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• Viiviianita Cardenas Maldonado

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CASO PRÁCTICO CLASE 4

UNIDAD 2

GESTION DE PROYECTOS II

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE ASTURIAS GERENCIA DE PROYECTOS GESTION DE PROYECTOS II 2020

ENUNCIADO

Se ha estudiado la Gestión de las Comunicaciones del proyecto, como una herramienta fundamental para conseguir el involucramiento de los interesados a través del desarrollo de estrategias adecuadas de comunicación con los mismos. Para desarrollar una correcta estrategia de comunicaciones es necesario efectuarse las siguientes consideraciones: ¿Quién necesita información? ¿Qué información necesita? ¿Cuándo necesita la información? ¿Cómo será enviada la información, es decir, en qué formato? ¿Quién va a distribuir la información? ¿Existe alguna restricción legal o tecnológica a tener en consideración? Debe quedar muy claro que no todos los interesados deben recibir la misma información, por tanto, resulta crítico para evitar conflictos dentro del proyecto, analizar muy bien las necesidades de comunicación de cada interesado y desarrollar las estrategias adecuadas para cumplir sus expectativas. El caso práctico de este capítulo consiste en desarrollar una Matriz de Comunicaciones para un proyecto cualquiera, cada uno de vosotros puede pensar en los proyectos en los que esté o haya estado involucrado. Como aún queda mucha materia por estudiar en el Máster, no será posible elaborar una matriz completa y detallada. Sin embargo, con el conocimiento de la gestión de integración, alcance, cronograma, costo, calidad y comunicación, la matriz debe incluir la información principal que debería distribuirse a los principales interesados del proyecto relacionadas con esas áreas.

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA QUIEN

QUE

MEDIO

REGISTRO

FRECUENCIA

ARCHIVO

A QUIEN

GERENTE Y/O ASESOR HSEQ /INSPECTOR HSE

POLITICA, OBJETIVOS, RIESGOS Y PELIGROS, ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES. Y SGI EN GENERAL

CARTELERA, FICHA DE CONSULTA Y COMUNICACIÓN, CAAPCITACION

CONTROL CAPACITACION GR-F-03, FICHA DE CONSULTA Y COMUNICACION

ANUALMENTE

RGISTROS DE HSE

PERSONAL ADMINISTRATIVO PERSONAL OPERATIVO DIRECTO Y CONTRATISTA

DIRECTOR A HSEQ /INSPECTOR HSE

MATRIZ DE ASPECTOS AE IMPACTOS AMBIENTALES, FICHA DE CINCIENCIA AMBIENTAL, PANORAMA DE RIESGOS, REQUISITOS LEGALES, REPONSABILIDADES EN HSE, PROGRAMAS DE GESTION, PLAN DE EMERGENCIA, REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

CAPACITACIONES, CARTELERA, VIDEOS, VERBAL, REUNIONES, FICHA DE CONCIENCIA AMBIENTAL

CONTROL CAPACITACION GR-F-03

PERMANENTE

RGISTROS DE HSE

PERSONAL ADMINISTRATIVO PERSONAL OPERATIVO

CUANDO SE REQUIERA

RGISTROS DE HSE

GERENTE

CUANDO SE REQUIERA

E-MAIL

ASESOR HSEQ PERSONAL ADMINISTRATIVO PERSONAL OPERATIVO

CUANDO SE PRESENTE

REGISTROS DE HSE

INFORMES HSE, AVANCES DE MEJORA, INQUIETUDES DE LOS CLIENTES

REUNION

PRSONAL ADMINISTRATIVO

INQUIETUDES SOBRE AFILIACIONES ARP, EPS, AFP, SOPORTES DE PAGO MES A MES

FORMATOS DE AFILIACIONES, VERBALMENTE

PERSONAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO

OPORTUNIDADES DE MEJORA, ACTOS O CONDICIONES INSEGURAS, SUGERENCIAS, REPORTE DE INCIDENTES CON LESION Y SIN LESION

ESCRITO, VERBAL

COPASO

RESULTADOS DE INVESTIGACION DE ACCIDENTES, OPORTUNIDADES DE MEJORA, ACTOS O CONDICIONES INSEGURAS, MEJORAS

REUNION

ACTA DE REUNION GG-F-01 N.A.

