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• Rebe Davila

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El presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja proyectado, es un presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de efectivo (dinero en efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado. La importancia del presupuesto de efectivo es que nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo (saber si vamos a tener un déficit o un excedente de efectivo) y, en base a ello, poder tomar decisiones, por ejemplo: Si prevemos que vamos a tener un déficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo, podemos, por ejemplo:    

solicitar oportunamente un financiamiento. solicitar el refinanciamiento de una deuda. solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crédito. cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar uno menor crédito.

Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo:    

invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o nuevos equipos. invertirlo en la adquisición de mayor mercadería. invertirlo en la expansión del negocio. usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.

Por otro lado, el presupuesto de efectivo nos permite conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será rentable (cuando los futuros ingresos son mayores que los futuros egresos), o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída.

Información que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales inversionistas), o al querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída (por ejemplo, al solicitar un préstamo a alguna entidad financiera). Cómo elaborar un presupuesto de efectivo Para elaborar un presupuesto de efectivo es necesario contar con los demás presupuestos de la empresa; sin embargo, veamos a continuación un ejemplo de cómo elaborar uno al contar con la siguiente información: Supongamos que debemos elaborar el presupuesto de efectivo de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del año; los datos que tenemos son los siguientes:       



 



se pronostica ventas de 300 unidades para el mes enero y un aumento del 10% a partir de febrero. el precio de venta es de US$20. el cobro de las ventas se realiza el 60% al contado y el 40% al crédito a 30 días. se pronostica compras de mercadería de 310 unidades para el mes de enero y un aumento del 10% a partir de febrero. el precio de compra es de US$15. los proveedores permiten pagar la mercadería el 50% al contado y el 50% restante a crédito a 30 días. se estiman gastos por remuneraciones del personal administrativo, alquileres, seguros y servicios por US$250 mensuales (gastos administrativos). se estiman gastos por remuneraciones del personal de ventas, comisiones, promoción y publicidad por US$230 mensuales (gastos de ventas). el negocio cuenta con mobiliario y equipo que se deprecia en US$50 al mes. se obtiene un préstamo por US$2 100 el cual debe ser pagado a partir de febrero en amortizaciones constantes de US$700 e intereses de US$504 en febrero, US$336 en mazo, y US$168 en abril. el pago por impuestos por concepto de renta es del 2% de la utilidad disponible.

Para este ejemplo, antes de elaborar el presupuesto de efectivo, es necesario elaborar los presupuestos de ventas y cobros, ya que las ventas no se cobran el mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 60% en el mes que se realizan y el 40% restante al mes siguiente, y el presupuesto de efectivo muestra el efectivo que realmente ingresa o sale de la empresa. Presupuesto de ventas

Unidades Precio de venta TOTAL

enero febrero marzo abril 300 330 363 399 20 20 20 20 6000 6600 7260 7986

Nota: las ventas empiezan en 300 unidades en enero y luego tiene un aumento constante del 10%. Presupuesto de cobros enero febrero marzo abril Contado (60%) 3600 3960 4356 4791.60 Crédito a 30 días (40%) 2400 2640 2904 TOTAL 3600 6360 6996 7695.60 Nota: de las ventas de US$6 000 hechas en enero, cobramos el 60% (US$3 600) al contado y el 40% (US$2 400) al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses. Una vez elaborados los presupuestos de ventas y cobros, debemos elaborar los presupuestos de compras y pagos, ya que, igualmente, las compras no se pagan el mismo mes en que se realizan, sino que se pagan un 50% en el mes que se realizan y el 50% restante al mes siguiente. Presupuesto de compras

Unidades Precio de compra TOTAL

enero febrero marzo abril 310 341 375 413 15 15 15 15 4650 5115 5626.50 6189.15

Nota: las compras empiezan en 310 unidades en enero y luego tienen un aumento constante del 10%. Presupuesto de pagos enero febrero marzo Contado (50%) 2325 2557.50 2813.25 Crédito a 30 días (50%) 2325 2557.50 TOTAL 2325 4882.50 5370.75

abril 3094.58 2813.25 5907.83

Nota: de las compras de US$4 650 hechas en enero, pagamos el 50% (US$2 325) al contado y el 50% restante (US$ 2 325) al crédito al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses. Una vez elaborados los presupuestos de compras y pagos, pasamos a elaborar el presupuesto operativo (estado de resultados proyectado), ya que es necesario determinar el monto que se debe pagar por concepto de impuestos. Presupuesto operativo

Ventas Costo de ventas UTILIDAD BRUTA Gastos administrativos Gastos de ventas Depreciación UTILIDAD OPERATIVA Intereses UTILIDAD ANTES DE IMP. Impuestos (2%) UTILIDAD NETA

enero febrero marzo abril 6000 6600 7260 7986 4650 5115 5626.50 6189.15 1350 1485 1633.50 1796.85 250 230 50 820

