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MANUAL DE INFORMACIONES GENERALES DE SAP

Versión 1 – Marzo 24, 2.008

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MANUAL DE INFORMACIONES GENERALES DE SAP OBJETIVO El objetivo de este manual es documentar las principales generalidades de SAP que aplican a todos los módulos y algunas ayudas complementarias para el trabajo del usuario.

CONTENIDO 1. Acceso al sistema SAP ………………………………………………………………

2

2. Menú Principal de SAP ……………………………………………………….

4

3. Funciones en el Menú SAP y Barra de herramientas ……………………..

7

3.1 Iconos en la Pantalla Inicial de SAP …………………………………

8

3.2 Barra de estándar de herramientas …:::…………………………..

9

4. Configuraciones de usuario …………………………………..……………………..

12

4.1 Configurar para visualizar códigos en las listas desplegables ………….……..

12

4.2 Configuración para visualizar nombre de las transacciones en el menú y ubicación de favoritos ……………………………………………………………….

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4.3 Configurar valores prefijados de usuario …………………………………………..

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5. Control de la cola de impresión (spool) ………………………………………………

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1. ACCESO AL SISTEM SAP

Para que un usuario tenga acceso al sistema SAP debe cumplir los siguientes prerrequisitos: 1- El usuario debe estar autorizado por la Gerencia para el acceso del sistema SAP como herramienta de uso para las labores de su cargo. 2- En el computador del usuario debe tener instalado un programa de acceso denominado SAP Logon el cual se accesa desde el escritorio del computador del usuario. 3- El usuario debe tener una asignación de identificación de usuario y una clave de acceso. 4- Sitúese sobre la el texto NEW SAP PRD SMART y de clic en el recuadro

Una vez hecho lo anterior el sistema abre la pantalla de acceso a SAP:

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Client: número de identificación interno del sistema (fijo 300) User: identificación de usuario Password: contraseña personal del usuario Language: identificación del lenguaje de acceso

Si el usuario ingresa por primera vez, o el tiempo de expiración de la contraseña a terminado, el sistema mostrará al usuario la siguiente pantalla solicitando cambio de contraseña (password).

Los datos a ingresar son: - New Password: ingrese nueva contraseña - Repeat Password: repita el ingreso de la contraseña - Termine con Enter.

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NOTAS: El manejo de contraseñas en esta versión de SAP tiene las siguientes reglas: - Longitud mínima: 6 caracteres alfanuméricos - Mínimo debe incluir un número - Expirará cada 60 días - Después de seis intentos no válidos el sistema bloqueará al usuario. En este caso el usuario debe acudir a Sistemas y/o a la persona asignada en Laboratorios Smart. - La contraseña es sensible a mayúsculas y minúsculas

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2. MENU PRINCIPAL DE SAP Una vez se ingresa al sistema, se ve en pantalla el menú de SAP en la versión 6.0, el cual no ha cambiado mucho respecto a la versión 4.6B

La ventana lateral del SAP Easy Access contiene el menú desplegable verticalmente lo mismo que vemos en la versión 4.6B. Este menú, si se personaliza, solo visualizara las opciones que Ud. necesita para su tarea diaria. Este formato de menú usado por SAP, usa los estándares del software moderno de aplicaciones, de modo que se puede expandir haciendo clic en el triangulo a la izquierda de las carpetas, o se contrae con clic en el triangulo que está apuntando hacia abajo. En caso de que al entrar por primera vez el sistema muestre un menú diferente al mostrado en la pantalla arriba, es porque de acuerdo a los roles de seguridad asignados al usuario SAP muestra un menú de usuario como se ve en la siguiente pantalla:

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Para seleccionar el formato estándar de menú SAP de clic en el icono íconos. El efecto será la pantalla estándar de inicio de la página anterior.

de la barra de

NOTA: En esta versión hay muy pocos cambios respecto a la funcionalidad de SAP, pero para algunos módulos aparecen nuevas transacciones especialmente de consulta para los usuarios. Tal vez, uno de los cambios más significativos está en el módulo de materiales, en el que aparece la transacción MIRO, la cual reemplaza varias de las transacciones de Gestión de stocks, que se explica en el manual respectivo de la MIRO.

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3. FUNCIONES EN EL MENÚ SAP Y BARRA DE HERRAMIENTAS A continuación se explica brevemente los iconos del Menú y algunos tips que el usuario puede realizar.

3.1 Iconos de Menú de la Pantalla Inicial de SAP Icono

Nombre

Función

Desplegar

Haga clic en del menú.

para desplegar las opciones

Contraer

Haga clic en del menú.

para contraer las opciones

Menú de SAP

Si su menú es diferente al menú mostrado arriba Ud. da clic en este icono y lo obtiene.

