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AUDITORIA EXTERNA

Maira Alejandra Ayala Pérez Cód. 156003904 Diana Lucia Cabrera Montero Cód. 156003905 Karen Suleima Carreño Parrado Cód. 156003909 Angelly Jhohanna Castro Garcia Cód. 156003910

Nelson Ariel Guevara Clavijo Control de Gestión

Universidad de los Llanos Ciencias Económicas Administración de Empresas V Semestre Villavicencio, 2019

ii Tabla de Contenido Pág.

Tabla de Contenido ........................................................................................................... ii Lista de tablas .................................................................................................................. iii Introducción ...................................................................................................................... 1 Objetivos ........................................................................................................................... 2 Objetivos específicos ............................................................................................................. 2 Auditoria externa .............................................................................................................. 3 Orígenes ................................................................................................................................. 3 Concepto ................................................................................................................................ 3 Objetivos................................................................................................................................ 4 Características........................................................................................................................ 4 Beneficios .............................................................................................................................. 5 Ventajas ................................................................................................................................. 6 Desventajas ............................................................................................................................ 6 Aplicación.............................................................................................................................. 7 Relación con el control .......................................................................................................... 9 Conclusiones ..................................................................................................................... 9 Referencias ..................................................................................................................... 11

iii Lista de tablas Pág. Tabla 1. Beneficios de la Auditoría Interna y Externa ..................................................... 5

1 Introducción

En el presente trabajo se aborda el tema de la Auditoria externa que es un examen que se realiza por personas ajenas a la empresa siguiendo una metodología, se dará una explicación clara donde se iniciará hablando de su origen, luego se dará la definición para entrar en contexto, para lo que también se nombrarán sus características, además mediante una tabla se mencionan los beneficios tanto de la auditoria interna como externa, se verán las ventajas y desventajas, su aplicación y finalmente se mostrara un ejemplo mediante un video.

2 Objetivos Profundizar en el concepto de la auditoria externa, para ampliar nuestros conocimientos y poder diferenciarla mostrando su definición, características, ventajas, desventajas y otros ítems que nos aclaren el concepto y los pasos para su aplicación, esto por medio de consultas en sitios web confiables.

Objetivos específicos -

Investigar sobre la auditoria externa para conocer su definición y características.

-

Mencionar y definir las ventajas y desventajas de la auditoria externa.

-

Conocer los beneficios y pasos utilizados al realizar una auditoria externa.

-

Determinar la relación de la auditoria externa con el control.

3 Auditoria externa

Orígenes Grimaldo, L. (2014) en su tesis La importancia de las auditorías internas y externas dentro de las organizaciones, afirma: “El origen de la Auditoria, empieza como una necesidad social, proveniente del desarrollo de la economía. Cuando la civilización occidental logro su paso de la Edad Media al periodo del Renacimiento, no se veían grandes transacciones de dinero, pero se dio inicio entre los reinos al préstamo de dinero, el cual tomo gran importancia, creando así, la necesidad de poder contar con una persona que fuera imparcial y pudiera dar fe de la transacción”. (p. 9) Como nos dice el autor, el término de auditoria viene desde mucho tiempo atrás, donde inicia con el objeto de evitar errores y estafas, tratando de prevenir que otras personas se adueñaran de lo que no les correspondía.

Concepto La auditoría externa o independiente es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, es realizada por profesionales que no dependen de la empresa ni económica ni laboralmente y a quienes se reconoce un juicio imparcial merecedor de la confianza de terceros, su objetivo es dar una opinión independiente de la forma como se opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.

4 Objetivos Los objetivos que persigue la auditoría externa empleada en una empresa son: -

Investigar y determinar si la forma en que se emplea el sistema informático de la empresa es válida, verídica y correcta.

-

Verificar si existen posibles problemas a los cuales se enfrentará la empresa.

-

Resaltar los puntos fuertes y débiles ante determinada toma de decisiones.

-

Proponer sugerencias constructivas.

-

Controlar las actividades que tienen que ver con el desarrollo e investigación de la empresa.

-

Ayudar a que la empresa tome decisiones exitosas y confiables.

Características Los resultados de la auditoria externa se toman como asesoramientos que sirven para la toma de decisiones y aportan al mejoramiento continuo, entre las características de la auditoria externa podemos encontrar las siguientes: -

Se realiza generalmente a través de un contador público ya sea privado o sin fines de lucro.

-

Sus resultados determinan la fiabilidad financiera de la empresa.

-

La información proporcionada es usada por los propietarios y otras entidades que manejen el desarrollo de la empresa, como inversionistas o bancos.

