• Author / Uploaded
• Yoni Escobar

• Categories
• Contraseña
• Microsoft Word
• Point and Click
• Microsoft
• Archivo de computadora

Citation preview

Microsoft Word 2010 Avanzado Material de apoyo

Microsoft Word 2010 Avanzado

Estimado Cliente: ¡Bienvenido a nuestro centro de capacitación y certificación! Nuestros valores: Nos comprometemos a que nuestros valores sean la guía de nuestras decisiones y comportamiento.

 Trabajo en equipo Promovemos y apoyamos a un equipo que siendo diverso, está siempre unido, trabajamos juntos para alcanzar nuestros objetivos comunes.  Respeto Respetamos los derechos y creencias de los demás; tratamos a nuestros clientes y compañeros de trabajo con el más alto grado de dignidad, igualdad y confianza.  Responsabilidad Aceptamos nuestras responsabilidades individuales y de equipo y cumplimos con nuestros compromisos; asumimos responsabilidad de nuestro desempeño en todas nuestras decisiones y acciones.  Integridad Empleamos los estándares éticos más altos, demostrando honestidad y justicia en cada acción que tomamos.  Innovación Somos creativos en dar valor a nuestros clientes, compañeros de trabajo, proveedores y comunidad; nos anticipamos al cambio y capitalizamos las múltiples oportunidades que surgen.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

2

Microsoft Word 2010 Avanzado

TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO

3

COMPARAR Y COMBINAR DOCUMENTOS

6

1.1 SECCIONES 1.2 TIPOS DE SALTOS DE SECCIÓN QUE SE PUEDEN INSERTAR 1.3 COMPARAR DOCUMENTOS 1.4 COLABORAR EN DOCUMENTOS 1.5 COMPARAR DOCUMENTOS EN PARALELO 1.6 UTILIZAR COMANDOS DE COMBINACIÓN PARA ESPECIFICAR EL DOCUMENTO DE BASE 1.7 COMBINAR 1.8 COMBINAR EN EL DOCUMENTO ACTUAL 1.9 COMBINAR EN EL NUEVO DOCUMENTO 1.10 COMPARAR CON LA OPCIÓN ESTILO JURÍDICO CAPITULO 2

6 7 8 9 9 9 9 10 10 11 12

SEGURIDAD Y PRIVACIDAD 2.1 PROTEGER DOCUMENTOS CON CONTRASEÑAS, PERMISOS Y OTRAS RESTRICCIONES 2.2 PROTEGER DOCUMENTOS DE WORD 2010 2.3 RESTRINGIR CAMBIOS EN ARCHIVOS DE WORD 2.4 RESTRINGIR CAMBIOS EN WORD 2010 2.5 RESTRINGIR O PERMITIR CAMBIOS DE FORMATO 2.6 RESTRINGIR LA APLICACIÓN DE FORMATOS 2.7 PERMITIR LA APLICACIÓN DE FORMATOS 2.8 PERMITIR CAMBIOS EN PARTES DE UN DOCUMENTO PROTEGIDO 2.9 AGREGAR PROTECCIÓN A UN DOCUMENTO Y MARCAR LAS PARTES QUE SE PUEDEN CAMBIAR 2.10 DESBLOQUEAR UN DOCUMENTO PROTEGIDO 2.11 REALIZAR CAMBIOS EN UN DOCUMENTO RESTRINGIDO 2.12 INSPECCIÓN DE DOCUMENTOS 2.13 TIPOS DE DATOS OCULTOS E INFORMACIÓN PERSONAL CAPITULO 3 COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

12 12 12 14 14 14 14 16 17 17 19 19 20 21 23 23

3.1 CONCEPTOS BÁSICOS 3.2 PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA 3.2.1 ESCRIBIR UNA LISTA NUEVA 3.3 LA BARRA COMBINAR CORRESPONDENCIA 3.4 INSERTAR CAMPOS COMBINADOS 3.5 VER DATOS COMBINADOS 3.6 DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS 3.7 BUSCAR UN REGISTRO 3.8 DESTINATARIOS A COMBINAR

24 24 26 28 29 29 30 30 31

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

3

Microsoft Word 2010 Avanzado

3.9 FILTRAR DESTINATARIOS 3.10 ORDENAR DESTINATARIOS 3.11 ASIGNAR CAMPOS 3.12 COMBINAR E IMPRIMIR CAPITULO 4 TABLAS DE CONTENIDO Y REFERENCIAS 4.1 TABLAS DE CONTENIDO 4.2 MARCAR ELEMENTOS PARA UNA TABLA DE CONTENIDO 4.3 MARCAR ELEMENTOS UTILIZANDO LOS ESTILOS DE TÍTULO INTEGRADOS 4.4 CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO DESDE LA GALERÍA 4.5 CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO PERSONALIZADA 4.6 ACTUALIZAR LA TABLA DE CONTENIDO 4.7 ELIMINAR UNA TABLA DE CONTENIDO 4.8 CREAR UNA BIBLIOGRAFÍA 4.9 AGREGAR UNA NUEVA CITA Y UNA FUENTE DE INFORMACIÓN A UN DOCUMENTO 4.10 BUSCAR UNA FUENTE DE INFORMACIÓN 4.11 MODIFICAR UN MARCADOR DE POSICIÓN DE CITA 4.12 CREAR UNA BIBLIOGRAFÍA CAPITULO 5 ELEMENTOS RÁPIDOS 5.1 ELEMENTOS RÁPIDOS 5.2 AUTOTEXTO 5.3 PROPIEDAD DEL DOCUMENTO 5.4 CAMPO 5.5 ORGANIZADOR DE BLOQUES DE CREACIÓN 5.6 GUARDAR SELECCIÓN EN UNA GALERÍA DE ELEMENTOS RÁPIDOS 5.7 AGREGAR TEXTO ALTERNATIVO A FORMAS, IMÁGENES, GRÁFICOS, TABLAS, ELEMENTOS GRÁFICOS SMARTART U OTROS OBJETOS 5.8 USAR BLOQUES DE CREACIÓN (ELEMENTOS RÁPIDOS) EN UNA PLANTILLA 5.9 INSTRUCCIONES PARA CREAR Y GUARDAR BLOQUES DE CREACIÓN: 5.10 PROCEDIMIENTOS PARA GUARDAR BLOQUES DE CREACIÓN EN LA GALERÍA DE ELEMENTOS RÁPIDOS 5.11 COPIAR ESTILOS DE UNA PLANTILLA A UN DOCUMENTO 5.12 TIPOS DE PROPIEDADES DE DOCUMENTOS 5.13 VER Y CAMBIAR LAS PROPIEDADES DEL DOCUMENTO ACTUAL 5.14 VER O CREAR PROPIEDADES PERSONALIZADAS PARA UN DOCUMENTO 5.15 VER LAS PROPIEDADES DEL DOCUMENTO AL ABRIR O GUARDAR UN ARCHIVO CAPITULO 6 CONTROLES, ARCHIVOS XML Y PÁGINAS WEB

32 33 34 34 36 36 36 36 37 37 38 39 39 40 40 41 42 43 44 44 44 44 44 45 45 45 45 46 47 48 48 50 50 51 52 53 53

6.1 FORMATOS OPEN XML Y EXTENSIONES DE NOMBRES DE ARCHIVO 6.2 CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LOS FORMATOS OPEN XML?

53 53

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

4

Microsoft Word 2010 Avanzado

6.3 ¿CUÁLES SON LAS EXTENSIONES DE NOMBRES DE ARCHIVO XML? 6.4 ¿PUEDEN COMPARTIR DIFERENTES VERSIONES DE OFFICE LOS MISMOS ARCHIVOS? 6.5 CONTROLES DE CONTENIDO 6.6 PROTEGER FORMULARIOS CAPITULO 7 MACROS 7.1 HABILITAR MACROS EN LA VISTA BACKSTAGE 7.2 HABILITAR MACROS PARA UNA SESIÓN CUANDO APARECE LA ADVERTENCIA DE SEGURIDAD 7.3 CAMBIAR LA CONFIGURACIÓN DE LAS MACROS EN EL CENTRO DE CONFIANZA 7.4 EXPLICACIÓN DE LA CONFIGURACIÓN DE MACROS EVALUACIÓN FINAL DEL CURSO

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

54 55 56 58 61 61 61 62 63 64 65

5

Microsoft Word 2010 Avanzado

CAPITULO 1 COMPARAR Y COMBINAR DOCUMENTOS  El participante aprenderá a crear secciones a un documento de Microsoft Word 2010  El participante combinará dos documentos para verificar los cambios realizados  El participante comparará dos documentos con la opción Estilo Jurídico

1.1 Secciones Puede utilizar secciones para variar el diseño de un documento dentro de una página o entre páginas.

Sección con formato de una columna Sección con formato de dos columnas Sólo tiene que insertar saltos de sección para dividir el documento en secciones y después aplicar a cada sección el formato que desee. Por ejemplo, puede utilizar formato de una columna para la sección de presentación de un informe y después utilizar formato de dos columnas para el texto independiente del informe en la siguiente sección.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

6

Microsoft Word 2010 Avanzado

1.2 Tipos de saltos de sección que se pueden insertar En los siguientes ejemplos se muestran los tipos de saltos de sección que se pueden insertar. En cada ilustración, la línea punteada doble representa un salto de sección. Página siguiente inserta un salto de sección e inicia la nueva sección en la página siguiente.

Continuo inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la misma página.

Página impar o Página par inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la siguiente página impar o par.