FORMATO OPORTUNIDADA ES DE MEJORA MM-F-01, REPORTE DE INCIDENTES HSE-F-31 O FORMATOS DEL CLIENTE, ACTA DE REUNION GG-F-01

CUANDO SE PRESENTE

REGISTROS DE HSE

ASESOR HSEQ, PERSONAL ADMINISTRATIVO, REP. COPASO, GERENTE, SUPERVISOR HSE.

PERSONAL OPERATIVO (TRABAJADORS9

QUIEN GERENTE Y/O ASESOR HSEQ /INSPECTOR HSE, DIRECTORES DE PROYECTO/ ING. RESIDENTE/SUPERVISO R PROYECTOS MANTENIMIENTO

ASESOR HSEQ /INSPECTOR HSE.

PRSONAL ADMINISTRATIVO

PERSONAL OPERATIVO

QUE

MEDIO

REGISTRO

REVISION DE POLITICA Y OBJETIVOS, QUE SEAN APROPIADOS A LA ORGANIZACION REQUISITOS LEGALES CUMPLIDOS, INSPECCIONES A AREAS DE TRABAJO, DESIGNAR UN REPRESENTANTE QUE MANTENGA EL SISTEMA, ASIGNACION DE RECURSOS. APROBACIOND E DOCUMENTOS REFERENCTES AL SISTEMA

REUNIONES Y/O REVISIONES GERENCIALES

ACTA DE REUNION, REVISION POR LA GERENCIA

MANTENER MATRIZ DE ASPECTOS AE IMPACTOS AMBIENTALES, ACTUALIZADA. Y DIVULGADA, REQUISITOS LEGALES CUMPLIDOS, REPONSABILIDADES EN HSE DIVULGADAS, PROGRAMAS DE GESTION ACTUALIZADOS,

CAPACITACIONES, CARTELERA, VIDEOS, VERBAL, REUNIONES, FICHA DE CONCIENCIA AMBIENTAL

CONTROL CAPACITACIO N

FRECUENCIA

A QUIEN

SEMESTRALMEN TE

PERSONAL ADMINISTRATIVO PERSONAL OPERATIVO

PERMANENTE

GERENTE PERSONAL ADMINISTRATIVO PERSONAL OPERATIVO

INFORMES HSE, AVANCES DE MEJORA, INQUIETUDES DE LOS CLIENTES, RESULTADOS DE INVESTIGACIONDE ACCIDENTES E IMPLEMENTACION DE

REUNION

ACTA DE REUNION

CUANDO SE REQUIERA

GERENTE

POLITICA DIVULGADA EN CADA UNO DE LOS PROYECTOS, INSPECCIONES GERENCIALES, COMUNICACIÓN CON PARTES INTERESADAS, APLICACIÓN DE INSTRUCTIVOS Y A.T.S. AL PIE DE LA LETRA, VERIFICAR QUE ESTEN DEBIDAMENTE FIRMADOS, PARTICIPACION EN LA ELABORACION DE LOS MISMOS, AREAS SENALIZADAS. PARTICIPACION EN LA INVESTIGACIONDE INCIDENTES OPORTUNIDADES DE MEJORA, REPORTE DE ACTOS O

CONTROL CAPACITACION

N.A.

CUANDO SE REQUIERA

ASESOR HSEQ PERSONAL ADMINISTRATIVO PERSONAL OPERATIVO

ESCRITO, VERBAL

FORMATO

CUANDO SE

ASESOR HSEQ,

MATRIZ DE COMUNICACIÓN EXTERNA ENTE EXTERNO/ PARTE INTERESADA CLIENTE

QUE COMUNICAR

REGISTRO/COMO

RESPONSABLE

ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS (ESTOS ASPECTOS CUANDO EL CLIENTE LO REQUIERA), PROGRAMA SALUD OCUPACIONAL, PANORAMA DE RIESGOS POLITICA, PLANES DE ACCION Y CIERRE DE OPORTUNIDADES DE MEJORA., POLITICA DE HSEQ, PLAN HSE.

