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IMPLEMENTACION DE LOS SISTEMAS DE GESTION

Elaborado por: Héctor Alberto Londoño Rojas Andrés Mauricio Giraldo Álzate Andrea Del Pilar Cortes López Luis Enrique Caballero Sampayo

Curso: Sistemas Integrados de Gestión

Docente: Shirley Merchan de las Salas

Fundación Universitaria Área Andina Especialización En Gerencia En Seguridad Y Salud En El Trabajo 2019

1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA Nombre de la empresa: Clínica Comfandi Sede Cartago Ubicación: La Clínica Comfandi de Cartago Valle, hace parte de la Caja de Compensación Familiar COMFANDI, tiene su sede central en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, con dependencias en la ciudad de Palmira, Buga, Buenaventura, Tuluá y Cartago. Misión: COMFANDI, es la Caja de Compensación Familiar del Valle del Cauca, que trabaja con pasión y transparencia por el bienestar de los afiliados y la comunidad. Visión: Ser una organización social, sostenible e innovadora, que contribuye al desarrollo equitativo, incluyente y solidario de la comunidad. Actividad económica: COMFANDI, es una entidad sin ánimo de lucro, del sector privado, vigilada por el estado, que forma parte del Sistema de Cajas de Compensación Familiar, a las cuales, por ley, las empresas colombianas deben afiliar sus trabajadores. Sus actividades se materializan a través de las Unidades Estratégicas de Servicios entre las que se encuentran: Salud; Educación y Cultura; Vivienda Social; Recreación y Deporte; Mercadeo Social; Fomento Empresarial; Subsidios; Crédito Social. La Clínica Cartago presta el servicio de urgencias y hospitalización. Presta servicio a los usuarios afiliados y no afiliados a la S.O.S. y a la Caja de Compensación, con una atención especializada de profesionales idóneos en el cuidado de la salud.

2. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN, COMO LO SOLICITA LA NORMA ISO 9001:2015. El contexto es definido como “Cuestiones tanto externas como internas pertinentes para el propósito y dirección estratégica de la empresa y que pueden afectar el logro de objetivos del Sistema de gestión” (Ontibón J, sa). Este se puede abordar por medio de diferentes metodologías como la matriz FODA y el análisis PEST. Este grupo de trabajo opto por utilizar la matriz FODA para el abordaje del contexto organizacional. 2.1 contexto interno: Misión: Comfandi, es la Caja de Compensación Familiar del Valle del Cauca, que trabaja con pasión y transparencia por el bienestar de los afiliados y la comunidad. Visión: Ser una organización social, sostenible e innovadora, que contribuye al desarrollo equitativo, incluyente y solidario de la comunidad. Actividad económica: Comfandi, es una entidad sin ánimo de lucro, del sector privado, vigilada por el estado, que forma parte del Sistema de Cajas de Compensación Familiar, a las cuales, por ley, las empresas colombianas deben afiliar sus trabajadores. Sus actividades se materializan a través de las Unidades Estratégicas de Servicios entre las que se encuentran: Salud; Educación y Cultura; Vivienda Social; Recreación y Deporte; Mercadeo Social; Fomento Empresarial; Subsidios; Crédito Social.

Ventaja competitiva: Reconocimiento Empresarial. Comfandi obtuvo 858 puntos en el Índice Global de Reputación realizado recientemente por el Centro Nacional de Consultoría. Se trata de una de las calificaciones más altas logradas en Colombia. Flexibilidad de su actividad económica. Comfandi a pesar de ser una Caja de Compensación Familiar tiene una actividad económica diversa que pasa por servicios de interés social a servicios de interés comercial. Procesos macro de ejecución: En esta organización se identifican 4 procesos macro de ejecución que muestran un orden secuencial: 1. Planear y administrar el negocio; 2. Administrar programas y proyectos; 3. Proveer soporte a la toma de decisiones; 4. administrar el capital y el riesgo. Valores organizacionales: Honestidad. Se trata de actuar con transparencia y buena fe, en cada una de las actividades a nuestro cargo. Responsabilidad. Se asume de manera oportuna las actividades asignadas en el tiempo y el espacio con eficiencia y eficacia. Solidaridad: Se trata de acompañar y apoyar al otro de forma desinteresada, para lograr el bienestar individual y/o común. Ética. Conjunto de normas, valores y principios que orientan el desempeño y el comportamiento de cada una de las personas que hacen parte de la empresa.

Matriz FODA Clínica Comfandi Cartago.

CONTEXTO EXTERNO

Contexto de la organización.

