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CAPITULO I LA CONTABILIDAD 1.1 Definición De Contabilidad La palabra Contabilidad se deriva del verbo latino “computare” que significa contar o computar. La contabilidad tiene dos significados aritmético y Literario, la primera se refiere hacer cuentas y la segunda a hacer cuentos, por lo tanto la Contabilidad cuenta los valores y cuenta la historia de las empresas. El concepto de Contabilidad a través del tiempo ha ido refinando sus normas y principios, de

igual forma su conceptualización ha sufrido modificaciones

diversas, conforme a los acontecimientos modernos de la globalización económica de estos últimos tiempos. El concepto de Contabilidad se desarrolla desde 2 puntos de vista, técnico y científico. Según el instituto Latinoamericano de Contaduría técnica dice que: “Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son de carácter financiero”. Pero la Contabilidad no solo registra e informa sino que sirve de gestión y perspectiva económica, lo que ha dado lugar a la siguiente conceptualización científica. Contabilidad es la ciencia que a través del análisis e interpretación de los registros contables nos permite conocer la verdadera situación económica y financiera de la empresa teniendo como objetivo una mejor toma de decisiones.

1.2 Historia De La Contabilidad En los inicios de la civilización lo primero que permitió a los hombres una relación de tipo económica fue el trueque. Los estrechos marcos de la propiedad colectiva y la distribución igualitaria de los productos del trabajo comenzaron a frenar el desarrollo de las nuevas fuerzas de la producción. Al perfeccionarse los instrumentos de producción y crecer la productividad del trabajo se da paso a la economía individual que resulta ser más productiva dando de esa forma inicio a la propiedad privada. A medida que pasa el tiempo en la época esclavista el intercambio se convierte en una operación cada vez más usual, haciendo posible la aparición de la Mercancía, producto que se destina al cambio o a la venta en el mercado, es entonces que aparece en dinero como mercancía Universal que actúa como intermediaria en las operaciones de cambio. Las operaciones mercantiles se hacen cada vez más intensas y el patrimonio de los negociantes más grandes conforme pasa el tiempo, es entonces que se hacía necesario que las operaciones de intercambio se registren en lugares de confiarlos en la memoria. Tan es así que los babilónicos emplearon tablillas, los egipcios y los fenicios el papiro ante la necesidad de asentar sus operaciones. En Egipto los escribas eran los encargados de anotar los hechos de la vida doméstica de los faraones así como las entradas y los gastos del soberano. Los griegos al igual que los romanos tuvieron mejor idea sobre la contabilidad registrando sus compras y ventas obligadas por ley. Los libros más conocidos que emplearon los romanos fueron el PATRIMONIUS (donde se anotaba detenidamente el patrimonio y sus modificaciones refiriéndose este último al inventario que hoy conocemos); el KALENDARIUM (libro de vencimientos), los cuales eran presentados ante el CENSUS para su verificación y análisis. A partir del siglo XIV resurge el Comercio en las costas del Mediterráneo, lo cual da motivo a la modificación de la técnica contable como es el empleo dela partida doble inventada en 1494 por el italiano Lucas Pacioli y que consistía en registrar doble o simultáneamente lo que entra o sale de la Empresa comenzando de esta forma la revolución de la Contabilidad acorde con el adelanto administrativo Comercial de la época. A partir del siglo XVII comienza la asociación de comerciantes en sociedades mercantiles, siendo las colectivas

las de mayor significación. En Italia se va perfeccionando la partida doble cada vez mejor conforme avanza el proceso de industrialización, pasando luego a los países Latinoamericanos a comienzos del siglo XX siendo Brasil, Argentina y México los que mejor aprovecharon de esta coyuntura por su adelanto científico industrial. En el Perú la Contabilidad tiene procedencia e importancia a partir de 1920 en que surgen las primeras industrias asociadas y el ingreso fiscal vía los impuestos es cada vez más creciente. La Contabilidad se basaba en un registro tradicional sin que exista una clasificación adecuada de las cuentas, por ello a partir de 1972 se crea el plan de cuentas general que representa el esqueleto o armazón de todo el sistema contable basándose en los principios científicos y técnicos de la contabilidad. En el año 1984 se revisa el Plan de Cuentas anterior modificándose y aumentando algunas cuentas. A este se le denomino como el Plan Contable General Revisado siendo emplazado por el nuevo Plan Contable General Empresarial mediante resolución N° 041-2008/EF94 del 23 de octubre 2008 el cual es de aplicación obligatoria a partir del 01 de ENERO del 2011.

1.3 Objetivo De La Contabilidad Walter Zans en su libro denominado “Contabilidad Básica I” indica: Naturalmente como toda rama de la actividad humana, La Contabilidad tiene objetivos, se puede resumir en tres: a) Registrar todas las operaciones realizadas. Esto significa que si dejamos una venta o un gasto sin registrar, estaremos restando veracidad a la información que la Contabilidad produce. Ninguna operación debe quedar sin registrar ¡no sea flojo o floja, registre todo! b) Conocer todos los derechos adquisitivos y todas las obligaciones contraídas, como consecuencia de las operaciones realizadas. Cuando efectuamos operaciones, recibimos bienes (mercaderías, muebles para nuestras oficinas o locales, etc), y derechos (cuentas por cobrar), así como también aparecen obligaciones (deudas) que debemos pagar. La

Contabilidad nos permitirá conocer en todo momento lo que tenemos, lo que nos deben y lo que debemos. c) Conocer y explicar los resultados obtenidos y las situaciones específicas. Podremos saber en cualquier momento (especialmente al final de cada año), cual es la situación económica y financiera de la Empresa y cuál es el resultado (ganancia o pérdida) obtenido en el último proceso o ejercicio económico, que usualmente es de un año. E Zeballos Z. en la 10ª ed. De su libro “Contabilidad General” define que, El objeto principal de la contabilidad es informar a los que dirigen la Empresa el activo, pasivo y capital de la misma, así como la información y análisis pertinentes de las operaciones mercantiles. La Contabilidad permite el análisis de los acontecimientos que tiene lugar diariamente en un negocio. La medición de los activos, pasivos y los cambios ocurridos en los mismos darán como resultado acciones de orden administrativo los cuales se adecuan buscando el mejor logro de los objetivos propuestos en la empresa. Las funciones como: registrar, analizar, clasificar y reunir las actividades comerciales permitirán cumplir de forma adecuada con el objeto de la contabilidad. El objetivo de la Contabilidad es proporcionar información de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa u organización; de

forma

continua,

ordenada

sistemática,

sobre

la

marcha

y/o

desenvolvimiento de la misma, con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar CUENTA Y RAZON del movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer sus resultados, para una acertada toma de decisiones.

1.4 Principios De La Contabilidad Los principios de la Contabilidad generalmente aceptados (PCGA), son un conjunto de reglas generales y normas que sirven de guía para la aplicación contable, frente a las operaciones financieras de una entidad, formulando criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos. Los PCGA

constituyen parámetros

para que la confesión de los estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes de técnica contable.

Erc L. Kohler en su obra “Diccionario para contador” define a los principios de contabilidad como “cuerpo de doctrina asociado con la contabilidad que sirve de explicación de las actividades corrientes o actuales y como guía en la selección de convencionalismos o procedimientos”. Los PCGA, se encuentran aprobados por la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad efectuada en Mar de La Plata – Argentina en el año 1965; es por ello que estos principios se consideran normas de aplicación en el procedimiento contable en una identidad. El plan Contable General revisado reconoce a los PCGA que se exponen a continuación, los mismos que son fundamentales y básicos para el adecuado cumplimiento de los fines de la contabilidad.

