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GESTION DE ALMACENES

Presentado por: ALIRIO BUENO WILLIAN LATORRE KAREN YULIE GARCIA CRUZ

Profesor: JUAN CARLOS ACOSTA QUEVEDO

LOGISTICA EMPRESARIAL

UNIVERSITARIA AGUSTINIANA COLOMBIA 2015

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION 1.

ALMACENES ................................................................................................................... 5 1.1

Concepto..................................................................................................................... 5

1.1.1

Almacenes .......................................................................................................... 5

1.1.2

Almacenamiento ................................................................................................ 5

1.2

Principios de Almacenamiento................................................................................... 6

1.3

Tipos de Almacenes ................................................................................................... 7

1.4

Funciones de los almacenes ....................................................................................... 8

1.4.1 2.

Funciones Fundamentales .................................................................................. 9

ESPECIFICACIONES DE LOS ALMACENES ............................................................ 11 2.1

Operaciones necesarias de un almacén .................................................................... 11

2.2

Clasificación de almacenes ...................................................................................... 11

2.3

Costes de los almacenes ........................................................................................... 12

2.4

Principales zonas del almacén .................................................................................. 12

2.5

Zonificación del almacén ......................................................................................... 14

2.5.1 2.6

Organización del almacenaje ................................................................................... 15

2.6.1 2.8

Zonificación ABC ................................................................................... …….14

Según el producto ............................................................................................ 15

Según el movimiento de mercancías (entradas y salidas) ........................................ 15

3.

EN LA ACTUALIDAD .................................................................................................. 17 3.1

Papel de los almacenes en la organización ............................................................... 17

3.2

El almacén en los objetivos de la administración .................................................... 17

REFERENCIAS LISTA DE ILUSTRACIONES

INTRODUCCION La función de los almacenes es un parte fundamental de la cadena de suministro y representa un punto de separación entre los aspectos de la oferta y demanda de cualquier organización. El principal objetivo de un almacén es conseguir una posición ideal en relación de la minimización del costo total de la operación y la provisión de los niveles de servicios deseados. Para conseguir estos tres parámetros ese necesario la utilización de los recursos, espacio y equipos óptimos que mejoren el costo total del almacén. El rápido soporte tecnológico que comprende desde la implementación de nuevos equipos hasta la utilización de los sistemas de control computarizado; a su vez, ha proporcionado la oportunidad para conseguir mejores resultados y optimizar los procesos; entendiendo que los almacenes son un espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro e involucran todas las áreas que la componen. Por ello se hace necesario recordarle al lector la importancia que tiene el almacén en nuestras organizaciones y afianzar los conocimientos necesarios útiles para entender este concepto de una manera más amplia.

1. 1.1

ALMACENES

Concepto

1.1.1 Almacenes Es el edificio o parte del edificio destinado a guardar las mercancías, es decir las instalaciones que la empresa destina al almacenamiento de sus existencias o stocks. El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción, o la venta de artículos o mercancías. Todo almacén puede considerarse provechoso para un negocio según el apoyo que se preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas. 1.1.2 Almacenamiento Es la actividad de depósito que permite mantener cercanos los productos, componentes y materias primas de los mercados y de los centros de producción y transformación, para poder así garantizar su formal funcionamiento. Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación. Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final, sin agregarle valor razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo riesgo de faltantes y al menos costo posible de operaciones. Los costos del almacén pueden desmenuzarse como sigue: a.

Interés sobre el capital inmovilizado representado por el valor de la existencias.

b.

Los gastos de seguro.

c.

El espacio ocupado al precio de la localidad por metro cuadrado.

d.

La amortización del edificio y equipo de almacenamiento y manejo.

e.

La devaluación de la mercancía.

f.

El deterioro y la merma.

g.

Los costos del personal del almacén incluido la nominal, las prestaciones sociales las vacaciones etc.

1.2

Principios de Almacenamiento

1.

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

2.

El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control del inventario.

3.

Debe existir una sola puerta, o bien una entrada y otra de salida, y ambas bajo control.

4.

Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas.

5.

Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacén, y a programación y control de producción de las existencias.

6.

Se debe asignar una identificación a cada producto e identificarlas por el nombre común y conocido de compras, control de inventarios y producción.

7.

La identificación debe estar codificada cuando sea posible.

8.

Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en un lugar y la localización cuando haya que buscarse. Esta misma localización debe marcarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de existencias.

9.

Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.

10.

Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere de la documentación autorizada según un sistema establecido.

11.

La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de almacenes.

12.

Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten.

13.

La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir, deberá disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional.

14.

La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

15.

El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permita las condiciones de operación.

1.3

Tipos de Almacenes 

Almacenes de Materias Primas: Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes, a los departamentos de producción. Normamente requieren tener secciones: Recepcion, almacenamiento y entrega.



Almacén de materiales auxiliares: Los materiales auxiliares, o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para la fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo para la fabricación de una mercancía se emplean: Lubricantes, grasa, combustibles, estopa entre otros. Este almacén puede ser una sección del almacén de materias primas cuando las necesidades de la organización no necesiten una instalación aparte.



Almacenamiento de materiales en proceso: Si los materiales en proceso o artículos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se pueden decir que está en un almacén de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes según las necesidades de fabricación.



Almacén de productos terminados: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los pedidos de los clientes.



Almacén de herramientas y equipos: Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado, ofrece grandes ventajas; muy especialmente para el control de esas herramientas, del equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y controla también las herramientas no durables tales como brocas, machuelos, piezas de esmeril etc.



Almacén de refacciones: Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del área de manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacén de refacciones y herramientas con un control tan estricto como el de los demás almacenes.



Almacén de material de desperdicio: Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de control de calidad y que no tiene salvamento o reparación, deben tener un control por separado; este queda, por lo general, bajo el cuidado dl departamento del control de calidad. Siendo el renglón de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta directamente los costos de fabricación, debe destinársele un almacén de control.



Almacén de materiales obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en al programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón en este caso para tener otro almacén separado del de materias primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para lo que sí es de consumo actual.



Almacén de devoluciones: Aquí llegan devoluciones de clientes. En él se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y entrada al almacén.

1.4

Funciones de los almacenes

El almacenamiento es un elemento esencial dentro de la cadena logística integral, que resulta fundamental por las siguientes funciones:  Reducción de costes  Complemento al proceso productivo  Coordinación de los desequilibrios entre la oferta y la demanda

Ilustración 1 Funciones de los almacenes

Almacenamiento para coordinar desequilibrios oferta- demanda •La falta de coordinacion entre oferta y demanda puede aparecer tambien bajo variaciones importantes en el precio de los productos, aconsejando realizar compras especulativas que compensen los costes generados por su obligado almacenamiento

Almacenamiento para reducción de costes •Puede ser mas rentable adquirir articulos en grandes lotes y/o transportar las cargas consolidadas hacia lugares de almacenamiento cercanos a los puntos de consumo.

Almacenamiento como complemento al proceeso productivo •Algunos productos alimenticios perecederos que precisan de un periodo de maduracion previo a su consumo . Por lo tanto tienen que ser almacenados durante dicho periodo antes de ser llevados a los puntos de consumo.

1.4.1 Funciones Fundamentales 

Centro de Consolidación: En el que se agrupan productos de características similares e idéntico destino en un único envío, minimizando así los gastos de transporte.

Ilustración 2 Centro de Consolidacion



Centro de ruptura de grandes envíos desde el almacén hasta el consumidor: Cuando la distancia desde el centro de producción al destino es grande, los envíos de gran cantidad de mercancía de características similares abaratan los costes. Desde el punto de almacenamiento se distribuye en tiendas.

 Combinación de mercancías de varios fabricantes localizados en zonas diferentes: las utilizan los almacenes comunes y realizan un solo transporte de gran volumen hacia el punto de destino, en lugar de un transporte individual y reducido.

2. 2.1

ESPECIFICACIONES DE LOS ALMACENES

Operaciones necesarias de un almacén

Ilustración 3 Operaciones de un almacén

Entrada de Bienes: Recepcion de las mercancias a travez de los muelles de carga pasando por controles de calidad , cuarentenas y cambios de embalaje necesarios. Almacenamiento: Disposicion de las cargas en su ubicacion, con el objeto de retenerlas hasta su puesta a disposicion

Recogida de Pedidos: Operación por la que las unidades de carga se convierten en unidades de venta.