Tipos de formatos que se pueden establecer para las secciones

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

7

Microsoft Word 2010 Avanzado

Puede cambiar los siguientes formatos de sección:          

Márgenes Tamaño u orientación del papel Fuente del papel para una impresora Bordes de página Alineación vertical Encabezados y pies de página Columnas Numeración de página Numeración de línea Notas al pie y notas al final Recuerde que un salto de sección controla el formato de la sección de texto que precede al salto. Por ejemplo, si elimina un salto de sección, el texto que le precede pasa a formar parte de la siguiente sección y adopta el formato de ésta. Tenga en cuenta que la última marca de párrafo del documento controla el formato de la última sección del documento o de todo el documento si éste no tiene secciones.

1.3 Comparar documentos Cuando se utiliza la característica Comparar y combinar para comparar dos documentos, Microsoft Word muestra las diferencias entre ellos como cambios realizados.

Los globos muestran lo que se ha insertado o eliminado, los cambios de formato y los comentarios.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

8

Microsoft Word 2010 Avanzado

1.4 Colaborar en documentos Si varios revisores devuelven cambios y comentarios en copias distintas del documento original, puede combinar todos los cambios en un único documento y después, a partir de éste, revisar cada cambio. Después de enviar un documento para su revisión, puede seguir trabajando en él, ya que Word mostrará lo nuevo que agregue junto con los cambios del revisor. Aunque se recomienda que los revisores trabajen con la opción Control de cambios (menú Herramientas) habilitada, Word detectará y mostrará los cambios de todos modos.

1.5 Comparar documentos en paralelo En ocasiones, ver los cambios efectuados por varios usuarios puede resultar muy incómodo. Sin embargo, ahora le ofrecemos una nueva manera de llevar a cabo la comparación de documentos. Comparar documentos en paralelo permite determinar las diferencias entre dos documentos sin tener que combinar los cambios de varios usuarios en un único documento. Puede desplazarse por ambos documentos simultáneamente para identificar las diferencias entre ellos.

1.6 Utilizar comandos de combinación para especificar el documento de base Cuando seleccione un documento para compararlo con otro que esté abierto, utilice uno de los tres comandos de combinación para especificar cuál de ellos va a utilizar como base para la comparación. Las diferencias entre los documentos se muestran como cambios realizados en el documento de base.

1.7 Combinar

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

9

Microsoft Word 2010 Avanzado

Los cambios del documento abierto (rojo) se muestran como cambios realizados en el documento que haya seleccionado en el cuadro de diálogo Comparar y combinar documentos.

1.8 Combinar en el documento actual

Los cambios realizados en el documento seleccionado en el cuadro de diálogo Comparar y combinar documentos (azul) se muestran como cambios realizados en el documento abierto.

1.9 Combinar en el nuevo documento

Los cambios de ambos documentos se combinan en un tercer documento, nuevo, en el que las diferencias se mostrarán como cambios realizados.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

10

Microsoft Word 2010 Avanzado

1.10 Comparar con la opción Estilo jurídico Cuando se utiliza la opción Estilo jurídico, Word muestra un tercer documento nuevo en el que los cambios realizados en el documento de base se aceptan y los cambios del documento seleccionado se muestran como cambios realizados. Los documentos que se comparan no se modifican. Si desea comparar los cambios de varios revisores, no seleccione esta opción. En su lugar, utilice uno de los comandos de combinación.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

11

Microsoft Word 2010 Avanzado

CAPITULO 2 SEGURIDAD Y PRIVACIDAD

 El participante aprenderá a proteger un documento mediante una contraseña y restringir su formato  El participante inspeccionará un documento para localizar datos ocultos

2.1 Proteger documentos con contraseñas, permisos y otras restricciones En Microsoft Office 2010, puede usar contraseñas para impedir que otras personas abran o modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Es importante saber que si no recuerda su contraseña Microsoft no puede recuperar sus contraseñas olvidadas.

2.2 Proteger documentos de Word 2010 Para proteger los documentos de Word 2010, use las siguientes opciones. 1. En un documento abierto, haga clic en la pestaña Archivo. Se abrirá la vista Backstage. 2. En la vista Backstage, haga clic en Información. 3. En Permisos, haga clic en Proteger documento. Aparecen las siguientes opciones: La imagen siguiente es un ejemplo de las opciones de Proteger documento.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

12

Microsoft Word 2010 Avanzado



Marcar como final Haga que el documento sea de solo lectura. Cuando un documento está marcado como final, los comandos de edición y escritura y las marcas de revisión están deshabilitados o desactivados, y el documento es de solo lectura. El comando Marcar como final ayuda a transmitir que está compartiendo una versión finalizada de un documento. También impide que los lectores o revisores modifiquen el documento sin darse cuenta.



Cifrar con contraseña. Cuando seleccione Cifrar con contraseña, aparece el cuadro diálogo Cifrar documento. En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña. Importante: Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas o perdidas, así que mantenga una lista de las contraseñas y nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro.



Restringir edición Controle qué tipos de cambios pueden realizarse en el documento. Cuando seleccione Restringir edición, aparecen tres opciones: Restricciones de formato: esto reduce las opciones de formato y preserva una apariencia. Haga clic en Configuración para seleccionar qué estilos se permiten. Restricciones de edición: el usuario controla el modo en que puede editarse el archivo o puede deshabilitar la edición. Haga clic en Excepciones o Más usuarios para controlar quiénes pueden realizar la edición. Comenzar a aplicar: Haga clic en Sí, aplicar la protección para seleccionar la protección con contraseña o autenticación del usuario. Además, puede hacer clic en Restringir permiso para agregar o quitar los editores que tendrán permisos restringidos.



Restringir permisos por personas Use una cuenta de Windows Live ID para restringir permisos. Use una cuenta de Windows Live ID o una cuenta de Microsoft Windows para restringir los permisos. Puede aplicar permisos a través de una plantilla que usa su organización, o puede agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso.



Agregar una firma digital Agregue una firma digital invisible o visible. Las firmas digitales autentican información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico y macros usando criptografía informática. Las firmas digitales se crean escribiendo una firma o mediante una imagen de una firma para establecer la autenticidad, integridad y ausencia de renuncia. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

13

Microsoft Word 2010 Avanzado

Consulte el vínculo al final de este tema para obtener más información acerca de las firmas digitales.

2.3 Restringir cambios en archivos de Word Si no desea que los revisores de contenido cambien accidentalmente un documento de Microsoft Word 2010 o una hoja de cálculo de Excel 2010, puede establecer restricciones de edición y formato.

2.4 Restringir cambios en Word 2010 1. En la ficha Revisar, en el grupo Proteger, haga clic en Restringir edición. 2. Aparece el panel Restringir formato y edición. 3. En Restricciones de formato, Restricciones de edición y Comenzar a aplicar, puede realizar selecciones que cumplan con las necesidades de edición y formato.

2.5 Restringir o permitir cambios de formato Cuando distribuye un documento a otros usuarios para que puedan editarlo y no desea que cambien la apariencia del documento, puede restringir todos o algunos de los temas y estilos que de otro modo podrían cambiarse o aplicarse. También puede permitir que los revisores cambien algunos temas y estilos.

2.6 Restringir la aplicación de formatos De manera predeterminada, todos los estilos están disponibles y otros usuarios pueden modificarlos. Puede limitar la posibilidad de que otras personas cambien el formato o los estilos de todo el documento o parte del mismo. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Iniciador de cuadro de diálogo Estilos.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

14

Microsoft Word 2010 Avanzado

2. En el panel de tareas Estilos, haga clic en Administrar estilos la pestaña Restringir.

y, a continuación, haga clic en

3. En la lista Criterio de ordenación, seleccione el criterio de ordenación que desea usar para ver los estilos. 4. Haga clic en cada uno de los estilos que desea restringir o seleccione grupos de estilos haciendo clic en una de las siguientes opciones. 

Seleccionar visibles Haga clic en esta opción para seleccionar los estilos que aparecen de manera predeterminada en la lista recomendada. Para ver la lista de estilos recomendados, haga clic en la pestaña Recomendar. Para agregar estilos a esta lista, en la ficha Recomendar, seleccione los estilos que desea agregar y, a continuación, haga clic en Mostrar. 

Seleccionar integrados

Haga clic en esta opción para seleccionar todos los estilos

incluidos en Microsoft Word sin aquellos estilos personalizados que haya creado. 

Seleccionar todo

Haga clic en esta opción para seleccionar todos los estilos incluidos en

Word así como aquellos estilos personalizados que haya creado. 5. Active las casillas de verificación situadas junto a una o varias de las siguientes opciones: 

Limitar el formato a los estilos admitidos Seleccione esta opción para que los revisores puedan cambiar el formato únicamente con los estilos permitidos. Los revisores no podrán dar formato al texto directamente ni usar los estilos restringidos.



Permitir que Autoformato invalide las restricciones de formato Seleccione esta opción para permitir que los revisores usen los estilos restringidos cuando dan formato a texto automáticamente, como hipervínculos o viñetas automáticas. Por ejemplo, si activa esta casilla de verificación, Word dará formato automático a los hipervínculos, incluso si el estilo Hipervínculo está bloqueado. Esta opción está disponible únicamente si está seleccionado Limitar el formato a los estilos admitidos. 

Bloquear el cambio de esquema o tema

Seleccione esta opción para evitar que los

revisores cambien los temas usados en el documento. 

Bloquear el cambio del conjunto de estilos rápidos

Seleccione esta opción para impedir

que los revisores cambien el conjunto de estilos actual. 6. Haga clic en Restringir. Aparece un icono de bloqueo

junto a los estilos que están restringidos.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

15

Microsoft Word 2010 Avanzado

7. Haga clic en Aceptar. 8. Puede que se le solicite que cree una contraseña adicional. Para asignar una contraseña a un documento con el fin de que sólo los usuarios que la conozcan puedan quitar la restricción, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela.