1. Equidad 2. Partida Doble 3. Ente 4. Bienes Económicos 5. Moneda común denominador 6. Empresa en marcha 7. Valuación en marcha 8. Periodo 9. Devengado 10. Objetividad 11. Realización 12. Prudencia 13. Uniformidad

14. Significado o importancia relativa 15. Exposición a) EQUIDAD.- Es el periodo fundamental que debe orientar la acción del profesional contable en todo momento y se anuncia así: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad puesto que los que sirven de, o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que los intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende de tal modo que reflejen, con equidad, los distintos intereses en juego en una partida dada. b) PARTIDA DOBLE.- Los hechos económicos y jurídicos de la empresa se expresan en forma cabal aplicando sistemas contables que registran los dos aspectos de cada acontecimiento, cambios en el activo y el pasivo (participaciones) que dan lugar a la ecuación contable. El principio de la partida doble o dualidad es la base del método contable “A toda partida registrada en el DEBE le corresponde otra partida registrada en el HABER” o “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”. Esta duplicidad presenta siempre una igualdad entre las sumas que figuran en el debe y el haber, lo que permite la comprobación de la igualdad de las registraciones. Mediante la partida doble se registra los cambios en el activo (aplicación de fondos) y capital. El activo es cualquier derecho o bien que se posee y que tiene un valor monetario. El pasivo es la suma que se le adeuda a terceros, es el derecho de los acreedores, excluyendo al propietario(s) del negocio. La suma que este último ha invertido se denomina capital. Los tres elementos mencionados están unidos por una relación fundamental, producto de la suma de transacciones registradas sobre la base de la partida doble denominada ecuación contable, la que expresa el equilibrio entre las partes como: En la partida doble cada transacción tiene un elemento de débito (o cargo) y otro de crédito (o abono) por igual suma monetaria, toda operación que registra la contabilidad afecta por lo menos a dos partes.

c) ENTE.- Los estados financieros se refieren siempre a un ente, donde el elemento subjetivo o el propietario es considerado como tercero. El concepto d ente es distinto del de persona, ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad. d) BIENES ECONOMICOS.- Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptibles a ser valuados en términos monetarios. e) MONEDA COMUN DENOMINADOR.- Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión, que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad. Generalmente como común denominador, la moneda que tiene curso legal en el país en que funciona el ente. En el Perú, de conformidad con dispositivos legales, la contabilidad se lleva en moneda nacional. f) EMPRESA EN MARCHA.- Salvo indicación expresa en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una “empresa en marcha”, considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyección. g) VALUACION AL COSTO.- El valor de costo -adquisición o producciónconstituye el criterio principal y básico de evaluación, que condicione la formulación de los estados financieros llamados de situación, en correspondencia también con el concepto de “empresa en marcha” razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio. Esta afirmación no significa desconocer la existencia y precedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el costo –adquisición o producción- como concepto básico de valuación. Por otra parte, las fluctuaciones de valor de la moneda común denominador, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias

de los costos de determinados bienes, no constituyen asimismo alteraciones al principio expresado, sino que, en sustancia, constituyen simples ajustes a la expresión numérica de los respectivos costos. h) PERIODO.- En la “empresa en marcha” es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros El lapso que media entre una fecha y otra se llama periodo, para los efectos del Plan Contable General, este periodo es de doce meses y recibe el nombre de ejercicio. i)

DEVENGADO.- Las variaciones patrimoniales que se deben considerar para establecer el resultado económico son las que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se han cobrado o pagado durante dicho periodo.

j)

OBJETIVIDAD.- Los cambios en el activo, pasivo en la expresión contable del patrimonio neto, se deben reconocer formalmente en los registros contables, tan pronto sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en términos monetarios.

k) REALIZACIÓN.- Los resultados económicos solo se deben computar cuando sean realizados, ósea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Se debe establecer como carácter general que el concepto “realizado”, participa el concepto “devengado”. l)

PRUDENCIA.- Significa que cuando se deja elegir entre dos valores para un elemento del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la participación del propietario sea menor, Este principio general se puede expresar también diciendo “Contabilizar todas las perdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado”.

La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación financiera del resultado de las operaciones. m) UNIFORMIDAD.- Los principios generales cuando fueren aplicables y las normas particulares –principio de valuación- utilizados para formular los estados

financieros

de

un

determinado

ente

deben

aplicados

uniformemente de un ejercicio a otro. Se debe señalar por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares- principios de valuación. Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares –principios de valuación- que las circunstancias aconsejen sean modificados. n) SIGNIFICACION O IMORTANCIA RELATIVA.- Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y normas particulares se debe necesariamente actuar con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe un línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significativo, consecuentemente se debe aplicar el mejor criterio para resolver lo que corresponde en cada caso de acuerdo a las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en el activo, pasivo, patrimonio o en el resultado de las operaciones. o) EXPOSICIÓN.- Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.

1.5 CARACTERISTICAS DE LA CONTABILIDAD

Todo usuario de la Contabilidad tiene la obligación de entender el negocio y de querer estudiar la información de manera que al tomar decisiones económicas pueda encontrarle sentido. Por lo tanto toda información contable debe tener ciertas cualidades y si una de ellas falta la información, o es tergiversada no será útil, según E Zeballos Z. en la 10ª ed. De su libro “Contabilidad General” caracteriza de la siguiente manera: a) PRECISION.- Toda información contable debe ser presentada en el momento que se requiera con datos ciertos y exactos para ello se requiere de ciertas características. 

Oportunidad.- Si los proveedores de la información la presenta con retraso pueda que esta no tenga valor alguno



Predicción.- Toda información debe ser evaluada a fin de tomar decisiones que puedan predecir el futuro y periodicidad con que deben de ocurrir los flujos de efectivo.



Retroalimentación.- Una vez tomada la decisión esta se puede comparar con la información contable a fin de ir constantemente alimentándola en sus propósitos y objetivos a cumplir. Ejemplo evaluar constantemente el desarrollo de una inversión.

b) CONFIABILIDAD.- A fin de que toda información sea confiable se deben tener en cuenta las siguientes cualidades: 

VERAZ.- La información debe ser verdadera, verificable por cualquier persona que lo requiera.



EXACTA.- La información contable debe tener relación entre lo que se dice y lo que sucedió, ambas deben coincidir en cuanto a valores se refiere.



NEUTRO.- A fin de que la información sea útil, deben contener todos los datos necesarios, no pueden existir sesgos es decir no se puede suprimir información.

CAPITULO II LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA Y SUS USUARIOS 2.1 CONCEPTO DE EMPRESA Desde tiempos muy remotos comenzó la diferenciación Social del Trabajo dando lugar a la existencia de organizaciones económicas que tenían como fin la producción y prestación de bienes y servicios a ellas se les ha venido en llamar empresas. Desde el punto de vista económico administrativo Erly Zevallos dice que: “Son unidades de producción comercialización y/o servicios que con el concurso de tres elementos: Capital trabajo y bienes tienen como objetivo obtener ganancias o lucro mediante la satisfacción de necesidades.” (Zeballos E.)

2.2 LA EMPRESA EN NUESTRO PAÍS La empresa en nuestro país, es una Unidad Económica constituida por una Persona Natural o Jurídica, bajo cualquier forma de organización o gestión empresarial contemplada en la Ley General de Sociedades, Que tiene como objeto desarrollar actividades de extracción, transformación, producción comercialización de bienes o prestación de servicios.

“La empresa es una entidad económicamente, constituida legalmente con la finalidad de llevar a cabo negocios, proyectos de gran importancia

o una actividad económica de cualquier índole” ( flores Jaime)

Por lo expuesto la operatividad de una empresa en nuestro país es muy importante porque se constituye

un mecanismo, por el cual, se ofrecen

productos o servicios al mercado.

2.3 CLASIFICACION DE EMPRESAS MERCANTILES( flores)

2.3.1 EMPRESAS INDIVIDUALES

a) Empresa Unipersonal Es una empresa cuyo propietario es una persona natural y que para su funcionamiento, no requiere estar inscrito en Registros Público

b) Empresa Individual De Responsabilidad Limitada (E.I.R.L.) Es una Persona Jurídica de derecho privado, constituida por voluntad unipersonal con patrimonio propio distinto al de su titular. La inscripción es la formalidad que otorga personalidad jurídica a la empresa, considerándose el momento de la inscripción como el inicio de las operaciones.

2.3.2 EMPRESAS SOCIETARIAS

Son aquellas que están constituidas de acuerdo a La Ley General de Sociedades (Ley N° 26887), podemos decir que: Sociedad: “Es el conjunto de personas que convienen en aportar bienes o servicios para el ejercicio en común de una actividad económica en cualquiera de las formas reguladas por la presente ley. La Sociedad se constituye para un fin licito y en beneficio común de los socios.”

Zeballos)

a) Sociedades Anónimas (S.A) El capital aportado por los socios está representado por acciones normativas expresadas en una Escritura Pública El cual contiene el

Pacto Social y el Estatuto. Dicho aporte puede ser en dinero o en especies ya que el único modo de dar el contenido patrimonial es la existencia del capital.

Existen dos formas especiales de sociedad; 

Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.) Cuando tiene no más de veinte accionistas y no tiene acciones inscritas en el Registro Público del Mercado de Valores.



