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Gestión por Competencias Actividad Evaluativa Eje 3 Pasos Para Realizar la Selección de Personal

Presentado A: JUAN MANUEL JAVIER PUERTA JORDÁN

Presentado Por: Paola Andrea Egas Zamora

Administración de Empresas Fundación Universitaria del Área Andina Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras. Grupo 703 Marzo 2020

Gestión por Competencias INTRODUCCIÓN El presente trabajo se realiza con el fin de resaltar los pasos y procesos que se deben seguir para realizar un proceso de selección de personal de manera acertada; por tal motivo es fundamental partir de un análisis racional de necesidades presentes y futuras de la empresa y del puesto de trabajo a cubrir; con el fin, de intentar alcanzar el mayor ajuste posible al cargo. Se trata, por tanto, de seleccionar al candidato más adecuado al puesto y a la organización y no al "mejor" en términos puros

Instrucciones

Gestión por Competencias 1. Realice la lectura que encuentra en los recursos del eje denominada: Modelo de reclutamiento y selección de personal. 2. Considere los principales pasos que debe seguir para realizar un proceso de selección de personal. 3. Seleccione una empresa que le permita acceder a la información, revise el manual de funciones y seleccione un cargo para el análisis. 4. Una vez elegido el cargo indique: denominación, área, nivel funcional, jefe inmediato, personal a cargo, funciones, responsabilidades, requerimiento del perfil de cargo (edad, género, formación académica, tiempo y tipo de experiencia, competencias y habilidades requeridas). 5.

Clasifique las competencias del cargo: básicas, genéricas y específicas.

6. Elabore un diagrama de flujo en el que considere los aspectos fundamentales para el proceso de reclutamiento, selección e incorporación y seguimiento del personal. 1. PASOS PARA LA SELECCIÓN DEL PERSONAL: a.

Candidato: Persona aspirante a ocupar un cargo.

b. Perfil del Cargo: Condiciones específicas que debe cumplir una persona para ocupar un cargo, en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades. c.

Análisis de las Hojas de Vida y Preselección: El Jefe de Talento Humano, seguimiento y evaluación, analiza las hojas de vida que recibe para verificar el cumplimiento del perfil del cargo en cuanto a educación, experiencia y formación. Teniendo en cuenta esto, pre-selecciona de tres (3) a cinco (5) candidatos para que participen en el proceso.

d.

Entrevista Psicológica: El Jefe de Talento Humano, seguimiento y evaluación realiza la entrevista psicológica, aplicando un cuestionario prediseñado, para indagar acerca de aspectos personales, corroborar los datos relacionados en la hoja de vida del candidato y evaluar la competencia en el ingreso.

e.

Aplicación de Pruebas Psicotécnicas y Técnicas: Se realizan pruebas psicotécnicas de personalidad, y las demás pruebas técnicas, que sean necesarias para identificar las competencias actuales y potenciales de los candidatos.

Gestión por Competencias f. Entrevista con el Jefe Inmediato: El Jefe inmediato realiza una entrevista técnica en la que indaga sobre las características y competencias específicas necesarias para desempeñar el cargo. g.

Informe de Selección: Una vez se toma la decisión del candidato seleccionado, el Jefe de Talento Humano, seguimiento

y

evaluación elabora un “Informe de

Selección” en el que se plasman los resultados del proceso, para la presentación del candidato a la Junta Directiva. 2. Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Puerto Asís E.S.P Nivel: Denominación del empleo: Código: Grado: No. de cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato:

I. IDENTIFICACION Asistencial Secretaria de Gerencia 440 15 Uno (1)

Despacho del Gerente Gerente General II.PROPOSITO PRINCIPAL Servir de apoyo a la gerencia en la ejecución de los procedimientos administrativos que se emanen directamente de esta área, así mismo cumplir con las actividades de secretariado y manejo de la información gerencial. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Recibir las diferentes directrices emanadas de la gerencia e impartir las instrucciones pertinentes a los responsables de su ejecución, así mismo velar por el oportuno desarrollo de las tareas encomendadas. 2. Organizar todas las actividades inherentes al cumplimiento de los objetivos propuestos por la gerencia. 3. Acompañar a la gerencia en las actividades que se programen por ella y construir las memorias que sirvan de soporte para posteriores acciones o decisiones que tome la gerencia. 4. Evaluar e informar de manera oportuna y permanente a la gerencia sobre los resultados de las decisiones u órdenes impartidas por ésta a cada una de las dependencias que conforman la entidad. 5. Llevar a cabo labores de control y seguimiento a toda la documentación que se emane de la gerencia, informando oportunamente al gerente sobre el estado de las mismas o las novedades que puedan presentarse 6. Transcribir, Recibir y despachar diariamente la correspondencia de la Gerencia, llevando adecuado control y registro de cada actividad. 7. Elaborar las citaciones y convocatorias a Junta Directiva, Comités y demás reuniones que se celebren en la Empresa. 8. Mantener actualizada y organizada la agenda del Gerente y coadyuvar a su cumplimiento. 9. Elaborar y digitar cartas, oficios, memorandos y demás documentos que le solicite el Gerente. 10. Velar por el correcto manejo de la documentación que le sea encomendada. 11. Responder por la información que le ha sido confiada y mantener reserva sobre ésta. 12. Velar por el mantenimiento y conservación de útiles de escritorio y equipo de oficina a su cargo. 13. Transcribir las actas de la Junta Directiva y de las demás reuniones a las cuales asista IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Adelantar actividades de gestión documental 2. Suministrar información, documentos o elementos solicitados 3. Suministrar apoyo en las actividades de carácter institucional 4. Facilitada la comunicación entre los funcionarios de la entidad y la Gerencia General. 5. El servicio a los clientes internos y externos del área se facilita de acuerdo con las políticas de la Entidad y las instrucciones recibidas. 6. Las responsabilidades al personal de apoyo del despacho, se asignan según la delegación y autonomía otorgada por el Gerente del área de desempeño. 7. La redacción y toma de dictados de cartas, memorandos, acuerdos, resoluciones, circulares, informes y demás documentos propios de la agestión del despacho, se realizan oportunamente de acuerdo con las instrucciones recibidas y utilizando los medios dispuestos por la entidad.

