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CONTABILIDAD GERENCIAL 1. INTRODUCCIÓN Actualmente el cambio es constante. La globalización ha hecho que las fronteras se abran, y la proliferación de las tecnologías de información, de procesos manufactureros y de cómo gestionar la empresa han influido notablemente en los negocios que se enfrentan a diario con una competencia feroz e indiscriminada, con mercados que tienen clientes cada vez más exigentes. Para lograr entrar y sobrevivir en este ambiente globalizado en el corto y largo plazo los gerentes requieren de herramientas modernas que les permita tomar decisiones estratégicas relacionadas con la planificación y el control a fín de alinear la estrategia con la visión y misión de la empresa a corto y a largo plazo. De esta manera se logrará un mejor aprovechamiento de todos los recursos. Los sistemas de información tienen por objetivo transformar datos para proporcionar información útil para fijar la estrategia y la toma de decisiones. De esta manera el sistema de información gerencial tiene como fin conseguir que los recursos de las organizaciones se utilicen con eficacia y eficiencia para cumplir con sus objetivos. La importancia de la información del sistema de contabilidad como subsistema del sistema de información gerencial es muy relevante para las empresas. De esta forma se proporciona: 1.- Informes externos a usuarios externos de la empresa. A esto se le llama Contabilidad General o financiera. Los usuarios externos son los proveedores, acreedores e inversionistas. 2.- Informes internos a usuarios internos de la empresa. A esto se le llama Contabilidad Gerencial o Administrativa. Los usuarios internos son los gerentes o administradores, supervisores y propietarios. De esta forma se facilita la planeación estratégica que considera la visión, la misión y el cumplimiento de las metas a corto y a largo plazo. En consecuencia, se provee información para la planeación, el control y la toma de decisiones. En esta línea tenemos también la Contabilidad de Costos que forma parte de la Contabilidad Gerencial o Administrativa “al generar información sobre los costos de producción de los productos que venden las empresas y tienen también fines externos al valorar los inventarios y calcular el costo de los productos vendidos, lo cual lo hará formar parte de la contabilidad financiera” (fuente: Backer y Jacobsen, 1996). “La Contabilidad Gerencial o de Dirección plantea (...) la asignación eficiente de recursos analizando (...) las funciones de producción (...) la de costos y el comportamiento de los mercados. Su objetivo consiste en obtener los mejores beneficios en el corto plazo y mantenerlos en el largo plazo” (Mallo 1988). ¿Qué herramientas utiliza la Contabilidad Gerencial para el cumplimiento de sus metas a corto y largo plazo? •

Los costos basados en actividades (ABC), la Gerencia basada en estrategia (ABM). La Gerencia basada en el Valor (GBV).

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Los indicadores económicos y financieros basados en los estados financieros. El presupuesto maestro y los presupuestos operativos. El sistema de Costos ABC que desde finales de la década de 1,980 ha ganado gran relevancia por las deficiencias de los costos tradicionales.

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El presupuesto basado en actividades que es muy útil para determinar cuánto podría gastarse a un determinado nivel de volumen de actividades y aún determinar la composición de líneas óptimas de productos.

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El modelo costo-volumen-utilidad para planificar las utilidades. El modelo costo-volumen-utilidad para presupuestar el efectivo que necesita la empresa.

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El modelo del valor económico agregado EVA (EconomicValueAdded) para evaluar el desempeño financiero y global de la empresa, evaluar los proyectos de inversión; evaluar el desempeño de los departamentos de la empresa y a la misma en su conjunto; evaluar el desempeño de sus ejecutivos; determinar si las actividades de la empresa están creando o destruyendo valor para sus accionistas. El EVA toma en consideración el costo promedio del capital (WACC) para sus evaluaciones.

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El modelo del Valor de Mercado agregado (MVA), que según Stewart (1991) es la diferencia entre el valor de mercado menos el monto de los recursos empleados para lograrlo.