2.7 Permitir la aplicación de formatos Una vez que haya restringido estilos específicos, puede eliminar la restricción para que otros usuarios puedan usar esos estilos en el documento. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Iniciador de cuadro de diálogo Estilos.

2. En el panel de tareas Estilos, haga clic en Administrar estilos la pestaña Restringir.

y, a continuación, haga clic en

3. En el cuadro de diálogo Administrar estilos, seleccione el criterio de ordenación que desea usar para ver los estilos. 4. Haga clic en cada uno de los estilos que desea permitir o seleccione grupos de estilos haciendo clic en una de las siguientes opciones. 

Seleccionar visibles Haga clic en esta opción para seleccionar los estilos que aparecen de manera predeterminada en la lista recomendada. Para ver la lista de estilos recomendados, haga clic en la pestaña Recomendar. Para agregar estilos a esta lista, en la ficha Recomendar, seleccione los estilos que desea agregar y, a continuación, haga clic en Mostrar. 

Seleccionar integrados

Haga clic en esta opción para seleccionar todos los estilos

incluidos en Microsoft Word sin aquellos estilos personalizados que haya creado. 

Seleccionar todo

Haga clic en esta opción para seleccionar todos los estilos incluidos en

Word así como aquellos estilos personalizados que haya creado. 5. Haga clic en Permitir.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

16

Microsoft Word 2010 Avanzado

6. Si la restricción de estilos está protegida mediante contraseña, escriba la contraseña para desbloquear los estilos.

2.8 Permitir cambios en partes de un documento protegido Cuando desee permitir cambios sólo en determinadas partes de un documento, puede marcar el documento como de sólo lectura y, a continuación, seleccionar las partes del documento en que desea permitir los cambios. Puede hacer que estas partes no restringidas estén disponibles para cualquier usuario que abra el documento, o puede conceder permiso a usuarios específicos para que sólo éstos puedan cambiar las partes no restringidas del documento.

2.9 Agregar protección a un documento y marcar las partes que se pueden cambiar 1. En el grupo Proteger de la ficha Revisar, haga clic en Restringir edición.

2. En el área Restricciones de edición, active la casilla de verificación Admitir sólo este tipo de edición en el documento. 3. En la lista de restricciones de edición, haga clic en Sin cambios (sólo lectura). 4. Seleccione la parte del documento en que desea permitir los cambios. Por ejemplo, seleccione un bloque de párrafos, un encabezado, una frase o una palabra. Para seleccionar más de una parte del documento al mismo tiempo, seleccione la parte que desee, presione CTRL y seleccione más partes mientras mantiene presionada la tecla CTRL. 5. En Excepciones, realice una de las siguientes acciones: 

Para permitir que cualquier usuario que abra el documento pueda modificar la parte seleccionada, active la casilla de verificación Todos de la lista Grupos.



Para permitir que sólo usuarios concretos modifiquen la parte seleccionada, haga clic en Más usuarios y, a continuación, escriba los nombres. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

17

Microsoft Word 2010 Avanzado

Incluya su nombre si desea poder modificar esa parte del documento. Separe los nombres con un punto y coma. Si va a proteger el documento con autenticación de usuario en lugar de con protección con contraseña, asegúrese de escribir direcciones de correo electrónico, no cuentas de usuario de Microsoft Windows o Windows Vista, como nombres de usuario. 

Haga clic en Aceptar y, a continuación, active las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios a los que va a permitir modificar la parte seleccionada. Si selecciona más de un usuario, los demás usuarios se agregan como elemento en el cuadro Grupos para que pueda seleccionarlos de nuevo con rapidez.

6. Continúe seleccionando partes del documento y asignando permisos a los usuarios para modificarlas. 7. En la sección Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección. 8. Siga uno de los procedimientos siguientes: 

Para asignar una contraseña al documento de modo que los usuarios que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y después confírmela. Debe usar esta opción si va a exponer el documento para co-autoría. Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de contraseña no segura, Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. Una frase con 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea Ayudar a proteger la información personal con contraseñas seguras. Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger. 

Para cifrar el documento de modo que sólo los propietarios autenticados del mismo puedan quitar la protección, haga clic en Autenticación de usuario. El cifrado del documento impide la co-autoría.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

18

Microsoft Word 2010 Avanzado

2.10 Desbloquear un documento protegido Para quitar toda la protección de un documento, es posible que necesite conocer la contraseña que se aplicó al documento, o quizás tenga que aparecer en la lista de propietarios autenticados para el documento. Si es un propietario autenticado del documento, o si conoce la contraseña para quitar la protección del documento, haga lo siguiente: 

En el grupo Proteger de la ficha Revisar, haga clic en Restringir edición.



En el panel de tareas Restringir formato y edición, haga clic en Suspender la protección.



Si se le pide que proporcione una contraseña, escriba la contraseña. 2.11 Realizar cambios en un documento restringido Al abrir un documento protegido, Microsoft Word 2010 restringe lo que puede cambiar según si el propietario del documento le concedió permiso para realizar cambios en una parte específica del documento. El panel de tareas Restringir formato y edición incluye botones para desplazarse a las áreas del documento que tiene permiso de cambiar. Si no tiene permiso para modificar ninguna parte del documento, Office Word 2007 restringe la edición y muestra el mensaje "Word ha terminado de buscar en el documento" al hacer clic en los botones del panel de tareas Restringir formato y edición.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

19

Microsoft Word 2010 Avanzado

ABRIR EL PANEL DE TAREAS RESTRINGIR FORMATO Y EDICIÓN Si cierra el panel de tareas y, a continuación, intenta realizar cambios donde no tiene permiso, Word 2007 muestra el mensaje siguiente en la barra de estado: No se admite esta modificación porque la selección está bloqueada. Para volver al panel de tareas y buscar un área en que tenga permiso para editar, haga lo siguiente: 1. En el grupo Proteger de la ficha Revisar, haga clic en Restringir edición.

2. Haga clic en Encontrar la siguiente área que puedo editar o Mostrar todas las áreas que puedo editar.

2.12 Inspección de documentos

Puede usar el Inspector de documento para buscar y quitar los datos ocultos y la información personal de los documentos de Word creados en Microsoft Word 2010 y en versiones anteriores. Se recomienda usar el Inspector de documento antes de compartir una copia electrónica del documento de Word, como los datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico. 1. Abra el documento de Word en el que desee buscar datos ocultos o información personal. 2. Haga clic en la pestaña Archivo, luego en Guardar como y a continuación escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del documento original. Se recomienda usar el Inspector de documento en una copia del documento original, puesto que no siempre se pueden restaurar los datos que quita este inspector. 3. En la copia del documento original, haga clic en la pestaña Archivo y a continuación haga clic en Información.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

20

Microsoft Word 2010 Avanzado

4. En Preparar para compartir, haga clic en Comprobar si hay problemas y, a continuación, haga clic en Inspeccionar documento. 5. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, active las casillas de verificación para elegir los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen. Para obtener más información sobre Inspectores individuales, vea Información que busca y quita el Inspector de documento. 6. Haga clic en Inspeccionar. 7. Revise los resultados de la inspección en el cuadro de diálogo Inspector de documento. 8. Haga clic en la opción Quitar todo situada junto a los resultados de la inspección de los tipos de contenido oculto que desee quitar del documento.

 

Si quita el contenido oculto del documento, quizá no pueda restaurarlo si hace clic en el comando Deshacer. Si desea eliminar datos ocultos e información personal de los documentos que guardó con el formato Texto de OpenDocument (.odt), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde el documento en este formato. formato.

2.13 Tipos de datos ocultos e información personal

Se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal en un documento de Word. Puede que esta información no se vea inmediatamente al ver el documento en Word pero es posible que otras personas la vean o recuperen. La información oculta puede incluir los datos que Word agrega a un documento para que pueda colaborar en su creación y edición con otras personas. Además, puede incluir información que designe deliberadamente como oculta. Los documentos de Word pueden contener los siguientes tipos de datos ocultos e información personal: 



Comentarios, marcas de revisión de los cambios realizados, versiones y anotaciones con lápiz Si colabora con otras personas al crear el documento, éste puede que contenga elementos como marcas de revisión de los cambios realizados, comentarios, anotaciones con lápiz o versiones. Este tipo de información puede permitir que otros usuarios vean los nombres de las personas que trabajaron en el documento, los comentarios de los revisores y los cambios efectuados en el mismo. Propiedades del documento e información personal Las propiedades del documento, también denominadas metadatos, incluyen detalles sobre el documento como el autor, el tema y el título. Además, incluyen información que mantienen automáticamente los programas de Office, como el nombre de la persona que guardó por última vez el documento y la fecha de creación del mismo. Si usó características especiales, el documento también puede contener tipos adicionales de información de identificación personal (PII), como

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

21

Microsoft Word 2010 Avanzado









encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución y nombres de plantillas. Encabezados, pies de página y marcas de agua Los documentos de Word pueden contener información en los encabezados y los pies de página. Además, puede que haya agregado una marca de agua al documento de Word. Texto oculto Los documentos de Word pueden contener texto al que se le ha aplicado formato de texto oculto. Si no sabe si el documento contiene texto con formato de texto oculto, puede usar el Inspector de documento para buscarlo. Propiedades del servidor de documentos Si el documento se guardó en una ubicación del servidor de administración de documentos, como un sitio del área de documentos o una biblioteca basada en Microsoft SharePoint Foundation 2010, puede que el documento contenga propiedades adicionales o información relacionada con esta ubicación del servidor. Datos XML personalizados Los documentos pueden contener datos XML personalizados que no se ven en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

22

Microsoft Word 2010 Avanzado

CAPITULO 3 COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

 El participante conocerá qué es una carta modelo  El participante conocerá los usos y ventajas de la herramienta combinación de correspondencia

Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.

