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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-07-04CS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

EMISION 01/07/2010

PAGINA 1 / 11

REVISION 22/10/2012

No. REV 5

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

NOMBRE: PILAR GALAT

NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G.

NOMBRE: RICARDO NUÑEZ

CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS

CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD

CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

FECHA: 22/10/2012

FECHA: 22/10/2012

FECHA: 22/10/2012

ELABORO

REVISO

APROBO

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No. REV 5

1.

1.

GENERALIDADES

1.1

INTRODUCCION El departamento de compras tiene como función principal atender las necesidades de la comunidad universitaria, por medio de un proceso competitivo, justo e imparcial.

1.2

OBJETIVO DEL MANUAL Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el departamento de compras para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, de manera, ágil, oportuna y eficaz. Esto con el fin de proporcionar un apoyo administrativo a la Institución en el cumplimiento de su misión social.

1.3

ALCANCE DEL MANUAL: Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuación para la adquisición de bienes y servicios aplican para la ciudad de Bogotá.

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2.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

2.1

CUANTÍAS DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS: La Universidad Gran Colombia para agilizar sus procesos ha determinado unos montos establecidos directamente por la consiliatura en el acuerdo N° 006 de Agosto 02 de 2011 y sus directos responsables: AUTORIZADOR

VALOR Y/O CUANTIA Hasta 10 SMLV Superior 30 SMLV Hasta 100 SMLV Superior a 1000 SMLV

2.1.1

PROVEEDORES DE CAJA MENOR: Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la Secretaría del proceso de Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes: -

2.1.2

Rector Consiliatura

Para estas compras, no se exige que el proveedor esté inscrito en el registro de proveedores. Debe ser consultada y autorizada por el Jefe de Compras y suministros.

FLUJOGRAMA: PROCESO SOLICITANTE

COMPRAS

INICIO

SOLICITUD EN FORMATO DE CAJA MENOR AUTORIZADO POR EL RESPONSABLE DEL PROCESO

RECEPCION DE RECIBO DE CAJA MENOR

NO

AUTORIZACION

SI RECEPCION DE DINERO Y ENTREGA DE FACTURA DE SOPORTE

ENTREGA DE DINERO

ARCHIVO DE RECIBO DE CAJA MENOR Y SUS SOPORTES

FIN

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2.2 INSCRIPCION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES: 2.2.1 CONTENIDO: El registro de proveedores tiene como objeto mantener debidamente clasificados y seleccionados a las personas naturales o jurídicas, que habiendo cumplido los requisitos y criterios mínimos establecidos por la Universidad La Gran Colombia podrán ser tenidos en cuenta para proveer bienes, suministros, servicios y obra civil, siendo clasificados de acuerdo a la actividad que prestan cada uno. Nota: No será necesario realizar el procedimiento de inscripción y selección para aquellos proveedores que se les haga compras ocasionales. Entiéndase por ocasional aquellas compras en las que se genera hasta dos (2) órdenes de compra. A estos proveedores se les exige únicamente Rut y/o cámara de comercio y certificación bancaria. 2.2.2

DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No RESPONSABLE 1

Jefe de Compras

2

Proveedor

3

Secretaria compras

4

Jefe de compras

5

Secretaria Compras

2.3 GESTION DE COMPRAS: 2.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES. No RESPONSABLE 1

Usuarios

2

Auxiliar de Almacén

3

Secretaria de Compras

4

Proveedor

5

Asistente de Compras

6

Secretaria de Compras

7

Jefe de Compras y Suministros

8

Asistente de Compras

9

Secretaria de Compras

10

Asistente de Compras

11

Almacenista y Auxiliar

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

CONVOCATORIA: Realiza convocatoria por correo electrónico y la pagina web de la universidad, para registro y actualización de datos para proveedores. PUBLICACION Los proveedores interesados en vender bienes y servicios a la Institución proceden a descargar el formato de registro y/o actualización de proveedores en la página web de la universidad; con la documentación requerida. SELECCIÓN Y REGISTRO Revisa documentación solicitada en el formulario de registro y actualización de proveedores. Selecciona y certifica al proveedor, con el formato correspondiente APROBACION Aprueba la selección y certificación de los proveedores CERTIFICACION Envía certificación a los proveedores seleccionados

