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• Reina Lucy

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CONDICION

Inadecuado sistema de remuneración a vendedores

Falta de definición de objetivos para la operación de ventas

Fallas en la estructura orgánica del departamento de ventas

Desconocimiento del mercado

EFECTO Se podría llegar a ocasionar que los empleados pierdan el interés en la realización de su trabajo puesto que no son remunerados de acuerdo a la labor que desempeñan. Llegaría a ocasionar que el personal de la entidad no sepa que rumbo tomar o cual es el camino que sigue la entidad puesto que no están claros los lineamientos que deben seguir para la venta de servicios. Provoca una reacción en cadena al interior de la empresa ya sea que los encargados no cumplan con sus funciones así mismo que las políticas de ventas no sean las adecuadas entre otras.

Provocaría que los encargados no cumplan con sus funciones así mismo que las políticas de ventas no sean las adecuadas entre otras.

La información acerca de ingresos (venta de energia electrica) no es verificada sobre su contabilidad, antes de su utilización

La existencia de esta falla en el área de venta de energía eléctrica llegaría a ocasionar el no cumplimiento de los objetivos que tiene establecido la entidad respecto al área de ventas.

No se realizan cálculo global de intereses a las cuentas por cobrar comerciales

Llegaría a ocasionar a la entidad perjuicios en cuanto al cobro de estas cuentas y en el cálculo de las presiones de las cuentas por cobrar, llegando a impedir la correcta aplicación de los objetivos establecidos por la entidad.

RECOMENDACIÓN Se recomienda realizar el monitoreo adecuado para establecer cuáles son las fallas exactas en la estructura orgánica.

Se recomienda realizar un adecuado control para el cumplimiento de los objetivos, estableciendo cuales son las fallas que ocasionan dicha falta de definición que estaría perjudicando a la entidad

Se recomienda saber dónde realmente ocurrió la falla para poder contrarrestarla y solucionarla de manera inmediata.

Se recomienda realizar el monitoreo adecuado para establecer cuáles son las fallas exactas en la estructura orgánica del departamento de ventas, saber dónde realmente ocurrió la falla para poder contrarrestarla y solucionarla de manera inmediata.

Efectuar la correcta verificación de los encargados del área de venta de energía eléctrica en cuanto a su contabilidad,

Realizar un adecuado control en cuanto al personal que pone en cada área, revisando que se esté aplicando de manera correcta el manual de funciones.

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No se analiza el cálculo global con el monto abonada a resultado

Ocasionaría que los encargados no cumplan con sus funciones así mismo que las políticas de ventas no sean las adecuadas entre otras.

Se recomienda saber dónde realmente ocurrió la falla para poder contrarrestarla y solucionarla de manera inmediata.

No se verifica que todas las partidas en moneda extranjera estén expresadas según la normativa aplicable

Llegaría a ocasionar distorsiones sobre dichas partidas producto de la inflación que podría existir, llegando a afectar a la entidad.

Se recomienda realizar una adecuada inspección acerca de este tipo de verificación, esta inspección debe ser efectuada tanto al personal.

No se verifican la no existencia de activos y/o pasivos contingentes que puedan afectar significativamente los estados financieros

Se preparan mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos

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El Código de Ética no ha sido difundido mediante talleres o reuniones para explicar su contenido a todo el personal de la institución.

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No existen responsables determinados específicamente para el seguimiento periódico de las metas y objetivos de la unidad de recursos humanos para el ajuste de los programas correspondientes.