CARTAS, ACTA DE REUNION, SE COMUNICA EN CARTELERA, REUNIONES O POR COMUNICADO

GERENTE/ SUPERVISOR/ASES OR HSEQ

COMUNIDAD/VECINOS/JUNTA ACCION COMUNAL

PLANES DE ACCION Y CIERRE DE OPORTUNIDADES DE MEJORA. SOLICITUD DE PERMISOS POR CUALQUIER INDOLE EN LAS REGIONES DONDE SE REALIZARAN LOS TRABAJOS Y DE SERVICIOS, SOLICITUD DE PAZ Y SALVOS DE CUALQUIER INDOLE EN LA REGION ( DEL PERSONAL, INFRAESTRUCTURA, USO DE SERVICIOS, PAGOS PACTADOS ETC).

ACTA DE REUNION, CARTAS CORRESPONDENCIA EMITIDA, SE COMUNICA EN CARTELERA, REUNIONES O POR COMUNICADO

GERENTE/SUPERVI SOR

ENTIDADES DE SALUD, PENSION, ARL (AFILIACIONES, VISITAS, ASESORIAS)

DATOS Y DOCUMENTACION DEL PERSONAL, NECESIDADES DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO, IMPLEMENTACION DE PROGRAMAS DE PREVENCION, AUDIOMETRIAS, ESPIROMETRIAS, JORNADAS DE VACUNACION ETC.REPORTE DE ACCIDENTE LABORAL

AFILIACIONES, ACTAS DE VISITA, REPORTES DE ACCIDENTE, REPORTE DE ACCIDENTE LABORAL

ENTIDADES PUBLICAS (MINISTERIO PROTECCION SOCIAL, MINISTERIO MEDIO AMBIENTE, CAR, HOSPITALES)

SOLICITUDES Y EMISIONES DE DOCUMENTACION CONCERNIENTE A PERMISOS DE SEGURIDAD Y AMBIENTALES

CORRESPONDENCIA EMITIDA GR-F-06

SUPERVISOR/ ASESOR HSEQ

COMUNICADO CORRESPONDENCIA EMITIDA

SUPERVISOR

ALCALDIA, EMPRESAS DE SERVICIO

SOLICITUDES DE PERMISOS DE USO DE AGUA Y LUZ, SOLICITUD DE SERVICIOS EN LAS DIFERENTES REGIONES

PUBLICOS

ASESOR HSEQ

PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS

POLITICA, FICHA DE CONCIENCIA AMBIENTAL, FICHA DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACION, POSIBLES RIESGOS

CARTELERA, PUBLICACIONES (VERBAL)

ASESOR HSE

VISITANTES (PROVEEDORES, ASESORES) QUE ESTEN MINIMO 1 HORA EN EL ÁREA.

POLITICA HSEQ, FICHA DE CONCIENCIA AMBIENTAL, FICHA DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACION, RIESGOS, PLAN DE EMERGENCIA, ASPECTOS AMBIENTALES.

CARTELERA, PUBLICACIONES (VERBAL), MEDEVAC

ASESOR HSE

CONCLUSIONES    

El objetivo principal de una matriz de comunicación es asegurarse de generar la información con calidad y cantidad adecuada. Una matriz de comunicaciones se concentrará en toda la información que se deberá comunicar a los interesados, así como quienes serán los encargados de recolectarla, editarla y distribuirla. Identificar el flujo de la comunicación, para determinar las dinámicas de la misma en la Firma, tanto interna como externamente, para divulgar los actos administrativos, las decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos. la comunicación es una herramienta fundamental para lograr alinear a todos los involucrados con el logro de los objetivos, y como vimos en el material de apoyo, la misma debe planificarse, ya que estos procesos “proporcionan un puente entre las personas y la información que son necesarios para que el proyecto tenga éxito”.