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CASO DE ESTUDIO Lambayeque Technologies

Ciclo 2020-II ASIGNATURA DE SISTEMAS CONTABLES Docente: Luis Otake

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Lambayeque Technologies Introducción Tu empresa de consultoría ha sido contratada por la empresa Lambayeque Technologies para realizar un proyecto de implementación de un sistema de información contable. El proyecto consiste en diseñar e implementar una aplicación de base de datos relacional para el sistema de información contable de Lambayeque Technologies, incluyendo los procesos de ventas, compras, cobros y pagos, nóminas, activos fijos y contabilidad.

Competencias de aprendizaje del caso de estudio  Entiende los procesos de negocio y los sistemas de información contable.  Conceptualiza, diseña, elabora y consulta una base de datos que respalde los procesos de negocio principales de una pequeña empresa.  Comprende la relación e integración de los procesos de negocio (ventas, compras, cobros y pagos, nóminas, activos fijos, y contabilidad).  Comprende el uso de los datos para responder las preguntas del negocio.

Antecedentes de la empresa Lambayeque Technologies es una empresa de asesoría y venta de hardware y software con sede en Chiclayo, Perú. La empresa ofrece soluciones de TI a pequeñas y medianas empresas (pymes) de los departamentos de Tumbes, Piura, Cajamarca, La Libertad y Lambayeque. Las ventas de TI han experimentado un gran crecimiento en los últimos años debido a una mayor demanda de las pymes para modernizar sus operaciones. Lambayeque Technologies se fundó hace 8 años y cuenta con 30 empleados. Debido al crecimiento que ha tenido en los últimos años, ahora busca actualizar su sistema de información contable.

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Sistema de información actual La gerencia de Lambayeque Technologies originalmente implementó un sistema de información basado en hojas de cálculo de Microsoft Excel. Si bien este sistema cumplió con los requisitos de la operación en sus inicios, actualmente se ha vuelto inadecuado rastrear y analizar de manera efectiva el creciente número de transacciones de la empresa, con relaciones limitadas entre las hojas de cálculo. Además, el sistema actual es propenso a errores humanos en la inserción, eliminación y actualización de los datos.

Procedimientos operativos básicos Para llevar a cabo el proyecto de forma exitosa, es importante realizar un examen detallado de los procesos de negocio de Lambayeque Technologies que permita obtener una mejor comprensión de lo que requiere el nuevo sistema. Ventas

El ciclo de ventas incluye las actividades de marketing y ventas, procesamiento de transacciones de venta, entrega de productos, cobros de pagos y procesamiento de productos devueltos (si corresponde). Los objetivos económicos clave de estas actividades son maximizar los ingresos por ventas y el flujo de caja generado por la recaudación de ingresos por ventas. Para alinear perfectamente las soluciones de TI propuestas por la empresa con los objetivos de negocio de sus clientes; Lambayeque Technologies primero debe comprender los requisitos o necesidades de TI de cada cliente. Con ese fin, los consultores de TI de la empresa ofrecen asesorías preliminares a los potenciales clientes. La asesoría es el primer punto de contacto entre un cliente y la empresa. La tarea del consultor es impresionar al cliente con la diversidad y calidad de productos de Lambayeque Technologies. Los consultores deben obtener información del cliente durante la asesoría inicial, la cual incluye a una persona de contacto y el límite de crédito, así como información estándar de la empresa cliente. También se espera que los consultores registren los diferentes productos que se recomiendan en cada asesoría. Las cantidades de cada ítem no se discuten en este punto. No todas las asesorías se relacionan necesariamente con nuevos 3

