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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS CONTABLES

FÁBRICA LA MARIPOSA,S.A.

Enero de 2013.

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INDICE MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS...............................................................4 POLITICA NO. 1.............................................................................................................. 4 ANÁLISIS Y DISEÑOS DE PUESTOS............................................................................4 POLITICA NO. 2.............................................................................................................. 6 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL................................................................................6 POLITICA NO. 3.............................................................................................................. 7 SELECCIÓN DE PERSONAL..........................................................................................7 POLITICA NO. 4.............................................................................................................. 8 INDUCCIÓN.................................................................................................................... 8 POLITICA NO. 5.............................................................................................................. 9 CONTRATACIÓN............................................................................................................. 9 POLITICA NO. 6............................................................................................................ 11 PRESTACIONES DE LEY..............................................................................................11 POLITICA NO. 7............................................................................................................13 SUPERVISIONES EN BODEGA...................................................................................13 POLITICA NO. 8............................................................................................................14 ELABORACIÓN DE INVENTARIOS FÍSICOS EN BODEGA.........................................14 POLITICA NO. 9............................................................................................................16 REQUISICIÓN DE MERCADERÍAS..............................................................................16 POLITICA NO.10........................................................................................................... 18 COTIZACIONES............................................................................................................18 POLITICA NO.11........................................................................................................... 20 ADQUISICIÓN, MANEJO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.......................................20 Y EQUIPO FUNGIBLE...................................................................................................20 POLITICA NO. 12..........................................................................................................22 CRÉDITOS.................................................................................................................... 22 POLITICA NO. 13..........................................................................................................24 SOLICITUD, EMISIÓN Y PAGO DE CHEQUES............................................................24 POLITICA NO. 14..........................................................................................................26 USO Y MANEJO DE CAJAS CHICAS Y OTROS FONDOS..........................................26 2

POLITICA NO. 15..........................................................................................................28 USO DE VEHÍCULO DE ADMINISTRACIÓN................................................................28 APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS EN LA BANCA GUATEMALTECA....................30 SEGUROS PARA SALVAGUARDAR ACTIVOS DE LA EMPRESA...................................32 PRÉSTAMO BANCARIO COMO MEDIO DE FINANCIAMIENTO.....................................36

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS POLITICA NO. 1 ANÁLISIS Y DISEÑOS DE PUESTOS REGLAMENTO

OBJETIVO:

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Identificar, analizar y documentar perfiles y descripciones de puestos para que cada uno de ellos contribuya a la productividad, rentabilidad y desarrollo de la organización. EMITIDA POR: Sección de Recursos Humanos DEFINICIONES: 1 Puesto de trabajo: Es el conjunto de funciones que, dentro de una estructura organizacional, aportan resultados que han de contribuir al fin de la organización. 2 Análisis de puesto: Es el proceso continuo de identificación y comprensión de la incidencia y alcance de un puesto en la empresa. 3 Perfil de puesto: se refiere a las características personales, educacionales y requisitos que debe llenar la persona para ocupar un puesto, que son definidas de acuerdo a la variedad, complejidad, autonomía y autoridad del puesto en la organización. 4 Descripciones de puestos: Las descripciones de puestos se obtienen como resultado del análisis de las funciones productivas de la organización, en el cual se deben plasmar el objetivo del puesto, las funciones, así como las condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes. CONSTITUCIÓN: En una empresa es indispensable el análisis y diseño de puestos para que pueda está debidamente organizada definiendo como debe ser y que debe hacer una persona en el puesto, lo cual permite: a) Mejorar los procesos y procedimientos de trabajo b) Reorganizar la estructura laboral de la organización c) Planificar las necesidades de recurso humano d) Identificar candidatos adecuados para vacantes e) Eliminar requisitos y demandas no indispensables f) Ubicar a los empleados de acuerdo a competencias demostradas g) Determinar niveles realistas de desempeño h) Crear planes para capacitación y desarrollo i) Tener un marco de referencia para la evaluación de la capacitación j) Elaborar planes de carrera k) Informarse para elaborar planes de incentivos 4

DOCUMENTACIÓN: Se utilizara el formato de perfil y descripción de puesto que contiene la siguiente información. Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ

Nombre del puesto Departamento Área Jefe inmediato No. De personas en el puesto Perfil de puesto (Requisitos y características) Propósito Principal del puesto Funciones especificas Responsabilidades Relaciones internas y externas

RESPONSABILIDADES: 1 En el caso de que el análisis y diseño del puesto no haya sido adecuado, el responsable será el departamento de personal, para lo cual se procederá a reestructurar o eliminar el puesto.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 2 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL REGLAMENTO OBJETIVO Atraer, convocar e identificar candidatos potenciales que están calificados para ocupar cargos en la organización. CONSTITUCIÓN: La presente política se crea por la necesidad de la empresa de atraer personal que pueda ocupar puestos vacantes dentro de la organización. DOCUMENTACIÓN: Solicitud de plaza vacante. PROHIBICIONES: 5

