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Instituto Particular Mixto

“DR. PEDRO MOLINA” Bo. Carrizal, Morales, Izabal; Guatemala

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Introducción La auditoría externa es un sistema utilizado por las organizaciones para realizar un examen detallado, sistemático y crítico mediante una empresa ajena a la organización, auditor especializado o contador público. Este auditor, que no posee vínculo estrecho con la empresa, debe determinar y proporcionar una opinión sobre el sistema de información de la empresa y cómo mejorar algunas técnicas. Básicamente, la auditoría externa es la que toma en cuenta todo detalle del sistema de información de la empresa, ya sean sus documentos, programas, expedientes y estados financieros y les proporciona fiabilidad y validez.

¿Qué es una auditoría externa?

La auditoría externa es un examen crítico y sistemático, el cual se encuentra debidamente detallado, que se le realiza a un sistema de información empleado por cualquier tipo de empresa. Éste es realizado por un contador público que no posee ningún tipo de vínculo ni relación con la empresa que está siendo auditada. Aquí el contador que realizará la auditoria externa, emplea técnicas determinadas para emitir una opinión objetiva sobre la manera en la cual la empresa opera con su sistema de información, generando varias sugerencias que se pueden implementar para la mejora de los mismos. La opinión que el auditor emita con respecto a los sistemas de información de una empresa tendrá trascendencia entre terceros, ya que esto es garantía para la validez de la información que es generada por el sistema. Es importante que tengamos en cuenta que la auditoría externa se hace bajo la figura de fe pública, lo que indica que los sistemas de información deben tener credibilidad en cuanto a la información que fue examinada. La auditoría externa puede realizar un análisis sobre cualquiera de los sistemas utilizados en una empresa, pero habitualmente, la mayoría de las empresas requieren de un análisis acerca de su sistema de información financiera en una forma independiente para que de este modo, la auditoria externa puede otorgarle una validez garantizada frente a los usuarios del producto en cuestión, por lo que tradicionalmente el término que recibe la auditoría externa se encuentra asociado al de auditoría de estados financieros aunque uno no sea equivalente al otro. Por otro lado, la auditoria externa tiene por objetivo la averiguación de sobre la integridad y autenticidad de los expedientes, de los documentos, y toda aquellas

información producida por los sistemas de información en una empresa. La misma suele llevarse a cabo en el momento en que se tiene una intención de publicar el producto del sistema informático que ha sido examinado con el fin de apoyar al mismo mediante un opinión independiente a la empresa que suele darle la autenticidad que le permite a sus usuarios tomar las decisiones basadas en la confianza que brinda una persona encargada de la auditoría externa en una entidad empresarial. Como hemos dicho antes, la auditoria externa debe ser realizada por una persona que se encuentre aptamente calificada para llevarla a cabo. El auditor debe tener la capacidad de emitir una opinión que resulte imparcial y experta, profesionalmente hablando, con respecto a los resultados que pueda llegar a lanzar la auditoría realizada, basándose en el factor de que su opinión es la que acompañara el informe presentando una vez que la auditoría se encuentre finalizada. Es importante para todo auditor externo que su opinión este respaldada en la veracidad que posean los documentos examinados y los estados financieros de la empresa, ya que no se debe imponer ningún tipo de restricción por parte de la empresa al auditor mientras está realizando sui trabajo de investigación. Sin importar la situación, un contador público, profesional, suele distinguirse por la combinación del conocimiento completo acerca de los principios y procedimientos contables, junto con la capacidad de poder ofrecer un juicio certero y objetivo. Es importante que en el momento en que una empresa vaya a contratar un auditor para que realice la auditoria externa correspondiente, exija los documentos que avalen su profesionalidad.

Historia de la Auditoría Externa Evolución histórica de la auditoria. Antecedentes: “La auditoría se originó en la práctica de la contabilidad; la cual desde los inicios de la sociedad se encarga de desarrollar un sistema de información en el que se realiza una acumulación y registro ordenado de datos acerca de factores productivos en los que existe interés, con la intención de clasificarlos en cuentas que los representen así: derechos (activos), obligaciones (pasivo y patrimonio), entradas (ingresos) y salidas (egresos), para tener conocimiento acerca del valor de éstos y con base en dicho conocimiento poder tomar decisiones.” (Arguello, 1976). “Los vestigios de la contabilidad desde la perspectiva macroeconómica se presentan en los gobiernos de las primeras sociedades,” (Arguello, 1976).Lo que buscaban era determinar lo que poseían y qué no era de ellos, decidir racionalmente la manera de gastar, y como se podrían gestionar cambios positivos a corto, mediano y largo plazo. Desde el enfoque macroeconómico los comienzos de la contabilidad están dados en la administración de conteo, vista desde el trueque o intercambio para la subsistencia. ” La auditoría se origina en el hecho de que quien está directamente interesado (propietario) en el incremento de valor de la organización, no es quien la administra, ni tampoco quien contabiliza sus derechos, obligaciones, entradas y salidas de riqueza.” (Arguello, 1976) La auditoría surge con la actividad comercial y por la incapacidad de intervenir en los procesos tanto productivos como comerciales de una empresa (Mantilla, 1989). Por estas razones surge la necesidad de buscar personas capacitadas, de preferencia externas (imparciales), para que se desarrollen mecanismos de supervisión, vigilancia y

