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• Mary Lozada

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INTRODUCCION

El presente Manual de Políticas y Procedimientos contempla el conjunto de normas y procesos que pautan las actividades sobre las compras y licitaciones y/o servicios, y el almacenamiento y suministro de bienes materiales, repuestos y lubricantes. Con el conocimiento de parte de funcionarios y empleados de las normas que rigen el desenvolvimiento de dichas operaciones, se propician las condiciones favorables para el desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado dentro de los estándares preestablecidos de control y calidad. La presentación esquemática de los procesos y la clara definición de las normas que los rigen, permiten al empleado visualizar de una forma clara y precisa los pasos que debe dar para la ejecución de sus tareas diarias. De igual manera facilita la supervisión. Para que esta herramienta sea útil recomendamos su permanente actualización acorde con la redefinición de metas y objetivos, así como con la adopción de nueva tecnología. 1

PROCEDIMIENTOS

2

Procedimiento No.1 Título del Procedimiento

:

Compra de materiales y/o Equipos

Departamento

:

Abastecimiento

Objetivo

:

Comprar Materiales y/o Equipos de Oficina con fondos de caja chica hasta RD$1,000.00

Alcance

:

Aplicado al Departamento de Abastecimiento

Área/Cargo

Pasos

Abastecimiento Asistente

Enc. de Abastecimiento

1-

Recibe de las distintas dependencias del A.D.N. los formularios “Solicitud de Material Gastable y Equipo”, firmados por los Enc. de las áreas.

2-

Solicita precios a las casa suplidoras, llena el formulario “Solicitud de Caja Chica” en original y dos copias, por el valor del material y entrega al Encargado de Abastecimiento para la firma.

3-

Verifica y autoriza el formulario “Solicitud de Caja Chica”, anexa el formulario de solicitud de materiales y/o Equipos de oficina y devuelve al asistente.

3

Asistente

4-

Verifica si hay disponibilidad en caja chica. 4.1- Si no hay fondos en caja chica, retiene comprobante para cuando reciba la reposición.

5-

Realiza la compra o solicita a la casa suplidora que traiga el pedido con factura original anexa.

6-

Verifica el material, firma la factura como recibida y localiza la oficina solicitante para que retire los materiales

7-

Entrega al área solicitante contra acuse de recibo en el original al de la factura.

8-

Anexa al comprobante de Caja Chica la factura original como constancia de la compra, para el cuadre de la caja.

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Procedimiento No.2 Título del procedimiento

:

Compra de materiales y/o equipos mediante cotización

Departamento

:

Abastecimiento

Objetivo

:

Comprar materiales y/o equipos desde RD $1,001.00hasta RD $20,000.00

Alcance

:

Aplicado al Departamento de Abastecimiento

Área / cargo

Pasos

Dpto. de Abastecimiento Secretaria

1-

Recibe del Departamento de Almacén y Suministro” original y tres copias del formulario “Solicitud de Material Gastable” y entrega a la Secretaria.

Secretaria

2-

Llena en original y tres copias el formulario “Solicitud de Cotizaciones”, en el cual detalla los materiales y/o equipos que contiene el formulario “Solicitud Material Gastable”y entrega al asistente.

Asistente

3-

Verifica que las descripciones de los materiales corresponden con los detalles de la “Solicitud de Cotización” y entrega al Encargado de Abastecimiento para firma y aprobación.

5

Dpto.de Abastecimiento

4-

Envía “Solicitud de Cotizaciones” a los suplidores, o gestiona por fax o e-mail y da seguimiento

5-

Recibe las cotizaciones y entrega a la Secretaria para tabular

Secretaria

6-

Relaciona las cotizaciones de las tres casas comerciales y devuelve expediente al Encargado de Abastecimiento.

Encargado de Abastecimiento

7-

Revisa, selecciona y sella conjuntamente con el Director Financiero, la cotización de la casa suplidora ganadora, bajo las condiciones especificadas en el Reglamento de Compras y Licitaciones.

