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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TECNICA

MICROSOFT WORD 2007 AVANZADO RECOPILACIÓN Enrique Gómez Chávez

2012

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007

Plantillas Una plantilla es un tipo de documento que crea una copia de sí mismo cuando se abre. En Microsoft Office Word 2007, una plantilla puede tener la extensión .dotx o .dotm (el tipo de archivo .dotm le permite habilitar las macros en el archivo). Por ejemplo, un plan de negocios es un documento que se suele escribir en Word. En lugar de crear la estructura de dicho plan desde cero, puede utilizar una plantilla con diseño de página, fuentes, márgenes y estilos predefinidos. Todo lo que tiene que hacer es abrir una plantilla y rellenar el texto y la información específica del documento. Al guardar éste como un archivo .docx o .docm, se almacenará por separado de la plantilla en la que está basado. Las plantillas se parecen a los documentos en que pueden incluir secciones recomendadas o texto de uso obligatorio, así como controles de contenido; por ejemplo, una lista desplegable predefinida o un logotipo especial. Es posible proteger una sección de una plantilla, o aplicar una contraseña a ésta para impedir la modificación de su contenido. Puede encontrar plantillas de Word para la mayoría de los tipos de documentos en Microsoft Office Online. Si dispone de una conexión a Internet, haga clic en el botón de Microsoft Office

, haga

clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en la categoría de plantillas que desee. También puede crear sus propias plantillas. NOTA Si desea crear plantillas complejas y muy estructuradas, como un formulario para la declaración de impuestos, es aconsejable que utilice programas de creación de formularios, como Microsoft Office InfoPath 2007.

Crear una plantilla Puede comenzar con un documento vacío y guardarlo como una plantilla, o puede crear una plantilla basada en un documento o plantilla ya existente.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Comenzar con una plantilla en blanco Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. Haga clic en Documento en blanco y, a continuación, haga clic en Crear. 3. Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos. Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.

4. Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Guardar como.

5. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza. 6. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar. NOTA También puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot).

7.

Cierre la plantilla.

Crear una plantilla basada en un documento existente 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. Abra el documento que desee. 3. Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Guardar como.

4. Efectúe los cambios que desea que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla. 5. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza. 6. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 NOTA También puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot).

7. Cierre la plantilla.

Crear una nueva plantilla basada en una ya existente 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. Debajo de Plantillas, haga clic en Nuevo a partir de existente. 3. Haga clic en una plantilla que sea similar a la que desee crear y, a continuación, haga clic en Crear nuevo. 4. Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos. Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.

5. Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Guardar como.

6. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza. 7. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, haga clic en Plantilla de Word en el cuadro Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar. NOTA También puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot).

8. Cierre la plantilla.

Agregar controles de contenido a una plantilla Si desea ofrecer una mayor flexibilidad a los usuarios que utilicen su plantilla, agregue y configure controles de contenido en ésta, como controles de texto enriquecido, imágenes, listas desplegables o selectores de fecha.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Por ejemplo, podría proporcionar a un compañero una plantilla que incluyese una lista desplegable, pero dicho compañero desea utilizar un conjunto de opciones distinto en dicha lista para el documento basado en su plantilla que está distribuyendo. Dado que usted permitió la edición de la lista desplegable al agregar el control de contenido a la plantilla, su compañero podrá modificarla rápida y fácilmente para adaptarla a sus necesidades.

Agregar controles de contenido NOTA También puede agregar controles de contenido a los documentos.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.

2. Haga clic en Más frecuentes. 3. Active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar. NOTA The Ribbon is a component of the Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

4. Abra la plantilla a la que desee agregar controles de contenido y, a continuación, haga clic en el lugar donde desee insertar un control. 5. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en el control de contenido que desee agregar al documento o la plantilla. Por ejemplo, puede hacer clic en Texto enriquecido para insertar un control de texto enriquecido que aparecerá en cualquier documento que se cree basado en la plantilla. NOTA Si no están disponibles los controles de contenido, es posible que tenga abierto un documento creado en una versión anterior de Word. Para utilizar controles de contenido, debe convertir el documento al formato de archivo de Word 2007 haciendo clic en el botón de Microsoft Office

, en Convertir y, a continuación, en Aceptar. Una vez que haya convertido

el documento, guárdelo.

6. Seleccione el control de contenido y haga clic en Propiedades en el grupo Controles. 7. En el cuadro de diálogo Propiedades, elija si el control de contenido se va a poder eliminar o editar cuando alguien utilice la plantilla.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 8. Si desea mantener varios controles de contenido o algunos párrafos de texto juntos, seleccione los controles o el texto y, a continuación, haga clic en Agrupar en el grupo Controles. Por ejemplo, podría tener un texto de renuncia de tres párrafos. Si utiliza el comando Agrupar para agrupar dichos párrafos, la renuncia no se podrá editar y únicamente se podrá eliminar como un grupo.

Agregar texto de instrucciones a una plantilla A veces, es útil incluir instrucciones de marcador de posición para indicar cómo se debe completar un control de contenido en particular que ha agregado a una plantilla. Las instrucciones se reemplazan por contenido cuando alguien utiliza la plantilla.

1. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Modo de diseño. 2. Si no ha agregado aún un control de contenido al documento, haga clic donde desee que aparezca el control y, a continuación, en un control. NOTA Si los controles de contenido no están disponibles, es posible que haya abierto un documento creado en una versión anterior de Word. Para utilizar controles de contenido, debe convertir el documento al formato de archivo de Word 2007 haciendo clic en el botón de Microsoft Office

, en Convertir y, a continuación, en Aceptar. Una vez que haya convertido

el documento, guárdelo.

3. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Modo de diseño. 4. Haga clic en el control de contenido en el que desea agregar el texto del marcador de posición. 5. Modifique el texto y aplique el formato que desee. Si agrega un control de contenido de cuadro de texto y desea que el texto del marcador de posición desaparezca cuando alguien introduzca texto, haga clic en Propiedades en el grupo Controles y, a continuación, active la casilla de verificación Quitar control de contenido cuando se modifique el contenido.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Guardar y distribuir bloques de creación con una plantilla Los bloques de creación son partes reutilizables de contenido u otras partes del documento que se almacenan en galerías, lo que permite tener acceso a ellos y reutilizarlos en cualquier momento. También puede guardar dichos bloques y distribuirlos con las plantillas. Por ejemplo, podría crear una plantilla de informe que proporcione a los usuarios dos tipos de carta de presentación entre los que elegir cuando creen sus propios informes basándose en dicha plantilla.

1. Guarde y cierre la plantilla que ha diseñado de acuerdo con sus necesidades y en la que desea agregar bloques de creación entre los que podrán elegir los usuarios. 2. Abra la plantilla. Mantenga abierta la plantilla en la que desea agregar las opciones de bloques de creación.

3. Cree los bloques de creación que desea proporcionar a los usuarios de la plantilla. Cuando rellene la información en el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación, asegúrese hacer clic en el nombre de la plantilla en el cuadro Guardar en.

4. Distribuya la plantilla. Cuando envíe o ponga a disposición de los demás usuarios la plantilla, los bloques de creación que ha guardado junto con ésta estarán disponibles en las galerías que haya especificado.

Agregar protección a una plantilla Puede agregar protección a los controles de contenido de una plantilla para evitar que se elimine o modifique un control o un grupo de controles, o puede proteger todo el contenido de la plantilla con contraseña.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Agregar protección a partes de una plantilla 1. Abra la plantilla a la que desee agregar protección. 2. Seleccione los controles de contenido o el grupo de controles para el que desea limitar los cambios. 3. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Propiedades. 4. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, en Bloqueando, siga uno de estos procedimientos: 

Active la casilla de verificación No se puede eliminar el control de contenido, que permite modificar el contenido del control pero no permite eliminarlo de la plantilla ni de un documento que esté basado en la plantilla.



Active la casilla No se puede editar el contenido, que permite eliminar el control pero no permite modificar su contenido. Utilice este valor cuando desee proteger texto si se incluye. Por ejemplo, si incluye a menudo una renuncia, puede asegurarse de que el texto siga siendo el mismo y eliminar la renuncia para los documentos que no la necesiten.

