SISTEMAS CONTABLES 1. Breve historia y evolución. En el transcurso del tiempo, los métodos de contabilidad han ido evol
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SISTEMAS CONTABLES
1. Breve historia y evolución. En el transcurso del tiempo, los métodos de contabilidad han ido evolucionando. Al
inicio comenzó con un método muy sencillo, en los
cuales una persona hacia todos los registros de su negocio. Con el tiempo la contabilidad fue desarrollando distintas áreas porque las necesidades lo ameritaban ya que asumía nuevos retos. En la década de los noventas nos asombrábamos con la aparición de los sistemas informáticos contables como el COI, NOI, SAE, CONTPAQ, los cuales dejaban atrás a las complejas hojas de cálculo tales como LOTUS, EXCEL o WORKS. Los procesos contables se automatizaban con el simple hecho de capturar las pólizas contables obteniendo de manera casi instantánea la información ya procesada. La elaboración de los estados financieros tales como el balance general o el estado de resultados ya no eran más un dolor de cabeza para los contadores debido a que el sistema detectaba fallas en el cálculo de los registros contables. De igual forma se optimizo la elaboración de las nóminas y el control de los inventarios. Sin embargo la información únicamente se limitaba al procesamiento de datos cuantitativos de una sola empresa. Los paquetes informáticos eran monousuario (un solo capturista) o bien existían sistemas avanzados que podían intercambiar información a través de una red local de computadoras. Veinte años después, la evolución de los sistemas contables nos permite visualizar un mundo completamente diferente. Hoy en día las empresas cuentan con sistemas informáticos empresariales conocidos como “Sistemas ERP” (Enterprise Resource Planning). Estos sistemas de planificación de recursos empresariales permiten el control no sólo de las operaciones contables y financieras de las empresas, sino también
de la gestión del capital humano, compras e inventarios, procesos de producción, logística, comercialización y ventas. El alcance de estos sistemas es ilimitado puede integrar la información y la operación de diversas empresas de un grupo corporativo. Es posible consolidar todas las operaciones de oficinas corporativas, sucursales, centros de distribución (cedis) y puntos de venta a nivel local, regional, nacional o global. Además estos sistemas permiten vincular la información en tiempo real de entidades externas tales como bancos, casas de bolsa, empresas de logística, instituciones gubernamentales entre otras. 2. Definición. Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Sirve para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. 3. Estructura de un sistema contable: Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema
de
información
bien
diseñado,
ofreciendo
así
control,
compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. 4. Características de un sistema de información contable efectivo: Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. a) Control:
un
buen
sistema
de
contabilidad
le
da
a
la
administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. b) Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular. 5. Objetivos de la información contable. La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
Tomar
decisiones
en
materia
de
inversiones
y
crédito.
Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad. Cualidades De La Información Contable. Para
poder
satisfacer
adecuadamente
sus
objetivos,
la
información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable. La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender. La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. 6. Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles
y
financieras. Así
obtendrá
mayor
productividad
y
aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. 7. Procedimientos para instalar un sistema de contabilidad:
Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas,
visitas, etc.) Preparar una lista de chequeo. Elaborar informes. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento Diseñar formularios para todas las operaciones. Diseñar reportes Preparar los libros. Balance inicial
8. Objetivos.
Permitir
que
distintos
empleados
puedan
mantener
registros
coherentes con la implementación de un catálogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de
consolidad
cifras financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las
operaciones
de una empresa o entidad
9. Fases de los Sistemas y su ciclo de Vida
Identificación y Captación de los datos: Análisis de los datos. Identificación de aquellas transacciones que suponen un hecho
contable e identificación de los flujos que ha dado lugar una
transacción mediante la aplicación del Principio de dualidad Medición y Valoración de los sucesos: Cuantificación. Medición y Valoración de los flujos para homogeneizar las magnitudes y expresarlas en términos económicos. En esta fase son de gran
importancia los Principios contables y Normas de valoración. Registro contable: Representación. Identificados y valorados los flujos generados por las transacciones se procede a su registro mediante los Convenios de Registro y las Formas de
representación. Agregación y Comunicación. Obtención de documentos de
síntesis
a través de los cuales se comunica la información
económico- financiera a los distintos usuarios. Supone la divulgación de Informes estandarizados elaborados de acuerdo con los principios contables y criterios de elaboración. 10. Tipos de Sistemas Contables a) SISTEMA PATRIMONIAL O HISTÓRICO: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables. b) SISTEMA
PRESUPUESTARIO:
representa
el
patrimonio y
sus variaciones según las expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y después de que se produzcan (ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones. c) SISTEMA COMPLEMENTARIO: amplía la información de los otros dos anteriores no puede ir, por lo tanto, solo. d) SISTEMA CONTABLE MANUAL: Este se desarrolla manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas máquinas sumadoras o calculadoras; la mayoría de los trabajos son realizados de forma manual. En estos sistemas el factor hombre es la base. La mayor debilidad delos sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volúmenes de información, en cuyo caso sería necesario el uso de una gran cantidad de persona. 11. SISTEMA DE DIARIO - MAYOR ÚNICO: Se puede considerar que este sistema es el inventor del uso de rayados tabulares múltiples, hoy conocidos como hojas tabulantes, se caracteriza del libro Diario Mayor
Único es que, en uno solo, se registran todas las operaciones del diario como si fuera un Libro Continental y en la otra se registran todas las operaciones del mayor utilizando columnas para todas y cada una de las cuentas que conforman la contabilidad 12. SISTEMA DE DIARIO TABULA: Se origina con la evolución del rayado Diario Continental por necesidades y conveniencias al aumentarle columnas con la finalidad de clasificar los registros por cuenta, esto generalmente se hace en dos columnas, para el debe y para el haber en cada cuenta en las de mayor movimiento y las que presentan movimiento esporádico se llevan otras dos columnas denominadas como varias cuentas. 13. SISTEMA CENTRALIZADOR: Este sistema nace con la necesidad de registrar diariamente un gran número de operaciones muy similares las cuales se canalizan en libros diarios en forma muy específica según el tipo de las mismas son: Diario de Cajas y Bancos Diario de Compras Diario de Ventas Diario de Salidas de Almacén Diario de Documentos por Cobrar Diario de Documentos por Pagar Diario de Operaciones Diversas 14. Conclusión:
La Contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan es sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. En un principio, lo realizo en procesos muy simples a partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca Paciolo, sin embargo con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una
manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar
la
contabilidad
empresarial.
15. Bibliografía: DATOS DEL LIBRO NOMBRE: SISTEMAS CONTABLES. AUTOR: JAIRO HERNANDO CARDONA AGUIRRE. PAGINAS: 1 Y 2.
http://tesi.org.mx/bibliotecav/files/Sistemas%20de
%20Contabilidad.pdf http://www.hacienda.go.cr/centro/datos/Articulo/El%20Sistema
%20contable.pdf http://definicion.de/sistema-contable/ Contabilidad – Horngren / Harrison / Robins. Gerardo Guajardo.