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Actividad 4 Guion Responsabilidad Auditor

Presentan: Ingrid Lorena Blandon Jimenez ID 588355 Eduin Enrique Osorio Avellaneda ID 597763

Docente Jairo Calderon Acero Facultad de ciencias empresariales Administración en salud ocupacional y Administración de empresas Auditoría y Control Interno

Bogotá 2020

1. Auditoria Interna En la Empresa Educactivas S.AS 2. Descripción de la empresa y el entorno La razón social Educativa S.A.S con NIT 900 682 841 (empresa privada), o más conocida por su nombre comercial como la Editorial Norma, es una empresa dedicada a desarrollar contenidos editoriales y servicios educativos que contribuyen a mejorar la calidad del proceso educativo escolar en los niveles de preescolar, primaria y secundaria, con propuestas pedagógicas en las áreas básicas del conocimiento, literatura infantil y juvenil, así como tecnología en el aula. Donde se manejan cuatro líneas diferentes de productos como son: los textos escolares, textos en inglés, contenidos digitales, literatura infantil y juvenil. 3. Roles -

Coordinador de SG-SST

-

Líder auditor

4. Buena práctica del auditor - El auditor líder se anuncia a la empresa que va a auditar por mínimo un día antes por correo y vía telefónica - Día de la auditoria se presenta en la empresa y habla con el gerente o quien esté a cargo de esta y expone el cronograma de la auditoria - El auditor se entrevista con el coordinador en salud y seguridad en el trabajo - Pide documentación de auditoria anterior - Le da comienzo a su lista de verificación ítem por ítem - Mientras pasa la lista de verificación va teniendo en cuenta si hay conformidades o hay no conformidades - Terminada la entrevista de manera respetuosa le comunica al coordinador sus observaciones - Dejan documentado que se realizó la auditoria

- Le informa que dentro de los 30 días siguientes calendario se entregara a alta gerencia o a quien en su momento corresponda el informe preciso de los resultados de dicha auditoria. Mala práctica del auditor -El auditor no notifica a la empresa con anticipación -Llega a la empresa en horas no laborales -Negocia con el coordinador basarse sobre la anterior auditoría a cambio de dinero Competencias del auditor -El auditor está en el deber de informar adecuadamente a los responsables de la editorial todas aquellas deficiencias que a juicio como profesional identifico en el proceso de auditoría -Cuenta con la formación y experiencia requerida para llevar a cabo dichas procesos Pasos de la Auditoria Diseño de la auditoría - Objetivo y alcance de la auditoria Cumplir con los requisitos y certificación inmersa en lo que exige la norma nia256 y la ISO NTC 1911 dentro de los procesos de la empresa auditada, determinando la efectividad del sistema y verificación de información con los requisitos contractuales de la norma - Cronograma de auditoria interna Se va a realizar en periodos trimestrales, semestrales y anuales Actividad para auditar, actividades de cumplimiento, aplicación del sistema de gestión en salud y seguridad en el trabajo (SG-SST) de acuerdo al decreto 10 72 de 2015 -Criterios de auditoria Respetar el manual de la organización y funciones Planes de capacitación Matriz de identificación de riesgos y evaluación de peligros.

Matriz de requisitos legales Matriz de Epps. Matriz de ausentismo, Cronograma de formación (capacitaciones, inducción) Exámenes ocupacionales Registro de accidentes Reuniones del copasst Rendición de cuentas - Implementación de la auditoría Teniendo en cuenta el perfil del auditor quien deberá estar facultado para desarrollar las relaciones pertinentes teniendo en cuenta la normatividad ISO 19011 de 2012 la cual brinda directrices para esta auditoría de sistemas de gestión de calidad y ambiente. Antecedentes de recomendaciones significativas de auditoria anteriores. Naturaleza de transacciones y factores de riesgos inherentes. Factores que ayudan a determinar el grado de riesgo. Integración de los procesos en la empresa. Soportes documental de procesos y plan de capacitaciones. -Mejoramiento de la auditoría Es muy importante que cada vez que se realice un proceso de auditoria se revisen las mejoras y consideraciones que vayan al caso, con el fin de implementar nuevos procesos o prácticas que permitan una mejora continua de esta manera de forma inmediata se pueda identificar las falencias y estas puedan ser corregidas. -Evaluación de la auditoría

Con el fin de determinar que los procesos de auditoria se estén llevando de la manera correcta en la empresa Educactiva S.A.S, se implementa una serie de revisiones continúas que permiten evaluar el desempeño de las actividades que se están realizando en los procesos de auditoria, en el que se parte por ejecutar una autoevaluación de dichos procesos. Así como procesos que permitan evaluar las no conformidades y conformidades dado el caso. -Valoración de la auditoría Para determinar que los procesos que se llevaron a cabo en la auditoria hubieran sido los correctos es muy importante que se haga una valoración de: -Los riegos por errores o inexactitudes que se pudieron presentar en el proceso -Aplicación de auditorías posteriores para determinar si la auditoria fue eficiente o no -Evaluar la evidencia obtenida de la auditoria -Auditoria de la auditoría La empresa Educactiva S.A.S dentro de sus procesos de evaluación y valoración determina procesos de auditar una auditoria ya realizada con el fin de establecer bien sea que este proceso hubiera sido bien auditado o que procesos pudieron ser fallidos o de qué manera nuevos procesos han cambiado y alteren los resultados de las nuevas auditorías, buscando así constatar que el procesos anteriormente auditado corresponda a los resultados obtenidos o que cambios se pudieron generar. -Supervisión de la auditoría Para lograr el cumplimiento de la norma basadas en la auditoria, se establece que durante la ejecución de la misma, es responsabilidad del auditor supervisar que su equipo de trabajo que lo ayuda durante el proceso esté cumpliendo a cabalidad con sus tareas de la manera idónea y correcta según hayan sido delegadas las funciones, estas supervisiones también se acogerán a todos los procesos documentados que se realicen así como a las evidencias y hallazgos que se registren.