1 Reclutar personal para una plaza no autorizada. 2 Se prohíbe que otra área de la organización convoque personal por su parte, a menos que esté autorizada para hacerlo. PROCEDIMIENTOS RECLUTAMIENTO DE PERSONAL Paso

Responsable

Actividad

1 2

Jefe del departamento Jefe de Personal

3

Jefe de Personal

4

Jefe de Personal

5

Jefe de Personal

6

Jefe de Personal

Llena el formato de solicitud de plaza vacante y entregarlo a personal. Analiza si los requisitos solicitados son compatibles con el manual de perfiles. Identifica el tipo y medio de reclutamiento adecuado. (Reclutamiento interno y externo) Realiza el Reclutamiento de candidatos potenciales dentro de la organización: - Promocionar la vacante por medio de afiches o memos indicando los requisitos indispensables. Realiza el Reclutamiento en base al banco de datos de papelerías aún validas que sean útiles para optar la plaza. Realiza Reclutamiento por medio de empresas de empleo: - Hacer la solicitud y proporcionar el perfil.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 3 SELECCIÓN DE PERSONAL REGLAMENTO

OBJETIVO: Clasificar y escoger candidatos que posean las competencias y calificaciones solicitadas en el perfil para ocupar un puesto. EMITIDA POR: Sección de Personal CONSTITUCIÓN: Se crea la presente política por la necesidad de la empresa y de los departamentos de contar con personal competente, seleccionados de acuerdo a los requerimientos de cada puesto. DOCUMENTACIÓN: 6

1 2 3 4 5

Solicitud de Empleo Formato de entrevistas Pruebas de selección Formato de referencias Presentación de resultados

AUTORIZACIONES: 1 La sección de personal es el autorizado para realizar la selección de candidatos para optar a un puesto. PROHIBICIONES: 1 Seleccionar personal para una plaza no autorizada. 2 Seleccionar a personas que tengan malos antecedentes o que no se adecuen a las características necesarias para el puesto. MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 4 INDUCCIÓN REGLAMENTO

OBJETIVO: Garantizar que los trabajadores tengan una inserción y adaptación adecuada al puesto de trabajo y a la empresa, para que su rendimiento futuro sea el adecuado y esperado. CONSTITUCIÓN: Se crea la siguiente política por la necesidad de que el personal se adecue a la organización y se identifique con su cultura. DOCUMENTACIÓN: 1 Compromiso de trabajo 2 Formato de inducción 3 Formato de confirmación AUTORIZACIONES: 7

1 El jefe del departamento es el autorizado para darle la inducción al puesto al personal. 2 El departamento de personal es el autorizado para dar la inducción a la empresa. 3 El departamento de personal es el autorizado para modificar o cambiar los formatos que se utilizan en el proceso de inducción. PROHIBICIONES: 1 Se prohíbe utilizar otros formatos para la inducción y confirmación de puesto.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 5 CONTRATACIÓN REGLAMENTO OBJETIVO: Crear un vínculo económico-jurídico entre los empleados y la empresa, de tal manera que los empleados queden obligados a prestar a la empresa sus servicios a cambio de una retribución y cuente con los servicios de IGSS e IRTRA, fijadas por la ley. EMITIDA POR: Departamento de Personal CAMPO DE APLICACIÓN: Todos los empleados. CONSTITUCIÓN: Se crea la siguiente política para normar el cumplimiento de la legislación laboral vigente en cuanto a contratación de personal. DEFINICIONES: 1 Contratación: Acuerdo entre dos partes para formar un vínculo económico jurídico 2 Carnet de IGSS: Es un medio de identificación el cual indica que una persona está afiliada al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, en donde tiene derecho a utilizar el servicio de salud que proporciona dicha institución. 8

3 El IRTRA es un centro de recreación al cual toda persona que esté trabajando para una empresa afiliada, tiene derecho a sus servicios siempre y cuando tenga el carné vigente. DOCUMENTACIÓN: 1 Contrato individual de trabajo. 2 Formatos designados por el IGSS o el IRTRA para la tramitación de carnets.

AUTORIZACIONES: 1 El departamento de Personal está autorizado a emitir contratos individuales de trabajo conforme a la legislación laboral vigente en el país. 2 El departamento de Personal está autorizado para realizar trámites de carnets de IGSS e IRTRA. 3 La jornada de trabajo para los menores de 14 años es de 6 horas y para los mayores de 14 a 17 años es de 7 horas. 4 Las personas de 14 o más años no necesitan autorización escrita por la inspección de trabajo.