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

SOLICITUD DE PEDIDO Realizan la solicitud de pedido, por el sistema de información establecido, la cual debe estar autorizada por el responsable del área. RECEPCION DE SOLICITUD Revisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras. Verifica el inventario para saber si hay en stock el producto y efectuar la entrega con el documento correspondiente. En caso de que no haya el elemento se inicia el proceso de adquisición. SOLICITUD DE COTIZACION Digita los elementos en el formato de solicitud de cotizaciones y procede a enviar por correo electrónico a los proveedores según la línea a la que corresponda. COTIZACION DEL PROVEEDOR Realizan la respectiva cotización y la hacen llegar por correo electrónico o fax. RECEPCION DE COTIZACIONES Selecciona ítem por ítem y CUADRO DE ADJUDICACIÓN: Realiza el cuadro de adjudicación. APROBACION DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Revisa y aprueba la adjudicación y lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador del gasto. De acuerdo al literal 2.1. GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA Realiza la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicación debidamente aprobado y firmado, por los autorizadores del gasto. ENVIO DE ORDEN DE COMPRA Envía vía fax o e-mail la orden de compra al proveedor seleccionado. ENTREGA ÓRDENES DE COMPRA: Entrega las órdenes de compra con sus respectivos vistos buenos al almacenista (AZ orden de compra (provisional) y AZ entradas mensuales). RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO Recibe la mercancía, confrontando físicamente con la orden de compra y la factura. Si está conforme procede a ingresar al sistema de información, relacionando orden de compra y número de factura. Luego envía el documento de entrada y la factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago. Igualmente se informa vía correo institucional a la dependencia que realizó la solicitud de pedido, que los productos solicitados se encuentran en el Almacén. En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se hará el proceso establecido para producto conforme.

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2.3.2

12

Almacenista

13

Usuario

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ENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIO Se realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costos y le entrega el producto o servicio solicitado al usuario. RECEPCION DE PRODUCTO O SERVICIO Recibe los productos solicitados.

FLUJOGRAMA

USUARIO

COMPRAS Y SUMINISTROS

PROVEEDOR

INICIO

SOLICITUD DE PEDIDO

NO

RECEPCION DE SOLICITUD

VERIFICACIÓN DE INVENTARIO

SOLICITUD DE COTIZACION

SI

COTIZACION DEL PROVEEDOR

NO RECEPCION DE COTIZACIONES

APROBACION DEL GASTO SI GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA

ENVIO DE ORDEN DE COMPRA ENTREGA DE MATERIAL

INGRESO AL SISTEMA

RECEPCION DE PRODUCTO O SERVICIO

SI

RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO

ENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIO

ARCHIVO Y SEGUIMIENTO DE SATISFACCION

FIN

NO

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2.4 COMPRAS BIBLIOTECA 2.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

2.4.2

No

RESPONSABLE

1

Usuario

2

Personal de Biblioteca

3

Proveedor

4

Personal de Biblioteca Comité

5

Asistente de Compras

6

Secretaria de Compras

7

Personal de Biblioteca Comité

8

Almacenista

9

Usuario

10

Personal de Biblioteca Comité

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

COTIZACIÓN Realiza la cotización a Biblioteca

ENVIO DE RELACION POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS SELECCIÓN Y ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO. Envía cuadro de ejecución presupuestal afectando los centros de costos correspondientes a el Departamento de contabilidad para la respectiva distribución de rubros

