho pago. Empresa FERRETEROS DEL CENTRO Relación de pagos efectuado durante el periodo, según comprobantes anexos Del 25-11-2003 Al 21-12-2003 Nº Comprobante 01 02 03 04

Fecha 25-11-2003 28-11-2003 08-12-2003 12-12-2003

Nombre del la cuenta Préstamos a socios Donaciones Mobiliario y equipo Mobiliario y equipo

05 06

18-12-2003 21-12-2003

Gastos generales Artículos de limpieza

Concepto del pago Préstamo al presidente Donación a Fe y Alegría Compra Código de Comercio Compra cristal para escritorio Compra de papel higiénico Compra tobos para limpieza

Importe 30.000,oo 25.000,oo 30.000,oo 20.000,oo 18.700,oo 28.300,oo

Resumiendo: Nombre de la cuenta Préstamos a socios Donaciones Mobiliario y equipo Gastos generales Artículos de limpieza TOTAL

Importe 30.000,oo 25.000,oo 50.000,oo 18.700,oo 28.300,oo 152.000,oo

•En segundo lugar, se debe sumar el monto de efectivo existente en la Caja Chica y el total de los comprobantes de pago, para averiguar si existe un faltante o un sobrante en caja. 152.000,oo + 49.400,oo = 201.400,oo Total de gastos y efectivo 200.000,oo (Monto del fondo) – 201.400,oo = 1.400,oo Sobrante en caja •Una vez elaborados todos los cálculos, se determinó la existencia de un sobrante en caja de Bs. 1.400,oo, el cual, de acuerdo con las políticas de la empresa, se registrará como una cuenta de ingreso. Luego de todos estos cálculos, el tercer paso es el registro de toda esta información en el Diario Principal de la empresa. Recuerde que no se está haciendo reposición, sino

68

que se está cerrando temporalmente la cuenta Fondo Fijo de Caja Chica (Ver página 21 del módulo) EMPRESA EL SOL C.A. DIARIO PRINCIPAL Fecha 2003 24-12

Descripción -1Préstamos a socios Donaciones Mobiliario y equipo Gastos generales Artículos de limpieza Banco Sobrantes en caja Fondo Fijo de Caja Chica Para cerrar la cuenta Fondo Fijo De Caja Chica por vacaciones.

Ref.

Debe

Haber

23 28 06 14 15 01 19 11

30.000,oo 25.000,oo 50.000,oo 18.700,oo 28.300,oo 49.400,oo 1.400,oo 200.000,oo

EJERCICIOS SOBRE CONCILIACIÓN BANCARIA 1. La empresa EL AGUILA C.A. tiene una cuenta corriente en el Banco del Caribe Nº 3820457-002 y el 05-09-2003 recibe el siguiente Estado de Cuenta correspondiente al mes de agosto de ese año: Estado de Cuenta. Banco del Caribe Cuenta corriente Nº 3820457-002 Fecha 04-08 11-08 11-08 15-08 22-08 25-08 25-08 29-08 30-08

Descripción Depósito nº 012 Depósito nº 013 Cheque nº 100 Cheque nº 102 Cheque nº 103 Nota de Crédito 112 Nota de Débito 082 Nota de Débito 95 Nota de Débito 96

Debe

Haber 150.000,oo 100.000,oo

30.000,oo 20.000,oo 45.000,oo 150.000,oo 8.100,oo 24.000,oo 1.050,oo

Saldo 150.000,oo 250.000,oo 220.000,oo 240.000,oo 195.000,oo 345.000,oo 336.900,oo 312.900,oo 311.850,oo

Mayor auxiliar Banco del Caribe Cuenta corriente Nº 3820457-002 Fecha 03-08 05-08

Descripción Depósito nº 012 Cheque nº 100

Debe 150.000,oo

Haber 30.000,oo

Saldo 150.000,oo 120.000,oo

69 10-08 12-08 14-08 15-08 20-08 25-08 30-08

Depósito nº 013 Cheque nº 101 Cheque nº 102 Depósito nº 014 Cheque nº 103 Depósito nº 015 Cheque nº 104