clientes, ya que algunos clientes requieren más de una asesoría antes de comprometerse a realizar un pedido. Sin embargo, solo las asesorías finales están vinculadas a las órdenes finales. Cuando un cliente decide hacer un pedido, lo hace contactando a uno de los cinco asistentes de ventas de Lambayeque Technologies, cuya responsabilidad principal es recibir un pedido y asegurarse de que se envíe de manera correcta y eficiente. Una vez que un cliente realiza el pedido, se registra en la hoja de cálculo de Pedidos de Ventas. Un asistente de ventas organiza el pedido para que sea embalado y enviado. A veces, uno o más de los ítems de inventario pedidos por un cliente no se encuentran en stock. En estos casos, Lambayeque Technologies envía pedidos parciales. Un pedido de venta puede ser para muchos ítems diferentes, y un ítem se puede pedir muchas veces. Los descuentos a menudo se aplican a clientes habituales y a pedidos más grandes. Como los precios estándares de los productos se almacenan para cada producto, los asistentes de ventas ingresan los descuentos en términos porcentuales para cada ítem de línea en una factura. Por ejemplo, si el precio de lista de un producto es de S/. 100.00 y el precio de venta acordado para una factura es de S/. 95.00, un asistente de ventas ingresa un descuento del 5% en el formulario de Registro de Ventas. Por varias razones, los productos a veces son devueltos. Por ejemplo, podría ocurrir que los productos se dañen durante el envío o que el cliente sobreestime sus requerimientos de TI. Un cliente puede devolver los ítems de ventas en uno o varios lotes. Cuando se recibe una devolución de ventas, uno de los dos gerentes de cuentas se asegura de que la devolución se registre correctamente. El gerente de cuentas debe actualizar los saldos del libro mayor de devolución de ventas y cuentas por cobrar. Este es un proceso muy laborioso y consume mucho tiempo. Es deseable que cualquier nuevo sistema de información sea capaz de integrar el evento de devolución de ventas con estas funciones. Las actividades de cobro de Lambayeque Technologies incluyen documentar la recepción de pagos y depositar los pagos en las cuentas bancarias de la empresa. Una característica fundamental del proceso de cobro es vincular los pagos a las facturas para asegurarse de que todas las facturas se paguen en su totalidad. Se espera que los clientes paguen sus facturas dentro de los treinta días. La mayoría de los clientes pagan a tiempo con un solo 4

pago. Sin embargo, algunos clientes acuerdan realizar pagos parciales durante dos o tres meses (es decir, pagos a plazos). El pago de cada cliente es por una sola factura. Cabe mencionar que los clientes no utilizan una cuenta (es decir, combinar varias facturas en un solo pago); en consecuencia, se repiten los clientes por cada factura registrada. Los pagos recibidos se depositan en una sola cuenta bancaria. Lambayeque Technologies puede recibir efectivo de fuentes que no sean clientes para ventas (por ejemplo, el préstamo de un banco). Compras

El propósito del ciclo de compras es asegurar los recursos económicos que Lambayeque Technologies utiliza para sus operaciones. El objetivo principal es asegurar recursos económicos de calidad y cantidad suficientes para satisfacer las necesidades de Lambayeque Technologies al menor costo posible y pagarlas a tiempo. Lambayeque Technologies generalmente adquiere el inventario de mayoristas y vendedores de hardware y software. Los responsables de compras aseguran que se mantengan niveles suficientes de inventario en la empresa. Los niveles de inventario actualmente no se registran automáticamente, pero se espera que el nuevo sistema de información incorpore esta característica. Esto reducirá en gran medida la carga de los dos responsables de compras de la empresa. Una vez que un responsable de compras decide que se debe realizar un pedido con los proveedores de LambayequeTechnologies, se completa un formulario de Pedido de Compra. Este formulario registra una fecha de entrega esperada, así como información genérica de la orden de compra, para permitir que Lambayeque Technologies calcule qué proveedores cumplen con los cronogramas de entrega. Un proveedor puede cumplir una orden de compra en uno o varios envíos. Cuando un envío llega al área de recepción, un empleado de de dicha área cuenta los ítems del inventario y registra qué ítems se recibieron y sus cantidades en un recibo de inventario. Completar este recibo reduce la posibilidad de error (por ejemplo, recibir bienes no ordenados). El registro de recibo de inventario incluye una anotación de la orden de compra en la que se ordenaron los ítems de inventario. 5

Lambayeque Technologies realiza pagos después de recibir una factura del proveedor. El gerente de cuentas compara la orden de compra, la recepción de informes y las facturas para garantizar una coincidencia tripartita. Una vez que el gerente verifica la coincidencia entre los tres, se genera un cheque de pago dentro de los siete días de haber recibido el inventario. Aunque Lambayeque Technologies generalmente paga los recibos de inventario en su totalidad, en raras ocasiones, la empresa realiza pagos a plazos para pedidos grandes. La empresa no paga varias facturas con un solo cheque (es decir, no usa una cuenta). Los pagos generalmente se realizan desde la cuenta operativa del banco. Gestión de efectivo