Origen de Datos

Documento Combinado Documento Principal

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

23

Microsoft Word 2010 Avanzado

3.1 Conceptos básicos Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

3.2 Pasos para combinar correspondencia 1. Crear

el

documento

principal Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Dar clic en la ficha Correspondencia y dirigirse al grupo ‘Iniciar combinación de correspondencia’. Dar clic en el comando “Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia”.

Se mostrará a la derecha un panel con los pasos a seguir. 2. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..)

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

24

Microsoft Word 2010 Avanzado

Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

3. Seleccionar el documento inicial. En este caso elegir: ‘Utilizar el documento actual’. En caso que ya se tengo el archivo se elegirá ‘Empezar a partir de un documento existente’; y si se desea usar una plantilla entonces seleccione ‘Empezar a partir de una plantilla’.

4. Como siguiente paso seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.  



Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

25

Microsoft Word 2010 Avanzado

3.2.1 Escribir una lista nueva

1. Una vez seleccionado ‘Crear’ se mostrará el recuadro con los campos requeridos para posteriormente registrar los destinatarios:

2. Si no desea utilizar todos los campos presione sobre el botón para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, puede Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado. Para terminar haga clic en Siguiente.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

27

Microsoft Word 2010 Avanzado

12. Complete la combinación. Presione imprimir si así lo desea o edite las cartas individuales.

3.3 La barra Combinar Correspondencia

Configuración del documento principal. Permite cambiar el tipo del documento principal (carta, correo electrónico, sobres, etc...) Abrir origen de datos. Permite cambiar el origen de los datos, al hacer clic se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos visto con el asistente. Destinatarios de combinar correspondencia. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. Insertar bloque de direcciones. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente. Insertar línea de saludo. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como vimos con el asistente. Insertar campos combinados. Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos. Permite insertar campos especiales de Word. Ver datos combinados. Permite ver los datos combinados. Resaltar campos de combinación. Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más adelante. Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opción está disponible con un documento de tipo etiquetas.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

28

Microsoft Word 2010 Avanzado

Barra de desplazamiento de registros. Los siguientes iconos permiten desplazarnos por las cartas combinadas como veremos más adelante. Buscar entrada. Permite buscar la carta correspondiente a un registro concreto. Revisar errores. Permite revisar si se produce algún error a la hora de combinar el documento, también permite indicar a Word qué hacer en caso de producirse algún error. Combinar en documento nuevo. Esta opción la vimos con el asistente. Combinar al imprimir. Permite combinar en impresora, envía las cartas a la impresora, esta opción la vimos con el asistente. Combinar en correo electrónico. Envía tantos mensajes como destinatarios tenga el origen de datos. Combinar en fax. Esta opción sólo está disponible si tenemos la utilidad instalada.

3.4 Insertar campos combinados •

•

Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono de la barra Combinar correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos. El campo aparecerá en el documento principal entre '' esto nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar.

3.5 Ver datos combinados Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el icono

.

Este icono permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

29

Microsoft Word 2010 Avanzado

Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos, una forma fácil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono

, los campos del origen de datos aparecerán resaltados.

3.6 Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados. Permite ver los datos del primer registro del origen. Permite visualizar el registro anterior.. Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el nº del registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente. Permite visualizar el registro siguiente. Permite visualizar el último registro.

3.7 Buscar un registro Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza la opción Buscar entrada . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar. Al hacer clic en el icono

aparece el cuadro de diálogo Buscar campos en uso .

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

30

Microsoft Word 2010 Avanzado

En Campos en uso: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor. Hacer clic en el botón Buscar siguiente. Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.

3.8 Destinatarios a combinar

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún campo de combinación e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que sólo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos. Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

 En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinarán con el documento principal).  Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará una carta (o mensaje de correo electrónico, o etiqueta, etc...).  La primera columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve para indicar los destinatarios que se combinarán, normalmente estarán todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

31

Microsoft Word 2010 Avanzado

3.9 Filtrar destinatarios

Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el icono de la barra de herramientas, a continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado del campo Población y se despliega una lista con varias opciones:

 (Todos) se seleccionan todos los valores de población.  (Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.  (Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población. Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen en la población del origen de datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona, Valencia, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la población y los demás no se combinarán.  (Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar que veremos a continuación: En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. En la primera línea se va formando la primera condición. En campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición. En comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc) . Vacío indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes que no tengan dirección, seleccionamos campo: dirección y Comparación: No vacío, en comparado con: no pondremos nada.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

32

Microsoft Word 2010 Avanzado

En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparación es Vacío o No vacío. Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo dirección. Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo. Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar. Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.

3.10 Ordenar destinatarios Hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso. También podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Opciones de consulta. Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opción (avanzado...), aparecerá el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, a continuación hacer clic sobre la pestaña Ordenar registros. Sólo tenemos que seleccionar en ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Para ordenar por más campos rellenar Luego por. Una vez formulada la condición salimos del recuadro.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

33

Microsoft Word 2010 Avanzado

3.11 Asignar campos Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una línea de saludo, etc..., para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estándares para referirse al nombre del destinatario, su dirección, población, etc.... Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos, esta utilidad me permite decirle a Word cómo se llama el campo estándar en mi origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociación necesaria. El icono abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, este cuadro de diálogo también se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botón Asignar campos....

3.12 Combinar e imprimir El icono permite enviar a la impresora el resultado de la combinación. Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo de la derecha. Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

34

Microsoft Word 2010 Avanzado

En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el último. Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

35

Microsoft Word 2010 Avanzado

CAPITULO 4 TABLAS DE CONTENIDO Y REFERENCIAS

 El participante aprenderá a crear tablas de contenido  El participante aprenderá a crear bibliografías y citas en un documento

4.1 Tablas de contenido Las tablas de contenido se crean aplicando estilos de título, como por ejemplo Título 1, Título 2 y Título 3, al texto que se desea incluir en las mismas. Microsoft Word busca estos títulos y, a continuación, inserta la tabla de contenido en el documento. Cuando se crea una tabla de contenido de esta forma, puede actualizarse automáticamente si se realizan cambios en el documento. Microsoft Word 2010 ofrece una galería con estilos de tablas de contenido automáticos. Marque las entradas de la tabla de contenido y, a continuación, haga clic en el estilo de tabla de contenido que desee en la galería de opciones. También puede crear una tabla de contenido personalizada con las opciones que elija y los estilos personalizados que haya aplicado usando el cuadro de diálogo Tabla de contenido.

4.2 Marcar elementos para una tabla de contenido La manera más sencilla de crear una tabla de contenido es usar los estilos de título integrados. También se puede crear tablas de contenido basadas en los estilos personalizados que haya aplicado. O bien, se puede asignar niveles de tabla de contenido a elementos de texto específicos.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

36

Microsoft Word 2010 Avanzado

4.3 Marcar elementos utilizando los estilos de título integrados 1. Seleccione el texto que desea que aparezca en la tabla de contenido. 2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en el estilo que desee.

Por ejemplo, si seleccionó texto al que desea aplicar un estilo de título principal, haga clic en el estilo denominado Título 1 en la galería de estilos rápidos.

 

Si no encuentra el estilo apropiado, haga clic en la flecha para expandir la galería de estilos rápidos. Si el estilo que desea no aparece en la galería de estilos rápidos, presione CTRL+MAYÚS+W para abrir el panel de tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de estilo, haga clic en el estilo que desea usar.

4.4 Crear una tabla de contenido desde la galería Una vez marcados los elementos de la tabla de contenido, puede generarla. 1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento. 2. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a continuación, en el estilo de la tabla de contenido que desee.

Si desea especificar más opciones, por ejemplo cuántos niveles de títulos mostrar, haga clic en Insertar tabla de contenido para abrir el cuadro de diálogo Tabla de

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

37

Microsoft Word 2010 Avanzado

contenido. Para obtener más información sobre las distintas opciones, vea el tema sobre cómo aplicar formato a la tabla de contenido.

4.5 Crear una tabla de contenido personalizada 1. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a continuación, en Insertar tabla de contenido.

2. En el cuadro de diálogo Tabla de contenido, siga uno de estos procedimientos:  Para cambiar cuántos niveles de encabezado se muestran en la tabla de contenido, escriba el número que desee en el cuadro situado junto a Mostrar niveles, en General.  Para cambiar la apariencia general de la tabla de contenido, haga clic en un formato diferente de la lista de Formatos. Puede ver qué aspecto tendrá la tabla con su elección en las áreas de Vista previa de impresión y Vista previa de Web.  Para cambiar el tipo de línea que aparece entre el texto de entrada y el número de página, haga clic en una opción en la lista de Carácter de relleno.  Para cambiar la forma en que se muestran los niveles de encabezado en la tabla de contenido, haga clic en Modificar. En el cuadro de diálogo Estilo, haga clic en el nivel que desea modificar y, a continuación, en Modificar. En el cuadro de diálogo Modificar estilo, puede cambiar la fuente, el tamaño y la cantidad de sangría. 3. Para usar estilos personalizados en la tabla de contenido, haga clic en Opciones y, a continuación, siga uno de estos procedimientos: 1. En Estilos disponibles, busque el estilo que haya aplicado a los títulos del documento. 2. En Nivel de TDC, junto al nombre del estilo, escriba un número del 1 al 9 para indicar el nivel que desea que represente ese estilo de título. Si sólo desea utilizar estilos personalizados, elimine los números de nivel de TDC de los estilos integrados, como por ejemplo, Título 1. 3. Repita los pasos 1 y 2 para cada estilo de título que desee incluir en la tabla de contenido. 4. Haga clic en Aceptar. 4. Elija una tabla de contenido adecuada al tipo de documento: 

Documento impreso Si va a crear un documento que se leerá en formato impreso, cree una tabla de contenido en la que cada uno de sus elementos incluya tanto el título como el

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

38

Microsoft Word 2010 Avanzado



número de la página en la que aparece dicho título. Los lectores pueden ir a la página que desean. Documento en pantalla Si el documento se va a leer en pantalla en Word, puede aplicar formato de hipervínculo a los elementos de la tabla de contenido, de manera que los lectores puedan ir al título correspondiente haciendo clic en él en la tabla de contenido.