Sociedad Anónima Abierta (S.A.C.) Cuando las Accione s están inscritas en el Registro Público del Mercado de Valores y/o tener más de setecientos cincuenta accionistas.

b) Sociedades Colectivas(S.C.) En la sociedad colectiva todos los socios responden en forma solidaria e ilimitada por las obligaciones sociales.

c) Sociedad en Comandita (S. en C.) En las sociedades en comandita, los socios colectivos responden solidaria e ilimitadamente por las obligaciones sociales, en tanto que los socios comanditarios responden solo hasta la parte del capital que se hayan comprometido aportar.

d) Sociedad

Comercial

de

Responsabilidad

Limitada

(S.R.L.) El capital social está

dividido en participaciones iguales,

acumulables e indivisibles, que no pueden ser incorporadas en títulos de valores, ni denominarse acciones.

e) Sociedades Civiles (S. Civil) Se constituye para un fin común de carácter económico que se realiza mediante el ejercicio personal de una profesión, oficio, pericia, practica u otro tipo de actividades personales por alguno algunos o todos los socios.

2.4 ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE UNA EMPRESA

Toda empresa cualquiera que sea la forma de Organización Jurídica Empresarial que opte debe tener una adecuada y básica organización para el mejor desarrollo mercantil o de servicios. Conforme va creciendo la empresa económicamente y financieramente se van adecuando nuevos departamentos u oficinas de organización administrativa.

Los organismos administrativos con que toda empresa debe contar, sea cual fuere el volumen de operación, son los siguientes. 

Órgano Decisorio o junta general de accionistas



Órgano Ejecutivo o Gerencia General



Órgano de Control o Departamento de Auditoria



Órgano de Asesoramiento Legal o Contable



Órgano de apoyo departamento de Producción, Compras y Ventas.



Departamento de Créditos y Cobranzas



Departamento de personas

Todos los organismos se relacionan, entre sí, ya que se combinan hombres, instalaciones medios para tratar de lograr un objetivo deseado; como ejemplo ponemos un organigrama de una empresa en el grafico N°…) Mediante la organización científica del trabajo sustentado en la división del mismo, el cual consiste en asignar tareas y responsabilidades.

2.5 USUARIOS DE LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA

En términos generales se dividen en tres categorías; la primera los gerentes internos que utilizan la información para la planeación a corto plazo y el control de operaciones rutinarias; los Gerentes internos que utilizan la información para tomar decisiones no rutinarias, para formular políticas gerenciales y planes a largo plazo; y por último los participantes externos como inversionistas y autoridades gubernamentales, que utilizan la información para tomar decisiones acerca de la empresa.

Tanto los participantes externos como internos tienen una información contable distinta. La contabilidad administrativa es el proceso de identificar medir acumular analizar preparar interpretar y comunicar información que ayude a los administradores a cumplir los objetivos de la organización. La contabilidad financiera se refiere a la información contable desarrollada para el uso de participantes externos, como accionistas proveedores, bancos y entidades gubernamentales.

2.6 DINÁMICA CONTABLE

El patrimonio de la empresa está continuamente en movimiento: se vende, se compra, se pagan y se cobran facturas, se originan gastos, se producen ingresos... Toda esta dinámica deberá registrarse puntualmente, día a día, si se desea representar en cualquier momento la situación patrimonial y financiera, así como los resultados obtenidos. La contabilidad, como ciencia, nos enseña a registrar los hechos económicos que modifican el patrimonio, la situación financiera y los resultados.

2.6.1 LA CUENTA Es la representación de distintos valores que invierten en la formación de una empresa los cuales están reconocidos bajo un nombre y un código. Representa un conjunto de valores, bienes y de servicios o resultados de un mismo orden. Mediante las cuentas podemos conocer en cada momento las modificaciones que las operaciones económicas o sociales introducen en el valor de las riquezas que poseen o administra la empresa.

2.6.2 DINÁMICA DE LA CUENTA Toda cuenta significa la anotación de valores monetarios que una empresa o persona realiza de lo que entrega o confía a otras y de todo lo que recibe de ellas, de tal manera que comparando lo entregado y recibido se puede determinar aquello que se debe reclamar y la que se debe pagar.

Entones todo movimiento de be estar registrado en una cuenta según corresponda, para ello debemos hacer el uso del rayado de la cuenta cuya forma más usual se asemeja a una letra T.( como se muestra en el grafico n°…) La sección de la parte izquierda se llama debe y la sección de la parte derecha se llama haber.

CAPITULO III INFORMACIÓN CONTABLE LA BASE PARA LA TOMA DE DESICIONES 3.1.-LIBROS Y REGISTROS CONTABLES. Para la actividad contable no existe prescripciones contables respecto de los libros que se debe mantener, excepto por algunas referencias en el código de comercio, aunque se desprende su necesidad, en tanto la información requiere ser acumulada para su posterior presentación, en tanto facilita los propios procesos de preparación de información financiera y de control. Visto de manera inversa, los registros contables a partir de los cuales se prepara información financiera deben ser preparados de acuerdo con el modelo contable que requiere ser aplicado (Chapi) Los libros contables son registros especiales en donde se anotan las transacciones o hechos económicos que realiza la empresa en un periodo contable.

Son

importantes

porque

guardan

permanentemente

la

información

concerniente a las operaciones mercantiles que realiza un negocio en uno o varios periodos contables. Los libros y registros contables son libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en las cuales se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. El código de comercio establece que todo negocio sea PN o PJ deberá llevar necesariamente los libros principales y auxiliares obligatorio. Asimismo, podrá llevar todos aquellos que estimen conveniente de acuerdo al sistema de contabilidad que adopten. (zeballos)

3.1.1. Base legal 

código de comercio (año1,902)



TUO

del

código

tributario

(D.S.

135-99-EF)

modificatorias 

Art.62° num.16; Art.87°num.4;Art.87°num .7:Art.175°



R. S. N° 234-2006/SUNAT y modificatorias



R. S. N. °286-2009/ SUNAT (libros electrónicos)



ley N° 24680: Ley del sistema nacional de contabilidad



D. Ley n° 26002: Ley del notario



ley 26887: ley general de sociedades.



ley de la EIRL. ley N°21621

y

3.2. Clasificación de libros y registros contables. 3.2.1.-Libros principales Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

a) Libro De Inventario Y Balance Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permita conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todo estos rubros, de acuerdo con las normas legales. En estos libros se registran en primer lugar el inventario y luego se registra el balance general correspondiente (GIRALDO).

b) Libros Diarios Es un libro principal, denominado también “diario columnario”, en el se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor. (GIRALDO)

c) Libro Mayor Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliarse. (GIRALDO).

3.2.2. Libros Auxiliares

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. Sin perjuicio de los libros y registros auxiliares exigidos por la norma a llevar de manera obligatoria. (GIRALDO).

a) Auxiliares Obligatorios:  Libro de caja y bancos  Libro planilla  Registro de compras  Registro de ventas  Registro de activos fijos (solo si cuenta con activo fijos)

b) Auxiliares no obligatorios  Registro de cuentas por cobrar y registro de cuentas por pagar.  Registro de letras, y otros.

3.2.3. Libros y registros vinculados a asuntos tributarios los libros

y registros vinculados a asuntos tributarios

se regulan

mediante

resolución de superintendencia N°234-2006/SUNAT

y

normas modificatorias , los cuales tienen un interés fiscal, toda vez que la administración tributaria ha regulado el llevado de los libros y registros a sus intereses(GIRALDO).

3.3.- Balance General Es uno de los elementos básicos de la información porque indica lo que posee y debe el negocio en un determinado periodo de tiempo. Pone de manifiesto el estado financiero que muestra razonable el activo, pasivo y

patrimonio de una entidad económica. Se le conoce también con el nombre de estado financiero.

El balance general refleja los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio, en otras palabras nos muestra lo que el negocio vale en función de los bienes y derechos que posee, las obligaciones que debe y la inversión de los dueños en la empresa. Se le denomina también estado de situación financiera. (ZEBALLOS)

3.4.1. El activo “Son los bienes y derechos de propiedad de un negocio capaces de generar ingresos en el futuro.(ZEBALLOS) 3.4.1.1. Activo Disponible y Exigible Llamado también elemento 1, incluye las cuentas de la 10 hasta la 1, comprenden los fondos en caja y en instituciones financieras, y las cuentas por cobrar. 3.4.1.2. Activo Realizable Llamado también elemento 2, comprende las cuentas de la 20 hasta la 29, estas se refien a los bienes y servicios acumulados de propiedad de la Empresa, cuyo destino es la venta, los manufacturados, son los recurson naturales y los productos biológicos, asi como las existencias de servicios, cuyo ngreso asociado aun no se devenga. 3.4.1.3. Activo Inmovilizado Lamado también elemento 3, Incluye las cuentas de la 30 hasta la39. Comprende: las inversiones moviliarias e inmobiliarias; los inmuebles, la maquinaria y equipo; los activos biológicos; los intangibles y los otros activos pero noson de realización en corto plazo.

