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• Pipe Suarez F

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NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DEL PROCESO: Diseñar las estrategias y disponer de los recursos necesarios para lograr la misión y la visi el compromiso de todo el personal para prestar un mejor servicio. RESPONSABLE: GERENTE

OBJETIVOS INTEGRAL RELACIONADO: Garantizar los recursos técnicos, financieros y físicos necesarios para el cumplimiento de la política del Sistema de ge PLANEAR: Definir directrices empresariales de la ORGANIZACIÓN Realizar Presupuestos Afianzar relaciones con proveedores Planes y estrategias para relación con los clientes Planeación del sistema de gestión integral

PARTES INTERESADAS

ENTRADAS

Socios, Clientes, Proveedores, Fuerza laboral, Organizaciones gubernamentales, bancos.

Contexto interno y externo Informes periódicos al consejo administrativo del estado de la empresa. Identificación de necesidades y expectativas Información para la aprobación de presupuesto Información previa de auditorias Informes de gestión Análisis de indicadores de gestión.

VERIFICAR: Monitorear y medir la eficacia de cada proceso • Verificar el cumplimiento de los indicadores de gestión • Seguimiento de auditorías internas • Revisar que la documentación permanezca legible, y fácilmente identificables ACTUAR: Acciones Preventivas, Correctivas o de Mejora DOCUMENTOS RELACIONADOS RECURSOS Recursos Financieros Recursos logísticos y locativos Recurso Humano Equipos de oficina, papelería Ver listado maestro de documentos Ver listado maestro de registros

GESTION GERENCIAL

grar la misión y la visión cumpliendo los objetivos integrales de la empresa, fomentando la participación y

AUTORIDAD: CONSEJO ADMINISTRACION

ítica del Sistema de gestión BASC y SG-SST

ACTIVIDADES-HACER

SALIDAS

PARTES INTERESADAS

Analizar el contexto de la organización tomando acciones pertinentes. Visitas a los clientes. Representar la organización a nivel nacional y local. Gestionar y asignar los recursos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa. Coordinar todos los procesos de la empresa. Establecer las directrices empresariales. Ejecutar las disposiciones planificadas para implementar BASC Y SST. Realizar la revisión por la dirección. Realizar estrategias empresariales. Celebrar contratos.

INDICADORES DE GESTION Ficha tecnica de indicadores

Análisis de contexto Partes interesadas Riesgos y oportunidadesContratos renovados. Nuevos contratos. Misión, visión, Política y Socios, Clientes y Proveedores objetivos. Asignación de recursos. Registro de revisión por la dirección. Documentación aprobada Nuevos Socios proveedores de servicio.

RECURSOS BASC: ESTÁNDAR DE LA NORMA: 1.1,1.2, 2.1,2.2, 2.3,2.6,,3.1,3.4, 4.1,4.2, 5.1, 5.2, 6.1 y 6.2

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DEL PROCESO: Realizar procedimientos seguros en la operación de Trilla de cafe pergamino, infraestruct encuentre en las diferentes áreas operativas o administrativas de la Empresa. Demostrarla eficacia del Sistema de Gestión BASC y SST, la conformidad del servicio; la salud y seguridad de sus trab acciones enfocadas hacia la mejora continua. Retroalimentar la información del cumplimiento de los requisitos del c RESPONSABLE: CONTADORA TRILLADORA- ASESOR EXTERNO

OBJETIVOS INTEGRAL RELACIONADO: Prevenir el uso de las operaciones y procesos de la organización para activida Mantener sistemas BASC Y SST efectivamente a la gestión e interacción de los procesos, bajo un marco de cumplimie Lograr en un 80% la participación y responsabilidad en materia BASC, seguridad y salud en el trabajo de los emplead permitan prevenir y controlar los factores de riesgos generados por nuestras actividades al interior y exterior de la o

PLANEAR: Planificar en la implementación del sistema de gestión integral, su sostenimiento, promoción y cumplimiento. Garantizar la eficiencia en las actividades desarrolladas para el control y seguridad en todos los procesos de la Empre Asegurar la protección de las personas, bienes, procesos y vehículos de la Empresa. PARTES INTERESADAS

ENTRADAS

Requisitos del servicio (trilla de café)

Asociados de negocio.