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 6 PRESTACIONES DE LEY REGLAMENTO

OBJETIVO: Cumplir con la legislación laboral vigente en cuanto al pago de prestaciones para los trabajadores. EMITIDO POR: Sección de Personal CAMPO DE APLICACIÓN: Todas las secciones. CONSTITUCIÓN: Definiciones:  Aguinaldo: Se paga en la primera quincena del mes de diciembre, se aplica una tasa proporcional mensual de 8.333% sobre el salario base y se paga de diciembre a noviembre de cada año.  Bonificación Anual para Trabajadores del Sector Privado y Público (Bono 14): Se cancela la primera quincena del mes de julio, se aplica una tasa proporcional del 8.333% sobre el salario base y se paga de Julio a Junio de cada año.  Vacaciones: El pago se hace efectivo cuando inicien las vacaciones después de haber cumplido un año laboral de trabajo, se aplica una tasa mensual de 4.17 % para generar su reserva acumulada.  Indemnización: corresponde un salario base por año laborado y se aplica una tasa del 8.333% mensualmente sobre el sueldo base para generar la reserva. Se paga el último salario devengado si lleva 6 meses, si no se pagara proporcional a lo devengado en el último año. 10

 IGGS, es también un derecho de los empleados contar con la asistencia del Instituto de Seguridad social por lo que la empresa hará los trámites respectivos en el momento de la contratación de la persona para que cuente con su carnet a los dos meses de su ingreso. Se descontara una tasa del 4.83% mensualmente según las leyes del Instituto. (este descuento se hará en la totalización de salario base y horas extras)  IRTRA, La empresa se encargara de los trámites y pagos respectivos al Instituto de Recreación para trabajadores de la empresa privada para que cuenten con su carnet a los dos meses de su ingreso.  Todas las prestaciones de Ley se cancelan sobre el salario base estipulado para cada empleado PROHIBICIONES: 1 Según nuestra legislación laboral vigente, es prohibido pagar las vacaciones sin que se hayan gozado. El derecho laboral es un derecho irrenunciable, por lo cual no pueden negarse ni solicitar que se paguen por parte de la empresa, ni por parte del trabajador.

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 7 SUPERVISIONES EN BODEGA REGLAMENTO

OBJETIVO: Garantizar que las operaciones en bodega se lleven de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos, asegurando la exactitud y rapidez de las entregas y la calidad de mercaderías. EMITIDA POR: Bodega CAMPO DE APLICACIÓN: Contabilidad y Bodega CONSTITUCIÓN: Se crea esta política con el fin de constatar y dejar constancia del trabajo realizado por personal de bodega y se cumpla el objetivo del departamento. SANCIONES: 1 La infracción a este procedimiento, será notificada de inmediato al Gerente, quien llamara la atención verbalmente o por escrito de acuerdo a la gravedad de la falta. DOCUMENTACIÓN: 1 Se utilizara un cuaderno de Supervisiones en donde se dejara constancia de todas las supervisiones realizadas.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

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POLITICA NO. 8 ELABORACIÓN DE INVENTARIOS FÍSICOS EN BODEGA REGLAMENTO

OBJETIVO: Asegurar un conteo ordenado y exacto de las mercaderías almacenadas en bodega.

EMITIDA POR: Bodega y Contabilidad. CAMPO DE APLICACIÓN: Sección de Bodega Sección de Contabilidad CONSTITUCIÓN: 1 Se realizarán un inventario físico semanal parcial en bodega, los días viernes en horario de 15:00 a 16:00 horas. 2 Se realizará un inventario parcial de cierre mes, el último día hábil de cada mes de 14:00 a 17:00 horas. 3 Se realizará un inventario total cada fin de año, contándose para el efecto con el apoyo del departamento de finanzas, iniciando cuatro días antes de finalizar el año. PROHIBICIONES: 1 Se prohíben estrictamente los movimientos físicos de las mercaderías almacenadas en bodega durante los inventarios de fin de mes e inventarios de fin de año. SANCIONES: Las diferencias que correspondan a mala elaboración del inventario físico será responsabilidad del personal involucrado en el mismo y será sancionado de acuerdo a la gravedad del problema. DOCUMENTACIÓN:

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Para la realización de inventarios físicos, cualquier de ellos (semanales, mensuales o de fin de año), se utilizarán formatos impresos autorizados por el Gerente, que cuentan con los siguientes requisitos: 1 2 3 4 5 6

Lugar y fecha. Listado de insumos a inventariar. Cantidades inventariadas. Total. Firmas de las personas que intervinieron en el conteo. Observaciones.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 9 REQUISICIÓN DE MERCADERÍAS REGLAMENTO

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OBJETIVO: Normar oportuna y adecuadamente el procedimiento de requisiciones de insumos y mercaderías de los diferentes departamentos de la empresa, para lograr un proceso eficiente, en el que se establezcan claramente las responsabilidades de cada uno de los involucrados. EMITIDA POR: Bodega CAMPO DE APLICACIÓN 1 Todos las secciones. CONSTITUCIÓN: El departamento de Ventas necesita solicitar a Bodega el abastecimiento de mercaderías cuando sea necesaria. AUTORIZACIONES: 1 Cuatro días antes del inicio del mes y durante los primeros cuatro días del mes en curso, se recibirán las solicitudes de mercaderías necesarias para la venta. RESPONSABILIDADES: 1 En caso de eventos especiales como Navidad, Año Nuevo, Semana Santa, Día de la Madre o el lanzamiento de nuevos productos, los departamentos de Producción y Ventas tienen la responsabilidad de solicitar por escrito las cantidades excedentes o mínimas requeridas y hacerlo llegar al departamento de proveeduría como mínimo con dos semanas de anticipación.