3.4.2. El pasivo

“Son deudas que e tiene una empresa con terceros (como puede serlos acreedores). Representa la parte de los activos (recursos) que ha sido financiado por terceros. ” .(ZEBALLOS) Agrupa las cuentas de la 40 hasta la 49, incluye todas las obligaciones presentes, que resultan de hechos pasados, respecto de las cuales se espera que fluyan recursos económicos que incorporan beneficios económicos, fuera de la empresa.

3.4.3. El patrimonio Agrupa las cuentas del 50 hasta la 59, las transacciones patrimoniales provienen de apirtes efectuados por accionistas o participes, de los resultados genrados por la entidad y de las actuaizaciones de valor. Todas ellas modifican elpatrimonio neto en su conjunto. “Está conformado por el aporte que realizan los socios o dueños a la empresa, así como también la utilidad que genera la empresa en su actividad económica realizada en un tiempo dado. Es decir que son todos los bienes y derechos que tiene la empresa como producto del aporte de los dueños” .(ZEBALLOS)

3.4 Suministro de Información (EE.FF) Estados Financieros ¿Cómo anda la salud financiera de tu empresa? ¿De dónde vienen sus ingresos y dónde gasta su dinero? ¿Qué utilidad está logrando? ¿De dónde viene su flujo de caja y a dónde va? Toda empresa responden a estas preguntas en los documentos conocidos como estados financieros: El estado de resultados, el balance y el estado de flujo de caja estos estados siguen el mismo formato general en todas las empresas. Sin embargo, dependiendo de la naturaleza del negocio de la firma, algunas partidas pueden variar. Aun así son lo suficientemente similares para comparar el desempeño de una u otra empresa. La razón de estas similitudes es que los contadores deben atenerse a los PCGA (Principios de contabilidad Generalmente Aceptados).

Las empresas usan la contabilidad en valores devengados quiere decir: Toda operación se registra se cobre o no, se page o no en el tiempo en que se real que se realizó. Harvard

3.4.1 ¿Qué son los estados financieros? Es un conjunto de resúmenes que incluye recibos, cifras y clasificaciones en los que se refleja la historia de los negocios desde que se inicia el negocio hasta el último día de funcionamiento. Es decir, los estados financieros muestran la posición financiera y los resultados de las operaciones que todo negocio realiza hasta el final del periodo contable anual o por un periodo más corto. Zeballos

3.4.2 Otras denominaciones de los estados Financieros Básicos a. Estado de situación financiera: o Balance General o estado de Activos y Pasivos (o de Recursos y Obligaciones). b. Estado de resultados financieros: o Estados de rendimiento Financiero o estado de ingresos y Gastos (o Estado de Rentas y Gastos) o estados de Ganancias y Pérdidas c. Las Notas a los estados financieros pueden incluir conceptos tales como anexos o cédulas. Institi

3.4.3 ¿Cuáles son los objetivos básicos de

los Estados

Financieros? La contabilidad se justifica en cuanto sirve como un sistema de información que sea útil para la toma de decisiones. Así tenemos que los objetivos se basan en que:

A. Los estados financieros sirven de fuente de información a todas aquellas personas que están interesadas en las actividades económicas de la empresa

B. . Los Estados Financieros proporcionan información útil a los inversionistas que les permitan predecir, comparar y evaluar las inversiones aportadas por el dueño o dueños C. . Presentan un estado de Utilidades. D. Nos da a conocer Los bienes, Derechos y obligaciones que posee, así como los ingresos y gastos que realiza en un periodo contable. zeballos

1. Objetivo general Los estados financieros constituyen información estructurada de la situación financiera y de las operaciones efectuadas por una entidad. Objetivos de los estados financieros de uso general proporcionar información sobre: 

la situación financiera: Activo, Pasivo y patrimonio neto



Los resultados Financieros: Ingresos, Costos y Gastos



Los Flujos de efectivos: Flujos de efectivo por actividades

2. Objetivos específicos Los objetivos específicos de la información financiera de uso general

del

sector

público

consisten

en

suministrar

información útil para la toma de decisiones y para constituirse como un medio para demostrar en una rendición de cuentas el grado de responsabilidad de la entidad frente a los recursos que le son confiados. Sirviendo para: 

Suministrar información respecto de las fuentes, asignación y usos de recursos financieros



Suministrar información de cómo la entidad financió sus actividades y cubrió sus necesidades de efectivo.



Suministrar información útil para evaluar la capacidad de la entidad para financiar sus actividades y para satisfacer sus obligaciones y compromisos



Suministrar información acerca de las condiciones financieras de la entidad y sus variaciones



Suministrar información acumulada útil para evaluar el rendimiento de la entidad en función de costo de servicio, eficiencia y logros. Insti

3.4.4 Como

se

satisfacen

los

Objetivos

de

los

estados

Financieros de Uso General. Para satisfacer estos objetivos, los párrafos 15 y 16 de la NIC SP I señala que los estados financieros suministran información respecto de una entidad sobre: a) Activos b) Pasivos c) Activo neto/ Patrimonio d) Ingresos e) Gastos f)

Flujo de efectivo

Es improbable que se alcancen que se alcancen todos ellos. Esto es particularmente posible en entidades cuyo objetivo primigenio pueda que no sea producir utilidades. Ya que los gerentes, por lo general, se responsabilizan de los servicios que prestan y de los objetivos

financieros que se logran. La información suplementaria. Incluyendo los estados no financieros. Puede presentarse paralelamente a los estados financieros. Instituto

3.4.5 ¿Son importantes los Estados Financieros? Son importantes, porque se preparan o formulan para llenar requisitos especiales ya sea para obtener préstamos a corto o largo plazo, determinar los impuestos relativos a la renta, presentar la información adecuada a las autoridades fiscales o directivos, etc. Zeballos

3.5 Estados Financieros de uso General Se considera Estados Financieros de uso general, a aquellos que son emitidos para usuarios Que no están en capacidad de acceder a información financiera que cubra su s necesidades específicas de información. Ejemplos de este tipo de usuarios son los ciudadanos en general, los electores y sus representantes y otros elementos del público. El término “estados financieros” utilizado en el presente prefacio y aplicado en las normas, se refiere a todos los enunciados y material explicativo que pueda interpretarse como

parte de los estados

Financieros. 

Cuando se preparan estados financieros sobre la base del método contable de lo devengado, los estados resultantes son: a) El estado de situación financiera b) El estado de resultados financieros c) El estado de flujos de efectivo d) El estado de cambios en el activo neto / patrimonio



Cuando se preparan los estados financieros sobre la base del método contable de lo percibido, el estado financiero básico resultante es el estado de flujos de efectivo.

Las NIC –

SP se aplican a los estados financieros de uso general, las entidades

del sector público, excepto empresas Públicas.

Institu

3.5.1 Rol de los Estados Financieros de uso General Los Estados Financieros de Uso General también pueden tener roles predictivos o prospectivos, proporcionando información útil para predecir el nivel de recursos necesarios para las operaciones continuas, los recursos que estas operaciones pueden producir y sus correspondientes riesgos e incertidumbres asociadas. En el párrafo 14 de la NIC SP I se indica que la información Financiera también puede servir a los usuarios para: a. Indicar si los recursos son conseguidos y aplicados de acuerdo con el presupuesto legalmente adoptado b. Indicar si los recursos se consiguieron y emplearon de conformidad

con

requisitos

legales

y

contractuales,

incluyendo las restricciones financieras establecidas por las autoridades legales competentes.

3.5.2 Tipos de estados financieros a) El estado de situación financiera: Es el informe contable que establece la situación financiera de la entidad a una fecha determinada, se presenta por sus elementos de activo, pasivo y patrimonio neto. Insti El balance brinda una descripción de cuanto y dónde ha invertido la empresa (sus activos), desglosado en cuanto de este dinero proviene de los acreedores (pasivos) y cuanto proviene de los accionistas (capital). Además, el balance le da una idea de cuán eficientemente su empresa está utilizando sus activos y que tan bien está administrando sus pasivos.Los Balances son muy útiles cuando se compara con la información del año anterior. Harvard

b) El estado de resultados financieros o Estado de pérdidas y ganancias:

Es el informe

contable que muestra los ingresos, costos y gastos y los resultados

financieros

de

un

periodo.

