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UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

TEMA: “Cierre contable, cierre de inventario y asientos de ajustes” ALUMNO: Mariano Alberto Soriano Vasquez CARNET: SV100612 MATERIA: Contabilidad para ingenieros GRUPO: 02

ASIENTOS DE AJUSTE Los asientos de ajuste son asientos contables que se registrar al final del periodo contable con el fin de llevar las cuentas a su saldo real, estos asientos son necesarios para aumentar, disminuir o corregir los saldos de las cuentas a su valor verdadero pues estos se usaran para preparar los estados financieros. Algunas de las características de este tipo de asientos son las siguientes     

Registran transacciones comerciales pendientes de registro a una determinada fecha. Efectúan modificación o corrección de saldos de dos o más cuentas, que a una fecha determinada presentan operaciones incompletas o deformadas. Se preparan periódicamente. Generalmente no involucran movimiento de efectivo al momento de realizarse puesto que este ya se dio antes. Se reconocen operaciones emergentes de la actividad comercial que no han sido registradas o que han sido omitidas en los libros contables.

Los asientos de ajustes pueden clasificarse de la siguiente manera: a) Asientos de ajustes debido a Ingresos por cobrar. Cuando la empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa, para esto debita una cuenta de activo llamada ingresos por cobrar y acredita la cuanta respectiva de ingresos. Ejemplo: Al finalizar el periodo contable la señora Annie López no ha cancelado a la empresa el valor de $800.000 correspondientes a el arrendamiento de un vehículo. Procedimiento Cuenta Ingresos por cobrar Ingresos arrendamiento

Debito $900.000

Crédito $900.000

b) Asientos de ajustes debido a Gastos por pagar. Cuando la empresa ha incurrido en gastos y estos no se han contabilizado debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente, convirtiéndose este valor en un pasivo para la

empresa, entonces al contabilizar se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta de costos y gastos por pagar. Ejemplo: Al finalizar el periodo contable no se cancelado los recibos de los servicios públicos correspondientes a $200.000 Procedimiento Cuenta Debito Servicios $200.000 Costos y gastos por pagar

Crédito $200.000

c) Asientos de ajustes debido a Ingresos cobrados por adelantado. Este tipo de ajustes se debe a dineros que la empresa a recibido por adelantado por la prestación de sus servicios y deben registrarse al final del periodo. Ejemplo El 1 de enero la empresa recibe ingresos por $3´000.000 correspondientes al arriendo de un inmueble en los meses venideros de enero, febrero y marzo. Se quiere hacer el ajuste al primer mes. Asiento original Cuenta Bancos Ingresos anticipado

recibidos

Debito Crédito $1´000.000 por $1´000.000

Asiento de ajuste Cuenta Ingresos recibidos anticipado Ingresos arrendamiento

Debito Crédito por $1´000.000 $100.000

d) Asientos de ajustes debido a Gastos pagados por adelantado Este tipo de asientos se utiliza para contabilizar aquellos materiales o servicios que la empresa ha comprado para consumirlos en un periodo futuro y han sido pagados de forma

anticipada, dichos activos a medida que se van causando disminuyen y se convierten en un gasto. Para contabilizarlos se debita la cuenta de Gastos y se acreditan Gastos pagados por anticipado Ejemplo El 1 de enero La empresa ha comprado una poliza de seguro por un año cuyo valor fue de $1´200.000, se quiere hacer el asiento de ajuste a 1 de febrero. Procedimiento Asiento original Cuenta Seguros anticipado Bancos

pagados

Debito por $100.000

Crédito

$100.000

Asiento de ajuste Cuenta Gastos seguros Seguros pagados anticipado

Debito $100.000 por

Crédito $100.000

e) Asientos de ajustes a la cuenta caja, ocasionados por el arqueo Cuando se verifican la existencia de valores en caja, es decir al realizar el arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en los libros. El valor total en la caja puede ser menor que el saldo en los libros, presentándose entonces un faltante por la diferencia y ocasionándose un ajuste. Entonces es preciso determinar la causa del faltante, acreditar la cuenta caja y debitar la cuenta correspondiente al concepto que origino el faltante. Ejemplo: El empleado de la caja pago servicios de cafetería por valor de $50.000 y no los registro, presentándose un faltante por este valor. Procedimiento Cuenta Gastos Diversos Caja