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Últimamente se está prestando especial atención en los clientes para lo cual se tiene en cuenta los 3 factores claves del éxito: precio calidad y tiempo y se trata de obtener la calidad total y el mejoramiento continuo.

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El Cuadro de Mando Integral o Balanced Score card que trata de alinear la organización con la estrategia.

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El BSC considera tres perspectivas: a) Financiera, b) Procesos internos, c) Formación y crecimiento. Orienta todo haca la visión y estrategia.

2. LA CONTABILIDAD GERENCIAL Se preocupa principalmente de la forma en que la contabilidad pueda servir a las personas que toman decisiones con respecto a una organización y que se encuentran dentro de ella, tales como ejecutivos, jefes de departamento, administradores, directores gerentes, etc. La contabilidad gerencial es una actividad que está interrelacionada con el proceso gerencial de toda la organización. La Contabilidad Gerencial es, por tanto, parte integrante del proceso gerencial. Ella proporciona información esencial para que la organización pueda: ➢ Controlar sus actividades en curso. ➢ Planear sus estrategias; tácticas y operaciones futuras. ➢ Optimizar el uso de los recursos. ➢ Valuar y evaluar su desempeño. ➢ Reducir la subjetividad en el proceso de la toma de decisiones; y

➢ Mejorar la comunicación interna y externa. La contabilidad gerencial es información financiera que emana de la contabilidad y que está orientada a los aspectos administrativos de la empresa y sus informes será de uso interno y serán utilizados por los administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la entidad, sí está cumple con las políticas, objetivos y metas originadas por la gerencia o dirección de la entidad, dando la posibilidad de comparar los resultados obtenidos con anteriores y tener la información necesaria para mejorar el funcionamiento a futuro.

CONTABILIDAD FINANCIERA Se preocupa principalmente de la forma en que la contabilidad puede servir a personas que debiendo tomar decisiones son externas a la organización, como los accionistas, los acreedores, los bancos y el gobierno.

3. LOS OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD GERENCIAL Entregar información como herramienta necesaria para una correcta y acertada toma de decisiones que le permitan lograr las metas, objetivos y misiones de su responsabilidad, efectuando las correcciones en forma oportuna. 1. Proporcionar información para satisfacer servicios, productos y otros aspectos de interés para la administración. 2. Fortalecer a los administradores para llevar a cabo la planeación táctica o a corto plazo, como a largo plazo o estratégica, en este entorno de competitividad que es cada día más complejo. 3. Facultar el sistema de toma de decisiones al generar reportes con información relevante. 4. Lograr llevar a cabo el control administrativo como una extraordinaria herramienta de retroalimentación para los diferentes responsables de las áreas de una empresa. Esto implica que los reportes no deben limitarse a señalar errores. 5. Ayudar a evaluar el desempeño de los diferentes responsables de la empresa. 6. Incentivar a los administradores para lograr los objetivos de la empresa.

4. CARACTERÍSTICAS La información de la contabilidad gerencial incluye datos fidedignos y estimados que son utilizados por la gerencia para llevar a cabo operaciones cotidianas, planear procedimientos futuros y desarrollar estrategias generales de negocios. «Las características de la contabilidad administrativa se ven influenciadas por las necesidades variables de la gerencia»: La contabilidad gerencial provee medidas de operaciones pasadas para adoptar decisiones venideras. La utilización de evaluados subjetivos en los reportes de contabilidad administrativa apoya a la gerencia a contestar a las circunstancias comerciales.

Los reportes administrativos no requieren ser elaborados según los principios de contabilidad generalmente aceptados. La gerencia emplea la información de la contabilidad administrativa, el contador lograra proveer la información según los requisitos de la gerencia. Los reportes de la contabilidad administrativa son capaces de ser suministrados continuamente, como sucede con la contabilidad financiera, o en diferente momento en que la gerencia requiera información. Por ejemplo, si la gerencia directiva tiene que adoptar una decisión sobre la expansión geográfica se puede extender un reporte de contabilidad administrativa, en un formato y dentro de un marco de tiempo, para apoyar a la gerencia en esta decisión. Finalizando, los reportes de la contabilidad administrativa pueden elaborarse para dar a conocer información para toda la empresa o una porción de ella como un territorio, proyecto, producto y división.

5. FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD GERENCIAL La contabilidad gerencial contribuye a las siguientes decisiones de la empresa: - El pronóstico: evaluar lo que va a ocurrir más adelante. - La organización para determinar la estructura organizacional con sus procedimientos y políticas que requieran utilizar las diversas dependencias de la empresa, con el fin de conseguir los objetivos planteados. - Planeación para fijar qué acciones se utilizarán para conseguir que la empresa consiga sus objetivos. - Control para observar que la empresa se desempeñe conforme los a planes generales fijados por la empresa. - Toma de decisiones para que se guíe acertadamente las operaciones de la empresa y se consigan las metas planteadas.

6. DIFERENCIAS ENTRE LA CONTABILIDAD GERENCIAL Y LA CONTABILIDAD FINANCIERA •

1- Tipo de Información

La Contabilidad Gerencial proporciona información interna para que la gerencia de una empresa tome las decisiones pertinentes como son: •

Elaborar, mejorar y evaluar las políticas de la empresa.

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Conocer dentro de la empresa las áreas que son eficientes y las que no la son, a través de la cadena de valor, por ejemplo. Planear y controlar las operaciones diarias. Conocer los costos de los diferentes productos o procesos, para lograr el liderazgo en costos en su sector.

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2. Tiempo. • •

La Contabilidad Gerencial está enfocada hacia el futuro. La Contabilidad Financiera está enfocada hacia el pasado, o hechos históricos de la empresa. Esta información se utiliza como punto de referencia para planificar con vistas al futuro, debido a que una de las funciones esenciales del Gerente Financiero es la planeación, dirigida al diseño de acciones que proyectan a la empresa hacia objetivos futuros.

3. Normas de regulación •

La Contabilidad Gerencial no está regulada por Principios de Contabilidad, Normas Internacionales de Contabilidad, a diferencia de la Contabilidad Financiera que si lo está.

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La información requerida por los gerentes se ajusta a las necesidades de cada uno de ellos; por ejemplo, costos de oportunidad para aceptar o no pedidos especiales o ignorar la depreciación para fijar precios, etc.

4.- Obligatoriedad •

La Contabilidad Financiera como sistema es necesario, no ocurre lo mismo con la contabilidad gerencial que es un sistema de información opcional.

5.- Precisión •

La Contabilidad Gerencial no intenta determinar las utilidades con la precisión de la Contabilidad Financiera. La Contabilidad Gerencial concede más relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el análisis de las decisiones que en la mayor parte de los casos, son aproximaciones o estimaciones que se efectúan para predecir el futuro de la empresa.

6. Áreas de la Empresa • La Contabilidad Gerencial hace hincapié en las áreas de la empresa como centros de información (divisiones, líneas de productos, etc.) para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la componen, ello permite un proceso de mejoramiento continuo

7. SEMEJANZAS ENTRE LA CONTABILIDAD GERENCIAL Y LA CONTABILIDAD FINANCIERA 1.- Ambas se apoyan en el mismo sistema contable. 2.-Ambas exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos puestos en mano de los gerentes: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor en el ámbito global. La contabilidad gerencial lo hace por áreas o segmentos. 3. Ambas se basan en la información que reportan los estados financieros elaborados según las NIFs y NICs. La contabilidad financiera mide la gestión de la empresa. La contabilidad gerencial se utiliza para tomar decisiones hacia el futuro

8. LA GERENCIA Y SU ACTIVIDAD GERENTE. - Es el ejecutivo de más alto nivel de la empresa, responsable de su manejo operativo y de hacer cumplir las disposiciones emanadas de la ASAMBLEA GENERAL y del DIRECTORIO. Todo gerente debe saber diferenciar la función de la gestión operativa y la gestión estratégica. LA GESTIÓN OPERATIVA Se refiere al trabajo día a día. Se preocupa de los ingresos y egresos de tesorería. Se intenta solucionar los problemas de corto plazo. La información que maneja es tratar de solucionar el dinero que hace falta, el número de personas enfermas o las unidades exactas que se dejará de fabricar por avería de alguna máquina. Normalmente son problemas que afectan a un área funcional de la empresa, se trata de una visión particular o introvertida porque se mira hacia la empresa.