4.6 Actualizar la tabla de contenido Si agregó o quitó títulos u otros elementos de tabla de contenido en el documento, puede actualizar rápidamente la tabla de contenido. 1. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Actualizar tabla.

2. Haga clic en Actualizar sólo los números de página o en Actualizar toda la tabla.

4.7 Eliminar una tabla de contenido 1. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido.

2. Haga clic en Quitar tabla de contenido.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

39

Microsoft Word 2010 Avanzado

4.8 Crear una bibliografía Una bibliografía es una lista de fuentes de información consultadas o citadas durante la creación de los documentos y que normalmente se incluye al final de éstos. En Microsoft Word 2010, se pueden generar bibliografías automáticamente tomando como base la información de origen proporcionada para el documento. Cada vez que cree una nueva fuente de información, ésta se guarda en el equipo para que pueda buscar y utilizar cualquier fuente de información que haya creado. Puede elegir el estilo bibliográfico que desee y puede agregar nuevos estilos de bibliografía.

4.9 Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento Cuando se agrega una nueva cita a un documento, también se crea una nueva fuente de información que aparecerá en la bibliografía. 1. En la ficha Referencias, en el grupo Citas y bibliografía, haga clic en la flecha situada junto a la lista Estilo.

2. Haga clic en el estilo que desea usar para la cita y la fuente de información. 3. Por ejemplo, los documentos acerca de las ciencias sociales suelen usar los estilos MLA o APA para las citas y las fuentes de información. 4. Haga clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar. 5. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Insertar cita.

6. Siga uno de estos procedimientos: UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

40

Microsoft Word 2010 Avanzado



Para agregar la información de origen, haga clic en Agregar nueva fuente.



Para agregar un marcador de posición, de manera que pueda crear una cita y rellenar más adelante la información de origen, haga clic en Agregar nuevo marcador de posición. Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de marcador de posición en el Administrador de fuentes.

7. Comience por rellenar la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica. Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un sitio Web. 8. Rellene la información bibliográfica referente a la fuente de información. Para agregar más información acerca de una fuente de información, active la casilla de verificación Mostrar todos los campos bibliográficos.

 

Si elige un estilo GOST o ISO 690 para sus fuentes y una cita no es única, anexa un carácter alfabético al año. Por ejemplo, una cita aparecería como [Pasteur, 1848a]. Si elige ISO 690 - Referencia numérica y las citas siguen sin aparecer de forma consecutiva, debe volver a hacer clic en el estilo ISO 690 y, a continuación, presione ENTRAR para ordenar correctamente las citas.

4.10 Buscar una fuente de información La lista de fuentes de información que puede consultar o citar puede llegar a ser bastante larga. En ciertas ocasiones, podría buscar una fuente de información citada en otro documento usando el comando Administrar fuentes. 1. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Administrar fuentes.

Si abre un documento que todavía no contiene citas, bajo Lista general aparecen todas las fuentes de información usadas en documentos anteriores.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

41

Microsoft Word 2010 Avanzado

Si abre un documento que incluye citas, las fuentes de dichas citas aparecen bajo Lista actual y todas las fuentes citadas, bien en documentos anteriores o en el documento actual, aparecen bajo Lista general. 2. Para buscar una fuente de información específica, siga uno de estos procedimientos: 

En el cuadro de ordenación, ordene por autor, título, nombre de etiqueta de cita o año, y a continuación busque en la lista resultante la fuente de información que desea usar.



En el cuadro Buscar, escriba el título o el autor de la fuente de información que desea buscar. La lista se acotará dinámicamente para coincidir con el término de búsqueda. Puede hacer clic en el botón Examinar del Administrador de fuentes para seleccionar otra lista general desde la que puede importar nuevas fuentes de información en el documento. Por ejemplo, podría conectar con un archivo almacenado en un servidor compartido, en el equipo o el servidor de un compañero de investigación o en un sitio web de una universidad o una institución de investigación.

4.11 Modificar un marcador de posición de cita En ciertos casos, puede que desee crear un marcador de posición de cita y después esperar hasta más tarde para rellenar la toda la información de las fuentes de información bibliográfica. Los cambios que realice en una fuente de información se reflejan automáticamente en la bibliografía, si ya hubiese creado una. Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de marcador de posición en el Administrador de fuentes. 1. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Administrar fuentes.

2. Bajo Lista actual, haga clic en el marcador de posición que desea modificar. Las fuentes de marcadores de posición se alfabetizan en el Administrador de fuentes, junto con todas las demás fuentes, según el nombre de etiqueta del marcador de posición. Los nombres de etiqueta de marcador de posición son números de forma predeterminada, pero puede personalizar el nombre de etiqueta de marcador de posición con cualquier etiqueta que desee. 3. Haga clic en Editar. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

42

Microsoft Word 2010 Avanzado

4. Comience por rellenar la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica. Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un sitio Web. 5. Rellene la información bibliográfica referente a la fuente de información. Utilice el botón Editar para rellenar los campos en vez de tener que escribir los campos con el formato adecuado. Para agregar más información acerca de una fuente de información, active la casilla de verificación Mostrar todos los campos bibliográficos.

4.12 Crear una bibliografía Puede crear una bibliografía en cualquier momento después de insertar una o más fuentes en un documento. Si no dispone de toda la información necesaria sobre una fuente de información para crear una cita completa, puede utilizar un marcador de posición de cita y, más adelante, completar la información relativa a la fuente de información. En la bibliografía no se incluyen los marcadores de posición de citas. 1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la bibliografía, normalmente al final del documento. 2. En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haga clic en Bibliografía.

3. Haga clic en un formato bibliográfico prediseñado para insertar la bibliografía en el documento.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

43

Microsoft Word 2010 Avanzado

CAPITULO 5 ELEMENTOS RÁPIDOS

 El participante aprenderá a insertar un elemento rápido a un documento  El participante conocerá las propiedades de un documento  El participante guardará un gráfico en la galería de elementos rápidos

5.1 Elementos rápidos La galería de elementos rápidos es una galería donde se pueden crear, almacenar y buscar partes de contenido reutilizables, incluyendo autotexto, propiedades del documento como título y autor, y campos.

5.2 Autotexto Autotexto es contenido reutilizable que se puede almacenar y al que se puede obtener acceso una y otra vez. Haga clic en Autotexto para obtener acceso a la galería de autotexto. Para guardar autotexto en la galería de autotexto, seleccione el texto que desea reutilizar haciendo clic en Autotexto y, a continuación, en Guardar selección en galería de autotexto. Al rellenar la información del nuevo bloque de creación se almacena el contenido, el cual se podrá volver a usar una y otra vez.

5.3 Propiedad del documento Haga clic en Propiedad del documento para elegir en una lista las propiedades que se pueden insertar en el documento. Rellene el cuadro de propiedades del documento para crear propiedades que acompañarán al documento.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

44

Microsoft Word 2010 Avanzado

5.4 Campo Use códigos de campo para insertar campos que pueden proporcionar información actualizada automáticamente, como hora, título, números de página, etc.

5.5 Organizador de bloques de creación Haga clic en Organizador de bloques de creación para ver una vista previa de todos los bloques de creación disponibles en Word. También puede editar propiedades y eliminar e insertar bloques de creación.

5.6 Guardar selección en una galería de elementos rápidos Seleccione una frase, oración u otra parte del documento. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Elementos rápidos y, a continuación, en Guardar selección en una galería de elementos rápidos. Para volver a usar la selección después de guardarla en la galería de elementos rápidos, haga clic en Elementos rápidos y elija la selección en la galería.

5.7 Agregar texto alternativo a formas, imágenes, gráficos, tablas, elementos gráficos SmartArt u otros objetos Es posible crear texto alternativo para formas, imágenes, gráficos, tablas, elementos gráficos SmartArt u otros objetos de un documento de Office. El texto alternativo ayuda a los usuarios que usan lectores de pantalla a entender el contenido de las imágenes. Cuando se usa un lector de pantalla para ver un documento o para guardarlo con un formato de archivo como HTML o DAISY (siglas en inglés de Sistema digital de información accesible), el texto alternativo aparece al mover el puntero sobre una imagen en la mayoría de los exploradores. En este artículo se describe cómo agregar texto alternativo a una forma, imagen, gráfico, tabla, elemento gráfico SmartArt u otro objeto y se muestra cómo hacer para que el comando Texto alternativo esté siempre disponible. 1. Siga uno de estos procedimientos: 

En el caso de formas, imágenes, gráficos, elementos gráficos SmartArt u otros objetos, haga clic en ellos con el botón secundario, haga clic en Formato de objeto y, a continuación, haga clic en el panel Texto alternativo.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

45

Microsoft Word 2010 Avanzado

Para agregar texto alternativo a todo el gráfico o elemento gráfico SmartArt, haga clic en el borde del gráfico o elemento gráfico SmartArt y no en una forma o parte específica. 