control de los empleados que integran y desempeñan las funciones relativas a la actividad operacional de la empresa. Con el transcurso del tiempo, las relaciones comerciales y operaciones de negocios empezaron a crecer rápidamente, sobre todo a partir de la Revolución Industrial, en ese momento el comerciante tuvo la necesidad de crear un nuevo sistema de supervisión mediante el cual el dueño, o en su caso, el administrador extendieran su control y vigilancia. El enfoque que se le daba a este tipo de auditorías en su inicio era de carácter contable, debido a que se basaba principalmente en el resguardo de los activos, la finalidad era verificar que los ingresos se administraban correctamente por los responsables en cuestión. Las primeras auditorías se enfocaban básicamente en la verificación de registros contables, protección de activos y por tanto, en el descubrimiento y prevención de fraudes. “El auditor era considerado como un “Revisor de Cuentas”. A principios del siglo XV, los parlamentos de algunos países europeos comenzaron a crear el denominado Tribunal Mayor de Cuentas, cuya función específica era la de revisar las cuentas que presentaban los reyes o monarquías gobernantes. Con el paso del tiempo se extendió esta revisión a aspectos tales como: revisión de la eficiencia de los empleados, procedimientos administrativos, actualización de políticas, este es el origen de la auditoria interna” (Arguello, 1976). Etapa Prehistoria En su origen más antiguo la auditoría es una actividad que se creó como una aplicación de los principios de contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud. Su importancia fue reconocida desde los tiempos más remotos. Tenemos conocimiento de su existencia desde la época de la civilización sumeria y el pueblo azteca. La auditoría, en su forma más primitiva y simple, surge cuando un pueblo o núcleo social, sojuzga o domina a otro, por medio de la política, religión, economía, ciencias, o como antiguamente era la manera más común, por la fuerza. Así, el pueblo o la comunidad social eran obligadas a

pagar un tributo al que lo domina. Este tributo hoy se conoce como contribución, el gobernante requiere que los tributos que impuso sean pagados correctamente en el tiempo requerido para estar seguros de que dicho pago se realizaba; se designaban revisores los cuales ejercían una actividad de fiscalización.

Edad Media Durante la época de la Colonia, la función de auditor fue ejercida por la autoridad religiosa, se impuso a la fuerza. En esta época, los hacendados y los grupos económicos favorecidos, tenían que pagar su diezmo al virrey este tributo lo recogía la iglesia, el control de este recaudo era fiscalizado por los auditores, quienes emitían reportes, y la lista de quienes no cumplían con el pago del diezmo. Las personas que no diezmaban eran enviadas ante el Tribunal del Santo Oficio o La Santa Inquisición; este Tribunal empleaba procedimientos, para obligarlos a pagar el diezmo y que no se volviera a incurrir en una evasión, dicha riqueza le otorgó un dominio absoluto al clero acompañado de una impresionante acumulación de riqueza, dominio que concluyó con la promulgación de una reforma de ley hecha por Benito Juárez. El título de auditor apareció a fínales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I. Durante la edad media en los diferentes países, las asociaciones profesionales, eran las encargadas de ejecutar funciones de auditoria, destacándose entre ellas, el Colegio de Contadores de Venecia de 1581 y el Consejo Londinense de Inglaterra en el año 1310.