Agregar protección a todo el contenido de una plantilla 1. Abra la plantilla que desee proteger de los cambios. 2. En el grupo Proteger de la ficha Programador, haga clic en Proteger documento y después en Restringir formato y edición. 3. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, active la casilla de verificación Admitir sólo este tipo de edición en el documento. 4. En la lista de restricciones de edición, haga clic en las restricciones que desee. 5. Para elegir opciones de restricción adicionales, como quiénes pueden leer o cambiar el documento, haga clic en Restringir permiso. Las opciones de restricción incluyen establecer una fecha de caducidad para el documento y permitir a usuarios copiar contenido.

6. Debajo de Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 7. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela. IMPORTANTE Si elige no utilizar contraseña, cualquier persona podrá cambiar sus restricciones de edición.

Tablas Cambiar el diseño de la tabla Puede cambiar el diseño de una tabla que creó, como el borde, el color, etc. Al cambiar el diseño, puede crear una tabla que sea más fácil de leer. Cambiar el diseño de la tabla creada en “Insertar una tabla”.

1. Haga clic en algún lugar de una tabla y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño en Herramientas de tabla.

2. Cuando desee cambiar el diseño del borde, seleccione de forma previa el estilo, grosor y color de la línea. Haga clic en la flecha de Estilo de línea en Dibujar bordes y, a continuación, seleccione el estilo de línea. En Estilo de línea, puede seleccionar diversos estilos de línea como línea doble, línea triple, línea punteada, línea dentada, etc.

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Haga clic en la flecha de Grosor de línea en Dibujar bordes y, a continuación, seleccione el grosor de línea.

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Haga clic en la flecha de Color de la pluma en Dibujar bordes y, a continuación, seleccione el color de línea.

Haga clic en Dibujar tabla en Dibujar bordes cuando no está seleccionado. Cuando hace esto, el puntero del mouse se convierte en una pluma.

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Puede arrastrar el borde de la tabla para cambiar el diseño del borde.

Si desea dibujar una línea diagonal en una celda, arrastre diagonalmente de un rincón de la celda a otro rincón.

Una vez que haya terminado de cambiar el diseño del borde, haga clic de nuevo en Dibujar tabla en Dibujar bordes.

Sugerencia: si desea hacer que el borde sea invisible Seleccione blanco cuando selecciona Color de la pluma en Borde y, a continuación, cambie el color del borde a blanco.

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3. Si desea cambiar el color de la celda, seleccione las celdas para las que desea cambiar el color.

Haga clic en la flecha de Sombreado en Estilos de tabla y, a continuación, seleccione el color.

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Cambiar el color de las celdas.

Sugerencia: si desea cambiar el estilo general de la tabla Haga clic en algún lugar de la tabla y, a continuación, seleccione el diseño que desea de la lista de estilos de tabla en Estilos de tabla en la ficha Diseño.

“Editar el contenido de una celda” aparece a continuación.

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Hipervínculos Word crea automáticamente un hipervínculo cuando escribe la dirección de una página web existente, como www.microsoft.com, en un documento. Este comportamiento sólo se produce si no ha desactivado la función de formato automático de los hipervínculos. También puede crear hipervínculos personalizados a documentos de un equipo o de un recurso compartido de red. Estos hipervínculos pueden ser absolutos. O bien, estos hipervínculos pueden ser relativos al documento de Word con el que está trabajando. De forma predeterminada, la opción Actualizar vínculos al guardar de Opciones Web está activada en Word. Por tanto, cuando crea un hipervínculo en un documento de Word, Word convierte el hipervínculo en un hipervínculo relativo. Definiciones y ejemplos 





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Hipervínculo Un hipervínculo es texto coloreado y subrayado o un gráfico coloreado y subrayado en el que se hace clic para abrir cualquiera de los elementos siguientes: o Un archivo o Una ubicación de un archivo o Una página web de Internet o Una página web de una intranet o Un sitio de Gopher, Telnet o Protocolo de transferencia de archivos (FTP) También puede hacer clic en un hipervínculo para ver grupos de noticias. Hipervínculo absoluto Un hipervínculo absoluto es un hipervínculo que contiene la dirección completa del archivo o del sitio web de destino. La dirección siguiente es un ejemplo de una dirección completa en un hipervínculo absoluto: http://www.microsoft.com/support Base de hipervínculo Una base de hipervínculo es la ruta de acceso compartida por el archivo que contiene el hipervínculo y el archivo de destino. Hipervínculo relativo Un hipervínculo relativo es un hipervínculo que contiene una dirección relativa a la dirección del archivo de destino. La dirección del archivo de destino también se denomina base de hipervínculo. Por ejemplo, un documento tiene la base de hipervínculo siguiente: C:\Documents and Settings\NombreDeUsuario\Mis documentos

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Un documento denominado "Ventas.doc" se encuentra en la ruta de acceso de archivo siguiente: C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Mis documentos\Abril\Ventas.doc El hipervínculo relativo a este documento sólo contiene la dirección relativa a Ventas.doc. Por tanto, el hipervínculo relativo contiene la dirección siguiente: Abril\Ventas.doc

Cómo utilizar hipervínculos absolutos en lugar de hipervínculos relativos Para utilizar hipervínculos absolutos, realice una de las acciones siguientes:  Utilice hipervínculos absolutos en todos los documentos de Word. Para ello, utilice uno de los métodos siguientes.

Método 1: Word 2007 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word. Haga clic en Opciones avanzadas. En General, haga clic en Opciones Web. Haga clic en la ficha Archivos. Haga clic para desactivar la casilla Actualizar vínculos al guardar. Haga clic dos veces en Aceptar.

Método 2: Word 2003



7. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. 8. Haga clic en la ficha General. 9. Haga clic en Opciones Web. 10. Haga clic en la ficha Archivos. 11. Haga clic para desactivar la casilla Actualizar vínculos al guardar. 12. Haga clic dos veces en Aceptar. Utilice hipervínculos absolutos en un único documento. Para ello, utilice uno de los métodos siguientes.

Método 1: Word 2007 1.

Abra el documento en el que desee utilizar un hipervínculo absoluto.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 2. 3. 4. 5.

Haga clic en el botón de Microsoft Office, seleccione Preparar y haga clic en Propiedades. Haga clic en Propiedades del documento y, a continuación, haga clic en Propiedades avanzadas. Haga clic en la ficha Resumen. En el cuadro Base de hipervínculo, escriba x y haga clic en Aceptar.

Método 2: Word 2003 6. 7. 8. 9.

Abra el documento en el que desee utilizar un hipervínculo absoluto. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades. Haga clic en la ficha Resumen. En el cuadro Base de hipervínculo, escriba x y haga clic en Aceptar.

Cómo restablecer hipervínculos Para restablecer hipervínculos existentes en un documento, siga estos pasos: 1. Abra el documento. 2. Haga clic con el botón secundario en el hipervínculo que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Modificar hipervínculo. 3. En el cuadro Buscar en, haga clic en el documento que desee que abra el hipervínculo. O bien, escriba la dirección URL del destino en el cuadro Dirección. 4. Haga clic en Aceptar.

Cómo establecer una base de hipervínculo Para establecer una base de hipervínculo para todos los hipervínculos o las direcciones URL de un documento, utilice uno de los métodos siguientes según su versión de Word. Método 1: Word 2007 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Abra el documento en el que desee establecer una base de hipervínculo. Haga clic en el botón de Microsoft Office, seleccione Preparar y haga clic en Propiedades. Haga clic en Propiedades del documento y, a continuación, haga clic en Propiedades avanzadas. Haga clic en la ficha Resumen. En el cuadro Base de hipervínculo, escriba la ruta de acceso que desee utilizar para todos los hipervínculos que cree en este documento. Haga clic en Aceptar.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Método 2: Word 2003 1. 2.

Abra el documento para el que desee establecer una base de hipervínculo. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuación, haga clic en la ficha Resumen. 3. En el cuadro Base de hipervínculo, escriba la ruta de acceso que desee utilizar para todos los hipervínculos que cree en este documento. 4. Haga clic en Aceptar. Nota: para omitir la base de hipervínculo, escriba la dirección completa del hipervínculo en el cuadro Dirección del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

Crear y actualizar un índice Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen. Para crear un índice, se marcan las entradas de índice especificando el nombre de la entrada principal y de la referencia cruzada en el documento y, a continuación, se genera el índice.

Entradas de índice Puede crear una entrada de índice:   

Para una palabra, una frase o un símbolo Para un tema que se extiende por un intervalo de páginas Que haga referencia a otra entrada, por ejemplo, "Transporte. Vea Bicicletas". Cuando selecciona texto y lo marca como entrada de índice, Microsoft Word agrega un campo especial XE (entrada de índice) que incluye la entrada principal marcada y la información de referencia cruzada que desee incluir.