En el caso de una tabla, haga clic con el botón secundario en ella, haga clic en Propiedades de tabla y, a continuación, haga clic en la pestaña Texto alternativo.

2. En el cuadro Descripción, escriba una explicación de la forma, imagen, gráfico, tabla, elemento gráfico SmartArt u otro objeto. Este cuadro siempre debe rellenarse. 3. Si lo desea, en el cuadro Título, escriba un breve resumen. Este cuadro sólo debe rellenarse si va a escribir una explicación larga o detallada en el cuadro Descripción. A menos que tenga un gráfico o tabla complejos, normalmente deseará escribir texto únicamente en el cuadro Descripción. Cuando tiene contenido complejo para describir, es útil rellenar el campo Título para que no sea necesario leer toda la descripción a menos que lo desee.

5.8 Usar bloques de creación (elementos rápidos) en una plantilla Los bloques de creación, también llamados elementos rápidos, se usan como trozos de contenido con formato previo que puede agregar a la galería de elementos rápidos en la ficha Insertar. De ese modo, en lugar de agregar información manualmente a una plantilla, los clientes pueden hacer clic en un elemento rápido e insertar rápidamente elementos de diseño, contenido o contenido de marcador de posición, especialmente contenido que quieran usar más de una vez, en una plantilla. Los bloques de creación pueden ser útiles, por ejemplo, para ayudar a los clientes a agregar instancias adicionales de educación o experiencia a un currículum vítae, agregar tipos diferentes de preguntas de opción múltiple a una prueba o agregar recibos adicionales a una plantilla de recibos. Al crear y guardar bloques de creación dentro de una plantilla, también puede ahorrarse tiempo y ayudar a garantizar la existencia de coherencia en las plantillas donde necesite realizar lo siguiente: 



Volver a utilizar un elemento de diseño, como texto de marcador de posición o muestra con formato específico, un borde, un color de fondo o una imagen para una porción de la plantilla, o un marcador de posición de imagen, entre otros ejemplos. Usar texto, imágenes o formas en una serie de plantillas que comparten un diseño o elementos de diseño como el mismo pie de página, logotipo de la compañía y lema en un conjunto de plantillas comerciales que incluye cartas, facturas, prospectos, tarjetas de presentación y boletines. Si crea bloques de creación, le recomendamos que los agregue a la galería de elementos rápidos. De esta manera, los bloques de creación aparecerán en el menú Elementos rápidos para que los clientes puedan encontrarlos e insertarlos con más facilidad. Si crea bloques de UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

46

Microsoft Word 2010 Avanzado

creación para las galerías que se usan con frecuencia en Word 2010, como encabezados o pies de página, asegúrese de agregar también los bloques de creación personalizados a la galería predeterminada correspondiente. De este modo los clientes pueden encontrar el contenido con más facilidad cuando usan el Organizador de bloques de creación. Para que los bloques de creación estén disponibles en la versión publicada de su plantilla, debe guardar cada uno de ellos en el archivo de plantilla. No guarde los bloques de creación en las plantillas de bloques de creación predeterminadas de Word 2010 (Building Blocks.DOTX), de lo contrario, no estarán disponibles con la plantilla cuando la envíe para su publicación en línea o como una plantilla de comunidad.

5.9 Instrucciones para crear y guardar bloques de creación:  













En general, cree bloques de creación para marcadores de posición de contenido o elementos de diseño que los clientes probablemente usen más de una vez en una plantilla. Asegúrese de que los bloques de creación estén listos para el tema, como todo el resto del contenido de la plantilla de Word 2010. Para obtener más información sobre cómo hacer que las plantillas estén listas para el tema, consulte Procedimientos para crear una plantilla previamente en este documento. Si guarda bloques de creación en la galería de elementos rápidos, agrupe elementos relacionados para ayudar a evitar problemas con la disposición en capas y para garantizar que los clientes puedan identificar y seleccionar con más facilidad el contenido sin tener que desplazarse por una inmensa cantidad de opciones cuando usan el menú Elementos rápidos. Si agrupa elementos, aplique formato al grupo de inmediato antes de guardarlo en la galería de elementos rápidos (o cualquier otra galería). El formato que se aplica antes de agrupar dos o más elementos se quita automáticamente al agruparlos. Para el contenido que se encuentra dentro de bloques de creación, asegúrese de seguir todas las instrucciones para la aplicación de formato a imágenes, texto, tablas, formas y demás objetos proporcionados en este documento. Por ejemplo, asegúrese de aplicar formato a los grupos de elementos de diseño con relación a la página y determine si cada grupo debe encontrarse delante o detrás del texto. Esto ayuda a evitar que se presenten problemas con la alineación y la disposición en capas cuando los clientes insertan los bloques de creación en un documento. Si guarda un bloque de creación en la galería de elementos rápidos, aparecerá en el menú Elementos rápidos así como en el Organizador de bloques de creación. No obstante, según cuál sea el contenido y la posición en la página, el bloque de creación probablemente no muestre una vista previa en el menú Elementos rápidos. Para ayudar a los clientes a que seleccionen los bloques de creación con más facilidad, asegúrese de que los nombres de dichos bloques permitan identificar claramente el contenido y la función, especialmente en relación con otros bloques de creación que ponga a disposición en la plantilla. Si los bloques de creación no pertenecen a una de las galerías de bloques de creación predeterminadas de Word 2010 (como encabezados, pies de página y números de página) y creó más de un tipo de bloque de creación, cree nuevas categorías y organice sus bloques de creación de forma apropiada dentro de dichas categorías. Asegúrese de que los nombres de las categorías indiquen con claridad el tipo de bloques de creación que contienen, por ejemplo, ''Bordes de página". También asegúrese de agrupar

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

47

Microsoft Word 2010 Avanzado

bloques de creación relacionados, como todas las variaciones de borde de página, dentro de la categoría apropiada y cree nuevas categorías para otros grupos de bloques de creación, por ejemplo, ''Imágenes de fondo''.

5.10 Procedimientos para guardar bloques de creación en la galería de elementos rápidos No guarde los bloques de creación en la plantilla de bloques de creación predeterminada de Word 2010 (Building Blocks.DOTX). Para asegurarse de que los bloques de creación estén disponibles en la versión publicada de una plantilla, debe guardarlos en el archivo de plantilla en sí. Asegúrese de guardar la plantilla y no cambie el nombre de archivo después de agregar bloques de creación a la galería de elementos rápidos. Debido a que se comparten en todos los documentos abiertos de Word 2010, no puede probar los bloques de creación con tan solo mirar el menú Elementos rápidos o el Organizador de bloques de creaciónen otro documento que esté abierto al crear una plantilla. Para probar si un bloque de creación se agregó satisfactoriamente a una plantilla: 1. Cierre Word 2010 y cualquier documento abierto, y, a continuación, vuelva a abrir el archivo de plantilla haciendo clic con el botón secundario en el nombre del archivo y después en Abrir. Así se abrirá la plantilla (archivo DOTX) en lugar de un documento (archivo DOCX) que se base en la plantilla. 2. Compruebe el menú Elementos rápidos y el Organizador de bloques de creación para ver si el bloque de creación se muestra en la ubicación correcta. 3. Si los bloques de creación parecen estar guardados correctamente en la plantilla, cierre el archivo de plantilla y, a continuación, abra un documento (archivo DOCX) basado en la plantilla. 4. Inserte cada bloque de creación en el documento de prueba para ver si funciona correctamente. Asegúrese de probar también los bloques de creación cambiando el texto o las imágenes que contienen si su intención es que los clientes puedan modificarlos, y asegurándose de que el documento se imprima correctamente después de haber agregado bloques de creación, incluso cualquier combinación de bloques de creación que los clientes puedan usar. 5. Si necesita realizar cambios a un bloque de creación, cierre el documento de prueba y luego vuelva a abrir el archivo de plantilla. Repita estos pasos de prueba funcional cada vez que modifique los bloques de creación dentro de una plantilla.

5.11 Copiar estilos de una plantilla a un documento

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

48

Microsoft Word 2010 Avanzado

Puede adjuntar otra plantilla que tenga los elementos que desea y reemplazar la plantilla adjunta actual. Puede realizar esto si, por ejemplo, en un principio basó el documento en la plantilla Normal, pero ahora desea utilizar una plantilla con estilos, macros u otros valores personalizado, para realizarlo siga los pasos que se indican a continuación: 1. Seleccione Archivo>Opciones y de un clic en Complementos.

2. En la parte ‘Administrar’ elija “Plantillas” y presione el botón Ir. 3. Se mostrará el recuadro de ‘Plantillas y complementos’.

4. Presione el botón Adjuntar para localizar la plantilla o documento de donde se extraerán los estilos. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

49

Microsoft Word 2010 Avanzado

5. Active La casilla “Actualizar los estilos automáticamente” 6. Presione el botón Aceptar

5.12 Tipos de propiedades de documentos Existen cuatro tipos de propiedades de documentos: 



Propiedades estándar De forma predeterminada, los documentos de Microsoft Office están asociados con un conjunto de propiedades estándar, tales como el autor, el título y el asunto. Puede especificar valores de texto propios para estas propiedades con el fin de facilitar la organización e identificación de los documentos. Por ejemplo, en Word, puede usar la propiedad Palabras clave para agregar la palabra clave clientes a los archivos de ventas. Después podrá buscar todos los archivos de ventas con esa palabra clave. Propiedades de actualización automática Estas propiedades incluyen tanto propiedades del sistema de archivos (por ejemplo, el tamaño de archivo o las fechas cuando se creó o se modificó por última vez) como estadísticas que los programas de Office mantienen para usted (por ejemplo, el número de palabras o de caracteres de un documento). No es posible especificar ni modificar las propiedades de actualización automática. Puede utilizar las propiedades de actualización automática para identificar o buscar documentos. Por ejemplo, puede buscar todos los archivos creados después del 3 de agosto de 2005 o todos los archivos que se modificaron ayer por última vez.