Agrupacion de Ordenacion: Dependiendo de la configuracion del sistema de distribucion, se agrupa

Salidas de bienes - Expedicion de las mercancias - Control de salidas, calidad y embarque

2.2 Clasificación de almacenes Los almacenes pueden clasificarse de la siguiente manera:    

Tipo de mercancías almacenadas Funcion logística de distribución Regimen mercantil Sistemas de almacenaje y manipulación

2.3

Costes de los almacenes

Los costes de almacén son todos aquellos gastos derivados de las funciones y operaciones que en él se llevan a cabo. No están relacionados con los costes del stock, aunque si con los aspectos físicos, es decir, con el volumen de stock a almacenar.

Ilustración 4 Costes del almacén

Costes de Espacio

Coste de las Instalaciones

Son los asociados a la utilizacion del espacio donde se almacenan los productos

Estan directamente relacionados con los costes derivados de inversiones de elementos que mejoran el almacenamiento

- Personal Fijo o Eventual - Financiacion del Proyecto - Reparaciones y Mantenimiento - Alquileres y Amortizaciones

2.4

- Costes Generales - Utilizacion de Recursos - Financiacion de las adquisiones

Principales zonas del almacén I.

Muelles y Zonas de Maniobra: Estan localizados en el exterior del almacen y son destinados para los vehículos facilitando las operaciones de carga y descarga de las mercancías. Es recomendable tener un muelle de entrada y otro de salida de bienes sin embargo lo ideal es que haya una cantidad necesaria para afrontar el día a día de la compañía.

II.

Zona de Recepcion y control: La recepción es un proceso del almacen y hace referencia a la transferencia de propiedad entre el proveedor y el cliente; a su vez,

se considera importante el control para garantizar la conformidad de la mercancía antes su posterior clasificación. III.

IV.

Zona de Almacen: Es el espacio donde se ubican los productos hasta el momento en que se extraen para proceder a su expedición. En esta zona existen dos áreas: Area Stock de reserva donde se trasladan los productos a otras áreas Area picking de donde se extraen los productos para su expedición y su característica principal son los recorridos de la mercancía y los tiempos de preparación de los pedidos son mas cortos. Zona de Envasado: Se encuentra en aquellos almacenes en los que se requiere volver a envasar o repaletizar.

V.

Zona de Consolidación: Este espacio es donde se reúne el conjunto de tareas y productos variados de un mismo pedido.

VI.

Zona de embalaje y control de salidas: Se procede al embalaje del producto y en el control de salidas se verifica que las mercancías correspondan con las referencias requeridas en el pedido.

VII.

Zona de espera y zona técnica: Es una zona reservada en algunos almacenes para algunos imprevistos mientras que la zona técnica se destina para cargar baterías de los medios de transporte internos y mantenimiento de carretillas.

VIII.

Zona administrativa y zona de servicios: Son las oficinas del almacen y la zona de servicios a su vez se destina para cubrir las necesidades del personal del almacen.

2.5

Zonificación del almacén

Factores que optimizan los recursos del almacen: -

Facilidad de inventariar y ejercer control en las mercancías almacenadas Maximizacion de las condiciones de seguridad del personal, instalaciones y mercancía; asi como la utilización del espacio dispobible. Minimizacion de costes de manipulación de mercancía Entre otros.

Pasos para zonificación del almacen -

Clasificacion de los artículos según el criterio de rotación Crear grupos con similar índice de rotación Estudio de posibles incompatibles entre artículos

2.5.1 Zonificación ABC Es considerado el método más eficaz para la ubicación de las mercancías atendiendo al índice de venta o de rotación minimizando los costes de almacén asociados. Ilustración 5 Zonificación ABC

ZONA A

ZONA B

Estos aticulos son de los más solicitados deben quedar en un lugar de fácil accesibilidad y muy cerca a los muelles o sitios de despachos. Si la naturaleza del producto lo permite se deben almacenar en bloque (voluminosas y livianas) o con un sistema compacto (metales, roperos, etc).

El principal problema ligado a este grupo de artículos es que tiene un índice de salida medio e involucra una alta cantidad de referencias (30%-50%). Se deben almacenar en una zona de fácil accesibilidad en estanterías móviles o convencionales donde se puedan operar diversas maquinas (montacargas).