FLUJOGRAMA USUARIO

BIBLIOTECA

COMITÉ DE BIBLIOTECA

COMPRAS Y SUMINISTROS

PROVEEDOR

INICIO

SOLICITUD DE PEDIDO

RECEPCION Y REVISIÓN

ELABORACIÓN DE COTIZACIÓN

COTIZACIÓN

RECEPCION DE COTIZACION

APROBACIÓN

ELABORACION ORDEN DE COMPRA

ENVIO DE ORDEN DE COMPRA RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO RECEPCION DEL PRODUCTO O SERVICIO

FACTURA APROBADA

ENVIO DE RELACION

RECEPCIÓN DE FACTURA

ELABORACIÓN E MATERIAL

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.5 ADQUISICIONES OBRA CIVIL 2.5.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No RESPONSABLE 1 2

Proveedor

3

Personal de Planta física

4

Asistente de Compras

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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

PAGOS a) b)

Para anticipos: anexar orden de trabajo cotización con visto bueno y orden de compra Para pago total: anexar acta de entrega, factura o cuenta de cobro, orden de compra y entrada de almacén.

SALIDA DE ALMACEN: Realiza la salida de almacén con el respectivo documento

COMPRAS Y SUMINISTROS

PLANTA FÍSICA

FLUJOGRAMA

PROVEEDOR

2.5.2

Almacenista

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SOLICITUD DE COTIZACION: Cita o solicita cotización a los proveedores de obra civil ELABORACIÓN DE COTIZACIÓN: Realiza la cotización APROBACIÓN DE COTIZACION: Selecciona al proveedor de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas. Revisa y aprueba la adjudicación, se envía para visto bueno del autorizador del gasto según numeral 2.1 SOLICITUD Realiza la solicitud por el sistema de información, anexa orden de trabajo, cotización con la aprobación del ordenador del gasto. Envía Formato de solicitud de cotización; anexando las cotizaciones de los proveedores que no quedaron seleccionados. ELABORACION ORDEN DE COMPRA: Realiza la orden de compra de acuerdo a la solicitud y con los soportes correspondientes. AZ orden de compra (provisional).

Personal de Planta física

5

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INICIO

APROBACIÓN DE COTIZACIÓN

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

SI

ELABORACIÓN DE PEDIDO

NO ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA

ELABORACIÓN DE COTIZACIÓN

RECEPCIÓN DE PRODUCTO O SERVICIO, SALIDA DE ALMACEN DE ACUERDO A CENTRO DE COSTO.

ELABORACIÓN Y ENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIO COMPRADO

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.6 ADQUISICIONES PUBLICIDAD 2.6.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: NO. RESPONSABLE 1

Usuario

2

Personal Publicaciones

3

Proceso De Compras

4 5

2.6.2

Proveedor Proceso De Compras

6

Proceso De Compras

7

Personal Publicaciones/ Almacén

8

Almacenista

9

Asistente De Compras

10

Usuario

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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

SOLICITUD A PUBLICACIONES: Realiza la solicitud a través del formato que maneja publicaciones. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES: Recibe solicitud de dependencias y envía correo electrónico a compras SOLICITUD DE COTIZACIÓN: Recibe solicitud y cotiza con los proveedores seleccionados a través del correo electrónico COTIZACIÓN DEL PROVEEDOR: Realizan la respectiva cotización y la hacen llegar por correo RECEPCIÓN DE COTIZACIONES: Recibe las cotizaciones y realiza la asignación de proveedor. GENERACIÓN ORDEN DE SERVICIO: Genera la orden de servicio y envía orden de servicio por fax o correo electrónico RECEPCIÓN DE MERCANCÍA: Recibe la mercancía en compañía de un colaborador del almacén, confrontando físicamente con la copia de la orden de servicio, factura y/o remisión del proveedor. RECEPCIÓN DE FACTURA: Entrega factura a la asistente. INGRESO FACTURAL AL SISTEMA: Procede a ingresar al sistema de información relacionando la orden de servicio y numero de factura, para así enviar a pago RECEPCIÓN DE PRODUCTOS: Recibe los productos comprados que son directamente entregados por el Dpto. de publicaciones