Menú de Usuario

Cuando está en menú SAP y quiere regresar a menú de usuario dé clic en este icono.

Añadir y Eliminar de Botones en la barra de iconos del menú favoritos principal de SAP para añadir y eliminar opciones a la carpeta de Favoritos del usuario Generar modo nuevo

Icono para abrir una sesión nueva en SAP. El sistema fue definido con máximo 6 sesiones abierta por usuario

Cerrar sesión/modo

Icono para cerrar una sesión de SAP. No significa salir del sistema, solo si es la única sesión abierta del usuario.

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F1 Ayuda

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El usuario podrá acceder a la ayuda de SAP: 1- Si el usuario está sobre una opción del menú y tiene acceso a Internet, el sistema le conducirá a una información sobre la opción respectiva, en inglés al dar clic en este icono o F1. 2- Si el usuario está sobre algún campo y pide ayuda el sistema le dará una información básica del significado y/o uso del campo.

Ajuste de disposición local

Permite ajustar algunas opciones de visualización y otros datos de usuario.

Campo comandos

Permite ingresar la identificación de la transacción a ejecutar, es decir, el usuario puede ir por el menú o por el nombre de la transacción.

3.2 Barra estándar de herramientas A continuación se describen los iconos que aparecen en las transacciones SAP y su funcionamiento es estándar. Icono

Nombre

Función

Enter

Clic en este icono es lo mismo que dar Enter del teclado. Confirma el ingreso de datos.

Ejecutar

Con clic en este icono el usuario informa el sistema para ejecutar una transacción después de ingresados los parámetros.

Salvar

Salva/ graba su trabajo

Volver

Retorna a la pantalla previa.

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Salir

Sale de la transacción sin salvar y retorna a la pantalla inicial o el menú principal.

Cancelar

Sale de la transacción actual sin salvar. Especialmente útil en caso de un error persistente en la entrada de los datos.

Imprimir

Imprime el listado relacionado a la transacción que se está consultando. Su activación depende de la transacción y en algunos casos de la autorización.

Buscar

Busca un dato requerido en la pantalla actual.

Movimiento en la página

Primera página, página previa, próxima página y página final. Especialmente útil en las listas largas de muchas páginas.

Visualizar Detalle

Este icono usualmente indica que posicionado sobre un número de documento el sistema le mostrará el detalle de tal documento.

Ordenar Ascendente y descendente

En las listas el usuario se posiciona sobre un campo de la lista y luego da clic sobre uno de estos iconos para que el sistema ordene por el campo ascendente o descendentemente.

Fijar filtro

El usuario puede filtrar la visualización de la información en pantalla, listas, por algún criterio o campo de filtro.

Sumatoria / Subtotal

Posicionado el cursor sobre una columna numérica y luego dar clic en este icono el sistema genera la sumatoria de los valores numéricos.

Generar gráfico

En algunas consultas aparece este icono el cual genera una representación gráfica de la información.

Vistas de Disposición de la información

Con este se puede seleccionar la forma de visualizar las listas en pantalla: como lista, en cuadrícula y en formato Excel.

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Cambiar de vista

Cuando aparece este icono el usuario puede seleccionar otras informaciones adicionales

Desplazamiento de columnas

Estos iconos se usan para hacer desplazamiento horizontal de las columnas: Ir la primera columna, siguiente a la izquierda, siguiente a la derecha y última a la redecha respectivamente,

Variantes

Este icono usualmente representa una de dos opciones: 1- Que para la opción deseada puede haber una o más variantes de visualización, con algún nombre. 2- La lista de campos posibles a visualizar en la opción. Nota: Una variante es un formato particular para la visualización de la información. Algunas variantes las provee SAP, otras pueden ser generadas por los usuarios.

Delimitaciones

El usuario puede usar este icono para obtener otros filtros para la consulta a realizar.

Lista detallada

En las consultas de listas el sistema cambia la disposición de la información a lista con formato de cuadrícula.

Visualizar resumen del documento

Usualmente mostrará la información detallada de las posiciones de un documento.

Visualizar cabecera de documento

Visualizar cabecera de documento

Cambiar de documento

Usar para cambiar número de documento que se está consultado por otro

Modificar

Usar para cambiar de visualizar a modificar documento.

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Matchcode

Cuando aparece este icono pequeño al lado derecho de un campo, indica que el contenido del campo depende de una lista de valores definidos en el sistema.

Desplazar entre pestaña

Use para hacer desplazamiento horizontal entre pestañas

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4. CONFIGURACIONES DE USUARIO 4.1 CONFIGURAR PARA VISUALIZAR CODIGOS EN LAS LISTAS DESPLEGABLES A continuación se ilustran los pasos a seguir para configurar que las listas de SAP, o valores que se ven al dar clic en algún Matchcode, muestren, además de los textos, los códigos y se ordenen por estos.