Los gerentes de cuentas supervisan las devoluciones de ventas, los recibos de efectivo, los desembolsos de efectivo y las funciones contables de la empresa. La gestión eficaz del flujo de efectivo es muy importante para Lambayeque Technologies, y los gerentes de cuentas se esfuerzan por mantener índices de liquidez saludables en todo momento. Recopilar información sobre los niveles totales de deudores y acreedores es actualmente una tarea laboriosa, y la empresa desea que el nuevo sistema de información contable automatice este proceso tanto como sea posible. Lambayeque Technologies tiene dos cuentas corrientes; una en el Banco Internacional y otra en el Banco del Perú. Los pagos se realizan a/desde cada cuenta de acuerdo con las preferencias de los clientes y proveedores de la empresa. Como la situación actual conlleva a obtener utilidades reducidas, la gestión efectiva de los elementos del capital de trabajo ha sido designada como una competencia clave requerida para el éxito y el crecimiento continuo de la empresa. Activos fijos

La adquisición de activos fijos en la empresa se lleva cabo de la siguiente manera: Los jefes o gerentes de cada área usuaria determinan sus necesidades de activos fijos y envían ofertas o pedidos directamente a los contratistas, vendedores o proveedores. Si hubieran varios ofertantes, el usuario hace la selección final del proveedor y negocia los precios pagados. Los activos se entregan directamente a las áreas usuarias. Los usuarios

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inspeccionan y reciben formalmente los activos. Luego, ellos presentan la factura al área de tesorería para su pago. Nóminas

Cuando los empleados llegan a trabajar diariamente a Lambayeque Technologies, marcan sus tarjetas en un reloj para el control del tiempo. El asistente de recursos humanos, intenta hacer un seguimiento de los empleados, pero a menudo se distrae con otras cosas. Todos los viernes, el asistente de recursos humanos envía las tarjetas al área de nóminas. La responsable de nóminas copia todas las tarjetas y las archiva en las carpetas de los empleados. Utiliza los registros de salarios de los empleados y las tablas de impuestos para calcular el salario neto de cada empleado. Ella envía una copia del registro de nómina al responsable de cuentas por pagar y archiva una copia en el área de nóminas. Ella actualiza los registros de los empleados con los sueldos, prepara el resumen de la nómina y lo envía al área de tesorería junto con los cheques de pago. Después de recibir el resumen de la nómina, el responsable de cuentas por pagar autoriza al área de tesorería a preparar los cheques de pago. Luego, él actualiza el diario de desembolsos de efectivo. El tesorero firma los cheques de pago y se los entrega a los gerentes de cuentas, quienes los distribuyen a los empleados. Finalmente, tanto el área de cuentas por pagar como el de tesorería envían un resumen de las transacciones al área de contabilidad general. Contabilidad

La empresa prepara libros diarios especiales y libros auxiliares para sus procesos de ventas e ingresos, compras, gastos y nóminas (planillas). Sin embargo, para los procesos administrativos, se crean vouchers (comprobantes) de diario para los asientos relacionados del libro mayor. El contador de la empresa tiene como función preparar los vouchers de diario. Estos vouchers se preparan en formularios preimpresos; sin embargo, estos formularios no están prenumerados. El contador registra un número de voucher de diario secuencial en cada formulario que prepara. Este procedimiento está implementado debido a la gran 7

cantidad de vouchers de diario que generalmente se anulan en cada período. Es común que una entrada de diario se revise una o dos veces antes de que realmente se registre. Los vouchers de diario se contabilizan en el libro mayor cada dos semanas. Una vez que se ha publicado un voucher de diario, el contador lo añade en un registro de vouchers. Este registro es simplemente una lista cronológica de todos los vouchers de diario que le permite al contador dar cuenta de la secuencia numérica de vouchers.