Debito $50.000

Crédito $50.000

También se pueden presentar sobrantes cuando el valor de la caja es mayor que el consignado en los libros, en este caso es necesario ajustar debitando caja y acreditando la cuenta que corresponda al sobrante f) Ajustes a la cuenta banco por conciliación bancaria Para realizar estos ajustes es necesario una conciliación, es decir comparar el saldo de los libros de la cuenta banco con los extractos bancarios, al realizarse el cotejo puede presentarse estas situaciones las cuales ameritan un asiento de ajuste:   



Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por los bancos Valores que aparecen en el extracto y que aún no han sido registrados en la empresa Notas debito por conceptos de comisiones remesas, devoluciones de cheques, intereses por sobregiros o prestamos, estos disminuyen el saldo de la cuenta banco y se debita la cuanta que corresponda según sea el caso. Notas créditos enviadas por el banco por conceptos de rendimientos financieros, prestamos abonados en la cuenta corriente, consignaciones de clientes. Estos aumentan la cuenta banco por lo cual se debita esta y se acredita la cuenta que corresponda.

Ejemplo El banco nos envía una nota crédito por valor de $200.000 por conceptos de consignación de un cliente Procedimiento Cuenta Bancos Clientes (activo)

Debito $200.000

Crédito $200.000

g) Asientos de ajustes debido a Depreciación de bienes de uso. La depreciación es un gasto en el que incurre la empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan atreves del uso y disminuyen su vida útil, consumiéndose así el valor del activo. Este gasto se debe causar y registrar al final del periodo y su vida útil depende del tipo de activo que se este usando y esta regulado por la legislación colombiana. Ejemplo: El 1 de marzo se compra una local por valor de $60´000.000 de los cuales $30´000.000 se estima que corresponden al valor del terreno. Se quiere registrar la depreciación a 31 de diciembre de ese año

Procedimiento Los edificaciones y construcciones se deprecian 5% anual a 20 años, y solo se deprecia el valor del bien sacando el valor del terreno por lo tanto para lo correspondiente a los 10 meses del primer año son: $30´000.000*5%*10/12 = $1´250.000 Cuenta Depreciación Depreciación acumulada

Debito Crédito $1´250.000 $1´250.000

h) Asientos de ajustes para obligaciones laborales Estos se usan con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, estos se hacen al finalizar el periodo contable. El procedimiento consiste en liquidar las prestaciones sociales de cada trabajador y comparar el total de estas con el valor registrado en los libros por este concepto, luego se elabora un ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, según aumente o disminuya la provisión, utilizando como partida la cuenta de gastos. Ejemplo El 31 de diciembre se realiza la liquidación de prestaciones sociales del personal de la empresa y se compara con el saldo en libros para realizar los ajustes correspondientes. Prestaciones sociales Cesantias Intereses cesantias Vacaciones

Valor liquidación $1´384.720 de $166.166 $120.840

Valor libros

Diferencia

$1´384.720 $166.166

0 0

$130.700

-9860

Procedimiento Cuenta Debito Obligaciones Laborales $9.860 (Pasivo) Recuperaciones de provisiones (ingresos)

Crédito

$9.860

Cuenta Debito Obligaciones Laborales $120.840 (Pasivo) Vacaciones consolidadas ( Pasivo)

Crédito

$120.840

i) Asientos de ajustes por inventarios de mercancía Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo de los libros, pueden presentarse los siguientes casos: Inventario físico mayor que el valor en los libros de la cuenta Mercancias: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa (sistema de inventario permanente) y acreditando la cuenta costos de venta, esto ocurre generalmente por malos registros en los libros. También puede ocurrir que el inventario físico sea menor en tal caso hay un faltante. Ejemplo Al comparar el inventario físico con el valor de los libros de la cuenta mercancías se presenta un sobrante por valor de $300.000 Cuenta Debito Crédito Mercancia no fabricada por la $300.000 empresa Ingresos Diversos $300.000 j) Asientos de ajuste para provisión de cartera o estimado para deudas de difícil cobro El valor de la cartera está constituido por saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor correcto, teniendo en cuenta que algunas deudas no pueden recaudarse por fallecimientos del cliente, cambios de domicilio, insolvencia, etc. Para solventar estas deudas se emplea en todas la empresas la cuenta provisiones la cual protege la cartera de difícil cobro, su valor es un gasto que disminuye el activo. La cuenta provisiones también sufre ajustes cuando el saldo de la cuenta es menor que el valor resultante de calcular la provisión en el periodo actual, debe realizarse un ajuste por la diferencia. Ejemplo