El 20% de los articulos genera el 80% de las salidas

El 30% de los articulos genera el 15% de las salidas

ZONA C Los articulos de esta zona son de escasos pedidos y un volumen muy alto de referencias (60%-80%). Estas se deben almacenar en una zona de acceso normal donde no entorpezca el funcionamiento del almacén. El 50% de los articulos genera el 5% de las salidas.

3.6

Organización del almacenaje

Existes varias posibilidades de organizar el almacenaje de mercancías, según el razonamiento elegido y pueden ser: -

Según el producto Según el movimiento de la mercancía

3.6.1 Según el producto Este es uno de los principales factores a considerar es el producto ya que condiciona los flujos industriales en los que participa

Impacto del producto en el diseño del sistema de almacenaje -

-

-

Densidad: Cuanto mas elevada sea, mas eficiente será el sistema logístico por lo tanto los sistemas de almacenaje deben ser mas robustos, pero el coste repercute sobre el producto, no sobre la instalación. Relacion valor-peso: Los productos de alto valor tienen un modo de distribución centralizado y los de bajo valor descentralizado ya que el coste de almacenamiento es reducido para estos. Caracteristicas de riesgo de producto: Perecederos, peoligrosos o fáciles Grado de sustitución : Para productos de uso rutinario se requiere elevados niveles de stock o transportes eficientes.

Las principales características que se deben considerar para la planificación del sistema logístico son: necesidades de almacenaje, capacidad de apilado, fragilidad, forma, peso, etc.

3.8

Según el movimiento de mercancías (entradas y salidas)

El orden de llegada y salida de los productos al almacén, debido a los requerimientos del cliente determina en gran medida la distribución.

Se evita la obsolescencia de las mercancias almacenadas

Es el mas recomendable para los productos perecederos o con fecha de caducidad

(Ulitma entrada, Primera salida) Sin embargo este metodo con la reforma contable de 2007 ha quedado excluido como metodo contable.

FEFO

(Primera entrada, primera salida)

LIFO

FIFO

Ilustración 6 Entradas y Salidas

(Primera casudidad, Primera Salida) Las unidades perecederas con una fecha de caducidad mas proxima son las primeras en salir.

4.

4.1

EN LA ACTUALIDAD

Papel de los almacenes en la organización

En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades, Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución. También se le da al almacén la altura que debe tener dentro de la organización en la selección de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacén o de control de inventarios, hasta el último puesto de mozo o cargador. Se estudia científicamente su localización, la medidas adecuadas de su área y la división de sus espacios, los medíos de almacenamiento y manejo de productos y materiales, los diseños más indicados de estantería y, muy especialmente, los procedimientos y prácticas administrativas que han de normar su funcionamiento económico y eficiente. Todo esto debe partir de la definición y establecimiento de objetivos y políticas.

4.2

El almacén en los objetivos de la administración

Una de las habilidades más importantes del administrador moderno es la de mantener una inquietud constante entre los miembros de su empresa, para mejorar las operaciones administrativas y productivas, buscando siempre la manera de obtener mayores utilidades con menos inversión y esfuerzo, a su vez, la administración de los almacenes es una de las operaciones de mayor importancia para una compañía, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, además es una función primordial en el plan general de la operación de la empresa, donde cada actividad embona en un patrón calculado para producir una acción conjunta y dirigida

a una meta. Una administración así integrada tiene como fin la unificación y coordinación de todos los esfuerzos humanos para conseguir todos los objetivos con mayor efectividad y menor costo. Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y comprensible de tales objetivos para que él y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que pueda delinear las funciones del almacén.

REFERENCIAS

http://es.slideshare.net/saulsalas/4-almacenamiento-presentation http://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingenieroindustrial/gesti%C3%B3n-de-almacenes/ http://es.slideshare.net/etoledoa/gestion-de-almacenes-9417892 Bureau Veritas Formación. Logistica Integral Edicion No. 2, Madrid-España International Thomson Editores. Octavio Cerranza Torres, Latinoamérica, México.

Logística Mejores Prácticas en

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Funciones de los almacenes...................................................................................................................... 9 Ilustración 2 Centro de Consolidacion .......................................................................................................................... 10 Ilustración 3 Operaciones de un almacén .................................................................................................................... 11 Ilustración 4 Costes del almacén .................................................................................................................................. 12 Ilustración 5 Zonificación ABC ...................................................................................................................................... 14 Ilustración 6 Entradas y Salidas.................................................................................................................................... 16