RECURSOS HUMANOS MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMISION DE PERSONAL INDICE 1. OBJETIVOS 2. POLITICAS GENER
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RECURSOS HUMANOS MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMISION DE PERSONAL INDICE
1. OBJETIVOS 2. POLITICAS GENERALES 3. RECLUTAMIENTO BANCO DE DATOS ANUNCIOS EN PERIODICOS EMPRESAS DE BUSQUEDA DE PERSONAL SITIOS DE BUSQUEDA DE PERSONAL 4. SELECCIÓN PROCESO DE EVALUACION DE CANDIDATOS 5. CONTRATACION REQUISITOS DE INGRESO ACUERDO DE CONTRATACION ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD CARTA SOBRE CUENTA CREDISIMAN UNIFORME REQUISITOS PARA EL SALVADOR REQUISITOS PARA GUATEMALA REQUISITOS PARA NICARAGUA 6. OTROS PROCESOS PAGINA:
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REINGRESOS IMPULSADORAS OTRAS CASAS CAMBIOS DE HORARIO RENOVACION DE CONTRATO TEMPORAL TRASLADOS PROMOCIONES 7. POLITICA DE POLIGRAFO 8. PERIODO DE PRUEBA 9. CONTRATACION DE OPTOMETRISTAS 10.TEMPORADA NAVIDENA/PERSONAL TEMPORAL
POLITICA DE POLIGRAFO PERIODO DE PRUEBA CONTRATACION DE OPTOMETRISTAS 10. OTROS PROCESOS REINGRESO IMPULSADORAS OTRAS CASAS CAMBIOS DE HORARIO RENOVACION DE CONTRATO TEMPORAL TRASLADOS PROMOCIONES 7. TEMPORADA NAVIDENA / PERSONAL TEMPORAL PAGINA:
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1. OBJETIVOS 1.1 Sistematizar las actividades de admisión de personal, con el fin de obtener el recurso humano idóneo que nos permita obtener excelentes resultados, mejorar constantemente los servicios y mantener la imagen de la Empresa. 1.2 Centralizar las funciones de Reclutamiento, Selección y Contratación en Recursos Humanos, con el fin de mantener registros confiables de los movimientos del personal de la Empresa. 1.3 Disponer de suficientes candidatos y contar con un proceso de reclutamiento para seleccionar la persona adecuada para el puesto. 1.4 Orientar al personal de nuevo ingreso con la finalidad de que se familiarice con la Empresa lo más pronto posible y llegue a corto plazo a producir resultados para la organización. 2. POLITICAS GENERALES
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2.1Para cubrir las plazas vacantes se considera, en forma prioritaria, al personal de la Empresa a través del procedimiento de promociones internas. 2.2Todos los procesos de selección, contrataciones e ingresos de personal estan centralizados en el Departamento de Recursos Humanos. 2.3 En el caso de Guatemala y Nicaragua, en lo referente a Puestos de Jefaturas y posiciones gerenciales, el proceso de selección y evaluación de candidatos se realiza siempre en cada uno de los países, mientras que la contratación se hace en coordinación con el Departamento de RRHH local y es supervisada por el Departamento de Recursos Humanos Regional, por lo que toda requisición de personal para estos puestos debe ser notificada de inmediato. 2.4 Se entregan Solicitudes de Empleo durante todo el año en la Recepción de las Oficinas Corporativas. 2.5 En la Temporada Navideña se refuerza la entrega de Solicitudes de Empleo, a partir del mes de Julio de cada año. 2.6 Para el personal que desee reingresar a la Empresa, se entregan Solicitudes de Reingreso en cualquier época del año. 2.7 No se consideran, para trabajar dentro de la Empresa, solicitudes de empleo de familiares de colaboradores. PAGINA:
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2.8 Se definen como familiares del personal de Almacenes Simán, S.A. de C.V., padres, hijos, nietos, hermanos, primos, tíos, suegros, yernos y cuñados de colaboradores. 2.9 Para puestos tanto permanentes como temporales, se contrata únicamente personas mayores de 18 años. Esto incluye las contrataciones de supernumerarios de Temporada Navideña, tanto en El Salvador como en Guatemala y Nicaragua. 2.10 Es política de la Empresa contratar personal discapacitado cuyas limitaciones les permitan desempeñar a cabalidad funciones y actividades en ciertas áreas; asimismo, siempre y cuando las instalaciones físicas de la Empresa lo permitan, sin detrimento de la seguridad y movilidad de la persona. 2.11 A partir del 1º. De Julio de cada año, todas las plazas permanentes que están vacantes, son cubiertas por personal temporal, dado que ya ha iniciado la temporada navideña. Al final de la temporada se definen las permanencias dependiendo del desempeño de las personas que han cubierto las vacantes en forma temporal.
