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AUDITORIA EXTERNA 3M COLOMBIA

CREADO POR:

ROGERS ANDRES ANGULO ARGUELLO LINA MARCELA CARDONA DAVILA

PROFESOR: NELSON ESPINEL

FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA NOCTURNO GRUPO I AULA L 401 BOGOTA D.C. Mayo DE 2011

CARTA PROPUESTA Mayo de 2011

ANA MARIA NOREÑA. GERENTE GENERAL 3M COLOMBIA

Agradecemos la distinción que nos han conferido al solicitar nuestros servicios, nos permitimos someter a su consideración la propuesta de servicios profesionales para llevar a cabo la auditoría externa de las cuenta por cobrar, por la empresa 3M Colombia por el periodo 2011 Estamos convencidos de que las Compañías requieren una firma de especialistas en el apoyo de su desarrollo, que trabaje en equipo con sus clientes y que ofrezca valor agregado a sus servicios. Nuestra misión es contribuir a la excelencia de nuestros clientes y de nuestro personal apoyándolos a aumentar continuamente su capacidad para agregar valor a sí mismas y a su entorno. En Consulting Acount ofrecemos a nuestros clientes no sólo servicios profesionales, sino también de consultoría empresarial de la más alta calidad. Nuestro equipo de profesionales comparte una filosofía común que nos distingue. Constantemente ofrecemos ideas creativas y soluciones innovadoras, y nuestro compromiso con nuestros clientes es el de estar siempre presentes cuando se nos necesite, para lo cual hemos asignado un equipo de trabajo con amplia experiencia. Nuestro examen se llevará a cabo bajo la más estricta confidencialidad. Al mismo tiempo estaremos atentos para detectar oportunidades que beneficien a la Compañía, y ofrecer recomendaciones útiles y oportunas a su negocio. Esperamos que la presente propuesta cumpla con los objetivos que ustedes han fijado para sus Compañías. Estamos a sus órdenes para aclarar cualquier duda que pudiera existir en torno a esta propuesta. Atentamente,

Rogers Andrés Angulo Arguello Lina Marcela Cardona Dávila

ANTECEDENTES Nuestra Firma ofrece servicios de apoyo en el desarrollo de las organizaciones no gubernamentales de la sociedad civil. Enfocamos nuestros servicios para ayudarlos a que ustedes puedan concentrar su potencial en la mejor administración y desarrollo del negocio, para concretar sus expectativas con un adecuado respaldo en materia de asesoría de negocios. Nuestra misión es, simplemente, apoyar a otras organizaciones a aumentar continuamente su capacidad para agregar valor a sí mismas y a su entorno. 1.- Ofrecemos nuestros servicios a las organizaciones no gubernamentales de la sociedad (ONGs); es decir, organizaciones no lucrativas que principalmente apoyan a sectores desprotegidos o promueven y defienden los derechos de individuos, grupos o de la sociedad en su conjunto. Para todos. 2.- Enfatizamos intervenciones de consultoría que aumentan la efectividad de la organización al aumentar la efectividad de las personas y grupos que trabajan en ella, con frecuencia pero no necesariamente a través del uso de tecnología informática. Estas intervenciones suelen etiquetarse bajo los rubros de organizacional development, human capital development y similares. Favorecemos también intervenciones que promueven organizaciones aprendientes (OA) que administran el conocimiento, cuando éstas están dirigidas a incrementar el valor y desarrollo del capital humano. 3.- El respeto por el valor de las personas se manifiesta en enfatizar, aunque no exclusivamente, un tipo de consultoría que Schein denomina process consultation, con referencia a los procesos humanos de las organizaciones. Somos una organización aprendiente que administra su conocimiento y cuenta con sucursales en 6 países y más de 30 ciudades diferentes.

