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• Luis Mucha Sanchez

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CAPITULO V CICLO PHVA PARA EL PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES El PHVA es una herramienta de planificación y mejora continua propuesta por Walter Shewhart en los años 30, fue ampliamente presentada por Deming. La herramienta de calidad se compone de las iniciales de Plan, Do, Check, Action. Respectivamente: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. A través de la ejecución sistemática de estos cuatro pasos es posible lograr la mejora continua.

A V

• Verificar: Realizar el seguimiento y la medicion de procesos y productos.

• Planificar: Establecer objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados.

P

•Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

H

•Hacer: Implementar los procesos.

Para el caso del proceso elegido; pago a proveedores, se decide mejorar este proceso dentro de la empresa ya que actualmente se tienen ciertas dificultades debido a que varios proveedores se han quejado con el área de Logística de que no se están pagando las facturas en los plazos acordados, no se están devolviendo las letras a tiempo para ingresarlos al banco, todo esto ha generado malestar entre

los

proveedores

y

por

ende

dificultades

para

el

aprovisionamiento de la empresa. a. Planear.- En esta primera fase, determinamos la cantidad de proveedores a trabajar, los recursos para este proceso y tiempos a considerarse. Con este proceso requerimos que los proveedores sean pagados a tiempo en los plazos acordados y con la forma de pago indicado. Luego del análisis del proceso se han encontrado los siguientes cuellos de botella:  Muchos de los retrasos se deben a que proveedores no 

envían documentación completa y sin errores. El servicio o producto entregado no se



requerimiento de compra. El flujo de los documentos suele tardar más de 10 días,

ajusta

al

que afecta a facturas que tienen como fecha de pagos 

menores o al contado. Contabilidad regresa los documentos a Logística debido a errores en la factura como falta de vistos buenos, sellos de recepción, falta de cuenta corriente en casos de



detracción. Facturas llegan fuera del corte de pago de tesorería lo cual retrasa el pago.

En base a los problemas detectados se determinan los siguientes planes de acción:  Se comunicará a todos los proveedores que tendrán como plazo máximo 3 días luego de entregado el producto o

culminado

el

servicio

para

entregar

toda

la

documentación correspondiente.  Para el caso de materias primas se trabajara con muestras aprobadas previamente, para otros productos el área usuario deberá aprobar las especificaciones técnicas de los proveedores antes de proceder con la compra.  Para facturas con plazos de pago menores a los 10 días, se tendrá un proceso especial en el cual solo pasaran por aprobación a sola firma del jefe de logística y jefe de finanzas para el pago correspondiente.  Se incluirá en la orden de compra, los requisitos mínimos que debe cumplir las facturas para su aceptación, el cual será verificado en recepción al momento que el proveedor entregue sus documentos, de este modo si se presenta errores se devolverá inmediatamente.  Tesorería deberá ampliar a 2 fechas de pago por semana para mayor flexibilidad en el proceso. b. Hacer.- Para la ejecución de los planes propuestos se ha establecido un periodo de prueba de 3 meses, en el cual se llevara a cabo todo los planes de acciones determinados. Durante este periodo de prueba se medirán y evaluaran los resultados. c. Verificar.- Durante el periodo de prueba y la puesta en marcha de los planes de acción, y con el fin de verificar el plan inicial se ha establecido indicadores para medir la gestión en las diferentes áreas involucradas, con estos indicadores se espera medir el desempeño y satisfacción de los proveedores respecto al pago oportuno de sus facturas.  Cantidad de facturas no pagadas a tiempo sobre total de facturas (%) Buen desempeño Regular Mal desempeño

0 - 10% 11 40% 41 100%

 Tiempo de atención de factura desde recepción hasta listo para pago (días) Buen desempeño Regular Mal desempeño

7 -10 días 11-15 días 15 días a mas

 Cantidad de documentación errónea sobre total de documentos (%) Buen desempeño Regular Mal desempeño

0 - 10% 11 - 40% 41 - 100%

d. Actuar.- La mejora continua para este proceso se llevará a

cabo por el jefe de logística quien tendrá como responsabilidad buscar simplificar el proceso así como hacerlo más eficiente y siempre en busca de la satisfacción del proveedor.