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ASIENTOS DE AJUSTE Como les mencione en las clases anteriores, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo (Facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso, notas bancarias, consignaciones, entre otras) debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los respectivos comprobantes de contabilidad (Ej. Un Comprobante de Ingreso deberá tener adherido como soporte una factura de venta y/o recibo de caja), deben conservarse y archivarse en forma cronológica de tal manera que sea posible su verificación. El registro de los hechos económicos que corresponden al giro cotidiano de la actividad económica (representan la mayor actividad contable) durante un periodo se denominan asientos ordinarios. Sin embargo existen otro tipo de asientos que registran en una serie de eventos especiales, necesarios para que la empresa emita estados financieros que reflejen la realidad de la misma; Estos asientos se deben llevar cabo, al final de cada periodo contable con el fin de ajustar las cuentas que los originan. A este tipo de asientos se les conoce con el nombre de asientos de ajuste. Los asientos de ajuste tienen como objetivo: • Cumplir la norma técnica de asignación • Registrar los hechos económicos realizados que no se hayan reconocido • Corregir los asientos incorrectos • Reconocer e incorporar las omisiones que hayan tenido lugar Los asientos de ajuste permiten reconocer en los libros de contabilidad: • Los ingresos realizados y pendientes de cobro • Los gastos causados y pendientes de pago • La causación de los gastos pagados por anticipado que afectan el periodo corriente • Los ingresos recibidos por anticipado • Los gastos por depreciación, provisiones y amortizaciones • Y los demás eventos no reconocidos al final del periodo contable.

A su vez, estos asientos actualizan los saldos de las diferentes cuentas y permiten preparar los estados financieros más ajustados a la realidad económica de la empresa.

PROVISIONES Representan el conjunto de situaciones especiales que debe contabilizar el ente económico, para cubrir pérdidas probables (Ej. Provisiones para inversiones, para Cartera, entre otras), para cubrir pasivos estimados (Ej. Prestaciones Sociales) entre otros. De acuerdo con las normas técnicas las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Entre las provisiones más comunes están: •

Provisión de Inversiones: Este tipo de provisiones busca cubrir posibles pérdidas, disminuyendo el valor neto de las inversiones. Las cuentas utilizadas para registrar las provisiones de inversiones son la 1299 (en el Crédito) y la 519905 o 529905 (en el Debito).

•

Provisión de Cartera: Al igual que la provisión de inversiones busca cubrir eventuales perdidas de créditos, como resultado del análisis efectuado a cada uno de los clientes que conforman el grupo deudores. Las cuentas utilizadas para el registro de este tipo de provisiones son la 1399 (en el Crédito) y la 519910 o 529910 (en el Debito)

•

Provisión de Inventarios: Se utiliza para cubrir eventuales pérdidas de sus inventarios, por obsolescencia, faltantes, deterioro o pérdida de los mismos, como resultado del análisis efectuado a dichos inventarios. Las cuentas utilizadas para el registro de este tipo de provisiones son la 1499 (en el Crédito) y las cuentas del grupo 61 – Costo de ventas y de prestación de servicios, o las cuentas de la clase 7 – Costos de Producción o de Operación (en el Debito).

•

Provisión de Propiedades Planta y Equipo: Se utiliza para cubrir la desvalorización de los bienes que conforman este grupo. Las cuentas utilizadas para el registro de este tipo de provisiones son la 1699 (en el Crédito) y la cuenta 519915 o 529915 (en el Debito).

DEPRECIACIONES Los bienes que se consideran depreciables son los que pertenecen al grupo propiedades planta y equipo (Grupo 15), exceptuando los terrenos. La depreciación tiene como finalidad, teniendo en cuenta la vida útil de los bienes (tangibles), registrar en el gasto, la contribución de estos activos a la generación del ingreso. La utilización de este concepto en la contabilidad es muy lógica pues los bienes se deterioran por el uso o por la acción de factores naturales. Adicionalmente se pueden volver obsoletos por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de los mismos.

Para Depreciar adecuadamente los bienes es necesario establecer la vida útil de los mismos.

Vida Útil de Bienes Tangibles: Comprende el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos.