DOCUMENTACIÓN: La documentación a utilizarse para la realización de las requisiciones, son documentos simples impresos, con la información necesaria, tales como la fecha, el nombre del departamento que solicita, los insumos o mercaderías y la cantidad requerida. Se imprimirán dos copias: la primera que queda en poder de proveeduría y la otra que proveeduría firmará de recibido y quedará en poder del departamento que solicita.

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO.10 COTIZACIONES REGLAMENTO

OBJETIVO: Adquirir información sobre los precios más convenientes dentro del mercado para contribuir con la rentabilidad en las compras que la organización realice. EMITIDA POR: Sección Contabilidad 16

CONSTITUCIÓN: Al tratarse de una solicitud nueva, debe contactarse al menos a 3 proveedores diferentes, quienes presentan la cotización correspondiente, exceptuando aquellos insumos que sean distribuidos únicamente por un proveedor exclusivo. CAMPO DE APLICACIÓN: 1 Sección Contabilidad 2 Gerencia 3 Proveedores. DOCUMENTACIÓN: i

Para llevar a cabo las cotizaciones, se crea un archivo físico y un archivo en el sistema. Ambos contienen la información proporcionada por los distintos proveedores.

AUTORIZACIONES: 1 La aprobación de compra de maquinaria y equipo, es responsabilidad de Gerencia y de la sección de Contabilidad. 2 Cuando hay algún cambio de proveedor o se solicitan nuevas mercaderías, el responsable de la aprobación es la Gerencia. CONTROL Y SUPERVISIÓN: i

La responsabilidad de realizar la cotización es de la sección de Bodega.

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO.11 ADQUISICIÓN, MANEJO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y EQUIPO FUNGIBLE

REGLAMENTO OBJETIVO: Crear un procedimiento para la adquisición, manejo y control de todos los activos fijos y equipo fungible propiedad de La Empresa Chocolatería Gold, S.A, que intervengan en el proceso productivo y de generación de rentas, de tal forma que se facilite su registro y ubicación. EMITIDA POR: 1 Sección de Contabilidad CAMPO DE APLICACIÓN: 1 Todas las secciones de la empresa. 18

CONSTITUCION: 1 La sección de Contabilidad es la encargada de suministrar información exacta, oportuna y confiable. Para ello es necesario implementar controles que nos permitan conocer amplia y detalladamente la información que posteriormente será analizada y considerada para la toma de decisiones en relación a inversión de activos fijos y equipo fungible. 2 Los activos fijos y equipo fungible serán asignados a cada responsable a través de una “Tarjeta de Responsabilidad”, la cual será actualizada mensualmente. De no obtener actualización en la Tarjeta de Responsabilidad, se dará por hecho que sigue sin modificaciones. 3 En el caso del departamento de ventas, los activos fijos estarán bajo la responsabilidad directa del jefe de tienda. En el caso del departamento de Producción, los responsables de los equipos serán las jefaturas. 4 Cuando ocurra el cese definitivo de la relación laboral, y como antecedente a la elaboración de la liquidación de sueldos y salarios, los colaboradores deberán entregar los Activos Fijos y Equipo fungible asignado en presencia de su jefe inmediato, quien está obligado a reportarlo de inmediato a la sección de Contabilidad. AUTORIZACIONES: La baja, venta, permuta o modificación de activos fijos que afecte o altere los registros administrativos y contables internos, deberá ser supervisada y autorizada únicamente por la sección de contabilidad. PROHIBICIONES: Se prohíbe dar un uso distinto de los intereses de Empresa Chocolatería Gold, S.A a todos los activos fijos de la organización. Se prohíbe además externar, cambiar, alquilar o regalar cualquier activo fijo que esté o no bajo su responsabilidad.