100.000,oo 50.000,oo 20.000,oo 80.000,oo 40.000,oo 35.000,oo 25.000,oo

220.000,oo 170.000,oo 190.000,oo 270.000,oo 230.000,oo 195.000,oo 170.000,oo

Información Adicional: • La Nota de Crédito nº 112 es por un pagaré obtenido en el banco. • La nota de Débito nº 082 es el producto del pago de los intereses del pagaré obtenido. • La Nota de Débito 95 se debe a la devolución de un cheque que se había depositado por cobro a un cliente. • La Nota de Débito nº 96 es producto de los gastos hechos por el banco para el cobro de un giro. • El Cheque nº 103 fue emitido por un valor de Bs. 40.000,oo • El cheque 102 fue emitido para cancelar un gasto de reparación. • El depósito 015 fue hecho por el cobro de una factura en efectivo. Se requiere: a. Efectuar la Conciliación bancaria por los métodos de Saldos Correctos y Saldos Encontrados. b.Realizar los asientos contables a que hubiese lugar. SOLUCIÓN DEL EJERCICIO Para elaborar la Conciliación Bancaria, lo primero que debe hacerse es determinar cuáles son las partidas que van a conciliación y cuáles no. Para ello, se compararán las columnas del Debe del Estado de Cuenta con el Haber del Mayor Auxiliar y las columnas del Haber del Estado de Cuenta con el Debe del Mayor Auxiliar (Ver página 30 de este Módulo). De esta comparación se determinan las partidas que causan la diferencia de saldos entre el Estado de Cuenta y el Mayor Auxiliar. Para marcar cuales partidas formarán parte de la conciliación y cuales no, se utilizarán las

70

señales asterisco (*) para las que irán a conciliación y la tilde () para aquellas partidas que no formarán parte de ella. Estado de Cuenta. Banco del Caribe Cuenta corriente Nº 3820457-002 Fecha 04-08

Descripción Depósito nº 012

11-08

Depósito nº 013

11-08

Cheque nº 100

15-08 22-08 25-08 25-08 29-08 30-08

Cheque nº 102 Cheque nº 103 Nota de Crédito 112 Nota de Débito 082 Nota de Débito 95 Nota de Débito 96

Debe

Haber 150.000,oo

Saldo 150.000,oo

100.000,oo

250.000,oo

30.000,oo

220.000,oo 20.000,oo*

45.000,oo* 150.000,oo* 8.100,oo* 24.000,oo* 1.050,oo*

240.000,oo 195.000,oo 345.000,oo 336.900,oo 312.900,oo 311.850,oo

Mayor auxiliar Banco del Caribe Cuenta corriente Nº 3820457-002 Fecha 03-08

Descripción Depósito nº 012

05-08

Cheque nº 100

10-08

Depósito nº 013

12-08 14-08 15-08 20-08

Cheque nº 101 Cheque nº 102 Depósito nº 014 Cheque nº 103

25-08 30-08

Depósito nº 015 Cheque nº 104

Debe 150.000,oo

Haber

Saldo 150.000,oo

30.000,oo

120.000,oo

100.000,oo

220.000,oo 50.000,oo*

20.000,oo* 80.000,oo* 40.000,oo 35.000,oo* 25.000,oo*

170.000,oo 190.000,oo 270.000,oo 230.000,oo 195.000,oo 170.000,oo

De la comparación surgió la siguiente información: • El Cheque 102 es un error tanto en la empresa como en el banco. • El Cheque 103 es un error del banco. • La Nota de Crédito 112 y las Notas de Débito 082, 95 y 96 no están registradas en la empresa. • El Cheque 101 y 104 están en transito.

71

• Los depósitos014 y 015 están en tránsito. Además el depósito 015 es un error de la empresa Una vez determinadas las partidas que van para la conciliación, el siguiente paso es la elaboración propiamente de la misma, por el método escogido para hacerla. Por ser éste un ejercicio didáctico, se elaborará la conciliación por ambos métodos (Ver páginas 32 y 33 de este Módulo). EMPRESA EL AGUILA CONCILIACIÓN BANCARIA AGOSTO 31 DEL 2003 METODO DE SALDOS CORRECTOS Detalle o Concepto Saldos al 31-08-2003 Partidas no reg. por el Banco: Depósito 014 en transito Depósito 015 en transito Cheque nº 101 en transito Cheque nº 104 en transito Partidas no reg. en la Empresa: N/D nº 082 N/D nº 95 N/D nº 96 N/C nº 112 Errores del Banco: Error en cheque nº 103 Error en Cheque nº 102 Errores de la Empresa: Error en cheque nº 102 Error en depósito nº 015 TOTALES

Estado de Cuenta 311.850,oo

Libros de la empresa 170.000,oo

80.000,oo 35.000,oo (50.000,oo) (25.000,oo) (8.100,oo) (24.000,oo) (1.050,oo) 150.000,oo 5.000,oo (40.000,oo)

316.850,oo

(40.000,oo) 70.000,oo 316.850,oo

A través de este método, se logró la igualación de ambos saldos, tomando en cuenta aquellas partidas que presentaban información no coincidente. En cambio, el método de saldos encontrados lo que busca en llegar al saldo contrario, es decir, si se parte del saldo del Estado de Cuenta, el objetivo es introducir las partidas de conciliación hasta llegar al saldo del Libro Auxiliar de Banco. Es factible también el caso contrario, es decir, partir del saldo del Libro Auxiliar de Banco para llegar al saldo del Estado de Cuenta.