Propiedades personalizadas Puede definir propiedades personalizadas adicionales para los documentos de Office. Puede asignar un textos, horas o valores numéricos a las propiedades personalizadas y también asignarles los valores sí o no. Puede elegir en una lista de nombres sugeridos o definir los suyos propios. Propiedades para la organización Si la organización personalizó el Panel de información del documento, las propiedades del documento asociadas al documento pueden ser específicas de la organización. Propiedades de biblioteca de documentos Se trata de las propiedades asociadas con los documentos de una biblioteca de documentos de un sitio web o de una carpeta pública. Cuando cree una nueva biblioteca de documentos, puede definir una o varias propiedades de la biblioteca de documentos y establecer reglas para sus valores. Cuando agregue documentos a la biblioteca de documentos, se le pedirá que incluya los valores para cualquier propiedad requerida o para actualizar cualquier propiedad que sea incorrecta. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que recopila ideas sobre productos se pueden solicitar al usuario propiedades como Enviado por, Fecha, Categoría y Descripción. Cuando abra un documento de una biblioteca de documentos en Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007, puede editar y actualizar estas propiedades de la biblioteca de documentos en el panel de información del documento.

5.13 Ver y cambiar las propiedades del documento actual 1. Haga clic en la pestaña Archivo. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

50

Microsoft Word 2010 Avanzado

2. Haga clic en Información para ver las propiedades del documento. 3. Para agregar o cambiar las propiedades, coloque el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información. 4. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al documento. Los cambios realizados se guardarán automáticamente.

  



Para ver más propiedades, haga clic en Mostrar todas las propiedades. Para ver menos propiedades, haga clic en Mostrar menos propiedades. Para ver las propiedades de un panel dentro de un libro, haga clic en Propiedades y seleccione Mostrar el panel de documentos. Para ver propiedades personalizadas, haga clic en Propiedades y seleccione Propiedades avanzadas. Para obtener más información sobre las propiedades avanzadas, vea el tema sobre cómo ver o crear propiedades personalizadas para un archivo. Si la organización personalizó el panel de información del documento o si el documento cuyas propiedades desea ver está guardado en una biblioteca de documentos o en un servidor de administración de documentos, es posible que haya disponibles vistas adicionales de las propiedades del documento.

5.14 Ver o crear propiedades personalizadas para un documento 

Las propiedades personalizadas son propiedades que el usuario define para un documento de Office. Puede asignar un texto, una hora o un valor numérico a las propiedades personalizadas y también les puede asignar los valores sí o no. Puede elegir de una lista de nombres sugeridos o definir los propios.

1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. Haga clic en Información. 3. Haga clic en Propiedades y, a continuación, seleccione Propiedades avanzadas. 4. Haga clic en la pestaña Personalizar. 

En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista.



En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.



En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.

5. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al documento.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

51

Microsoft Word 2010 Avanzado

5.15 Ver las propiedades del documento al abrir o guardar un archivo Puede ver las propiedades de documento de un archivo en el cuadro de diálogo Abrir o en el cuadro de diálogo Guardar como. 1. En el cuadro de diálogo Abrir o en el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione el documento cuyas propiedades desee ver. 2. Haga clic en la flecha junto a Vistas y, a continuación, siga el procedimiento siguiente: 

Para ver propiedades tales como el tamaño del archivo y la fecha de la última modificación, haga clic en Detalles.



Para ver todas las propiedades del documento, haga clic en Propiedades.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

52

Microsoft Word 2010 Avanzado

CAPITULO 6 CONTROLES, ARCHIVOS XML Y PÁGINAS WEB

 El participante conocerá las ventajas de un archivo XML  El participante conocerá los controles de contenido y Active X que se incluyen en Word 2010

6.1 Formatos Open XML y extensiones de nombres de archivo Microsoft Office 2010 continúa usando los formatos de archivo basados en XML, como .docx, .xlsx y .pptx, introducidos en 2007 Microsoft Office System. Estos formatos y las extensiones de los nombres de archivo se aplican a Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 y Microsoft PowerPoint 2010. Este artículo describe los principales beneficios del formato, así como las extensiones de los nombres de archivo, y explica cómo compartir archivos de Office 2010 con personas que usan versiones anteriores de Office.

6.2 Cuáles son las ventajas de los formatos Open XML? Los formatos Open XML presentan varias ventajas no solo para los programadores y las soluciones que éstos desarrollan, sino también para los usuarios individuales y las organizaciones de cualquier tamaño: 



Archivos compactos Los archivos se comprimen automáticamente y pueden llegar a ser un 75 por ciento más pequeños en algunos casos. El formato Open XML usa tecnología de compresión zip para almacenar los documentos, lo que ofrece un ahorro potencial de costos puesto que reduce el espacio de disco necesario para almacenar los archivos, así como el ancho de banda necesario para enviarlos por correo electrónico, a través de redes y por Internet. Cuando se abre un archivo, se descomprime automáticamente. Cuando se guarda un archivo, vuelve a comprimirse automáticamente. No es necesario instalar ninguna utilidad de compresión en especial para abrir y cerrar archivos de Office 2010. Mejoras en la recuperación de archivos dañados Los archivos se estructuran de una forma modular que mantiene los diferentes componentes de datos del archivo independientes entre sí. Esto permite abrir los archivos aunque algún componente del archivo (un gráfico o una tabla, por ejemplo) esté dañado o alterado.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

53

Microsoft Word 2010 Avanzado







Mayor privacidad y más control de la información personal Los documentos se pueden compartir confidencialmente, ya que la información de carácter personal y la información profesional confidencial, como por ejemplo nombres de autor, comentarios, marcas de revisión y rutas de acceso a archivos, pueden identificarse y quitarse fácilmente con el Inspector de documento. Para obtener información detallada, vea el tema sobre cómo quitar datos ocultos e información personal de los documentos de Office. Mejor integración e interoperabilidad de los datos profesionales El uso de formatos Open XML como marco de trabajo de interoperabilidad de datos para el conjunto de productos de Office 2010 significa que los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios pueden guardarse en un formato de archivo XML que está a libre disposición de cualquier persona para su uso y licencia, libre de derechos de autor. Office también admite esquemas XML definidos por el usuario que amplían y mejoran los tipos de documento de Office existentes. Esto significa que los clientes pueden desbloquear fácilmente la información de sistemas existentes y actuar sobre ella en los programas de Office de uso habitual. La información que se crea dentro de Office puede usarse fácilmente en otras aplicaciones de negocios. Todo lo que necesita para abrir y editar un archivo de Office es una utilidad ZIP y un editor de XML. Mayor facilidad para la detección de documentos que contienen macros Los archivos que se guardan con el sufijo predeterminado "x" (tales como . docx, .xlsx y .pptx) no pueden contener macros de Visual Basic para aplicaciones (VBA) ni macros XLM. Solo los archivos cuya extensión de nombre termina con una "m" (tales como .docm, .xlsm y .pptm) pueden contener macros.

Antes de decidir guardar un archivo en un formato binario, lea la sección ¿Pueden compartir diferentes versiones de Office los mismos archivos?

6.3 ¿Cuáles son las extensiones de nombres de archivo XML? De forma predeterminada, los documentos, hojas de cálculo y presentaciones creados en Office 2010 se guardan con formato XML con extensiones de nombre de archivo que agregan una "x" o una "m" a las extensiones de nombre de archivo que ya conoce. La "x" indica un archivo XML que no tiene macros, mientras que la "m" indica que sí contiene macros. Por ejemplo al guardar un documento en Word, el archivo usa ahora la extensión de nombre de archivo .docx de forma predeterminada, en lugar de la extensión de nombre de archivo .doc.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

54

Microsoft Word 2010 Avanzado

Al guardar un archivo como una plantilla, verá el mismo tipo de cambio. La extensión de plantilla usada en versiones anteriores sigue existiendo, pero ahora incluye una "x" o una "m" al final. Si el archivo contiene código o macros, deberá guardarlo usando el nuevo formato de archivo XML con macros, que agrega la letra "m" de macro a la extensión del archivo. La siguiente tabla enumera todas las extensiones de nombres de archivo predeterminadas de Word 2010: TIPO DE ARCHIVO XML Documento Documento habilitado para macros Plantilla Plantilla habilitada para macros

EXTENSIÓN .docx .docm .dotx .dotm

6.4 ¿Pueden compartir diferentes versiones de Office los mismos archivos? Office 2010 permite guardar archivos en los formatos Open XML y en el formato de archivo binario de versiones anteriores de Office, e incluye comprobadores de compatibilidad y convertidores de archivos que permiten compartir archivos entre diferentes versiones de Office. Abrir archivos existentes en Office 2010 Puede abrir y trabajar en un archivo creado en una versión anterior de Office y, a continuación, guardarlo en el formato existente. Dado que es posible que esté trabajando en un documento con una persona que usa una versión anterior de Office, Office 2010 usa un comprobador de compatibilidad que comprueba que no haya introducido una característica que no sea compatible con una versión anterior de Office. Cuando guarde el archivo, el comprobador de compatibilidad le informará de esas características y le permitirá quitarlas antes de continuar con el proceso de guardado. Abrir archivos de Office 2010 en versiones anteriores de Office Puede abrir y modificar un archivo de Office 2010 en Microsoft Word, Excel o PowerPoint 2003 descargando los convertidores de archivo necesarios. Con el equipo que usa una versión anterior de Office, vaya al Centro de descarga y descargue el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivo de Office Word, Excel y PowerPoint 2007

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

55

Microsoft Word 2010 Avanzado

6.5 Controles de contenido Los controles Texto enriquecido y Texto permiten introducir un cuadro de texto que el usuario podrá rellenar. La diferencia entre ambos es que sólo el control Texto enriquecido permite usar y guardar textos con formato. Las propiedades especiales de estos controles son:

Permitir retornos de carro, sólo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no, que se puedan crear varios párrafos al pulsar la tecla INTRO. Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se creará como texto normal y el control desaparecerá.