Esquemas de seguridad en la carga.

Asociados de negocio, gerencia, fuerza laboral, clientes, proveedores .

Controlar el flujo de funcionarios, visitantes, proveedores, contratistas.

Matriz de riesgos en seguridad. Matriz de riesgos y peligros Programas operacionales Programas, objetivos y metas Formatos de inspecciones Información necesaria para Programa de salud ocupacional Control de documentos y registros Seguimiento de producto no conforme

VERIFICAR: Monitorear y medir la eficacia de cada proceso • Verificar el cumplimiento de los indicadores de gestión • Seguimiento de auditorías internas • Revisar que la documentación permanezca legible, y fácilmente identificables ACTUAR: Acciones Preventivas, Correctivas o de Mejora DOCUMENTOS RELACIONADOS RECURSOS Recursos Financieros Recursos logísticos y locativos Recurso Humano Equipos de oficina, papelería Ver listado maestro de documentos Ver listado maestro de registros

GESTION DE SISTEMAS DE SEGURIDAD

rgamino, infraestructura física de instalaciones, patrimonio y el recurso humano propio o ajeno que se

seguridad de sus trabajadores, mediante la Realización del análisis de datos apropiados, evaluando de los requisitos del cliente. Solucionar las quejas y reclamos de las partes interesadas. AUTORIDAD: GERENTE

nización para actividades ilícitas (Soborno, contrabando, extorcion), lavado de activos y/o narcotráfico. n marco de cumplimiento legal y de mejoramiento continuo. rabajo de los empleados, contratistas, visitantes , mediante la ejecución de los planes y programas que erior y exterior de la organización.

cumplimiento. procesos de la Empresa.

ACTIVIDADES-HACER

Finalización segura del servicio

Revisar antecedentes, lista Clinton y verificación de antecedentes de todos los asociados de negocios, accionistas, clientes, proveedores y demás personal de la organización • Estudios de seguridad de empleados y asociados de negocios. • Realizar acuerdos de seguridad con proveedores y clientes críticos.

SALIDAS

Esquema seguro de la entrega de café excelso en instalaciones de la trilladora.

Concepto final de las Verificaciones Estudios de seguridad.

PARTES INTERESADAS

Supervisión y monitoreo de la materia prima. Retroalimentar el esquema de seguridad de la trilla de cafe y fortalecerlo.

seguridad y trazabilidad en la materia prima desde la llegada a la trilladora hasta su destino entrega ala cliente en la puerta de la trilladora. Asociados de negocio, gerencia, fuerza laboral, clientes, proveedores .

Control de entrada y salida de visitantes y partes interesadas. Identificación de los empleados y visitantes.

Carnets del personal de la empresa. Visitantes identificados.

Identificación, evaluación y control tratamiento de quejas de peligros y riesgos o reclamos realizados identificación, análisis, evaluación, por el cliente tratamiento, monitoreo y Evaluación de la comunicación de los riesgos gestión del riesgo. Identificar y controlar aquellas Evaluación de la operaciones y actividades satisfacción del cliente asociadas con los aspectos Matriz de impactos y ambientales y SGSST . de acción Identificación e implementación de planes ambientales Evidencias programas de SGSST, Realizar de cumplimiento legal inspecciones de prevención y Medidas de control de SGSST, Control y Informes seguridad. Identificar, implementar intervención operacionales y realizar seguimiento al programa Programas de salud ocupacional Llevar el control de los documentos implementados Informes de resultados y registros y planes de acción Seguimiento y control de producto SGSST implementado no conforme