3. RECLUTAMIENTO 3.1 BANCO DE DATOS PAGINA:
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3.1.1 Toda persona que desee ingresar a formar parte de la gran familia de Almacenes Simán, S.A. de C.V., debe llenar una Solicitud de Empleo. 3.1.2 Se reciben Solicitudes de Empleo durante todo el año. Para Temporada Navideña se comienzan a entregar solicitudes de nuevo ingreso en el mes de Julio de cada año. Al personal de reingreso se le entrega en cualquier época del año la Solicitud de Reingreso. 3.1.3 En el Departamento de RRHH las solicitudes de empleo se clasifican y se desechan las que no cumplen los requisitos mínimos (por ejemplo: edad estudios, escrituras, presentación, experiencia, etc.). 3.1.4 Se archivan por especialidad de acuerdo a ubicación geográfica de las Sucursales (Santa ana, Sonsonate y San Miguel), profesión u oficio y/o Departamento al que apliquen , de acuerdo con la estructura organizativa de la Empresa. 3.1.5 Las solicitudes de empleo se mantienen activas en los archivos por un período máximo de 1 año, luego se descartan. 3.2 ANUNCIOS EN PERIODICOS PAGINA:
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3.2.1 Si en un momento dado es necesario publicar plazas vacantes en los periódicos locales, el procedimiento es el siguiente: 3.2.2 Todo anuncio de plazas vacantes que desee publicarse, se debe autorizar en el Departamento Regional de Recursos Humanos. 3.2.3 Se publican los anuncios en uno de los periódicos locales de mayor circulación. Para puestos corporativos en general, se publican en la Guía de Empleos. Para puestos de ventas y operativos se publican en clasificados. 3.2.4 Los anuncios se publican solamente una vez pero, si se necesita de mayor recolección de solicitudes o currículos, y la efectividad del primero no llena las expectativas, se puede proceder a hacer una segunda publicación.
3.3 EMPRESAS DE BUSQUEDA DE PERSONAL 3.3.1 Para puestos ejecutivos o especializados (Contadores, Auditores, Diseñadores, Compradores, etc.) y de ser necesario, se trabaja con compañías externas que ofrecen el servicio de preselección de personal.
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3.4 SITIOS DE BUSQUEDA DE PERSONAL 3.4.1 También se está suscrito al sitio web de TECOLOCO.COM, como un recurso más, tanto de posteo de ofertas de empleo como de búsqueda de candidatos a nivel curricular. 3.4.2 Para
efectos de búsqueda de recurso humano de tipo internacional, también se utilizan publicaciones en medios de comunicación así como de Monster.com, sitio web de nivel internacional.