FLUJOGRAMA USUARIO

PUBLICACIONES

COMPRAS Y SUMINISTROS

RECEPCION DE SOLICITUDES

SOLICITUD DE COTIZACION

PROVEEDOR

INICIO

SOLICITUD A PUBLICACIONES

COTIZACION DEL PROVEEDOR

RECEPCION DE COTIZACIONES

APROBACIÓN

NO

SI

GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA

CUMPLIMIENTO ORDEN DE COMPRA RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO CON SU FACTURA

RECEPCION DEL PRODUCTO O SERVICIO

FIN

FACTURA

RECEPCION FACTURA

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.7

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EVALUACION DE PROVEEDORES La evaluación de proveedores se realiza con el fin de poder calificar y seleccionar a los proveedores en función de determinar la capacidad que tienen para suministrarnos sus bienes o servicios de manera eficiente y eficaz, en miras de fortalecer y apoyar a la comunidad universitaria en los procesos misionales. De acuerdo a lo anterior, el proceso de Compras y Suministros ha establecido la siguiente clasificación de las diferentes líneas que utiliza para satisfacer las necesidades de cada una de las unidades administrativas y académicas de la Universidad:

LINEA DE PROVEEDORES

CLASIFICADOR

EQUIPOS DE COMPUTO

300-704

ELECTRICOS Y FERRETERIA (mantenimiento)

701-703-708-800

EQUIPOS DE COMUNICACION

102-301-302

EQUIPOS DE LABORATORIO

101

ELEMENTOS DEPORTIVOS Y CULTURALES

601-104-106

MUEBLES Y ENSERES

200

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA

1001

ELEMENTOS DE PAPELERIA

1002

DOTACIONES

600

ELEMENTOS MEDICOS

710-400-1102

MATERIAL BIBLIOGRAFICO

50051-1000

OBRA CIVIL

9000

Los proveedores que componen las líneas establecidas en la tabla anterior, se clasifican mediante sistema ABC, en donde se realiza el total de compras realizadas por cada una de las líneas y se toman aquellos proveedores que cubran el 80% del total de las compras. Estos proveedores son a los cuales que se realiza la evaluación y revaluación trimestral.

2.7.1

DESARROLLO DE ACTIVIDADES. No

RESPONSABLE

1

Asistente de compras

2

Secretaria y Auxiliar de Almacén

Secretaria 3

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PREPARACION DE EVALUACION: Trimestralmente, a través de la base de datos genera un reporte de las compras que se realizaron durante el periodo a evaluar. Al valor total se le aplica el 80%, a fin de seleccionar a los proveedores que por el valor de sus compras se encuentran dentro este rango. EVALUACION Y REEVALUACION: La evaluación se da con el diligenciamiento de los datos del proveedor; se evalúa el desempeño teniendo en cuenta criterios, especificados en el formato de evaluación. A través de una puntuación se determina el nivel de satisfacción y cumplimiento de los proveedores. La Revaluación se presenta cuando; para el siguiente periodo a evaluar, el proveedor clasifica según el rango establecido. RESULTADO DE EVALUACION Y COMUNICACIÓN: Envía al proveedor por correo electrónico, el formato de evaluación diligenciado, previamente revisado y aprobado por el jefe de compras. Si el resultado está por encima de lo establecido, es decir de (70 a 100) puntos se felicita con observación de mejora continua; Si por el contrario se encuentra por debajo del límite (0 a 69) puntos, será notificado por correo electrónico y deberá mejorar en el aspecto por el cual su calificación fue inferior a lo indicado; se da un plazo de 90 días calendario para que realice las correcciones necesarias; Si definitivamente el proveedor no corrigió las anomalías, será retirado de la base de proveedores por un año. Tiempo en el cual estará inhabilitado para venderle bienes o servicios a la Universidad La Gran Colombia.