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La entidad no cuenta con políticas formalmente establecidas en el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal Las políticas para la administración de personal no están formalmente establecidas en el reglamento específico de administración de personal o en el manual de procesos

Llevaria a provocar una reacción en cadena al interior de la empresa ya sea que los encargados no cumplan con sus funciones así mismo que las políticas de ventas no sean las adecuadas entre otras. Ocasionaría que los encargados no cumplan con sus funciones así mismo que las políticas de ventas no sean las adecuadas entre otras. Esta situación origino que algunos empleados comentan infracciones relacionados con el comportamiento ético en las actividades de los funcionarios de la institución. Esta situación genera que los objetivos y metas trazados por la unidad no sean cumplidos totalmente, generando resultados ineficientes. Esta situación puede originar un desempeño ineficiente de los empleados y no lograr los objetivos propuestos. Esta situación origina un desempeño ineficiente de los empleados y no lograr los objetivos establecidos por la institución

Se recomienda realizar el monitoreo adecuado para saber dónde realmente ocurrió la falla para poder contrarrestarla y solucionarla de manera inmediata.

Se recomienda realizar el monitoreo adecuado para establecer cuáles son las fallas exactas en la estructura orgánica del departamento de ventas, Se recomienda a la Máxima Autoridad Ejecutiva instruir a la unidad de recursos humanos que proporcione el código de ética a los nuevos funcionarios y brinde talleres para su aplicación a todo el personal. Se recomienda a la máxima autoridad ejecutiva instruir a la unidad de recursos humanos que se ponga en práctica y cumplimiento la guía de control interno. Se recomienda que se tome las medidas necesarias para la elaboración de un reglamento para el sistema de administración del personal Se recomienda que se tome las medidas necesarias para la elaboración de un reglamento para el sistema de administración del personal para su aplicación y

lograr los objetivos de la institución

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No existe interés manifiesto y sincero de la entidad en mantener y capacitar a los funcionarios con buenos desempeños y comportamientos éticos

Esta situación puede originar un desempeño ineficaz de los empleados, por la falta de actualización para adquirir nuevos conocimientos para mejorar el desempeño eficiente y efectivo para la prestación de servicios.

No se han determinado los responsables de la identificación y el análisis de los riesgos

Esto puede originar un riesgo para la entidad por no prevenirlos mismos.

No se ha definido la oportunidad en que se deben identificar los riesgos

Esta situación origina una probabilidad mayor que existan riesgos dentro la institución

No se han establecido procedimientos para implantar sistemas de alertas tempranos que permitan detectar cambios generadores de riesgos en el entorno externo e interno

Esta situación puede originar riesgos en el entorno externo e interno.

No se han determinado los responsables de monitorear sistemas de información para identificar riesgos.

Esta situación origina mayor posibilidad de que existan riesgos dentro de cada unidad dentro de la institución.

No se ha determinado el funcionario que deberá aprobar el Mapa de Riesgos previa revisión de la documentación de respaldo sobre la identificación y el análisis que se llevaron acabo

Esta situación origina mayor posibilidad de que existan riesgos dentro de cada unidad dentro de la institución por la falta de un funcionario responsable que controle el cumplimiento las instrucciones de la dirección.

No existen responsables designados para la generación de la información que permita evaluar los niveles obtenidos de eficacia y eficiencia de las operaciones

Esto origina la falta la generación de la información que permita evaluar los niveles obtenidos de eficacia y eficiencia de las operaciones

Se recomienda instruir a la unidad de recursos humanos establecer un cronograma para la capacitación de los empleados de las distintas unidades de la institución

Se recomienda a la unidad de recursos humanos designar personal competente para la identificación de riesgos para prevenirlos. Se recomienda que implanten a la unidad de recursos humanos, personal competente para la identificación de riesgos para prevenirlos. Se recomienda la implantación de procedimiento de alertas tempranas para detectar riesgos. Se recomienda a la máxima autoridad ejecutiva que instruya a las unidades la implementación de responsables de monitorear sistemas de información para identificar riesgos

Se recomienda que se designe un funcionario que deberá aprobar el mapa de riesgos previo evaluación del caso.

Se recomienda que se instruya al personal que desempeñen sus funciones eficientemente.

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Los activos consumibles y los activos fijos no tienen asignados los responsables de su custodia

Puede originar susceptibilidad de pérdida de Los activos consumibles y los activos fijos por la falta de su custodia

El responsable de la Unidad de Recursos Humanos no aprueba la cuantificación de la demanda de personal previa verificación.