ALCANCE DE NUESTRA AUDITORIA Nuestro examen se efectuará de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas emitidas por Colombia y en consecuencia, incluirá todas las pruebas que juzguemos oportunas en vista de las circunstancias. Dichas

pruebas son de carácter selectivo y no necesariamente servirán para detectar todas las irregularidades que pudieran existir en las Compañías sin embargo, tendríamos en mente esa posibilidad, que de presentarse las haríamos de su conocimiento inmediatamente. Nuestra opinión con respecto a los estados financieros en su conjunto, se emitirá con plena independencia de las Compañías y será el resultado de la aplicación de las normas de auditoría antes mencionadas

METODOLOGÍA DEL TRABAJO El trabajo se llevaría a cabo de acuerdo al siguiente programa: a) Debido a que requerimos la información del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010 e inclusive parte del ejercicio 2009, es necesario que los libros oficiales de contabilidad se encuentren debidamente actualizados (siendo que la información se procesa por medio de sistemas electrónicos de datos es necesario que se encuentre capturada e impresa y pasada a libros oficiales) b) El trabajo a desarrollar y el tiempo a emplear por personal de esta Firma, dependerá en forma primordial y definitiva de la cooperación que tengamos por parte del personal encargado de la contabilidad de la Compañía y de su dirección, incluyendo la localización de comprobantes y la preparación de algunos análisis y cédulas analíticas que estimamos no justifiquen inversión de tiempo por nuestra parte. En su oportunidad, fijaríamos de común acuerdo la forma y plazos en que nos serían proporcionados los datos e informes necesarios para el desarrollo de nuestro trabajo profesional, con el propósito de estar en condiciones de entregar nuestro informe con la mayor oportunidad. c) Contando con los elementos anteriores, nuestras visitas se llevarán a cabo en el siguientes orden: Visita Preliminar ☛

Visita Final

Se llevará a cabo en el mes de ☛ Se llevará a cabo en el mes de agosto del 2009, fecha en la que febrero del 2011, fecha en la que consideramos ya se tendrá la consideramos ya se tendrá la balanza definitiva al 31 de julio balanza definitiva del ejercicio 2010. 2010, debidamente depurada y nuestros "Requisitos Mínimos De

Información" satisfechos.

INFORMES Como resultado de nuestra revisión se entregaría la siguiente información de las Compañías del Grupo: a) Un cuaderno en el número de ejemplares que el Grupo solicite, y que contendrá: I. Dictamen de Contador Público. II. Estados Financieros básicos de la Compañía (responsabilidad de la administración del Grupo cliente,) que se identifican como sigue:

-Estado de Situación Financiera -Estado de Resultados -Estado de Cambios en la Situación Financiera -Estado de Variaciones en las Cuentas de Inversión de los Accionistas -Notas a los Estados Financieros III.

Disco magnético que contendrá el Dictamen Fiscal (responsabilidad de la administración del Grupo cliente,) presentado vía internet, ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y su impresión.

Una carta de observaciones y sugerencias para el mejoramiento de los procedimientos de contabilidad, impuestos fiscales federales y controles internos establecidos.

INFORMES A PRESENTAR La empresa Nombre de la empresa visitada. Obtendrá de nuestra firma, derivados de nuestro servicio profesional, los siguientes documentos: 

Carta de sugerencias y recomendaciones.- Consideramos de vital importancia presentar este informe, ya que es la conclusión de nuestro

trabajo donde emitiremos nuestros comentarios en relación a las observaciones encontradas en cuanto a omisiones de cuotas. NUESTRO EQUIPO DE TRABAJO El equipo de asesores que hemos seleccionado para su Compañía incluye profesionales con amplia experiencia para brindarles el mejor servicio. 

Lina marcela Cardona Contador Publico



Rogers Andrés Angulo Contador Publico

HONORARIOS Por el servicio de auditoría financiera-fiscal de las sociedades, nuestros honorarios profesionales ascenderían a: Por el servicio de auditoría financiera-fiscal, de las Compañías, nuestros honorarios profesionales ascenderán a $5.000.000 (cinco millones de pesos.) más impuesto al valor agregado, pagaderos en tres pagos iguales, el primer pago a la aceptación de la presente, el segundo pago en diciembre de 2010 y el ultimo pago a la entrega de los dictámenes financieros, todos estos al inicio de cada mes. Cabe señalar que los honorarios no incluyen los gastos generados por transportes, hospedaje y alimentación, los cuales serían cubiertos por las Compañías. Nuestros honorarios tuvieron un incremento del 11% y están basados en el incremento del volumen de operaciones con relación al ejercicio anterior y al actual de cada una de las Compañías.