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FLUJOGRAMA PROVEEDOR

COMPRAS Y SUMINISTROS

INICIO

PREPARACION DE EVALUACION EVALUACION Y REEVALUACION FELICITACION

SI

RESULTADO DE EVALUACION Y REEVALUACION

FIN

AMONESTACION

2.8

COMUNICACIÓN AL PROVEEDOR

NO

ENCUESTA SATISFACCION La encuesta de satisfacción se realiza para ver la percepción que tiene la gestión de compras y saber si fueron alcanzadas las expectativas en relación al producto o servicio entregado a las aéreas seleccionadas para su aplicación LISTADO DE AREAS DE LA UGC BIENESTAR UNIVERSITARIO ADMISIONES PLANTA FISICA CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES INFORMATICA Y SISTEMAS BIBLIOTECA DEPENDENCIAS EN ENTREGAS DE PAPELERIA Las Dependencias que componen la lista, se clasificaron teniendo en cuenta que son las áreas por las cuales las demás de la universidad solicitad cualquier producto o servicio, exceptuando la papelería, y son a ellas a quien finalmente el Departamento de Compras entrega.

2.8.1

DESARROLLO DE ACTIVIDADES. No 1

Secretaría de Compras

2

Secretaría de Compras

3

2.9

RESPONSABLE

Jefe Departamento

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PREPARACION DE LA ENCUESTA Semestralmente, envía el formato a las áreas correspondientes. Este proceso es revisado y aprobado por el je fe del pto.. de compras RECEPCION Revisa que los documentos estén debidamente diligenciados y con la firma del responsable del área y actualiza el indicador de encuesta. Se aplica nuevamente la encuesta en los siguientes casos 1. Que en el bimestre siguiente el área encuestada no responda, y 2. Que el puntaje obtenido no sea satisfactorio para el departamento de compras RESULTADO Analiza el resultado y procede a tomar las correctivas del caso.

DEFINICIONES: - ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el comprador para pedir mercancías al vendedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega. - ORDENADOR DE GASTO: persona facultada para aprobar una compra de un bien o servicio.

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-

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PROVEEDOR: personas naturales o jurídicas que habiendo cumplido los requisitos mínimos establecidos por la Universidad La Gran Colombia pueden ser tenidos en cuenta para proveer bienes y suministros, servicios, obra civil y consultoría. SOLICITUD: Formato diligenciado por las distintas dependencias académicas y administrativas para solicitar un bien o servicio; especificando requerimientos técnicos, marca, modelo, cantidad, etc.

3 DOCUMENTOS RELACIONADOS: -

Acuerdo N° 006 de Agosto 02 de 2011 Acuerdo 004 del 04 de julio de 2010

4 REGISTROS: -

Registro de evaluación de proveedores Registro de solicitud de pedidos Registro de solicitud de cotización Registro de devolución Registro y/o actualización de proveedores Eventos Producto no conforme. Devolución de elementos

5 CONTROL DE CAMBIOS: No REV

FECHA

DESCRIPCION

01/07/2010

Emisión inicial 1. Se incluyó metodología para medir la satisfacción de los usuarios del departamento de compras y suministros. 2. Se incluyó metodología para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de conocimiento de la compra. Se incluyó al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones Planta Física, igualmente se disgregó en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliográfico y la adquisición de publicidad. Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripción de proveedores y literal 2.7 por inclusión de nuevas líneas de proveedores. Actualizamos publicaciones Cambios los criterios de la evaluación de proveedores

1

22/11/2010

2

01/09/2011

3

24/01/2012

4

01/03/2012

  5

22/10/2012 

Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la Secretaría del proceso de Compras y suministros Literal 2.2.1 Nota: No será necesario realizar el procedimiento de inscripción y selección para aquellos proveedores que se les haga compras ocasionales. Entiéndase por ocasional aquellas compras en las que se genera hasta dos (2) órdenes de compra. A estos proveedores se les exige únicamente Rut y/o cámara de comercio y certificación bancaria. Mejora al procedimiento de adquisición de publicidad. Literal 2.6.