Gestión por Competencias 8.

La gestión documental del área se lleva a cabo de acuerdo con la legislación vigente, las normas de la Entidad y las instrucciones recibidas. 9. La producción documental de área se tramita oportunamente de acuerdo con la normatividad vigente y las instrucciones recibidas. 10. Optimizado y facilitado el desarrollo de las funciones y procedimientos a cargo de los demás funcionarios de la entidad adscritos a la Gerencia General. V. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES  Servicio al Cliente.  Técnicas de Archivo.  Informática Básica y nuevas tecnologías  Comprensión de lectura y lenguaje  Procedimiento administrativo  Otros conocimientos relacionados con la función que desempeña VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Doce (12) meses de experiencia laboral. Diploma de bachiller en cualquier modalidad.

4. CLASIFICACIÓN DE LAS COMPETENCIAS DEL CARGO: Competencias Básicas: 1. Conocimiento: hace referencia a la información que una persona posee sobre unas áreas específicas. 2. Habilidad: se refiere a la capacidad de desempeñar cierta tarea física o mental. 3. Comunicación: se necesitan buenas habilidades de comunicación con todos los colaboradores, tengan claro sus tareas y contribuir con el cumplimiento de los objetivos y funcionamiento de la empresa. Competencias Genéricas: 1. Adaptabilidad: Hace referencia a la capacidad de modificar la conducta personal para alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades, nuevos datos o cambios en el medio. 2. Flexibilidad: está más asociada a la versatilidad cognitiva, a la capacidad para cambiar convicciones y formas de interpretar la realidad. También está vinculada estrechamente a la capacidad para la revisión crítica. 3. Planificación y Organización: es la capacidad de determinar eficazmente las metas y prioridades de su tarea/área/proyecto estipulando la acción, los plazos y los recursos requeridos. Incluye la instrumentación de mecanismos de seguimiento y verificación de la información.

Gestión por Competencias 4. Trabajo en Equipo: participa activamente en las labores necesarias para alcanzar las metas de la empresa. Competencias Específicas: 

Manejo de la agenda



Soporte del ejecutivo



Manejo de la tecnología en la oficina



Gestión de tareas y proyectos con su respectivo seguimiento



Buena administración del tiempo DIAGRAMA DE FLUJO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN E INCORPORACION Y SEGUIMIENTO DEL PERSONAL.

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Se informa a los directores y Jefes de Oficina el periodo en el que se aplicará la evaluación de desempeño al personal, informándoles que la mencionada evaluación la tendrá que realizar el jefe superior inmediato mediante el Formato Evaluación de Desempeño, dos veces al año en los meses de enero y julio.

Oficina Recursos Humanos

Inicio

Informe de fechas de evaluación

Oficina Recursos Humanos Entrega del Formato de Evaluación de Desempeño

Se hace entrega a los directores y Jefes de Procesos del Formato Evaluación de Desempeño en versión impresa y magnética para su diligenciamiento, Se notifica a todo el personal sobre la aplicación de la evaluación de desempeño.

Suscribir plan de mejoramiento

Mediante ejercicio de retroalimentación se efectúa la evaluación frente al evaluado y se suscribe plan de mejoramiento en los aspectos deficientes.

Remitir formato a Recursos humanos

Se remite el Formato Evaluación de Desempeño a la Oficina de Recursos Humanos.

Oficina Recursos Humanos

Oficina Recursos Humanos

Oficina Recursos Humanos Realizar capacitación según sea necesario

De ser necesario se efectúa capacitación o re inducción sobre los aspectos que presente deficiencia al personal necesario. Oficina Recursos Humanos

Archivar copia de evaluaciones

Se procede a archivar copia de las evaluaciones de Desempeño del Personal.

Fin

CONCLUSION

Gestión por Competencias Como podemos ver, la selección de personal es un proceso clave en el devenir de las organizaciones. Necesita de una estructuración clara y de profesionales formados que asuman las tareas selectivas con total garantías para obtener el mejor de los resultados; el candidato que más se adecua al puesto y a la empresa que permite, junto con el esfuerzo de todos los que componen la organización, el crecimiento de esta.

BIBLIOGRAFIA  http://humaniaweb.com/blog/23-porque-es-importante-la-seleccion-de-personal

Gestión por Competencias  https://areandina.instructure.com/courses/5113  https://www.gsh.com.co/blog/etapas-de-un-proceso-de-seleccion-de-personal