Consultas (querys) La gerencia de Lambayeque Technologies tiene los siguientes objetivos específicos: 1. El período contable de Lambayeque Technologies se extiende desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. A la gerencia le gustaría ejecutar consultas e informes que contengan transacciones desde el 1 de enero hasta una fecha específica. Se debe solicitar al usuario que ingrese una fecha específica al ejecutar consultas e informes. 2. El usuario podría verificar las cuentas por cobrar y los saldos de las cuentas por pagar en cualquier fecha. 3. El usuario podría verificar los saldos específicos de proveedores y clientes en cualquier fecha. 4. Es deseable que los niveles de inventario se ajusten automáticamente a medida que cada transacción se ingresa en la base de datos. Esto asegurará que tanto la gerencia como los responsables de compras tengan información actualizada sobre los niveles de inventario "reales". 5. A la gerencia le gustaría poder acceder a resúmenes de información financiera en tiempo real, como el margen bruto, los índices de liquidez y de eficiencia. Satisfacer este objetivo requerirá un amplio uso de consultas en varias tablas. 6. La velocidad de envío es importante para Lambayeque Technologies. La gerencia desea realizar un seguimiento del tiempo promedio de entrega de la empresa. 7. Para aumentar los ingresos por ventas, es esencial que los consultores sugieran productos de hardware centrales y periféricos a los potenciales clientes, así como productos de software diversos asociados a dicho hardware. A la gerencia le gustaría determinar qué tipos de inventario recomiendan con mayor frecuencia cada consultor.

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Formularios para el registro de datos Lambayeque Technologies está interesado en crear formularios para varias facetas del negocio; desde la entrada de nuevos clientes hasta las ventas, entre otros. Hay una serie de cuestiones importantes a tener en cuenta al diseñar estos formularios, a fin de mejorar tanto la seguridad como la funcionalidad del sistema: 1. El acceso a los formularios idealmente debería estar restringido a aquellos empleados que requieren el uso de los formularios en el día a día. Dado que solo el personal autorizado debe acceder a la información confidencial, esta característica reduciría el riesgo de fraude y error. Lambayeque Technologies tiene la intención de lograr esto mediante la implementación de un sistema de inicio de sesión. 2. Es importante mantener una pista de auditoría. El personal autorizado deberá examinar las transacciones pasadas en una fecha posterior. Por esta razón, no debería ser posible "eliminar" una factura del sistema. En lugar de revertir una factura, se debe registrar una devolución de ventas y ajustar los niveles de inventario y las cuentas por cobrar para reflejar la devolución de ventas; crucialmente, debe permanecer un registro de la transacción original. 3. Sin embargo, la eliminación de registros no transaccionales específicos debería ser posible. Por ejemplo, los clientes o proveedores pueden ser eliminados si no se han registrado transacciones relacionadas con ellos. 4. El sistema debe evitar la entrada forzada de atributos derivables. Por ejemplo, un formulario / tabla de Factura no debe contener el precio final, ya que esto se puede derivar de la cantidad vendida, el precio de lista estándar y el descuento permitido (es decir, Precio de línea = Cantidad x Precio unitario x [1-Descuento]). 5. Al completar una venta o compra, el sistema debe poder completar automáticamente la información del formulario de Pedido. Idealmente, los detalles del proveedor/cliente y los artículos de inventario pedidos deben transferirse al formulario de Factura o Compra ingresando el ID del pedido. Por ejemplo, si el responsable de compras ingresa la ID de la orden de compra y presiona el botón "Actualizar información de proveedor e inventario", se ingresarán automáticamente los detalles del proveedor, así como los artículos seleccionados.

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Reportes o Informes La gerencia de Lambayeque Technologies requiere informes que detallen los niveles de inventario actuales y la información financiera resumida. Un informe que indique los niveles de inventario ayudaría enormemente a los responsables de compras a diario y ayudaría a garantizar que se mantengan los niveles de inventario suficientes para permitir el envío rápido de los pedidos de ventas. También es deseable una factura imprimible "lista para usar". Los gerentes de cuentas actualmente tienen que escribir las facturas manualmente. La automatización de este proceso aumentaría la eficiencia y reduciría los errores potencialmente costosos. Un informe que resuma la información financiera clave idealmente proporcionaría una "instantánea" oportuna, relevante y precisa del desempeño de la empresa en cualquier momento dado.