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 12 CRÉDITOS REGLAMENTO

OBJETIVO: Tener un control exacto y ordenado del movimiento del crédito brindado a cada uno de los clientes de la empresa. EMITIDA POR: 1 Sección de Contabilidad. CAMPO DE APLICACIÓN: 1 Departamento de Ventas. 2 Departamento de Contabilidad CONSTITUCIÓN: 1 Los clientes que deseen obtener crédito de parte de la empresa, deben cumplir con los siguientes requisitos, con los cuales se formará el expediente respectivo: i Fotocopia de patente de comercio y sociedad cuando proceda. ii Fotocopia de cédula de vecindad del propietario o representante legal y la del encargado de recibir o recoger el producto. 2 El departamento de Ventas será el único responsable de la autorización de créditos a nuevos clientes. 20

3 El sección de Ventas actualizará trimestralmente o cuando sea necesario los expedientes de los clientes, entregando una copia del mismo debidamente actualizado al departamento financiero. 4 La persona reconoce un crédito máximo de 30 días y es responsabilidad de la sección de Ventas el cumplimiento de lo anteriormente estipulado.

PROHIBICIONES: 1 No es permitida la autorización de créditos sin haber cumplido con los requerimientos establecidos en la Constitución. DOCUMENTACIÓN: 1 Los nuevos clientes deberán llenar un formulario de solicitud de crédito, el cual deberá contener como mínimo la siguiente información. i Nombre, Dirección, Teléfono. ii Número de patente de comercio y sociedad, según sea el caso. iii NIT. iv Tres referencias comerciales. v Tres referencias bancarias. vi Número de cédula y NIT del representante legal. vii Espacio para la firma del representante legal o propietario. viii Espacio para la firma de las personas encargadas de recibir el producto. ix Espacio para el nombre y firma de quien autorizo el crédito.

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 13 SOLICITUD, EMISIÓN Y PAGO DE CHEQUES REGLAMENTO

OBJETIVO: Normar el procedimiento de solicitud, emisión y pago de cheques para todos los proveedores de bienes y servicios para la Organización, internos y externos, con el fin de evitar confusiones, errores, irregularidades y fraudes en su manejo y garantizar la mayor liquidez y rendimiento en el efectivo. EMITIDA POR: Sección de Contabilidad CAMPO DE APLICACIÓN: Todas las secciones CONSTITUCION: Todo procedimiento contable de la empresa, requiere ciertas normas de seguridad y firmeza. Para ello, la creación de la presente normativa. AUTORIZACIONES: 1 Las órdenes que no cumplan con los aspectos descritos en la documentación, no serán procesadas para su cancelación. 2 Si en la revisión de la documentación se detecta que la misma no cuenta con los requisitos mínimos legales, se sustraerán dichos documentos para evitar su pago, y se devolverán al responsable. Se procederá a cancelar el monto de los documentos sin error. 3 El campo de “Autorizado por” en la solicitud de cheque, será llenado únicamente cuando el gasto no tenga rubro presupuestal anual asignado y requiera de una autorización especial. 4 En todos los casos, el responsable del gasto deberá guardar de manera ordenada y cronológica la copia de sus solicitudes de cheque firmada de recibido por la sección de contabilidad por el tiempo que estime necesario. 22

5 Los cheques serán entregados en ventanilla de Caja en el siguiente horario: i Proveedores de Inventarios y Otros: Viernes 8:00 a.m. A 5:00 p.m. 6 Las personas responsables del gasto serán los que indiquen al proveedor acerca del lugar y día de pago. 7 Todos los cheques deberán contar con firmas mancomunadas. 8 Para re-emisión de cheque por extravío, se deberá presentar solicitud por escrito y se verificará en el banco si el mismo no ha sido cobrado. Se procede a re-emitir el cheque y se tendrá un cobro de Q.75.00 por gastos administrativos. PROHIBICIONES: 1 No está permitido emitir cheques a nombre de empleados de la empresa, esto será posible únicamente en caso especiales los cuales deben ser autorizados y razonados por el Jefe del departamento solicitante. Todo cheque deberá tener estampado el sello de NO NEGOCIABLE, con excepción de los proveedores que lo soliciten por escrito y del pago de planillas. 2 No está permitido proporcionar información relacionada a desembolsos de cualquier naturaleza a personas ajenas a la empresa. Para casos especiales deberá solicitar autorización del Contador General o Gerencia. DOCUMENTACIÓN: Para gestionar un desembolso, sin excepción, el responsable deberá presentar una solicitud de cheque, adjuntando los documentos legales que soporten el gasto incurrido. Para el efecto, el Gerente deberá percatarse de los siguientes aspectos: 1 Que indique el Nombre Completo del proveedor, idéntico al que desea que se imprima en el cheque. 2 Que indique el Rubro Presupuestal. 3 Que la fecha del gasto esté acorde a su presupuesto. 4 Que el monto del gasto esté acorde a su presupuesto. 5 Descripción clara del gasto(s), indicando lugar específico, tienda, área o plazo en días donde el gasto(s) tuvo origen. Si la orden va por varios gastos, deberá indicar claramente cada uno de ellos. 6 Monto total del cheque. 7 Si no se tiene aún los documentos legales de soporte, deberá indicar claramente que es un ANTICIPO, el porcentaje que esta cantidad es en relación al total del gasto y la fecha a liquidar. 8 Firma de quien solicita el gasto. MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