ATENTAMENTE

CONSULTING ACOUNT

ACEPTACIÓN NOMBRE: FIRMA: FECHA:

OBJETIVO SOCIAL 3M 3M es una compañía donde la ciencia tiene un papel fundamental. Produce miles de productos innovadores, y son líderes en mercado de: Salud, Seguridad Vial, Productos de Oficina, Abrasivos y Adhesivos. El éxito de la compañía se apoya en la habilidad de combinar la tecnología, para satisfacer las necesidades de los clientes, sin olvidar el capital humano.

MISION 3M Colombia es una empresa centrada en el cliente y nuestra misión es agregar valor a sus negocios, a través de un profundo conocimiento de los procesos, problemas y necesidades.

VISION La visión es ser reconocidos como parte integral de nuestra organización en la consecución de sus objetivos y mediante el liderazgo en la orientación y administración del talento humano, proporcionando las más vanguardistas técnicas y los servicios necesarios para lograr los más altos estándares de calidad de vida y productividad.

CONSTITUCIÓN La Minnesota Mining and Manufacturing Co. se funda en 1902 en la cuidad de Two Harbors, Minnesota, EEUU. Al descubrir que los depósitos minerales de la compañía resultaron de poco valor, los fundadores de la 3M deciden no darse por vencidos y se centraron en la producción de papel de lija, el negocio más antiguo de la compañía. En la actualidad, 3M cuenta con más de 70 mil empleados, más de la mitad trabajando en nuestras 62 subsidiarias y 80 Centros de Investigación alrededor del mundo. Gracias a ello, 3M avanza hacia un nuevo siglo de innovación. Subsidiaria de Colombia NIT: 860.002.693-3 Naturaleza Jurídica: Persona Jurídica

PRESUPUESTO 1. Presupuesto de ventas Enero Unidades Precio de venta TOTAL

febrero

marzo

Abril

100

110

121

133

20

20

20

20

2000

2200

2420

2662

Nota: las ventas empiezan en 100 unidades en enero y luego van aumentando en un 10%. 2. Presupuesto de cobros (de cuentas por cobrar) Enero Contado (60%)

1200

Crédito (40%) TOTAL

1200

febrero

marzo

Abril

1320

1452

1597.2

800

880

968

2120

2332

2565.2

Nota: de las ventas de US$2 000 hechas en enero, cobramos US$1 200 (60%) al contado, y US$800 (40%) al mes siguiente (crédito a 30 días); lo mismo para los demás meses. 3. Presupuesto de compras Enero Unidades Precio de compra TOTAL

febrero

marzo

Abril

100

110

121

133

14

14

14

14

1400

1540

1694

1863.4

Nota: cada mes se compra la misma cantidad que se vente (no hay inventario final).

ESTADOS FINANCIEROS Balance General Estado resultados

OBJETIVO 3M Posicionar la marca ya que 3M no es una empresa conocida con lo cual se debe realizar alianza estratégicas con los proveedores , con acuerdos comerciales que nos permitan pautar en los diferente entidades para crecimiento de las relaciones comerciales , incluir nuevas características al producto, por ejemplo, darle nuevas mejoras, nuevas utilidades, nuevas funciones, nuevos usos. Esto lo podríamos lograr con incluir nuevos servicios al cliente, que les brinden al cliente un mayor disfrute del producto, por ejemplo, incluir la entrega a domicilio, el servicio de instalación, nuevas garantías, nuevas facilidades de pago, una mayor asesoría en la compra,

CONTITUCION 3M Colombia S.A. fue constituida el 7 de Marzo de 1961 mediante escritura pública No.654. Su objeto social es la producción importación, venta y distribución de productos abrasivos, adhesivos y decorativos. Su domicilio principal se encuentra en la ciudad de Bogotá. El término de duración de la compañía expira en el año 2069.

