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• Diana Bohorquez

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HERRAMIENTAS PARA PLAN DE MEJORAMIENTO

ASTRID DAYANA VELASQUEZ CRUZ ANDREA ISABEL HERNANDEZ ROMERO DIANA ROCIO BOHORQUEZ PAEZ JUAN GABRIEL GALOFRE GARRIDO

DOCENTE MAGDA ALEJANDRA MARTÍNEZ DAZA

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREANDINA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD BOGOTA D.C. NOVIEMBRE 2018

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Tabla De Contenido

1.

Introducción ......................................................................................................................... 3

2.

Objetivos ............................................................................................................................... 4

3.

Presentar el manual de funciones de ese puesto de trabajo. ............................................ 5 3.1 Funciones, Actividades y/o Tareas ..................................................................................... 6

4.

Construyan la DOFA de ese puesto. ................................................................................... 8

5.

Identifiquen estrategias, metas, actividades e indicadores............................................... 8

6.

Propongan alternativas de mejoramiento del puesto. .................................................... 10

7.

Consulten alternativas de herramientas para la implementación. ................................ 11

8.

Elijan el plan y la herramienta que se van a implementar. ........................................... 12

9. Justifiquen la implementación de la herramienta y el plan de mejoramiento desde el puesto de trabajo. ........................................................................................................................ 12 10. Conclusiones ......................................................................................................................... 13 11. Referencias Bibliográficas ................................................................................................... 14

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1.

Introducción

La excelencia de una organización viene marcada por su capacidad de crecer de la mejor forma, de manera continua y de la mano de los colaboradores por medio de una excelente productividad diaria. La mejora se realiza cuando la organización aprende de sí misma, planifica su futuro, teniendo en cuenta el entorno cambiante que la envuelve y el conjunto de fortalezas y debilidades que la determinan.

La planificación de la estrategia es un modo de conseguir un alto servicio a la sociedad, por ello es necesario realizar un diagnóstico de la situación en la que se encuentra el puesto de trabajo. Relativamente es sencillo determinar las estrategias que deben seguirse, para que el servicio se perciba de una forma significativa, no obstante, la planeación de los directivos normalmente se orienta al cumplimiento de las metas de productividad, lo que permite garantizar la rentabilidad y la estabilidad empresarial para ello dirigen sus esfuerzos a la obtención de resultados favorables.

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2.

Objetivos

Realizar y analizar la matriz DOFA por medio de la cual se determinarán las oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas del puesto de trabajo, con llevando así a lo que nos permitirá implementar estrategias que para resolver los problemas del puesto de trabajo.

Identificar y proponer herramientas que permitan mejorar la productividad según sea la necesidad del puesto de trabajo, diseñando así estrategias y actividades que permitan llegar a lograr las metas propuestas.

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3.

Presentar el manual de funciones de ese puesto de trabajo. EMPRESA:

C&L DE COLOMBIA “FIDUCIARIA”

DEPENDENCIA: GESTIÓN DOCUMENTAL CARGO: AUXILIAR DE ARCHIVO CÓDIGO INTERNO: 863412

OBJETIVO DEL CARGO

Resguardar, archivar y almacenar los documentos, expedientes y demás información de interés para la organización controlando, coordinando, planificando y ejecutando las actividades de la oficina de documental de archivo, con la finalidad de conservar la información organizada a disponibilidad de las diferentes oficinas tanto internas o externas de la organización.

2. PERFIL DEL CARGO:

·

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN: Licenciado o estudiante de 4 semestre de Archivología o carreras afines. B) EXPERIENCIA: Un (1) año de experiencia en el área de archivo.

·

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

A) CONOCIMIENTOS EN: Computación básica. Principios y prácticas administrativas. Principios y técnicas de archivología. Procedimientos y manejo de sistemas de organización y métodos de archivo.

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B)

HABILIDAD PARA:

Tomar decisiones. Trabajo bajo presión. Seguir instrucciones.

DESTREZAS EN:

El manejo de archivo. El manejo de equipo de computación. Trabajo en equipo.

3.1 Funciones, Actividades y/o Tareas 1.

Recibir la información que sea entregada por cada una de las personas a la oficina de

gestión documental., diligenciando la información que sea requerida de acuerdo al procedimiento GD-PD-03. 2.

Seleccionar la información que sea entregada de acuerdo a las normas archivísticas.

3.

Organizar los documentos por fecha para su adecuado almacenamiento.

4.

Contar y foliar las hojas a archivar teniendo en cuenta las normas archivísticas.

5.

Escanear los documentos de acuerdo a las normas archivísticas.

6.

Alistar los insumos para realizar la encarpetada respectiva.

7.

Rotular las carpetas teniendo en cuenta las normas y formatos establecidos para los mismo, ubicando la información de manera correcta en cada uno de los ítems.