250 250 250 230 230 230 50 50 50 955 1103.50 1266.85

820

504 336 168 451 767.50 1098.85

16.40 9.02 15.35 21.98 803.60 441.98 752.15 1076.87

Y, finalmente, asegurándonos de contar con toda la información necesaria, pasamos a elaborar el presupuesto de efectivo. Presupuesto de efectivo enero febrero marzo INGRESOS Cuentas por cobrar Préstamos TOTAL INGRESOS EGRESOS Cuentas por pagar Gastos administrativos Gastos de ventas Pago de impuestos TOTAL EGRESOS

3600 2100 5700

abril

6360

6996 7695.60

6360

6996 7695.60

2325 4882.50 5370.75 5907.83 250 250 250 250 230 230 230 230 16.40 9.02 15.35 21.98 2821.40 5371.52 5866.10 6409.80

FLUJO DE CAJA ECONÓMICO 2878.60 988.48 1129.90 1285.80 Amortización 700 700 700 Intereses 504 336 168 FLUJO DE CAJA FINANCIERO 2878.60 -215.52 93.90 417.80

El presupuesto de caja le ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia de entradas y salidas de efectivo en un período determinado, permitiéndole tomar las decisiones adecuadas sobre su utilización y manejo. El presupuesto de caja o pronóstico de caja, permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, el departamento financiero de la empresa en casi todas las ocasiones presta atención a la planeación de excedentes de caja como a la planeación de sus déficits, ya que al obtener remanentes estos pueden ser invertidos, pero por el contrario si hay faltante planear la forma de buscar financiamiento a corto plazo. Los factores fundamentales en el análisis del presupuesto de caja se encuentran en los pronósticos que se hacen sobre las ventas, los que se hacen con terceros y los propios de la organización, todos los inputs y outputs de efectivo y el flujo neto de efectivo se explicarán a continuación sus planteamientos básicos. Normalización: El presupuesto de caja se proyecta para cubrir el período de un año, aunque cualquier período futuro es aceptable. El Pronóstico de ventas El insumo fundamental en cualquier presupuesto de caja es el pronóstico de ventas, este es suministrado por el departamento de comercialización, con base en este pronóstico se calculan los flujos de caja mensuales que vayan a resultar de entradas por ventas proyectadas y por los desembolsos relacionados con la producción, así mismo por el monto del financiamiento que se requiera para sostener el nivel del pronóstico de producción y ventas. Este pronóstico puede basarse en un análisis de los datos de pronósticos internos como externos. Pronósticos internos:

Estos se basan fundamentalmente en una estructuración de los pronósticos de ventas por medio de los canales de distribución de la empresa. Los datos que arroja este análisis dan una idea clara de las expectativas de ventas. Pronósticos externos: Estos están sujetos a la relación que se pueda observar entre las ventas de la empresa y determinados indicadores económicos como el Producto Interno Bruto y el Ingreso Privado Disponible, estos dan un lineamiento de cómo se pueden comportar las ventas en un futuro. Los datos que suministra este pronóstico ofrecen la manera de ajustar las expectativas de ventas teniendo en cuenta los factores económicos generales. Entradas de caja: Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un período de tiempo cualquiera, entre los más usuales se encuentran las ventas al contado, el recaudo de las cuentas por cobrar o a crédito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de representar una entrada de efectivo. El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente. Desembolsos de efectivo: Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de efectivo que se presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier período de tiempo, entre los más comunes están las compras en efectivo, cancelación de cuentas por pagar, el pago de dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los salarios, pago de impuestos, compra de activos fijos, pago de intereses sobre los pasivos, el pago de préstamos y abonos a fondos de amortización y la readquisición o retiro de acciones. El flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento: El flujo neto de efectivo de una empresa se encuentra deduciendo de cada mes los desembolsos de las entradas durante el mes. Agregando el saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede encontrarse el saldo final de caja en cada mes y por último cualquier financiamiento necesario para mantener un saldo mínimo predeterminado de caja debe agregarse al saldo final en caja para hallar un saldo final de caja con financiamiento.

Interpretación del Presupuesto de caja: El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período que abarca el pronóstico. El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de ventas. Componentes fundamentales Pronósticos de ventas Entradas de caja Desembolsos en efectivo Flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento Reducción de la incertidumbre en el Presupuesto de caja Aparte del cuidado necesario en la preparación del pronóstico de ventas y todos los componentes del presupuesto de caja, hay dos maneras de reducir la incertidumbre ( Entendida como “la variabilidad de los resultados que realmente puede presentarse”) del presupuesto de caja en seguida se muestran estas opciones: 



El primero consiste en preparar varios presupuestos de caja, uno inicial que se base en pronósticos optimistas, otro en pronósticos probables y otro en pronósticos pesimistas, para así ver el impacto que tendría en la empresa cada uno de los escenarios y hacer las correcciones y los planteamientos más adecuados al presentarse una situación adversa. El segundo es un poco más complicado, es por medio de la simulación por computador, esta se basa en establecer una distribución de probabilidades acerca de los flujos de caja finales en un período de tiempo teniendo así una mayor confiabilidad de las posibles desviaciones y un análisis de riesgo más cercano a la realidad.