-

Se realiza mediante programas de trabajo que planean, evalúan y aplican pruebas confiables.

-

Maneja la mayoría de las actividades y campos de la empresa.

5 Beneficios Para tener un concepto más claro, en la Tabla I se nombraran los beneficios de la auditoria interna y externa. Tabla 1. Beneficios de la Auditoría Interna y Externa Auditoria interna

Auditoria externa

Asesora a los diferentes niveles en el

Cuenta con total independencia por no tener

cumplimiento efectivo de sus

afinidad con la institución auditada.

responsabilidades por medio de visitas a las diferentes áreas de la organización. Mantiene de una forma permanente el control

Sus dictámenes son aceptados y validos ante

eficaz de la organización.

las autoridades respectivas y de carácter confiable ante sus usuarios.

Previene y anticipa los futuros problemas,

Determina la eficiencia con que se están

brindando soluciones oportunas.

desarrollando las operaciones dentro de la organización, permitiendo así detectar a tiempo inconsistencias y poder recomendar acciones a tomar.

Conocen ampliamente las actividades,

Evalúa los objetivos y políticas establecidos en

operaciones, procedimientos, áreas y

la organización con el fin de efectuar

debilidades de la institución.

seguimiento a su cumplimiento.

Asegura la calidad y promueve la mejora

Proporciona a la alta gerencia y a los demás

continua.

responsables de las distintas áreas, procedimientos estandarizados ceñidos por controles que ayudan a su buen manejo.

Asegura el cumplimiento de Normas,

Reducen los riesgos que se puedan presentar

Políticas y Reglamentos vigentes.

por concepto de posibles accidentes, fraudes u otras situaciones, que puedan afectar negativamente a la empresa.

Nota: Tomada de Grimaldo Lozano, L. C, 2014, La importancia de las auditorías internas y externas dentro de las organizaciones p. 31.

6 Ventajas Claridad y confiabilidad de estados financieros: La auditoría contable externa emite una opinión independiente acerca de la razonabilidad de los estados financieros de su empresa, otorga credibilidad y confianza a la empresa y a sus procesos. Esto llega a ser muy útil en una venta, alianza, incorporación de inversionistas o solicitud de créditos a entidades financieras. Identificación y disminución de riesgos: Identifican posibles riesgos a los cuales la empresa se ve expuesta. La identificación y posterior manejo de riesgos, es esencial para reducir la probabilidad de que los objetivos corporativos no se cumplan debido a imprevistos. Identificación de debilidades en el control interno: Los sistemas de control interno facilitan el logro de los objetivos de la organización y la administración de riesgos. Si existen debilidades o fallas de aplicación del control interno, probablemente pierda su utilidad. Una auditoría externa, permite identificar cuáles son las debilidades de control y en qué áreas. El auditor externo, con su experiencia, brinda sugerencias de acciones a tomar.

Desventajas Falta de cooperación por parte de los empleados: Muchas veces los empleados ven al auditor como el enemigo, en lugar de un asesor para el negocio. Su presencia no es bienvenida y se llega a obstaculizar su trabajo tratando de no proporcionar la información necesaria o proporcionando información irrelevante como método de distracción. Aunque de igual manera el auditor logrará realizar se evaluación, este tipo de situaciones hace más

7 lento y dificulta el proceso, lo que puede incrementar los costos. El empresario puede identificar quién no está cooperando con el auditor y convertir estos obstáculos en áreas de oportunidad para atacar la raíz del problema. Falta de tiempo: Una auditoría requiere planeación por parte de la empresa. La elección de una firma de auditores que la llevará a cabo no es sencillo, pues debe asegurarse de que se trate de un contador público profesional, certificado y con la experiencia necesaria para llevarla a cabo. Si usted considera que situaciones internas ameritan programar una auditoría con urgencia y no cuenta con un auditor de confianza, el proceso puede llegar a tomar más tiempo del que dispone en ese momento. -

Son contratados por un precio y tiempo determinado.

-

La calidad profesional a intervenir depende del punto anterior

-

No toda la información está a su alcance.

-

Los resultados pueden ser negociados o manejables por la empresa contratante.

-

Los resultados pueden ser negociados o manejables por la empresa contratante.

-

En su afán de justificarse, suelen perderse en trivialidades

Aplicación La auditoría externa tiene como finalidad obtener la mayor cantidad de información posible de una organización, ya no sólo sobre los sistemas de gestión de información, sino sobre su estado financiero y comercial. De esta manera, se realiza un análisis y control exhaustivo sobre la marcha de la empresa, así como la realización de un informe de auditoría fidedigno y veraz que se entregará a terceras partes interesadas.