8-

Entrega el expediente a la Secretaria para que llene la “Orden de Compras” en original y tres copias.

Secretaria

9-

Llena el formulario de “Orden de Compras” por el valor que indica la cotización y entrega expediente al Encargado de Abastecimiento quien recoge firmas y envía al suplidor para que despache mercancía.

Almacén y Suministro

10-

Recibe la mercancía, llena el formulario “Entrada de Almacén” y envía original al Encargado de Abastecimiento para gestionar pago.

Encargado de Abastecimiento

11-

Recibe el formulario, “Entrada de Almacén” más factura original, y procede a solicitar pago ante la Dirección Financiera. 6

Financiero

12-

Revisa expediente y envía a contabilidad para confección de Libramiento.

Contabilidad

13-

Elabora Libramiento y envía expediente a Auditoría, para su revisión final.

Auditoría

14-

Revisa, firma y devuelve expediente a Financiero para fines de pago.

Financiero

14.1- Si no hay disponibilidad retiene el expediente hasta disponer de los fondos. 15

Recoge en el formulario de “Libramiento” la firma de autorización del Síndico.

16

Envía expediente a Tesorería para elaboración y entrega de Cheque.

7

Procedimiento No 3 Título del procedimiento

:

Compra de materiales y/o equipos mediante concurso.

Departamento

:

Objetivo

:

Comprar materiales y/o equipos desde RD$20,001.00 hasta RD$1,000,000.00

Alcance

:

Aplicado al Departamento de Abastecimiento

Área /Cargo

Pasos

Encargado de Abastecimiento

1-

Recibe de Almacén y Suministro, el original y tres copias del formulario “Solicitud de Material Gastable y entrega a la Secretaria.

Secretaria

2-

Llena en original y tres copias el Formulario “Solicitud de Cotización”, en el cual detalla los materiales y/o equipos que contiene el formulario “Solicitud Material Gastable” y entrega al Encargado de Abastecimiento

Encargado de Abastecimiento

3-

Verifica y procede a enviar “Solicitud de Cotización” a los suplidores concursantes.

Abastecimiento

8

4-

Recibe cotizaciones en sobres lacrados y sellados de casas suplidoras.

5-

Convoca a la comisión mediante nota interna, especificando lugar y hora.

Comisión de Compras y Licitaciones

6-

Revisa expedientes, aprueba o desaprueba y entrega al Encargado de Abastecimiento para que levante acta.

Encargado de Abastecimiento

7-

Levanta acta y procede a preparar “Orden de Compras”

Comisión de Compras Y Licitaciones

8-

Firma “Orden de Compra” y entrega al Encargado de Abastecimiento.

Encargado de Abastecimiento 9-

Recibe “Orden de Compra” aprobada y envía al suplidor para que despache la mercancía solicitada.

Almacén y Suministro

10-

Recibe la mercancía, llena el formulario “Entrada de Almacén”y entrega original al Encargado de Abastecimiento.

Encargado de Abastecimiento

11-

Recibe el formulario, “Entrada de Almacén” más factura original, y procede a solicitar pago ante la Dirección Financiera.

Financiero

12-

Revisa expediente y envía a contabilidad para confección de Libramiento.

9

Contabilidad

13-

Elabora Libramiento y envía expediente a Auditoría, para su revisión final

Auditoría

14-

Revisa, firma y devuelve expediente a Financiero para fines de pago.

Financiero

14.1- Si no hay disponibilidad, retiene el expediente hasta disponer de los fondos. 15-

Recoge en el formulario de “Libramiento” la firma de autorización del Síndico.

16- Envía expediente a Tesorería para elaboración y entrega de Cheque.

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Procedimiento No.4 Título del procedimiento

:

Compra de materiales y/o Equipos mediante concurso

Departamento

:

Abastecimiento

Objetivo

:

Comprar materiales y/o equipos desde RD$ 1,000,001.00 hasta RD$3,000.000.00

Alcance

:

Aplicado al Departamento de Abastecimiento

Área/Cargo

Pasos 1- Recibe de Almacén y Suministro original y tres copias del formulario “Solicitud de Material Gastable” y entrega a la Secretaria.