72

A continuación se presenta la conciliación de este ejercicio, desarrollada a través del método de Saldos Encontrados, partiendo del saldo del Estado de Cuenta, para llegar al saldo del Libro Mayor: EMPRESA EL AGUILA CONCILIACIÓN BANCARIA AGOSTO 31 DEL 2003 METODO DE SALDOS ENCONTRADOS PARTIDAS PARA CONCILIACIÓN SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA Partidas que incrementan el saldo: Error en cheque nº 103 Nota de Débito nº 082 Nota de Débito nº 95 Nota de Débito nº 96 Error en cheque nº 102 Depósito en tránsito nº 014 Depósito en tránsito nº 015 Total Incrementos Partidas que disminuyen: Error en cheque nº 102 Nota de Crédito nº 112 Cheque nº 101 en tránsito Error en Depósito 015 Cheque 104 en tránsito Total disminuciones

CANTIDADES 5.000,oo 8.100,oo 24.000,oo 1.050,oo 40.000,oo 80.000,oo 35.000,oo

Totales 311.850,oo

193.151,oo 505.000,oo

40.000,oo 150.000,oo 50.000,oo 70.000,oo 25.000,oo 335.000,oo

SALDO SEGÚN LIBROS

170.000,oo ========

Una vez hecha la conciliación, el siguiente y último paso, es el registro en los Libros de la empresa, aquellas partidas que no tiene registradas como las Notas de Débito y Crédito y la corrección de los errores cometidos, como el cheque 102 y el depósito 015. EMPRESA EL AGUILA MAYOR AUXILIAR DE BANCO DEL CARIBE Fecha

Descripción

Ref.

Debe

Haber

73 2003 31-08

-1Banco

31-08

31-08

31-08

31-08

31-08

Pagaré por pagar Para registrar Nota de Crédito Nº 112 -2Gastos por Intereses Gastos IDB Banco Para registrar Nota de Débito Nº 082 -3Cuentas por cobrar Gastos IDB Banco Para registrar Nota de Débito Nº 95 por cheque devuelto -4Gastos de Cobranza Banco Para registrar Nota de Débito Nº 96 -5Gastos de mantenimiento Gastos IDB Banco Para corregir error en registro de Cheque nº 102 -6Banco Cuentas por cobrar Para corregir error en registro de Depósito 015

02 17

150.000,oo

23 03 02

8.100,oo 40,50

07 03 02

24.000,oo 120,oo

24 02

1.050,oo

10 03 02

40.000,oo 200,oo

02 07

70.000,oo

150.000,oo

8.140,50

24.120,oo

1.050,oo

40.200,oo

70.000,oo

74

EVALUACION

Nombre:__________________________C.I.__________________ Firma:__________________________ Fecha de entrega de Autoevaluación. _____/______/_____

A continuación se te presenta un conjunto de interrogantes para que las respondas de acuerdo con lo aprendido en el módulo instruccional: 1. ¿Qué significa que un cheque se encuentre “en tránsito”? 2. Proponga cuatro (4) medidas eficaces de Control Interno del Efectivo para una empresa pequeña que no cuente con suficiente personal para separar las actividades de operación, registro y custodia. 3. ¿Qué ajustes sobre una Conciliación Bancaria requieren registros contables en los libros de la empresa? 4. ¿Cuál es la finalidad del Sistema de Fondo Fijo de Caja Chica? 5. En el Balance General ¿Dónde mostraría Ud. un sobregiro bancario? 6. ¿Qué significa hacer un Arqueo de Caja? 7. ¿Cómo se registran los sobrantes y faltantes en Caja? 8. ¿Qué significado tiene para la empresa las Notas de Débito y Crédito bancarias? ¿Cómo se registran?