Edad Industrial A mediados del siglo XVIII. Esta necesidad de implementar procesos surge a partir del crecimiento de las empresas, en su mayoría fábricas, las cuales no podían ser atendidas o supervisadas por una persona y tenían que recurrir a un

mecanismo de supervisión y de implementación de procesos con la finalidad de garantizar que podían cumplir con los resultados esperados en relación a los productos que producían. (Espasa-Calpe 1991, Enciclopedia Universal Ilustrada Europea Americana. Tomo VI p 1006-10007) Esto dio origen a la formación del capitalismo y a las diversas teorías económicas de libre comercio. El desarrollo del capitalismo ocasionó concentraciones de capital, por lo que pequeñas organizaciones y fábricas tendieron a desparecer y comenzó la etapa del surgimiento de sociedades comerciales e industriales las cuales a su vez se agruparon en pools, trust y holdings, las cuales requerían de la participación de inversionistas para tener recursos que les permitieran una expansión y crecimiento. Este fenómeno comercial surgió tanto en Europa como en Estados Unidos, por lo que los gobiernos de dichos países empezaron a instaurar disposiciones o regulaciones que establecían medidas en relación a los estados financieros de las empresas que tenían acciones dentro del público inversionista. Estas medidas consistían en órganos revisores, dentro los cuales solamente estaban facultados contadores públicos independientes.

Características -Independencia. Debe ser independiente del cliente y seguir una metodología objetiva en su análisis.

-Enfoque fundamentalmente financiero/contable. Su enfoque es eminentemente financiero, fiscal y contable.

-Análisis de un período pasado. Analiza un período ya ocurrido y del cual se tienen las cifras contables previamente elaboradas.

-Se domina generalmente a través de un contador público ya sea este privado o sin fines de lucro.

-Sus resultados determinan la fiabilidad financiera de la empresa.

-La información proporcionada por la Auditoría Externa son usados por los propietarios y cualquier otra entidad que maneje el desarrollo de la empresa, tales como inversionistas o bancos.

-La auditoría es realizada por medio de programas de trabajo que planean, evalúan y aplican pruebas confiables.

Funciones -Financieros. Liquidez. Crédito. Solvencia. Tipo de cambio. Tipo de interés. Otros. -Fiscales. Incumplimiento de pagos. Deberes formales. -Contables. Incumplimiento de normativas contables.

Dónde se aplica La auditoría externa consiste en que una empresa ajena supervise los estados financieros de la empresa cumplen las leyes o normas específicas. Los usuarios de la información financiera de estas entidades son inversores, agencias gubernamentales y el público en general.

La forma de designación, las calificaciones y el formato de presentación de informes por parte de la auditoría externa son definidos por la ley, y varían de acuerdo a la jurisdicción de los diferentes países. Los auditores externos deben ser miembros de uno de los órganos profesionales de contabilidad reconocidos del país y normalmente presentan sus informes a los accionistas de una sociedad anónima.

Para que aplicarla El primer beneficio de una auditoría externa pasa precisamente por la independencia del equipo que la desarrolla. Hablamos de profesionales con experiencia que presentan y desarrollan soluciones eficaces con rapidez, proponiendo alternativas que permitan optimizar recursos, con la libertad propia que tiene un tercero para diagnosticar la situación de la empresa y hacer recomendaciones para mejorarla en base a su estudio. Otros de los beneficios evidentes para una empresa al contar con una auditoría externa es que se garantiza que los controles contables son los adecuados y los procesos que utiliza son los más eficaces. Además, permite detectar cualquier deficiencia en el funcionamiento de nuestro negocio, con la posibilidad de corregir y mejorarlo de forma inmediata. La auditoría externa de estados financieros es la más solicitada por las empresas si bien es cierto que ésta repercute en todas las áreas del negocio, por lo que hoy constituye, más allá de un recurso para responder a un requisito legal, un servicio profesional en aras de la mejora de un proyecto empresarial. Otros tipos de auditoría que existen son la administrativa (que incluye aspectos como el análisis de la estructura organizativa y cuyo objetivo es analizar el funcionamiento administrativo) o la operacional (que permitirá valorar si los recursos se están utilizando de forma eficaz). Como sucede con otros procesos la auditoría externa no debe entenderse como un gasto, sino como una inversión que permitirá optimizar los procedimientos de gestión y el funcionamiento de la propia empresa, beneficiándose de los conocimientos y el trabajo de un profesional independiente. Una auditoría externa ofrecerá una opinión imparcial y experta sobre los resultados de la auditoría, tras un proceso de examen e investigación de los procesos empresariales internos. El profesional se encargará de definir los procedimientos a realizar, y cómo y cuándo ejecutarlos tras planificar y supervisar la metodología adecuada.

Conclusión

Una auditoría externa es aquella que es realizada por una firma externa de profesionales con el propósito de evaluar los estados financieros de una empresa. Se trata de un procedimiento de uso común cuando se quiere comprobar que una empresa se maneja financieramente de forma honrosa. Se suele recurrir a las auditorías externas por ser agentes externos a la empresa y así poder tener un criterio más objetivo.