ORGANIGRAMA

DEUDORES Representan los recursos controlados por la Compañía, que le otorgan la facultad de reclamar a un tercero la satisfacción del derecho que incorporan, sea en dinero, bienes o servicios, según lo acordado entre las partes, como consecuencia de un negocio jurídico con modalidad de pago a crédito.

PRINCIPALES POLITICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES Para sus registros contables y para la preparación de sus estados financieros la Compañía por disposición legal debe observar principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia establecidos por la Superintendencia de Sociedades y por otras normas legales; dichos principios pueden diferir en algunos aspectos de los establecidos por otros organismos de control del Estado. A continuación se describen las principales políticas y prácticas contables que la compañía ha adoptado en concordancia con lo anterior.

RIESGO NEGOCIO 1. Riesgo

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

regulatorio y de cumplimiento: manejar márgenes de rentabilidad, a pesar del cumplimiento de leyes y regulaciones. En este punto, existe una mayor presión para los bancos y las entidades financieras, igual que en el sector inmobiliario, farmacéutico y de petróleo y gas. Crisis en los mercados financieros globales: se aplica sobre todo en los sectores inmobiliarios y de biotecnología e impacta los bonos y el mercado de capitales porque son objeto de restricciones. Cambios en demanda de consumidores: en medios y entretenimiento, a los consumidores de hoy no les gusta el formato y el modelo de negocios que traen las compañías de atrás para que sean atractivas a sus intereses. Si no se renuevan, mueren. Consolidación y transición: este corresponde a los jugadores de la industria que quieren comprar para tener una posición relevante. El riesgo es que no generen valor para los accionistas y que la inversión no crezca en rentabilidad. Así, las industrias deben empezar a innovar y reinventar separa poder hacer una propuesta de valor para los clientes. Un ejemplo de eso son las empresas de telefonía que tienen que buscar nuevas propuestas para los consumidores. Mercados emergentes: para los especialistas, las oportunidades de crecimiento están en países como Brasil, México, Chile y Colombia, pero quienes están dispuestos a invertir no conocen mucho de ellos, de su entorno ni de sus condiciones de operación. Solo 10 por ciento de esas empresas buscan oportunidades en estas regiones”, dice Escobar. Inflación: las metas de control de inflación no se están cumpliendo, en especial en países de economías emergentes. En Colombia, en lo que va corrido del año la cifra es de 2,58 por ciento. Riesgos en el manejo del medio ambiente: aunque muchas empresas son conscientes de la responsabilidad que tienen con el medio ambiente, los gobiernos deben emitir una regulación para controlarlo de manera más estricta. Ejecución de transacciones estratégicas: supone que las empresas identifiquen oportunidades para ser exitosas en un mercado. “Pueden tener que ver con la adquisición o el desarrollo de un nuevo producto. La innovación es clave”.