Una vez marcadas todas las entradas de índice, elija un diseño de índice y genere el índice terminado. A continuación, Word reúne las entradas de índice, las ordena alfabéticamente, crea

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 referencias a sus números de página, busca y quita las entradas duplicadas de la misma página y muestra el índice del documento.

Marcar entradas de índice y crear un índice Para crear un índice, marque las entradas, seleccione un diseño y, a continuación, genere el índice. Paso 1: Marcar las entradas de índice Siga uno de estos procedimientos para marcar las entradas de índice:  

Marcar palabras o frases Marcar entradas de índice para texto que se extiende por un intervalo de páginas

Marcar palabras o frases 1. Para utilizar texto existente como entrada de índice, seleccione el texto. Para escribir su propio texto como entrada de índice, haga clic donde desee insertar la entrada de índice. 2. En el grupo Índice de la ficha Referencias, haga clic en Marcar entrada.

3. Para crear la entrada de índice principal que utilice su propio texto, escriba o modifique el texto en el cuadro Entrada. 4. Si lo desea, puede personalizar la entrada creando una subentrada, una entrada de tercer nivel o una referencia cruzada a otra entrada: 

Para crear una subentrada, escriba el texto en el cuadro Subentrada.



Para incluir una entrada de tercer nivel, escriba el texto de la subentrada seguido por dos puntos (:) y, a continuación, escriba el texto de la entrada de tercer nivel.



Para crear una referencia cruzada a otra entrada, haga clic en Referencia cruzada en Opciones y, a continuación, escriba en el cuadro el texto de la otra entrada.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 5. Para aplicar formato a los números de página que aparecerán en el índice, active la casilla de verificación Negrita o Cursiva bajo Formato de los números de página.

Si desea dar formato al texto del índice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuación, seleccione las opciones de formato que desea utilizar. 6. Para marcar la entrada de índice, haga clic en Marcar. Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas. 7. Para marcar entradas de índice adicionales, seleccione el texto, haga clic en el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice y, a continuación, repita los pasos 3 a 6.

Marcar palabras o frases para texto que se extiende por un intervalo de páginas 1. Seleccione el intervalo de texto al que desee que haga referencia la entrada de índice. 2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Marcador.

3. Escriba un nombre en el cuadro Nombre del marcador y haga clic en Agregar.

En el documento, haga clic al final del texto marcado con un marcador. 4. En el grupo Índice de la ficha Referencias, haga clic en Marcar entrada.

5. En el cuadro Entrada, escriba la entrada de índice correspondiente al texto marcado.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 6. Para aplicar formato a los números de página que aparecerán en el índice, active la casilla de verificación Negrita o Cursiva bajo Formato de los números de página. Si desea dar formato al texto del índice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuación, seleccione las opciones de formato que desea utilizar.

7. En Opciones, haga clic en Intervalo de páginas. 8. En el cuadro Marcador, escriba o seleccione el nombre del marcador escrito en el paso 3 y, a continuación, haga clic en Marcar. Paso 2: Crear el índice Después de marcar las entradas, está listo para seleccionar un diseño de índice e insertar el índice en el documento.

1. Haga clic en el lugar donde desea agregar el índice. 2. En el grupo Índices de la ficha Referencias, haga clic en Insertar índice.

3. Siga uno de estos procedimientos: 

Haga clic en un diseño del cuadro Formatos para utilizar uno de los diseños de índice disponibles.



Crear un diseño de índice personalizado:

1. En el cuadro Formatos, haga clic en Estilo personal y, a continuación, en Modificar. 2. En el cuadro de diálogo Estilo, haga clic en el estilo de índice que desea cambiar y, a continuación, en Modificar. 3. En Formato, seleccione las opciones que desee. 4. Para agregar los cambios efectuados en el estilo a su plantilla, haga clic en Todos los documentos basados en la plantilla. 5. Haga clic en Aceptar dos veces.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 4. Seleccione cualquier otra opción de índice que desee. NOTAS



Para actualizar el índice, haga clic en él y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar índice en el grupo Índice de la ficha Referencias.



Si encuentra un error en el índice, busque la entrada de índice que desea cambiar, efectúe el cambio y actualice el índice. Si crea un índice en un documento maestro, expanda los subdocumentos antes de insertar o actualizar el índice.



Modificar o aplicar formato a una entrada de índice y actualizar el índice 1. Si no ve los campos XE, haga clic en Mostrar u ocultar Inicio.

en el grupo Párrafo de la ficha

2. Busque el campo XE de la entrada que desea cambiar como, por ejemplo, { XE "Calisto" \t "Vea Lunas" }. 3. Para modificar o aplicar formato a una entrada de índice, cambie el texto que va entre comillas. 4. Para actualizar el índice, haga clic en él y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar índice en el grupo Índice de la ficha Referencias.

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NOTAS

 

Si encuentra un error en el índice, busque la entrada de índice que desea cambiar, efectúe el cambio y actualice el índice. Para buscar rápidamente el siguiente campo XE, presione CTRL+B, haga clic en Especial y, a continuación, en Campo. Si no aparece el botón Especial, haga clic en Más.

Eliminar una entrada de índice y actualizar el índice 1. Seleccione todo el campo de entrada de índice, incluidas las llaves ({}) y presione SUPR. Si no ve los campos XE, haga clic en Mostrar u ocultar

en el grupo Párrafo de la ficha Inicio.

2. Para actualizar el índice, haga clic en él y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar índice en el grupo Índice de la ficha Referencias.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Insertar o eliminar una nota al pie o una nota al final Mostrar todo Las notas al pie y notas al final se utilizan en los documentos impresos para explicar, comentar o hacer referencia al texto de un documento. Puede utilizar las notas al pie para comentarios detallados y las notas al final para citar fuentes de Información. NOTA Si desea crear una bibliografía, encontrará comandos para crear y administrar fuentes de información y citas en la ficha Referencias del grupo Citas y bibliografía.

Notas al pie y notas al final Las notas al pie o las notas al final constan de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota y el texto correspondiente a la nota.

Marcas de referencia de notas al pie y notas al final Línea de separación Texto de nota al pie Texto de nota al final

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Insertar una nota al pie o una nota al final Microsoft Office Word numera automáticamente las notas al pie y las notas al final. Se puede utilizar un solo esquema de numeración en todo un documento, o bien, distintos esquemas de numeración para las diversas secciones de un documento. Al agregar, eliminar o mover notas numeradas automáticamente, Word vuelve a numerar las marcas de referencia de las notas al pie y al final. NOTA Si las notas al pie del documento están numeradas de forma incorrecta, es posible que el documento contenga marcas de revisión. Acepte las marcas de revisión para que Word numere correctamente las notas al pie y las notas al final. 1.

En la vista Diseño de impresión, haga clic en el lugar donde desee insertar la marca de referencia de nota.

2.

En el grupo Notas al pie de la ficha Referencias, haga clic en Insertar nota al pie o en Insertar nota al final.

Método abreviado de teclado Para insertar subsiguientes notas al pie, presione CTRL+MAYÚS+Y. Si desea insertar posteriores notas al final, presione CTRL+ALT+O. De manera predeterminada, Word coloca las notas al pie al final de cada página y las notas al final al término del documento. 3.

Para realizar cambios de formato en las notas al pie o las notas al final, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Notas al pie y siga uno de estos procedimientos:



En el cuadro Formato de número, haga clic en el formato que desee usar.



Para utilizar una marca personalizada en vez de un formato tradicional de número, haga clic en Símbolo junto a Marca personal y, a continuación, elija una marca en los símbolos disponibles.

4. Haga clic en Insertar.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 NOTA Esta acción no cambia los símbolos existentes, sino que sólo agrega nuevos símbolos. Word inserta el número de nota y sitúa el punto de inserción a continuación del número de nota. 5.

Escriba el texto de la nota.

6.

Haga doble clic en el número de nota al pie o nota a final para volver a la marca de referencia en el documento.

Cambiar el formato de los números de las notas al pie o notas al final 1. Coloque el punto de inserción en la sección en la que desee cambiar el formato de la nota al pie o la nota al final. Si el documento no está dividido en secciones, coloque el punto de inserción en cualquier lugar del documento. 2. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Pie de página y nota al final. 3. Haga clic en Notas al pie o en Notas al final. 4. Haga clic en la opción deseada del cuadro Formato de número. 5. Haga clic en Aplicar. VOLVER AL PRINCIPIO

Crear un aviso de continuación de notas al pie o notas al final Si una nota al pie o nota al final es demasiado larga para caber en una página, puede crear un aviso de continuación para indicar a los lectores que dicha nota continúa en la página siguiente. 1.