Recoge las pérdidas y ganancias que se producen en un negocio como consecuencia de realizar diversas operaciones de ingreso y gastos efectuados en un periodo de tiempo determinado. Zeballos El estado de Resultados le dice si la compañía está generando utilidades; es decir, si tiene ingresos netos positivos. Por ello el Estado de resultados también se llama Estado de pérdidas y ganancias. Muestra la rentabilidad de una

empresa

en

un

periodo

específico

de

tiempo

normalmente mensual, trimestral y anual.Harvard

c) El estado de flujos de efectivo: El Estado de flujo de efectivo es un informe contable que es útil para promover a los usuarios de los estados financieros una base que les permita evaluar la capacidad de la entidad para generar efectivo y equivalentes de efectivo y evaluar la necesidad de la entidad para evaluar estos flujos. La NIC SP 2 establece los requerimientos para la presentación del estado de flujos de efectivo y las correspondientes relaciones. Intitu Un estado de flujo de caja le da un vistazo a la cuenta corriente de la empresa. Al igual que un estado de cuenta bancario, le muestra cuanto era el efectivo en caja al comienzo del periodo. Por ende, describe la forma en que la empresa gastó su efectivo. Harvard

d) El estado de cambios en el activo neto / patrimonio: Es uno de los estados financieros según el art. 28° del capítulo V del Reglamento de Información Financiera – CONASEV. ESTE Estado financiero Muestras las variaciones ocurridas en las distintas cuentas patrimoniales, Como el capital. Capital adicional, acciones de inversión, excedente de revaluación,

reservas y resultados acumulados durante un periodo determinado Demetrio Giraldo jara diccionario

Los dueños y gerentes de negocios necesitan tener información financiera actualizada para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones. La información financiera de un negocio se encuentra registrada en las cuentas del mayor. Sin embargo, las transacciones que ocurren durante el período fiscal alteran los saldos de estas cuentas. Los cambios deben reportarse periódicamente en los estados financieros.

La

contabilidad es una disciplina del conocimiento humano que permite preparar

información

económica.

Esta

de

carácter

información

general

sobre

es mostrada por

la

entidad

los

estados

financieros. La expresión "estados financieros" comprende: Balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (EFE), notas, otros estados y material explicativo, que se identifica como parte de los estados financieros. Monogra

CAPITULO IV IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN LA TOMA DE DESICIONES DE UNA EMPRESA

4.1 Sistema de Información Contable El sistema de información contable es un conjunto de procesos sistémicos interrelacionados por medio del cual se desarrollan actividades especiales que requiere la concurrencia de personas, recursos y conocimientos con la función de manejar la información que generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar información de carácter contable-financiero que sea confiable y útil de manera que los responsables de la administración la dispongan oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones. Debido a los constantes cambios que se producen en el medio ambiente de los negocios

y la cada vez más exigente competencia, la información se ha convertido en una de los requisitos más importantes para la empresa moderna. Quienes obtengan información de manera más rápida y más confiable, podrán tomar las decisiones más correctas para el crecimiento de su empresa. (Delgadillo Diego. El Sistema de Información Contable. [Libro en Internet]. México 1978 Editorial Diana.[Acceso 13 de setiembre de 2013]. Disponible en: www.uaovirtual.edu.co) 

Según expresa Laudon en su libro, “los sistemas de información proporcionan la solución más importante a los retos y problemas que surgen del medio ambiente de negocios, (Laudon, Kenneth C. y Laudon, Jane P.; “Administración de los Sistemas de Información”; Ediciones Prentice Hall Hispanoamericana S.A., México, 1996.)



Según Alcarrie J. en su libro: Un sistema contable consiste en el conjunto de métodos, procedimientos y recursos materiales y humanos que una entidad utiliza para llevar a cabo el registro de sus actividades económicas y para poder elaborar información, detallada o sintetizada, de manera que sea útil a aquellos que tienen que tomar decisiones. (Alcarrie J. Contabilidad Financiera. [Monografía en línea]. Mexico. Publicacions de la Universitat Jaume. 2009; [acceso 20 de setiembre de 2013]. Disponible en:http://www.uji.es/bin/publ/edicions/contafc.pdf

4.1.1 Objetivos del sistema Contable El objetivo de la contabilidad y de la información contable es suministrar información útil para tomar decisiones de carácter económico. Para cumplir este objetivo es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos: los usuarios generales y particulares de la información, los usos posibles que se le dé a la información contable, y la comunidad que se ve afectada de alguna manera por la gestión y operación de la empresa. Igualmente se deben tener en cuenta los atributos que debe tener la información contable, es decir, los requisitos de calidad como producto que es, es decir, su pertinencia, relevancia, confiabilidad y en fin su grado de utilidad y razonabilidad

e integridad.(Churchman West, El enfoque de Sistemas. Editorial Diana. México; 1978.)

4.1.2 Tipos de Información Contable. 4.1.2.1 Contabilidad Financiera Se refiere a la información que describe los recursos, las obligaciones y las actividades financieras de una entidad económica (bien se una organización o un individuo). La información contable financiera esta diseñada principalmente para ayudar a los inversionistas y a los acreedores a donde situar los recursos de inversión. Esas decisiones son importantes para la sociedad, ya que determinan que compañías e industrias

recibirán

los recursos financieros necesarios para el crecimiento y cuáles no. La información contable financiera se utiliza para tantos propósitos diferentes que con frecuencia se le conoce como información contable de propósito general. 4.1.2.2 Contabilidad de Gerencia La contabilidad de Gerencia (o gerencial) comprende el desarrollo e interpretación de la información contable destinada específicamente a ayudad a la gerencia a manejar el negocio. Los gerentes utilizan esta información al fijar las metas generales de la empresa, al evaluar el desempeño, al decidir si

introducen una nueva línea de productos y al efectuar todo tipo de decisiones gerenciales. Los gerentes y empleados de una empresa necesitan constantemente esa información con el fin de manejar y controlar las operaciones diarias de los negocios a 4.1.2.3 Contabilidad Tributaria La preparación de la declaración de impuestos sobre la renta es campo especializado en la contabilidad. En gran medida, las declaraciones de impuestos están basadas en información contable financiera. Sin embargo con frecuencia, la información es ajustada o reorganizada

conforme a los requerimientos de

presentación de informes de impuestos sobre la renta. El aspecto de mayor desafío de la contabilidad tributaria no es la preparación de una declaración de impuestos sobre la renta, sino la planeación de los impuestos, es decir, anticipar los impuestos tributarios de las transacciones de tal forma que minimícenla carga del impuesto sobre al renta.(Burrows P. Paul C. Contabilidad para la Toma de Decisiones Contabilidad [monografía en Internet] *. Perú: Invesca; 2006 [Actualizado 29 de Diciembre de 1997, acceso 10 de setiembre de 2013.

4.1.3 El Proceso Contable El proceso contable puede sintetizarse en los siguientes pasos. 4.1.3.1 Captación de hechos contables. Un hecho contable es cualquier acontecimiento que tiene un efecto, en términos monetarios, sobre una unidad económica. La captación se realiza a través de documentación soporte de acontecimientos producidos o actividades realizadas (tickets,

recibos, facturas, nóminas, extractos bancarios, informes etc.). El sistema contable debe establecerse de forma que se tenga la seguridad de que se captan todos los hechos contables, que no existen acontecimientos que puedan escapar a la detección del sistema, puesto que ello producirá una deficiencia en la información tratada y elaborada. 4.1.3.2 Análisis y valoración de hechos contables. Consiste en el análisis de los hechos contables y la valoración de lo ocurrido teniendo en cuenta sus repercusiones sobre la unidad económica. Se trata de una fase crítica del proceso en la cual se requieren los conocimientos técnicos específicos que se exigen en la profesión contable. 4.1.3.3 Registro de hechos contables. Consistente en la anotación de los hechos contables en los instrumentos de registro adecuados. La fase de registro de hechos contables suele ser mecánica y repetitiva, una vez se ha analizado correctamente el hecho producido. A esta fase también se le denomina teneduría de libros y es la que, erróneamente, suele identificar más a la profesión contable. 4.1.3.4 Elaboración de información de síntesis. Consiste en la acumulación de la información registrada y la elaboración de informes de síntesis útiles para la toma de decisiones. Muchos informes se elaboran de forma rutinaria y están

actualmente

completamente

mecanizados

(las

aplicaciones informáticas de contabilidad incluyen los diseños con su estructura y contenido y se emiten de forma automática),

otros

por

el

contrario

precisan

de

una

elaboración específica.(Alcarrie J. Contabilidad Financiera. [Monografía en línea]. Mexico. Publicacions de la Universitat Jaume. 2009; [acceso 20 de setiembre de 2013]. Disponible en:http://www.uji.es/bin/publ/edicions/contafc.pdf