Entregables A. Producto acreditable 1: Diagnóstico del caso de estudio 1. Resumen de las características principales de la empresa. 2. Identificación de los puestos de trabajo y/o áreas y elaboración de un organigrama funcional de la empresa; incluyendo, de ser necesario, puestos de trabajo y/o áreas que no se mencionan en el caso. 3. Listado de las funciones para cada puesto de trabajo y/o área de la empresa. B. Producto acreditable 2: Documentación de procesos 1. Documentación del ciclo de ventas. Elaborar los diagramas de: a. DFD b. Flujograma del sistema c. Mapa de procesos 2. Documentación del ciclo de compras. Elaborar los diagramas de: a. DFD 10

b. Flujograma del sistema c. Mapa de procesos El proceso de devolución de compras es opcional y puede incluirse como parte del punto 2. 3. Documentación de los procesos de nóminas y activos fijos. Elaborar los diagramas de: a. DFD b. Flujograma del sistema c. Mapa de procesos 4. Documentación del proceso de contabilidad. Elaborar los diagramas de: d. DFD e. Flujograma del sistema f. Mapa de procesos 5. Los procesos deben incluir los registros contables necesarios para la generación de informes financieros. C. Producto Acreditable 3: Borrador del trabajo integrador 1. Modelo conceptual. Elaborar un modelo REA que contenga: a. Las entidades en donde se almacenan los datos. b. Las reglas y políticas de negocio que rigen las interrelaciones entre estas entidades de datos (es decir, cardinalidades). El modelo debe incluir lo siguiente:  Una lista de entidades (recursos, eventos, agentes).  Un diagrama REA que muestre la conectividad y las cardinalidades (incluso si la participación es opcional u obligatoria). Al describir las cardinalidades, considerar estos tres aspectos: o ¿Qué mide la cardinalidad? o ¿Cuáles son las cardinalidades mínimas y máximas? o Explicar por qué se seleccionaron los mínimo y máximos. 2. Esquema relacional. Elaborar un esquema relacional (estructura de tablas, campos, claves primarias y foráneas, y las propiedades de cada campo) a partir del diagrama REA. El entregable debe proporcionar lo siguiente: a. Identificación de atributos de interés y relaciones a partir del modelo conceptual. 11

b. Esquema relacional en tercera forma normal. Los elementos que pueden calcularse (o derivarse) de otros elementos en una tabla no deben incluirse en la tabla misma. c. Identificación de claves primarias y foráneas. 3. Tablas/entradas de datos. Crear tablas y entradas de datos en MS Access a patir del diseño de tablas del esquema relacional (punto 2). Los pasos a seguir son: a. Crear las tablas, asegurando que todas las claves principales, claves externas y restricciones de integridad referencial estén claramente establecidas. b. Establecer los enlaces entre las tablas en función de las relaciones especificadas en el esquema relacional (punto 2). 4. Formularios de ingreso de datos. Diseñar y crear al menos dos formularios a partir de las tablas creadas en el punto 3. Los pasos a seguir son: a. Diseñar y crear los formularios de ingreso de datos (por ejemplo, Formulario de ingreso de proveedores, Formulario de ingreso de inventario). El formulario debe permitir el ingreso correcto de datos mediante la validación de los mismos. b. Considerar el uso de listas desplegables, casillas de verificación, entre otros; según aplique. c. Emplear macros para hacer que la navegación y la operación sean más fáciles de usar. En cada formulario de ingreso de datos, incluir un botón de navegación de formulario que pueda cerrar el formulario de ingreso de datos y regresar al panel de control. 5. Diseño de consultas. Crear un conjunto de consultas a partir de la lista de objetivos de consulta identificados por la gerencia. Tomar en cuenta lo siguiente: a. Diseñar y ejecutar un mínimo de cuatro consultas. b. Utilizar parámetros, expresiones y operaciones de agrupación y sumarización. c. Proporcionar impresiones de los resultados de la consulta.

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6. Informes. Crear al menos cuatro informes (por ejemplo, Informe de inventario, Orden de compra) tal como aparecen en la narrativa del caso. 7. Inicio de sesión y panel de control. Elaborar el prototipo del sistema de información contable que incluya como mínimo lo siguiente: a. Ventana de inicio de sesión (usuario y contraseña) b. Paneles de control:  Menú del consultor  Menú del gerente  Menú del asistente de ventas  Menú del responsable de compras  Menú del gerente de cuentas (revisar bien cuáles serían los 5 menús a trabajar)

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