4 SELECCION 4.1 PROCESO DE EVALUACION DE CANDIDATOS 4.1.1 Una vez generada una vacante en una Sucursal o Departamento de la Empresa, y recibida la Requisición de Personal respectiva, se verifica la vacante a través de un análisis del Manual de puestos vrs. Maestro de Personal del área. 4.1.2 Al corroborar la existencia de la vacante, se procede a buscar candidatos por cualquiera de los medios antes mencionados, teniendo prioridad un proceso de promoción interna. PAGINA:
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4.1.3 Se citan a evaluación grupal y se procede a efectuar las evaluaciones, según sea el cargo. De este proceso, quienes quedan preseleccionados pasan a entrevista individual 4.1.4 Aquellos que califican del proceso de simulación, entrevista individual y pruebas, pasan a la siguiente etapa , la cual puede ser: 4.1.4.1 Puestos ejecutivos/administrativos, pasan a verificación de referencias y entrevista con el gerente de la Unidad o Departamento dueño de la plaza a llenarse. 4.1.4.2 Personal de ventas y cajas, pasan los expedientes a verificación de referencias, polígrafo en los casos de las plazas en que aplique esta prueba y/o entrevista de contratación. 4.1.4.3 Personal operativo, se verifican referencias, se envían a polígrafo y si el resultado es positivo se procede a la contratación.
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CONTRATACION
5.1 REQUISITOS DE INGRESO PAGINA:
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Las contrataciones se efectúan, por lo general, una semana antes del ingreso ya que la Empresa tiene como política ingresar personal nuevo solamente los día lunes de cada semana. Aunque se hacen excepciones en fechas especiales o temporada navideña, previa coordinación con el área de Desarrollo y Capacitación. 5.2 ACUERDO DE CONTRATACION Como parte del proceso de contratación, el contratado debe firmar un Acuerdo de Contratación donde se hace constar que ha comprendido los términos de ésta, tales como: cargo, Sucursal, Departamento asignado, horario, forma de pago, uso de uniforme, etc. 5.3 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD En el caso que sea una contratación para puesto en Compras y personal ejecutivo, se compromete a firmar un acuerdo de confidencialidad del manejo de la información de la Empresa. 5.4 CARTA SOBRE CUENTA CREDISIMAN Al ingresar a la Empresa, el personal corporativo y ejecutivo debe firmar una nota en la que está de acuerdo con que, de ser desvinculado de la Empresa por cualquier motivo, ya sea renuncia PAGINA:
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o despido, acepta que de sus prestaciones pendientes se le descuenten saldos de Credisimán o CCP. 5.5 UNIFORME Almacenes Simán, S. A de C. V. Tiene la siguiente política de uso de uniforme: 5.5.1 Personal de ventas: Caballeros , pantalón azul, camisa blanca y corbata con logo. Zapatos negros de vestir. Señoritas, uniforme azul de ventas, con chaqueta de manga corta, zapatos negros. Jefes de Departamentos de Ventas, uniforme azul con blusa y chaqueta de manga larga. Zapatos negros. 5.5.2 Personal Corporativo: Caballeros, no tienen uniforme pero, deben usar pantalón de vestir, camisa de manga larga y corbata. Zapatos formales de vestir. Señoritas, uniforme azul, con blusa y chaqueta de manga larga. Zapatos negros de vestir. 5.5.3 Personal operativo: Caballeros, pantalón gris o jeans (CDD), camiseta blanca y camisa celeste de manga corta. Señoritas, uniforme de falda y chaqueta de manga corta. PAGINA:
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Es requisito que el personal de nuevo ingreso se presente con el uniforme del área a la que es asignado desde la Inducción; ventas, administrativo u operativo; por lo que Reclutamiento y Selección también coordina y solicita la entrega de los uniformes para el personal de nuevo ingreso, con la persona encargada. El período de una semana previa al ingreso, facilita el que el contratado reúna los documentos y los exámenes de Laboratorio requeridos para su ingreso. Los requisitos generales de ingreso, tanto para caballeros como para señoras son los siguientes: 5.6 REQUISITOS PARA EL SALVADOR: 1. Fotocopia de DUI 2. Fotocopia de NIT 3. Fotocopia de ISSS 4. Fotocopia de NUP 5. Fotocopia del último Diploma de estudios PAGINA:
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6. Tres cartas de recomendación de empleos anteriores 7. Solvencia de la Policía Nacional Civil 8. Cuenta de Ahorros del Banco Salvadoreño 9. Una fotografía a colores EXAMENES DE LABORATORIO: a) Caballeros: b) Señoras:
Serología Prueba de embarazo
5.7 REQUISITOS PARA GUATEMALA: 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Fotocopia de Cédula Completa Currículum Vitae (para corporativo o jefeaturas) Fotocopia de Antecedentes Penales Fotocopia de Antecedentes Policíacos Tarjeta de Salud (para restaurante) Fotocopia carné del IGSS Fotocopia carné del IRTRA Constancias de los dos últimos empleos PAGINA:
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18. Dos cartas de recomendación personal 19. Fotocopia del titulo o último diploma de estudios 20. Boleto de Ornato 21. Cuenta de Ahorros del Banco Industrial (se saca con carta de Almacenes Siman) 22. Una fotografía reciente tamaño cédula EXAMENES DE LABORATORIO: a) Caballeros: b) Señoras:
Serología Prueba de embarazo
5.8 REQUISITOS PARA NICARAGUA: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Cédula de Identidad Carnet del Seguro Social Record de Policía Nacional Certificado de Salud Fotocopias de certificados de estudios y Diplomas Cartas de recomendación de empleos anteriores y/o referencias personales 7. Dos fotografías a color tamaño carnet Lo anterior debe ser anexado a la Solicitud de Empleo, debidamente completada, y entregado en la Recepción del PAGINA:
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Departamento de RRHH a más tardar durante la primera semana laboral. Reclutamiento y Selección llena la contratación que aparece en la Solicitud de Empleo y crea el expediente del nuevo colaborador, el cual una vez está completo pasa a Nóminas para generar Código de Empleado y ser activado en el sistema de planillas y generar su respectivo gafete de identificación.
6 OTROS PROCESOS Además de los procesos de nuevos ingresos, el área de Reclutamiento y Selección lleva a cabo los siguientes procesos de carácter interno: 6.1 REINGRESOS 6.1.1 Proceso de reingreso: 1. Pedir expediente a Sucursal respectiva 2. Verificar estatus de reingreso 6.1.2 Para personal de reingreso (Si es reingreso de 3 meses o más de haber salido de la empresa): Solamente se les solicita: Solvencia de la PNC PAGINA:
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Prueba de embarazo (Mujeres) Prueba de serología (Hombres) Esto se hace previamente a darle reingreso a la persona. 6.2 IMPULSADORAS DE OTRAS CASAS Para impulsadoras de otras casas: (Aplica para las Casas de Marcas exclusivas de Cosméticos y Perfumería) Se solicita: Que la casa que la envía mande resultados de polígrafo reciente. La Supervisora de la línea responsable, antes de que la casa proveedora envíe a la persona, deberá darle el visto bueno al uniforme o vestuario con el objeto de que éste sea presentable, de lo contrario se pedirá la sustitución de la persona. 6.3 CAMBIO DE HORARIO Si es cambio de horario temporal de tiempo parcial a tiempo completo: El jefe solicita el cambio a través del formulario Requisición de personal (ANEXO) Se pasa a autorización de Recursos Humanos Se digita el cambio en el sistema PAGINA:
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6.4 RENOVACION DE CONTRATO TEMPORAL 6.4.1 Si se necesita renovar un contrato temporal: El jefe debe elaborar un nuevo formulario "Requisición de personal" (ANEXO) y enviarlo a Recursos Humanos. De acuerdo a las políticas de la Empresa, el contrato de una misma persona no se puede renovar más de una vez. Esto es con el objeto de evitar problemas legales. 6.4.2 Si al colaborador que se le ha renovado su contrato se decide otorgarle una plaza permanente, la fecha de antigüedad se computará a partir de su primer contrato. Para esto no es necesario desvincularlo de la Empresa por tres días. 6.4.3 Cuando se haya suspendido los tres días de trabajo entre un contrato y el siguiente no genera conservación de fecha de antigüedad. Si la suspensión es por mayor cantidad de días, su fecha de ingreso será la fecha del último ingreso. 6.5 TRASLADOS 6.5.1 Es responsabilidad de Recursos Humanos el proceso de traslado de personal, ya sea dentro de una misma sucursal, unidad o departamento, como a diferentes áreas de la Empresa. 6.5.2 Procedimiento:
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El jefe inmediato de la sucursal, unidad o departamento propone y/o da el visto bueno del movimiento del colaborador, previa negociación con la sucursal, unidad o departamento de destino. Recursos Humanos, específicamente Reclutamiento y Selección, documenta el movimiento con un formato de “Cambio de Centro de Costos” (ANEXO), el cual se pasa junto con el expediente del colaborador, a Nóminas para que se digite el cambio en el sistema. Reclutamiento y Selección se encarga de llenar la vacante generada por el traslado, previa recepción de la correspondiente Requisición de Personal. 6.6 PROMOCIONES 6.6.1 Es política de la Empresa promover a su personal interno, a plazas de mayor nivel, ya sea dentro de una misma sucursal, unidad o departamento o hacia otra área de la Empresa. 6.6.2 Procedimiento: Inicialmente, tiene que haberse generado una vacante Uno o varios colaboradores son elegidos por su desempeño y potencial Son enviados a Recursos Humanos para entrevista por competencias y pruebas psicométricas. Recursos Humanos dictamina los resultados a través de una integración de la entrevista por competencias y las pruebas psicométricas. PAGINA:
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Se discute con el dueño del proceso quien decide si continuar con el movimiento o seguir con la búsqueda, internamente o hacia fuera de la Empresa. De darse la promoción interna, Recursos Humanos documenta: fecha de movimiento, sueldo o plan de nivelaciones salariales, movimiento de centro de costos a través del formato Cambio de Centro de Costos, que se pasa junto con el expediente a Nóminas, para ingresar al sistema el movimiento. Recursos Humanos recibe Requisición de Personal por la vacante generada por el movimiento. Capacitación y Desarrollo programa y lleva a cabo capacitación o entrenamiento requerido para el nuevo puesto.
7 POLITICA DE POLIGRAFOS
7.1 Antes de contratar a una persona que ocupe alguna plaza permanente de las detalladas en el cuadro a continuación, es indispensable que pase por la prueba del polígrafo. Recursos Humanos es responsable de coordinar las citas de exámenes poligráficos así como de recibir los resultados, siempre que sean de preempleo. La información de los resultados de polígrafo se considera de carácter confidencial.
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Los polígrafos periódicos o específicos son responsabilidad de cada sucursal, para lo cual existe una política dentro del Manual de procedimientos de Sucursales y en el de Políticas Varias.
7.5 PUESTOS PARA LOS QUE APLICA POLIGRAFO
AREA
PUESTO
Sucursal Sucursal Sucursal
Vendedora de Joyería Cajeros Vigilantes
Sucursal Sucursal/Corporativo
Operador de POS Motoristas y auxiliares de motoristas Mensajeros de Directores
Corporativo Personal de CDD
Mantenimiento Corporativo
Motoristas, Auxiliares de Bodega, Recibo y Marcado, de Camión, etc. Auxiliares de Limpieza
POLIGRAFO/INV. DE REFERENCIAS Polígrafo Polígrafo Investigación de referencias Polígrafo Polígrafo Investigación de Referencias Polígrafo
Polígrafo
NOTA: Cualquier examen de polígrafo que sea requerido, además de los contemplados en el cuadro como requisito, podrá hacerse pero con cargo contable a la unidad, departamento o sucursal solicitante.
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RECURSOS HUMANOS MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS NOTA: En Nicaragua la Ley del Estado prohíbe efectuar exámenes de polígrafo, de cualquier tipo.
7.6 SON FUNCIONES DE LAS SUCURSALES: . 7.6.1 Cada mes se envía al polígrafo, aleatoriamente, cinco personas por sucursal. 7.6.2 Los Operadores POS se enviarán al polígrafo todos cada seis meses.