AMORTIZACIONES

Los bienes que se consideran Amortizables son los que pertenecen a los grupos Intangibles (Grupo 16) y Diferidos (Grupo 17). También se consideran amortizables algunos bienes del grupo Propiedades Planta y Equipo (Plantaciones Agrícolas o Forestales, Vías de Comunicación y Semovientes), para ellos el tratamiento es similar al de la depreciación. Para Amortizar adecuadamente los Activos Intangibles y los Diferidos es necesario establecer la vida útil de los mismos. Vida Útil de Intangibles y Diferidos: Comprende los periodos en los cuales producirá beneficios económicos y la duración de la protección legal conferida al mismo.

AGOTAMIENTOS Los bienes que se consideran agotables son las Minas y Canteras, Yacimientos y Pozos. Registra los valores por la utilización de los recursos naturales, calculado con base en las reservas probadas mediante estudios técnicos. Su registro afecta directamente los costos de extracción y exploración (en el Debito) y las cuentas de Propiedades Planta y Equipo (en el Crédito)

BALANCE DE PRUEBA En la contabilidad por partida doble siempre debe existir igualdad entre el valor débito y el valor crédito para cada, transacción. Como en el proceso de mayorización de las cuentas, los débitos también deben coincidir con los créditos, es de esperarse que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos en el libro mayor. Para verificar esta igualdad se elabora el balance de prueba o de comprobación, el cual compara en forma de lista y a dos columnas los saldos débito y los saldos crédito de todas las cuentas del mayor. El balance de prueba se prepara generalmente antes de elaborar los estados financieros o al final de cada mes, aunque también puede efectuarse a intervalos más frecuentes. Se recomienda hacerlo mensualmente con el objeto de comprobar la igualdad débitos – créditos en el mayor, localizar errores y servir de fuente en la preparación de los estados financieros, ya que el balance de prueba no constituye un estado financiero.

A continuación un ejemplo de balance de prueba.

CHUMBIMBAS S.A. Balance de Prueba Al 31 de Mayo de 20XX Nombre de la Cuenta Caja Clientes Terrenos Equipo de Oficina Obligaciones Financieras Cuentas por Pagar Aportes Sociales Ingresos Operacionales Gastos Operacionales – Sueldos Gastos Operacionales – Servicios TOTALES

Débitos

Créditos

$ 550.000 260.000 300.000 200.000 $ 500.000 113.000 400.000 390.000 80.000 13.000 $ 1.403.000

$ 1.403.000

BALANCE DE PRUEBA AJUSTADO

Al finalizar el periodo contable, una vez realizados todos los asientos de ajuste y antes de preparar los estados financieros, se acostumbra presentar un balance de prueba, conocido con el nombre de Balance de Prueba Ajustado. Su objetivo al igual que cualquier balance de prueba, es comprobar la igualdad del total de débitos y créditos. Este balance de prueba muestra los saldos del estado de resultados y del balance general debidamente ajustados. Por tanto, a partir de la información presentada en este balance de prueba, se pueden inferir los resultados obtenidos por el ente económico durante un periodo contable, así como una situación financiera al final del mismo de una manera muy cercana a la realidad.

CASOS PRACTICOS DE ASIENTOS DE AJUSTE Caso 1. Pérez Hermanos & Cia. Ltda. Prestó a uno de sus socios la suma de $ 2.100.000, el 15 de agosto del año pasado, a dos (2) meses y con un interés simple del 24% anual pagadero junto con el principal. Sí la compañía ajusta sus cuentas cada mes, los asientos de ajuste cada mes serian los siguientes. CREDITO Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS S 15/08/20 Cuentas por cobrar 2.100. 08 socios 000 15/08/20 2.100. 08 Bancos 000

Al finalizar agosto, la empresa debe reconocer los intereses ganados durante el mes. El calculo de los intereses correspondientes a los quince días del mes de agosto es el siguiente: Intereses Ganados = ($ 2.100.000 x 24%) x (15/360) Intereses Ganados = $ 21.000 El asiento de ajuste al 31 de agosto de 2008 seria el siguiente: Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 31/08/20 Ingresos por cobrar 08 intereses 31/08/20 Ingresos No Opera. 08 Financier

DEBITOS 2 1.000

CREDITO S 21. 000

Al 30 de septiembre se deben reconocer los intereses ganados por la compañía durante este mes; el cálculo de los intereses es el siguiente: Intereses Ganados = ($ 2.100.000 x 24%) x (30/360) Intereses Ganados = $ 42.000 Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 30/09/20 Ingresos por cobrar 08 intereses 30/09/20 Ingresos No Opera. 08 Financier