INDICADORES DE GESTION Ficha tecnica de indicadores

RECURSOS BASC: ESTÁNDAR DE LA NORMA: 1.1,1.2, 2.1,2.2, 2.3,2.6,,3.1,3.4, 4.1,4.2, 5.1, 5.2, 6.1 y 6.2

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DEL PROCESO: Proveer, mantener y desarrollar un recurso humano altamente calificado y motivado para objetivos de COOPECAFENOR LTDA, través de capacitaciones, velando por el cumplimiento del sistema de gestión B RESPONSABLE: CONTADORA TRILLADORA

OBJETIVOS INTEGRAL RELACIONADO: Lograr en un 80% las competencias del talento humano mediante programas

PLANEAR: Establecer perfiles idóneos para seleccionar el personal más calificado y competente generando una mayor producti • Planificar las actividades de formación del personal.

PARTES INTERESADAS

ENTRADAS

Necesidad de tener personal competente Hojas de vida

Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

Clientes Internos

Clientes Internos Necesidad afiliar al candidato seleccionado

Necesidad de formar y capacitar al personal

Necesidad de ausentarse en horas laborales

Desvinculación de personal

VERIFICAR: Monitorear y medir la eficacia de cada proceso Verificar el cumplimiento de los indicadores de gestión Seguimiento de auditorías internas Revisar que la documentación permanezca legible, y fácilmente identificables Control del servicio no conforme ACTUAR: Acciones Preventivas, Correctivas o de Mejora DOCUMENTOS RELACIONADOS RECURSOS Recursos Financieros Recursos logísticos y locativos Recurso Humano Equipos de oficina, papelería Ver listado maestro de documentos Ver listado maestro de registros

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (RECURSO HUMANO)

ficado y motivado para alcanzar los l sistema de gestión BASC y requisitos legales aplicables a la Empresa AUTORIDAD: GERENTE mediante programas de sensibilización, motivación y formación.

o una mayor productividad y un excelente servicio a Todas las partes interesadas.

ACTIVIDADES-HACER

SALIDAS

PARTES INTERESADAS

Selección de personal de acuerdo a perfiles, funciones y Personal seleccionado responsabilidades

Certificado del examen de ingreso. Inducción del Realizar exámenes de ingreso. personal Capacitar y formar personal. Calificación de Afiliar al personal competencias Proveer dotación de EPP. Personal afiliado registro de entrega de EPP

todos los procesos

diligenciar el formato de ingreso de personal interno o externo, con el fin de que él tenga información sobre la comunicación con gestión humana y los datos de las afiliaciones correspondientes y contrato

ingreso de personal interno diligenciado Acta de confidencialidad de empleados y contratistas Contrato

Programar capacitaciones o entrenamiento Establecer controles operacionales.

Plan de trabajo Lista de asistencias a capacitaciones

Evaluar y controlar los permisos y llegadas tardes al trabajo.

Informe de permisos y llegadas tarde.

Efectuar paz y salvo

Personal desvinculado

todos los procesos

Personal Desvinculado

cio no conforme

INDICADORES DE GESTION

RECURSOS

ESTÁNDAR DE LA NORMA: 1.1,1.2, 2.1,2.2, Ficha tecnica de indicadores BASC: 2.3,2.6,,3.1,3.4, 4.1,4.2, 5.1, 5.2, 6.1 y 6.2

NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVOS DEL PROCESO: Desarrollar un proceso de compras de materiales, insumos y/o servicios que aseguren la

RESPONSABLE: CONTADORA TRILLADORA OBJETIVOS INTEGRAL RELACIONADO: Generar canales de comunicación, eficaces y eficientes con nuestras partes in alcanzar la conformidad de nuestro servicio. PLANEAR: Planificar las compras según las solicitudes Internas de la trilladora, para garantizar la excelencia en el serivicio. Planificar el desarrollo de las actividades de trilla. PARTES INTERESADAS