El control Imagen

, permite que el usuario pueda añadir una imagen pulsando sobre él.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

56

Microsoft Word 2010 Avanzado

Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado permiten al usuario elegir entre una serie de elementos disponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadro combinado aparece plegado en un principio y permite al usuario escribir, mientras que el cuadro de lista aparece ya desplegado y sólo permite elegir una opción entre las existentes. Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del control.

El botón Agregar... nos permite añadir un nuevo valor. Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar... y Quitar respectivamente. También podemos establecer el orden en que se mostrarán con los botones Subir y Bajar. El Selector de fecha

, despliega un calendario donde el usuario marcará una fecha.

En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con qué formato queremos que aparezca la fecha.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

57

Microsoft Word 2010 Avanzado

6.6 Proteger formularios Para crear un formulario, debemos diseñar el documento como un formulario normal, aplicando estilos y formatos, y añadiendo los controles correspondientes en el lugar donde el usuario debe introducir la información. Pero ahora nos queda un último paso, si dejáramos el documento tal cual, el usuario podría editar y eliminar lo que quisiese. Para limitar a que únicamente pueda rellenar el formulario, debemos proteger el documento de la siguiente forma:

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

58

Microsoft Word 2010 Avanzado

Primero, debemos marcar la opción Restringir edición.

Abrimos así el panel Restringir

formato y edición. La opción que nos interesa la elegimos en la sección Restricciones de edición, activando la casilla y seleccionando la opción Rellenando formularios. Para que la protección tenga efecto, pulsamos el botón Sí, aplicar la protección. Se muestra un diálogo en el que podemos elegir una contraseña. Sólo podrán deshabilitar la protección aquellos usuarios que conozcan la contraseña. De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como una plantilla, los usuarios podrán rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado, y guardar lo que rellenen como un documento normal.

Microsoft dispone de un programa llamado Expression Web que está especialmente diseñado para crear páginas web, pero su utilización requiere un cierto nivel de especialización en el campo. Dado que una página web, en el fondo, no es más que texto, Word incorpora un editor de páginas Web básico para aquellos usuarios que necesiten publicar contenido en internet de una forma sencilla. Esto nos permite transformar un documento de Word en una página en lenguaje HTML sin conocimientos previos de programación o diseño. Para crear una página Web, genere un nuevo documento e inserte todos los objetos y escriba el contenido que incluirá, finalmente para guardarla con extensión HTML y pueda ser visto desde el navegador Web realice los siguientes pasos: 1. Seleccione Archivo>Guardar como…

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

59

Microsoft Word 2010 Avanzado

2. Coloque el nombre del archivo y en la lista que se muestra en ‘Tipo’ elija “Página

Web”.

3. Adicionalmente se pueden insertar algunas etiquetas tales como: Autor, año,

título etc. como se muestra en la imagen:

4. Presione Guardar

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

60

Microsoft Word 2010 Avanzado

CAPITULO 7 MACROS

 El participante conocerá qué es una macro y sus ventajas  El participante aprenderá a crear macros en Word 2010

Las macros automatizan tareas usadas frecuentemente para ahorrar tiempo de pulsaciones de tecla y acciones del mouse. Muchas se crearon con Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y son diseñadas por programadores de software. Sin embargo, algunas macros pueden implicar un posible riesgo de seguridad. Una persona malintencionada, también conocida como pirata informático, puede introducir una macro destructiva en un archivo que puede propagar un virus en su equipo o en la red de su organización.

7.1 Habilitar macros en la vista Backstage Otro método para habilitar macros en un archivo es mediante la vista Backstage de Microsoft Office cuando aparece la barra de mensajes amarilla. 1. Haga clic en la pestaña Archivo. Aparecerá la vista Backstage. 2. En el área Advertencia de seguridad, en el botón Habilitar contenido, haga clic en la flecha abajo. 3. En Habilitar todo el contenido, seleccione Habilita siempre el contenido activo del documento. 4. El archivo se convierte en un documento confiable. La imagen siguiente es un ejemplo de Habilita siempre el contenido activo del documento y de Opciones avanzadas.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

61

Microsoft Word 2010 Avanzado

La imagen siguiente es un ejemplo más extenso de las opciones de Habilitar contenido.

7.2 Habilitar macros para una sesión cuando aparece la advertencia de seguridad Utilice las siguientes instrucciones para habilitar macros mientras el archivo esté abierto. Cuando cierre el archivo y, a continuación, vuelva a abrirlo, la advertencia aparecerá de nuevo. 1. Haga clic en la pestaña Archivo. Aparecerá la vista Backstage. 2. En el área Advertencia de seguridad, en el botón Habilitar contenido, haga clic en la flecha abajo. 3. Seleccione Opciones avanzadas. 4. En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, seleccione Habilitar contenido para esta sesión para cada macro. 5. Haga clic en Aceptar. La imagen siguiente es un ejemplo del cuadro de diálogo Opciones de seguridad para una macro.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

62

Microsoft Word 2010 Avanzado

7.3 Cambiar la configuración de las macros en el Centro de confianza La configuración de las macros se encuentra en el Centro de confianza. Sin embargo, si trabaja en una organización, es posible que el administrador del sistema haya cambiado la configuración predeterminada para que nadie pueda modificarla. Al cambiar la configuración de las macros en el Centro de confianza, solo cambia la configuración del programa de Office que esté usando. La configuración de la macro no cambia para todos los programas de Office 2010. 1. 2. 3. 4. 5.

Haga clic en la pestaña Archivo. Se abrirá la vista de Backstage. En Ayuda, haga clic en Opciones; aparecerá el cuadro de diálogo Opciones. Haga clic en Centro de confianza y luego en Configuración del Centro de confianza. En Centro de confianza, haga clic en Configuración de macros. Realice las selecciones oportunas y haga clic en Aceptar. La imagen siguiente es el área Configuración de macros del Centro de confianza.

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

63

Microsoft Word 2010 Avanzado

Utilice la información en la siguiente sección para obtener más información acerca de la configuración de las macros.

7.4 Explicación de la configuración de macros   





Deshabilitar todas las macros sin notificación Las macros y las alertas de seguridad sobre las macros están deshabilitadas. Deshabilitar todas las macros con notificación Las macros están deshabilitadas, pero se mostrarán alertas de seguridad si hay macros presentes. Habilite las macros de una en una. Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Las macros están deshabilitadas, pero se mostrarán alertas de seguridad en caso de que haya macros. Sin embargo, si la macro cuenta con una firma digital emitida por un editor de confianza, se ejecutará la macro si ha especificado su confianza en el editor. De lo contrario, se le pedirá que habilite la macro firmada y que determine su confianza en el editor. Habilitar todas las macros (no se recomienda, se podría ejecutar código peligroso) Se ejecutan todas las macros. Esta configuración hace que su equipo sea vulnerable a posibles códigos perjudiciales. Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Permita o deshabilite el acceso programático al modelo de objeto de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) de un cliente de automatización. Esta opción de seguridad sirve para que un código escrito automatice un programa de Office y manipule el entorno y modelo de objeto de VBA. Ésta es una configuración que se adapta al usuario y a la aplicación, y no permite el acceso de forma predeterminada, de modo que no permite que programas no autorizados creen fácilmente un código perjudicial que se autorreplique. Para que los clientes de automatización puedan obtener acceso al modelo de objeto de VBA, el usuario que ejecute el código debe otorgar dicho acceso. Para habilitar el acceso, active la casilla de verificación. Microsoft Publisher y Access no tienen la opción Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

64

Microsoft Word 2010 Avanzado

EVALUACIÓN FINAL DEL CURSO Realice un informe de resultados y aplique las siguientes herramientas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

12.

Estilos de titulo Genere la tabla de contenido Agregue elementos rápidos y tablas ilustrativas Agregue leyendas descriptivas como texto alternativo a las tablas comparativas Grabe una macro para aplicar los estilos y otra para cambiar la topografía en subtítulos Agregue como pie de página la propiedad del título del documento Genere una especie de formulario con los controles adecuados para que el usuario envíe comentarios y/o sugerencias. Divida el documento en 5 secciones. Utilice un espaciado expandido de 3 puntos Guarde el archivo como plantilla para usar los estilos posteriormente. Guarde el archivo como documento habilitado para macros y restrinja su edición, solo permita rellenar formularios, aplique la protección usando la contraseña 123456 Guarde el archivo como página Web para que sea publicado

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

65

Microsoft Word 2010 Avanzado

Av. 31 oriente 618 2do piso Col. Ladrillera de Benítez Puebla Pue. C.P. 72530 Tel: (222) 237 94 92

UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

66