75

9. Nombre dos (2) acciones de fraude que se cometen con mayor frecuencia contra el efectivo.

Pon en práctica lo que has aprendido con los siguientes ejercicios: 1. El 01-04-200X la empresa DIASPORA C.A. decide crear un Fondo Fijo de Caja Chica por Bs. 350.000,oo para efectuar pagos menores o iguales a Bs. 50.000,oo, estableciendo un límite de Bs. 70.000,oo para efectuar la reposición. La fecha de cierre de la empresa es el 30 de junio de cada año. El 07 – 06 – 200X el responsable de la Caja Chica decide hacer la reposición y presenta los siguientes comprobantes: Relación de gastos Reposición de Caja Chica del 07/06/200X Fecha 01-04 02-04 02-04 03-04 04-04 05-04 05-04 06-04

Nº de comprobante 250 001 A – 0125 002 780 12570 8761 1497264

Detalle de adquisición Papelería Correo Cafetería Viáticos a vendedor Fletes de compra Materiales de oficina Materiales de limpieza Recibo de agua

Monto 25.900,oo 4.540,oo 12.500,oo 35.860,oo 26.800,oo 35.380,oo 18.663,oo 39.540,oo

El 30-06-200X se efectúa un arqueo de Caja Chica encontrándose la siguiente situación:

Empresa EL DESPERTAR C.A. Arqueo de Caja Chica

76

30/06/200X Detalle de efectivo

Billetes: 3 de Bs. 20.000,oo 10 de Bs. 10.000,oo 6 de Bs. 5.000,oo 8 de Bs. 1.000,oo 6 de Bs. 500,oo 4 de Bs. 100,oo 5 de Bs. 50,oo 8 de Bs. 20,oo 3 de Bs. 10,oo 8 monedas de Bs. 100,oo 40 monedas de Bs. 50,oo 30 monedas de Bs. 20,oo

Facturas o comprobantes Nº 03 Nº 10154

Periódicos y revistas Bs. 11.750,oo Materiales de oficina Bs. 24.630,oo Total Efectivo y Facturas

Totales

Efectivo Bs.___________ Facturas Bs. __________

El 15 – 07 – 200X el encargado de la Caja Chica solicita reposición de la misma con la siguiente información: Relación de Gastos Reposición de Caja Chica del 15/07/200X Fecha 02-05 04-05 05-05 08-05 08-05 12-05

Nº factura o comp. 004 14872 005 4576921 84344 14880

Detalle Periódicos y revistas Materiales de oficina Viáticos a vendedores CANTV Materiales de limpieza Materiales de oficina

Monto 25.850,oo 32.530,oo 41.000,oo 47.690,oo 23.712,oo 34.870,oo

Se decide aumentar la Caja Chica a Bs. 400.000,oo Se Requiere:  Realizar los asientos que originan las operaciones descritas. Efectuar las reposiciones del Fondo Fijo de Caja Chica según el caso.

2. La información que sigue corresponde al movimiento en la cuenta corriente Nº 315-48125 que la empresa SUPERMERCADO EL

77

FUTURO mantiene con el Banco de Venezuela. La información es del mes de abril del 200X .

Fecha 01-04 04-04 06-04 10-04 15-04 18-04 21-04 25-04 30-04 30-04

Fecha 01-04 05-04 05-04 06-04 15-04 18-04 25-04 25-04 26-04 27-04 30-04

MAYOR AUXILIAR BANCO DE VENEZUELA CUENTA Nº 315-48125 Concepto Debe Haber Depósito 101 20.000,oo Cheque Nº 21201 1.500,oo N/C 402 por Transf.. 5.000,oo bancaria N/D 803 por Transf. 2.010,oo bancaria Depósito 108 10.000,oo Cheque 21202 2.000,oo Cheque 21203 1.000,oo Depósito 110 8.000,oo Cheque 21204 4.000,oo Depósito 112 11.860,oo

Saldo 20.000,oo

24.350,oo

BANCO DE VENEZUELA CUENTA Nº 315-48125 ESTADO DE CUENTA. EMPRESA EL FUTURO Concepto Debe Haber Saldo Depósito 101 20.000,oo 20.000,oo Cheque 21201 1.500,oo N/C 402 Transf.. bancaria 5.000,oo N/D 803 Transf. bancaria 2.010,oo Depósito 108 10.000,oo Cheque 21202 200,oo Depósito 110 800,oo Cheque 812289 5.000,oo N/C 489 Transf. bancaria 1.800,oo N/D 880 Transf.. bancaria 2.500,oo N/D 889 Transf. bancaria 20,oo 26.370,oo

Información Adicional:

78



 



Si existe alguna diferencia entre los montos registrados en libros y los registrados por el banco, asuma el criterio que el banco tiene las cantidades correctas. Los errores fueron cometidos por la empresa al hacer los pases del Diario al Mayor. La N/C 489 corresponde a una transferencia hecha por el cliente Rosa Morales cancelando el giro Nº 1/1 La N/D 880 se refiere a una transferencia ordenada por el banco para cancelar una factura al proveedor Techoduro C.A. La N/D 889, corresponde a intereses por concepto de un préstamo otorgado por el banco. El cheque 812289 no es de la empresa.

Se Requiere:  

Realizar la conciliación bancaria por el método de Saldos Correctos Elaborar los asientos de ajuste.