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POLITICA NO. 14 USO Y MANEJO DE CAJAS CHICAS Y OTROS FONDOS REGLAMENTO

OBJETIVO: Normar el uso de los fondos de cajas chicas y otros fondos en efectivo de tal manera que los salvaguarden, que no puedan hacerse desembolsos sin autorización y que la responsabilidad de los fondos se centralice en una sola persona. EMITIDA POR: Sección de Contabilidad CAMPO DE APLICACIÓN: Secretaría, Bodega. CONSTITUCIÓN: Los fondos de caja chica, serán destinados exclusivamente para agilizar los gastos cuyo monto sea de poca cuantía, los cuales funcionarán como fondos fijos, y deberán ser liquidados de forma mensual. Adicional a las cajas chicas, existen otros fondos otorgados para diversos fines, en cuyo caso su manejo y liquidación se ha convenido específicamente con los responsables. AUTORIZACIONES Solamente Secretaría tiene un fondo autorizado de Q. 2,500.00 para gastos eventuales. Montos Máximos a Pagar con Fondos de Caja Chica y Otros Fondos: 1 El pago máximo para realizar un desembolso es de Q. 100.00, de lo contrario deberá tramitarse un cheque.

LIQUIDACIONES: 1 Las Liquidaciones de caja chica deben hacerse cada 10 días, o cuando se necesite. 2 Deben presentarse sin falta el martes de la última semana de cada mes, adjuntando un detalle de gastos que contenga: fecha, tipo de documento,

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descripción del gasto, importe del gasto, remanente del fondo y firma del responsable. PROHIBICIONES: 1 Se prohíben los préstamos entre fondos, es decir, entre distintas secciones. 2 Se prohíbe dar uso inadecuado al fondo, es decir, distinto a las razones por las que fue creado. CONTROL Y SUPERVISIÓN: La sección de Contabilidad realizará un arqueo mensual. SANCIONES: La falta de control en el manejo de los fondos estará sujeta a las sanciones establecidas en el régimen gradual de sanciones.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

POLITICA NO. 15 USO DE VEHÍCULO DE ADMINISTRACIÓN REGLAMENTO

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OBJETIVO: Normar de una manera adecuada el uso del vehículo asignado al área administrativa. EMITIDA POR: Sección General CAMPO DE APLICACIÓN: Todo el personal que necesite hacer uso del vehículo de administración.

CONSTITUCIÓN: Se crea este servicio de transporte para el personal administrativo que necesite realizar diligencias fuera de las instalaciones de la empresa con el fin de la agilización de las mismas. AUTORIZACIONES: 1 Se autoriza el uso del vehículo de administración a todo empleado que necesite realizar diligencias fuera de la fábrica, mediante justificación válida y siempre y cuando no sea para realizar compras que ameriten la carga de muchos objetos, ya que esto puede representar una sobrecarga que rebase la capacidad del vehículo. 2 Se autoriza el uso del vehículo de administración únicamente si el solicitante llena previamente el formato de entrega. 3 Se autoriza el uso del vehículo de administración, exclusivamente a las personas que cuenten con Licencia de conducir automóvil, como mínimo tipo “C”. 4 Se autoriza un monto máximo de Q. 100.00 semanales de combustible para el vehículo de administración, para lo cual se utilizará un vale. La persona responsable de la carga de combustible será designada por la Subgerencia General. PROHIBICIONES: 1 El vehículo de administración está destinado exclusivamente para actividades laborales, por lo que terminantemente, se prohíbe el uso del mismo para actividades personales o particulares. SANCIONES: 1 El mal uso comprobado, por negligencia, imprudencia o impericia, será considerado como “Daño intencional al equipo y/o a las instalaciones de

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la empresa” y será sancionado conforme lo indica el régimen gradual de sanciones. DOCUMENTACIÓN: 1 El uso del vehículo será respaldado con un formato de entrega y recepción, el cual, cumplirá con los siguientes requisitos: i Fecha. ii Nombre de la persona que utilizará el vehículo. iii Número de cédula. iv Nombre del departamento al que pertenece. v Kilometraje inicial. vi Kilometraje final. vii Hora inicial. viii Hora final. ix Estado de llantas. x Porcentaje de gasolina. xi Estado General del vehículo. xii Observaciones. xiii Compromiso. xiv Hora de devolución. xv Firma de recibido de subgerencia. 2 Las cargas de combustible se realizarán mediante un vale, que contará con las siguientes características: i Fecha. ii Kilometraje en la carga. iii Cantidad de galones. iv Cantidad en quetzales (números y letras) v Firma de Autorización. vi Sello.