CONTEXTO INTERNO Fortalezas Debilidades Habilitación y Acreditación de los servicios Capacidad instalada deficiente ofertados Centralización de la contratación Documentación de Procesos Alto grado de rotación de personal asistencial Sistematización de procesos de atención Déficit financiero, glosas y cartera pendiente Implementación de Sistema de gestión de calidad Fallas técnicas en sistema SAP Imagen y experiencia institucional Insatisfacción de usuarios Talento Humano calificado y capacitado Educación continuada deficiente Humanización de la atención Dependencia de otras instituciones para traslado Constante actualización, socialización y de pacientes evaluación de adherencia a guías y protocolos Cumplimiento parcial de requisitos de para manejo de patologías más frecuentes. habilitación de algunas áreas

Oportunidades Poca competencia local Nuevas EPSs, con necesidad de vinculación de usuarios Mejoramiento de infraestructura Normatividad en salud Alianzas estratégicas Desarrollo de estándares de calidad con énfasis en acreditación

Estrategias FO Mejorar la atención y calidad de los servicios para fidelizar al usuario. Fortalecer la gestión de calidad en la institución. Mantener vigentes los servicios acreditados y extender el proceso a los servicios que no lo estén. Establecer contratos estratégicos para incrementar ingresos vs gastos. Auditoria a calidad de historias clínicas, para disminuir indicador de glosas por este fallo.

Estrategias DO Garantizar equilibrio económico y presupuestal. Estudios técnicos para hacer ajuste de talento humano conforme a normas y procesos establecidos. Mejorar la capacidad instalada para atender otras poblaciones adscritas a EPSs. Realizar diagnostico de clima laboral y adoptar medidas de mejora. Mejoría de sistema de información SAP.

Amenazas Crisis del sistema de salud Deficiente sistema de referencia y contrarreferencia Mora en pago de recursos por EPSs Glosas y devoluciones Demandas por fallas en el servicio Habilitación de nuevas IPSs a nivel local Falta conciencia de la comunidad frente a la correcta utilización de los servicios de salud. Normatividad en salud cambiante.

Estrategias FA Asesoría jurídica y provisión de recursos para preparación legal en defensa frente a demandas que estén próximas a ser falladas. Fortalecer servicio de auditoria para afrontar problemas de glosas y garantizar mayor recurso. Ofertar servicios eficientes y prepararse para la futura competencia local. Estimular reporte de eventos adversos, incluyendo demoras en referencia y contrarreferencia.

Estrategias DA Proyectos de mejora de infraestructura viables y en relación con el ingreso de recursos. Implementar sistema de referencia y contrarreferencia eficiente. Implementación del SIAU para garantizar una óptima utilización de los servicios y atender las insatisfacciones del usuario. Adquirir módulos que permitan la integralidad de los sistemas de gestión.

3. CARACTERISTICAS DE UN LIDER DE GESTION Y SUS RESPONSABILIDADES Habilidades organizacionales. Trabajo en equipo. Capacidad de participar activamente en un grupo, mediante la cooperación y la generación de sinergias, con el objetivo de cumplir las metas en común, lo cual implica compromiso, flexibilidad y disposición para sobreponer los intereses y necesidades colectivos sobre los particulares. Orientación al logro. Capacidad para alcanzar y superar los objetivos organizacionales, grupales e individuales con proactividad, sentido de urgencia y definiendo metas viables y desafiantes, de tal modo que se agregue valor a la organización. Comunicación efectiva. Capacidad para escuchar, indagar, expresar conceptos e ideas en forma pertinente, oportuna, precisa y veraz; disponiéndose a comprender y a respetar las opiniones del otro, mediante su comunicación oral, no verbal y escrita. El líder de los sistemas de gestión de la clínica Comfandi según las normas vigentes ISO 9001 y 14001 deberá: a) Asumir la responsabilidad y la rendición de cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión ambiental y de calidad. b) Asegurarse de que se establezcan la política ambiental y de calidad, sus objetivos, y que éstos sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización.

c) Integrar de los requisitos de los sistemas de gestión en los procesos de negocio de la organización d) Asegurarse de que los recursos necesarios para los sistemas de gestión estén disponibles. e) Comunicar la importancia de una gestión ambiental y de calidad, eficaz y conforme con los requisitos de los sistemas de gestión. f) Asegurarse de que el sistema de gestión logre los resultados previstos. g) Dirigir y apoyar a las personas, para contribuir a la eficacia de los sistemas de gestión. h) Promover la mejora continua.

4. EVALUACION DE RIESGOS AMBIENTALES, EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y EN CALIDAD. Ver matriz de riesgo institucionales o de calidad, riesgos en seguridad y salud en el trabajo, y riesgos e impactos ambientales en formato Excel.