Esta situación genera la excesiva o deficiente contratación de personal y falta de recursos para su remuneración, ya que no cumple la demanda de la institución.

Se Recomienda instruir a la unidad de Recursos Humanos establecer lo más pronto posible un reglamento para regular lo mencionado anteriormente.

La Unidad de Recursos Humanos tiene problemas para autorizar el inicio del proceso de reclutamiento en consistencia con la oportunidad determinada en el plan anual.

Lo descrito puede ocasionar una contratación de personal de manera ineficiente.

Se Recomienda instruir a la unidad de Recursos Humanos establecer lo más pronto posible un reglamento para regular la contratación de personal.

La Unidad de Recursos Humanos no comprueba que los funcionarios hayan cumplido las horas mínimas de capacitación anual

Lo descrito puede ocasionar que el personal tenga un desempeño poco eficiente y llegar a cumplir los objetivos de la entidad.

Se recomienda a la unidad de Recursos Humanos junto con la colaboración de la unidad legal establecer un reglamento específico para la administración de personal.

No existen procesos de capacitación sobre los sistemas nuevos y sobre las modificaciones de los vigentes

Lo descrito puede ocasionar que el personal tenga un desempeño poco eficiente y llegar a cumplir los objetivos de la entidad.

Se recomienda a la unidad de Recursos Humanos junto con la colaboración de la unidad legal establecer un reglamento específico para la administración de personal.

Los procedimientos que regulan la dotación de información, no han determinado los responsables de obtener, transmitir y analizar esta información

No son conocidos los procedimientos para comunicar irregularidades por todos los funcionarios de la entidad

No se realiza la inducción de los nuevos funcionarios que incluye el conocimiento con los procedimientos, reglamentos y

Lo mencionado anteriormente puede ocasionar que no se cuenta con información confiable.

Esta situación origino que algunos empleados comentan infracciones relacionados con el comportamiento ético en las actividades de los funcionarios de la institución. Lo descrito puede ocasionar que no se cuente con información confiable

Se recomienda a la unidad de recursos humanos dar más énfasis a la elaboración de reglamentos para el mejor desempeño de los funcionarios.

Se recomienda que se instruya a todas las unidades de la institución que mediante acciones correspondientes se asegure que la información proporciona por cada unidad sea presentada en forma oportuna para la toma de decisiones. Se recomienda a la Máxima Autoridad Ejecutiva instruir a la unidad de recursos humanos que proporcione el código de ética a todo el personal y brinde talleres para su aplicación. Se recomienda que se establezca un área con personal responsable y capacitado que tome acciones para asegurarse

controles específicos que deben aplicar

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No existe una comunicación adecuada entre todas las áreas y unidades relacionadas de la entidad.

Esto genera un deficiente desempeño del personal nuevo debido a la falta de conocimiento.

No se aplican controles por oposición que permitan comprobar la ejecución de funciones de control e identificar las deficiencias existentes.

Esta situación se debe a la falta de compromiso por parte del personal

No se han realizado las coordinaciones internas y externas antes de comenzar la ejecución de las actividades programadas para el reclutamiento del personal

Esta situación origina la contratación de personal de forma ineficiente.

Es adecuado el nivel de personal, entrenamiento y habilidades que presenta el personal nuevo contratado.

Esta situación puede originar un deficiente desempeño de sus funciones

No existen pronunciamientos escritos sobre la aceptación o rechazo de las recomendaciones emitidas por la unidad de auditoria

Esta situación continuara generando la contratación de personal ineficientemente y la falta de capacitación

No existen políticas y procedimientos para asegurar que se toman acciones correctivas oportunamente cuando ocurren excepciones en los controles

Esta situación se originó debido una falta de control dentro de la Unidad de Recursos Humanos sobre el desempeño de sus funciones.

