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CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES – TERCEROS

I.

MARCO CONCEPTUAL I.1. DEFINICIÓN Las cuentas por cobrar comerciales representan los activos adquiridos por la empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios. De acuerdo al Plan Contable Generalmente Aceptado (PCGA), grupa las subcuentas que representan los derechos de cobro a terceros que se derivan de las ventas de bienes y/o servicios que realiza la empresa en razón de su objeto de negocio. I.2. NOMENCLATURA La nomenclatura de la cuenta 12 Cuentas por Cobrar Comerciales – Terceros comprende las siguientes subcuentas:   

121 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar 122 Anticipos recibidos de clientes 123 Letras por cobrar

121 Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar: Créditos otorgados a clientes por venta de bienes o prestación de servicios. En caso no se haya emitido el documento pero sí devengado el ingreso y la cuenta por cobrar correspondiente, se debe registrar el derecho exigible en esta subcuenta. 122 Anticipos de clientes: Montos anticipados por clientes a cuenta de ventas posteriores. Es de naturaleza acreedora. 123 Letras por cobrar: Créditos que se formalizan con letras aceptadas en canje de facturas, boletas u otros comprobantes por cobrar. I.3. CRITERIOS PARA UTILIZAR ESTA CUENTA  Utilización de las divisionarias Deberá tenerse especial cuidado para seleccionar las divisionarias de esta cuenta, puesto que el PCGE no ha definido lo que debe incluirse en ellas. Aun así, creemos que las divisionarias de la subcuenta 121 “Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar” se utilizarán en los siguientes casos:

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CONTROL INTERNO

II.

BASE

NORMATIVA

Para realizar un control interno de las cuentas por cobrar comerciales de una empresa privada o gubernamental se debe tomar en cuenta lo siguiente:      III.

Normas Internacionales de Auditoria (NIA) Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA) Normas de Control Interno de acuerdo a la R.C. N° 320-2006-CG Aplicación de los principios básicos del control interno: el autocontrol, autorregulación y la autogestión. Plan Contable Generalmente Aceptado

CASO PRACTICO La empresa Distribuidora Santa María S.R.L. dedicada a la venta de materiales de oficina y papelería al por mayor y menor, cuyo Gerente General no cuenta con información oportuna y fidedigna de las cuentas por cobrar comerciales de la empresa requiere se implemente un sistema control interno de las Cuentas por Cobrar que tiene la empresa.

SOLUCION: Haciendo uso de la base normativa del control interno se debe tomar en cuenta las siguientes medidas:  Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.  Comprobar si los valores registrados son realizables o cobrables en forma efectiva.  Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.  Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustesdel monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.  Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

Control Interno De acuerdo a lo principios básicos de control interno: 1. Se debe implementar una adecuada segregación de funciones, con personas independientes que supervisen cada una de las áreas en los que intervienen:

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Cuentas a cobrar y su contabilización, Devoluciones y descuentos, Realización de pedidos y créditos, Facturación y control de tesorería.

2. Manejar un listado de clientes con el límite de crédito. 3. Realizar conciliaciones periódicas entre las cuentas a cobrar y el libro mayor al final de mes. 4. Enviar periódicamente las conciliaciones a los clientes, para su confirmación. 5. Control sobre las mercaderías facturadas. Debe existir una numeración correlativa en los comprobantes (facturas, boletas de venta, guías de remisión, etc.) 6. Comprobación periódica de las facturas pendientes de cobro. Forma de llevar un control interno de las cuentas por cobrar  Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar.  Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.  Verificar que las cuentas por cobrar se encuentren en orden y con documentos sustentatorios.  Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.  Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.  Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.  Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes  Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores.  Controlar el efectivo recibido de proveedores.  Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.  Controlar Notas de débito y de crédito  Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo. Procedimientos:  Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.  Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.  Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUC, dirección, etc. Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones entre los clientes de la mejor manera para evitar cualquier síntoma de irritación y tendiendo a construir una relación positiva con ellos. Ejemplos de estos contactos pueden ser la aplicación de las líneas de crédito, claridad en las

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CONTROL INTERNO facturaciones, procesamiento de acreditamiento de ajustes, y los diversos aspectos de cobranza. Una eficiencia interna y la cortesía y razonable cooperación hacia el cliente.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR Los objetivos del cuestionario al presente rubro son los siguientes: 1. Determinación de la autenticidad de los derechos adquiridos que se presentan en el estado de situación financiera. 2. Determinación de la propiedad de su presentación en dicho estado, de acuerdo con su grado de realización y naturaleza. 3. Determinación de su correcta valuación y de la probabilidad de cobro de los derechos presentados. 4. Verificación de las cuentas por cobrar como parte integrante del régimen de propiedad del negocio, incluyendo la verificación de su libre disposición.

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