DEBITOS 42 .000

CREDITO S 42. 000

Si se supone que para el 15 de noviembre el socio cancela la totalidad de la deuda (Principal mas intereses), el asiento para reconocer este hecho es el siguiente: Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 15/10/20 08 Banco 15/10/20 Cuenta por cobrar 08 socios 15/10/20 Ingresos por cobrar 08 intereses 15/10/20 Ingresos no operaci. 08 Financie

DEBITOS 2.184. 000

CREDITO S 2.100. 000 63.000 21. 000

Caso 2. Industrias Levipan S.A. solicitó a una entidad financiera un préstamo por $ 12.000.000 a dos meses, con un interés mensual simple del 2.5%, por pagar junto con el principal. El préstamo fue aprobado y el dinero fue entregado por la entidad financiera el 15 de junio. El registro, en forma de diario, del anterior hecho económico, es el siguiente: Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 15/06/20 08 Banco 15/06/20 08 Obligación Financiera

DEBITOS CREDITOS 12.000. 000 12.000. 000

La empresa mensualmente debe reconocer el gasto de los intereses ocasionados por la deuda. Al final del mes de junio, el asiento de ajuste para registrar el reconocimiento de este gasto es el siguiente: Intereses causados: ($ 12.000.000 x 2.5%) x (15/30) Intereses causados: $ 150.000 Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 30/06/20 Gasto no Operaci. 08 Financieros 30/06/20 Costos y gastos por 08 pagar

DEBITOS CREDITOS 150 .000 150 .000

Para el mes de julio, el asiento de ajuste es el siguiente: Intereses causados: ($ 12.000.000 x 2.5%) x (1) Intereses causados: $ 300.000 Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 30/07/20 Gasto no Operaci. 08 Financieros 30/07/20 Costos y gastos por 08 pagar

DEBITOS CREDITOS 300 .000 300 .000

Si se supone que el 15 de agosto la empresa cubre el total de la deuda (Principal e intereses), el asiento para registrar el anterior hecho económico es el siguiente: Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 15/08/20 Obligaciones 08 Financieras 15/08/20 Costos y Gastos por 08 pagar 15/08/20 Gasto no Operacional 08 Financi 15/08/20 08 Banco

DEBITOS CREDITOS 12.000. 000 450 .000 150 .000 12.600. 000

Caso 3. El 20 de agosto Industrias Matecaña Ltda. Obtuvo de su banco un préstamo por $ 3.600.000 a dos (2) meses, con un interés simple del 36% anual, bimestre anticipado. El asiento en forma de diario para registrar el hecho económico es el siguiente: • El cálculo de los intereses pagados por anticipado es el siguiente Intereses = ($ 3.600.000 x 36%) x (3/12) Intereses = $ 324.000 Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 20/08/20 08 Bancos 20/08/20 Gastos pag. Por anticip 08 - Inter 20/08/20 Obligaciones 08 Financieras

DEBITOS CREDITOS 3.276 .000 324 .000 3.600 .000

Al final de cada mes la empresa debe amortizar la cantidad correspondiente por intereses, con el fin de reconocer el gasto por este concepto, hasta que expire el activo. El asiento de ajuste al 31 de agosto para reconocer los intereses causados durante este mes es el siguiente: Intereses = ($ 3.600.000 x 36%) x (10/360) Intereses = $ 36.000 Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 31/08/20 Gasto no Operaci. 08 Financieros 31/08/20 Gasto pag. Por 08 anticipado

DEBITOS 3 6.000

CREDITOS 3 6.000

El asiento de ajuste para reconocer los intereses causados durante el mes de septiembre es el siguiente Intereses = ($ 3.600.000 x 36%) x (1/12) Intereses = $ 108.000 Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 30/09/20 Gasto no Operaci. 08 Financieros 30/09/20 Gasto pag. Por 08 anticipado

DEBITOS CREDITOS 108 .000 108 .000

Si se supone que Matecaña Ltda. Canceló la deuda el 20 de octubre, el asiento contable para registrar este hecho económico es el siguiente: Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 20/10/20 08 Obligación Financiera 20/10/20 Gasto no operac 08 Financieros 20/10/20 08 Bancos 20/10/20 Gastos pagados por 08 ant. Inter