Asegúrese de que está en la vista Borrador haciendo clic en Borrador junto a Vista en la barra de estado.

2.

En el grupo Notas al pie de la ficha Referencias, haga clic en Mostrar notas.

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3. Si el documento contiene notas al pie y notas al final, aparecerá un mensaje. Haga clic en Ver el área de notas al pie o Ver el área de notas al final y, a continuación, en Aceptar. 4. En la lista del panel de notas, haga clic en Aviso de cont. de notas al pie o en Aviso de cont. de notas al final. 5. En el panel de notas, escriba el texto que desee utilizar para el aviso de continuación. Escriba, por ejemplo: Las notas al pie continúan en la página siguiente. VOLVER AL PRINCIPIO

Eliminar una nota al pie o una nota al final Para eliminar una nota, se trabaja con la marca de referencia de nota en la ventana del documento, no con el texto de la nota.

Marca de referencia de nota

Si elimina una marca de referencia de nota numerada automáticamente, Word volverá a numerar las notas con el nuevo orden.

Eliminar una nota 

En el documento, seleccione la marca de referencia de la nota al pie o de la nota al final que desee eliminar y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIR.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Convertir notas al pie en notas al final y viceversa Después de haber insertado las notas al pie de un documento, puede convertirlas en notas al final y viceversa.

Convertir una o varias notas en notas al pie o en notas al final 1. Asegúrese de que está en la vista Borrador (haga clic en Borrador en la barra de estado). 2. En el grupo Notas al pie de la ficha Referencias, haga clic en Mostrar notas.

Si el documento contiene notas al pie y notas al final, aparece un mensaje. Haga clic en Ver el área de notas al pie o en Ver el área de notas al final, en función de si desea convertir notas al pie o notas al final, y después en Aceptar.

3. Seleccione el número de la nota o notas que desee convertir y haga clic en él con el botón secundario del mouse (ratón). 4. Haga clic en Convertir en nota al pie o en Convertir en nota al final.

Convertir todas las notas en notas al pie o en notas al final 1. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Pie de página y nota al final. 2. Haga clic en Convertir. 3. Haga clic en la opción que desee y después haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Cerrar.

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Reiniciar la numeración de las notas al pie o las notas al final desde 1 La numeración de las notas al pie se puede reiniciar en cada página o en cada sección y la de las notas al final, en cada sección. NOTA Si las notas al pie del documento están numeradas de forma incorrecta, es posible que el documento contenga marcas de revisión. Acepte las marcas de revisión para que Word numere correctamente las notas al pie y las notas al final.

1. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Pie de página y nota al final.

2. En el cuadro Iniciar en, haga clic en 1. 3. En el cuadro Numeración, haga clic en Reiniciar en cada sección o en Reiniciar en cada página. 4. Haga clic en Aplicar.

Crear una bibliografía Una bibliografía es una lista de fuentes de información, que normalmente se incluye al final de los documentos, consultadas o citadas durante la creación de los documentos. En Microsoft Office Word 2007 se pueden generar bibliografías automáticamente tomando como base la información de origen proporcionada para el documento.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Cada vez que cree una nueva fuente de información, ésta se guarda en el equipo para que pueda buscar y utilizar cualquier fuente de información que haya creado.

Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento Cuando se agrega una nueva cita a un documento, también se crea una nueva fuente de información que aparecerá en la bibliografía. 1.

En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en la flecha situada junto a Estilo.

2.

Haga clic en el estilo que desea utilizar para la cita y la fuente de información. Por ejemplo, los documentos acerca de las ciencias sociales suelen utilizar los estilos MLA o APA para las citas y las fuentes de información.



3.

Haga clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar.

4.

En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Insertar cita.

5.

Siga uno de estos procedimientos:

Para agregar la información de origen, haga clic en Agregar nueva fuente.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 

Para agregar un marcador de posición, de manera que pueda crear una cita y rellenar más adelante la información de origen, haga clic en Agregar nuevo marcador de posición. Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de marcador de posición en el Administrador de fuentes. 6. Comience por rellenar la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica. Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un sitio Web.

7. Rellene la información bibliográfica referente a la fuente de información.

Para agregar más información acerca de una fuente de información, active la casilla de verificación Mostrar todos los campos bibliográficos. NOTAS



 

Para buscar fuentes de información adicionales o más información sobre las fuentes que está citando, haga clic en Insertar cita y, a continuación, en Buscar en bibliotecas. Por ejemplo, podría buscar en la base de datos de una biblioteca todas las apariciones de un tema concreto en la colección de esa biblioteca. A continuación, con un solo clic, puede insertar la cita en el documento o puede agregar la información de la fuente a la lista actual de fuentes de información para usarla posteriormente. Si elige un estilo GOST o ISO 690 para sus fuentes y una cita no es única, anexa un carácter alfabético al año. Por ejemplo, una cita aparecería como [Pasteur, 1848a]. Si elige ISO 690 - Orden numérico y agrega citas al documento, debe volver a hacer clic en el estilo ISO 690 para ordenar correctamente las citas. VOLVER AL PRINCIPIO

Buscar una fuente de información La lista de fuentes de información que puede consultar o citar puede llegar a ser bastante larga. En ciertas ocasiones, podría buscar una fuente de información citada en otro documento usando el comando Administrar fuentes.

1. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Administrar fuentes.

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Si abre un documento que todavía no contiene citas, bajo Lista general aparecen todas las fuentes de información usadas en documentos anteriores. Si abre un documento que incluye citas, las fuentes de dichas citas aparecen bajo Lista actual y todas las fuentes citadas, bien en documentos anteriores o en el documento actual, aparecen bajo Lista general. 2.

Para buscar una fuente de información específica, siga uno de estos procedimientos:



En el cuadro de ordenación, ordene por autor, título, nombre de etiqueta de cita o año, y a continuación busque en la lista resultante la fuente de información que desea usar.



En el cuadro Buscar, escriba el título o el autor de la fuente de información que desea buscar. La lista se acotará dinámicamente para coincidir con el término de búsqueda. NOTA Puede hacer clic en el botón Examinar del Administrador de fuentes para seleccionar otra lista general desde la que puede importar nuevas fuentes de información en el documento. Por ejemplo, podría conectar con un archivo almacenado en un recurso compartido de red, en el equipo o el servidor de un compañero de investigación o en un sitio Web de una universidad o una institución de investigación.

Modificar un marcador de posición de cita En ciertos casos, puede que desee crear un marcador de posición de cita y después esperar hasta más tarde para rellenar la toda la información de las fuentes de información bibliográfica. Los cambios que realice en una fuente de información se reflejan automáticamente en la bibliografía, si ya hubiese creado una. Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de marcador de posición en el Administrador de fuentes.

1. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Administrar fuentes.

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2.

Bajo Lista actual, haga clic en el marcador de posición que desea modificar. NOTA Las fuentes de marcadores de posición se alfabetizan en el Administrador de fuentes, junto con todas las demás fuentes, según el nombre de etiqueta del marcador de posición. Los nombres de etiqueta de marcador de posición son números de forma predeterminada, pero puede personalizar el nombre de etiqueta de marcador de posición con cualquier etiqueta que desee.

3.

Haga clic en Editar.

4.

Comience por rellenar la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica. Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un sitio Web.

5.

Rellene la información bibliográfica referente a la fuente de información. Utilice el botón Editar para rellenar los campos en vez de tener que escribir los campos con el formato adecuado. Para agregar más información acerca de una fuente de información, active la casilla de verificación Mostrar todos los campos bibliográficos.

Crear una bibliografía Puede crear una bibliografía en cualquier momento después de insertar una o más fuentes en un documento. Si no dispone de toda la información necesaria sobre una fuente de información para crear una cita completa, puede utilizar un marcador de posición de cita y, más adelante, completar la información relativa a la fuente de información. NOTA En la bibliografía no se incluyen los marcadores de posición de citas.

1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la bibliografía, normalmente al final del documento.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 2. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Bibliografía.