ENTRADAS

Informes de inventarios del producto. Presupuesto disponible

Cotizaciones de los proveedores

Clientes Internos

Proveedores

Informe de gestión Informes auditorias del proces

Informe de quejas y reclamos de los clientes

VERIFICAR: Monitorear y medir la eficacia de cada proceso Verificar el cumplimiento de los indicadores de gestión Seguimiento de auditorías internas Revisar que la documentación permanezca legible, y fácilmente identificables ACTUAR: Acciones Preventivas, Correctivas o de Mejora DOCUMENTOS RELACIONADOS RECURSOS Recursos Financieros Recursos logísticos y locativos Recurso Humano Equipos de oficina, papelería Ver listado maestro de documentos Ver listado maestro de registros

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (COMPRAS Y ADQUISISION DE SERVICIOS)

icios que aseguren la calidad de la prestación del servicio (trilla de café)

AUTORIDAD: GERENTE con nuestras partes interesadas con el fin de originar relaciones mutuamente provechosas y

a en el serivicio.

ACTIVIDADES-HACER

SALIDAS

PARTES INTERESADAS

Analizar y verificar la solicitud de compras teniendo en Orden de cuenta cantidades y compra especificaciones.

Seleccionar los proveedores solicitando proveedores

Proveedores seleccionado s por medio del formato de visitas de proveedores

Realizar el listado maestro con Listado los proveedores que la maestro de empresa ha elegido a través proveedores del tiempo

Lineamientos Efectuar cambios que aseguren estratégicos el mejoramiento continuo del para la mejora sistema de gestión. del SGI.

todos los procesos

INDICADORES DE GESTION

RECURSOS

ESTÁNDAR DE LA NORMA: 1.1,1.2, 2.1,2.2, Ficha tecnica de indicadores BASC: 2.3,2.6,,3.1,3.4, 4.1,4.2, 5.1, 5.2, 6.1 y 6.2

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVOS DEL PROCESO: Prestar el servicio de trilla de café pergamino y clasificacion del producto final, para la ob de todas las partes interesadas. RESPONSABLE: CONTADORA TRILLADORA OBJETIVOS INTEGRAL RELACIONADO: Ampliar cobertura de comercializacion y servicios en el ambito nacional PLANEAR: • La correcta prestación de serviciosde trilla de cafe para dar cumplimiento a la normatividad. • Planear la programación de todas las actividades para un óptimo desarrollo del proceso de trilla de cafe. • Establecer los controles de calidad.

PARTES INTERESADAS

ENTRADAS Recepcion

procesamiento (trilla) o maquila de café pergamino clientes, gerencia, administracion trilladora.

Almacenamiento

VERIFICAR: Monitorear y medir la eficacia de cada proceso Verificar el cumplimiento de los indicadores de gestión Seguimiento de auditorías internas Revisar que la documentación permanezca legible, y fácilmente identificables Control de las salidas no conformes ACTUAR: Acciones Preventivas, Correctivas o de Mejora DOCUMENTOS RELACIONADOS RECURSOS Recursos Financieros Recursos logísticos y locativos Recurso Humano Equipos de oficina, papelería Ver listado maestro de documentos Ver listado maestro de registros

GESTION OPERATIVA

ducto final, para la obtencion del café excelso en norma, Garantizando la satisfacción

ambito nacional

AUTORIDAD: GERENTE

illa de cafe.

ACTIVIDADES-HACER

SALIDAS

registros de Recibo de carga de café café recibido pergamino, enviado por las compañias exportadoras de café. Trilla de café pergamino por medio de maquinaria electronica, silos, despedregadora, mesas densiometricas

Almacenamiento clasificado de café pergamino y café excelso

PARTES INTERESADAS cliente satisfecho

Café excelso en calidad de cliente satisfecho exportacion

organización de bodega e cliente satisfecho inventario de materia prima y producto terminado

lidas no conformes

INDICADORES DE GESTION Ficha tecnica de indicadores

RECURSOS BASC: ESTÁNDAR DE LA NORMA: 1.1,1.2, 2.1,2.2, 2.3,2.6,,3.1,3.4, 4.1,4.2, 5.1, 5.2, 6.1 y 6.2