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• Denis Cuesta Cordoba

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ACTIVIDAD 10

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Las políticas de compras Son pautas que generan las empresas para determinar cuales serán las condiciones, los plazos de pago y los proveedores que tendrá la empresa, entre otros criterios, que serán aplicados al momento en que la organización proceda a la adquisición de ´productos para sus operaciones habituales. Las pautas que deben seguir son las siguientes:            

Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa. Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios. Mantener los niveles de calidad de los productos. Seleccionar adecuadamente los proveedores de la empresa. Solicitar los envíos de muestra antes de realizar la orden de pedido. Analizar si acepta o no una nueva lista de precio. Realizar visitas periódicas a la competencia. Negociar descuentos y formas de pago. Visitar de manera frecuente a los depósitos de la empresa. Verificar si se cumplen las ordenes de compras emitidas. Renegociar los servicios que presten los proveedores. Aplicar estrategias que sean utilidad en la gestión de lo que compra la empresa.

Conformación del comité de compra. Para una empresa comercializadora, puede formar parte del comité.     

El director o gerente general, o administrativo. El tesorero o contador. El gerente de mercadotecnia. El gerente de ventas. El jefe de compras.

Compra: Conjunto de actividades que buscan resolver un requerimiento a través de la compra o contratación de bienes y/o servicios. El proceso se inicia con la definición del requerimiento, continúa con la adquisición del bien o servicio bajo unas condiciones previamente pactadas a cambio de un precio, finalizando con el pago y la evaluación del proveedor del bien o servicio recibido. Compras Centralizadas de Servicios: Compras o contratación de servicios realizadas a través de la Coordinación de Compra cuyo valor presupuestado sea mayor al monto establecido para cada empresa.

Compras anticipadas: son aquellas que se planean de antemano, mediante un programa base y que están estipulada en un requerimiento normal. Compras de emergencias.: estas surgen cuando el factor tiempo afecta la compra normal. Compras especulativas: a esta compra se la considera como una variante de la compra anticipada y la combinada con la fluctuación. Compras favorables: esta compra es usada por el comprador como medida de presión y pone condiciones, los que pierden en este tipo de compra son la empresa vendedora y el representante vendedor. Compras personales: cuando el que realiza la compra obtiene beneficios o es par solucionar problemas muy particulares utilizando caja chica. Compras de excedentes: Equivale a compras para cubrir requerimientos normales y en tiempo, se le considera una fuente de abastecimiento económico. Compras especiales: ocurre, cuando hay un requerimiento, que por lo regular no se ocupa rutinariamente, o que sus volúmenes son muy pequeños. Compras centralizadas: se refiere a la compra de un solo departamento. Compras de centralizadas o mixtas: este tipo de compra se realiza bajo condiciones de autonomía en lo relativo a localizar a los proveedores, y efectuar la orden de compra o pedido, solo con la autorización del área central. Compras corporativas o estratégicas: cuando la empresa esta asociada a un grupo, todas las compras las efectúa el corporativo y deja a las empresas las compras que no son indispensables a las empresas asociadas. Compras nacionales: estas son las compras que efectúa una empresa de fabricación nacional. Compras para producción: se realiza por lo general con un programa anual de consumo de materiales que requiere el área de producción, donde se especifican las cantidades para cada mes. Compras para mantenimiento: el área de mantenimiento de ingeniería, entregara al área de compras su calendario del mantenimiento preventivo, donde se detallan las refacciones que se necesitan para ese rubro. Compras para administración: Estas son compras para cubrir requerimientos normales y en tiempos, de los insumos que necesita la empresa para tener en operación al área de mano factura. El área administrativa entre otros. Compras para reventas: cuando la actividad principal de la empresa es la comercialización, sus compras van encaminadas a adquirir todo lo que solicita en el plan de mercadotecnia y ventas donde se pronostica la cantidad de productos que se comercializan durante cada semana, en este tipo de copras si se negocia con el proveedor la modalidad de

justo a tiempo especificando las cantidades que se entregaran por semana, por quincena según sea el caso. Siendo este el tipo de compra que se relaciona con mi empresa.

Procedimiento para efectuar una compra.      

Identificar la necesidad. Seleccionar el producto. Asignar un equipo de compra. Investigar proveedores potenciales. Solicitar cotización. Adjudicación del contrato.

LICITACION

En el marco de la ley 80 del 93 se establece que la licitación es un llamado a personas naturales o jurídicas, bajo criterios y méritos propios según corresponda bajo un fin especifico de obtener respuesta de un bien o servicio. Tipos de licitación: Licitación privada: es el procedimiento de contratación en el que intervienen como oferentes las personas o entidades expresamente licitadas por el estado colombiano. Licitación pública: es una invitación que hace una entidad estatal para los interesados en un determinado contrato, en igualdad de condiciones, garantizado en las estipulaciones del pliego para que presenten sus ofertas de las cuales seleccionan la mas favorable Licitación selectiva: son aquellas que pueden presentar ofertas los proveedores a quienes la entidad invite a hacerlo. Licitaciones restringidas: son aquellas en las que la entidad se pone en contacto individualmente con cada proveedor y solo podrán efectuarse con sujeción a las condiciones estipuladas en el articulo 6 al15 de la ley 80 del 93. Licitaciones de etapa única: es de etapa única cuando la comparación de las ofertas y de las calidades de los oferentes se realizan em el mismo acto.

Licitaciones de etapa múltiple: cuando el alto grado de complejidad del contrato o de las características específicas de las prestación lo justifiquen, la licitación podrá instrumentarse bajo la clase de etapa múltiple, que es cuando se realizan 2 o más fase de la evaluación y comparación de las calidades de los oferentes.

Pasos para una licitación          

Apertura. Elaboración y presentación del pliego de negociación. Participantes. Lugar y hora de la apertura. Condiciones y formas de cumplimiento. Sanciones. Términos de la licitación y la adjudicación. Formas y condiciones de pago. Tener solidez comprobable. Presentar alternativas, adeptos modificarios del plazo, precio, etc., si es el caso.

responsabilidad del área de compra:

tiene varias actividades:

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precios, proveedores, pedidos, inspecciones de lo adquirido, cuando así lo amerite. Lo que comparte con otros departamentos sobre: Informes, inventarios, convenios, contratos, almacenaje, etcétera. Actividades que son su obligación y le interesan. Recibir, almacenar, dar seguimiento.

Adquirir información necesaria para aprobar a los posibles proveedores. Elegir quienes serán los proveedores que surtirán los pedidos. Examinar y tener tratos directos con los proveedores. Entre otros. COTIZACION. Una cotización es un documento contable donde se detalla el precio de un bien o servicio para el proceso de compra o negociación Este tipo de documento informativo lo utiliza el área contable de la empresa para establecer una negociación. Su importancia se da a nivel administrativo, debido a que una cotización permite la generación de informes que comparan el producto cotizados con la factura.

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Componentes de una cotización Nombre del proveedor a quien se le pide la cotización Fecha de la elaboración. Fecha de requerimiento. Productos. Cantidad. Precio del producto. Observaciones. https://www.calameo.com/books/00556033563caac41f738 https://202015.aulasuniminuto.edu.co/course/view.php?id=6022#section-2

Fuente: https://concepto.de/compras/#ixzz6FAqQdJy8

https://www.gestion.org/el-ejemplo-de-googlehttps://es.calameo.com/read/004985397e998240d56e1wallet-o-como-posicionarse-en-losnegocios/

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