3. Haga clic en un formato bibliográfico prediseñado para insertar la bibliografía en el documento.

Novedades de Word para estudiantes, maestros y profesores colegios, institutos, universidades, etc., Microsoft Office Word 2007 dispone de nuevas características mejoradas que les ayudarán a obtener excelentes calificaciones. Microsoft Office Word ha sido con diferencia el programa de procesamiento de texto más utilizado en las oficinas de todo el mundo. Pero los estudiantes, maestros y profesores también generan documentos. Para todas las personas que desarrollan trabajos en

Citar sus fuentes ¿Está escribiendo algún documento de investigación? Es posible que el seguimiento de las citas y la creación de la bibliografía no sean las partes que más le agraden del proceso. Puede que sea un escolar inexperto en la creación de bibliografías o un universitario que pasa muchos apuros a la hora de citar fuentes. O quizás un licenciado que tiene que luchar con información detallada de MLA, APA o algunas otras directrices de publicación. Si escribe documentos de investigación, la nueva característica de bibliografía de Office Word 2007 se encarga de realizar el trabajo más duro. Puede pasar todo el tiempo que desee escribiendo su documento en lugar de estar preocupado por las citas y las referencias.

Administrar fuentes

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Mientras realiza su trabajo de investigación, puede agregar cada una de las fuentes a una lista principal de fuentes consultadas. Solo tiene que rellenar datos tales como autor, título, año de publicación, etc. Office Word 2007 crea automáticamente las citas correspondientes basándose en la información proporcionada. Cuando redacta su documento y hace referencia a una fuente, puede insertar fácilmente una cita seleccionándola de las fuentes incluidas en la lista, o puede agregar una entrada para una nueva fuente. Las citas adquieren automáticamente el formato de las directrices que especifique (como Chicago o APA).

Word 2007 almacena una lista principal de las fuentes consultadas durante su trabajo de investigación. Cuando haga referencia a una fuente, inserte una cita en su documento y Word 2007 realizará el seguimiento de las fuentes citadas. Una vista previa mostrará el aspecto de la cita, en este caso, en formato MLA. Una vista previa también mostrará el aspecto de la entrada de bibliografía correspondiente a esta fuente; nuevamente en formato MLA en este ejemplo.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Cuando finalice su documento, podrá preparar fácilmente la lista de referencias utilizadas. Solo tendrá que hacer clic en un botón para crear la bibliografía. Office Word 2007 le aplicará formato automáticamente de acuerdo con las directrices que usted especifique.

No es necesario partir de cero Suponga que ha escrito un documento para su clase de literatura y un periódico especializado en docencia desea publicarlo. Ha utilizado el estilo MLA para aplicar formato a las citas y a la bibliografía, pero el periódico utiliza el estilo APA. El proceso de editar todas las citas y revisar la bibliografía para cambiar de un estilo a otro sería muy laborioso. Afortunadamente, Office Word 2007 puede cambiar estilos de bibliografía. Solo tiene que elegir un estilo diferente y Word cambiará automáticamente el formato de todas las citas y de la bibliografía. ¿Qué puede suceder la próxima vez que escriba un documento sobre un tema relacionado? Si está especializado en Mark Twain, es probable que cite muchas de sus mismas obras en más de un documento. Word almacena su lista principal de fuentes y, cada vez que empiece un nuevo documento, podrá elegir de la lista de fuentes las citas que vaya a incluir en dicho documento.

Utilizar la combinación de correspondencia para crear e imprimir letras y otros documentos Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos. El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 1.

Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.

2.

Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.

3.

Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.

4.

Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.

5.

Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.

Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia. SUGERENCIA También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

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Configurar el documento principal 1.

Inicie Word. De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.

2.

En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.

3.

Haga clic en el tipo de documento que desea crear.

Por ejemplo, puede crear: Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 para el tamaño del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre. Un conjunto de etiquetas de dirección Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas. Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico El contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica para cada destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo electrónico para crear esos tipos de documentos. Un catálogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de información, como su nombre o su descripción, pero el nombre y la descripción de cada uno es único. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento.

Reanudar una combinación de correspondencia Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinación más adelante. Microsoft Office Word conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinación. 1.

Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento. Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando SQL.

2.

Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en Sí. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados. 3.

Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

Volver al principio

Conectar el documento a un origen de datos. Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, también llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.

Elegir un archivo de datos 1.

En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

2.

Siga uno de estos procedimientos: 

Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook. Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook Establecer conexión con la carpeta de contactos de Outlook normalmente es un proceso sencillo pero, en algunas ocasiones, puede surgir algún problema. A continuación encontrará soluciones a los problemas comunes que pueden surgir:

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 No encuentro la carpeta Contactos de Outlook para establecer conexión con



ella. 

Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas.



No puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas. Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta



Contactos, pero no puedo conectar con ella.

No encuentro la carpeta Contactos de Outlook Puede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico en Outlook, o bien, cambiar su perfil de usuario de Outlook. Activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico 5.

En Microsoft Office Outlook, en el menú Ir, haga clic en Contactos.

6.

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta Contactos que contiene la información que desea usar para la combinación de

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 correspondencia y haga clic en Propiedades.

7.

En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está activada y haga clic en Aceptar.

Volver a las sugerencias de Outlook Cambiar el perfil de usuario de Outlook El perfil de un usuario de Outlook es un grupo de cuentas de correo electrónico y libretas de direcciones. Normalmente sólo es necesario usar uno, pero si comparte su equipo con otras personas o usa distintas libretas de direcciones para usos diferentes, puede configurar más de un perfil. Si, al iniciar la combinación de correspondencia, está usando un perfil que no incluye la carpeta Contactos que desea usar, esa carpeta no estará disponible. Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le pida que seleccione un perfil, elija el que incluya la carpeta Contactos que desee utilizar en la combinación de correspondencia.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Si no se le pide que elija ningún perfil y sabe que tiene varios, quizás desee configurar Outlook de forma que sí se le pida. Para ello: 8.

Cierre Outlook.

9.

En el Panel de control, cambie a Vista clásica y, a continuación, haga clic en Correo.

10. Haga clic en Mostrar perfiles. 11. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar un perfil y, a continuación, en Aceptar.

Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas Si intenta conectar con su carpeta Contactos durante una combinación de correspondencia de Word y Outlook no está configurado como el programa de correo electrónico predeterminado en Windows Internet Explorer, recibirá un mensaje de error que dice: "No hay ningún cliente de correo predeterminado o el cliente o el cliente actual no puede procesar la solicitud de mensajería. Ejecute Microsoft Office Outlook y establézcalo como el cliente predeterminado". Para evitar la aparición de este mensaje durante la combinación de correspondencia, siga este procedimiento: 12. Salga de Word. 13. En el menú Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a continuación, haga clic en la ficha Programas.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 14. En Correo electrónico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuación, en Aceptar. Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinación de correspondencia y conecte con la carpeta Contactos de Outlook.

No puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas Si inicia una combinación de correspondencia en Word e intenta conectar con una carpeta Contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas, recibe un mensaje de error que dice lo siguiente: "No se puede completar la operación. Error en el motor de la base de datos o del cuadro de diálogo. Inténtelo de nuevo más tarde". Si lo intenta más adelante, recibe el mismo mensaje de error. Para utilizar una carpeta Contactos situada en las Carpetas públicas como archivo de datos para la combinación de correspondencia, debe empezar la combinación de correspondencia de Outlook.

Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos No se puede conectar directamente con este tipo de libreta de direcciones durante una combinación de correspondencia. En vez de eso, exporte su libreta de direcciones de Outlook Express a un archivo de texto .csv y después conecte con dicho archivo.

Exportar la libreta de direcciones de Outlook Express: 15. Inicie Microsoft Outlook Express.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 16. En el menú Archivo, elija Exportar y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones. 17. En el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Archivo de texto (valores separados por comas) y después en Exportar. 18. En el cuadro Guardar el archivo exportado como, escriba un nombre para el archivo exportado y, a continuación, haga clic en Examinar. 19. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique en la lista Guardar en la ubicación donde desea guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta útil guardar los archivos de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos de su carpeta Mis documentos. Ésa es la primera ubicación en la que Word busca archivos de datos cuando los busca para realizar una combinación. 20. Haga clic en Siguiente. Active las casillas de verificación que aparecen junto a los campos que desea exportar y haga clic en Finalizar. NOTA Cuando decida qué campos exportar, piense en las cartas modelo, mensajes de correo electrónico o etiquetas que desea crear con la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si nunca incluye apodos o sitios Web personales en sus documentos combinados, no exporte esos campos. 21. Cuando reciba el mensaje que le informe de que ha finalizado el proceso de exportación, haga clic en Aceptar. 22. Para cerrar el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Cerrar y, a continuación, salga de Outlook Express. Cuando vuelva a Word para realizar la combinación de correspondencia y llegue al paso de conexión con un archivo de datos, elija la opción Utilizar una lista existente y desplácese para buscar el archivo .csv que acaba de exportar. Antes de abrir el archivo, puede que se le pida que seleccione el carácter separador usado para separar

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 unas columnas de otras de su lista de direcciones. Haga clic en Coma y, a continuación, en Aceptar.