4.2 La Toma de Decisiones Uno de los campos de mayor trascendencia para el ser humano es el de la toma de decisiones, ya que debemos elegir (basándonos en actitudes o experiencias previas) entre varias alternativas aquella que nos parezca suficientemente racional. La organización es considerada como un sistema de decisiones, en donde la gente participa de forma consciente y racional, escogiendo y decidiendo entre alternativas más o menos racionales de aquellas que le son presentadas. (Toma de Decisiones [Página principal en Internet], Peru: El Prisma. [Actualizado 15 de diciembre de 2012; acceso 19 de setiembre de 2013].[Aproximadamente 2 pantallas]. Disponible en: http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/tomadedecisi ones/default.asp

4.2.3 Quienes toman decisiones en una empresa Las personas internas que toman decisiones son empleadas por la empresa. Ellas crean y utilizan la información no solamente para uso interno exclusivo dentro de la organización sino también con el propósito de compartir parte de ella con personas externas que toman decisiones. Cuadro N°1

Desde las categorías laborales cada empleado tiene metas y objetivos específicos diferentes que están diseñados para ayudar a la empresa a alcanzar sus estrategias globales. Cada uno toma sus decisiones en cada área en la que se encuentra. a) Decisiones estratégicas (o de planificación). Son decisiones adoptadas por decisores situados en elápice de la pirámide jerárquica o altos directivos. Estas decisiones se refieren principalmente a las relacionesentre la organización o empresa y su entorno. Son decisiones de una gran transcendencia puesto que definen losfines y objetivos generales que afectan a la totalidad de la organización; a su vez perfilan los planes a largoplazo para lograr esos objetivos. Son decisiones singulares a largo plazo y no repetitivas, por lo que lainformación es escasa y sus efectos son difícilmente reversibles; los errores en este tipo de decisiones puedencomprometer el desarrollo de la empresa y en determinados casos su supervivencia, por lo que requieren unalto grado de reflexión y juicio. Son decisiones estratégicas las relativas a dónde se deben localizar las plantas productivas, cuálesdeben ser los recursos de capital y qué clase de productos se deben fabricar. b.- Decisiones tácticas o de pilotaje. Son decisiones tomadas por directivos intermedios. Tratan deasignar eficientemente los recursos disponibles para alcanzar los objetivos fijados a nivel estratégico. Estasdecisiones pueden ser repetitivas y el grado de repetición

es

suficiente

para

confiar

en

precedentes.

Susconsecuencias suelen producirse en un plazo no largo de tiempo y son generalmente reversibles. Los errores noimplican sanciones muy fuertes a no ser que se vayan acumulando. Por

ejemplo decisiones relacionadas con ladisposición de planta, la distribución del presupuesto o la planificación de la producción. c.- Decisiones operativas, adoptadas por ejecutivos que se sitúan en el nivel más inferior. Son lasrelacionadas con las actividades corrientes de la empresa. El grado de repetitividad es elevado: se traducen amenudo en rutinas y procedimientos automáticos, por lo que la información necesaria es fácilmente disponible. Los errores se pueden corregir rápidamente ya que el plazo al que afecta es a corto y las sanciones sonmínimas. Por ejemplo la asignación de trabajos a trabajadores, determinar el inventario a mantener etc. Por tanto, vemos que existe una correspondencia entre el nivel de responsabilidad o nivel jerárquico alcual se toman los distintos tipos de decisiones enunciados y el nivel de dificultad de dichas decisiones.(La toma de Decisiones en la Empresa. Internet. [Acceso

10

de

setiembre

de

2013].

Disponible

en:

http://www4.ujaen.es/~cruiz/diplot-5.pdf

4.2.4 Tipos de Decisiones Las personas, empresas e instituciones usan la información contable para la toma de decisiones con relación a su patrimonio y sus actividades. Existen tres tipos de decisiones básicas que de una forma u otra realizan todas las unidades económicas: 4.2.2.1 Decisiones de financiación. Se trata de decisiones relacionadas con la obtención de fondos por parte de terceros. Los informes contables deben

proporcionar

la

información

necesaria

para

contestar a preguntas tales como: ¿debo pedir prestado o no?, ¿qué importe solicitar?, ¿a qué entidad financiera?, ¿qué modalidad de deuda es más adecuada?, ¿tengo capacidad para endeudarme?, ¿podré pagar los intereses

correspondientes

y

devolver

el

importe

principal

solicitado?, etc. 4.2.2.2 Decisiones de inversión. Se trata de decisiones relacionadas con la inversión de los

recursos financieros

disponibles.

Los

informes

contables deben proporcionar la información necesaria para contestar a preguntas tales como: ¿Es conveniente sustituir la maquinaria

actual por otra más eficiente?,

¿Debo ampliar el negocio adquiriendo más locales o fábricas?, ¿Si tengo fondos disponibles en qué empresa debo invertir?, ¿Qué empresa es más rentable?, ¿Qué empresa está menos endeudada y es más solvente?, ¿Qué empresa genera más beneficios?, etc. 4.2.2.3 Decisiones operativas. Se trata de decisiones relacionadas con la gestión diaria de los negocios y las actividades. Los informes contables deben proporcionar la información necesaria para contestar a preguntas tales como: ¿qué actividades de las que realiza mi empresa debo potenciar?, ¿y cuáles debo cancelar?, ¿qué clientes son más rentables?, ¿debo contratar más personal?, ¿con

qué

bancos

es

mejor

operar?,

etc.(Alcarrie

J.

Contabilidad Financiera. [Monografía en línea]. Mexico. Publicacions de la Universitat Jaume. 2009; [acceso 20 de setiembre

de

2013].

Disponible

en:

http://www.uji.es/bin/publ/edicions/contafc.pdf 4.2.2.4 Decisiones Programadas Son aquellas que son repetitivas y rutinarias, cuando se ha definidoun procedimiento o se ha establecido un criterio (o regla de decisión) que facilita hacerles frente, permitiendo no ser tratadas de nuevo cada vez que se debe tomar una decisión.

Es repetitiva porque el problema ocurrecon cierta frecuencia de manera que se idea un procedimiento habitual para solucionarlo, por ejemplo cuántopagar a un determinado empleado, cuándo formular un pedido a un proveedor concreto etc. Lo fundamental en este tipo de decisiones no es la mayor o menor dificultad en decidir sino que seencuentra en la repetitividad y la posibilidad de predecir y analizar sus elementos componentes por muycomplejos que resulten éstos. 4.2.2.5 Las decisiones no programadas Son aquellas que resultan nuevas para la empresa, no estructuradas eimportantes en sí mismas. No existe ningún método preestablecido para manejar el problema porque este nohaya surgido antes o porque su naturaleza o estructura son complejas, o porque es tan importante que mereceun tratamiento hecho a medida; por ejemplo la decisión para una empresa de establecer actividades en unnuevo país. También se utiliza para problemas que puedan ocurrir periódicamente pero quizá requiera deenfoques modificados debido a cambios en las condiciones internas o externas. (La toma de Decisiones en la Empresa. Internet. [Acceso 10 de setiembre de 2013]. Disponible en: http://www4.ujaen.es/~cruiz/diplot5.pdf 4.3

Condiciones para la toma de decisiones Las situaciones de la toma de decisiones muchas veces se clasifican en un continuo que va de la certidumbre (muy pronosticable), pasando por los riesgos, hasta la incertidumbre (muy poco pronosticable). Veamos las características de cada una.

4.3.1

Certidumbre

La situación ideal para la toma de decisiones es la certidumbre, la cual es una situación en la que los gerentes conocen los objetivos y cuentan con información exacta, mesurable y confiable del resultado

de

cada

una

de

las

alternativas

que

estamos

considerando. Por ejemplo, suponga que una directora debe mandar hacer programas para un festival de narraciones. La directora conoce el objetivo –la impresión de los programas– y no tiene dificultad para comparar nuestras representativas de las imprentas locales y las cotizaciones de precios para la impresión de diversas cantidades de programas. Con esta información, puede elegir una imprenta y saber, con certeza, cuánto costará la impresión. Esta información no le servirá para tomar una decisión más difícil: ¿Cuántos programas debe pedir? Para tomar esta decisión debe considerar el hecho de que, si bien no quiere quedarse sin programas, ordenar demasiados es desperdiciar dinero que podría servir más pidiendo artículos de recuerdo, que dejan un margen amplia, como camisetas o sudaderas. Así, la directora pasa de una situación de certidumbre a otra de riesgo o incertidumbre. Por desgracia, estas situaciones son mucho más comunes que las de certidumbre.

4.3.2

Riesgos Los riesgos se presentan siempre que es imposible pronosticar con certeza el resultado de una alternativa, aunque se cuente con suficiente información para pronosticar las probabilidades que conducirán al estado deseado. (Si usted ha lanzado una moneda al aire para tomar una decisión o jugado a la ruleta, usted ha jugado con probabilidades.) Si el festival es el décimo evento anual que tiene lugar en su población en esta época del año, la directora puede analizar los datos existentes para determinar, aunque con ciertos riesgos, la cantidad de programas que probablemente se necesitarán. Si se trata del primer año del festival, la directora enfrenta la incertidumbre.