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS EN LA BANCA GUATEMALTECA La empresa Chocolatería GOLD, S.A cuenta con 4 cuentas Monetarias y 2 a Plazo fijo en Bancos del sistema Guatemalteco. Las mismas han sido aperturadas según el requisito administrativo y conforme lo estipula la SIB Superintendencia de Bancos y respetando las políticas internas de la empresa en cuanto Firmas Autorizadas para girar cheques y/o retiros de las respectivas cuentas por concepto de pagos a terceros o en su defecto por gastos realizados en un momento determinado. Las cuentas con las que a continuación se detallan: Institución Bancaria Tipo Cuenta Banco Agromercantil Monetaria Banco Industrial Monetaria

No. Cuenta Monto 589 47877 23 Q 15,000.00 458 79325 66 Q 10,000.00 27

Banco Agromercantil Banco Industrial

Plazo Fijo Plazo Fijo

349 8760 020 0 Q 001 002579 012 Q

5,000.00 10,000.00

Requisitos para apertura de Cuentas Bancarias:              

Acta de Constitución de la Empresa. Nombramiento del Representante Legal, debidamente registrada. Registro Tributario Unificado. Patente de Empresa. Patente de Sociedad. Documento Personal de Identificación, del representante legal y de los firmantes. Recibo de luz de la empresa. Carta de solicitud de apertura de cuenta emitida por el representante legal, que indica firmantes y condiciones de la cuenta. Formulario IVEIR02 ( IVE= Intendencia de verificación especial), (IR= Inicio de Relación) (02= Persona Jurídica) IVE-IR02 Anexo 1, productos y servicios. IVE-IR02 Anexo 2, ANENDUM PEP (personas expuestas políticamente) IVE-IR02 Anexo 3, otros firmantes Convenio de apertura de cuenta. Llenar registros de firmas.

CHEQUES VOUCHER:

Requisitos:  

Poseer o abrir una Cuenta Monetaria en Banco Industrial. Presentar solicitud de emisión de cheques voucher. 28

    

Mantener un promedio de depósitos acorde a los cheques solicitados. Afiliación al módulo de cheques declarados al sistema. Si el Banco no indica la imprenta que se debe utilizar para emitir los cheques, podrá ser a elección del cliente (previa autorización del sistema de seguridad del Banco). Luego de elaboradas las impresiones, el cliente debe adjuntar a la solicitud de reconocimiento de elaboración de cheques voucher 2 copias anuladas para depositar. Uso gratuito del producto “cheques declarados”.

Impresión de cheques voucher:     

Papel de seguridad. Codificación utilizando caracteres magnéticos. Medidas de 2 ¾” largo y 7 ½ “ancho sin talones. Logotipo del Banco. Color.

Ventaja: 

El cliente puede tener el control y la seguridad de sus cheques

SEGUROS PARA SALVAGUARDAR ACTIVOS DE LA EMPRESA Por primas y seguros entendemos los pagos que hacen las empresas a las aseguradoras, por los que adquiere derechos para asegurar sus bienes contra incendios, robos, y esas cosas. Esta aumenta por la contratación de seguros, y disminuye por el consumo en tiempo de mismos. Es cuenta de activo por representar el valor de las primas que el comerciante ha pagado. La empresa Chocolatería Gold, S.A. cuenta con un contrato de seguros a partir del mes de enero de 2013 para un Vehículo Tipo Pick Up Marca Toyota Modelo 2008 en el Banco Agromercantil. Descripción de Activo asegurado: Tipo: Placa: Marca: Línea: Modelo: Chassis: Motor: Cilindro: Capacidad: Color:

Pick-Up P587BBF Toyota HI-LUX 2008 KM8JN12D65U148662 3000 4 1 ½ Tonelada Verde Oscuro 29

No. de asientos: 4 Puertas: 4 Uso: 2 años Valor a la fecha (Valor en libros): Q60, 000.00 Datos Generales del seguro Vehículos: Póliza No. Vigencia: Desde: Hasta: El seguro cubre lo siguiente:    

400325 1 año. 05 de Octubre de 2014 (A las 12 horas) 08 de Octubre de 2014 (A las 12 horas)

Daños a terceros: Q 150.00 Daños propios: Q150.00 Daños a acompañantes: Q100.00 Cerraduras y cristales: Q50.00

Total de la prima mensual: Q450.00 Como cobertura gratis se cuenta con servicio de Grúa, asistencia por estancamiento a causa de pinchar llantas y/o falta de carga en la batería. Adjunto las condiciones y solicitud en blanco del Banco Agromercantil, S.A. VER ANEXO

SEGUROS ACTIVOS

La empresa Chocolatería Gold, S.A. Contrató en el mes de Abril del año 2013 un seguro en el Banco Agromercantil, S.A. con la finalidad de salvaguardar las maquinarias con que cuenta, ya que la empresa cree importante proteger este tipo de Activos que a menudo se encuentran en constante riesgo; Los datos generales del seguro de la maquinaria descrita en el cuadro que precede son los siguientes: Póliza No. Vigencia: Desde: Hasta:

400351 1 año. 01 de Abril de 2013 (A las 12 horas) 01 de Abril de 2014 (A las 12 horas)

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rilladora:

Molino:

Capacidad: 200 – 250 gramos

Polea: Aluminio

Color: Café pergamino

Color: Gris (elaborado en acero inoxidable 304, acero inoxidable 316 y hierro).