La preparación del presupuesto de caja debe prepararse de manera cuidadosa ya que por estar ligado con datos basados en pronósticos, no son totalmente confiables, por ello las decisiones que tomen los administradores financieros estarán sujetas a la información que este presupuesto arroje. El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede determinar si en el futuro la empresa enfrentará un déficit o un excedente de efectivo. También permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, para obtener flujos positivos de efectivo. El departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles excedentes de caja como sus déficits, al contar con esta información, el administrador toma las decisiones adecuadas en cuanto a situaciones de sobrantes para inversión o por el contrario si hay faltante debe buscar los medios para obtener financiamiento en el corto plazo. A continuación se presenta un ejemplo práctico de la preparación de un presupuesto de caja, con todos sus componentes y suposiciones. Información inicial Para la realización del ejercicio, se asumirá una empresa cualquiera, que está constituida legalmente y puede tener como objeto la producción o la prestación de servicios. Ejemplo: La compañía ABC está preparando un presupuesto de caja para los meses de octubre, noviembre y diciembre. las ventas en agosto fueron de $100.000 y en septiembre $200.000. Se pronostican ventas de $400.000 para octubre, $300.000 para noviembre y $200.000 para diciembre. El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado cuentas por cobrar que son cobradas después de 30 días y el restante 30% ha generado cuentas por cobrar que se cobran después de dos meses. No se tiene estimación de cuentas incobrables. En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de las acciones de una subsidiaria. A continuación se presentan los datos.

Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compañía ABC

Agosto Ventas pronosticadas

Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

$100.000 $ 200.000 $ 400.000 $ 300.000 $ 200.000

Ventas al contado (20%) $ 20.000 $ 40.000 $ 80.000 $ 60.000 $ 40.000 Cuentas por cobrar Un mes (50%) Dos meses (30%)

$ 50.000 $ 100.000 $ 200.000 $ 150.000 $ 30.000 $ 60.000 $ 120.000

Otras entradas efectivo

$ 30.000

Total entradas efectivo

$ 210.000 $ 320.000 $ 340.000

Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compañía ABC durante los mismos meses. Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las compras se paga al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20% restante se paga dos meses después del mes de compra. En el mes de octubre se pagan $20.000 de dividendos. Se paga arrendamiento de $500 mensuales. Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus ventas mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan impuestos por $25.000. Se compra una máquina nueva a un costo de $130.000 en el mes de noviembre. Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. También en diciembre se abona a un fondo de amortización $20.000. No se espera una readquisición o retiro de acciones durante este periodo. El programa de desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuación: Una empresa que espera tener un excedente de caja puede programar inversiones, en tanto que una empresa que espere déficits de caja, debe planear la forma de obtener financiamiento a corto plazo. Programa de desembolsos de efectivo proyectado de la compañía ABC Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre $ Compras (70% ventas) $ 70.000 $ 140.000 $ 210.000 $ 140.000 280.000

Compras al contado (10%)

$

7.000 $ 14.000 $ 28.000 $ 21.000 $ 14.000

Pagos Un mes (70%)

$

4.900 $ 98.000 $ 196.000 $ 147.000

Dos meses (20%)

$ 14.000 $ 28.000 $ 56.000

Dividendos

$ 20.000

Sueldos y salarios

$ 48.000 $ 38.000 $ 28.000

Arrendamientos

$ 5.000 $

5.000 $

Impuestos

5.000

$ 25.000

Compra máquina

$ 130.000

intereses

$ 10.000

Fondo de amortización

$ 20.000

Readquisición acciones

$

Total desembolsos

$ 213.000

–

$ 418.000 $ 305.000

El flujo neto de efectivo, el saldo final de caja y financiamiento. El flujo neto de efectivo se obtiene deduciendo cada mes los desembolsos hechos por la empresa de las entradas obtenidas por la actividad económica. Agregando el saldo inicial de caja en el periodo al flujo neto de efectivo obtenemos el saldo final de caja para cada mes. Por último cualquier financiamiento adicional para mantener un saldo mínimo de caja debe agregársele al saldo final de caja, para conseguir un saldo final con financiamiento. Entonces tenemos que para el mes de septiembre el saldo final de caja fue de $50.000 y se desea tener durante los siguientes meses un saldo mínimo de caja de $25.000. Basándose en los datos recogidos anteriormente podemos realizar el presupuesto de caja para la compañía ABC, así:

Presupuesto de caja para la compañía ABC Octubre Noviembre Diciembre Total entradas de efectivo

$ 210.000 $ 320.000 $ 340.000

(-) Total desembolsos

$ 213.000 $ 418.000 $ 305.000

Flujo neto de efectivo

$ -3.000 $ -98.000 $ 35.000

(+) Saldo inicial en caja

$ 50.000 $ 47.000 $ -51.000

Saldo final en caja

$ 47.000 $ -51.000 $ -16.000

(+) financiamiento

$

– $ 76.000 $ 41.000

Saldo final con financiamiento $ 47.000 $ 25.000 $ 25.000 Interpretación del Presupuesto de caja El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período que abarca el pronóstico. El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de ventas. El desarrollo de este ejercicio permite la aplicación de los conceptos expuestos en la teoría que en ocasiones no son lo suficientemente claros. El ejercicio del cual es objeto este artículo, fue tomado del libro “Fundamentos de administración financiera” de Lawrence Gitman.