CONTROLES

CONTROL DE CARTERA CONTROL DE CARTERA

A2

A1 PROCESO ANALISIS CUENTAS BANCARIAS PROCESO CONTROL SALDOS DEUDORES Modulo de cartera AR 2000 Modulo de cartera conciliaciones Estados financieros cuentaCta. 1305 Estados financieros 4405 Bancolombia Cte. CONTROLES 1 2011-053M COLOMBIA S.A. REFERENCIA CONTROLES 1 20113M COLOMBIA S.A. REFERENCIA 05-1212 A.2 A.1 PERIODO 2011 2011 PERIODO Objetivo: Objetivo: Determinar o verificar que el control 2ª este adecuadamente diseñado e implementado en el Determinar o verificar que el control 1ª este adecuadamente diseñado e implementado en el proceso contable. proceso contable. Procedimiento: Procedimiento: Se valida la periodicidad de las conciliaciones bancarias y seguimiento a las partidas que están en A través de los documentos se observa que la conciliación de cartera sea oportuna, que no tenga conciliación partidas conciliatorias, que las conciliaciones físicas estén firmadas por la persona que lo elabora y el Gerente lo revisa. Alcance Alcance Se audita las conciliaciones bancarias de los últimos 2 meses analizando la veracidad de los saldos Se audita la comprobación de los saldos de las cuentas 1305, analizando sus respectivos movimientos contables registrados en sistemas vs libros Desarrollo Desarrollo MODULO MODULO Clientes nacionales $ 24.763.514 Extracto Bancolombia inicial enero 2010 $ 54.000.345.000 Compañías vinculadas $ 1.849.250 Extracto Bancolombia final enero 2010 $ 45.678.986.000 Anticipos y avances $ 143.588 Libros inicial enero 2010 $ 5.400.345.000 Anticipos de impuestos y contribuciones $ 137.735 Libros final enero 2010 $ 44.678.986.000 Reclamaciones $ 38.473 Extracto Colmena inicial marzo2010 A2 1 $ 107.741.148,17 Cuentas por cobrar a trabajadores $ 1.210 Extracto Colmena final Marzo 2010 $ 144.784.156.05 varios2010 $ 1.229.148 LibrosDeudores inicial febrero $ 107.741.148,17 TOTAL $ 28.162.918 Libros final febrero 2010 $ 144.784.156.05 Menos-Provisión para deudas de dudoso recaudo $ 584.589 Provisión para descuentos $ 512.578 partidas conciliatorias enero $ 200.000 El conciliatorias movimiento defebrero la provisión para deudas de dudoso partidas $0 recaudo. $ 27.065.751 $ 1.266.455 Saldo inicial ($ 246.546) Castigo de cartera ($ 435.320) Recuperación provisión del año Conclusiones 584.589 Saldo final Se verifico los saldos con los procesos de control de la cuenta cte. $6401 Bancolombia y análisis de el Conclusiones seguimiento mensual que la empresa hace a la cuenta , en el mes de enero hay diferencias que no justifican el cuadre de saldos ni registran en partida conciliatoria Se verifico los saldos con los procesos de control de los balances correspondientes y análisis de el seguimiento mensual que la empresa hace a la cuenta deudores Elaborado por Lina Cardona Elaborado por Lina Cardona

Revisado por Rogers Angulo Revisado por Rogers Angulo

CONTROL DE CARTERA A3 PROCESO Facturación Validación facturación Cadena Éxito Facturación realizada abril a cadenas Éxito CONTROLES 3 2011-04- 3M COLOMBIA S.A. REFERENCIA 12 A.3 2011 PERIODO Objetivo: Verificar que la información de facturación del tercero Éxito corresponda la información contable de la empresa Procedimiento:

Se realiza verificación de las facturas físicas contra el sistemas AS 400 Alcance

Se Validara la información correspondiente de abril Desarrollo MODULO INFORMACION FACTURAS Factura No 123445 5 abril Factura No 123504 12 abril Factura No 123503 17 abril Factura No 123550 19 abril Factura No 123600 26 abril INFORMACION SISTEMAS Factura No 123445 5 abril Factura No 123504 12 abril Factura No 123503 17 abril Factura No 123550 19 abril Factura No 123600 26 abril

$ 66.789.000 $ 34.567.890 $ 23.445.678 $ 123.456.789 $ 12.345.678 $ 66.789.000 $ 34.567.890 $ 23.445.678 $ 123.456.789 $ 12.345.678

Conclusiones

Se verifico la facturación de éxito realizada por 3m sin novedad especial

Elaborado por Lina Cardona

Revisado por Rogers Angulo

HORNET CONTROL SALDOS CARTERA CUENTAS DEUDORES H: Validando la información del sistema O: diaria R: Riesgo de tener cuentas incobrables N: Detectivo E: El proceso lo realiza la coordinadora del área contable T: maneja sistema AS400

CONCILIACIONES BANCARIAS H: comparar mensualmente los movimientos contables vs extractos O: fin de mes R: errores del sistema N: preventivo E: La auxiliar contable con 3 años en la empresa se encarga de la función T:portales Bancolombia VS ecuenta sistema información libros auxiliares

FACTURACION H:Analizar la información de facturas físicas vs sistema O: diaria R: error subir información en la plataforma N:preventivo E: realiza la función el analista de facturación T: manejo programa facturas m system

PAPELES TRABAJO

Papel conciliación bancaria A2 1