Motor: 1/3 Hp

Velocidad de molino: 190 rpm.

Conexión a la red: 115 VC 60 Hz

Motor eléctrico: Potencia (1/2 hp), energía (220 voltios).

Consumo de corriente: 8 Amperios

Productividad de moler: 30 kilos por hora

Dimensiones: 360° 170° 330MM

Frecuencia: 50 HZ

Peso Neto: 22 Kg

Marca: Oster

Peso Bruto: 25 Kg

Serie: 200020

Marca: Oster

Modelo: 2002005

Serie: 300015

Año: 2005

Modelo: 3002010

Valorado en (Valor en libros): Q 14,900.00

Año: 2010 Valorada en (Valor en libros): Q 10,500.00 Máquina mezcladora y caldera a vapor:

Transportador de enfriamiento:

Capacidad: De 150 a 350 Kg/h

Construida en: Acero inoxidable

Color: Gris claro

Color: Gris Oscuro

Marca: Universal

Cubierta de: Plastisol de alta resistencia.

Tanque: Intermedio

Grosor: 60 mm.

Bomba: De descarga y de alimentación del molino

Velocidad: Variable de forma continua.

Molino: De bolas “MB”

Enfriamiento: Con 1 unidad, enfriamiento directo, termostato electrónico.

Válvula: De tres vías, recirculación

Altura operativa de entrada / salida

Acelerador: De conchado

Con accionamiento electro-neumático de la banda

Serie: 500091

Motor eléctrico: Potencia (1/2 hp), energía (220 voltios).

Modelo: 5002012

Serie: 100032

Año: 2012

Modelo: 1002011

Valorado en (Valor en libros): Q 29,950.00

Año: 2011 Valorado en (Valor en libros): Q 33,000.00

Temperador: Capacidad: De 100 a 300 Kg/h Color: Gris Oscuro

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Refrigeración: Por gas de freón (los grados necesarios)

Incluye Compresor, y Bomba que consiste en una serie de calentamientos y enfriados. Marca: Oster Serie: 400077 Modelo: 4002013 Año: 2013 Valorado en (Valor en libros): Q 25,300.00

Este seguro cubre las pérdidas o daños directos producidos a la maquinaria o equipo, mencionados en las Condiciones Particulares, ocasionados por cualquier siniestro accidental, súbito e imprevisto, a consecuencia de:  La acción directa de la energía eléctrica como resultado de cortocircuitos, arcos voltaicos y otros efectos similares, así como el daño material por la acción indirecta de electricidades atmosféricas.  Impericia, descuido y actos malintencionados individuales del personal del Asegurado o de extraños, no excluidos en la Cláusula 4ª de las Condiciones Específicas señaladas por la Compañía de Seguros BAM.  Errores en diseño, defectos de fabricación, fundición y uso de materiales defectuosos.  Defectos de mano de obra y montaje incorrecto.  Rotura debida a fuerza centrífuga.  Cuerpos extraños que se introduzcan en los bienes asegurados.  Otros accidentes ocurridos a los bienes asegurados no excluidos en las Condiciones Específicas señaladas por la Compañía de Seguros BAM.

La Prima Individual es de Q350.00 siendo 5 máquinas las aseguradas. El total mensual de la prima asciende a: Q 1,750.00 Adjunto las condiciones y solicitud en blanco del Banco Agromercantil, S.A.

VER ANEXO Condiciones específicas de cobertura y rotura de maquinaria; y solicitud del seguro.

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PRÉSTAMO BANCARIO COMO MEDIO DE FINANCIAMIENTO El préstamos bancario, es una operación financiera en la que una parte (llamada prestamista) entrega una cierta cantidad de dinero a otra parte (denominada prestatario) el cual se compromete a devolver el capital prestado, en los plazos y condiciones pactadas de antemano. Las condiciones que habitualmente suelen pactarse y a las que por tanto, quedan vinculadas ambas partes. La empresa Chocolatería Gold adquirió un préstamo bancario fiduciario en Banco Industrial, S.A. En el mes de Abril de 2013. Indicando a continuación los datos generales del mismo: Cantidad prestada: Plazo: Tasa anual: Cuota mensual: Desde: Hasta:

Q250, 000.00 1 año. 21% Q25, 208.33 01 de Abril de 2013 01 de Abril de 2014

VER ANEXO

PRESTAMO BANCARIO

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