Ausencia y mal interpretación de los contratos de Bienes y Servicios los cuales se encuentran debidamente aprobados y con la documentación de respaldo.

Lo anterior puede ocasionar distorsión al presentar informes financieros, y no contribuiría eficientemente para la adecuada toma de decisiones para la gerencia.

No se establece un sistema de información que permita acceder en forma específica a la sucesión

Lo anterior puede ocasionar distorsión a los usuarios de la

que la información proporcionada por las unidades de la entidad sea integra y confiable. Se recomienda a la Unidad de Recursos Humanos instruir al personal nuevo sus funciones, y esta también recomendar a la unidad donde desempeñe sus funciones informar sus objetivos. Se Recomienda que se designe un responsable en cada unidad de la institución que esté pendiente de la correcta ejecución de los controles. Se recomienda a la unidad recursos humanos que tome las medidas necesarias para que ejecute la contratación de personal según las actividades programadas para el reclutamiento de personal. Se recomienda a la unidad de recursos humanos evaluar correctamente al personal nuevo a contratar para que ayude a la institución a cumplir sus objetivos. Se recomienda a la unidad de Recursos Humanos tome las medidas necesarias para subsanar la situación con relación al reclutamiento del personal y la capacitación de los mismos. Se recomienda a la máxima autoridad ejecutiva instruir a la unidad de auditoria interna que evalué a la Unidad de Recursos Humanos para corregir las deficiencias que presenta. Se recomienda a la Gerencia General, que la gerencia administrativa instruya a la Unidad de Contabilidad el tener más cuidado en el registro de las transacciones contables y reflejar información, clara, precisa y oportuna. Se recomienda a la Gerencia General que instruya a la Gerencia Administrativa a

de transacciones relación a la contratación de bienes y servicios.

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información, lo cual puede llevar a la toma de decisiones erróneas.

No existe independencia de un proceso a otro en relación a la Unidad de Administración de Bienes y Servicios y la Unidad de Contabilidad.

Lo anterior puede ocasionar que no se cumplan los objetivos trazados, si se trata de un puesto importante el cual debe ser cubierto de manera más rápida posible, y además que no se desarrollen las actividades de manera correcta.

No se cumple con los requisitos previos a dicha transacción como ser:4Solicitud escrita para la contratación

Lo expuesto anteriormente puede ocasionar, baja eficiencia de las operaciones y que los objetivos perseguidos por la empresa se vean limitados y no logren alcanzarse.

Inexistencia de fondos específicos destinados a la contratación de Bienes y Servicios.

Lo anterior puede ocasionar imprecisión y falta de información al momento de revelar las cifras de los informes financieros

No se ha establecido requisitos requeridos de competencia en los puestos clave de alto nivel de desempeño, como ser: Director ejecutivo Director de área Director técnico

Lo anterior puede ocasionar que el personal que elijan no sea competente y de alto nivel profesional

No existe evidencia suficiente que demuestre que los postulantes poseen conocimientos y habilidades requeridas de acuerdo al perfil buscado.

Lo anterior puede ocasionar que al momento de elegir al candidato al puesto lo hagan de manera injusta, que no elijan a la persona indicada por sus conocimientos y aptitudes, ya que una persona realiza varias funciones del subproceso.

Se ha determinado que la URH no verifica que la cobertura de los

Lo anterior puede ocasionar que no se

incorporar sistemas de información contables que coadyuven en la toma de decisiones y establezca un adecuado sistema de control interno para evaluar su funcionamiento.

Se recomienda a la Gerencia General que instruya a la Unidad de Administración de Bienes y Servicios el mantener y la Unidad de Contabilidad el mantener la independencia pertinente a cada proceso.

Se recomienda a la Gerencia General que instruya a la Unidad de Administración mejorar el seguimiento y evaluación de las operaciones y procedimientos que lleva acabo la empresa. Se recomienda a la Gerencia General que instruya al Director Ejecutivo para autorizar el presupuesto de cada gestión que atienda a las necesidades específicas de cada operación. Se recomienda a la Gerencia General, que la Gerencia Administrativa instruya al personal que publica la nota de solicitud de personal, establezca los requisitos de competencia requeridos para los puestos de trabajo clave o de alto nivel.