Otra característica de la gestión operativa es que suele ser reactiva se reacciona de inmediato frente a los problemas que van surgiendo. Las decisiones del día a día acostumbran a ser autorregenerativas. LA GESTIÓN ESTRATÉGICA Se refieren al medio y largo plazo. Se trata de asegurar que la empresa siga existiendo en un futuro más lejano. ¿En este caso nos podríamos plantear aspectos como podríamos seguir siendo tan innovadores o hemos de buscar otras formas de diferenciarnos de nuestros competidores? nos introducimos en el mercado X?, realizamos un jointventure (cuenta en participación) o una alianza estratégica con la empresa. ¿Dejamos de fabricar en nuestro país? • •

Este tipo de decisiones son completamente diferentes a las operativas, no nos afectan hoy, sino que tratan de mejorar o al menos mantener nuestra posición en el futuro. Es importante resaltar que, mientras en las decisiones operativas se trata de reaccionar a problemas que se nos presentan, en el caso de las decisiones estratégicas hemos de ser proactivos, hemos de anticiparnos a la aparición de los primeros síntomas de que tenemos problemas estratégicos, ya que es entonces cuando los síntomas son evidentes puede ser ya tarde.

Además del enfoque a largo plazo y la proactividad se puede añadir la visión general de la empresa (en lugar de la visión funcional de la gestión operativa) como otra característica de la gestión estratégica. Sólo se puede decidir estratégicamente, mirando a la empresa globalmente.

9. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD GERENCIAL Parte del proceso gerencial que enfoca el uso de los recursos organizacionales. FUNCIONES DE LA GERENCIA 1. -Planeación. Decidir qué acciones tomar en el futuro para hacer que la organización logre sus objetivos. 2. - Pronóstico. Función por medio de la cual la gerencia estima lo que sucederá en el futuro. 3. - Organización. La gerencia decide la estructura organizacional y traza las políticas y los procedimientos que deben sujetarse en forma armónica las diversas unidades de la empresa, de tal manera que el esfuerzo conjunto de todas ellas esté orientado al logro de los objetivos comunes. 4. - Control. Es la función consistente en lograr la seguridad, dentro de lo posible, velará por qué la organización funcione exactamente de acuerdo con los planes generales establecidos para la empresa en conjunto. 5.-Toma de decisiones. Está presente no sólo en las fases de planeación, pronóstico, coordinación y control sino también en todas las actividades diarias de rutina y de manera especial en los problemas que se van presentando día a día. Para evaluar la importancia de una decisión, se deben evaluar cinco factores:

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Tamaño del compromiso

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Flexibilidad de los planes Certeza de los objetivos y políticas.

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Cuantificación de las variables

Impacto humano.

Ingredientes de la decisión • • • • •

Información Conocimientos Experiencia Análisis Juicio

10. LA CONTABILIDAD Y LOS NUEVOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION La calidad en los procesos de información y más los de carácter contable juegan un papel muy importante en la competitividad de las empresas. Los sistemas de contabilidad proporcionan información para propósitos fundamentales: a) reportes internos rutinarios para la planeación y control de costos y evaluación del desempeño; b) reportes internos rutinarios de la rentabilidad de los productos, categorías de marcas, clientes, canales de distribución y demás.