4.1 PLANES DE ACCION: ACTIVIDADES, TIEMPOS, RESPONSABLES Y RECURSOS. “La organización debe determinar y seleccionar las oportunidades de mejora e implementar cualquier acción necesaria para cumplir los requisitos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente” (NTC ISO 9001, 2015), así mismo, “La organización debe determinar las oportunidades de mejora e implementar las acciones necesarias para lograr los resultados previstos en su sistema de gestión ambiental” (NTC ISO 14000, 2015). Por otra parte, la organización la organización “debe cumplir los requisitos legales aplicables y otros que, y otros que suscribe la misma, con el fin de prevenir lesiones y enfermedades, y para la mejora continua” (OHSAS 18001).

Estos planes de mejora se desarrollan según propone la normatividad dentro del enfoque a procesos, que incorpora el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) y el pensamiento basado en riesgos. A continuación, listaremos los planes de mejora que el grupo de trabajo considera necesarios ser implementados, con respecto a los hallazgos de cada una de las matrices de riesgo. Plan de Mejora Continua Sistema Gestión de Calidad. ISO 9001 2015 Actividad

Tiempo

Auditoria interna a proceso de ingreso Trimestral de pacientes. (tiempo de ingreso, calidad de información, actualización de datos). Medición de indicadores de Semestral oportunidad en toma y lectura imagenología. (lectura de Radiografías, Tomografías y ecografías). Auditoria a Historias Clínicas. Trimestral (Correcto registro y actualización de datos personales, registro de reportes de paraclínicos)

Responsable

Recursos

Líder de admisiones Persona entrenada en y registro. procesos de auditoria. Plataforma Sistema SAP Líder servicio imagenología.

Medico interno

de 2 tecnólogos en toma de imágenes diagnosticas por turno.

auditor Medico auditor interno. Plataforma sistema SAP.

Implementación de la Política de Durante 6 Líder del comité de Líder del Comité de Seguridad del Paciente. meses con seguridad del seguridad del paciente. evaluaciones paciente. Plataforma para registro periódicas y gestión de eventos por el comité adversos GIGACS. semestral. Auditorio para capacitación de personal. Plan de Mejora Continua Sistema Gestión Ambiental. ISO 14001 2015 Actividad

Tiempo

Mantenimiento preventivo de redes y Semestral equipos, uso de luminaria ahorradora, implementar políticas institucionales de consumo racional de energía.

Responsable

Recursos

Líder de Adquisición e mantenimiento, instalación de Líder de sistema de luminarias. gestión ambiental Taller de mantenimiento de equipos. Auditorio y recursos para capacitación periódica de colaboradores.

Capacitación a colaboradores sobre Semestral “POLÍTICA NACIONAL PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS”. Campañas de sensibilización a usuarios y visitantes sobre la implementación de puntos ecológicos y disposición correcta de residuos contaminados. Implementar programas de ahorro y Trimestral uso eficiente de agua. instalar rejillas de retención para sólidos. mantenimiento preventivo de redes y equipos.

Líder de Sistema de Auditorios para Gestión Ambiental capacitaciones. Medios de información institucionales (carteleras, Audiovisuales).

Líder de empresa encargada de cocina y servicios generales. Líder de mantenimiento

Adquisición e instalación de rejillas para retención de sólidos. Auditorio y ayudas didácticas para capacitaciones.

Plan de Mejora Continua Sistema Gestión Seguridad y Salud en él Trabajo. OHSAS 18001 Actividad

Tiempo

Responsable

Recursos

Campañas de sensibilización sobre Semestral uso de equipos de protección personal y lavado de manos

Líder Sistema de Puntos de lavado de Gestión Seguridad y manos. Salud en el Trabajo Puntos de adquisición de tapabocas y guantes limpios o estériles. Carteleras informativas.

Instalación, revisión y mantenimiento Diario regular de guardianes para elementos cortopunzantes.

Jefe de enfermería del servicio. Personal asistencial (médicos y auxiliares)

Capacitación ergonomía

Semestral

Adquisición e instalación de guardianes. Contrato vigente con entidad responsable de gestión de residuos de potencial riesgo biológico. Líder Sistema de Auditorio. Gestión Seguridad y Personal asistencial. Salud en el Trabajo Auditorio y ayudas didácticas para capacitaciones.

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

Ontibon, J. (2017). Referente de Pensamiento eje 3: Sistemas Integrados de Gestión Salud ¿De qué manera los sistemas de gestión comienzan a implementarse en una empresa?

Wu Fu, X. (2016). Guía para la aplicación de las normas ISO 9001: 2015 e ISO 14001: 2015 a las empresas constructoras (Bachelor's thesis, Universitat Politècnica de Catalunya).

NTC-ISO, N. T. C. 9001: 2015. SISTEMAS DE GESTIÓN.

ICONTEC internacional. (2015). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001: sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso. ICONTEC.

Colombiana, N. T. NTC–OHSAS 18001/2007. Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos.

Colombiana, G. T. (2011). GTC 45 (2010). Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional. Primera Actualización. Editada Enero.

https://comfandi.isolucion.co/Documentacion/frmListadoMaestroDocumentos.aspx