Se recomienda a la Gerencia General que instruya a la Gerencia Administrativa a que haya segregación de funciones en ese subproceso y que también haya rotación de personal

Se recomienda a la Gerencia General que instruya a la

puestos se realice en el plazo acordado, desde que el puesto fue declarado como vacante.

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cumplan los objetivos trazados, si se trata de un puesto importante el cual debe ser cubierto de manera más rápida posible, y además que no se desarrollen las actividades de manera correcta.

Se ha determinado que el jefe de la URH no verifico que el informe de resultados haya sido puesto a disposición de todos los postulantes como garantía de la transparencia del proceso.

Lo anterior puede ocasionar que hayan malos entendidos por parte de los postulantes, ya que puede ser que no todos hayan recibido la información de los resultados que emitió el Comité de Selección.

Haciendo una revisión periodo medio de cobranza Su comportamiento puede afectar la liquidez de la empresa ante la posibilidad de un período bastante largo entre el momento que la empresa factura sus ventas y el momento en que recibe el pago de las mismas

Lo anterior puede ocasionar distorsión al presentar informes financieros, y no contribuiría eficientemente para la adecuada toma de decisiones para la gerencia.

El porcentaje de capital invertido para la obtención de ingresos respecto a las cuentas por cobrar no es retribuido como debería

El porcentaje de capital invertido para la obtención de ingresos respecto a las cuentas por cobrar no es retribuido como debería

Se pudo ver muchas deficiencias respecto las políticas de administración del personal

A consecuencia de esto se pudo evidenciar una falta de eficiencia por parte de los servidores públicos al desempeñar sus labores.

Los reclamos recibidos por los clientes que usan el servicio de energía eléctrica de ENDE no son atendidos a tiempo.

Lo anterior puede ocasionar que exista insatisfacción en los clientes quienes son la fuente principal de los ingresos con los que cuenta ENDE.

Inadecuada utilización del tiempo programado para la atencion en cajas

Al existir esta situación se incurre en pérdidas económicas ya que no se está haciendo un adecuado uso de los recursos propiciando así bajas dentro de la

Unidad de Recursos Humanos para que verifiquen que los puestos vacantes se cubran en el tiempo determinado, como plazo máximo 30 días.

a la Unidad de Recursos Humanos para que verifiquen que el informe que emito el Comité de selección este a disposición de todos los postulantes

Se recomienda a la Gerencia General, que la gerencia administrativa instruya a la Unidad de Contabilidad el tener más cuidado en el registro de las facturaciones de sus ventas y reflejar información, clara, precisa y oportuna. Reforzar las políticas para el área de cuentas por cobrar proporcionando plazos que harán cumplir estrictamente para evitar que afecte de manera significativa al capital Se solicita a la máxima autoridad tomar cartas en el asunto y hacer inmediatamente capacitaciones para los servidores públicos sobre las políticas que tiene la organización. Se recomienda a la Gerencia General ENDE que ponga mayores controles en cuanto al área que se encarga de la atención de los reclamos puesto que los reclamos no son atendidos a tiempo. Se recomienda a la MAE aprobar la utilización de recursos para mayor contratación de personal en esta área así como supervisar el proceso de selección y contratación de personal

rentabilidad de la empresa

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Las ventas no coinciden con lo presupuestado, gestión ineficiente por el no cumplimiento de los resultados esperados.

Este suceso causa desviaciones en el cumplimiento de los objetivos y en la capacidad para realizar o cumplir adecuadamente los resultados esperados

Se recomienda poner mayor control en la ejecución de lo presupuestado del área de ingresos para llegar a cumplir con los resultados esperados que para el caso es cubrir a toda la población con la distribución de energía eléctrica.