La cuenta provisiones tiene un saldo por $200.000 al calcular el valor para el nuevo periodo, el valor resultante es $300.000 y valor real de la cuenta es de $300.000 en su saldo actual. En este caso se lleve llevar el valor de la cuenta a su saldo real con un ajuste de $100.000 Cuenta Provisiones deudores Provisiones clientes

Debito Crédito $100.000 $100.000

CIERRE DE INVENTARIO Es muy importante, fijar una fecha de antemano para realizar el Inventario de Cierre y no improvisar. El inventario nos proporcionará un Stock Inicial a la Fecha indicada en el inventario; es algo así como Saldo Final - Saldo Inicial. Es básico para luego poder llevar un seguimiento correcto del stock y sus movimientos. Ejemplo de inventario:

La frecuencia con la que se cierra el inventario varía según la empresa, pero el volumen de la transacción debe ayudar a determinar la frecuencia con la que decide ejecutar el cierre de inventario. Generalmente, las empresas ejecutan el cierre de inventario como parte del cierre de fin de mes y de los procedimientos de conciliación.

Los artículos del inventario están asignados a dos tipos de inventario: artículo o servicio. El cierre de inventario llevará a cabo las mismas funciones en todos los tipos de inventario, pero para los artículos de servicio, el cierre de inventario liquidará las emisiones con las recepciones.

CIERRE CONTABLE El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad. Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio. El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará. No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad. Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio. El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará. No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso. Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los

ajustes necesarios en los inventarios. [Consulte: Depreciación, Métodos de depreciación, Provisión de cartera, y Amortización de activos intangibles] Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas. Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo. Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad. Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios. Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr. La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados. Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado. La realización de una correcta planeación de políticas contables permite que la empresa, además de mostrar una situación económica y financiera real, que pueda también incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad económica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo. La definición de las políticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo. Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada improvisada. Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el objetivo de incidir en los resultados finales. Éstas deben enmarcarse dentro de una política de prudencia

que no comprometa para nada ni la situación económica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carácter legal. Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la parte económica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en las medianas y pequeñas empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.

EJEMPLO DE UN CIERRE CONTABLE INFORMACIÓN GENERAL: El señor Efraín Ríos Mont solicita que elabore su cierre contable del su empresa denominada “El General” ubicada en 1ra. Calle C-82 zona 1 de Totonicapán, del periodo al 31 de diciembre de 2011, para lo cual le presente la siguiente información: BALANCE DE SALDOS Caja

Q 7,000.00

Bancos Mercaderías

Q 25,000.00 Q 30,000.00

Clientes

Q 1,000.00

Mobiliario y equipo Q 5,000.00 gastos de Q 2,500.00 Organización Compras Q 45,000.00 Ventas

Q100,000.00

Proveedores

Q 2,000.00

documentos por cobrar acreedores Dev. Y reb s/compras Dev. Y rebaja s/ventas sueldos Admón. Sueldos Ventas Bonificación inc. Admón. Bonificación inc. Ventas capital

Q 1,000.00 Q 2,000.00 Q 1,500.00 Q 1,000.00 Q 12,000.00 Q 15,000.00 Q 3,000.00 Q 3,000.00 Q 45,000.00

INFORMACIÓN PARA AJUSTES 1. Calcular y contabilizar las depreciaciones y amortizaciones del presente ejercicio, tomando en cuenta que para mobiliario tiene un valor residual de Q. 1,000.00. 2. Calcular la Estimación para cuentas incobrables. 3. El inventario final de mercaderías asciende a Q. 20,000.00

HOJA DE TRABAJO