Como se ve en esta pantalla la lista de motivos de pedido, usado para devoluciones de ventas, aparecen sin el código a la izquierda del texto, lo cual en esta opción u otras de SAP puede confundir o llevar a errores. Esto se debe a una configuración del usuario SAP, la cual puede ser modificada por el mismo usuario a través del icono Ajuste de disposición local de SAP en cualquier opción SAP.

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, ubicado en la barra superior de iconos

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El sistema despliega un recuadro con varias opciones que el usuario puede usar y experimentar efectos especialmente sobre la visualización. Seleccione Opciones

Una vez seleccionado Opciones en la pantalla arriba, el sistema vuelve a mostrar otro recuadro con varias carpetas / pestañas. Si al abrir no aparece visualizada la carpeta Experto de clic en el botón de Matchcode en la esquina superior para que el sistema muestre la lista de carpetas, como se ve en la figura de abajo.

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El sistema le ubica en la carpeta en la cual el usuario debe activar con clic las dos opciones de controles: - Visualizar teclas en todos los cuadros desplegables - Clasificar entrada según clave

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Finalice seleccionando

y luego

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.

El efecto de esta operación es inmediato. Para este ejemplo se visualizan además de los textos, los códigos de los motivos de pedido como se ve en la siguiente pantalla.

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4.2 CONFIGURACION PARA VISUALIZAR NOMBRE DE LAS TRANSACCIONES EN EL MENU Y UBICACIÓN DE FAVORITOS A continuación se ilustran los pasos a seguir para configurar que el menú de SAP muestre el código de la transacción, además de la descripción de la misma. Algunas veces puede suceder que al desplegar el menú como se ve en la siguiente pantalla, SAP no muestre la identificación de la transacción:

Para configurar que el sistema muestre la transacción, o para cambiar la ubicación de los favoritos al final del menú de SAP (en este ejemplo), vaya por el menú: Detalles
Opciones como se ve en esta misma pantalla (arriba).

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El sistema abre una pequeña ventana en la que se seleccionan las opciones deseadas: - Visualizar favoritos al final del menú de SAP - Visualizar sólo los favoritos y no el menú SAP - Visualizar los nombres técnicos de las transacciones El efecto para este ejemplo se visualiza en las siguientes dos pantallas:

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Observe que los favoritos se ubicaron al final del menú SAP y aparecen los nombres de las transacciones en el menú. 4.3 CONFIGURAR VALORES PREFIJADOS DE USUARIO Por medio de la transacción SU3 es posible modificar algunos valores importantes del usuario conectado a SAP, referentes a sus propios datos personales y a datos de trabajo en SAP. Al ejecutar SU3 en el campo de comandos, el sistema muestra la siguiente pantalla:

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La información del usuario aparece en tres carpetas: - Dirección: datos personales

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Valores fijos: valores de trabajo como idioma, representación decimal, de fechas, impresora de salida, tipo de salida

Parámetros: son valores especiales de autorización asignados en una herramienta especial de diseño, de modo que si el usuario por ejemplo sólo tiene autorización a la sociedad 0070, el sistema siempre determinará ese valor en las pantallas. Haga los cambios deseados y finalice grabando. -

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5. CONTROL DE LA COLA DE IMPRESIÓN (SPOOL) – SP01 SAP provee la transacción SP01 para que el usuario pueda visualizar las impresiones generadas con su usuario. Esta transacción es útil para: -

Monitorear el estado de impresión de listados, o reportes, desde SAP Liberar la impresión de algún reporte que no se hizo con la opción de salida inmediata Reimprimir algún reporte de fechas anteriores, y que está en el spool, porque se generó sin la opción de salida inmediata.

Al ejecutar la transacción en el campo de comandos de SAP, el sistema ejecuta la siguiente pantalla:

En esta pantalla: - Creador: el sistema sugiere identificación del usuario, pero se puede cambiar a otro - Fecha creación: fechas de impresión desde / hasta. - Dé ejecutar.

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El sistema muestra la lista de impresiones generadas en el sistema bajo los parámetros especificados para la consulta. Los datos en las columnas son: -

Nº Spool: número interno que asigna el sistema a cada impresión Tp: clasifiación SAP que indica si es un reporte, un formulario (como factura, orden de compra) o un listado compuesto Fecha y Hora: fecha y hora SAP de generación de la impresión Status: indica estado de impresión. Puede ser terminado, en proceso o error. Páginas: indica el número de páginas de la impresión Título o nombre orden spool: testo interno de SAP para la impresión

Los íconos más importantes, disponibles, en esta pantalla son: - Refrescar la pantalla - ordenar la salida a impresora de un spool particular sin modificar - ordenar la salida a impresora de un spool particular con los parámetros modificados - borrar spool seleccionado - visualizar spool en pantalla

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