Volver a las sugerencias de Outlook Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En una combinación de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos: 

Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila única, para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB (OLE DB: arquitectura de base de datos de componentes que implanta un acceso eficiente a red e Internet para llegar a muchos tipos de orígenes de datos, entre los que se incluyen datos relacionales, archivos de correo, archivos simples y hojas de cálculo.) o un controlador ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): método estándar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.). Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe



contener nombres de columna y las demás filas deben contener datos. Libretas de direcciones electrónicas:

 

Libreta de direcciones de Microsoft Outlook



Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0



Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI (MAPI: especificación de interfaz de Microsoft que permite a diferentes aplicaciones de envío de mensajes y trabajo en grupo (incluidos el correo electrónico, el correo de voz y el fax) trabajar con un único cliente.) como, por ejemplo, Microsoft Outlook.



Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener títulos y las demás filas, los registros que desee combinar. También puede utilizar un origen de encabezado (origen del encabezado: documento que contiene la fila de encabezado (o registro de encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado para un documento principal de combinación de correspondencia.) como origen de datos.



Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) separados o delimitados por marcas de tabulación o comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo de información relacionada que corresponde a una fila de información en el origen de datos. Toda la información referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.) separados por marcas de párrafo.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel Si el archivo de datos es una hoja de cálculo de Excel que incluye porcentajes, valores de moneda o códigos postales, puede conservar el formato numérico de los datos mediante la opción Intercambio dinámico de datos para conectar con el libro de Excel desde Word. Por ejemplo, puede asegurarse de que un código postal de cinco dígitos como 07865 contenido en el archivo de datos no se muestre como el número 7865 (sin el cero a la izquierda). Antes de conectar con la hoja de cálculo, siga estos pasos en Word: 5.

Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en

Opciones de Word. 6.

Haga clic en Avanzadas.

7.

Desplácese hasta la sección General y active la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.

8.

Haga clic en Aceptar.

9.

Con el documento principal de la combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista existente.

10. Busque la hoja de cálculo de Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella. 11. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar. NOTA Si no aparece el elemento Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la casilla de verificación Mostrar todo.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 12. En el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdas el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y haga clic en Aceptar. NOTA Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la opción Confirmar conversiones al abrir después de haber establecido la conexión con la hoja de cálculo. Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente. NOTA Si ha instalado 2007 Microsoft Office System (en vez de instalar Microsoft Word de forma independiente), también puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).

Acotar la lista de destinatarios o de elementos Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en el documento principal la información contenida en todos los registros de ese archivo de datos. Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento: 1.

En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios.

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2.

En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, siga uno de estos procedimientos: 

Seleccionar registros individuales Este método resulta muy útil si la lista es breve. Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir. Si sabe que desea incluir sólo unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla de verificación de la fila de encabezado y seleccionar sólo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado y después desactive las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.



Ordenar registros Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabético descendente (de Z a A). Si desea ordenar los datos de una manera más compleja, haga clic en Ordenar bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificación en la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenación si desea que las direcciones de los destinatarios se dispongan en orden alfabético por los apellidos y los códigos postales por orden numérico.



Filtrar registros Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir y excluir registros.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Para filtrar los registros, siga este procedimiento: 1.

En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.

2.

En la ficha Filtrar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea utilizar para el filtro. Por ejemplo, para generar copias del documento principal únicamente para las direcciones que contengan Australia como país o región, haga clic en País o región en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista Comparación, y en Australia en la lista Comparado con.

3.

Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o en O y especifique más criterios. Por ejemplo, para generar copias del documento principal sólo para las empresas de Munich, podría filtrar por los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compañía no esté en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinación de correspondencia incluye todas las direcciones de Munich así como todas las direcciones que incluyen un nombre de compañía, independientemente de la ciudad.

NOTA Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.

Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estará listo para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerá la información única en cada copia del documento.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Los marcadores de posición, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.

Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados al documento principal son marcadores de posición para estas categorías. Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro.

Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007

NOTA Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.

Qué ocurre al realizar la combinación Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal para crear el primer documento combinado. La información de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y así sucesivamente .

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007

Trabajar con campos: ejemplos Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al documento principal como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al diseñar cartas modelo, etiquetas, mensajes de correo electrónico y otros documentos combinados. Por ejemplo: Suponga que está creando una carta para notificar a las organizaciones locales que han sido seleccionadas para ser incluidas en la guía urbana anual. Si su archivo de datos contiene una columna Organización con el nombre de cada empresa con la que desea establecer contacto, puede insertar el campo «Organización» en lugar de escribir el nombre de cada organización específica. Imagine que trimestralmente envía mensajes de correo electrónico a sus clientes informándoles de nuevos productos y ofertas especiales. Para personalizar esos mensajes para sus mejores clientes, puede agregar una columna NotaPersonal a su archivo de datos, en la que escribirá notas como, por ejemplo "Sra. García, este nuevo artículo es exactamente lo que estaba buscando". Colocando un campo «NotaPersonal» en el documento principal, puede incluir esas notas al final de mensajes concretos. Suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletín y que su archivo de datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 finaliza cada suscripción. Si coloca un campo «FechaCaducidad» en el documento principal de la etiqueta antes de ejecutar la combinación de correspondencia, los suscriptores podrán ver sus respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas postales. Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección, puede colocar los campos en el documento principal de esta manera: «Nombre» «Apellidos» «Dirección» «Código postal» «Ciudad», «Estado o provincia» Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo: El campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.

El campo Línea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de cortesía elegido.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podrá seleccionar un formato de nombre formal en la dirección (Sr. Javier García Saavedra), mientras que, en el saludo, podrá optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".

Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos. Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha. Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre. En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre no estén asignados. No es necesario que el documento de la combinación de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecerá como marcador de posición vacío, normalmente una línea en campo o un campo oculto.

Escribir el contenido y agregar campos 1.

En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo.

2.

Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007

3.

Siga uno de estos procedimientos: Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información 1.

Haga clic en Bloque de direcciones.

2.

En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.

Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia. Línea de saludo

4.

Haga clic en Línea de saludo.

5.

Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuación.

6.

Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino sólo el nombre de una compañía.

7.

Haga clic en Aceptar.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 8.

Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia. Campos individuales

Puede insertar información desde campos individuales, como nombre de pila, número de teléfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo desde su archivo de datos al documento principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y haga clic en el nombre del campo. Para obtener más opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento: 9.

En el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia, clic haga clic en Insertar campo de combinación.

10. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos: 

Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.



Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.

11. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee. 12. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar. 13. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia. NOTA Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado. Campos personalizados de los contactos de Outlook La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinación de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinación. A continuación, inicie la combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se abre Word automáticamente y puede completar la combinación. Configurar una vista de los contactos con campos personalizados 14. En los Contactos de Outlook, dentro del menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Lista de teléfonos. 15. Haga clic con el botón secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos. 16. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta. 17. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 campo en la ubicación que desee.

NOTA Puede agregar un nuevo campo al cuadro de diálogo Selector de campos si hace clic en Nuevo en la parte inferior. 18. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de diálogo Selector de campos. 19. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinación de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la columna en la vista Lista de teléfonos y arrástrelo para sacarlo del encabezado de columna. Ejecutar la combinación de correspondencia desde Outlook 20. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningún contacto. 21. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia. 22. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 23. Si ha configurado la vista Lista de teléfonos para que muestre exactamente los campos que desea utilizar en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estén disponibles en la combinación. 24. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinación de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuación, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal. 25. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificación Archivo permanente y, a continuación, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma. 26. Seleccione las opciones de combinación que desee usar. 

Cartas modelo Preparar un lote de cartas para realizar un envío masivo de correo.



Etiquetas postales Configurar etiquetas postales para realizar un envío masivo de correo.



Sobres Configurar sobres para un envío masivo de correo.



Catálogo Crear un único documento que contenga un catálogo o una lista de direcciones.