8.

Relacionar en el de FUID “hoja de relación documental” la información de cada una de las carpetas y a su vez el número de carpeta en la cual queda ubicada.

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9.

Rotular las cajas unas ubicadas de manera adecuada (horizontal o vertical según el tipo de caja) para su adecuada consulta.

10. Diseñar las bases de datos que se consideren necesarias para ubicar los archivos de manera digital como física facilitando su ubicación. 11. Coordinar y supervisar cuando sea el caso la búsqueda de información documental. 12. Organizar y custodiar los archivos y el inventario de materiales requeridos para realizar las actividades de manera oportuna. 13. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral documental, establecidos por la organización. 14. Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. 15. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas. 16. Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

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4.

Construyan la DOFA de ese puesto.

5.

Identifiquen estrategias, metas, actividades e indicadores.

En el puesto de trabajo que estamos analizando y teniendo en cuenta el análisis DOFA del mismo, nos permitimos presentar las siguientes propuestas con la finalidad de combatir las amenazas y debilidades.

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Estrategias

Metas

Actividades

Documentar mediante Se tiene proyectado 1. Delegar la manuales o instructivos un tiempo de quince persona que cuente la manera adecuada de días para proyectar con mayor realizar la labor de el documento inicial, experiencia en la archivo, mitigando los con opción de ir labor a documentar errores que se puedan actualizando a para que plasme la presentar en la medida que se información en un clasificación y requiera. documento. almacenamiento de la información.

Indicadores Tiempo propuesto / tiempo Real debe ser = > 90%

Implementar sistemas de Se tiene proyectado 1. Leer y estudiar Espacio Actual / archivo que compensen un tiempo de las leyes y normas Espacio propuesto las insuficiencias implementación de de archivo vigentes. = Invertir máximo operativas de la empresa dos meses, en los 2. Analizar los 60% de y que estén de acuerdo cuales se evaluarán espacios que se presupuesto con las normas y leyes y estudiarán los tienen establecidos destinado. de Archivo que definen parámetros dados en actualmente para las directrices de las leyes (área de almacenar las cajas almacenamiento. almacenamiento, de archivo. folios por carpeta, 3. Diseñar propuesta carpetas por caja, de nuevo marcación de almacenamiento de carpetas y cajas, acuerdo a las etc.). normas y leyes y al presupuesto establecido.

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Estrategias

Metas

Actividades

Indicadores

Brindar capacitación al Se proyectan 1. ubicar e inscribir Número de personal que les permita capacitaciones cada al personal en las personas a actualizar sus dos meses, en temas capacitaciones que capacitar / Número conocimientos y relacionados a la aporten en beneficio de personas desarrollar nuevas actividad de gestión de las actividades. capacitadas debe habilidades. documental 2. realizar una ser = > 95% retroalimentación por parte de los Número de colaboradores capacitaciones respecto a los programadas / conocimientos Número de recibidos capacitaciones ejecutadas debe ser => 95%

6.

Propongan alternativas de mejoramiento del puesto.

1. Digitalizar documentos, es el primer paso a la mejora de la documentación, para evitar una pérdida de información. 2. Exigir el adecuado cumplimiento bajo los estándares de calidad de los documentos que son tanto recibidos en el área como entregados por la misma. 3. Comunicar de manera clara, concreta y oportuna el desarrollo de los aspectos relevantes de la organización. 4. Realizar una adecuada planificación, distribución y ejecución de los recursos físicos, tecnológicos y financieros con base en los principios de transparencia, responsabilidad, imparcialidad, y eficacia. 5. Fijar la toma de decisiones con base en información oportuna y confiable. 6. Diseñar un plan de capacitación al personal de la organización de acuerdo a las necesidades o falencias que se identifiquen y que se puedan fortalecer. 7. Cooperación y apoyo son factores que establecen procesos de calidad en la interacción social, produciendo ambientes de trabajo apropiados en los que hay relaciones positivas, de apoyo, colaboración, confianza, amistad y compañerismo.

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8.

Capacidad de liderazgo por parte de los jefes inmediatos de cada una de las áreas permitiendo así el adecuado desarrollo de las actividades.

9. Control y supervisión del trabajo y desempeño de los colaboradores evaluando el cumplimiento de sus tareas, nivel de rendimiento y calidad. 7.

Consulten alternativas de herramientas para la implementación.

Las herramientas que se proponen implementar en el puesto de trabajo para mejorar la productividad son las siguientes:

1. Tabla de control de acceso: Esta hace referencia a que todos los involucrados tengan acceso digital a la información ya sea por medio de un computador personal o uno grupal, en el cual se puedan ubicar de manera ágil y correcta lo documentos. Esto requiere tener un sistema actualizado y con capacidad para el almacenamiento de la información.