8 Paso 1. Planificación de la auditoría: Se solicita cierta documentación a la empresa o al órgano que se quiere auditar con el fin de descubrir aspectos generales de él, como cantidad de empleados, reglamentos internos, máximas autoridades, etc. Luego se establece el alcance (instrumento de medición que se utilizara para saber si esta información es o no veraz, puede ser una norma, un reglamento o la forma en la que el departamento de contabilidad realizo los asientos contables) y el objetivo (identificar qué se va a examinar y cómo se realizará). Paso 2. Informar al órgano o ente auditado: Según el tipo de auditoría se puede informar a la empresa por medio de: Una reunión abierta entre el equipo auditor y la alta gerencia, un oficio con las credenciales y el primer capítulo del informe preliminar adjuntos o ambos. La idea es que la compañía tenga la oportunidad de conocer el alcance y los objetivos de la auditoría para prepararse adecuadamente. Paso 3. Levantamiento de la auditoría: Esto es lo que se conoce como el trabajo de campo. Los métodos de levantamiento dependerán del tipo de auditoría. Por ejemplo, en el caso de las auditorías financieras, se solicitan libros contables, estados financieros, estados de cuentas, movimientos y cualquier otro documento que pudiera estar relacionado, como facturas o contratos de servicio. A este tipo de auditorías se le llaman documentales. El objetivo principal que se persigue con este paso es conseguir evidencia que permita determinar si hay o no irregularidades. Paso 4. Analizar la información recolectada: Una vez que se han obtenido las pruebas de campo, es hora de examinar si existen o no irregularidades. Todo el procedimiento, incluyendo los hallazgos de la auditoría, deberá recogerse en un informe especial que cerrará con una serie de conclusiones y recomendaciones para la empresa.

9 Paso 5. Entrega y reunión de cierre: Una vez que el Informe de Auditoría está redactado y firmado por el auditor, se le envía a la empresa una copia para informarle sobre los errores o aciertos que se han encontrado y darle un plazo para responder a los hallazgos del informe, consignar un plan de implementación de correctivos y realizar preguntas. Las discusiones sobre los hallazgos y los mecanismos que la empresa implementará para corregir aquellas irregularidades que han salido a la luz en la auditoría, se realizarán en una reunión de cierre con los altos cargos, los empleados involucrados o responsables y el equipo auditor.

Relación con el control La función del control interno, desde punto de vista del auditor externo es proveer seguridad de que errores e irregularidades puedan ser descubiertos en forma oportuna probando así la confiabilidad de las operaciones. Además, la evaluación del sistema de control interno ayuda al auditor externo a determinar otros procedimientos de auditoría adecuados para emitir su opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros. A través de la auditoría externa se realiza un análisis y control exhaustivos por parte de un auditor, el cual es totalmente ajeno a la actividad de la empresa, con el objetivo de emitir una opinión imparcial e independiente sobre el sistema de operación de la empresa y su control interno. Además, a través de la auditoría externa, se formulan sugerencias de mejora de la organización, por otra parte la existencia de un sistema de control interno tiene especial importancia en la planificación del trabajo de auditoría. Ejemplo Pérez, O., Campos V. (2011) https://www.youtube.com/watch?v=ZU8kqkyYr1Q

10 Conclusiones

En conclusión, la auditoria externa es similar a una asesoría que se usa como herramienta a la hora de ahorrar problemas tanto a gerentes como miembros de juntas directivas, ya que con ellas se evitan fraudes, se genera confianza en estados financieros, se toman mejores decisiones, se identifican riesgos a tiempo, se crea una mejora continua y así se garantiza la seguridad de parte de los miembros de las empresas.

11 Referencias

Grimaldo, L. (2014) La importancia de las auditorías internas y externas dentro de las organizaciones (Tesis de pregrado), Universidad Militar Nueva Granada, Bogotá. Recuperado de https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/13537/Importancia%20 de%20las%20Auditorias.pdf;jsessionid=8C0CEB49979F0093EFC8718A0E5CB06 D?sequence=1 Auditoria externa (2017). En Enciclopedia económica. Recuperado de https://enciclopediaeconomica.com/auditoria-externa/ Rocha, H. En Rocha Salas y cía. S.C. Ventajas y desventajas de una auditoría externa. Recuperado de http://blog.rocha.com.mx/blog/ventajas-y-desventajas-de-una-auditor%C3%ADaexterna Mac Estefania. (2019) Como hacer una auditoria. Cuida tu dinero. Recuperado de: https://www.cuidatudinero.com/seis-pasos-para-un-proceso-de-auditora-5581.html Pérez, O., Campos V. (2011) You tube. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=ZU8kqkyYr1Q