Nuevo documento Generar documentos combinados que pueda editar por separado en Word.



Impresora Enviar los documentos combinados directamente a la impresora predeterminada.



Correo electrónico Generar documentos combinados diseñados para ser usados como mensajes de correo electrónico. Cuando esté listo para completar la combinación en Word, en la ficha Correspondencia del grupo Finalizar, haga

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Enviar mensajes de correo electrónico. La línea Asunto se rellena con el texto escrito en el cuadro de diálogo Contactos para combinar correspondencia de Outlook. 27. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y, a continuación, en los campos que desee agregar al documento. NOTAS No se puede escribir los caracteres de los campos de combinación («« »») manualmente ni utilizar el comando Símbolo del menú Insertar, sino que se debe utilizar la característica de combinación de correspondencia. Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso significa que Microsoft Word muestra códigos de campo (código de campo: texto de marcador de posición que muestra dónde aparecerá la información especificada del origen de datos; los elementos de un campo pueden generar un resultado de campo. El código de campo incluye los caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.) en lugar de los resultados de los campos (campo de resultado: texto o gráfico que se inserta en un documento cuando Microsoft Word realiza instrucciones de campos. Cuando imprima el documento o cuando oculte los códigos de campo, los resultados de campo sustituirán a los códigos de campo.). Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botón secundario del mouse en el código de campo y, a continuación, haga clic en Activar o desactivar códigos de campo en el menú contextual.

Aplicar formato a los datos combinados Los programas de bases de datos y hojas de cálculo, como por ejemplo Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel, almacenan como datos sin formato la información escrita en las celdas. El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 los datos sin formato. Cuando se combina la información de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tienen aplicado. Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier otro texto. Asegúrese de que la selección incluye las comillas de combinación (« ») que rodean el campo.

Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla Una vez agregados los campos al documento principal, estará listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede completar la combinación de correspondencia.

Obtener una vista previa de la combinación Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de completar efectivamente la combinación. Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:

Haga clic en Vista previa de resultados. Hojee cada documento combinado utilizando los botones Próximo registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario. NOTA Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

Finalizar la combinación Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así como imprimir o cambiar todos los documentos o sólo un subconjunto de ellos. Imprimir los documentos combinados. 1.

En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, en Imprimir documentos.

2.

Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro.

Cambiar copias individuales del documento

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 1.

En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, en Editar documentos individuales.

2.

Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con un salto de página entre cada copia del documento.

Guardar el documento principal Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia. Cuando guarde el documento principal, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal. Si hace clic en Sí, se abre el documento con la información del primer registro ya combinada. Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Habilitar o deshabilitar macros en documentos de Office En este artículo es sobre la seguridad de las macros, se explican los riesgos que implica habilitar macros y cómo el Centro de confianza de 2007 Microsoft Office System puede ayudar a mitigarlos. En este artículo, el término "documento" puede significar cualquier archivo de Microsoft Office que pueda contener macros. El término "macro" significa una macro creada mediante Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.).

¿Qué es una macro y cuáles son los riesgos de seguridad? El propósito de una macro es automatizar tareas de uso frecuente. Aunque algunas macros son simplemente la grabación de las pulsaciones de tecla o los clic del mouse (ratón), los programadores escriben macros de VBA (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.) más eficaces que utilizan código que puede ejecutar muchos comandos en el equipo. Por esta razón, las macros de VBA suponen un riesgo para la seguridad. Un pirata informático puede pasar una macro malintencionada en un documento que, si se abre, permite que se ejecute la macro y puede propagar un virus (virus: programa o macro que "infecta" archivos de un equipo mediante la inserción de copias de sí mismo en ellos. Cuando el archivo infectado se carga en memoria, el virus puede infectar a otros archivos. Los virus suelen tener efectos secundarios muy dañinos.) en el equipo.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 ¿Cómo puede protegerme el Centro de confianza de macros no seguras? Antes de permitir que una macro se habilite en un documento, el Centro de confianza comprueba lo siguiente: La macro está firmada por el programador con una firma digital (firma digital: sello electrónico seguro con cifrado que certifica la autenticidad de una macro o documento. Esta firma confirma que la macro o documento emitido por el equipo o la persona que lo firma no ha sido alterado.). La firma digital es válida (válido: se refiere al estado de un certificado comprobado en la base de datos de una autoridad de certificación y del que se sabe que es legítimo, está vigente y no ha caducado ni se ha revocado. Los documentos firmados con un certificado válido y no modificado desde su firma se consideran como válidos.). Esta firma digital está actualizada (no ha caducado). El certificado asociado a la firma digital fue emitido por una entidad emisora de certificados (entidad emisora de certificados: organización comercial que emite certificados digitales, realiza un seguimiento de quién está asignado a un certificado, firma los certificados para verificar su validez y controla qué certificados están revocados o han caducado.) acreditada. El programador que firmó la macro es un editor de confianza (editor de confianza: programador de una macro en la que confía para usarla en su propio equipo. Los editores de confianza se identifican mediante el certificado que utilizaron para firmar digitalmente la macro. También se conocen como fuentes de confianza.). Si el Centro de confianza detecta un problema relacionado con estas comprobaciones, la macro se deshabilita de forma predeterminada y aparece la barra de mensajes para notificarle de que hay una macro que puede no ser segura.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007

Si hace clic en Opciones en la barra de mensajes, aparece un cuadro de diálogo de seguridad que permite habilitar la macro. Vea la siguiente sección para saber cómo tomar una decisión segura antes de hacer clic en una opción. NOTA En Microsoft Office Outlook 2007 y en Microsoft Office Publisher 2007, las alertas de seguridad aparecen en cuadros de diálogo, no en la barra de mensajes.

¿Qué debo hacer cuando una advertencia de seguridad pregunte si deseo habilitar o deshabilitar una macro? Cuando aparece un cuadro de diálogo de seguridad, tiene la opción de habilitar la macro o dejarla deshabilitada. Sólo debe habilitarla si sabe con certeza que procede de una fuente de confianza.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007

IMPORTANTE Si sabe que el documento y la macro proceden de una fuente de confianza, tienen una firma válida y no desea volver a recibir notificaciones sobre ellos, en lugar de cambiar la configuración del Centro de confianza a una configuración de seguridad de macros menos segura, puede hacer clic en la opción Confiar en todos los documentos de este editor del cuadro de diálogo de seguridad. De esta forma, se agrega el editor a la lista Editores de confianza del Centro de confianza. Todo el software procedente de ese editor es de confianza. Si la macro no tiene ninguna firma válida, pero confía en ella y no desea volver a recibir notificaciones, en lugar de cambiar la configuración predeterminada del Centro de confianza a una configuración de seguridad de macros menos segura, es mejor mover el documento a una ubicación de confianza. Los documentos de ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de seguridad del Centro de confianza. En función de la situación, el cuadro de diálogo de seguridad describe el problema específico. La tabla siguiente muestra la lista de los posibles problemas y da consejos sobre lo que se debe hacer en cada caso.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 Problema

Consejo

La macro no está firmada Dado que la macro no está firmada digitalmente, no se puede comprobar la identidad del editor de macros. Por lo tanto, no es posible determinar si la macro es segura o no.

Antes de habilitar macros sin firmar, asegúrese de que la macro procede de una fuente de confianza. Puede continuar trabajando en el documento aunque no habilite la macro.

La firma de la macro no es de confianza Puede que la macro no sea segura, ya que se ha firmado digitalmente, la firma es válida y se ha elegido no confiar en el editor que la firmó.

Puede confiar (confianza: indica si se confía en el individuo o grupo a quién se le ha emitido el certificado. La configuración predeterminada es Heredar la confianza del emisor, lo que significa que se confía en el certificado porque se confía en el emisor, normalmente una entidad emisora de certificados.) explícitamente en el editor de la macro haciendo clic en la opción Confiar en todos los documentos de este editor en el cuadro de diálogo de seguridad. Esta opción solamente aparece si la firma es válida. Al hacer clic en esta opción se agrega el editor a la lista Editores de confianza del Centro de confianza.

La firma de la macro no es válida Puede que la macro no sea segura, porque se ha firmado digitalmente y la firma no es válida.

Se recomienda que no habilite macros con firmas no válidas. Una posible razón para que la firma no sea válida es que se haya manipulado. Para obtener más información, vea Cómo saber si una firma digital es de confianza.

La firma de la macro ha caducado Puede que la macro no sea segura, porque se ha firmado digitalmente y la firma ha caducado.