Secretaria

2- Llena en original y tres copias el formulario “Solicitud de Cotización”, en el cual detalla los materiales y/o equipos que contiene el formulario “Solicitud Material Gastable” y entrega al Encargado de Abastecimiento.

Encargado de Abastecimiento 3- Verifica y procede a enviar solicitud de cotización a los suplidores concursantes. 4- Recibe cotizaciones en sobres lacrados y sellados de casas suplidoras y remite al Síndico mediante oficio.

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Síndico

5- Convoca al Concejo especificando hora y lugar.

Concejo

6- Revisa expedientes, aprueba o desaprueba elabora Resolución y envía al Encargado de Abastecimiento vía Director Administrativo.

Encargado de Abastecimiento 7- Recibe Resolución aprobatoria y prepara “Orden de Compras”en original y tres copias y gestiona firma del Síndico. 8- Envía original de la “Orden de Compras”al suplidor para que despache la mercancía solicitada. Almacén y Suministro

9-Recibe la mercancía, llena el formulario “Entrada de Almacén” y entrega original al Encargado de Abastecimiento” para que solicite pago.

Encargado de Abastecimiento 10- Recibe expediente, “Entrada de Almacén” más factura original, y envía a la Dirección Financiera. Financiero

11- Revisa expediente y envía a contabilidad para confección de Libramiento.

Contabilidad

12- Elabora Libramiento y envía expediente a Auditoría, para su revisión final.

Auditoría

13- Revisa, firma y devuelve expediente a Financiero para fines de pago.

12

Financiero

13.1 Si no hay disponibilidad, retiene el expediente hasta disponer de los fondos 14- Recoge en el formulario de “Libramiento” la firma de autorización del Síndico. 15- Envía expediente a Tesorería para elaboración y entrega de Cheque.

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Procedimiento No.5 Título del procedimiento

:

Compra de materiales y/o Equipos mediante concurso

Departamento

:

Abastecimiento

Objetivo

:

Comprar materiales y/o Equipos desde RD$3,000,000.00 en adelante

Alcance

:

Es aplicado en el Dpto. de Abastecimiento

Área/Cargo

Pasos

Encargado de Abastecimiento

1-Recibe de Almacén y Suministro, original y tres copias del Formulario “Solicitud Material Gastable” y entrega a la Secretaria.

Secretaria

2-Llena original y tres copias el Formulario “Solicitud de Cotización”, en el cual detalla los materiales y/o equipos que contiene el Formulario “Solicitud Material Gastable” y entrega al Enc. De Abastecimiento.

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Encargado de Abastecimiento

3-Verifica y procede a enviar solicitud de cotización a los suplidores concursantes 4-Recibe cotizaciones en sobres lacrados y sellados de casas suplidoras y convoca a la Comisión de Compras y Licitaciones mediante nota interna, especificando hora y lugar.

Comisión de Compras y Licitaciones

Encargado de Abastecimiento

5-Hace convocatoria mediante avisos en periódicos, de acuerdo a las informaciones descritas en el Reglamento de Compras, Licitaciones y Suministro. 6- Recibe propuesta de solicitantes en sobres lacrados y sellados y envía a Tesorería para que efectúen el pago por derecho a licitación. 7- Relaciona los Licitantes y tabula información para presentar a la Comisión de Compras y Licitaciones.

Comisión de Compras y Licitaciones

8- Fija lugar, fecha y hora del término de la presentación de la oferta y del acto público de la apertura de las propuestas. 9- Aprueba propuesta, cumpliendo las políticas y normas del Reglamento. 10- Envía expediente al Encargado de Abastecimiento para que levante Acta y envíe al Concejo para aprobación final.

15

Concejo

11Revisa expediente, elabora resolución y la envía al Encargado de Abastecimiento vía Director Administrativo.