5. Materiales Van desde los formularios y plantillas para dejar el registro de cada proceso y las observaciones realizadas, así mismo como los cuestionarios que se emplean para el proceso de los mismos. Guion Auditor: Notifica a la empresa Educactiva S.A.S que el dia 2 de Abril estará realizando auditoria a los procesos de seguridad y salud en el trabajo en la compañía. Auditor: Se presenta con el Gerente Julián en la fecha informada y pregunta quién es la persona que está a cargo de la coordinación en salud y seguridad en el trabajo. Gerente Julián: Señor auditor le informa que esta área está a cargo del coordinador Alexander, quien con el mayor de los gusto estará a disposición de lo que se requiera Auditor: Mucho gusto señor Alexander soy el auditor asignado para llevar a cabo el proceso de auditoria en el sistema de salud y seguridad en el trabajo y este será el cronograma de la auditoria. Coordinador Alexander: Perfecto cualquier cosa que necesite en cuanto a información de los proceso y demás con gusto será atendida. Auditor: Señor Alexander solicito por favor me haga entrega de la documentación de auditoria anterior, la cual empieza a revisar. Además da inicio a la revisión de cada uno de los Items a tener evaluar en la auditoria realizando su debida verificación de cada uno, teniendo en cuenta si hay conformidades o hay no conformidades. Coordinador Alexander: Informa que en la anterior auditoria se presentaron algunas no conformidades sobre las cuales la empresa a trabajar. Auditor: Señor Alexander me podría entregar los perfiles de cargo así como las evaluaciones que se hayan realizado a los puestos de trabajo. Coordinador Alexander: Claro aquí esta la información solicitada, por favor tener en cuenta que las evaluaciones y observaciones realizadas en los puestos de trabajo, se tuvieron

consideraciones como que los trabajos realizados por el área de venta implican transportase de un lado a otro. Auditor: Señor Alexander, por favor me puede remitir con algún trabajador del área de ventas de la compañía. Coordinador Alexander: Si le presento a la Empleada Jennifer ella es una de las personas que se encarga de hacer ventas externas de material educativo en los colegios. Empleada Jennifer: Mucho gusto señor auditor. Auditor: Señora Jennifer, solicito por favor me pueda colaborar con la respuesta a las siguientes preguntas que voy a formular: ¿Cuándo ingreso a la compañía fue capacita en seguridad vial? ¿Con que periocidad la empresa realiza charlas sobre salud y seguridad en el trabajo? ¿Conoce usted la ruta para reporta un accidente laboral? ¿Ha tenido algún accidente de tipo laboral? Empleada Jennifer: En cuanto a las preguntas señora auditor, si una vez ingrese a la compañía me realizaron capacitación en seguridad vial ya que nuestro trabajo requiere que nos movilicemos en nuestros vehículos de un lugar a otro, por lo general cada dos meses nos hacen este tipo de charlas, si claro durante las jornadas de capacitación nos informan estas rutas, no he tenido ningún tipo de accidente laboral en estos 5 años. Auditor: Gracias señora Jennifer por la información. Coordinador Alexander me podría dejar realizar una revisión en cuanto a los documentos las capacitaciones del personal y el reporte de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que se hayan presentado. Coordinador Alexander: De acuerdo aquí está la información solicitada, aquí se cuenta con cada uno de los reportes y las investigaciones pertinentes que fueron realizadas. Auditor: Señor Alexander le remito las siguientes observaciones para que se han tenido en cuenta como lo es la importancia de guardar los registros documentados de las charlas realizadas en cuanto a salud y seguridad en el trabajo y la importancia de resaltar las capacitaciones de seguridad vial por otro lado toda la auditoria queda documentada y dentro de los 30 días siguientes a alta gerencia el informe preciso de los resultados de la auditoria

Bibliografía B., S. A. (2018). AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO. Bogotá: ECOE EDICIONES Norma Técnica Colombiana NTC ISO 19011 “http://intranet.bogotaturismo.gov.co/sites/intranet.bogotaturismo.gov.co/files/file/NTCISO19011.pdf “ NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA NIA 265 “http://www.icac.meh.es/NIAS/NIA%20265%20p%20def.pdf” Sánchez-Toledo, A.(2009).Guia para alauditoria de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Recuperados de https://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminutosp/reader.action? docID=3175123&ppg=8&tm=1522770648695 https://safetya.co/auditoria-del-sg-sst/