8 PERIODO DE PRUEBA En Almacenes Simán, S. A. De C. V. Se considera período de prueba el mes establecido por el Código de Trabajo. Sin embargo, considerando que el proceso de adaptación al puesto requiere de mayor plazo, establece, internamente, un período de prueba de tres meses. Si es plaza temporal: Al final de su contrato: Recursos Humanos envía formulario "Evaluación de colaborador temporal" (ANEXO) al jefe inmediato y éste lo remite al departamento de Recursos Humanos cuando se ha realizado la evaluación. Al colaborador se le proporciona un formulario "Encuesta de disponibilidad de trabajo"(ANEXO) para que lo llene y lo PAGINA:
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entregue a su Jefe inmediato, quien debe hacerlo llegar a Recursos Humanos, en el que indica el horario que está disponible para trabajar en futuras oportunidades. El colaborador debe entregar a la Gerencia de la Sucursal donde laboró, la llave de su casillero (si se le asignó), su tarjeta de descuento y el gafete. La gerencia es responsable de recoger estos últimos documentos. 8.2 Si es plaza permanente: 8.2.1 El jefe realiza la evaluación al primer y tercer mes y las archivan en el expediente del vendedor. 8.2.2 Si no supera exitosamente el período de prueba de tres meses, se le desvincula de la Empresa. 8.2.3 A los seis meses de ingreso: 1. Corresponde asignarle la tarjeta Credisimán con monto de crédito de acuerdo con su salario . 9 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATAR OPTOMETRISTA/OFTALMOLOGO 9.1 Al contratar a la persona se le debe solicitar : fotocopia de DUI PAGINA:
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fotocopia de NIT fotocopia de el numero de la Junta de Vigilancia constancia medica (si va desempeñar el cargo de regente, que se envía a pasar consulta con el medico de la Empresa) 9.2 Se envía al Departamento Legal una carta (ANEXO) adjuntando los documentos antes mencionados para elaboración del contrato, en la carta se debe de detallar: fecha de ingreso sucursal salario por hora horario 9.3 Al estar elaborado el contrato, se procede a citar al contratado para la firma tanto del patrono como de la persona contratada. . 9.4 Los Optometristas/Oftalmólogos no se registran en el sistema para pago por planilla, Ellos reciben su pago directamente de la Contabilidad de la sucursal donde trabajan, a través de la presentación de recibo por servicios prestados. 9.5 Los Optometristas/Oftalmólogos deben tener su gafete de marcación para Kronos, a efectos de llevar control de las horas laboradas. PAGINA:
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10 TEMPORADA NAVIDEÑA O PLAZAS TEMPORALES 10.1 En la temporada navideña cada gerente debe de hacer su planificación de necesidades de personal y presentar el listado de personal de reingreso sugerido y con sus respectivos expedientes en el mes de julio de cada año. 10.2 También los Gerentes de Sucursales deberán enviar, esa misma fecha, el cuadro con los requerimientos por departamento, fechas de ingreso, sexo y horario. 10.3 PLAZAS TEMPORADA NAVIDEÑA EN CIUDADES DEL INTERIOR DEL PAIS:
10.3.1 La entrega y recepción de solicitudes se harán en cada sucursal. Sin embargo, éstas deberán hacerse llegar a Recursos Humanos para dar inicio al proceso de selección. 10.3.2 Después de seleccionar la solicitudes Recursos Humanos elaborará un calendario con fechas y horas específicas para trasladarse a esas sucursales y proceder a las correspondientes entrevista y evaluaciones donde se aproveche el mayor número de candidatos. PAGINA:
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10.3.3 Evaluados los candidatos y referenciados se procede a contratar y dar la inducción en las respectivas zonas. 10.3.4 Si es primer trabajo, informarle la obligatoriedad de afiliarse a cualquier AFP y que nos proporcione la información de la AFP que decidió para apoyarle en los trámites de afiliación.
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