Encargado de Abastecimiento

12- Recibe resolución aprobatoria y prepara “Orden de Compras”en original y tres copias, y gestiona la firma del Síndico. 13- Envía original de la “Orden de Compras”al suplidor para que despache la mercancía solicitada.

Almacén y Suministro

Encargado de Abastecimiento

14- Recibe la mercancía, llena formulario “Entrada de Almacén”y entrega original al Encargado de Abastecimiento para que solicite pago. 15- Recibe expediente, “Entrada de Almacén” más factura original, y envía a la Dirección Financiera.

Financiero

16- Revisa expediente y envía a contabilidad para confección de Libramiento.

Contabilidad

17- Elabora Libramiento y envía expediente a Auditoría, para su revisión final.

Auditoría

18- Revisa, firma y devuelve expediente a Financiero para fines de pago.

16

Financiero

18.1 no hay disponibilidad, retiene el expediente hasta disponer de los fondos. 19- Recoge en el formulario de “Libramiento” la firma de autorización del Síndico. 20- Envía expediente a Tesorería para elaboración y entrega de cheque

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Procedimiento No.6 Título del procedimiento

:

Recepción de Materiales y/o Equipos

Departamento

:

Abastecimiento

Objetivo

:

Recibir Materiales y/o Equipos

Alcance

:

Es aplicable al Departamento de Abastecimiento

Área/Cargo Enc. Almacén y Suministro

PASOS 1- Recibe mercancía del proveedor acompañada de “Orden de Compras” y factura original 2- Procede a verificar contra documento los artículos adquiridos en cantidad y calidad. 3-Firma y sella la “Orden de Compras”y la factura original, haciendo constar como recibido conforme. 3.1 Si el pedido no está completo solicita conduce de la mercancía y da seguimiento hasta completar la recepción del pedido 4- Registra el ingreso de la mercancía e instruye para ubicar.

Auxiliar de Almacén

5- Ubica mercancía recibida.

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Enc. Almacén y Suministro

6- Envía factura, Orden de Compra, y Recepción de Almacén al Encargado de Abastecimiento para enviar a la Dirección Financiera.

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Procedimiento No.7 Título del procedimiento

:

Despacho de materiales y equipos de los materiales en existencia

Departamento

:

Abastecimiento

Objetivo

:

Despachar materiales y/o equipos desde el Departamento de Almacén y Suministro.

Alcance

:

Es aplicable al Dpto. de Abastecimiento.

ÁREAS / CARGOS Dpto. de Almacén Y Suministro (Auxiliar de almacén)

PASOS

1-Recibe de las distintas dependencias del A.D.N. original y tres copias del formulario “Solicitud Material Gastable” al almacén.

Auxiliar de Almacén

2-Entrega al sub-encargado para que proceda al despacho.

Sub-Encargado

3-Verifica existencia en almacén y la relación solicitada en el Formulario de “Solicitud de Material Gastable” e instruye a la auxiliar a preparar salida de almacén.

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Auxiliar

4-Prepara “Salida de Almacén”en original y dos copias, desglosa expediente y archiva original y copia sellada y firmada.

Sub-Encargado

5-Coteja despacho contra la relacionada en el Formulario de “Solicitud de Material Gastable” al almacén e instruye a la auxiliar para que elabore la salida.

Enc. de Almacén

5.1Si no hay en existencia solicita el pedido mediante el formulario “Solicitud Material Gastable” y envía a la Departamento de Abastecimiento. 6- Ver procedimientos 1 ó 2 de acuerdo al monto de la compra establecido en el Reglamento de Compras y Licitaciones.

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Procedimiento No.8 Título del Procedimiento

:

Adquisición, Control y Despacho de Combustibles

Departamento

:

Abastecimiento

Objetivo

:

Describir los pasos para adquirir y controlar los Combustibles.

Alcance

:

Aplicado al Departamento de Abastecimiento.