Antes de habilitar macros con firmas caducadas, asegúrese de que la macro procede de una fuente de confianza. Si ha usado este documento en el pasado sin problemas de seguridad, el riesgo que supone habilitar la macro puede ser menor.

Cambiar la configuración de seguridad de las macros de todos los documentos en el Centro de confianza La configuración de seguridad de las macros se encuentra en el Centro de confianza. Sin embargo, si trabaja en una organización, es posible que el administrador del sistema haya cambiado la configuración predeterminada; por tanto, quizá no pueda hacer cambios en ella. NOTA Al cambiar la configuración de la macro en el Centro de confianza, sólo cambia para el programa de Office que esté utilizando. La configuración de la macro no cambia para todos los programas de Office. Siga estos pasos en estos programas de 2007 Microsoft Office System: Word, Excel, PowerPoint o Access

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 1.

Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, en Opciones de

Nombre del programa, donde Nombre de programa es el nombre del programa que está utilizando, por ejemplo, Opciones de Word. 2.

Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a continuación, en Configuración de ActiveX.

3.

Haga clic en las opciones que desee: 

Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de seguridad del Centro de confianza.



Deshabilitar todas las macros con notificación Esta es la configuración predeterminada. Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De este modo, puede elegir cuándo habilitar esas macros caso por caso.



Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración es igual que Deshabilitar todas las macros con notificación excepto en que si la macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, puede ejecutarse si ya se ha confiado en el editor. De lo contrario, se le notifica. De este modo, puede decidir habilitar esas macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros sin firmar se deshabilitan sin notificación.



Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse código posiblemente peligroso) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten todas las macros. Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código posiblemente malintencionado y no se recomienda.



Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Esta configuración es sólo para programadores.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 SUGERENCIA En Word, Excel y PowerPoint, puede abrir el cuadro de diálogo de configuración de seguridad de macros desde la ficha Programador en la cinta de opciones. Si la ficha Programador no está disponible, haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en

Opciones de Nombre del programa, donde Nombre de programa es el nombre del programa que está utilizando, por ejemplo, Opciones de Word. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. Visio o Publisher 1.

En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza.

2.

Haga clic en Configuración de macros.

3.

Haga clic en las opciones que desee: 

Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que sí confíe, puede poner estos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos de ubicaciones de confianza se pueden ejecutar sin la comprobación del sistema de seguridad del Centro de confianza.



Deshabilitar todas las macros con notificación Esta es la configuración predeterminada. Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De este modo, puede elegir cuándo habilitar esas macros caso por caso.



Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración es igual que Deshabilitar todas las macros con notificación excepto en que si la macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, puede ejecutarse si ya se ha confiado en el editor. De lo contrario, se le notifica. De este modo, puede decidir habilitar esas macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros sin firmar se deshabilitan sin notificación.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 

Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse código posiblemente peligroso) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten todas las macros. Esta configuración hace que el equipo sea vulnerable a código posiblemente malintencionado y no se recomienda.



Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Esta configuración es sólo para programadores.

Outlook 1.

En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza.

2.

Haga clic en Configuración de macros.

3.

Haga clic en las opciones que desee: 

Ninguna advertencia y desactivar todas las macros Haga clic en esta opción si no confía en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se deshabilitan.



Advertencias para todas las macros Esta es la configuración predeterminada. Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De este modo, puede elegir cuándo habilitar esas macros caso por caso.



Advertencias para macros firmadas, deshabilitar todas las macros no firmadas Esta configuración es igual que Deshabilitar todas las macros con notificación excepto en que si la macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, puede ejecutarse si ya se ha confiado en el editor. De lo contrario, se le notifica. De este modo, puede decidir habilitar esas macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros sin firmar se deshabilitan sin notificación.



Ninguna comprobación de seguridad para las macros (No recomendado) Haga clic en esta opción para permitir que se ejecuten todas las macros. Esta configuración

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 hace que el equipo sea vulnerable a código posiblemente malintencionado y no se recomienda.

Escribir o grabar una macro En Microsoft Office Word 2007 se pueden automatizar las tareas realizadas con más frecuencia creando

macros. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones que se agrupan

en un solo comando de manera que la tarea pueda realizarse automáticamente. Con frecuencia, las macros se utilizan para lo siguiente: Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos. Combinar varios comandos; por ejemplo, para insertar una tabla con un tamaño y bordes específicos, y con un número determinado de filas y columnas. Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible. Automatizar series de tareas complejas. Para crear macros puede utilizar la grabadora de macros para grabar una secuencia de acciones, o bien, puede crear macros desde el principio escribiendo código de Visual Basic para Aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.) en el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el código en uso.). NOTA Para trabajar con macros en Office Word 2007 es necesario mostrar la ficha Programador. 1.

Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Opciones

de Word.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 2.

Haga clic en Más frecuentes.

3.

Bajo Opciones principales para trabajar con Word, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. NOTA The Ribbon is a component of the Interfaz de usuario Microsoft Office Fluent.

Utilizar la grabadora de macros 1.

En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Grabar macro.

2.

En el cuadro Nombre de macro, escriba el nombre correspondiente. NOTA Si asigna a una nueva macro el mismo nombre que el de una macro integrada existente en Office Word 2007, las acciones de la primera reemplazarán a las de la macro integrada. Para ver una lista de las macros integradas, en la ficha Programador, dentro del grupo Código, haga clic en Macros. En la lista Macros en, haga clic en Comandos de Word.

3.

En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la plantilla (plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo o el diseño de página de los archivos finalizados. Por ejemplo, las plantillas de Word pueden dar forma a un documento sencillo, y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a un sitio Web completo.) o en el documento en que desea guardar la macro.

4.

En el cuadro Descripción, escriba un texto descriptivo de la macro.

5.

Siga uno de estos procedimientos: 

Para empezar a grabar la macro sin asignarla a un botón de la Barra de herramientas de acceso rápido o a una tecla de método abreviado, haga clic en Aceptar.



Para asignar la macro a la Barra de herramientas de acceso rápido, siga estos pasos: 1.

Haga clic en Botón.

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 2.

Bajo Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, seleccione el documento (o todos los documentos) para el que desea agregar la macro a la Barra de herramientas de acceso rápido.

3.

En el cuadro de diálogo Comandos disponibles en, haga clic en la macro que vaya a grabar y, a continuación, haga clic en Agregar.

4. 

Haga clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro.

Para asignar la macro a un método abreviado de teclado, siga este procedimiento: 1.

Haga clic en Teclado.

2.

En el cuadro Comandos, haga clic en la macro que va a grabar.

3.

En el cuadro Nueva tecla de método abreviado, escriba la secuencia de teclas que desea utilizar y haga clic en Asignar.

4. 6.

Haga clic en Cerrar para empezar a grabar la macro.

Realice las acciones que desee incluir en la macro. NOTA Cuando grabe una macro, utilice el mouse (ratón) para hacer clic en comandos y opciones, pero no para seleccionar texto. Si desea seleccionar texto, hágalo usando el teclado. Para obtener información sobre cómo seleccionar texto utilizando el teclado, vea el tema Seleccionar texto.

7.

Para dejar de grabar las acciones, haga clic en Detener grabación en el grupo Código.

Utilizar Visual Basic para Aplicaciones 1.

En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Macros.

2.

En el cuadro Nombre de macro, escriba el nombre correspondiente. NOTA Si asigna a una nueva macro el mismo nombre que el de una macro integrada existente en Office Word 2007, las acciones de la primera reemplazarán a las de la macro

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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICA WORD AVANZADO 2007 integrada. Para ver una lista de las macros integradas, haga clic en Comandos de Word en la lista Macros en. 3.

En la lista Macros en, haga clic en la plantilla (plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo o el diseño de página de los archivos finalizados. Por ejemplo, las plantillas de Word pueden dar forma a un documento sencillo, y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a un sitio Web completo.) o el documento donde desee guardar la macro.

4.

Haga clic en Crear para abrir el Editor de Visual Basic.

Insertar automáticamente la fecha actual 1.

Escriba los cuatro primeros caracteres del mes actual. Por ejemplo, escriba febr para febrero. Microsoft Word muestra el mes actual: febrero.

2.

Presione ENTRAR para insertar el mes y después presione BARRA ESPACIADORA. Word muestra la fecha actual como, por ejemplo 12 de febrero de 2008 o 12 febrero 2008.

3.

Presione ENTRAR para insertar la fecha completa.

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