11. LA CONTABILIDAD GERENCIAL COMO INSTRUMENTO DE CONTROL. DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y UTILIZACIÓN DE LA CONTABILIDAD GERENCIAL. Como la información de la Contabilidad Gerencial está destinada para la gerencia de la empresa. El contador de Gerencia participa como parte de la gerencia, en asegurar que la organización opere en forma totalmente integrada de acuerdo a sus objetivos de largo plazo, plazo intermedio y corto plazo. La información y el conocimiento constituyen ciertamente recursos básicos para el ÉXITO Y SUPERVIVENCIA de la organización en un mundo cada vez más competitivo y de rápidos cambios Dentro de las funciones Básicas de la gerencia tenemos el Diseño y la Implementación de la Contabilidad Gerencial: a) PLANEACIÓN Es el proceso de Establecer, coordinar y administrar, como parte integral de la dirección, un plan adecuado cuyo fin es controlar las operaciones. En la medida en que se requiera en la empresa, este plan incluirá lo siguiente:

1) Planeación financiera y corporativa a corto y a largo plazo. 2) Elaboración del presupuesto de los desembolsos de capital y de las operaciones o de ambos. 3) Pronósticos de ventas. 4) Evaluación del desempeño. 5) Políticas de fijación de precios. 6) Evaluación económica. 7) Análisis de adquisiciones y de inversiones.

b) OBTENCIÓN DE CAPITAL. Establecer y realizar programas para conseguir el capital que requiere la empresa.

c) ADMINISTRACIÓN DE FONDOS 1) Administración de efectivo. 2) Conservación de los convenios bancarios 3) Recepción, custodia y desembolso del dinero y valores de la compañía. 4) Administración de créditos y cobranzas 5) Administración de los fondos de pensiones 6) Administración de las inversiones 7) Responsabilidades de custodia

d) CONTABILIDAD Y CONTROL 1) Establecimiento de las políticas contables 2) Preparación y presentación de la información contable 3) Estándares de costos 4) Auditoría interna 5) Sistemas y procedimientos (contabilidad) 6) Presentación de informes al gobierno 7) Informe e interpretación de resultados de las operaciones a la gerencia 8) Comparación del desempeño con los planes y normas de operación e) PROTECCIÓN DEL ACTIVO 1) Obtención de la cobertura de seguro según se requiera

2) Conseguir la protección del activo de la empresa y prevenir las pérdidas mediante el Control y la auditoría interna 3) Administración de los bienes raíces

f) ADMINISTRACIÍÓN DE IMPUESTOS 1) Establecimiento y administración de las políticas y procedimientos fiscales 2) Relación con los organismos fiscales 3) Preparación de las declaraciones de impuestos 4) Planeación de impuestos

g) EVALUACIÓN Y CONSULTORIA Consultar con otros ejecutivos de la compañía, la política, las operaciones, los objetivos y la eficiencia corporativa.

h) ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1) Desarrollo y uso de los sistemas de procedimiento electrónico de datos. 2) Desarrollo y uso de los sistemas de información gerencial 3) Desarrollo y uso sistemas y procedimientos

ADAPTACIÓN DE LA CONTABILIDAD GERENCIAL A LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL Y A LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. Estrategia, es el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización, y, a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar. Una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner orden y asignar, con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una organización, con el fin de lograr una situación viable y original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los oponentes inteligentes. Las metas (u objetivos) establecen qué es lo que se va a lograr y cuándo serán alcanzados los resultados, pero no establecen como serán logrados. Las metas principales son aquellas que afectan la dirección general y viabilidad de la entidad. Las metas específicas o menos permanente son las que se tienen por unidades y subunidades dentro de una organización. Las políticas son reglas o guías que expresan los límites dentro de lo que debe ocurrir la acción. Al igual que lo que pretenden los objetivos, las políticas existen en una jerarquía y en todos los niveles de la organización. Las políticas principales son aquellas que guían a la dirección general y la posición de la entidad y que también determinan su viabilidad.

Los programas especifican, la secuencia de las acciones necesarias para alcanzar los principales objetivos. Los programas ilustran como, dentro de los límites establecidos por las políticas, serán logrados los objetivos. Aseguran que se asignen los recursos necesarios para el logro de los objetivos y proporcionan una base dinámica que permitirá medir el progreso de tales logros. A los principales programas que determinan el empuje y la viabilidad de la entidad se les llama programas estratégicos.