Políticas de Operaciones


Se asignará una cuota quincenal fija de combustible a cada vehículo (pesado o liviano), en base a la necesidad real de cada uno por día y por kilómetro y tomando como referencia su historial de consumo. • Cada solicitud de reposición de combustible deberá estar avalada por los documentos que amparan las entregas hechas. • La recepción de los combustibles será hecha por dos (2) personas en conjunto, cada una con una llave diferente. • Se considerara como cantidad de combustible recibida, la cantidad que indique la barra medidora del depósito. • Cada vehículo deberá tener una ficha con su historial en la cual se indicará la numeración de las gomas y baterías instaladas y de los repuestos, lubricantes y Combustibles consumidos.

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PROCEDIMIENTO Encargado de Logística

1. Detecta necesidad de reposición 2.- Llena form. “Solicitud Material Gastable y Equipos” en original Y (3) tres copias y envía al Encargado de Abastecimiento anexando los documentos que avalen la reposición

Encargado de Abastecimiento

3.-Ver procedimiento Orden Compras. 4.-Elabora “Orden de Compras” y envía copia al Enc. de Logística.

Encargado de Logística y Supervisor Asignado 5.- Reciben combustible y verifican cantidad y especificaciones del “conduce” con la “Orden de Compras”. 6.- Verifican que el precinto de seguridad no esté violado. 7.- Verifican el medidor del camión con la barra medidora del depósito para determinar que coincidan. 7.1 Si no coinciden, se considerará la cantidad que indica la barra medidora del depósito. 8.- Realizan los despachos del día. 9.- Hacen cuadre diario con los tickets de despacho.

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RECOMENDACIONES Para los procesos de Adquisición Repuestos, Gomas y Lubricantes.

y Despacho de Combustibles y de

1. Deberá realizarse un inventario real (levantamiento) de la cantidad de vehículos pesados y livianos, sus condiciones físico - mecánicas; electro – hidráulicas, revisar su histrorial de consumo para proyectar las cantidad de combustible requerido. 2. Para las asignaciones de combustible de los vehículos livianos, que Administrativo y Activo fijo (Patrimonio) hagan un levantamieento y verifiquen la cantidad que debe asignarse previa autorización del Síndico. 3. Es conveniente, disponer de dos vehículos ( uno pesado y otro liviano) en buenas condiciones para tener la posibilidad de prestarlos en lo que se reparan los que estan en mal estado. 4. Establecer un sistema automatizado que permita llevar un control (por vehículo) de todo lo consumido en combustible, lubricantes y repuestos. 5. Disponer esprines dentro del tubo por el que se suministra combustible. 6. Que se marquen con “lápiz de diamante” los repuestos cambiados. 7. Que las averías sean consignadas por el chofer en la tarjeta de combustible lo que permitirá evaluar el grado de eficiencia en las reparaciones. 8. Disponer de una pequeña caja chica para las compras y reparaciones menores. Botar la pieza averiada en tanque con tapa y llave para que la sustitución sea real. 9. Cada vehículo debe tener una ficha con su historial y en esa ficha se indique la numeración de cada goma y bateria asignadas e historial de lubricantes y combustibles consumidos.

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Procedimiento No.9 Título del Procedimiento

:

Adquisición Control y Despacho de Repuestos y Lubricante

Departamento

:

Abastecimiento

Objetivo

:

Describir los pasos para adquirir y controlar los repuestos y Lubricantes

Alcance

:

Es aplicado al Departamento de Abastecimiento.

Políticas de Operaciones 1. Las gomas serán identificadas por sus marcas y especificaciones (tamaño, número de lonas, etc,) y debido a lo repetitivo de las series, serán numeradas con hechizo en los laterales. 2. Las baterías serán identificadas por sus marcas y especificaciones (tamaño, número de placas, voltaje, etc.). por no existir secuencias de fabricación, serán numeradas con pintura en los laterales. 3. Las gomas y baterías tendrán una ubicación preestablecida en los almacenes y por el alto riesgo de deterioro, deberán tener buena ventilación y fácil acceso. 4. Se mantendrá un control automatizado por vehículo, indicando el consumo de combustibles, gomas y lubricantes, incluyendo el kilometraje del vehículo, para evaluar la reposición de los mismos. 5. Las solicitudes de estos renglones que no correspondan al tiempo y/o kilometraje estimados, deberán ser justificadas por el Director del área que solicita.