DEBITOS CREDITOS 3.600 .000 7 2.000 3.600 .000 7 2.000

Caso 4 Nacional de ejes S.A. tomó un seguro contra incendio el 1º de marzo, por el cual pago $ 2.400.000, con una cobertura de un año. El asiento en forma de diario para registrar el anterior hecho económico es el siguiente: Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS 01/03/20 Gastos pag. Por anticip. 2.400 08 Segur .000 01/03/20 2.400 08 Bancos .000

Si se supone que la empresa prepara estados financieros mensualmente, al final de cada mes debe reconocer el gasto correspondiente por seguro, el cual se considera un gasto operacional. Como el activo tiene una vida útil de un año, el gasto correspondiente a un mes es el siguiente: Gasto Mensual de Seguro: $ 2.400.000 / 12 Gasto Mensual de Seguro: $ 200.000 El asiento de ajuste para reconocer el gasto por seguro para el mes de marzo seria: Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 31/03/20 08 Gasto Seguro Incendio 31/03/20 Gasto Pag. Por Anticip. 08 Seguro

DEBITOS CREDITOS 200 .000 200 .000

Este mismo asiento debe efectuarse al final de cada uno de los 12 meses de duración del activo, hasta que éste expire.

Caso 5. Transportadora Rápido Ocho S.A. adquirió el 15 de octubre del año pasado un bus por valor de $ 36.000.000, pagado de contado el 40% y el resto mediante un documento a largo plazo y sin intereses. El asiento contable en forma de diario para registrar el anterior hecho económico es el siguiente.

Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA 15/10/20 Flota y Equipo de 08 Transporte 15/10/20 08 Bancos 15/10/20 08 Obligacion Financiera

DEBITOS CREDITOS 36.000. 000 14.400. 000 21.600. 000

Teniendo en cuenta la norma general la vida útil de los vehículos (5 años) Depreciación = Valor en Libros / Vida Util Depreciación = $ 36.000.000 / 5 Años Depreciación Anual = $ 7.200.000 Como para el mes de octubre el uso del activo sólo fue de quince días, la depreciación para este lapso se obtiene de la siguiente forma: Depreciación Mensual = $ 7.200.000 / 12 Depreciación Mensual = $ 600.000 Depreciación de Quince días = $ 600.000 / 2 Depreciación de Quince días = $ 300.000 El asiento de ajuste para reconocer la depreciación de los quince días del mes de octubre es el siguiente: FECHA CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA 31/10/20 Gasto Operacional 08 Depreciaci. 31/10/20 08 Depreciación Acumulada

CREDITO DEBITOS S 300 .000 300. 000

Para noviembre, mes en el que el activo se utilizó el mes completo, el ajuste para reconocer el gasto por depreciación es el siguiente: FECHA CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA 30/11/20 Gasto Operacional 08 Depreciaci. 30/11/20 08 Depreciación Acumulada

DEBITOS 600 .000

CREDITO S 600. 000

Este mismo asiento de ajuste se debe hacer durante cada uno de los meses de vida útil establecida del activo. La presentación de este activo en el balance general al 30 de noviembre es el siguiente: Flota y equipo de transporte Depreciación acumulada Flota y equipo de transporte (Neto)

$ 36.000.000 (900.000) $ 35.100.000

Caso 6 El 2 de enero del presente año tecniservicios S.C.A recibió $ 2.400.000 por concepto de asesoría técnica por prestar en los próximos seis meses, a razón de $ 400.000 mensuales. El asiento contable en forma de diario para registrar el anterior hecho económico es el siguiente. FECHA CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA 02/01/20 09 Bancos 02/01/20 Ingresos recibidos por 09 anticipado

DEBITOS 2.4 00.000

CREDITO S 2.40 0.000

El 31 de enero la empresa deberá reconocer el verdadero ingreso del mes, mediante el siguiente ajuste: FECHA CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA 31/01/20 Ingresos recibidos por 09 anticipado 31/01/20 09 Ingresos operacionales

CREDITO DEBITOS S 400 .000 400. 000

De esta forma se reflejan los ingresos realmente obtenidos durante el mes de enero ($ 400.000) y por otro lado los ingresos recibidos por anticipado quedaran con un saldo de $ 2.000.000 que corresponde a los 5 meses que falta por prestar el serbio.