4.3.3

Incertidumbre En condiciones de incertidumbre, se sabe muy poco de las alternativas o sus resultados. La incertidumbre puede nacer de dos fuentes. En primer lugar, los administradores pueden enfrentar condiciones externas que están fuera de su control, total o parcialmente, por ejemplo el clima –un factor importante para un festival de tres días que tendrá lugar en instalaciones al aire libre–. En segundo, y de igual importancia, el gerente quizá no tenga acceso a información clave. Si se trata de un festival nuevo, el director probablemente no haya establecido una red con otros directores de festivales que podrían compartir información valiosa sobre los registros de la asistencia probable. Por otra parte, tal vez nadie pueda pronosticar con exactitud los resultados de un nuevo festival de narraciones que tendrá lugar en otoño, cuando muchas familias están ocupadas con otros eventos y actividades escolares.

4.4

El proceso de toma de decisiones Los gerentes de todos niveles y de todas las áreas de las empresas toman decisiones. Es decir, hacen elecciones. Por ejemplo, los gerentes de nivel alto toman decisiones

sobre

los objetivos

de

su

organización,

dónde

ubicar

instalaciones de manufactura, o a qué nuevos mercados entrar. Los gerentes de niveles medio y bajo toman decisiones sobre programas de producción, problemas de calidad de producto, aumentos de sueldos y disciplina de empleados. La toma de decisiones no es algo que sólo hacen los gerentes; todos los miembros de una organización toman decisiones que afectan a sus trabajos y a la empresa para la que trabajan. Sin embargo, nuestro enfoque es en cómo los gerentes toman decisiones. Aunque la toma de decisiones generalmente se describe como la elección entre alternativas, esa visión es demasiado simplista. ¿Por qué? Debido a que la toma de decisiones es un proceso, no es un simple acto de elegir entre alternativas. Incluso ante algo tan simple como ir a almorzar, se hace más que sólo elegir hamburguesas o pizza. De acuerdo, no se invierte mucho tiempo en decidir

sobre el almuerzo, pero pasa por el proceso cuando toma esa decisión. El proceso de toma de decisiones entraña seis pasos y se explican en las siguientes secciones. 4.4.1

Reconocer la necesidad de decidir Los gerentes enfrentan una necesidad de decidir bajo la forma de un problema o una oportunidad. Un problema ocurre cuando el logro organizacional es menor que las metas establecidas. Algún aspecto del desempeño es insatisfactorio. Una oportunidad existe cuando los gerentes observan un logro potencial que supera las metas actuales. Los gerentes ven la posibilidad de mejorar el desempeño más allá de los niveles actuales. La conciencia de un problema o una oportunidad es el primer paso en la secuencia de decisiones y requiere de la exploración del entorno interno y externo para detectar los aspectos que merecen la atención de los directivos. Este proceso es similar al concepto militar de la recopilación de inteligencia. Los gerentes pueden explorar el mundo que los rodea para determinar si la organización progresa de forma satisfactoria hacia el logro de sus metas. Alguna información proviene de informes financieros periódicos, informes de desempeño y otras fuentes diseñadas para descubrir los problemas antes de que se vuelvan demasiado serios. Los gerentes también aprovechan las fuentes informales. Hablan con otros gerentes, recaban opiniones sobre cómo van las cosas y buscan consejos acerca de los problemas que es necesario solucionar o qué oportunidades aprovechar. Es difícil reconocer los requerimientos de las decisiones, porque a menudo significa integrar partes y trozos de información de manera innovadora.

4.4.2

Diagnóstico y análisis de causas Paso en el proceso de toma de decisiones en el que los gerentes analizan los factores causales subyacentes relacionados con la situación de decisión. En éste, los gerentes: cometen un error si empiezan a generar alternativas sin primero explorar más a fondo la causa del problema. Lo anterior subraya la importancia de diagnosticar bien las causas del problema. Los gerentes pueden formular una serie de preguntas diagnósticas. Cada una implica, de alguna manera, las relaciones humanas: ¿Qué cambios operados, dentro o fuera de la organización, pueden haber contribuido al problema? ¿Qué personas tienen más participación en la situación del problema? ¿Cuentan éstas con conocimientos o perspectivas que podrían aclarar el problema? ¿Contribuyen sus acciones al problema? Las causas, a diferencia de los síntomas, casi nunca son evidentes y los gerentes, en ocasiones, tienen que recurrir a la intuición para identificarlas. Diferentes personas, cuya visión de la situación inevitablemente

está

influida

por

su

experiencia

y

su

responsabilidad, pueden percibir diferentes causas para un mismo problema. Al gerente corresponde poner todas las piezas juntas y encontrar un panorama lo más claro posible. 4.4.3

Desarrollar alternativas Esta etapa puede resultar razonablemente sencilla en el caso de la mayor parte de las decisiones programadas, pero no tan sencilla tratándose de decisiones complejas, no programadas, sobre todo si existen limitaciones de tiempo. Con mucha frecuencia la tentación de aceptar la primera alternativa viable impide a los gerentes encontrar la mejor solución para sus problemas. Para evitarlo, no se debe tomar ninguna decisión importante mientras no se hayan

encontrado varias alternativas. Algunos gerentes, a efecto de aumentar su creatividad al respecto, acuden a las sesiones de lluvia da ideas, sea en forma individual o en grupo, en las que los participantes proponen alternativas, de manera espontánea, incluso aunque parezcan ilógicas o fantásticas. 4.4.4

Selección de la alternativa deseada Cuando los gerentes cuentan con una serie de alternativas, tendrán que evaluar cada una de ellas con base en tres preguntas clave. a)

¿Es viable esta alternativa? ¿Cuenta la organización con el dinero y los recursos necesarios para llevar a cabo la alternativa? Cambiar todo el equipo viejo quizá sea la solución ideal, pero no es factible si la empresa está a punto de quebrar. ¿Satisface la alternativa todas las obligaciones jurídicas y éticas de la organización? Por ejemplo, cerrar una fábrica para recortar costos entraña una compleja maraña de obligaciones jurídicas y éticas para los trabajadores despedidos. ¿Es razonable la alternativa, dada la estrategia y las políticas internas de la organización? Cualquier solución sólo será tan efectiva como el apoyo que consiga dentro de la organización. Por tanto, para evaluar una alternativa, los gerentes deben tratar de adelantarse a lo que ocurriría si los empleados no dieran su apoyo y la aplicaran plenamente.

b)

¿Representa la alternativa una solución satisfactoria? Para contestar, los gerentes tienen que pensar en otras dos preguntas. En primer lugar, ¿satisface la alternativa los objetivos de la decisión? En segundo, ¿tiene la alternativa una probabilidad aceptable de tener éxito? (Se presupone que la probabilidad se puede calcular; claro está que en condiciones de incertidumbre esto sería muy difícil o imposible.) Los gerentes también deben estar conscientes de

que la definición de “aceptable” puede variar de una organización a otra y de una persona a otra, dependiendo de la cultura de la organización y de cuánto riesgo toleren las partes involucradas en la decisión.

c)

¿Cuáles son las posibles consecuencias para el resto de la organización? Como

una

organización

es

un

sistema

de

partes

interrelacionadas y opera entre otros sistemas, los gerentes deben tratar de anticipar cómo el cambio en un área afectará a otras áreas, tanto en el presente como en el futuro. Por ejemplo, recortar la investigación y el desarrollo podría significar un ahorro de dinero a corto plazo, pero podría afectar a la organización a la larga. Si la decisión puede afectar al personal de otros departamentos, también se debe consultar a estas personas. Los competidores también se pueden ver afectados por la decisión y sus reacciones se tienen que tomar en cuenta. ¿Es probable que los competidores respondan a una estrategia de comercialización o a un producto nuevo? Las alternativas con consecuencias negativas

se

deben

eliminar

y

las

alternativas

con

consecuencias positivas, por regla general, serán preferibles a las que sólo producen consecuencias neutrales.