2. Tabla de retención documental: Contar con instructivos que permitan a los colaboradores clasificar, almacenar y archivar los documentos que son manipulados en el departamento.

3. Espacios laborales para capacitaciones de gestión documental: Proporcionar información clara, actualizada y continua de las normas y leyes que tienen que ver con la gestión documental, permitiendo así que las actividades que se ejecuten sean de excelente calidad.

4. Inventario documental: Contar con un sistema adecuado que permita controlar y acceder a la información de manera ágil y acertada, el inventario debe ser alimentado de manera diaria y continua con toda la información que se organice en el área y que por ende está bajo responsabilidad del área.

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8.

Elijan el plan y la herramienta que se van a implementar.

El plan y la herramienta que se seleccionó para la implementación en el puesto de trabajo y que se considera vital es la capacitación; si contamos con personas formadas en conocimientos esto nos permitirá que el personal se desempeñe adecuadamente en las funciones diarias siendo cada día más productivos. 9. Justifiquen la implementación de la herramienta y el plan de mejoramiento desde el puesto de trabajo.

De acuerdo al análisis realizado al puesto de trabajo, se considera que la metodología de justo a tiempo en conjunto con la metodología y el plan de mejoramiento propuesto consideramos que para las actividades que se desarrollan dentro del puesto de trabajo, la metodología del Justo a Tiempo, puede ayudar a ser más productivos en el día a día, teniendo en cuenta que las actividades que se desarrollan son netamente operativas, y aunque todos realizan las mismas labores no todos tienen las mismas destrezas, ni la misma dedicación al momento de realizar las actividades, razón por la cual se considera que la Metodología de Justo a Tiempo tal como lo menciona la lectura puede ayudar a que mejore el trabajo en equipo“ “JIT” (traducción del inglés Just in Time) en Japón se crea este sistema de producción, también conocido como método Toyota, el cual busca bajar costos de bodegaje de materiales, partes para el ensamblaje y de los productos finales, en esencia los insumos llegan a la fábrica o los productos al cliente justo a tiempo, lo cual reduce bodegaje, siendo tan preciso que las partes llegan el mismo día que el automotor sale de la línea de ensamblaje (Escudero, 2013).”

Tomando la metodología, el plan y la herramienta seleccionada se podrá optimizar el trabajo de archivo, porque todos trabajan para la entrega de un mismo proyecto y se lograría entregar a tiempo y con los recursos necesarios, aplicando los conocimientos y destrezas. Con el cambio planteado se podrían entregar más caja de archivo semanales para el Fondo documental como cliente directo y a su vez se cumplirían los tiempos de entrega para la cliente final, y así se comenzarán a recibir nuevos proyectos con los insumos correspondientes para que la entrega sea en el tiempo estimado.

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10. Conclusiones

● A través de la matriz DOFA se obtuvo un diagnóstico de la situación actual del área de archivo, lo que permitió diseñar estrategias, para tomar decisiones afines a los objetivos y metas planteadas. ● Implementar procedimientos y normativas que de alguna manera estandarice la rutina del trabajo del área de archivo. ● Se logró comprender la importancia que tienen las herramientas de implementación, ya que con ellas se puede mejorar el puesto de trabajo. ● Evidenciar características específicas como lo es el orden, la responsabilidad, compromiso y sobre todo tener la capacidad de trabajar bajo presión, teniendo en cuenta las constantes interrupciones y cambios de actividad.

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11. Referencias Bibliográficas

Acreditación, A. N. (n.d.). Plan de Mejoras Herramientas de Trabajo . From Aneca : http://www.uantof.cl/public/docs/universidad/direccion_docente/15_elaboracion_plan_de _mejoras.pdf Bilbao, B. (2001, Abril). La Unidad de Organización y Métodos en la Empresa . From http://www.ehu.eus/lia/lia99/video2/OYM2LIA.pdf CRIE, C. d. (2015). Programa de gestión documental. From Universidad Tecnológica de Pereira : http://media.utp.edu.co/gestion-documentos/archivos/PGD-UTP.pdf Granados, E. L. (2018). Herramientas para la productividad En L. E. Granados Herramietas para la productividad Eje 2 (págs. 1-24). Bogotá: Areandina Granados, L. E. (2018). Herramientas para la Productividad Eje 4. In L. E. Granados, Herramientas para la Productividad Eje 4 (págs. 1 - 27). Bogotá: Areandina . plan tics ufps. (2008, Julio). From Archivo del blog: http://planticsufps.blogspot.com/2008/07/dofa-proyecto-archivistica.htm Registro, S. d. (2006, Diciembre ). Plan Estratégico Del Servicio De Archivo Y Registro. From https://sar.ua.es/es/documentos/calidad/planes-estrategicos/plan-estretegico-del-serviciode-archivo-y-registro-2007-2011.pdf