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PROCEDIMIENTO 1.

Enc. de Logística

2. Dpto. de Abastecimiento

1.- Detecta necesidad de reposición y llena “Pedido Repuestos” en original y 3 copias y envía al Encargado de Abastecimiento, anexando los documentos que avalen la reposición. 2.- Ver procedimiento “Orden de compra” 3.- Elabora “Orden de Compras” y envía copia al Encargado de Logística.

Enc. de Logística

4.- Recibe los artículos y verifica cantidades y especificaciones. 5.- Da entrada al almacén, identifica las gomas con número con hechizo y las baterías con nú mero con pintura y ubica los artículos en área de facil acceso y buena ventilación. 6.- Llena “Tarjeta Control de Repuestos y Materiales” 7.- Recibe “Requisición / Salida de almacén” o “Salida de Repuestos” autorizados por el Superior de su área. 8.- Llena diariamente “Reporte Diario de Lubricantes.

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Procedimiento No 10 Título del Procedimiento

:

Contratación de servicios mediante Cotización.

Dirección

:

Administrativa

Objetivo

:

Contratar servicios desde RD$1,001.00 hasta RD$20,000.00

Alcance

:

Aplicado a la Dirección Administrativa

Área/Cargo Director Advo.

Secretaria

Pasos 1-

Recibe de las distintas dependencias la solicitud o demanda del servicio.

2-

Evalúa necesidad y Envía “Solicitud de Cotización” a los suplidores o gestiona por fax o e-mail y da seguimiento.

3-

Recibe cotizaciones, revisa, selecciona y sella conjuntamente con el Director Financiero la cotización de la casa ganadora, bajo las condiciones especificadas en el Reglamento de Compras y Licitaciones.

4-

Entrega el expediente a la Secretaria para que llene la “Orden de Servicio” en original y dos copias.

5-

Llena el formulario de “Orden de Servicio” por el valor que indica la cotización y entrega el expediente al Director 27

Director Administrativo

6-

Revisa expediente y recoge firmas.

7-

Envía original al suplidor que ganó la “Orden” y da seguimiento al servicio solicitado desde el inicio hasta su conclusión.

8-

Tramita pago a Financiero (Ver proceso de Libramiento

28

Procedimiento No. 11 Título del Procedimiento

:

Contratación de servicios mediante concurso.

Dirección

:

Administrativa

Objetivo

:

Contratar servicios desde RD$ 20,001 hasta RD$ 1, 000,000.00

Alcance

:

Aplicado a la Dirección Administrativa.

Área/Cargo Director Administrativo

Comisión de Compras y Licitaciones

Pasos :

1-

Recibe de las distintas dependencias la solicitud o demanda del servicio.

2-

Evalúa necesidad y envía “Solicitud de Cotización” a los suplidores.

3-

Recibe cotizaciones en sobres lacrados y sellados.

4-

Gestiona convocatoria a la Comisión mediante nota interna, especificando lugar y hora.

5-

Revisa expediente, aprueba o desaprueba y entrega al Director Administrativo.

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Encargado de Abastecimiento

6-

Levanta acta y distribuye las copias a los miembros de la comisión.

Director Administrativo

7-

Prepara “Orden de Servicios” y recoge firmas. 7.1- Si el servicio incluye una compra, coordina con el Enc. de Abastecimiento la elaboración de la “Orden de Compras” correspondiente.

8-

Envía expediente aprobado por la comisión a Consultoría Jurídica para la elaboración de contrato

Consultoría Jurídica

9-

Elabora contrato y recoge firma, luego envía expediente a la Dirección Administrativa para control y seguimiento.