4.4.5

Implementación de la alternativa elegida La etapa de implementación comprende el uso de las habilidades gerenciales, administrativas y persuasivas para garantizar que se realice la alternativa elegida. Este paso es similar a la idea de la implementación estratégica. El éxito final de la alternativa elegida depende de si se puede traducir en acción. En ocasiones, una alternativa nunca se hace realidad porque los gerentes carecen de

los recursos o la energía necesarios para hacer que las cosas sucedan. Es probable que la ejecución requiera del análisis con las personas afectadas por la decisión. La comunicación, la motivación y las habilidades de liderazgo se deben aplicar para ver qué decisiónse lleva a cabo. Cuando los empleados ven que los gerentes realizan un seguimiento de sus decisiones registrando el éxito de la ejecución, se sienten más comprometidos con una acción positiva. 4.4.6

Evaluación de la efectividad de la decisión La última etapa del proceso de toma de decisiones involucra, la evaluación del resultado de la decisión para ver si se resolvió el problema. Si la evaluación muestra que el problema aún existe, entonces el gerente necesita evaluar lo que salió mal. ¿Se definió incorrectamente el problema? ¿Se cometieron errores cuando se evaluaron las alternativas? ¿Se seleccionó la alternativa correcta pero se implementó deficientemente?

4.1

Análisis y toma de decisiones 4.1.1

¿Qué es el Análisis de Decisiones?

El Análisis de Decisiones es una disciplina joven que estudia la estructura y los atributos de un problema de decisión que involucra riesgo. A diferencia de los métodos tradicionales, el Análisis de Decisiones es un enfoque que provee metodología y modelos matemáticos, para resolver un problema de decisión de forma estructurada, evaluando las potenciales soluciones con base en criterios inherentes al problema, e incorporando las preferencias del decisor.

Ventajas y beneficios del Análisis de Decisiones. 

Aplicable en gran variedad de situaciones empresariales como para decisiones individuales de la vida privada.



Incorporación de múltiples variables tanto cuantitativas (se

pueden medir en términos numéricos, como el tiempo o los diversos costos fijos o de operación) como cualitativas (difíciles de medir numéricamente, como por ejemplo la calidad de las relaciones de trabajo, el riesgo del cambio tecnológico o el clima político). 

Inclusión del riesgo.



Agregar la actitud del decisor frente al riesgo.



Metodología formal y rigurosa para la toma de decisiones.



Tomar decisiones de alta calidad.



Mayor competitividad en su empresa.

Sea una empresa privada o pública, del sector industrial, comercial, tecnológico, consumo, financiero, entre otras, con el Análisis de Decisiones se pueden enfrentar de manera exitosa situaciones (entre una inmensa variedad) que involucran toma de decisiones en: 

Selección de Proveedores: basado en sus requerimientos, permite

seleccionar

al

proveedor

o

proveedores

más

adecuados. 

Evaluación de Proyectos: evalúa el riesgo, costo y beneficio asociados a las opciones de decisión relacionadas a múltiples proyectos

(por

ejemplo

selección

de

infraestructura,

tecnologías, maquinarias, distribuidores, entre otros). 

Selección, Calificación y Promoción del Personal Clave: enfocado al área de Recursos Humanos de las empresas, que deben conducir a la contratación, evaluación y reconocimiento del personal clave de una organización, como son altos directivos, financieros, operativos, técnicos, entre otros.



Decisiones de Marketing: el marketing permite realizar negocios llenando las necesidades y los requerimientos de los clientes. Tiene por obligación lograr valor para los dueños de la empresa y forma parte primordial de la estrategia de negocios de la misma.



Evaluación

de

Políticas

Empresariales:

las

políticas

empresariales sirven de guía y enfocan los esfuerzos de una empresa para alcanzar sus objetivos. 

Formulación de Estrategias de Mercado: tiene como objetivo determinar los mercados que atenderá la empresa, junto con los mecanismos a utilizar para tal fin.



Localización de Instalaciones: permite la ubicación estratégica de plantas de producción, oficinas, bodegas, puntos de venta o de manera general, instalaciones relacionadas con la operación de la empresa, maximizando el beneficio.



Asignación de Recursos: realiza una distribución de recursos entre las diferentes áreas de su empresa, para tener un desempeño eficiente.

4.1.2

El proceso de análisis de problemas y toma de decisiones. Existen diferentes “modelos” para el análisis de problemas. En cualquiera que se tome como referencia se pueden identificar cuatro momentos: 4.5.2.1

Identificación del problema El objetivo de este primer paso es: Definir el problema en términos que todos comprendan y que posibilite trabajar sobre el mismo. La pregunta clave es: ¿Qué deseamos cambiar?

La definición del problema debe describir la situación que se desea cambiar como realmente existe y de la forma más objetiva posible. Por ejemplo: “el treinta y dos por ciento de los modelos de solicitud procesados por nuestro departamento contiene errores”. Así es “como existe el problema”. Otra manera de definirlo es expresándolo en términos del “estado deseado”, es decir lo que se desea obtener

cuando esté resuelto el problema. En el ejemplo anterior, podría ser: “Reducir la cantidad de errores en los modelos procesados a no más de un 10%.

4.5.2.2

Análisis de las causas El objetivo de este paso es: Identificar la(s) causa(s) principal(es) del problema. La pregunta clave: ¿Qué nos impide alcanzar la “condición deseada”?. Algunas sugerencias para trabajar en este paso: 

Identifique las causas potenciales. Puede ayudar un análisis de Causa-Efecto (Espina de pescado).



Seleccione la causa más probable, o de más significación, en la ocurrencia del problema.



Determine los datos necesarios para verificar esto. ¿Cuáles?. ¿Dónde están?. ¿Quién los tiene?.



Considere las “Fuerzas positivas” y “Negativas” que pueden incidir en el problema, para centrarse en la(s) causa(s) de mayor impacto.

4.5.2.3

Generación

y

selección

de

alternativas

de

solución

El objetivo de este paso es: Generar las alternativas de solución. La pregunta clave: ¿Qué podemos hacer para alcanzar el “estado deseado”, actuando sobre en la(s) causa(s) principal(es)?

Este paso se sub-divide en tres tareas: una, la generación de todas las alternativas posibles de solución; dos, determinar los criterios que aplicaremos para seleccionar la(s) alternativa(s) con la que trabajaremos

(costo, tiempo, impacto, etc.) y; tres, aplicar los criterios acordados a cada alternativa y seleccionar la(s) que más los satisfaga.

4.5.2.4

Aplicar la alternativa de solución, controlar y evaluar los resultados

El objetivo de este paso es: Ejecutar y controlar la aplicación de la solución de acuerdo con el plan desarrollado en el paso anterior. La pregunta clave: ¿Estamos siguiendo el plan, qué resultados estamos logrando? 

Recomendaciones de tareas a realizar en este paso.



Dividir la ejecución en etapas controlables, para un monitoreo más efectivo.



Manténgase preparado para modificar el plan, en caso de que se produzcan eventos esperados -o inesperados.



Utilice un sistema de control para medir el avance.



Recopile los datos para la evaluación de la eficacia de la solución.

Ponga en práctica los planes de contingencia según las necesidades. Según expertos, en el trayecto entre el planeamiento y la puesta

en

práctica

es

donde

fracasan

muchas

aparentemente “buenas” soluciones. Puede ser de útil repasar algunas deficiencias frecuentes en la ejecución de los planes como las siguientes. 

El planeamiento se confunde con el pronóstico.



Las estimaciones y cálculos son deficientes.



No se han elaborado planes de contingencia.



El plan no se comunica o actualiza apropiadamente.



No se logra el compromiso necesario.

4.5.3 Análisis financiero para la toma de decisiones

Desarrollar habilidades y destrezas para realizar el análisis financiero de la empresa desde los estados financieros es de gran importancia para la toma de decisiones. El análisis financiero consiste en recopilar los estados financieros para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa.

La interpretación de los datos obtenidos, mediante el análisis, permite a la gerencia medir el progreso comparando los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados, además informa sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad y su fortaleza o debilidad financiera, esto facilita el análisis de la situación económica de la empresa para la toma de decisiones. 4.6

Importancia de la contabilidad

La sociedad actual, en todos sus ámbitos, se caracteriza por ser una sociedad de la información.

Como parte de este entorno, la actividad económica, y los distintos participantes de la misma,precisan de gran cantidad de datos de naturaleza económica y de otro tipo.

Toda

entidad

privada,

desde

una

pequeña

empresa

a

una

multinacional, o pública, necesita procesar y elaborar información para tomar decisiones denaturaleza económica. La información contable es vital para la sociedad en la que vivimos.

Las empresas de todo tipo: bancos, fábricas, comercios, escuelas, etc.,

necesitan informaciónsobre sus bienes y deudas, así como de sus ingresos y gastos.

También las administraciones públicas, el Estado, las Comunidades Autónomas y Ayuntamientosnecesitan conocer el estado de sus cuentas para decisiones tan importantes como laspolíticas de inversión en infraestructuras, gastos sanitarios o educativos, etc.

Anexos