El proceso de administración estratégica se puede dividir en cinco componentes: 1. MISIÓN Y METAS PRINCIPALES. La misión expone el porqué de la existencia de la organización y el qué debe hacerse. Las metas especifican lo que la organización espera cumplir en el corto, mediano y largo plazo. 2. ANÁLISIS EXTERNO. Su objetivo consiste en identificar las oportunidades y amenazas estratégicas en el ambiente operativo de la organización. En esta etapa se deben examinar tres ambientes interrelacionados, Local, Nacional, Internacional. Se debe determinar en qué mercado tenemos ventajas comparativas.

3. ANALISIS INTERNO. Permite conocer con exactitud las fortalezas y debilidades de la organización. Tal análisis comprende la identificación de la cantidad y calidad de recursos disponibles para la organización. Se determinan las ventajas competitivas de la organización.

4. ESTRATEGIAS. Son la selección de estrategias fundamentadas en las fortalezas de la organización y que corrijan sus debilidades con el fin de tomar ventajas de oportunidades externas y contrarrestar las amenazas externas.

5. IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS. Es la tarea de analizar el ambiente interno y externo de la organización para luego seleccionar una estrategia apropiada, involucra el diseño de estructuras organizacionales apropiadas y sistemas de control a fin de poner en acción la estrategia escogida por una organización. LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Se considera 4 componentes principales: 1) Diseño de una estructura organizacional. - Para lograr el funcionamiento de una estrategia la organización necesita adoptar la estructura correcta. Diseñar una estructura implica asignar responsabilidades de tareas y autoridad para la toma de decisiones dentro de una organización. Los aspectos contemplados incluyen cómo dividir mejor a una organización en subunidades, cómo distribuir la autoridad en los diferentes niveles jerárquicos de una organización y cómo lograr la integración entre subunidades (divisiones o departamentos).

2) Diseño de sistemas de control. - Además de seleccionar una estructura, una empresa también debe establecer sistemas apropiados de control organizacional. Esta debe decidir cómo evaluar de la mejor manera el desempeño y controlar las acciones de las subunidades. Las opciones se clasifican desde los controles de mercado y de producción hasta las alternativas burocráticas y de control a través de la cultura organizacional.

3) Adecuación de la estrategia, la estructura y los controles. - Si la compañía desea tener éxito, debe lograr un ajuste entre sus estrategias, estructura y controles. Debido a que diferentes estrategias y ambientes establecen diversas exigencias en una organización, exigen distintas respuestas y sistemas de control estructurales.

4) Manejo de conflicto, las políticas y el cambio. - Los diferentes subgrupos (departamentos o divisiones) dentro de una organización tienen sus propias agendas y típicamente esos conflictos. Por tanto, los departamentos pueden competir entre sí por una mayor participación de los recursos finitos de la organización. Tales conflictos se pueden resolver mediante la distribución relativa del poder entre las subunidades o bien a través de una evaluación racional de la necesidad relativa. El cambio estratégico tiende a destacar tales luchas, pues por definición toda modificación ocasiona la alteración de la distribución de poder dentro de una organización.

EL PROCESO DE CONTROL MEDIANTE EL PRESUPUESTO Y EL ANÁLISIS DE DESVIACIONES. El Control es una actividad o función fundamental de toda empresa que consiste en comparar lo presupuestado con lo que realmente se ha logrado. Esta comparación tiene por finalidad detectar desviaciones y sus causas e introducir oportunamente las medidas correctivas. Las fases son: ✓ Detectar a tiempo las desviaciones entre lo realizado y lo presupuestado. ✓ Ubicar la causa de las desviaciones. ✓ Tomar las medidas que eliminen la causa. ✓ Para que el control sea eficaz, no sólo se deben analizar las variaciones entre lo real y lo presupuestado, sino que la gerencia debe tomar las medidas correctivas pertinentes y controlar posteriormente estas medidas, para ver si han sido corregidas.