Dirección Administrativa

10-

Entrega original de “Orden de Servicios” y el original de “Orden de Compra si la hubiere y copia contrato al suplidor ganador y da seguimiento al servicio solicitado desde el inicio hasta su conclusión.

11-

Tramita pago a Financiero de acuerdo a las partidas establecidas en el contrato. (Ver Proceso de Libramiento)

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Procedimiento No.12 Título del Procedimiento

:

Contratación de Servicios mediante Concursos.

Dirección

:

Administrativa

Objetivo

:

Contratar Servicios desde RD$1, 000,000.00.

Alcance

:

Aplicable a la Dirección Administrativa.

Área/Cargo Director Administrativo

Síndico

Pasos 1-

Recibe de las distintas dependencias la solicitud o demanda del servicio.

2-

Evalúa necesidad y envía “Solicitud de Cotización” a suplidores.

3-

Recibe cotizaciones en sobres lacrados y sellados de casas suplidoras y remite al Síndico mediante oficio.

4-

Convoca al concejo especificando hora y lugar.

31

Concejo

5-

Revisa expedientes, aprueba o desaprueba, elabora resolución y envía al Director Administrativo.

Director Administrativo

6-

Recibe resolución aprobatoria y prepara “Orden de Servicio” en original y dos copias y gestiona firma del Síndico.

7-

Envía expediente completo a Jurídica para elaboración de contrato.

Consultoría Jurídica

8-

Elabora contrato y recoge firma ambas parte, luego envía a la Dirección Administrativa para control y seguimiento

Dirección Administrativa

9-

Entrega original de “Orden de Servicio” y copia contrato al suplidor y da seguimiento al servicio solicitado desde su inicio hasta su conclusión.

10-

Tramita pago a Financiero de acuerdo a las partidas establecidas en el contrato (Ver proceso de Libramiento)

32

Procedimiento No.13 Título del Procedimiento

:

Contratación de Servicios mediante concurso.

Dirección

:

Administrativa

Objetivo

:

Contratar servicios desde RD$3, 000,000.00 en adelante.

Alcance

:

Aplicable a la Dirección Administrativa.

Área/Cargo Director Administrativo

Comisión de Compras y Licitaciones

Pasos 1-

Recibe de las distintas dependencias la solicitud o demanda del servicio.

2-

Evalúa necesidad y envía “Solicitud de Cotización” a los suplidores.

3-

Recibe cotizaciones en sobre lacrado y sellado.

4-

Convoca a la comisión de Compras y Licitaciones mediante nota interna, especificando hora y lugar.

5-

Hace convocatoria mediante avisos en periódicos de acuerdo a las informaciones descritas en el Reglamento de Compras y Licitaciones.

33

Director Administrativo

6-

Recibe propuesta de los solicitantes en sobres lacrados y sellados y envía a Tesorería para que efectúen el pago por derecho a licitación.

7-

Relaciona los licitantes y tabula información para presentar a la Comisión de Compras y Licitaciones.

8-

Aprueba propuesta cumpliendo políticas y normas establecidas en el Reglamento.

9-

Envía expediente al Director Administrativo para que levante acta y envíe al concejo para aprobación final.

10-

Revisa expediente, elabora resolución y envía al Director Administrativo.

11-

Recibe resolución aprobatoria y prepara “Orden de Servicio” en original y dos copias.

12-

Envía expediente a Consultoría Jurídica para la elaboración de contrato.

Consultoría Jurídica

13-

Elabora contrato y recoge firmas de ambas partes, luego envía a la Dirección Administrativa.

Dirección Administrativa

14-

Entrega original de “Orden de Servicio” y copia contrato al suplidor y da seguimiento al cumplimiento del contrato.

15-

Tramita pago a Financiero, solicitando partidas según lo establecido (Ver Proceso de Libramiento)

Comisión de Compras y Licitaciones

Director Administrativo

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FORMULARIOS

35

ANEXOS

36

RECOMENDACIONES

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